WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV.431.14.2014 Kraków, 10. LIS. 2014 Szanowny Pan Kazimierz Siedlarz Wójt Gminy Kamionka Wielka 33-334 Kamionka Wielka 5 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w dniach 8-9 września 2014 r. w Urzędzie Gminy Kamionka Wielka, 33-334 Kamionka Wielka 5, przeprowadzona została kontrola w zakresie: Ewidencja ludności i dowody osobiste część merytoryczna przez pana Dariusza Okońskiego, starszego inspektora wojewódzkiego w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców (upoważnienie z 22 lipca 2014 r., znak: WO-IV.0030.51.2014); część finansowa udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tego tytułu oraz terminowość ich przekazywania - przez panią Barbarę Cabałę, starszego operatora urządzeń przygotowania danych w Oddziale Organizacji i Kontroli (upoważnienie z 22 lipca 2014 r., znak: WO- IV.0030.53.2014); kontrola finansowa przeprowadzona została poza siedzibą kontrolowanej jednostki w oparciu o uwierzytelnione kopie dokumentów finansowo-księgowych. Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. Weryfikacja informacji o liczbie spraw dotyczących realizacji zadań zleconych (ewidencja ludności, rejestracja stanu cywilnego, zmiana imion i nazwisk) w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. przez pana Dariusza Okońskiego (upoważnienie jak wyżej) oraz panią Alicję Janas, starszego inspektora wojewódzkiego (upoważnienie z dnia 22 lipca 2014 r., znak: WO-IV.0030.52.2014) W wyniku przeprowadzonej kontroli kontrolowaną działalność oceniono pozytywnie z uchybieniami. Powyższej oceny dokonano na podstawie następujących ustaleń: 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22* tel. 12 39 21 834 * fax 12 422 30 19 http://www.malopolska.uw.gov.pl
1. Ewidencja ludności i dowody osobiste (część merytoryczna) Sprawy z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych w okresie objętym kontrolą prowadziła pani Stanisława Ziobrowska - inspektor. Wymienioną osobę w czasie nieobecności zastępowała pani Halina Malczak Kierownik USC. Kontrola wykazała pozytywną z uchybieniami realizację przez Urząd Gminy Kamionka Wielka (zwany dalej Urzędem) zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Ewidencja ludności oraz ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzone były w formie i na zasadach określonych w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, tj. ewidencja ludności w systemie teleinformatycznym, a ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w formie elektronicznej. Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych dla Gminy Kamionka Wielka zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, odbywał się prawidłowo. Zdarzenia wynikające z ruchu ludności, a także ze zmiany danych osobowych wprowadzane były do zbiorów meldunkowych. Zastosowany przez Urząd program teleinformatyczny firmy KORELACJA do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wszystkie wymagania w zakresie gromadzenia danych określonych w przepisie art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W trakcie kontroli, kontrolujący otrzymał informację, że w dniu 31 grudnia 2013 roku na terenie Gminy Kamionka Wielka zameldowanych było 10084 stałych mieszkańców, w tym 1 cudzoziemiec oraz 116 osób na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące, w tym 4 cudzoziemców. W okresie objętym kontrolą przyjęto w Urzędzie: 313 zgłoszeń pobytu stałego, 81 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego oraz 45 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. Z urzędów stanu cywilnego wpłynęło: 145 odpisów skróconych aktu urodzenia, 118 odpisów skróconych aktu małżeństwa, 5 odpisów skróconych aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie oraz 71 odpisów skróconych aktu zgonu. W 145 przypadkach kontrolowany Urząd zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych o nadanie numeru PESEL (lub jego wymianę) i wszystkie czynności w powyższym zakresie zostały prawidłowo dokonane. Powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji zbioru meldunkowego prowadzonego w kontrolowanym Urzędzie, wojewódzkiego zbioru meldunkowego prowadzonego przez wojewodę oraz zbioru PESEL. Aktualizacji dokonywano również w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach dowodowych wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475). Osoby zgłaszające pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności, a przyjęte w Urzędzie formularze meldunkowe zawierały wszystkie dane wymagane przepisem art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wyrywkowo wytypowane do kontroli zgłoszenia meldunkowe, tj. zgłoszenia pobytu stałego (przyjęte w dniach: 2
15.10.2013 r., 31.10.2013 r., 07.11.2013 r.), zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego (przyjęte w dniach: 02.09.2013 r., 25.09.2013 r.), zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące (przyjęte pomiędzy 03.01.2013 r. a 23.01.2013 r.). Dokonując kontroli zgłoszeń pobytu stałego (przyjętych w dniach: 08.05.2013 r., 14.06.2013 r., 19.09.2013 r., 08.11.2013 r.,) stwierdzono, iż kontrolowany Urząd nie zawiadamiał właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu w terminie trzech dni od dnia dopełnienia obowiązku meldunkowego, czym naruszono przepis 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480). W okresie objętym kontrolą Urząd po wprowadzeniu danych do gminnego zbioru meldunkowego, przekazywał wojewodzie dane ze zbiorów danych w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zmianie tych danych, czyli zgodnie z dyspozycją przepisu 3 ust. 1 w związku z 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r. poz. 1480). Kontrolując wydawanie zaświadczeń w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych stwierdzono, że Urząd na wniosek zainteresowanej osoby prawidłowo wydawał zaświadczenia w oparciu o posiadane zbiory meldunkowe oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Dla powyższych spraw w Urzędzie została założona teczka aktowa SO.5344.1 Poświadczenia zameldowania na pobyt stały lub czasowy W kontrolowanym okresie w Urzędzie wydano 253 zaświadczenia. Wydawanie zaświadczeń odbywało się w sposób prawidłowy. Poświadczenia zameldowania wydawane były w dniu złożenia podania, w sytuacji gdy wydanie poświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej do wniosku dołączany był dowód zapłaty, natomiast gdy o wydanie zaświadczenia występowała osoba trzecia, do wniosku dołączano stosowne pełnomocnictwo, również dowód zapłaty. Powyższych ustaleń dokonano kontrolując losowo wybrane sprawy o numerach: SO.5344.1.134.2013-SO.5344.1.137.2013 oraz SO.5344.1.148.2013- SO.5344.1.152.2013. Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą, zostały zarejestrowane w teczce aktowe SO.5345 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności i dowodów osobistych. W spisie spraw dla przedmiotowej teczki zostało zarejestrowanych 111 wniosków (w tym 8 wniosków podlegających opłacie), które rozpatrzono bez zbędnej zwłoki. O udostępnienie danych, w oparciu o złożony wniosek, najczęściej występowali: sądy, komornicy sądowi. W sytuacji, gdy Urząd nie był właściwy do załatwienia sprawy, wniosek przekazywany był do organu właściwego. Zawiadomienie o przekazaniu wniosku, zgodnie z dyspozycją przepisu art. 65 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.) zwanej dalej k.p.a., zawierało uzasadnienie sprawa SO.5345.29.2013. Kontroli poddano losowo wytypowanych do kontroli sprawy o numerach: SO.5345.15.2013, SO.5345.55.2013, SO.5345.101.2013, SO.5345.107.2013, SO.5345.111.2013. Stwierdzono, iż nieodpłatnie dane udostępniane były wyłącznie podmiotom wskazanym w art. 44h ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w szczególności: organom administracji publicznej, organom państwowym i instytucjom publicznym w celu realizacji ich zadań ustawowych, a odpłatnie udostępniano dane podmiotom wskazanym w art. 44h ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, między innymi: bankom, wspólnocie mieszkaniowej, spółce 3
Tauron. Kontrolowane wnioski zostały załatwione prawidłowo. Dowody opłat za udostępnienie danych osobowych dołączone były do wniosku. Informacje dotyczące danych osobowych udzielane były terminowo. Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, że wytypowane do kontroli: zgłoszenia pobytu stałego (przyjęte w dniach: 15.10.2013 r., 31.10.2013 r., 07.11.2013 r.), zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego (przyjęte w dniach: 02.09.2013 r., 25.09.2013 r.), zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące (przyjęte pomiędzy 03.01.2013 r. a 23.01.2013 r.) - zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267), zwanej dalej k.p.a., ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminu załatwienia sprawy, uprawnień strony w postępowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). W okresie objętym kontrolą Wójt Gminy Kamionka Wielka 6 postępowań zakończył poprzez wydanie decyzji administracyjnej. Wydano 2 decyzje o wymeldowaniu i 4 decyzje o umorzeniu postępowania. Kontroli poddano postępowania meldunkowe o numerach: SO.5343.6.1.2013, SO.5343.6.2.2013, SO.5343.6.3.2013, SO.5343.6.6.2013 SO.5343.6.9.2013. Sprawa o sygnaturze akt: SO.5343.6.6.2013 została prawidłowo rozstrzygnięta w trybie przepisu art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu osoby objętej wnioskiem. Jednakże w treści uzasadnienia decyzji przytoczono przepis art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w nieaktualnym brzmieniu. Po udzieleniu pracownikowi instruktażu, odstąpiono od wydawania zaleceń w tym zakresie. W sprawach o sygn. akt: SO.5343.6.1.2013, SO.5343.6.2.2013, SO.5343.6.3.2013, SO.5343.6.9.2013, zasadnie umorzono postępowanie z uwagi na fakt, iż strony same wymeldowały się z miejsca pobytu stałego, nie mniej jednak w uzasadnieniu decyzji nie przytoczono treści art. 105 1 k.p.a. - czym naruszono przepis art. 107 3 k.p.a. Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Urząd dysponował 1 zestawem komputerowym do realizacji dowodów osobistych. Kartę dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie w Urzędzie przyjęto 965 wniosków o wydanie dowodu osobistego. Organizacja pracy na stanowiskach dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy Kamionka Wielka, którzy ubiegali się o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego porównywane były z danymi znajdującymi się w zbiorze meldunkowym kontrolowanego Urzędu oraz z danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie tego dokumentu przez osobę wnioskującą 4
było niezbędne. Po takiej weryfikacji dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o wydanie dowodu osobistego o numerze formularza: E 8545973, E 8545974, E 8545975, E 8545976, E 8545977, E 8545987, E 8545988, E 8545989. Powodem złożenia przedmiotowych wniosków było między innymi: upływ terminu ważności, zmiana danych oraz wydanie pierwszego dowodu osobistego. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały przyjęte w sposób prawidłowy. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego unieważnieniu w sposób określony w przepisie 33 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384) zwracany był wnioskodawcy. Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Kontrolując wytypowane do kontroli koperty dowodowe o serii i numerze dowodu osobistego: AWD 290457, AWD 590458, AWD 690455, AWD 890459, AWD 990456, AWE 147783, AWE 247986, AWE 971294, pod względem ich kompletności, a także prawidłowości wydawania dowodów osobistych stwierdzono, że dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna, a dowody osobiste zostały wydane prawidłowo. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Kamionka Wielka zbiorze meldunkowym wyżej wskazanych dowodów osobistych stwierdzając, że wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru w sposób prawidłowy. Koperty dowodowe, zgodnie z przepisem 24 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1475) oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, datą urodzenia, numerem PESEL, imieniem ojca oraz serią i numerem dowodu osobistego. Wezwanie o kopertę dowodową umieszczano prawidłowo w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty, czyli jak stanowi przepis 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych. Kontrolujący ustalił, że w okresie objętym kontrolą Urząd na żądanie otrzymał z innych urzędów gmin w celu połączenia dokumentacji 75 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 44 koperty dowodowe. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zgłoszono 11 utrat dowodu osobistego. Osobom, które zawiadomiły o utracie dowodu osobistego, zgodnie z przepisem 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty - wydano zaświadczenie. Urząd prawidłowo aktualizował dokumentację dowodową w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przekazywane przez urzędy stanu cywilnego wraz z zawiadomieniem o zgonie, wydanym zgodnie z przepisem 32 ust. 3 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty, były unieważniane w Systemu Obsługi Obywatela lub kasowane w ewidencji kartotecznej. Skasowany dowód osobisty wraz z zawiadomieniem przechowywany był w kopercie dowodowej ( 32 ust. 8 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów 5
z dnia 6 lutego 2009 r.). W przypadku, gdy kierownik urzędu stanu cywilnego zwracał skasowany dowód osobisty zgłaszającemu zgon na podstawie otrzymanego z urzędu stanu cywilnego zawiadomienia unieważniano w SOO dowód osobisty osoby zmarłej zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, tj. z dniem zgonu jego posiadacza, a zawiadomienie to przechowywane było w kopercie dowodowej. W oparciu o skontrolowane koperty dowodowe osób zmarłych, o serii i numerze dowodu osobistego: AKR 164848, AKM 546032, AED 382253, ANS 117183, stwierdzono, że wszystkie czynności dotyczące unieważniania dowodów osobistych osób zmarłych wykonane zostały prawidłowo zarówno w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, jak i w prowadzonym zbiorze meldunkowym. Formularze do wydania dowodów osobistych jako druki ścisłego zarachowania, dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkańcom Gminy Kamionka Wielka oraz karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w szafie pancernej. 2. Ewidencja ludności i dowody osobiste (część finansowa) Dane osobowe z gminnych zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się w oparciu o przepisy rozdziału 8b ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (jt. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.), dalej: ustawa o ewidencji ludności. W myśl art. 44h ust. 3 ustawy o ewidencji ludności, dane jednostkowe ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu złożonego w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych pobiera się opłaty. Zgodne z art. 44h ust. 11 ustawy o ewidencji ludności opłaty te stanowią dochód budżetu państwa. Zgodnie z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. Nr 207, poz. 1298) opłata w przypadku udostępnienia danych na wniosek złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej wynosi 31,00 zł. Kontrola wykazała, że dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych były udostępnione odpłatnie podmiotom wskazanym w art. 44h ust. 2 ustawy o ewidencji ludności tj.: Fast Finance S.A. z siedzibą: ul. Wołowska 20, 51-116 Wrocław; BRE Bank S.A. z siedzibą: ul. Senatorska 18, 00-950 Warszawa; TAURON Sprzedaż Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Łagiewnicka 60, 30-417 Kraków; Credit Agricole Bank Polska S.A. z siedzibą: Pl. Orląt Lwowskich 1, 53-605 Wrocław; Wspólnota Mieszkaniowa z siedzibą: ul. Kazimierza Wielkiego 23 i ul. Broniewskiego 18, 33-300 Nowy Sącz oraz Kancelaria Prawno-Finansowa MAAT z siedzibą: ul. Zygmuntowska 9, 35-959 Rzeszów. 6
Opłaty za udostępnianie danych osobowych wnoszono na rachunek bankowy Gminy Kamionka Wielka nr 65 2030 0045 1110 0000 0207 8130. Z dokumentacji księgowej wynika, że w okresie objętym kontrolą Gmina z tytułu udostępniania danych osobowych, uzyskała dochody w łącznej wysokości 248,00 zł. Z tego tytułu odprowadzono na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie dochody w kwocie 235,60 zł. Natomiast dochód Gminy wyniósł kwotę 12,40 zł i stanowił 5% dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu Gminy w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, co jest zgodne z art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 80, poz. 526 z późn. zm.). Kontrola wykazała, że dochody Gminy zostały ujęte w rocznym sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2013 w dziale 750 Administracja publiczna, rozdziale 75011 Urzędy wojewódzkie, 2360 Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami. Kontrolą objęto terminowość przekazywania dochodów należnych budżetowi państwa z tytułu udostępniania danych osobowych na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Na podstawie zapisów w ewidencji księgowej i dowodów źródłowych stwierdzono, że dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, pomniejszone o określone w odrębnych ustawach dochody budżetowe przysługujące jednostce samorządu terytorialnego z tytułu wykonywania tych zadań, odprowadzono w dwóch przypadkach z opóźnieniem. Zgodnie bowiem z postanowieniami art. 255 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), dalej: ustawa o finansach publicznych dochody winny być przekazywane na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej, według stanu środków określonego na: 1. 10 dzień miesiąca w terminie do 15 dnia danego miesiąca, 2. 20 dzień miesiąca w terminie do 25 dnia danego miesiąca, 3. do dnia 8 stycznia roku następnego po roku budżetowym pobrane do 31 grudnia i nieprzekazane w terminach, opisanych powyżej. W toku kontroli ustalono, że dochody z tytułu opłat za udostępnienie danych osobowych uzyskane: w okresie od 21 marca do 10 kwietnia 2013 r. odprowadzono na rachunek budżetu państwa w kwocie 29,45 zł, dnia 17 kwietnia 2013 r. podczas, gdy powinny zostać przekazane do dnia 15 kwietnia 2013 r. - opóźnienie wyniosło 2 dni, w okresie od 21 października do 10 listopada 2013 r. odprowadzono na rachunek budżetu państwa w kwocie 58,90 zł, dnia 19 listopada 2013 r. podczas, gdy powinny zostać przekazane do dnia 15 listopada 2013 r. opóźnienie wyniosło 4 dni (z uwzględnieniem dni wolnych od pracy). Uzyskane dochody zostały prawidłowo ujęte w kwartalnym sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2013 w dziale 750 Administracja publiczna, rozdziale 75011 Urzędy wojewódzkie, 0690 Wpływy z różnych opłat. Dochody 7
budżetowe ujęte w rocznym sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów były zgodne z prowadzoną ewidencją księgową. 3. Weryfikacja liczby załatwionych spraw Podczas kontroli dokonano weryfikacji liczby spraw prowadzonych w 2013 roku dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej zadeklarowanych przez Gminę Kamionka Wielka. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowiącej załącznik do niniejszego wystąpienia pokontrolnego. W wyniku weryfikacji dokonano następujących ustaleń. Urząd Stanu Cywilnego Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielała Pani Halina Malczak, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. W wyniku kontroli stwierdzono rozbieżności w części USC w pozycji 3 liczba wydanych ogółem odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojęzycznych): zadeklarowano wydanie 260 odpisów, a w trakcie kontroli stwierdzono wydanie 255 odpisów. Ustalenia oparto na podstawie dokumentacji z teczki aktowej USC.5362 Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego. Przyczyną rozbieżności między zadeklarowaną liczbą spraw a liczbą ustaloną w trakcie kontroli był błąd rachunkowy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Wyjaśnienia Kierownika USC przyjęto do protokołu [dowód: akta kontroli str. 27-28]. Pozostałe dane statystyczne były zgodne z ilością spraw zadeklarowanych. Ewidencja ludności/dowody osobiste Kontrola wykazała zgodność pomiędzy faktyczną liczbą prowadzonych spraw a liczbą spraw podaną przez Gminę na potrzeby obliczania wysokości dotacji. Na tym czynności kontrolne zakończono. Kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 2. W związku z powyższymi ocenami, uwagami i wnioskami zalecam Panu Wójtowi podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w wyniku kontroli uchybień poprzez: 1) Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.) w postępowaniach administracyjnych prowadzonych w sprawach meldunkowych, w szczególności przepisu art. 107 3 k.p.a.; 2) Przekazywanie właściwemu wojskowemu komendantowi uzupełnień informacji o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu w terminie trzech dni od dnia dopełnienia obowiązku meldunkowego - to jest zgodnie z przepisem 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480); 8
3) Odprowadzanie pobranych dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami, pomniejszonych o dochody budżetowe przysługujące jednostce samorządu terytorialnego z tytułu wykonywania tych zadań, na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej zgodnie z terminami wskazanymi w art. 255 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), a w przypadku ich naruszenia przekazywania dochodów wraz z należnymi odsetkami, naliczonymi jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z wymogiem określonym w ust. 3 pkt 2 przywołanego artykułu. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę o przekazanie przez Pana Wójta, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych uchybień. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców... (podpis i pieczęć kierownika komórki do spraw kontroli) 9