SPRAWOZDANIE Z PRAC KOMISJI 1. Identyfikacja przyczyn odwołania I Nocnego Wrocław Półmaratonu. I Nocny Wrocław Półmaraton został odwołany przez Dyrektora Półmaratonu. Przyczyną odwołania Półmaratonu było niedostateczne zabezpieczenie trasy biegu, niezgodne z zatwierdzonym wcześniej projektem zabezpieczenia, stwierdzone przez funkcjonariuszy Policji oraz przedstawicieli Organizatora. 2. Ustalenie okoliczności. Inicjatorem biegu było Miasto Wrocław. Inicjatywa organizacji Półmaratonu pojawiła się na przełomie 2012/2013 roku i była odpowiedzią na potrzeby środowiska biegaczy, stanowiła naturalne dopełnienie organizacji cyklu maratonów. Organizatorem imprezy było Wrocławskie Centrum Sportu Hippiki i Rekreacji (zwane dalej WCSHiR) przy współudziale Wrocławskiego Centrum Treningowego Spartan sp. z o.o (zwane dalej Spartanem). WCSHiR było podmiotem wiodącym. Nadzór nad funkcjonowaniem WCSHiR sprawuje Dyrektor Departamentu Spraw Społecznych. 27 marca 2013 roku WCSHiR podpisało porozumienie ze Spartanem na współorganizowanie imprezy. Podmioty umówiły się co do zakresu obowiązków jakie na nich ciążą, a nadzór nad zabezpieczeniem trasy biegu miał sprawować WCSHiR. 17 czerwca 2013 roku, na wniosek Dyrektora WCSHiR Prezydent Wrocławia wydał decyzję na wykorzystanie dróg publicznych w sposób szczególny, ustanawiając jako osobę odpowiedzialną za prawidłowy przebieg i zabezpieczenie imprezy Pana Waldemara Biskupa (Dyrektora Półmaratonu). Dokumentem niezbędnym do wydania decyzji było przedstawienie m.in. projektu czasowej organizacji ruchu - planu zabezpieczenia trasy i pozytywne zaopiniowanie tego dokumentu przez Komendę Miejską Policji (KMP) we Wrocławiu. KMP nie wniosła zastrzeżeń do projektu. 28 maja 2013 roku Spartan ogłosił zamówienie publiczne na wykonanie czasowej organizacji ruchu (zabezpieczenie trasy I Nocnego Wrocław Półmaratonu). W wyniku przeprowadzonego przetargu 13 czerwca 2013 roku została podpisana umowa pomiędzy Spartanem (Zamawiającym) a TM-VIA Sp. z o.o.(wykonawcą). Nadzór nad realizacją umowy, w tym zabezpieczenie trasy biegu, miało sprawować WCSHiR. 13 czerwca 2013 1
roku została Wykonawcy przedstawiona zatwierdzona organizacja zabezpieczenia trasy. Tego samego dnia przedstawiciele WCSHiR zaproponowali przedstawicielom TM-VIA Sp. z o.o. wspólny objazd trasy, z czego Wykonawca nie skorzystał. Ustalono, że objazd trasy nastąpi przy udziale przedstawicieli stron w przeddzień Imprezy, tj. 21 czerwca 2013 roku. Objazd trasy odbył się zgodnie z planem. W jego trakcie przedstawiciele TM-VIA Sp. z o.o. nie wnieśli żadnych uwag mogących skutkować niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy. 22 czerwca 2013 roku około godziny 9:30 na Stadion Olimpijski wjechał transport Wykonawcy, w ilości dwóch samochodów ciężarowych z naczepą oraz około 5 samochodów dostawczych. Zgodnie z zawartą umową Wykonawca miał zabezpieczyć trasę w nieprzekraczalnym terminie do 22 czerwca 2013 roku do godziny 19:00. W dniu biegu osoba odpowiedzialna ze strony Organizatora za trasę Półmaratonu (Kierownik Trasy) pomiędzy 18:00 a 18:30 zgłosiła Dyrektorowi Półmaratonu oraz przedstawicielowi Wykonawcy, że na trasie I Nocnego Wrocław Półmaratonu jest niepokojąco mała ilość znaków i zabezpieczeń. Podczas kolejnego objazdu Kierownik Trasy spotkał się z koordynatorem ze strony KMP, który wskazał wiele uchybień i poinformował o możliwym braku dopuszczenia do biegu. Około godziny 19:45 Kierownik Trasy poinformował o tym fakcie Dyrektora Półmaratonu. Od tego momentu jedyny kontakt z przedstawicielem Wykonawcy miał Dyrektor Półmaratonu. Do godziny 21:30 nie uzupełniono braków w zabezpieczeniu trasy, w stopniu umożliwiającym przeprowadzenie biegu. Zgodnie z notatką Zastępcy Komendanta Straży Miejskiej w czasie realizacji zdań w dniu 22.06.2013 nikt z Organizatorów ani też z Policji nie zwracał się o wsparcie i dodatkowe służby Straży Miejskiej w celu zabezpieczenia trasy. 2
Szczegółowe informacje dot. stopnia zabezpieczenia trasy według opisu Policji. Zgodnie z informacją uzyskaną z Komendy Miejskiej Policji, o godz. 19.15 funkcjonariusze stwierdzili braki lub niezgodności oznakowania z projektem organizacji ruchu, które miały istotny wpływ na bezpieczeństwo podczas trwania Imprezy. Policja poinformowała przedstawiciela organizatora Półmaratonu (Kierownika Trasy) o pojawiających się uchybieniach i niezgodnościach zabezpieczenia organizacji ruchu w stosunku do zatwierdzonego projektu. O godz. 19:35 Policja powiadomiła o tym fakcie Dyrektora Półmaratonu, który poprosił o półgodzinną zwłokę, aby Organizator miał możliwość uzupełnienia oznakowania na trasie. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły skrzyżowań: ul. Różyckiego ul. Kochanowskiego, Al. Brüknera ul. Toruńska, Al. Brüknera - ul. Krzywoustego, ul. Kochanowskiego ul. Śniadeckich, plac Grunwaldzki ul. Grunwaldzka, Rondo Reagana - ul. Skłodowskiej-Curie, ul. Kujawska plac Wróblewskiego, ul. Kujawska - ul. Traugutta, ul. Pułaskiego ul. Kościuszki, ul. Piłsudskiego ul. Kołłątaja ul. Peronowa, ul. Piłsudskiego ul. Świdnicka, ul. Piłsudskiego ul. Sądowa ul. Grabiszyńska, plac Jana Pawła II ul. Podwale, ul. Podwale - ul. Sikorskiego, ul. Jagiełły ul. Dmowskiego, Mosty Mieszczańskie, ul. Dubois ul. Maksa Borna, ul. Dubois Pomorska, ul. Dubois ul. Drobnera, ul. Grodzka - ul. Piaskowa ul. św. Jadwigi, ul. Świętego Ducha ul. Frycza-Modrzewskiego ul. Kraińskiego, plac Dominikański, ul. Oławska ul. Podwale ul. Traugutta, ul. Traugutta ul. Krasińskiego, plac Społeczny ul. Norwida ul. Skłodowskiej Curie. O godz. 21:30 Dyrektor Półmaratonu z uwagi na brak możliwości zabezpieczenia środkami technicznymi trasy podjął decyzję o odwołaniu Półmaratonu. 3
Szczegółowe informacje dot. stopnia zabezpieczenia trasy według opisu przedstawicieli Organizatora. 1) W dniu 13 czerwca 2013 roku została Wykonawcy przedstawiona zatwierdzona organizacja zabezpieczenia trasy. Tego samego dnia przedstawiciele WCSHiR zaproponowali przedstawicielom Wykonawcy wspólny objazd trasy, z czego Wykonawca nie skorzystał. 2) W dniu 16.06.2013r. odnotowano ustawienie przez Wykonawcę na trasie biegu, w miejscach wyznaczonych zgodnie z projektem zabezpieczenia trasy i ruchu zastępczego znaków B 36 z tablicą informacyjną zakaz zatrzymywania i postoju w dniu 22.06.2013r. Wykonanie prac było bez zastrzeżeń. 3) W dniu 19 czerwca 2013r. Wydział Inżynierii Miejskiej zwrócił się do WCSHiR z nakazem zmiany treści tabliczek informacyjnych przy znakach B-36 przy Hali Targowej na ul. Św. Ducha i Kraińskiego na "Obowiązuje w dniu 22.06.2013r. od godz.16.00". Wykonawca zobowiązał się do wykonania nowych tabliczek i dokonania ich zamian. 4) W dniu 21 czerwca 2013r. w godz. od około 9.00 10.30 Kierownik Trasy wspólnie z projektantem zabezpieczeń na trasie biegu dokonali wspólnego objazdu trasy z przedstawicielami TM-VIA Sp. z o.o. Objazd miał na celu szczegółowe omówienie zabezpieczeń i rozmieszczenia. W trakcie objazdu i po nim przedstawiciele Wykonawcy nie zgłaszali żadnych uwag. 5) W dniu 22 czerwca 2013r. około godz. 9.30 na Stadion Olimpijski we Wrocławiu wjechał transport Wykonawcy w ilości 2 samochodów ciężarowych z naczepą (TIR z naczepą w pełni załadowane) oraz około 5 samochodów dostawczych. 6) W dniu 22 czerwca 2013r. Kierownik Trasy w trakcie przygotowywania punktów odżywiania na trasie I Nocnego Wrocław Półmaratonu po godz. 18.00 zauważył niepokojąco małą ilość znaków i zabezpieczenia. O swoich spostrzeżeniach powiadomił telefonicznie przedstawiciela TM-VIA Sp. z o.o. i później Dyrektora Półmaratonu. 7) W trakcie pracy około 18.30 przy ustawianiu kolejnych punktów odżywiania Kierownik Trasy zauważał kolejne braki. Reagując na zaistniałą sytuację powtórnie apelował do przedstawiciela TM-VIA Sp. z o.o. o wyjaśnienia i poinformował Dyrektora Półmaratonu o dalszych brakach i zagrożeniach. 4
8) Około godz. 19.00 Kierownik Trasy wyjechał na objazd całej trasy biegu i sprawdził czy są zabezpieczenia i oznakowania. W wyniku objazdu stwierdził m.in.: - na ul. Różyckiego (wyjazdy z bocznych ulic zabezpieczone pojedynczymi barierkami ze znakiem), - na ul. Kochanowskiego (wyjazdy z bocznych ulic zabezpieczone pojedynczymi barierkami ze znakiem), - skrzyżowanie Brucknera z Krzywoustego (całkowity brak zabezpieczenia), - Plac Grunwaldzki (śladowe ilości oznakowania i zabezpieczeń), - Plac Społeczny (całkowity brak zabezpieczeń), - ul. Kujawska, Plac Wróblewskiego (całkowity brak zabezpieczeń), - ul. Puławskiego (całkowity brak zabezpieczeń), - ul. Małachowskiego i Piłsudskiego (częściowe zabezpieczenie), - ul. Jagiełły, Mosty Dmowskiego (całkowity brak zabezpieczeń), - ul. Dubois, Drobnera (całkowity brak zabezpieczeń), - Plac Dominikański wraz z tunelem, w kierunku ul. Traugutta (całkowity brak zabezpieczeń), - Wybrzeże Wyspiańskiego, Smoluchowskiego, Norwida (wyjazdy z bocznych ulic zabezpieczone pojedynczymi barierkami ze znakiem), - Skrzyżowanie Skłodowskiej Curie Norwida (całkowity brak zabezpieczeń). 9) Chcąc wskazać konkretne braki w zabezpieczeniu Kierownik Trasy próbował kontaktować się z przedstawicielem TM-VIA Sp. z o.o., który przestał odbierać telefon od Kierownika Trasy od około godz. 19.10. 10) O dokładnych brakach Kierownik Trasy powiadomił Dyrektora Półmaratonu około godz. 19.45. Po rozmowie z przedstawicielami Policji Kierownik Trasy uzyskał informację, że przy aktualnych zabezpieczeniach Policja nie pozwoli na rozpoczęcie biegu. 11) W konsekwencji braków zabezpieczeń Policja o 20.00 nie dopuściła do startu, dając czas Organizatorom na uzupełnienie braków. 12) O godz. 21.00 w wyniku kolejnych objazdów Policja w dalszym ciągu nie dopuściła do startu dając kolejne 30 min na uzupełnienie braków. 13) Ostatecznie przedstawiciel Policji przekazał osobiście Dyrektorowi Półmaratonu decyzję o nie dopuszczeniu do biegu, w wyniku czego Dyrektor Półmaratonu o godz. 21.30 odwołał bieg. 5
14) Elementy zabezpieczenia, które Wykonawca rozstawił na trasie biegu pozostały na niej do przebiegu ostatnich zawodników, którzy nielegalnie wybiegli na trasę. 15) W dniu 28.06.2013r. wpłynął do Zamawiającego ze strony Wykonawcy protokół odbioru wykonanych robót. Nie został on jednak potwierdzony przez Kierownika Trasy i tym samym podpisany przez Zamawiającego. 6
Stanowisko Wykonawcy TM-VIA Sp. z o.o. dot. zabezpieczenia trasy. Spartan wzywał TM-VIA Sp. z o.o. do złożenia wyjaśnień w zakresie niedostatecznego zabezpieczenia trasy biegu. W przedstawionej dotychczas przez Wykonawcę korespondencji TM VIA Sp. z o.o. oświadcza, że postawiona teza o odwołaniu Imprezy z powodu niedostatecznego zabezpieczenia trasy jest błędna i nie do zaakceptowania. Zamawiający jak również Komisja odrębnymi pismami wezwali Wykonawcę do złożenia wyczerpujących i jednoznacznych informacji wyjaśniających niedostateczne zabezpieczenia trasy biegu. Do dnia sporządzenia sprawozdania nie wpłynęły wyjaśnienia TM-VIA Sp. z o.o. 3. Określenie osób odpowiedzialnych ze strony Organizatora. Pomimo wielu osób zaangażowanych w organizację I Nocnego Wrocław Półmaratonu, z uwagi na brak dokumentacji potwierdzającej delegowanie odpowiedzialności za nadzór nad realizacją poszczególnych zadań w ramach Półmaratonu oraz z uwagi na zawarte porozumienie pomiędzy WCSHiR a Spartanem, osobą, którą w chwili obecnej można wskazać, jako odpowiedzialną za zaistniałą sytuację, jest Dyrektor WCSHiR pełniący również funkcję Dyrektora Półmaratonu. Decyzją obecnie pełniącego obowiązki Dyrektora WCSHiR, odsunięty od funkcji kierowniczych został również Z-ca Dyrektora Półmaratonu, kierownik Zespołu Sportu i Rekreacji, do zadań którego należała organizacja maratonów i biegów ulicznych. Jednocześnie należy podkreślić, że prowadzone postępowanie przygotowawcze przez Komendę Miejską Policji we Wrocławiu może ujawnić inne osoby odpowiedzialne za zaniedbania przy organizacji Półmaratonu. 7
4. Opinia Komisji. Na podstawie zebranych informacji Komisja stwierdza, że realizacja zabezpieczenia trasy biegu przez TM-VIA Sp. z o.o. nie była zgodna z projektem czasowej organizacji ruchu (planem zabezpieczenia trasy) i nie zapewniała bezpieczeństwa uczestnikom Półmaratonu. Do dnia sporządzenia sprawozdania Wykonawca nie przedstawił dokumentów ani okoliczności, które mogłyby zmienić przedstawiane przez Komisję stanowisko. Komisja stwierdza że organizatorzy na organizację I Nocnego Wrocław Półmaratonu mieli wystarczającą ilość czasu. Nadzór ze strony Departamentu Spraw Społecznych był zapewniony. Podejmowane działania dotyczące monitorowania zabezpieczenia trasy obrazują nadmierne zaufanie Organizatorów względem Wykonawcy w kluczowych momentach organizacji Imprezy. W dniu 22.06.2013r. między godz. 9:30, a godz. 18:00 nikt spośród osób zaangażowanych w organizację imprezy nie zainteresował się postępem przygotowań zabezpieczenia trasy przez Wykonawcę umowy. Działania podjęte ze strony Organizatora w zakresie kontroli zabezpieczenia trasy o godz. 18:00, wydają się niewystarczające do podjęcia działań mających na celu wyegzekwowanie prawidłowej realizacji przedmiotu umowy. Czas pomiędzy wykonaniem zabezpieczenia trasy (do godz. 19.00) a rozpoczęciem Półmaratonu wynosił 1 godzinę. Tak krótki czas wydaje się niewystarczający na weryfikację wykonania zamówienia i podjęcie kroków zaradczych w przypadku jego niewykonania lub nienależytego wykonania. Równocześnie nie zidentyfikowano różnic m.in. dotyczących otoczenia warunkującego organizację dotychczasowych maratonów (pory dnia, natężenia ruchu), a organizowanego po raz pierwszy Półmaratonu i wiążących się z tym ryzyk. Zamawiający nie określił szczegółowych warunków mających na celu zweryfikowanie zdolności Wykonawcy do należytego wykonania udzielanego zamówienia publicznego. Dodatkowo stwierdzono braki dokumentów potwierdzających delegowanie zadań, uprawnień i odpowiedzialności w stosunku do wszystkich osób pełniących kluczowe role przy organizacji Półmaratonu i odbioru zabezpieczenia trasy przez Organizatora. Komisja stwierdza również nienależyty przepływ informacji i jej przekaz uczestnikom biegu znajdującym się na starcie, w zakresie pojawiających się zmian organizacyjnych, w tym zmiany harmonogramu biegu. 8
Na podstawie powyższych ustaleń Komisji, zaleca się przyszłym organizatorom półmaratonów i maratonów: zidentyfikowanie ryzyk i przygotowanie planu awaryjnego na wypadek wystąpienia ryzyka, przygotowanie planów nadzoru i monitorowania wykonania punktów krytycznych organizacji biegu, określenie szczegółowego harmonogramu prac, umożliwiającego zamawiającemu jej częściowe odbiory i reagowanie w sytuacji zagrożenia wykonania umowy, wykorzystanie wszystkich instrumentów zgodnych z prawem zamówień publicznych przy zawieraniu umów umożliwiających zabezpieczenie należytego wykonania umowy, sporządzenie dokumentacji formalizującej działania jednostek, komórek i osób zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia, przygotowanie procedury przepływu informacji oraz jej przekazu uczestnikom biegu w przypadku zmian organizacyjnych lub zmiany harmonogramu oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za zaspokajanie potrzeb uczestników biegu. Przewodniczący Komisji: Pani Anna Szarycz Wiceprezydent Wrocławia; Członkowie Komisji: 1) Pani Marta Kalicińska Dyrektor Wydziału Kontroli Urzędu Miejskiego Wrocławia, 2) Pani Ewa Ptak Radca prawny w Wydziale Prawnym Urzędu Miejskiego Wrocławia, 3) Pani Danuta Kardela Picur Radca prawny Wydziale Prawnym Urzędu Miejskiego Wrocławia, 4) Pan Robert Bednarski Koordynator Zespołu Zarządzania Projektami w Urzędzie Miejskim Wrocławia, 5) Pani Marta Majchrzak Koordynator projektu w Wydziale Zdrowia i Spraw Społecznych w Urzędzie Miejskim Wrocławia. Wrocław, 10.07.2013 r. 9