WO-IV Kraków, 17 marca 2016 r.

WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV.431.12.2015 Kraków, 17 marca 2016 r. Szanowny Pan Piotr Pułka Burmistrz Sułkowic Rynek 1, 32-440 Sułkowice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Jednostka kontrolowana: Urząd Miejski w Sułkowicach, 32-440 Sułkowice, Rynek 1. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest od 12 listopada 2006 r. pan Piotr Pułka - Burmistrz Sułkowic. Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w dniach od 30 listopada 2015 r. do 4 grudnia w Urzędzie Miejskim w Sułkowicach, zwanym dalej Urzędem lub Gminą, przeprowadzona została kontrola w następującym zakresie: 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk - przez panią Monikę Bystrowicz, starszego inspektora wojewódzkiego w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, na podstawie upoważnienia nr WO-IV.0030.81.2015 2. Ewidencja ludności oraz dowody osobiste - przez panią Grażynę Korbus-Waśko, starszego inspektora wojewódzkiego w Oddziale Nadzoru nad Ewidencją Ludności i Dowodami Osobistymi, na podstawie upoważnienia nr WO-IV.0030.80.2015. 3. Weryfikacja informacji o liczbie spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności, dowodów osobistych, przekazanej przez Gminę Sułkowice na potrzeby obliczenia wysokości dotacji - przez ww. pracowników Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. 4. Prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tytułu opłat za udostępnianie danych przez Panią Sylwię Dutkiewicz starszego inspektora wojewódzkiego w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na podstawie upoważnienia nr WO-IV.0030.85.2015 Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli, czyli do 30 listopada 2015 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli, kontrolowaną działalność Urzędu Miejskiego w Sułkowicach, w sprawach z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych oraz 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 834 * fax 12 422 30 19 http://www.malopolska.uw.gov.pl

rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Sprawy ogólne 1. Upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach w rejestrze PESEL, w Rejestrze Dowodów Osobistych (RDO), w Rejestrze Stanu Cywilnego (RSC), w Rejestrze Mieszkańców (RM), w Rejestrze Zamieszkania Cudzoziemców (RZC), z zakresu rejestracji stanu cywilnego, z zakresu zmiany imion i nazwisk. Pracownicy Urzędu wykonujący zadania z kontrolowanego obszaru posiadali wymagane upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach centralnych - PESEL, RSC, RDO i w rejestrach lokalnych - RM, RZC. 2. Prawidłowość wnioskowania, korzystania i przechowywania kart kryptograficznych Urząd posiadał 5 kart kryptograficznych, którymi dysponowali: 1. pan Piotr Pułka - Burmistrz Sułkowic, 2. pani Hanna Pluszczyk - Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, 3. pani Krystyna Stankiewicz - Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich, 4. pani Bernadetta Dudek - podinspektor, 5. pan Jarosław Sowa - Administrator Bezpieczeństwa Informacji, informatyk. 3. Zgłoszenie Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) Burmistrz Sułkowic jako administrator danych powołał Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI) w osobie pana Jarosława Sowy, tym samym zbiory danych osobowych, tj. Rejestr Mieszkańców i Rejestr Zamieszkania Cudzoziemców nie podlegały zgłoszeniu do rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez GIODO. W przypadku zbiorów danych osobowych nie zawierających danych wrażliwych - a do takich zbiorów należy Rejestr Mieszkańców i Rejestr Zamieszkania Cudzoziemców - nie istnieje obowiązek zgłaszania ich do GIODO, jeśli administrator danych powołał ABI i zgłosił go do GIODO. Sprawy w przedmiotowym zakresie regulują przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.). Czynności polegające na zgłoszeniu przez Burmistrza Sułkowic zbioru Ewidencja Ludności - Zbiór kart osobowych mieszkańców - Rejestr stałych mieszkańców gminy do wykreślenia z rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez GIODO zostały dokonane. 4. Likwidacja i wykreślenie z ewidencji GIODO Gminnej Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych (GEWIUDO) 2

Zbiór Gminna Ewidencja Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych nie został zgłoszony do wykreślenia z ewidencji GIODO, bowiem w sytuacji powołania Administratora Bezpieczeństwa Informacji nie było obowiązku aktualizacji informacji w rejestrze GIODO w przypadku zbiorów nie zawierających danych wrażliwych. W trakcie kontroli kontrolująca otrzymała informację, iż po 1 marca 2015 r. w Urzędzie zostały usunięte dane zawarte na dyskach twardych sprzętu użyczonego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (dyski zostały sformatowane, zainstalowano na nowo system operacyjny). Z uwagi na to, iż do zbioru dowody osobiste należy dokumentacja tradycyjna, m.in. koperty dowodowe, i zbiór ten nadal w Urzędzie funkcjonuje, nie było podstaw do jego wykreślenia. 5. Teczki aktowe stosowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk w Urzędzie zostały założone teczki i podteczki aktowe zgodnie z załącznikiem nr 1. Kontrolując dokumentację zawartą w przedmiotowych teczkach aktowych stwierdzono, że sprawy prowadzone były w Urzędzie w sposób prawidłowy, z zachowaniem wymogów określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 6. Działanie aplikacji Źródło W dniu kontroli, tj. 30 listopada 2015 r. nie stwierdzono przerw w działaniu aplikacji ŹRÓDŁO. Ewidencja ludności W okresie objętym kontrolą sprawy z zakresu ewidencji ludności prowadzone były w Urzędzie przez panią Krystynę Stankiewicz - Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich, natomiast sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były do 31 lipca 2014 r. przez panią Danutę Oliwę - podinspektora (wymieniona przeszła na emeryturę), a od 1 sierpnia 2015 r. przez panią Bernadettę Dudek - podinspektora. Pracownice zastępowały się wzajemnie. Kontrola obejmowała realizację przez Urząd Miejski w Sułkowicach zadań wynikających z przepisów: ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.), która obowiązywała do 28 lutego 2015 r., ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388 z późn. zm.), która weszła w życie z dniem 1 marca 2015 r. ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 167, poz. 1131 z późn. zm.), która weszła w życie z dniem 1 marca 2015 r. oraz wydanych na podstawie powyższych ustaw przepisów wykonawczych, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 23), zwanej dalej k.p.a. 3

1.Prowadzenie postępowań administracyjnych Kontroli poddano postępowania administracyjne prowadzone w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów powołanej wyżej ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminu załatwienia sprawy i uprawnień strony w postępowaniu administracyjnym oraz przepisów prawa materialnego, tj. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) i odpowiednio przepisów ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388 z późn. zm.), ze szczególnym uwzględnieniem przepisów art. 69 pkt 1, z którego mocy postępowania administracyjne wszczęte na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.) i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, w sprawach indywidualnych o zameldowanie, uchylenie czynności materialno-technicznej zameldowania oraz wymeldowanie, udostępnienie danych ze zbioru PESEL gminnych zbiorów meldunkowych - prowadzi się na podstawie niniejszej ustawy. W okresie objętym kontrolą dla przedmiotowych spraw w Urzędzie została założona teczka aktowa SO 5343 Sprawy meldunkowe i podteczka aktowa SO 5343.1 Postępowania meldunkowe. Burmistrz Sułkowic wydał 24 decyzje administracyjne, w tym: 7 decyzji o wymeldowaniu oraz 17 decyzji o umorzeniu postępowania. W dniu kontroli w Urzędzie 9 spraw pozostawało w toku załatwienia. Kontroli poddano wszystkie sprawy meldunkowe zarejestrowane w podteczce aktowej SO 5343.1. Sprawy znak: SO 5343.1.2.2014, SO 5343.1.3.2014, SO 5343.1.13.2014, SO 5343.1.8.2015, SO 5343.1.9.2015, SO 5343.1.11.2015 zostały przez Burmistrza Sułkowic załatwione w drodze decyzji merytorycznej orzekającej o wymeldowaniu strony z miejsca pobytu stałego. Podstawę prawną przedmiotowych decyzji, które w Urzędzie zostały wydane do 28 lutego 2015 roku stanowiły przepisy art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, natomiast od 1 marca 2015 roku decyzje merytoryczne wydawane były w oparciu o przepisy art. 35 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Decyzje w powyższych sprawach zostały wydane zgodnie z przepisami postępowania administracyjnego i spełniały wymogi określone w przepisach art. 107 k.p.a. W sprawie znak: SO 5343.1.13.2015, której przedmiot postępowania również dotyczył wymeldowania z miejsca pobytu stałego, Burmistrz Sułkowic działając w trybie przepisów art. 35 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności wydał w stosunku do każdej ze stron niniejszego postępowania (dwie strony objęte jednym wnioskiem) odrębną decyzję merytoryczną orzekającą o wymeldowaniu strony z miejsca pobytu stałego, z tym że decyzje zawierały taki sam znak sprawy i taką samą datę ich wydania, tj. SO 5343.1.13.2015; 27 sierpnia 2015 r. Przepis art. 62 k.p.a. stanowi, iż w sprawach, w których prawa lub obowiązki stron wynikają z tego samego stanu faktycznego oraz z tej samej podstawy prawnej i w których właściwy jest ten sam organ administracji publicznej, można wszcząć i prowadzić jedno postępowanie dotyczące więcej niż jednej strony. 4

W kontrolowanej sprawie organ gminy w Sułkowicach wszczął i z uwagi na taki sam stan faktyczny zasadnie prowadził jedno postępowanie wyjaśniające dotyczące dwóch stron postępowania. W takim przypadku zachodziła konieczność wydania jednej, a nie - jak nieprawidłowo uczynił organ - dwóch decyzji merytorycznych. W wyniku niewłaściwych czynności organu gminy w Sułkowicach w obiegu prawnym funkcjonują obecnie dwie decyzje administracyjne o takim samym znaku sprawy i takiej samej dacie ich wydania, które rozstrzygają w sprawie meldunkowej dwóch różnych stron. Taka sytuacja nie powinna w ogóle zaistnieć. W przedmiotowym zakresie udzielono pracownikom instruktażu w trakcie kontroli. Kontrolując akta spraw wskazanych powyższej kontrolująca stwierdziła, iż w trakcie prowadzonych w Urzędzie postępowań wyjaśniających w przedmiotowych sprawach doszło do uchybień proceduralnych. W sprawie znak SO 5343.1.13.2015 uchybiono przepisom art. 79 1 k.p.a. w związku z art. 10 1 k.p.a. poprzez niezawiadomienie wszystkich stron postępowania o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków oraz przepisom art. 10 1 k.p.a. w związku z art. 36 1 k.p.a. poprzez niezawiadomienie wszystkich stron postępowania o niezałatwieniu sprawy w terminie określonym w art. 35 3 k.p.a. Do uchybienia przepisów art. 10 1 k.p.a. w związku z art. 36 1 k.p.a. doszło również w postępowaniach prowadzonych w sprawach znak: SO 5343.1.11.2015 i SO 5343.1.13.2015. Kontrolująca stwierdziła ponadto, iż zawiadomienia, które organ gminy w Sułkowicach w trybie przepisów art. 36 1 k.p.a. w związku z art. 35 3 k.p.a. wysłał do stron postępowania zostały sporządzone w sposób niewłaściwy. Przepis art. 36 1 k.p.a. stanowi, iż o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. W zawiadomieniach o niezałatwieniu sprawy w terminie sporządzonych w sprawach znak: SO 5343.1.2.2014, SO 5343.1.11.2014, SO 5343.1.9.2015, SO 5343.1.11.2015, SO 5343.1.13.2015, jakkolwiek podano przyczynę zwłoki, to nie wskazano nowego terminu załatwienia sprawy. W trakcie kontroli kontrolująca zwróciła też pracownikom uwagę na okoliczność, iż w zawiadomieniach o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy właściwe jest używanie formy wskazuje nowy termin załatwienia sprawy do dnia a nie na dzień (dotyczy sprawy znak: SO 5343.1.13.2014), bowiem w przypadku zebrania materiału dowodowego pozwalającego na rzetelne ustalenie stanu faktycznego sprawy zasadne jest wydanie decyzji administracyjnej przed upływem wskazanego w zawiadomieniu terminu do załatwienia sprawy. W sprawach znak: SO 5343.1.6.2014, SO 5343.1.7.2014 oraz SO 5343.1.18.2015 Burmistrz Sułkowic decyzją proceduralną bezpodstawnie umorzył postępowanie w przedmiocie o wymeldowanie strony z miejsca pobytu stałego, czym naruszył przepisy art. 105 1 k.p.a. Okoliczności, na które organ gminy w Sułkowicach powołał się w uzasadnieniu faktycznym decyzji SO 5343.1.6.2014 i SO 5343.1.7.2014, tj. wycofanie wniosku o wymeldowanie oraz decyzji SO 5343.1.18.2015, tj. prośbę o zaniechanie postępowania z uwagi na wyjazd wnioskodawcy z kraju, nie czyniły postępowań bezprzedmiotowymi. Przepis art. 105 1 k.p.a. ma zastosowanie tylko w sytuacjach, gdy w świetle prawa materialnego i ustalonego stanu faktycznego brak jest sprawy administracyjnej mogącej być przedmiotem postępowania. W kontrolowanych sprawach, strony objęte wnioskiem nie dokonały wymeldowania z miejsca pobytu stałego w toku postępowania, a zatem w świetle prawa materialnego i rzeczywiście istniejącego stanu faktycznego - sprawy administracyjne nadal istnieją. Mając na względzie przepis art. 35 ustawy o ewidencji ludności, który stanowi iż organ gminy, o którym mowa w art. 28 ust. 1, wydaje z urzędu lub na wniosek właściciela lub 5

podmiotu wskazanych w art. 28 ust. 2, decyzję w sprawie wymeldowania obywatela polskiego, który opuścił miejsce pobytu stałego albo opuścił miejsce pobytu czasowego przed upływem deklarowanego okresu pobytu i nie dopełnił obowiązku wymeldowania się, należało kontynuować przedmiotowe postępowania i z urzędu wydać decyzję merytoryczną. Sprawy znak: SO 5343.1.5.2014, SO 5343.1.8.2014, SO 5343.1.9.2014, SO 5343.1.10.2014, SO 5343.1.12.2014, SO 5343.1.14.2014, SO 5343.1.1.2015, SO 5343.1.2.2015, SO 5343.1.5.2015, SO 5343.1.7.2015, SO.5343.1.10.2015, SO 5343.1.14.2015, SO 5343.1.15.2015, SO 5343.1.16.2015 zostały przez Burmistrza Sułkowic załatwione prawidłowo w trybie przepisów art. 105 1 k.p.a., poprzez wydanie decyzji proceduralnej orzekającej o umorzeniu postępowania administracyjnego. Powodem dla którego postępowania w niniejszych sprawach stały się bezprzedmiotowe była okoliczność, iż strony postępowania same dokonały wymeldowania się z dotychczasowego miejsca pobytu stałego poprzez wypełnienie i podpisanie formularza Zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego. Decyzje w powyższych sprawach zostały jednak wydane przez Burmistrza Sułkowic z uchybieniem przepisów art. 107 3 k.p.a. w związku z art. 9 k.p.a. (zasada informowania stron). W uzasadnieniu prawnym decyzji przytoczono bowiem przepisy prawa procesowego w brzmieniu już nieobowiązującym. Przytoczono przepis art. 105 1 k.p.a. o treści: Gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania. zamiast prawidłowo o treści: Gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. Analizując akta przedmiotowych spraw kontrolująca stwierdziła, iż do akt sprawy zostały prawidłowo dołączone niezbędne przy umorzeniu postępowania dokumenty, takie jak: uwierzytelniona kopia formularza meldunkowego Zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego (lub formularzy meldunkowych w zależności od liczby osób ujętych w decyzji) oraz potwierdzenie/a wymeldowania, a w sytuacji gdy strona dokonała zameldowania na pobyt stały z równoczesnym wymeldowaniem z dotychczasowego miejsca pobytu stałego, uwierzytelniona kopia formularza meldunkowego Zgłoszenie pobytu stałego oraz potwierdzenie zameldowania w nowym miejscu pobytu stałego. Sprawy znak: SO 5343.1.1.2014, SO 5343.1.4.2014 oraz SO 5343.1.19.2015 dotyczyły dowodu z zeznań świadka, o którego przeprowadzenie wystąpił do Urzędu w trybie przepisów art. 53 k.p.a.: organ gmin w Skawinie, organ gminy w Krakowie oraz organ gminy w Dobrej. W powyższych sprawach kontrolowany Urząd wszystkie czynności wykonał prawidłowo. Sprawy znak: SO 5343.1.11.2014, SO 5343.1.3.2015, SO 5343.1.4.2015, SO 5343.1.6.2015, SO 5343.1.17.2015, SO 5343.1.18.2015, SO 5343.1.20.2015, SO 5343.1.21.2015, SO 5343.1.22.2015 w dniu kontroli nadal pozostawały w toku załatwienia przed organem gminy w Sułkowicach. Kontrolując akta powyższych spraw prowadzonych w przedmiocie o wymeldowanie strony z miejsca pobytu stałego, kontrolująca stwierdziła istotne uchybienia proceduralne polegające na nieprzestrzeganiu przepisów dotyczących terminu załatwienia sprawy (w konsekwencji bezczynność organu gminy w Sułkowicach) oraz uprawnień strony w postępowaniu administracyjnym. W sprawie znak: SO 5343.1.20.2015 uchybienie przepisów art. 10 1 k.p.a. w związku z art. 36 1 k.p.a. polegało na niewskazaniu nowego terminu załatwienia sprawy w zawiadomieniu o niezałatwieniu sprawy w terminie określonym w art. 35 3 k.p.a. oraz nieprzesłaniu tego zawiadomienia do wszystkich stron postępowania. 6

W sprawach znak: SO 5343.1.3.2015, SO 5343.1.4.2015, SO 5343.1.17.2015 oraz SO 5343.1.18.2015 organ gminy w Sułkowicach pozostawał w bezczynności, poprzez niewykonanie dyspozycji omówionych powyżej przepisów art. 36 1 k.p.a. w związku z art. 35 3 k.p.a. oraz naruszenie zasady prawdy obiektywnej określonej w art. 7 k.p.a., który stanowi, iż W toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. W trakcie kontroli wskazanych powyżej spraw kontrolująca udzieliła pracownikom instruktażu w zakresie uprawnienia jakie przysługuje stronie postępowania z mocy przepisów art. 37 1 k.p.a., tj. - Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35, w przepisach szczególnych, ustalonym w myśl art. 36 lub na przewlekłe prowadzenie postępowania stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli nie ma takiego organu - wezwanie do usunięcia naruszenia prawa. W sprawie znak SO 5343.1.6.2015 na wniosek Urzędu został przez sąd wyznaczony przedstawiciel dla osoby nieobecnej. Urząd dopuścił kuratora do postępowania, a następnie zgodnie z dyspozycją art. 10 1 k.p.a., przed wydaniem decyzji, zawiadomił pozostałe strony postępowania o możliwości wypowiedzenia się co zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. W sprawach znak: SO 5343.1.21.2015 oraz SO 5343.1.22.2015 postępowanie wyjaśniające zostało wszczęte na początku listopada 2015 r., tym samym w dniu kontroli w Urzędzie nadal podejmowane były czynności administracyjne w celu wyjaśnienia stanu faktycznego prowadzonych spraw meldunkowych. 2. Prowadzenie rejestrów ludności Gminnych Zbiorów Meldunkowych (GZM), Rejestru Mieszkańców (RM), Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców (RZC) obieg informacji i dokumentów, pisownia nazwisk cudzoziemców Gmina Sułkowice do dnia 28 lutego 2015 r. prowadziła Gminne Zbiory Meldunkowe (GZM), które z dniem 1 marca 2015 r. z mocy przepisów art. 71 ust. 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stały się odpowiednio Rejestrem Mieszkańców (RM) i Rejestrem Zamieszkania Cudzoziemców (RZC). Powyższe zbiory ludności - GZM, RM, RZC prowadzone były w formie elektronicznej - za pomocą programu teleinformatycznego firmy KORELACJA - zgodnie z wymogami: art. 44a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, art. 3 ust 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Zakres danych gromadzonych w tych zbiorach był zgodny: GZM - z art. 44a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, RM, RZC - z art. 8 i art. 44 ust 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych przez Gminę Sułkowice zbiorów, tj. GZM, RM i RZC odbywał się w sposób prawidłowy. Niezwłocznie dokonywano aktualizacji każdej zmiany danych osobowych zawartych w GZM, następnie odpowiednio 7

w RM, RZC oraz w zbiorze PESEL, który z dniem 1 marca 2015 r., zgodnie z przepisem art. 71 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stał się rejestrem PESEL. Kontrola wykazała prawidłowy tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL. Pracownik ewidencji ludności po dokonaniu zameldowania, za pośrednictwem aplikacji ŹRÓDŁO, rejestrował dane w rejestrze PESEL. Przekazywanie danych z rejestru PESEL do RM następowało niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu dwóch dni roboczych, w trybie teletransmisji. 3. Aktualizacja rejestru PESEL i wymiana danych między rejestrami centralnymi i gminnymi Nie stwierdzono naruszenia przepisów 3 ust. 1 w związku z 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r. poz. 1480) w okresie obowiązywania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, tj. od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. Urząd, po wprowadzeniu danych do GZM, przekazywał wojewodzie dane ze zbiorów danych, o których mowa w art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. a-c ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania zmienionych danych. Ustaleń w powyższym zakresie dokonano w oparciu o udostępnioną bazę danych, w tym rejestr PESEL, również dokumentację zgromadzoną w teczce aktowej SO 5342 Aktualizowanie danych z ewidencji ludności. Z dniem 1 marca 2015 r., po wejściu w życie przepisów ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, zlikwidowane zostały wojewódzkie zbiory meldunkowe, tym samym wygasła przesłanka do przetwarzania danych osobowych zgromadzonych w przedmiotowych zbiorach. Kontrola wykazała prawidłowy tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL. Od 1 marca 2015 r. pracownik ewidencji ludności po dokonaniu zameldowania/wymeldowania za pośrednictwem aplikacji ŹRÓDŁO rejestrował dane w rejestrze PESEL. Przekazywanie danych z rejestru PESEL do RM następowało niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu dwóch dni roboczych, w trybie teletransmisji. Migracja danych z rejestru PESEL do RM odbywała się bez zakłóceń. 4. Dokonywanie czynności zameldowania, wymeldowania, zgłoszenia wyjazdu i powrotu za granicę, wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu W trakcie kontroli kontrolująca otrzymała informację, że w dniu 31 grudnia 2014 r. na terenie Gminy Sułkowice zameldowanych było: 14 313 osób na pobyt stały, w tym 3 cudzoziemców, 273 osoby na pobyt czasowy, w tym 4 cudzoziemców, natomiast w dniu 31 października 2015 r.: 14 389 osób na pobyt stały, w tym 3 cudzoziemców, 262 osoby na pobyt czasowy, w tym 5 cudzoziemców. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych 8

i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1475), które obowiązywało do 28 lutego 2015 r., a od 1 marca 2015 r. odpowiednio w sposób określony przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz. U. z 2011 r. Nr 220, poz. 1306 z późn. zm.). Osoby, które w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. zgłosiły zameldowanie lub wymeldowanie obligatoryjnie otrzymywały w Urzędzie zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności. Od 1 marca 2015 r., również w dniu kontroli, organ gminy w Sułkowicach dokonując zameldowania na pobyt stały wydawał z urzędu osobie zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały - zgodnie z przepisem art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, natomiast dokonując zameldowania na pobyt czasowy, zaświadczenia o zameldowaniu na pobyt czasowy wydawane były w Urzędzie osobie, na jej wniosek - jak stanowią z kolei przepisy art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Kontrola wykazała, że w okresie od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli w Urzędzie zostały wydane 2 zaświadczenia w trybie przepisów art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w tym jedno za pobraniem opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Drugie zaświadczenie zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1c ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 783 z późn. zm.) nie podlegało opłacie skarbowej. Formularze meldunkowe przyjęte w Urzędzie w okresie objętym kontrolą (od 1 marca 2015 r. formularze określone według wzorów ustalonych w załącznikach nr 1-10 do powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego) zawierały wszystkie dane wymagane przepisami: art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych i odpowiednio przepisami: art. 30, art. 34 oraz art. 37 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wyrywkowo wytypowane do kontroli formularze meldunkowe w ilości 10 sztuk, (tj. zgłoszenie pobytu stałego, zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące i odpowiednio zgłoszenie pobytu czasowego, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące i odpowiednio zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego, zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej (dotyczy wyjazdu na pobyt stały lub wyjazdu na okres dłuższy niż 6 miesięcy). 5. Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności W Urzędzie odnotowano następujące ilości usunięcia i zlecenia usunięcia niezgodności w rejestrze PESEL w trybie przepisów art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Przez komórkę ewidencji ludności: - własne: brak danych, - na zlecenie innego organu: brak danych, - zlecone innemu organowi: brak danych W trakcie kontroli kontrolująca otrzymała informację, iż z przyczyn technicznych nie było możliwości ustalenia ilości w powyższym zakresie. 9

Przez komórkę dowodów osobistych: - własne: brak danych (z przyczyn technicznych nie było możliwości ustalenia ilości w tym zakresie), - na zlecenie innego organu: 3 - zlecone innemu organowi: 38 Kontrolowany Urząd własne i zlecone przez inny organ niezgodności usuwał niezwłocznie. Również po stwierdzeniu niezgodności niezwłocznie powiadamiał o tym organ, który na podstawie art. 10 ust. 1 był właściwy do rejestracji tych danych w celu usunięcia niezgodności. W przypadkach określonych w przepisach powiadamiał osoby, których dane były weryfikowane poprzez usunięcie niezgodności. 6. Udostępnianie danych z Gminnych Zbiorów Meldunkowych, Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców, Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych oraz z Rejestru Dowodów Osobistych Wydawanie zaświadczeń: Kontrolując wydawanie zaświadczeń w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r., w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a od 1 marca 2015 r. do 31 października 2015 r., w trybie przepisów art. 45 ust 2 i 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, stwierdzono że Urząd, po rozpatrzeniu podania zainteresowanej osoby, prawidłowo wydawał zaświadczenia: do dnia 28 lutego 2015 r. w oparciu o posiadane gminne zbiory meldunkowe i ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, natomiast od dnia 1 marca 2015 r. w oparciu o dane z Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców i Rejestru Dowodów Osobistych. Powyższe sprawy w 2014 roku były rejestrowane i przechowywane w podteczce aktowej znak: SO 5345.1 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności, w której spisie spraw zarejestrowano 157 podań, a w 2015 roku w podteczce aktowej znak: SO 5345.2 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności, w której spisie spraw (wg stanu na dzień 31 października 2015 r.) - zarejestrowano 143 podania. Przedmiotowe sprawy zostały w Urzędzie ostatecznie załatwione. Kontrolując losowo wybrane zaświadczenia (w ilości 19 sztuk), za pobraniem opłaty skarbowej w wysokości 17 zł - zgodnie z przepisem części II kol. 3 ust. 2 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 783 z późn. zm.), stwierdzono iż skontrolowane sprawy o numerze: SO 5345.1.56.2014, SO 5345.1.69.2014, SO 5345.1.70.2014, SO 5345.1.79.2014, SO 5345.1.81.2014, SO 5345.1.120.2014, SO 5345.1.138.2014, SO 5345.1.152.2014, SO 5345.1.157.2014, SO 5345.2.57.2015, SO 5345.2.61.2015, SO 5345.2.69.2015, SO 5345.2.72.2015, SO 5345.2.74.2015, SO 5345.2.75.2015, SO 5345.2.81.2015, SO 5345.2.86.2015, SO 5345.2.91.2015, SO 5345.2.122.2015, zostały załatwione prawidłowo. Zaświadczenia wydawano w Urzędzie w dniu złożenia podania, tj. terminowo. Kopia udzielonej odpowiedzi dołączana była do podania o udostępnienie danych. 10

Opłatę skarbową za wydane zaświadczenie pobierano w prawidłowej wysokości - liczba osób x 17 zł. Adnotację o pobranej opłacie skarbowej umieszczano na podaniu. W sytuacji gdy wydanie zaświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej - dotyczy wszystkich skontrolowanych sprawach - do wniosku dołączany był dowód zapłaty, natomiast gdy o wydanie zaświadczenia występowała osoba trzecia, do wniosku dołączano stosowne pełnomocnictwo, również dowód zapłaty. W trakcie kontroli kontrolująca zwróciła pracownikom uwagę na nieaktualny publikator ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej - dotyczy sprawy znak: SO 5345.2.122.2015. Na zaświadczeniu wydanym w Urzędzie 15 września 2015 r. umieszczona została pieczęć o treści : Uiszczono opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Ustawa z dnia 16.11.2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1628 ze zm.). Podany publikator ustawy był niewłaściwy, bowiem w dacie wydania powyższego zaświadczenia obowiązującym publikatorem ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej był już t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 783 z późn. zm.. Udostępnianie danych: Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą rejestrowane były w teczce aktowej znak: SO 5345 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności. W spisie spraw dla teczki aktowej założonej w 2014 r. zostało zarejestrowanych 159 spraw, w tym 26 wniosków o udostępnienie danych osobowych z ewidencji ludności, za które w Urzędzie pobrano opłatę w wysokości 31 zł, natomiast w spisie spraw dla teczki aktowej założonej w 2015 roku zostało zarejestrowanych 155 spraw, w tym 16 wniosków o udostępnienie danych osobowych z ewidencji ludności, za które w Urzędzie również pobrano opłatę w wysokości 31 zł. Wnioski składano na formularzach ustalonych: Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1353 z późn. zm.) - które obowiązywało do 28 lutego 2015 r., Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego(dz. U. z 2011, nr 243, poz. 1450 z późn. zm.) - które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r., Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru dowodów osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U. 2011 r., nr 243, poz. 1452 z późn. zm.) - które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r. Wysokość opłaty za udostępnienie danych ustalano w Urzędzie w oparciu o przepisy: Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu 11

wnoszenia tych opłat (Dz. U. z 2008 r. Nr 207, poz. 1298) - które obowiązywało do 28 lutego 2015 r., Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2011 r. Nr 195, poz. 1153 z późn. zm.) - które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r., Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 75 z późn. zm.) - które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r. Nieodpłatnie udostępniano dane podmiotom wskazanym w przepisach art. 44h ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a od 1 marca 2015 r. podmiotom wskazanym odpowiednio w przepisach art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w szczególności: organom administracji publicznej, organom państwowym i instytucjom publicznym, w celu realizacji ich zadań ustawowych. Z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych najczęściej występowali: komornicy sądowi, straże miejskie oraz placówki straży granicznej. Natomiast odpłatnie udostępniano dane podmiotom wskazanym w przepisach art. 44h ust. 2 pkt 1 i pkt 3 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a od 1 marca 2015 r. podmiotom wskazanym odpowiednio w przepisach art. 46 ust. 2 pkt 1 i pkt 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (między innymi: TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o. z siedzibą w Wadowicach, bankom oraz osobom prywatnym). Wnioski rozpatrywane były w Urzędzie bez zbędnej zwłoki, na obowiązującym formularzu. Wniosek zawierał wymagane informacje, w tym podstawę prawną ubiegania się o dane. Do wniosku dołączane były dokumenty potwierdzające interes prawny wnioskodawcy. W sytuacji, gdy Urząd nie był właściwy do załatwienia sprawy, wniosek o udostępnienie danych osobowych przekazywany był do organu właściwego. Zawiadomienie o przekazaniu wniosku, zgodnie z dyspozycją przepisu art. 65 1 k.p.a., zawierało uzasadnienie (dotyczy losowo wytypowanej do kontroli sprawy znak: SO 5345.159.2014). Kontrolując losowo wytypowane do kontroli wnioski o udostępnienie danych (w ilości 17 sztuk) podmiotom wskazanym w art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności: od numeru SO 5345.75.2015 do numeru SO 5345.80.2015; od numeru SO 5345.89.2015 do numeru SO 5345.90.2015 oraz od numeru SO 5345.92.20125 do numeru SO 5345.100.2015 kontrolująca stwierdziła, iż przedmiotowe sprawy zostały w Urzędzie załatwione w sposób prawidłowy, bez zbędnej zwłoki, nieodpłatnie. Kontroli poddano wszystkie 42 wnioski, od których w Urzędzie została pobrana opłata za udostępnienie danych w wysokości 31 zł. W sprawach znak: SO 5345.14.2014, SO 5345.17.2014, SO 5345.21.2014, SO 5345.24.2014, SO 5345.28.2014, SO 5345.34.2014, SO 5345.36.2014, SO 5345.38.2014, SO 5345.57.2014, SO 5345.58.2014, SO 5345.77.2014, SO 5345.86.2014, SO 5345.94.2014, SO 5345.143.2014, SO 5345.151.2014 oraz SO 5345.12.2015, SO 5345.14.2015, SO 5345.91.2015, SO 5345.110.2015, SO 5345.137.2015 wnioski o udostępnienie danych zostały w Urzędzie załatwione prawidłowo, za pobraniem opłaty za udostępnienie danych 12

w wysokości liczba osób x 31 zł. W sytuacji gdy wnioskodawca działał przez pełnomocnika do wniosku dołączane było stosowne pełnomocnictwo oraz dowód zapłaty (opłata skarbowa w wysokości 17 zł.). W sprawach znak: SO 5345.2.8.2015, SO 5345.2.10.2015, SO 5345.2.11.2015, SO 5345.2.14.2015, SO 5345.2.17.2015, SO 5345.2.18.2015, SO 5345.2.21.2015, SO 5345.2.37.2015, SO 5345.2.38.2015, SO 5345.2.40.2015, SO 5345.2.41.2015, SO 5345.2.42.2015, SO 5345.2.43.2015, SO 5345.2.47.2015, SO 5345.2.83.2015 podania o udostępnienie danych jednostkowych (w tym przypadku informacji dotyczących imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem), również zostały w Urzędzie załatwione prawidłowo, za pobraniem opłaty za udostępnienie danych w wysokości 31 zł za udostępnienie danych wszystkich osób. Zgodnie z przepisem art. 47 ust. 4 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności - Przez dane jednostkowe rozumie się informacje uzyskane z rejestrów, o których mowa w art. 3, dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem. (poprzednio art. 44h ust. 3a pkt 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych - Przez dane jednostkowe rozumie się informacje dotyczące: jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem - uzyskane ze zbiorów meldunkowych lub zbioru PESEL.). W sprawach znak: SO 5345.2.20.2015, SO 5345.2.23.2015, SO 5345.2.28.2015, SO 5345.2.31a.2015, SO 5345.2.32a.2015, SO 5345.2.50.2015, SO 5345.2.54.2015 w Urzędzie została niewłaściwie pobrana opłata za udostępnienie danych z rejestru mieszkańców (tj. w wysokości 31 zł od danych jednej osoby). Z wniosku wynikało, że wnioskodawca ubiega się o własne dane, a zatem w tym przypadku należało zastosować tryb postępowania określony w przepisach art. 44g ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (odpowiednio art. 45 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności) i pobrać opłatę skarbową w wysokości 17 zł od danych jednej osoby. W kontrolowanych sprawach cel pozyskania danych, np. rozliczenie podatku za granicą, nie dawał podstaw do zwolnienia z opłaty skarbowej. Wydane w powyższych sprawach zaświadczenia wprawdzie wskazywały jako podstawę prawną przepis art. 44g ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (odpowiednio art. 45 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności), a mimo to zamiast opłaty skarbowej w wysokości 17 zł w Urzędzie została pobrana opłata za udostępnienie danych w wysokości 31 zł. W trakcie kontroli kontrolująca udzieliła pracownikom instruktażu w zakresie stosowania art. 9 k.p.a. Określona w powyższym przepisie zasada informowania stron nakładała na pracownika ewidencji ludności obowiązek poinformowania strony w trakcie prowadzonego postępowania o przysługujących jej prawach i obowiązkach oraz zweryfikowania wniosku poprzez wskazanie stronie wnioskującej o udostępnienie danych właściwego sposobu załatwienia przedmiotowej sprawy, zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa, jednocześnie najbardziej korzystnego dla strony. Kontroli poddano również wnioski znak: SO 5345.5.2015, SO 5345.9.2015, SO 5345.11.2015, SO 5345.80.2015, SO 5345.81.2015, SO 5345.82.2015, SO 5345.83.2015, SO 5345.89.2015, SO 5345.97.2015, SO 5345.112.2015, SO 5345.113.2015, SO 5345.114.2015, SO 5345.122.2015, SO 5345.125.2015, SO 5345.141.2015, SO 5345.141.2015, SO 5345.142.2015, SO 5345.153.2015, SO 5345.156.2015, SO 5345.157.2015, które dotyczyły przypadków udostępnienia danych niezbędnych do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia. W oparciu o dołączone do wniosku dokumenty, tj. odpis skrócony aktu zgonu, zaświadczenie od notariusza, organ gminy w Sułkowicach, po zweryfikowaniu danych z rejestrem mieszkańców, prawidłowo załatwiał 13

sprawę przez wydanie wnioskodawcy zaświadczenia, za które zgodnie z art. 54 w związku z art. 46 ust. 2 pkt 1 ustawy o ewidencji ludności, nie została w Urzędzie pobrana opłata za udostępnienie danych. 7. Nadawanie numeru PESEL W okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. kontrolowany Urząd w 180 przypadkach zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych w trybie przepisów art. 31a ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych o nadanie numeru PESEL, w 1 przypadku o zmianę oraz w 3 przypadkach o likwidację numeru PESEL i czynności w tym zakresie zostały dokonane prawidłowo. W okresie od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli, w Urzędzie nie odnotowano przypadków złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL w trybie przepisów art. 16 ust. 2 w związku z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Dowody osobiste Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych i odpowiednio przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 167, poz. 1131 z późn. zm.) sprawdzono: 1. Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego. 2. Wydawanie dowodów osobistych. 3. Prowadzenie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. 4. Przyjmowanie zgłoszeń i wydawanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego. 5. Sposób i tryb unieważniania dowodów osobistych. 6. Udostępnianie danych w trybie jednostkowym z Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych i z Rejestru Dowodów Osobistych. 7. Udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. 8. Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności. 9. Aktualizacja rejestru PESEL i Rejestru Mieszkańców o dane dot. wydanego dowodu osobistego. W okresie objętym kontrolą Urząd dysponował 2 zestawami komputerowymi do realizacji dowodów osobistych. Upoważnienie do przetwarzania danych w RDO oraz kartę kryptograficzną posiadały 2 osoby: pani Krystyna Stankiewicz - Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i pani Bernadetta Dudek - podinspektor. Upoważniony przez Burmistrza Sułkowic funkcjonariusz Straży Miejskiej odbierał dowody osobiste w Komendzie Powiatowej Policji w Myślenicach dwa razy w tygodniu. W trakcie kontroli kontrolująca otrzymała informację, że w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 października 2015 r. w Urzędzie: przyjęto 3494 wnioski o wydanie dowodu osobistego i 203 zgłoszenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego oraz wydano 3392 dowody osobiste. 14

Ponadto w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. Urząd na żądanie otrzymał z innych urzędów gmin w celu połączenia dokumentacji 102 koperty dowodowe, a wysłał w tym samym celu 60 kopert dowodowych. Organizacja pracy na stanowisku dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy. Wniosek o wydanie dowodu osobistego składała osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, w imieniu osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego wniosek składał rodzic. W Urzędzie nie odnotowano przypadków przyjęcia wniosku o wydanie dowodu osobistego w trybie przepisów art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, tym samym odbioru dowodu osobistego przez pełnomocnika legitymującego się pełnomocnictwem szczególnym do dokonania jego odbioru (art. 30 ust. 4 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych). W trakcie kontroli kontrolująca stwierdziła, iż przyjmując wniosek o wydanie dowodu osobistego pracownik Urzędu sprawdzał zgodność danych zawartych we wniosku z danymi zgromadzonymi w RDO. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z przepisem art. 57 ust. 2 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, wprowadzane były przez pracownika Urzędu bezpośrednio, w trybie teletransmisji do RDO, w sposób określony przepisami 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 20 listopada 2014 r. w sprawie prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1709 z późn. zm.). W przypadku gdy dane zawarte we wniosku nie były zgodne z danymi zawartymi w RDO lub w rejestrze PESEL lub w RM, w celu wyjaśnienia niezgodności pracownik Urzędu, który wniosek przyjął, żądał od wnioskodawcy skróconego odpisu polskiego aktu urodzenia albo skróconego odpisu polskiego aktu małżeństwa oraz dokumentu poświadczającego obywatelstwo polskie w przypadku niezgodności dotyczącej obywatelstwa - o czym stanowią przepisy 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. z 2015 r. poz. 212). Wnioskodawca otrzymywał w Urzędzie potwierdzenie złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego zawierające przewidywaną datę odbioru dowodu osobistego - o czym stanowi przepis 10 ust. 4 cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. Dowód osobisty odbierała osobiście osoba, która złożyła wniosek w Urzędzie. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik Urzędu sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu wpisując datę oraz składając czytelny podpis na formularzu odbioru dowodu osobistego, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty przedkładała dotychczasowy dowód osobisty, o ile nie została zgłoszona utrata tego dokumentu. Unieważniony dowód osobisty, który został przedłożony w Urzędzie, był uszkadzany fizycznie przez pracownika Urzędu zgodnie 15

z przepisami 23 cytowanego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r., tj. (...) przez jego przecięcie lub przedziurkowanie w taki sposób, aby uszkodzeniu uległa fotografia wraz ze znakiem holograficznym (...). Po dokonaniu powyższej czynności, unieważniony dowód osobisty zwracany był jego posiadaczowi, jeśli dana osoba wyrażała wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego ( 23 ust. 2 rozporządzenia). W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Sułkowice RM na podstawie wytypowanych do kontroli nowo wydanych dowodów osobistych, w ilości 5 sztuk, stwierdzając że dokumenty te zostały wczytane do zbioru w sposób prawidłowy. Po wprowadzeniu przez pracownika Urzędu do RDO daty odbioru przez obywatela dowodu osobistego, dane przekazywane były z RDO do rejestru PESEL, a następnie z rejestru PESEL do RM. Kontroli poddano nowo przyjęte w Urzędzie w okresie od 27 do 30 listopada 2015 r. wnioski o wydanie dowodu osobistego o numerach: 1209073/2015/1322786/01, 1209073/2015/0946190/01, 1209073/2015/4566831/01, 1209073/2015/6518852/01, 1209073/2015/8875954/01, 1209073/2015/3915096/01, 1209073/2015/4131274/01, 1209073/2015/4131274/01. Powodem złożenia przedmiotowych wniosków było między innymi: upływ terminu ważności dowodu osobistego; wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej; zmiana danych, które zamieszcza się w dowodzie osobistym; utrata dowodu osobistego. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały w Urzędzie przyjęte w sposób prawidłowy z zachowaniem wymogów 9 ust. 4 w związku z 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. z 2015 r. poz. 212), tj. na przyjętych wnioskach o wydanie dowodu osobistego znajdowała się adnotacja urzędowa o sposobie ustalenia przez pracownika Urzędu tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego. Kontrolowany Urząd w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. pośredniczył w wydawaniu dowodów osobistych, w sytuacji gdy złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego we właściwym organie gminy nie było możliwe. Obieg dokumentacji w tych sprawach był prawidłowy, zgodny z przepisami prawa. W okresie obwiązywania przepisów 24 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych - koperty dowodowe ułożone były według numeru formularza, a wezwanie o kopertę dowodową prawidłowo umieszczano w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty - o czym stanowił przepis 25 ust. 2 cytowanego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych. Od 1 marca 2015 r., tj. po wejściu w życie przepisów ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, również w dniu kontroli, koperty dowodowe ułożone były według daty złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi, sporządzoną w Urzędzie w formie papierowej, przechowywano zgrupowaną w kopertach dowodowych oznaczonych imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego, czyli zgodnie z przepisami art. 62 ust. 1, ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. 16