DOP-0212-61/14 Poznań, 5 czerwca 2014 roku Zarządzenie nr 61/2014 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 5 czerwca 2014 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji gospodarowania z przebiegiem studiów Na podstawie 42 ust. 4, pkt 11 oraz ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu zarządza się, co następuje: 1 W Uniwersytecie wprowadza się instrukcję gospodarowania z przebiegiem studiów, będącą integralną częścią niniejszego zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie od roku akademickiego 2014/2015. Rektor /-/ prof. dr hab. Grzegorz Skrzypczak
Załącznik do zarządzenia Rektora nr 61/2014 z dnia 5 czerwca 2014 roku Instrukcja gospodarowania z przebiegiem studiów w Uniwersytecie 1 1. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania obejmuje ich ewidencję, kontrolę i zabezpieczenie. 2. Drukami ścisłego zarachowania są druki, formularze, blankiety i hologramy, w zakresie których obowiązuje kontrola ilościowa co do kaŝdego egzemplarza. 3. Odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania, ponosi wyznaczony pracownik Działu Studiów i Spraw Studenckich, dziekanatu, Centrum Kształcenia Ustawicznego. 4. Wzór oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji. 5. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: 1) przyjęciu na stan druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu oraz spisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego według wzoru znajdującego się w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji, 2) bieŝącym odnotowaniu przychodu, rozchodu i ewentualnie zapasu w księdze druków ścisłego zarachowania. 6. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym, w miarę moŝliwości w szafie metalowej. 2 1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się w szczególności: 1) dyplomy ukończenia studiów, 2) hologramy do elektronicznych legitymacji, 3) świadectwa ukończenia studiów podyplomowych, 4) świadectwa ukończenia kursów dokształcających. 2. Dziekanaty składają zapotrzebowanie oraz prowadzą gospodarkę drukami ścisłego zarachowania w zakresie dyplomów ukończenia studiów i hologramów. 3. Centrum Kształcenia Ustawicznego prowadzi gospodarkę drukami ścisłego zarachowania w zakresie: 1) świadectw ukończenia studiów podyplomowych, 2) świadectw ukończenia kursów dokształcających. 3 1. Dział Studiów i Spraw Studenckich oraz Centrum Kształcenia Ustawicznego zamawiają druki ścisłego zarachowania, z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych. 2. Dział Studiów i Spraw Studenckich oraz Centrum Kształcenia Ustawicznego magazynują druki ścisłego zarachowania oraz wydają je wyłącznie upowaŝnionym do tego pracownikom, po okazaniu oświadczenia, o którym mowa w 1 ust. 4. 3. KaŜde pobranie udokumentowane powinno być stosownym zapisem w księdze druków ścisłego zarachowania. 4. Pracownik odpowiedzialny za druki w momencie ich przyjmowania i wydawania powinien dokonać sprawdzenia ich ilości. 5. Z chwilą pobrania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialność za ich gospodarkę ponosi osoba, która dokonała pobrania. 6. W przypadku zmiany na stanowisku pracownika, w którego posiadaniu znajdują się niewykorzystane druki ścisłego zarachowania naleŝy je przekazać protokolarnie innemu wyznaczonemu pracownikowi.
4 1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu załoŝonej księdze druków, zwanej dalej księgą. 2. Księga powinna być trwale złączona (np. poprzez przesznurowanie), opieczętowana, jej karty ponumerowane. Pierwsza strona zawiera napis UP w Poznaniu, księga ewidencji druków ścisłego zarachowania, a na ostatniej stronie winna być zamieszczona data i klauzula następującej treści księga zawiera stron kolejno ponumerowanych. Karty wewnętrzne księgi powinny zawierać co najmniej następujące informacje/kolumny: 1) liczba porządkowa, 2) datę dokonania wpisu, 3) nazwę jednostki dostarczającej/odbierającej, 4) przychód, 5) rozchód, 6) zwrot niewykorzystanych druków, 7) zwrot uszkodzonych druków, 8) stan, 9) podpis osoby wydającej, 10) podpis osoby pobierającej. 3. Księga powinna zostać podpisana przez osobę upowaŝnioną do prowadzenia księgi. 4. Podstawą zapisów dotyczących przyjęcia druków ścisłego zarachowania jest dowód zakupu lub dokument rozchodu magazynowego oraz protokół zdawczo - odbiorczy. 5. Podstawą zapisów dotyczących rozchodu druków ścisłego zarachowania jest pokwitowanie przez osoby upowaŝnione do odbioru druków. 6. Zapisy w księdze powinny być dokonywane czytelnie długopisem. 7. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub zamazywanie korektorem błędnych zapisów. 8. W przypadku pomyłki błędny zapis powinien być przekreślony w taki sposób, aby moŝna go było odczytać. Osoba dokonująca poprawki obok poprawionego zapisu umieszcza poprawny zapis, swój podpis oraz bieŝącą datę. 5 1. Księgę druków naleŝy przechowywać w miejscu zabezpieczonym przed kradzieŝą i zniszczeniem. 2. W przypadku zaginięcia, uszkodzenia lub kradzieŝy druków ścisłego zarachowania naleŝy niezwłocznie powiadomić o tym fakcie kierownika jednostki organizacyjnej, w której zaginął druk. Kierownik podejmuje decyzję w sprawie dalszego postępowania oraz sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. 6 1. Druki ścisłego zarachowania podlegają okresowej inwentaryzacji dokonywanej raz w roku. 2. Druki ścisłego zarachowania anulowane, nieaktualne lub wadliwe podlegają okresowej likwidacji. 3. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane poprzez wpisanie adnotacji anulowano wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w wyodrębnionej do tego celu teczce. 4. Druki ścisłego zarachowania zakwalifikowane do likwidacji przekazywane są podmiotowi posiadającemu uprawnienia do niszczenia tego typu dokumentów. 5. Przekazanie druków ścisłego zarachowania do likwidacji musi być potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym. 6. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego druków przekazanych do likwidacji stanowi załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji.
Załącznik nr 1 do Instrukcji gospodarowania Oświadczenie o odpowiedzialności za druki ścisłego zarachowania Ja, niŝej podpisana(y) (imię i nazwisko pracownika) zatrudniona(y)w. (jednostka organizacyjna Uczelni) 1. Przyjmuję odpowiedzialność za gospodarkę następującymi drukami ścisłego zarachowania:. (wymienić rodzaj druków ścisłego zarachowania) 2. Przyjmuję do wiadomości obowiązek rozliczenia się z powierzonych mi druków na kaŝde Ŝądanie pracodawcy. 3. Oświadczam, Ŝe znane mi są przepisy dotyczące gospodarki drukami ścisłego zarachowania, obowiązujące w Uniwersytecie, zobowiązuję się do rozliczania z powierzonych mi druków oraz do prowadzenia ich ewidencji, zgodnie z obowiązującym prawem.., dnia.. (podpis pracownika)
Załącznik nr 2 do Instrukcji gospodarowania Protokół zdawczo-odbiorczy druków ścisłego zarachowania sporządzony w Poznaniu, dnia. 1. Niniejszy protokół dotyczy przekazania oraz przyjęcia następujących druków ścisłego zarachowania: 1) dyplomów ukończenia studiów*, 2) hologramów do elektronicznych legitymacji*, 3) świadectw ukończenia studiów podyplomowych*, 4) świadectw ukończenia kursów dokształcających*. Osoba przekazująca Osoba przyjmująca W wyniku zliczenia i ustalenia stanu rzeczywistego druków ścisłego zarachowania przekazaniu podlegają:.. (Podać rodzaj druku ścisłego zarachowania) w liczbie sztuk (Podać liczbę druków ścisłego zarachowania) 2. Stan ewidencyjny przekazywanych druków ścisłego zarachowania jest zgodny / niezgodny* z prowadzoną ewidencją (księgą druków ścisłego zarachowania) / dowodem zakupu*. 3. Osoba przekazująca i przejmująca druki ścisłego zarachowania nie wnosi zastrzeŝeń / wnosi zastrzeŝenia* do opisanego w protokole stanu druków ścisłego zarachowania. Uwagi:.......... (podpis i pieczęć przekazującego).. (podpis i pieczęć przyjmującego) *niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 3 do Instrukcji gospodarowania Protokół* zaginięcia / uszkodzenia/ kradzieŝy** druków ścisłego zarachowania sporządzony w. w dniu.. W wyniku zliczenia i ustalenia stanu rzeczywistego druków ścisłego zarachowania stwierdza się zaginięcie / uszkodzenia / kradzieŝ** następujących druków: L.p. rodzaj druku ścisłego zarachowania liczba Uwagi:. (imię i nazwisko, pieczęć pracownika).. (podpis i pieczęć kierownika jednostki organizacyjnej) * protokół należy przedłożyć Prorektorowi ds. Studiów **niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 4 do Instrukcji gospodarowania Protokół zdawczo-odbiorczy przekazania do likwidacji druków ścisłego zarachowania sporządzony w.w dniu.. Niniejszy protokół dotyczy przekazania oraz przyjęcia następujących druków ścisłego zarachowania: 1) dyplomów ukończenia studiów*, 2) hologramów do elektronicznych legitymacji*, 3) świadectw ukończenia studiów podyplomowych*, 4) świadectw ukończenia kursów dokształcających*. Osoba przekazująca Osoba przyjmująca W wyniku zliczenia i ustalenia stanu rzeczywistego druków ścisłego zarachowania przekazaniu podlegają: (podać rodzaj druków ścisłego zarachowania) w liczbie... (podać liczbę druków ścisłego zarachowania) Przyczyną przeznaczenia druków do likwidacji jest:......... (podpis i pieczęć przekazującego).. (podpis i pieczęć przyjmującego) *niepotrzebne skreślić