Rzeszów, 28.11.2018 r. ROZEZNANIE RYNKU NR 1/NCBiR/POIR/2018 DOT. USŁUGI PRZEPROWADZENIA AUDYTU PROJEKTU Zamawiający: VERASHAPE TOMASZ SZYMAŃSKI u. Wyspiańskiego 27a 35-111 Rzeszów NIP: 8131740859 REGON: 180945318 www.verashape.com VERASHAPE TOMASZ SZYMAŃSKI, u. Wyspiańskiego 27a, 35-111 Rzeszów stosując zasadę rozeznania rynku w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto, zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi przeprowadzenia audytu projektu pn. INNOWACYJNA W SKALI ŚWIATA DRUKARKA PRZYROSTOWA realizowanego w ramach: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju; Program Operacyjny Inteligentny Rozwój 2014-2020, Oś priorytetowa: Wsparcie prowadzenia prac B+R przez przedsiębiorstwa; Działanie: Projekty B+R przedsiębiorstw; Poddziałanie: Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa, Wniosek o dofinansowanie projektu nr: POIR.01.01.01-00-0956/15. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Rodzaj zamówienia: usługi. 2. Nazwa zamówienia: USŁUGA PRZEPROWADZENIA AUDYTU PROJEKTU 3. Kod CPV: 79212000-3 Usługi audytu. 4. Przedmiotem rozeznania jest wykonanie usługi audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków UE realizowanego przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia audytu projektu zgodnie z Wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe opracowanymi przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju; dokument jest dostępny pod adresem: http://www.ncbr.gov.pl/gfx/ncbir/pl/defaultaktualnosci/815/2686/1/wytyczne_do_audytu.pdf Audyt zewnętrzny projektu musi zostać przeprowadzony zgodnie z obowiązującym w tym zakresie przepisami prawa, tj. zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U. 2011 nr 207 poz. 1237). Przedmiotowy audyt, zgodnie z wytycznymi NCBiR powinien w szczególności obejmować: - weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, - ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów, - sprawdzenie poprawności zakupu towarów i usług pod kątem zachowania zasady konkurencyjności, przejrzystości i jawności, w tym również z ustalonymi przez podmiot dokonujący zakupu zasadami i praktykami, - sprawdzenie wniesienia przez wykonawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie, - sprawdzenie zakupionych środków trwałych oraz weryfikacja odpisów amortyzacyjnych, - sprawdzenie, czy Zamawiający stosuje odrębny kod księgowy umożliwiający łatwą identyfikację operacji współfinansowanych ze środków programu,
- sprawdzenie kompletności i poprawności posiadanej przez Zmawiającego oryginalnej dokumentacji związanej z realizacją umowy o dofinansowanie, - weryfikację prawidłowości oryginalnych dokumentów księgowych potwierdzających poniesione koszty pod względem formalnym i merytorycznym, - weryfikację czy w wykazanych we wniosku kosztach bezpośrednich zostały ujęte koszty ogólne rozliczane metodą ryczałtową (dotyczy kosztów ogólnych rozliczanych metodą ryczałtową), - weryfikację merytoryczną projektu w zakresie: a) zgodności wykonanych działań z opisem projektu i harmonogramem rzeczowo-finansowym, b) adekwatności ponoszonych kosztów w stosunku do zadań zrealizowanych w ramach projektu i osiągniętych wskaźników, c)rzeczywistej realizacji projektu poprzez oględziny miejsca i przedmiotu projektu (postęp rzeczowy). Dane projektu podlegającego audytowi: a. Nr projektu: POIR.01.01.01-00-0956/15 b. Tytuł projektu: INNOWACYJNA W SKALI ŚWIATA DRUKARKA PRZYROSTOWA c. Koszty projektu: wartość kosztów kwalifikowanych wynikających z wniosku o dofinansowanie projektu: 11 904 240,80 zł; kwota dofinansowania wynikająca z wniosku o dofinansowanie: 8 582 632,92 zł. d. Projekt realizowany jest od dnia 1 luty 2016 r. e. Miejsce przeprowadzenia audytu: siedziba Verashape Tomasz Szymański, u. Wyspiańskiego 27a, 35-111 Rzeszów, siedziba Wykonawcy audytu. f. Usługa musi być wykonana maksymalnie w terminie do 30.06.2019 r. II. MINIMALNE WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCÓW 1. Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia. 1.1. Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, jeżeli wykaże się należytym wykonaniem co najmniej pięciu audytów projektów podlegających dofinansowaniu ze środków UE (lub innych źródeł pomocy publicznej) o wartości kosztów kwalifikowanych równej lub większej niż 2 mln PLN, w tym co najmniej trzech audytów projektów badawczo - rozwojowych. Weryfikacja odbywać się będzie na podstawie zestawienia min. pięciu audytowanych projektów (nazwa i nr działania, firma, tytuł projektu, wartość kosztów kwalifikowanych w PLN lub Euro, data przeprowadzenia audytu). Oświadczenie o posiadanym doświadczeniu stanowi załącznik do rozeznania rynku. 2. Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 2.1. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny powinien być co najmniej dwuosobowy. 2.2. W skład zespołu audytowego muszą wchodzić osoby, posiadające doświadczenie w przeprowadzaniu audytów projektów podlegających dofinansowaniu ze środków UE (lub innych źródeł pomocy publicznej) o wartości kosztów kwalifikowanych równej lub większej niż 2 mln PLN (co najmniej pięć audytów, w tym co najmniej trzech audytów projektów badawczo - rozwojowych). 2.3. W skład zespołu audytowego musi wchodzić biegły rewident Weryfikacja na podstawie informacji podanych w formularzu ofertowym.
III. WARUNKI UDZIAŁU W ROZEZNANIU RYNKOWYM Do rozeznania zostaną dopuszczeni oferenci spełniający następujące warunki: 1. Prowadzą działalność gospodarczą w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia. 2. Oferują wykonanie usługi zgodnie z warunkami wskazanymi w rozeznaniu runku. 3. Posiadają udokumentowane doświadczenie w realizacji co najmniej pięciu audytów projektów podlegających dofinansowaniu ze środków UE (lub innych źródeł pomocy publicznej) o wartości kosztów kwalifikowanych równej lub większej niż 2 mln PLN, w tym co najmniej trzech audytów projektów badawczo - rozwojowych. 4. Dysponują co najmniej 2-osobową kadrą spełniającą wymogi określone w niniejszym rozeznaniu rynkowym, w tym co najmniej 1 osoba dedykowana do realizacji usługi musi posiadać uprawnienia biegłego rewidenta, 5. Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, tzn. nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ponadto audytorem nie może być podmiot zależny od audytowanego podmiotu lub podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 poprzedzających audyt. IV. KRYTERIA WYBORU OFERTY Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, zgodnie z poniższymi kryteriami: A. Cena 100% Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru: (najniższa zaproponowana cena netto za wykonanie przedmiotu zamówienia / cena badanej oferty netto za wykonanie przedmiotu zamówienia) x 100 punktów Maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta w tym kryterium wynosi: 100 punktów. Weryfikacja kryterium nastąpi na podstawie formularza ofertowego danego Oferenta. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska największą ilość punktów. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który spełnia wymagania rozeznania rynkowego i którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów.
V. WYMAGANE DOKUMENTY Oferent, aby mógł ubiegać się o realizację powyższej usługi musi złożyć następujące dokumenty: 1. Formularz cenowy załącznik nr 1 do rozeznania rynkowego. 2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Oferentem a Zamawiającym załącznik nr 2 do rozeznania rynkowego. 3. Aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wypis z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub inny dokument zaświadczający o prowadzonej działalności, nie starszy niż trzy miesiące. 4. Oświadczenie o posiadanym doświadczeniu - załącznik nr 3 do rozeznania rynkowego. VI. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY ORAZ FORMA JEJ SKŁADANIA 1. Ofertę cenową należy przedstawić na załączonym do rozeznania rynkowego formularzu. 2. Nieodłączny element oferty stanowią załączniki wymagane w pkt. 5 niniejszego rozeznania rynkowego 3. Oferta może być wypełniona odręcznie lub komputerowo, jednak w przypadku wypełnienia odręcznego należy tego dokonać dużymi drukowanymi literami w sposób czytelny. 4. Dopuszcza się składanie ofert w języku polskim oraz angielskim. 5. Oferta musi być podpisana przez osobę do tego upoważnioną, która widnieje w Krajowym Rejestrze Sądowym, wypisie z ewidencji działalności gospodarczej lub innym dokumencie zaświadczającym o jej umocowaniu prawnym. W razie podpisania oferty przez osobę upoważnioną wymagane przedłożenia do oferty pełnomocnictwa. VII. SPOSÓB SKŁADANIA OFERTY Ofertę należy złożyć: a) osobiście w siedzibie firmy Verashape Tomasz Szymański, Wyspiańskiego 27a, 35-111 Rzeszów, b) pocztą, listem poleconym, kurierem na adres firmy Verashape Tomasz Szymański, Wyspiańskiego 27a, 35-111 Rzeszów, c) za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres : biuro@verashape.com Ofertę cenową należy złożyć w terminie do dnia 10.12.2018 r., do godz. 15:00. W razie jakichkolwiek dodatkowych pytań prosimy o kontakt z Panem Tomaszem Szymańskim, mail: tszymanski@verashape.com. VIII. INFORMACJA NA TEMAT ZAKRESU WYKLUCZENIA Z MOŻLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z przedsiębiorstwem Verashape Tomasz Szymański. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie między przedsiębiorstwem Verashape Tomasz Szymański lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu przedsiębiorstwa Verashape Tomasz Szymański lub osobami wykonującymi w imieniu przedsiębiorstwa Verashape Tomasz Szymański czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
IX. WARUNKI DODATKOWE 1. W nawiązaniu do obowiązku przestrzegania przez kierownika audytowanego podmiotu przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych wynikającego z 3 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (dalej jako Rozporządzenie ), kierownik audytowanego podmiotu zapewni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, w szczególności udostępni obiekty, urządzenia i dokumentację oraz umożliwi bezzwłoczne udzielanie informacji i wyjaśnień przez pracowników audytowanego podmiotu. 2. Osoby przeprowadzające audyt będą mieć prawo wglądu do ksiąg rachunkowych i dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów oraz związanych z przeprowadzanym audytem informacji i danych, w tym zawartych na informatycznych nośnikach danych, do sporządzania ich kopii oraz wykonywania z nich wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych. 3. Celem zapewnienia prawidłowej realizacji prawa, o którym mowa w punkcie 1 i punkcie 2 powyżej, audytor zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych, przez które audytor i kierownik podmiotu audytowanego rozumieć będą informacje o postanowieniach umowy mającej za przedmiot usługę przeprowadzenia audytu projektu, zgodnie z przedmiotową ofertą (dalej jako Umowa ). a. Niezależnie od powyższego, przez Informacje Poufne rozumieć się będzie wszelkie materiały przekazane audytorowi w związku z realizacją Umowy, a także wszelkie dane i informacje, do których audytor będzie miał dostęp w związku z realizacją Umowy. Informacjami Poufnymi są także informacje dotyczące sposobu działania drugiej Strony, jego strategii ekonomicznej oraz organizacyjnej, jak również informacje dotyczące wysokości wynagrodzenia z tytułu Umowy, informacje o usługach, procesach, programach, wiedzy, koncepcjach i innowacjach, formularzach, metodach handlowych, danych, wszelkich danych finansowych i księgowych, dotacjach, danych marketingowych, danych o kontrahentach, a także i inne informacje o osobach trzecich oraz drugiej Stronie i jej działalności gospodarczej. 5. Strony zobowiązują się w czasie trwania Umowy, jak i po jej rozwiązaniu, do nieprzekazywania, nieujawniania osobom trzecim oraz niewykorzystywania we własnej działalności Informacji poufnych drugiej Strony w szerszym zakresie niż jest to konieczne do realizacji postanowień niniejszej Umowy. Tym samym, zobowiązanie do zachowania Informacji poufnych w tajemnicy obowiązuje zarówno w trakcie obowiązywania Umowy jak i po upływie okresu jej obowiązywania i nie jest ograniczone w czasie. Obowiązuje ono również w razie rozwiązania Umowy lub odstąpienia od niej na jakiejkolwiek podstawie prawnej. 6. Powyższe postanowienia nie uchybiają przepisom ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. z dnia 9 lutego 2018 r., Dz.U. z 2018 r. poz. 419), a w szczególności art. 11 ww. ustawy (tajemnice przedsiębiorstwa). 7. Celem realizacji powyższych postanowień, po zawarciu Umowy, kierownik podmiotu audytowanego oraz audytor zawrą między sobą odrębną umowę, której przedmiotem będzie ochrona Informacji Poufnych oraz tajemnic przedsiębiorstwa. Umowa w przedmiocie ochrony Informacji Poufnych oraz tajemnic przedsiębiorstwa precyzować będzie niniejsze postanowienia, a ponadto zostanie obostrzona karą umowną w wysokości do 500.000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100) za każdorazowe naruszenie obowiązku zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych lub tajemnic przedsiębiorstwa, co nie będzie wyłączać możliwości dochodzenia należnego odszkodowania na zasadach ogólnych, jeśli jego wysokość przekroczy kwotę kary umownej.
X. ZAŁĄCZNIKI 1. Formularz cenowy załącznik nr 1 do rozeznania rynkowego. 2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Oferentem a Zamawiającym załącznik nr 2 do rozeznania rynkowego. 3. Oświadczenie o posiadanym doświadczeniu - załącznik nr 3 do rozeznania rynkowego. Z poważaniem, Tomasz Szymański