Regulamin Inkubatora dla Organizacji Pozarządowych działających w sferze kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego Preambuła: Misją Inkubatora dla Organizacji Pozarządowych działających w sferze kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego (Inkubatora Kultury), a zarazem jego celem głównym jest tworzenie sprzyjających warunków do powstania i rozwoju organizacji pozarządowych i inicjatyw obywatelskich w sferze kultury. W Inkubatorze Kultury młode organizacje i działacze kulturalni będą mogli liczyć na wsparcie infrastrukturalne, marketingowe, doradcze, szkoleniowe oraz uzyskać pomoc w nawiązywaniu kontaktów w pierwszym, najtrudniejszym okresie istnienia. W tym celu jednym z działań Inkubatora Kultury jest udostępnianie urządzeń biurowych, powierzchni biurowych oraz wynajem składników majątku, które ma w swoim posiadaniu. 1. Ilekroć w Regulaminie mowa o: ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1) Inkubatorze Kultury należy przez to rozumieć Inkubator dla Organizacji Pozarządowych działających w sferze kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego nazywany będzie w skrócie Inkubatorem Kultury. 2) Udostępniającym należy przez to rozumieć organizację pozarządową zarządzającą i realizującą zadanie prowadzenia Inkubatora Kultury tj. Stowarzyszenie Media Dizajn. 3) Składnikach majątku należy przez to rozumieć pomieszczenia w budynku należącym do Inkubatora Kultury przy w Szczecinie oraz majątek ruchomy Udostępniającego. 4) Korzystającym należy przez to rozumieć organizację pozarządową, grupę nieformalną, osobę fizyczną (aktywnego obywatela), która zawarła z Udostępniającym umowę udostępnienia/wynajmu składników majątku i która ma w związku z tym obowiązek podpisania oświadczenia o zobowiązaniu się do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu 5) Koordynatorze należy przez to rozumieć pracownika Udostępniającego, wykonującego czynności związanych z udostępnianiem/wynajmem składników majątku.
ROZDZIAŁ II KOORDYNATOR 2 1. Czynności związane z udostępnianiem/wynajmem składników majątku wykonuje w imieniu Udostępniającego Koordynator. 2. Do zadań Koordynatora należy: 1) przyjmowanie wniosków kierowanych do Udostępniającego o udostępnienie/ wynajem składników majątku, 2) gromadzenie dokumentów oraz danych do umowy udostępnienia/wynajmu składników majątku, 3) przedstawianie Udostępniającemu wniosków w sprawie zawarcia, rozwiązania, wypowiedzenia i wykonywania umów udostępnienia/wynajmu składników majątku, 4) prowadzenie rejestru organizacji korzystających ze wsparcia Inkubatora Kultury i koordynowanie terminów udostępniania/wynajmu składników majątku, 5) bieżący nadzór nad stanem udostępnionych/wynajętych składników majątku, 6) bieżący nadzór nad wykonywaniem przez Korzystających wszelkich postanowień umownych i obowiązków wskazanych w niniejszym Regulaminie, 7) podejmowanie bieżących decyzji technicznych dotyczących sposobu korzystania z udostępnionych/wynajętych składników majątku, 8) wydawanie osobom korzystającym z udostępnionych/wynajętych składników majątku poleceń nakazujących określony sposób zachowania się, rozstrzyganie sporów pomiędzy Korzystającymi. 3. Koordynator, uzyskując informację o potrzebie i możliwości zawarcia umowy udostępnienia/najmu składników majątku, zobowiązany jest do wszczęcia procedury zmierzającej do podpisania umowy. 4. Koordynator sporządza umowę wraz z załącznikami i doprowadza do jej podpisania. 5. W przypadku konieczności modyfikacji wzoru umowy Koordynator poddaje umowę sprawdzeniu pod względem formalno-prawnym radcy prawnemu. 6. Umowa po podpisaniu przez obie strony wykonywana jest pod nadzorem Koordynatora. 7. Koordynator ma prawo dokonywania bieżącej kontroli sposobu wykorzystania udostępnionych/wynajętych składników majątku przez Korzystającego, a po zakończeniu korzystania - kontroli stanu zdawanych składników majątku. ROZDZIAŁ III ZASADY UDOSTĘPNIANIA SKŁADNIKÓW MAJĄTKU INKUBATORA KULTURY 3 Inkubator Kultury ma swoją siedzibę w budynku posadowionym przy w Szczecinie, w którym na szczególnych zasadach, regulowanych niniejszym Regulaminem, udostępniane/wynajmowane są Korzystającym składniki majątku na cele działalności pożytku publicznego, z wyłączeniem możliwości prowadzenia działalności gospodarczej przy wykorzystaniu składników Inkubatora i w budynku. 4 W ramach wsparcia infrastrukturalnego Inkubator Kultury oferuje następujące usługi: 1) udostępnienie adresu korespondencyjnego (nieodpłatne), 2) wynajem biurka w systemie open space (odpłatne),
3) wynajem pomieszczenia na spotkanie/szkolenie/wydarzenie kulturalne (sala kominkowa, sala kinowa, sala tarasowa odpłatnie), 4) wynajem pomieszczenia na biuro/siedzibę (odpłatnie). 5 Decyzje w sprawie wyrażenia lub nie wyrażenia zgody na udostępnienie/wynajem składników majątku, o których mowa w 4 pkt. 1,2,3 podejmuje Koordynator. 6 1. Nieodpłatne udostępnianie adresu korespondencyjnego odbywa się na podstawie Wniosku o udostępnienie składników majątku, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego 2. W przypadku, gdy ubiegającym się o wynajem składników majątku jest grupa z wnioskiem o udostępnienie składników majątku występuje jej lider. 7 1. Odpłatny wynajem biurka w systemie open space odbywa się na podstawie Wniosku o wynajem pomieszczeń na siedzibę/biuro, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego 2. Korzystający z pomieszczeń odpowiadają za udostępnione wyposażenie lokalu. 3. Poza czynszem Korzystający będzie regulował opłaty za sprzątanie i konserwację powierzchni wspólnych Inkubatora Kultury ryczałtowo. 4. W przypadku, gdy ubiegającym się o wynajem składników majątku jest grupa z wnioskiem o wynajem składników majątku występuje jej lider, który dołącza do wniosku oświadczenie stanowiące Załącznik nr 5 do niniejszego 8 1. Wynajem pomieszczeń na spotkanie/szkolenie/wydarzenie kulturalne odbywa się na podstawie zgłoszenia chęci wynajmu Koordynatorowi osobiście, telefonicznie lub e- mailowo. 2. Jeśli wynajem pomieszczenia nie jest możliwy we wnioskowanym terminie, Koordynator wspólnie z Korzystającym ustalają inny termin najmu. 3. Strony mogą wypowiedzieć umowę w każdym czasie, jednak w przypadku wypowiedzenia umowy w czasie krótszym niż 5 dni roboczych przed uzgodnionym terminem, wypowiadający umowę zobowiązany jest zapłacić drugiej stronie karę umowną w wysokości 80% ustalonej stawki. 4. Korzystający z pomieszczeń odpowiadają za udostępnione wyposażenie pomieszczenia. 5. W przypadku, gdy ubiegającym się o wynajem składników majątku jest grupa z wnioskiem o wynajem składników majątku występuje jej lider, który także podpisuje umowę wynajmu pomieszczeń stanowiącą załącznik nr 3 oraz oświadczenie stanowiące załącznik nr 5 do niniejszego 9 1. Wynajem pomieszczenia na biuro/siedzibę odbywa się na podstawie Wniosku o najem pomieszczenia na siedzibę/biuro, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego
2. Wniosek rozpatrywany jest przez Koordynatora na podstawie opinii wydanej przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecina tj. Biuro ds. Organizacji Pozarządowych oraz Wydział Kultury, które wydają ją w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku, dostarczonego przez Koordynatora. 3. Wniosek rozpatrywany jest przez Koordynatora w terminie 10 dni od otrzymania opinii Biura ds. Organizacji Pozarządowych oraz Wydziału Kultury UM Szczecin. 4. Do wniosku należy dołączyć: 1) plan działań Korzystającego na kolejne 12 miesięcy (za szczególnym uwzględnieniem działań kulturalnych skierowanych do mieszkańców miasta, gotowości do pozyskiwania środków zewnętrznych, możliwego stopnia wykorzystywania otrzymanego pomieszczenia oraz planu działań z zakresu usamodzielnienia się po okresie inkubacji), 2) sprawozdanie z dotychczasowych działań Korzystającego, a w przypadku grup formalnych, tj. stowarzyszeń, fundacji, itp.: 3) oświadczenie o braku innego lokalu, 4) oświadczenie o możliwości prowadzenia lub braku możliwości prowadzenia działalności odpłatnej pożytku publicznego/działalności gospodarczej. 5. W przypadku, gdy ubiegającym się o wynajem składników majątku jest grupa z wnioskiem o najem składników majątku występuje jej lider, który także podpisuje umowę najmu pomieszczeń na siedzibę/biuro stanowiącą załącznik nr 4 oraz oświadczenie stanowiące załącznik nr 5 do niniejszego 6. Pomieszczenia przyznawane są przez Koordynatora zgodnie ze stanem ich wykorzystania. 7. W przypadku odrzucenia wniosku lub wyczerpania się dostępnych w ramach Inkubatora Kultury pomieszczeń, Korzystający może złożyć wniosek o wsparcie wymienione w 6 i 7. O przyznaniu wsparcia o którym mowa w 6 i 7 decyduje Koordynator. Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 14 dni od daty złożenia. 8. W przypadku wydania zgody na wynajem pomieszczenia, strony podpisują umowę najmu, stanowiącą załącznik nr 4 do niniejszego 9. Wysokość czynszu ustalona jest wg preferencyjnej stawki 3,00 zł m 2 + VAT. Poza czynszem Korzystający będzie regulował opłaty za sprzątanie i konserwację powierzchni wspólnych Inkubatora Kultury ustalonych w formie ryczałtu. 10. Okres wynajmu pomieszczenia w Inkubatorze Kultury nie może trwać dłużej niż 30 miesięcy. 11. Korzystający, który zawarł umowę najmu lokalu, ma obowiązek składać Koordynatorowi pisemne sprawozdanie z prowadzonej działalności co sześć miesięcy licząc od daty podpisania umowy. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 8 do niniejszego ROZDZIAŁ IV UPRAWNIENIA I OBOWIĄZKI KORZYSTAJĄCYCH 10 1. Korzystający ma prawo do: 1) korzystania ze składników majątku Udostępniającego zgodnie z umową, 2) korzystania ze wszystkich pomieszczeń i urządzeń Udostępniającego przeznaczonych do ogólnego użytku.
11 1. Korzystający zobowiązany jest w szczególności do: 1) korzystania z poszanowaniem zasad gospodarności z ogólnodostępnych urządzeń Udostępniającego w ramach Inkubatora Kultury. 2) dbania o dobry stan udostępnionych składników majątku, 3) należytego zabezpieczenia składników majątku po zakończeniu ich używania oraz zdania ich w stanie uporządkowanym i niepogorszonym, 4) wykorzystywania składników majątku jedynie dla realizacji celu wskazanego w umowie, 5) rozsądnej i oszczędnej gospodarki ogólnodostępnymi mediami (woda, prąd), 6) informowania Koordynatora o wszelkich nieprawidłowościach stwierdzonych w udostępnionych składnikach majątku, w szczególności: defektach technicznych, niesprawności, stwierdzonych pogorszeniach stanu technicznego, 7) przestrzegania przepisów właściwych dla obiektów użyteczności publicznej, w szczególności ogólnej instrukcji BHP i PPOŻ, 8) przestrzegania przepisów porządkowych, o których mowa w Regulaminie (Rozdział V), 9) egzekwowania, również od osób trzecich, przepisów porządkowych (Rozdział V), 10) stosowania się do zaleceń Koordynatora. 2. Wszelkie remonty i ulepszenia wprowadzane przez Korzystającego w Inkubatorze Kultury muszą być konsultowane z Koordynatorem i mogą być wprowadzone po uzyskaniu pisemnej zgody Koordynatora. 3. Korzystający jest zobowiązany do informowania w swojej działalności o fakcie korzystania z usług Inkubatora Kultury poprzez zamieszczania logotypu Inkubatora na materiałach promocyjnych. 4. Korzystający ma obowiązek złożyć Koordynatorowi pisemne sprawozdanie z prowadzonej działalności co sześć miesięcy licząc od daty podpisania umowy. 12 Jakiekolwiek szkody powstałe przy korzystaniu i z winy Korzystającego ze składników majątku będą usuwane na koszt Korzystającego. 13 Korzystający z pomieszczenia traci prawo do użytkowania pomieszczenia jeżeli: 1) umowa wynajmu została rozwiązana, 2) upłynął czas, na jaki przydzielono mu miejsce w Inkubatorze Kultury, 3) oświadczył, że rezygnuje z prawa do korzystania z pomieszczenia w Inkubatorze Kultury, 4) zalega z zapłatą za wynajem i inne obciążenia za okres 2 miesięcy, 5) nie zakwaterował się w Inkubatorze Kultury w terminie 14 dni od daty podpisania umowy wynajmu, chyba że zachodziły przyczyny uzasadniające zwłokę i zostało to zgłoszone Koordynatorowi, 6) prowadzi działalność sprzeczną z misją Inkubatora Kultury, 7) prowadzi działalność gospodarczą, 8) posiada inną siedzibę. 14 1. Udostępniający nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy oraz przedmioty wartościowe pozostawione przez Korzystającego na terenie Inkubatora Kultury.
2. Korzystającemu nie wolno korzystać ze składników majątku niewymienionych w umowie. 3. Udostępniający nie ponosi odpowiedzialności z tytułu następstw nieszczęśliwych wypadków w trakcie korzystania z udostępnionych składników majątku. ROZDZIAŁ V PRZEPISY PORZĄDKOWE 15 1. Na terenie Inkubatora Kultury zabrania się w szczególności: 1) udostępniania kluczy do pomieszczeń osobom trzecim, 2) przerabiania i zmieniania zamków drzwiowych bez zgody Koordynatora, 3) używania urządzeń emitujących dźwięki przekraczające dopuszczalne normy, 4) spożywania alkoholu oraz palenia tytoniu, 5) zażywania środków odurzających, 6) umieszczania znaków i napisów w dowolnych miejscach w obiektach i na terenie bez zgody Koordynatora, 7) instalowania oprogramowania przyniesionego z zewnątrz na sprzęcie Udostępniającego, 8) zmieniania ustawień sprzętu Udostępniającego, 9) dokonywania napraw, konfiguracji sprzętu, odłączania urządzeń zewnętrznych sprzętu Udostępniającego, 10) prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Inkubatora Kultury. 2. Zabrania się wynoszenia sprzętów i przedmiotów będących własnością Udostępniającego poza teren nieruchomości Udostępniającego, chyba że podpisany został protokół zdawczo-odbiorczy, w którym Udostępniający wyraża zgodę na wykorzystanie tych składników majątku poza siedzibą Udostępniającego, 3. Korzystający nie ma prawa odstępowania udostępnionych/wynajętych składników majątku innym osobom lub podmiotom. ROZDZIAŁ VI POSTANOWIENIA KOŃCOWE 16 W przypadku niezgodności pomiędzy zapisami niniejszego Regulaminu a treścią zawartej umowy strony związane są treścią umowy. 17 Załącznikami do niniejszego Regulaminu są: 1. Wniosek o udostępnienie składników majątku 2. Wniosek o najem pomieszczeń na siedzibę/biuro 3. Umowa najmu pomieszczeń 4. Umowa najmu pomieszczeń na siedzibę/biuro 5. Oświadczenie o upoważnieniu do reprezentowania Korzystającego 6. Oświadczenie o braku innego lokalu 7. Oświadczenie o prowadzeniu/nieprowadzeniu odpłatnej działalności pożytku publicznego lub działalności gospodarczej 8. Sprawozdanie z prowadzonej działalności