OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 9 Opis Przedmiotu Zamówienia - Nadzór inwestorski w ramach projektu pn.: Wdrożenie i rozwój e-usług w administracji samorządowej oraz podnoszenia bezpieczeństwa teleinformatycznego znak sprawy: ROR.OOP.042.1.4.2018 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Gmina Niegosławice Niegosławice 55 67-312 Niegosławice Nadzór inwestorski w ramach projektu pn.: Wdrożenie i rozwój e-usług w administracji samorządowej oraz podnoszenia bezpieczeństwa teleinformatycznego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego - Lubuskie 2020, Oś. Priorytetowa 2 Rozwój Cyfrowy, Działanie 2.1 Rozwój społeczeństwa informacyjnego, Poddziałanie 2.1.2 Rozwój społeczeństwa informacyjnego projekt realizowany poza formułą ZIT

Spis treści 1. Wstęp... 3 2. Szczegółowa charakterystyka zadań stawianych Wykonawcy w ramach realizacji nadzoru inwestorskiego... 3 2.1 Opracowanie i przedstawienie zamawiającemu Metodyki Zarządzania Projektem (MZP).... 3 2.2 Udział w przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych planowanych w ramach projektu oraz doradztwo prawne.... 4 2.3 Kompleksowy nadzór techniczny nad Projektem oraz realizacją umów z wykonawcami na dostawy i usługi, w tym udział w odbiorze oraz weryfikacji poprawności i efektywności działania wdrażanych systemów informatycznych i e- usług. Zakres obejmuje:... 4 2.4 Monitoring oraz bieżąca kontrola finansowa połączona z analizą ryzyk, w tym przygotowywanie wniosków o płatność (częściowych i końcowego) w systemie SL2014 w terminach wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. Zakres obejmuje:... 6 2.5 Wykonywanie pozostałych zadań związanych z nadzorem, w tym działania informacyjne:... 8 3. Zespół ekspertów Wykonawcy... 9 3.1 Skład zespołu... 9 3.2 Zadania poszczególnych ekspertów... 9 3.3 Wymagania organizacji pracy... 10 3.4 Warunki pracy zespołu ekspertów... 11 4. Okres realizacji przedmiotu zamówienia... 11 2 S t r o n a

1. Wstęp Niniejszy załącznik określa zadania stawiane Wykonawy podczas realizacji przedmiotu zamówienia tj. usługi pełnienia nadzoru inwestorskiego dla projektu partnerskiego realizowanego przez Gminę Niegosławice wraz z 14 Partnerami pn. Wdrożenie i rozwój e-usług w administracji samorządowej oraz podnoszenia bezpieczeństwa teleinformatycznego. Głównym celem projektu Wdrożenie i rozwój e-usług w administracji samorządowej oraz podnoszenia bezpieczeństwa teleinformatycznego, jest wzmocnienie komunikacji elektronicznej z klientami urzędu (osobami fizycznym i przedsiębiorcami) oraz dosposażenie samorządów w niezbędny do osoiągnięcia tego celu sprzęt i oprogramowanie. Szczegółowe informacje o złożonośći projektu, realizowanych w ramach niego dostaw, wdrożeniach i szkoleniach oraz wykaz elementów przypadających na poszczególnych Partnerów, zostały opisane w studium wykonalności, który stanowi jeden z załączników dokumentacji przetargowej. 2. Szczegółowa charakterystyka zadań stawianych Wykonawcy w ramach realizacji nadzoru inwestorskiego 2.1 Opracowanie i przedstawienie zamawiającemu Metodyki Zarządzania Projektem (MZP). 2.1.1 MZP musi obejmować co najmniej następujące obszary tematyczne: a. procedury wdrażania i nadzoru nad projektem, b. organizacja i sposób pracy zespołu ekspertów, c. zarządzanie komunikacją w projekcie partnerskim, d. zarządzanie ryzykiem, e. zarządzanie zmianą, f. zarządzanie jakością, w tym procedurę odbioru dostaw i usług zaplanowanych w ramach projektu, g. współpracę z Zamawiającym przy działaniach informacyjno promocyjnych, h. procedury monitorowania realizacji projektu, i. procedurę rozliczania projektu, w tym wsparcie Zamawiającego podczas przygotowania wniosków o płatność w systemie SL2014, j. wzory dokumentów stosowanych w procesie zarządzania projektem, k. harmonogram realizacji projektu i podejmowanych działań. 2.1.1. Termin opracowanie i przedstawienia Zamawiającemu przez Wykonawcę MZP to max. 14 dni od daty zawarcia umowy. 3 S t r o n a

2.1.2. Akceptacja przedłożonego Zamawiającmu MZP nastąpi w ciągu 7 dni od otrzymania dokumentu, uwagi i niezbędne modyfikacje MZP przedstawione Wykonawcy, zostaną poprawione lub uzupełnione w ciągu 7 dni od ich przedstawienia. 2.1.3. MZP zostanie zatwierdzony przez Zamawiającego wraz z akceptacją pierwszego raportu początkowego. 2.1.4. MZP musi być przygotowana w języku polskim. 2.2 Udział w przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych planowanych w ramach projektu oraz doradztwo prawne. 2.2.1 Udział przedstawiciela Wykonawcy (eksperta ds. zamówień publicznych) w pracach komisji przetargowych w postępowaniach wspólnych, koordynowanych przez Zamawiającego, 2.2.2 Doradztwo prawne na każdym etapie realizacji projektu, w tym procedur zamówień publicznych, 2.2.3 Czas reakcji na przygotowanie opinii/analiz/stanowisk, o których mowa w ppkt 2.2.2 - nie może być dłuższy niż: a. przygotowania opinii/analiz/stanowisk do 3 dni roboczych od formalnego przekazania sprawy do realizacji przez Zamawiającego osobiście lub pocztą elektroniczną. 2.2.4 W przypadku wystąpienia konieczności powtórzenia procedur przetargowych, Wykonawca zrealizuje czynności wymienione w ppkt 2.2.1 2.2.3, każdorazowo w ramach wynagrodzenia przewidzianego umową na świadczenie usługi nadzoru inwestorskiego, tzn. bez dodatkowego wynagrodzenia niezależnie od przyczyny wystąpienia takiej konieczności. 2.2.5 Wspólne postępowania przetargowe, planowane do przeprowadzenia lub będące w trakcie procedury udzielenia zaówienia publicznego przez Zamawiającego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2018, poz. 1986 z późn. zm.), są to: a. dostawa infrastruktury sprzętowej i oprogramowania narzędziowego, platformy e-usług wraz z systemami zasilającymi oraz wykonanie szkoleń, w podziale na 15 części planowany termin przeprowadzenia postępowania - I kw. 2019r., b. wykonanie sieci teleinformatycznej wraz z dostawą i uruchomieniem elementów sieci dla Gmin: Babimost, Bytnica i Krzeszyce oraz dostawa wraz z wdrożeniem: elementów sieci komputerowej dla Gmin Kolsko i Skąpe oraz sieci WLAN dla Gminy Żary o statusie miejskim - planowany termin przeprowadzenia postępowania - I kw. 2019r., c. Wykonanie 12 serwisów www oraz modernizacja jednego postępowanie w trakcie ogłoszenia. Przy kalkulowaniu wynagrodzenia za zakres określony w pkt 2.2 należy uwzględnić działania dotyczące zamówień wspólnych wymienionych w ppkt 2.2.5, koordynowanych przez Zamawiającego. 2.3 Kompleksowy nadzór techniczny nad Projektem oraz realizacją umów z wykonawcami na dostawy i usługi, w tym udział w odbiorze oraz weryfikacji poprawności i efektywności działania wdrażanych systemów informatycznych i e-usług. Zakres obejmuje: 2.3.1 Konsultacje i doradztwo techniczne w ramach projektu. 2.3.2 Współpraca z Wykonawcami dostaw i usług oraz kontrola i odbiór systemów informatycznych, oprogramowania, systemów dziedzinowych, e-usług oraz infrastruktury. 4 S t r o n a

2.3.3 Nadzór i doradztwo techniczne w zakresie prawidłowej realizacji projektu w celu zapewnienia osiągnięcia celów, poprzez koordynację wdrażania usług i dostaw oraz wdrożenie produktów objętych zakresem projektu, spełniających określone wymagania techniczne i jakościowe, w tym m.in: a. nadzór techniczny i merytoryczny nad realizacją zadań w projekcie, b. monitoring postępu prac w zakresie realizacji umów na dostawy i usługi w ramach projektu, c. kontrola jakości wykonania poszczególnych zadań w ramach projektu oraz opracowanej dokumentacji technicznej przez Wykonawców poprzez: - nadzór nad tworzoną przez Wykonawców dokumentacją techniczną (powdrożeniową), akceptacja dokumentacji powykonawczej, eksploatacyjnej i instrukcji opracowanych w ramach zamówień publicznych, - uczestniczenie w testach potwierdzających osiągnięcie wymaganych parametrów i funkcjonalności systemów, sprawdzenie i potwierdzenie usunięcia przez Wykonawcę usterek i/lub wad występujących podczas testów, - kontrola autentyczności certyfikatów, gwarancji, licencji przedstawionych Zamawiającemu przez Wykonawców dostaw i usług, d. przygotowanie i koordynacja procesu odbiorów (częściowych i końcowych) wykonanych i dostarczonych w ramach zawartych umów produktów/dostaw/usług oraz dokumentacji powdrożeniowej u każdego z Partnerów i Zamawiającego; e. kontrola zgodności dostarczonego oprogramowania z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), f. kontrola i potwierdzenie zgodności wdrożonych systemów informatycznych, e-usług i zakupionej infrastruktury z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu, warunkami określonymi w dokumentacji konkursowej RPO WL 2014-2020 do działania 2.1, w szczególności w zakresie osiągnięcia standardów WCAG 2.0 Wytyczne dla dostępności treści internetowych oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, g. nadzór nad szkoleniami w ramach zawartych przez Zamawiającego i Partnerów umów z wykonawcami dostaw i usług - ocena programu szkoleń, sposobu przeprowadzenia i uzyskanych efektów, h. pozostałe działania zapewniające prawidłową realizację i rozliczenie projektu, w tym związane z odbiorem zakresu rzeczowego projektu oraz przyjęciem do eksploatacji infrastruktury IT oraz systemów informatycznych jako całości u Lidera i Partnerów (w tym konsultacje, przygotowywanie stosowych opinii/analiz/stanowisk jeżeli będą wymagane), Przy kalkulowaniu wynagrodzenia za zakres określony w pkt 2.3 należy uwzględnić działania dotyczące nadzoru i koordynacji działań nad zakresem rzeczowym realizowanym na podstawie umów z Wykonawcami dostaw i usług zamówień wspólnych wymienionych w pkt 2.2 ppkt 2.2.5, koordynowanych przez Zamawiającego a realizowanych u każdego z Partnerów osobno. 5 S t r o n a

2.4 Monitoring oraz bieżąca kontrola finansowa połączona z analizą ryzyk, w tym przygotowywanie wniosków o płatność (częściowych i końcowego) w systemie SL2014 w terminach wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. Zakres obejmuje: 2.4.1 Bieżącą kontrolę finansową połączoną z analizą ryzyk oraz rozliczenie projektu, w tym w szczególności: a. kontrolę kwalifikowalności ponoszonych wydatków zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w związku z realizacją projektu w ramach RPO WL 2014-2020, b. identyfikację możliwych do wystąpienia zagrożeń projektu, monitoring stopnia wystąpienia poszczególnych elementów ryzyka oraz przedstawianie propozycji środków zaradczych, informowanie Zamawiającego o ryzyku zagrażającym osiągnięciu celów projektu oraz udział we wdrażaniu środków zaradczych u Zamawiającego i każdego z Partnerów, c. monitoring postępu rzeczowo - finansowego projektu, w tym weryfikację postępów w realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie, tj. harmonogramem rzeczowo finansowym, planem zamówień publicznych oraz identyfikowanie potencjalnych problemów w prawidłowej realizacji projektu wraz z rekomendacją wdrożenia odpowiednich środków zaradczych w odniesieniu do uwarunkowań wynikających z bieżącego poziomu realizacji projektu, d. analizy dotyczące możliwości osiągnięcia zakładanych wskaźników produktu i rezultatu, e. bieżącą aktualizację harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu oraz zgłaszanie Zamawiającemu ryzyka opóźnień w realizacji harmonogramu, jak również kontrola przepływów finansowych zgodnie z harmonogramem, f. wsparcie Zamawiającego w przygotowywaniu (oraz poprawianiu) wniosków o płatność (częściowych i końcowych) w systemie informatycznym SL2014, w tym bezpośrednia współpraca z Zamawiającym i Partnerami w zakresie weryfikacji poprawności wystawienia i opisania dokumentów finansowych, protokołów zdawczo odbiorczych oraz innych dokumentów i materiałów niezbędnych do rozliczenia poniesionych wydatków, g. przygotowanie propozycji wyjaśnień/odpowiedzi na pytania/wątpliwości Instytucji Zarządzającej RPO WL do ocenianych wniosków o płatność; wyjaśnień/odpowiedzi podczas kontroli przeprowadzanych przez uprawnione instytucje, w tym przygotowanie materiałów i dokumentów dla potrzeb planowanych lub prowadzonych kontroli u Zamawiającego i/lub Partnerów projektu. 2.4.2 Monitoring i sprawozdawczość Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania i dostarczania następujących raportów: a. Raport początkowy należy dostarczyć Zamawiającemu do akceptacji w wersji elektronicznej w terminie do 30 dni od daty podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia, b. Raporty miesięczne należy dostarczyć Zamawiającemu do akceptacji, w wersji elektronicznej, w terminie do 5 dni od zakończenia okresu sprawozdawczego tj. każdego miesiąca, za wyjątkiem raportu za ostatni okres realizacji projektu, który powinien być złożony w terminie nie późniejszym niż do 15 dnia tego miesiąca; c. Raport końcowy należy dostarczyć Zamawiającemu do akceptacji, w wersji elektronicznej, w terminie minimum 15 dni przed datą zakończenia realizacji projektu, określoną w umowie 6 S t r o n a

o dofinansowanie projektu lub w innym terminie wskazanym przez Zamawiającego, wynikającym z zaleceń Instytucji Zarządzającej RPO WL. 2.4.3 Raport początkowy będzie zawierać co najmniej: a. założenia projektu wynikające z umowy i wniosku o dofinansowanie projektu oraz studium wykonalności, b. aktualny stan zaawansowania realizacji projektu (zadań i umów z wykonawcami), z uwzględnieniem Lidera i poszczególnych Partnerów, na dzień zawarcia umowy z Wykonawcą, c. szczegółowy zakres rzeczowy do realizacji i nadzoru przez Wykonawcę, d. sposób realizacji zadań przez Wyknawcę, e. informacje o personelu zatrudnionym przez Wykjonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia (w tym zakres zadań i odpowiedzialności poszczególnych ekspertów kluczowych, personelu wspierającego, organizacja pracy, dyspozycyjność, itp.), f. Metodyka Zarządzania Projektem (MZP) - jako załącznik do raportu. 2.4.4 Raporty miesięczne dotyczą pełnych okresów miesięcznych, za wyjątkiem pierwszego i ostatniego raportu. Raport za pierwszy okres rozliczeniowy powinien obejmować okres od daty podpisania umowy z Wykonawcą do końca pierwszego pełnego miesiąca, natomiast raport za ostatni okres sprawozdawczy powinien obejmować okres jaki pozostał do zakończenia realizacji projektu. Raporty miesięczne będą zawierać co najmniej: a. postęp w realizacji projektu i jego zgodność z harmonogramem rzeczowo finansowym projektu w zakresie czasowym i finansowym, b. poziom zaawansowania realizacji poszczególnych zadań i umów z wykonawcami dostaw i usług, z uwzględnieniem Lidera i poszczególnych Partnerów, c. przedstawienie bieżącego zaangażowania personelu Wykonawcy, szczegółowy opis zadań, działań bieżących wykonywanych przez Wykonawcę w okresie sprawozdawczym oraz planowanych do wykonania w następnym okresie sprawozdawczym, d. informację o problemach technicznych oraz działaniach mających na celu ich przezwyciężenie, wczesne sygnalizowanie problemów, zwłaszcza gdy mogą mieć one wpływ na terminowe zakończenie projektu, e. proponowane czynności zapobiegawcze i/lub korygujące (jeśli pojawią się zagrożenia), f. monitoring wskaźników realizacji celów projektu, g. uaktualniony harmonogram realizacji projektu jeżeli poprzedni uległ dezaktualizacji. 2.4.5 Raport końcowy będzie podstawą do przygotowania wniosku o płatność końcową. Powinien zawierać co najmniej: a. stan realizacji rzeczowo finansowej projektu w stosunku do założeń projektu wynikających z umowy i wniosku o dofinansowanie projektu oraz opis przebiegu realizacji projektu, poszczególnych zadań i umów z wykonawcami (zestawienie informacji z raportów miesięcznych), z uwzględnieniem Lidera i poszczególnych Partnerów, b. informację dotyczącą osiągnięcia wskaźników celu projektu: wskaźników produktu i możliwości osiągnięcia wskaźników rezultatu, c. analizę osiągniętych produktów pod względem jakościowym oraz wymaganych parametrów i funkcjonalności infrastruktury teleinformatycznej, wdrożonych systemów informatycznych i e-usług, d. podsumowanie wszystkich zadań zrealizowanych przez Wykonawce podczas realizacji projektu, 7 S t r o n a

e. analizę wszystkich istotnych problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu jak również zastosowane działania naprawcze, 2.4.6 Forma i treść wszystkich raportów zostanie szczegółowo określona przez Wykonawcę w MZP, o której mowa w pkt 2.1. 2.4.7 Raporty wskazane w ppkt 2.4.2 należy dostarczyć Zamawiającemu do akceptacji jako wersje wstępne (w wersji elektronicznej). Zamawiający w terminie do 7 dni przekaże informację o akceptacji raportu lub wniesie uwagi, poprawa raportów przez Wykonawce nastąpi w terminie nie dłuższym niż 7 dni od otrzymania uwag. 2.4.8 Wstępnie zaakceptowany lub poprawiony raport Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do zatwierdzenia, w wersji papierowej w 3 egz. z dołączoną wersją elektroniczną (na płycie CD) w terminie do 3 dni roboczych. Każdy raport będzie istniał tylko w jednej wersji końcowej. Każdy raport musi być podpisany przez Wykonawcę lub ustanowionego Pełnomocnika i Zamawiającego. 2.4.9 Raporty zatwierdzone przez Zamawiającego, będą podstawą do podpisania w okresach kwartalnych protokołu odbioru częściowego prac. Bezusterkowy protokół odbioru częściowego prac, będzie podstawą do wystawienia faktury przez Wykonawce oraz zapłaty należnego za dany okres wynagrodzenia. 2.4.10 Wszystkie raporty oraz dokumenty przygotowane przez Wykonawcę muszą być sporządzone w języku polskim. 2.5 Wykonywanie pozostałych zadań związanych z nadzorem inwestorskim, w tym działania informacyjne, m.in.: 2.5.1 Uczestnictwo w spotkaniach przedstawicieli Partnerów, Lidera i Wykonawców pozostałych dostaw i usług, opracowywanie materiałów, opinii i analiz oraz zgłaszanie Zamawiającemu konieczności zwołania takiego spotkania. 2.5.2 Prowadzenie narad koordynacyjnych (w razie konieczności) umożliwiających zapoznanie się przedstawicieli Lidera i Parterów ze stanem realizacji projektu. Z każdej narady Wykonawca sporządzi protokół, który będzie podpisywany po jej zakończeniu przez uczestników narady. Spotkania będą organizowane w siedzibie Zamawiającego lub w siedzibach Partnerów (w pomieszczeniach udostępnianych Wykonawcy bezpłatnie). 2.5.3 Udział w kontrolach dokonywanych w siedzibie Lidera lub Partnerów przez uprawnione organy w zakresie realizacji projektu obowiązkowa obecność Kierownika zespołu ekspertów podczas kontroli projektu. 2.5.4 Opracowywanie dla Zamawiającego projektów wystąpień do Instytucji Zarządzającej RPO WL w sprawie zmian w projekcie oraz w umowie o dofinansowanie projektu. 2.5.5 Wsparcie Zamawiającego przy prowadzeniu działań informacyjnych w ramach projektu, zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO WL w zakresie prowadzenia działań informacyjno promocyjnych, w tym m.in. weryfikacja poprawności oznaczenie znakiem UE, znakiem FE, herbem województwa wszystkich wytworzonych dokumentów i materiałów związanych z realizacją projektu. 2.5.6 Wykonywanie po uzgodnieniu z Zamawiającym innych czynności/działań/zadań, nie wymienionych w OPZ i umowie z Wykonawcą, ale które będą niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu, w tym wynikające z zaleceń Instytucji Zarządzającej RPO WL. 8 S t r o n a

3. Zespół ekspertów Wykonawcy 3.1 Skład zespołu 3.1.1 Wykonawca zapewni odpowiedni personel, składający się z ekspertów w realizacji przedmiotu zamówienia. 3.1.2 Zamawiający wymaga, aby w skład zespołu ekspertów weszli co najmniej: a. Kierownik zespołu, b. Specjalista ds. prawa zamówień publicznych, c. Specjalista ds. technicznych (infrastruktury IT, systemów dziedzinowych, systemów IT), d. Specjalista ds. rozliczeń finansowych i monitoringu. 3.2 Zadania poszczególnych ekspertów 3.2.1 Kierownik zespołu osoba odpowiedzialna ze strony Wykonawcy za realizację przedmiotu umowy. Do podstawowych obowiązków Kierownika zespołu należy: a. kierowanie i organizacja pracy zespołu ekspertów, w tym ustalanie zakresu zadań dla poszczególnych ekspertów i personelu wspierającego oraz nadzór nad realizacją zadań, b. przedłożenie i uzgodnienie z Zamawiającym MZP, c. nadzór nad realizacją projektu, zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu, wytycznymi i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WL oraz z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego, d. nadzór nad wykonaniem budżetu projektu oraz zadań szczegółowych zgodnie z wnioskiem, umową i ustalonym harmonogramem rzeczowo-finansowym, e. nadzór nad kontraktowaniem zadań w ramach projektu, f. nadzór nad realizacją zadań i umów z wykonawcami oraz budżetu projektu, planowanie i sprawdzanie terminowości wykonania zadań oraz weryfikacja zgodności ich wykonywania z założeniami i celami projektu oraz harmonogramem rzeczowo finansowym, g. nadzór nad przestrzeganiem terminów sporządzania i składania raportów i wniosków o płatność, h. współpraca z Zamawiającym w prowadzonych działaniach informacyjnych, i. dokonywanie oceny stopnia wdrażania projektu, a w przypadku jakichkolwiek zagrożeń powiadomienia o tym Zamawiającego oraz przygotowanie planu działań naprawczych, j. nadzór nad prowadzeniem dokumentacji z przebiegu realizacji projektu dla potrzeb Zamawiającego, Instytucji Zarządzającej RPO WL oraz kontroli uprawnionych jednostek zewnętrznych i udział podczas audytu i kontroli projektu przez uprawnione podmioty zewnętrzne, k. podpisywanie raportów z przebiegu realizacji projektu oraz ich składanie Zamawiającemu oraz wszystkich dokumentów związanych z jego realizacją i rozliczeniem, l. organizowanie i prowadzenie narad koordynacyjnych (w razie konieczności) oraz przygotowanie protokołu z tych narad. 3.2.2 Specjalista ds. prawa zamówień publicznych osoba odpowiedzialna za realizację zakresu, o którym mowa w pkt 2 ppkt 2.2. 3.2.3 Specjalista ds. technicznych (infrastruktury IT, systemów dziedzinowych, systemów IT) osoba odpowiedzialna za kwestie techniczne, o których mowa 9 S t r o n a

w pkt 2 ppkt 2.3 dotyczące dostawy infrastruktury sprzętowej, konfiguracji i instalacji oprogramowania i wdrożenia e-usług. 3.2.4 Specjalista ds. rozliczeń finansowych i monitoringu osoba odpowiedzialna za realizację zakresu, o którym mowa w pkt 2 ppkt 2.4. 3.3 Wymagania organizacji pracy 3.3.1 Zamawiajacy oczekuje stałej komunikacji w projekcie (rozumianej jako codziennej dostępności przez środki zdalnej komunikacji (e-mail, telefon) w godzinach od 8.00 do 16.00 oraz kontakt zwrotny Wykonawcy lub jego przedstawiciela z Zamawiającym w terminie do 3 godzin od otrzymania informacji od przedstawiciela Zamawiającego lub Partnera w projekcie. 3.3.2 Zamawiający wymaga, aby członkowie zespołu ekspertów biegle posługiwali się językiem polskim, w mowie i piśmie lub komunikowali się z Liderem i Partnerami z wykorzystaniem osoby tłumacza, zaakceptowanej wcześniej przez Zamawiającego. Osoba tłumacza stanowi koszt Wykonawcy. Wszystkie dokumenty przekazane Zamawiającemu muszą być sporządzone w języku polskim. 3.3.3 Mając na uwadze dyspozycję art. 29 ust. 3a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2018, poz. 1986 z późn. zm.), Zamawiający wymaga, aby członkowie zespołu ekspertów tj. Kierownik zespołu i Specjalista ds. rozliczeń finansowych były wykonywane przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. 2018, poz. 917 z późn. zm.). 3.3.4 Organizacja pracy zespołu ekspertów, szczegółowy zakres obowiązków i kompetencji poszczególnych specjalistów, formy kontaktu oraz dane do kontaktu, godziny pracy oraz system zastępstw zostanie wskazany przez Wykonawcę w raporcie początkowym oraz w MZP, z tym że: a. od Kierownika zespołu wymaga się stałej dyspozycyjności w całym okresie realizacji przedmiotu umowy rozumianej jako: codzienna dostępności przez środki komunikacji zdalnej (e-mail, telefon) w godzinach od 8.00 do 16.00 oraz kontakt zwrotny z Zamawiającym w terminie do 3 godzin od otrzymania od przedstawiciela Zamawiającego lub Partnera w projekcie informacji o takiej potrzebie oraz prowadzenie narad koordynacyjnych, uczestnictwo w spotkaniach przedstawicieli Partnerów, Lidera i Wykonawców pozostałych dostaw i usług, pobyt na miejscu realizacji projektu podczas odbiorów prac i dostaw, kontroli projektu oraz na każde uzasadnione wezwanie Zamawiającego. b. od pozostałych ekspertów wymaga się pracy przez okres niezbędny do należytego i terminowego wykonania przedmiotu umowy przez Wykonawcę, w tym podjęcie natychmiastowej reakcji w przypadku zgłoszenia przez przedstawiciela Zamawiającego lub Partnera w projekcie takiej potrzeby oraz codziennej dostępności przez środki komunikacji zdalnej (e-mail, telefon) w godzinach od 8.00 do 16.00 oraz kontakt zwrotny z Zamawiającym w terminie do 3 godzin od otrzymania informacji o takiej potrzebie. c. na czas nieobecności któregokolwiek z członków zespołu ekspertów wynikającej z urlopu, zwolnienia lekarskiego lub innej przyczyny, Wykonawca zapewni zastępstwo innej osoby o kwalifikacjach zapewniających prawidłową realizację zadań, celem uniknięcia zwłoki w realizacji projektu. 10 S t r o n a

d. zmiany w zakresie organizacji pracy i składu zespołu ekspertów będą odnotowywane w przygotowywanych przez Wykonawcę raportach okresowych (miesięcznych i raporcie końcowym). 3.4 Warunki pracy zespołu ekspertów 3.4.1 Usługi, które Wykonawca zobowiązany jest wykonać w ramach umowy, zostaną wykonane przez osoby wskazany w ofercie. Wykonawca jest odpowiedzialny za odpowiednie kwalifikacje personelu, regularną wypłatę wynagrodzeń oraz zapewnienie odpowiednich warunków dla swojego personelu do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, w tym m.in. systemów informatycznych, baz danych do monitoringu wdrażania projektu i komunikacji oraz sprzętu teleinformatycznego (m.in. komputery, laptopy, telefony komórkowe), zakwaterowanie, transport itp. 3.4.2 Organizacja i sposób wykonywania zadań przez zespół ekspertów musi zostać szczegółowo opisany w MZP i Raporcie początkowym, który podlega akceptacji przez Zamawiającego. 4. Okres realizacji przedmiotu zamówienia Początkiem realizacji przedmiotu zamówienia jest data zawarcia umowy z Wykonawcą na świadczenie usługi nadzoru inwestorskiego. Data zakończenia przedmiotu umowy to 27 grudnia 2019r. 11 S t r o n a