Fundacja Gdańska ogłasza konkurs na wybór Partnera Fundacji Gdańskiej do zarządzania operacyjnego projektem edukacyjno-turystycznym dla gdańskiej młodzieży szkolnej w 2014 r. 1. Postanowienia ogólne. 1.1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (z późn. zm.). 1.2. Fundacja Gdańska zastrzega sobie prawo do zmiany treści konkursu przed upływem terminu składania ofert. Jeśli zmiany będą miały istotny wpływ na treść składanych ofert, Fundacja Gdańska przedłuży termin składania ofert. O dokonanych zmianach Fundacja Gdańska powiadomi niezwłocznie wszystkich oferentów w trybie określonym poniżej, jak również zamieści stosowną informację na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie. 1.3. Celem niniejszego konkursu jest wybór Partnera do funkcji zarządcy operacyjnego niezbędnego do profesjonalnej realizacji projektu edukacyjnoturystycznego dla młodzieży szkolnej, organizowanego przez Gminę Miasta Gdańsk pod nazwą Program Edukacji Morskiej w Gdańsku, w sezonie 2014, realizowanego w granicach administracyjnych miasta Gdańska i na akwenach Zatoki Gdańskiej. 2. Opis przedmiotu konkursu. 2.1. Przedmiotem konkursu jest oferta na Partnera Fundacji Gdańskiej w zakresie realizacji usługi polegającej na zarządzaniu operacyjnym ww. projektem w okresie od 15 kwietnia 2014 r. do 15 grudnia 2014 r. zgodnie z poniższymi założeniami. 2.2. Partner w ramach swojej funkcji będzie wykonywał następujące zadania 2.2.1. Zarządzanie flotą jachtów Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku złożoną z co najmniej pięciu jachtów żaglowych w trakcie realizacji programu w sezonie 2014 w okresie 6 miesięcy. Zapewnienie postoju dla jachtów w marinie w Gdańsku oraz w marinie zlokalizowanej maksymalnie 500m od Twierdzy Wisłoujście, tankowanie jachtów benzyną (każdy jacht będzie pływał około 3 godzin dziennie na silniku), bieżący serwis jachtów, utrzymanie czystości, przekazywanie i odbieranie od dostawcy jachtów, regulowanie należności za czarter jachtów na podstawie osobno przekazanych od Fundacji Gdańskiej na ten cel środków finansowych. 2.2.2. Zapewnienie posiłków dla pływającej kadry złożonych z dwóch dań (zupa i drugie danie). Ilość 6 lub 11 szt. dziennie w ciągu minimum 60 dni rejsowych odpowiednio dla wariantów a) lub b), o których mowa w punkcie 2.2.7 poniżej 1. 2.2.3. Zapewnienie poczęstunku dla młodzieży szkolnej uczestniczącej w projekcie edukacyjno-turystycznym złożonego z bułki z minimum trzema rodzajami składników w tym masło oraz ser lub mięso, woda mineralna lub źródlana 0,5 l, myty owoc tj. jabłko lub gruszka. Ilość 60 szt. dziennie w ciągu minimum 60 dni rejsowych. 2.2.4. Zapewnienia ubezpieczenia od NNW uczniów będących uczestnikami ww. rejsów (60 szt. dziennie) w ciągu minimum 60 dni rejsowych. 2.2.5. Realizacja za pośrednictwem dostarczonej kadry (wymienionej powyżej) minimum 60 dni rejsowych bez noclegu, na akwenie Zatoki Gdańskiej wg harmonogramu rejsów, który zostanie załączony do umowy. W trakcie 1 Zmiana wyróżniona zakreśleniem na żółto wprowadzona w dniu 17 marca 2014 r.
realizacji zamówienia ilość dni rejsowych może się zwiększyć maksymalnie o 15%. 2.2.6. Współpraca z Fundacją Gdańską jako głównym realizatorem i zarządcą strategicznym Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku (PEM) oraz Partnerami Fundacji Gdańskiej realizującymi program, w szczególności z Wydziałem Edukacji Urzędu Miejskiego w Gdańsku, Centralnym Muzeum Morskim, Muzeum Historycznym Miasta Gdańska oraz innymi dostawcami usług na rzecz programu. 2.2.7. Dostawa kadry do programu w wariancie a) złożonej minimum z 5 sterników (w tym 1 kierownika rejsów) oraz 1 koordynatora lądowego lub w wariancie b) złożonej minimum z 10 sterników (w tym 1 kierownika rejsów) oraz 1 koordynatora lądowego spełniającej wszystkie poniższe kryteria łącznie. 2.2.7.1. Kadra ma ukończone 18 lat. 2.2.7.2. Patent min. Sternika Jachtowego PZŻ, ukończony Zintegrowany kurs bezpieczeństwa STCW, Kurs radiooperatora SRC oraz uprawnienia Wychowawcy Kolonijnego lub Kierownika Placówek Kolonijnych 2.2.7.3. Ubezpieczenie OC sterników dla całej kadry w okresie wykonywania prac na rzecz Fundacji Gdańskiej (za wyjątkiem kierownika projektu). 2.2.7.4. Koordynator lądowy powinien posiadać dodatkowo prawo jazdy kategorii B oraz dysponować samochodem osobowym do realizacji zadań w PEM w terenie. 2.3. Do obowiązków partnera będzie należało sporządzanie dla Fundacji Gdańskiej pisemnych raportów okresowych z realizacji działań w ramach Programu Edukacji Morskiej: merytorycznych oraz finansowych zawierających rozliczenie poniesionych kosztów w terminach wskazanych przez Fundację Gdańską, a także raportów końcowych: merytorycznego i finansowego zawierającego rozliczenie poniesionych kosztów w terminie nie później niż do 18 grudnia 2014 r. 3. Opis Partnera. 3.1. Partner dostarczający usługę musi dysponować kadrą złożoną z osób spełniających warunki wymienione w pkt. 2.2.7 na zasadach pozwalających na zawarcie umowy opartej na warunkach określonych w niniejszym ogłoszeniu. 3.2. Partner musi posiadać udokumentowane doświadczenie w realizacji projektów edukacyjno-turystycznych dla młodzieży szkolnej o charakterze żeglarskim z minimalną ilością osób na poziomie 3000 uczestników. 3.3. Partner powinien prowadzić działalność gospodarczą związaną ze sportami, najlepiej wodnymi od co najmniej 2 lat, licząc od daty ogłoszenia niniejszego konkursu. 4. Warunki dostawy usługi: 4.1. Okresy wymienione w załączonym do Umowy harmonogramie rejsów są równoznaczne z okresami dostawy kadry. Są to okresy, w którym Partner dostarcza pracę swojej kadry do określonych we wzajemnej umowie prac. W tych okresach zespół kadry będzie miał zapewniony minimum 60 dni roboczych. 4.2. Partner będzie wykonywać swoje obowiązki w ramach zawartej umowy. Niedostarczenie oferowanej usługi (zwłaszcza zarządzanie projektem, obsługach jachtów) w umówionych terminach wiąże się z naliczeniem umownych kar określonych w umowie.
4.3. Partner będzie musiał wyposażyć kadrę w stosowny, jednolity strój żeglarski (polar, kurtka z kapturem, spodnie, pneumatyczna kamizelka asekuracyjna) z nadrukiem loga Program Edukacji Morskiej w Gdańsku. Kadra obowiązkowo powinna używać tej odzieży w trakcie wykonywania swoich obowiązków. 4.4. Partner będzie musiał zapewnić całej kadrze morskie środki łączności (6 radiotelefonów morskich VHF). 4.5. Partner odpowiedzialny jest za zapewnienie ciągłości zatrudnienia kadry oraz zapewnienie zakupu przez pływającą kadrę pakietu ubezpieczeniowego OC sternika jachtu. 4.6. Kadra musi być dostępna do prac w godzinach 07.30 do 18.00 w dni powszednie w dni określone w załączonym do Umowy harmonogramie rejsów. 5. Cena za dostawę usług wymienionych w pkt. 2 zostanie ustalona w drodze niniejszego konkursu. W ofercie powinna zostać podana stawka za dzień realizacji rejsów odpowiednio dla wariantów a) i b), o których mowa w punkcie 2.2.7. powyżej oraz iloczyny tych kwot i liczby 60 odpowiadającej szacunkowej ilości dni realizacji rejsów. Wszystkie koszty związana z całością realizowanych zadań opisanych warunkach niniejszego konkursu muszą być uwzględnione w powyższych kwotach. Wszystkie kwoty powinny być podane w kwocie netto i brutto. 6. Składanie ofert. 6.1. Pisemne oferty w zamkniętych kopertach z napisem: Konkurs na Partnera Fundacji Gdańskiej Zarządca Operacyjny, należy składać do dnia 21.03.2014 r. do godz. 15.00 w siedzibie Fundacji Gdańskiej, przy ul. Świętojańskiej 43/44 w Gdańsku. 6.2. Pisemne oferty powinny zawierać: 6.2.1. Nazwę firmy oraz siedzibę Partnera; 6.2.2. Oświadczenie, że Partner zapoznał się z warunkami i przedmiotem konkursu i przyjmuje je bez zastrzeżeń; 6.2.3. Datę sporządzenia oferty; 6.2.4. Imienny spis kadry, którymi dysponuje podmiot. 6.2.5. Wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis aktualny z KRS, potwierdzający długość okresu prowadzenia działalności gospodarczej przez Partnera. 6.2.6. Opis zakresu dotychczas prowadzonej przez Partnera działalności z uwzględnieniem doświadczenia w realizacji projektów edukacyjnoturystycznych dla młodzieży szkolnej o charakterze żeglarskim. 6.2.7. Oferowane dzienne stawki opłaty za dostawę usługi oraz kadry w wariantach a) i b), o których mowa w punkcie 2.2.7. powyżej, wg schematu z pkt.5. 6.2.8. Informację teleadresową obejmującą adres do korespondencji, telefon kontaktowy, adres mailowy oraz imię i nazwisko osoby (osób) odpowiedzialnej za kontakt z Fundacją Gdańską, zarówno w zakresie niniejszego konkursu. 6.2.9. Wszystkie dokumenty muszą być potwierdzone przez przedstawicieli firmy Partnera. 6.2.10. Kopie uprawnień kadry muszą być przedłożone Fundacji przed zawarciem umowy warunkowej, o której mowa w punkcie 9.4. poniżej. 7. Termin związania ofertą Oferenci będą związani swoją ofertą oraz protokołem z ewentualnych negocjacji, o których mowa w pkt. 10.2, przez 60 dni, licząc od upływu terminu składania ofert.
8. Kryteria oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty na Partnera Fundacji Gdańskiej: 8.1.1. Rozpatrując złożone oferty organizator konkursu w pierwszym rzędzie oceniać będzie cztery kryteria: 8.1.1.1. Spełnienie warunków formalnych konkursu; 8.1.1.2. Zgodność oferty z kryteriami konkursu wymienionymi w pkt. 2 i pkt. 3 8.1.1.3. Dotychczasowe doświadczenie oferenta w realizowaniu podobnej działalności; 8.1.1.4. Oferowane dzienne stawki opłat za dostawę usługi oraz kadry dla wariantów a) i b) oraz iloczyny tych kwot i liczby 60 odpowiadającej szacunkowej ilości dni realizacji rejsów. 8.1.2. Ocena ofert wykonana zostanie przez Komisję Konkursową, w skład której wejdą eksperci powołani przez organizatora konkursu. 9. Termin i miejsce otwarcia ofert i rozstrzygnięcia konkursu: 9.1. Oferty zostaną otwarte dnia 21.03.2014 r. o godz. 15.30 w siedzibie Fundacji Gdańskiej. Otwarcie ofert będzie miało charakter niepubliczny. 9.2. Oferty podmiotów niespełniających warunków wstępnych, o których mowa w punkcie 3 zostaną odrzucone bez dalszego rozpatrywania. 9.3. Konkurs zostanie rozstrzygnięty do dnia 24.03.2014 r. do godz. 17.00 w siedzibie Fundacji Gdańskiej. Rozstrzygnięcie konkursu będzie miało charakter niepubliczny. 9.4. Fundacja Gdańska z podmiotem, który złoży najlepszą ofertę w niniejszym konkursie podpisze warunkową umowę o wykonanie usługi. Fundacja Gdańska zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia z wybranym oferentem dodatkowych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy dostawy. Umowa wejdzie w życie pod warunkiem zawarcia przez Fundację Gdańską oraz Gminę Miasta Gdańska umowy na realizację projektu edukacyjnoturystycznego dla młodzieży szkolnej, organizowanego przez Gminę Miasta Gdańsk pod nazwą Program Edukacji Morskiej w Gdańsku, w sezonie 2014. Oferta oraz protokół z negocjacji zostaną załączone do umowy najmu i stanowić będą jej integralną część. 9.5. Zawarcie umowy, o której mowa w punkcie 9.4. powyżej będzie jednoznaczne ze złożeniem przez zwycięskiego oferenta oświadczenia o zobowiązaniu się do nieskładania własnej samodzielnej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku w roku 2014 ogłaszanym przez Gminę Miasta Gdańska. 10.Ustalenia dodatkowe: 10.1. Dodatkowe informacje na temat konkursu można będzie uzyskać drogą mailową pod adresem info@fundacjagdanska.pl 10.2. W przypadku złożenia ofert, które w ocenie Komisji Konkursowej przedstawiać będą zbliżony poziom propozycji bądź wysokość złożonych ofert będzie przekraczała możliwości finansowe realizacji projektu, Fundacja Gdańska zorganizuje dodatkowy etap konkursu ograniczony do oferentów, którzy złożyli te oferty. Z każdym z tych oferentów z osobna przeprowadzone zostaną negocjacje w oparciu o przedstawione uzupełniające oferty pisemne, zmierzające do wyłonienia zwycięzcy tegoż konkursu.
10.3. Korespondencja dotycząca konkursu będzie prowadzona pocztą elektroniczną bądź pisemnie listem poleconym lub poprzez doręczenie do rąk własnych. Dla celów korespondencji strony będą używać danych teleadresowych oferentów wskazanych w ofertach oraz następujących danych teleadresowych Fundacji Gdańskiej: info@fundacjagdanska.pl, Gdańsk, ul. Świętojańska 43/44, 80-840, tel.: (58) 326 22 80. 10.4. Konkurs uznany zostanie za zakończony wynikiem negatywnym, jeżeli: 10.4.1. Organizator konkursu uzna, że żadna ze złożonych ofert nie spełnia warunków formalnych konkursu; 10.4.2. Organizator konkursu uzna, że żadna ze złożonych ofert nie zapewnia powodzenia w realizacji projektów edukacyjno-turystycznych w oparciu o przedstawione warunki; 10.4.3. Nie zostanie złożona żadna oferta. 10.5. Przebieg konkursu objęty jest tajemnicą handlową i ma charakter niepubliczny. Skład Komisji Konkursowej zostanie ujawniony z chwilą rozstrzygnięcia konkursu w przypadku zakończenia konkursu wynikiem pozytywnym. 10.6. W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia konkursu dane zwycięskiego oferenta będą mogły zostać ujawnione nie wcześniej niż po zawarciu umowy o współpracy. 11.Zastrzeżenia: 11.1. Fundacja Gdańska zastrzega sobie prawo odwołania konkursu, zmiany jego warunków oraz zamknięcia konkursu bez wybrania którejkolwiek z ofert również z innych powodów, niż wymienione w punkcie 10.3 niniejszego konkursu bez konieczności podawania uzasadnienia. 11.1.1. Regulowanie należności za czarter jachtów, o którym mowa w pkt. 2.2.1 będzie realizowana na podstawie odrębnego porozumienia w ramach przekazanych przez Fundację Gdańską na ten cel środków finansowych w pełnej kwocie, 11.1.2. Zwiększenie ilości dostawy usług maksymalnie o 15 %, o którym mowa jest w pkt 2.2.5 nie może spowodować zwiększenia ustalonego w drodze niniejszego konkursu wynagrodzenia dla Partnera. Wynagrodzenie nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji umowy. W przypadku zmniejszenia liczby dni rejsów poniżej 60 wynagrodzenie zostanie ustalone jako iloczyn faktycznej liczby dni rejsów i podanej stawki za dzień realizacji rejsów. 11.2. W przypadku niespełnienia się warunku, o którym mowa w punkcie 9.4, wygrana w konkursie nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń zwycięskiego oferenta wobec Fundacji Gdańskiej o utracone korzyści. 11.3. W zależności od potrzeb związanych z realizacją Programu Edukacji Morskiej w Gdańsku w sezonie 2014 Fundacja Gdańska zastrzega sobie wyłączne prawo do podjęcia jednostronnej decyzji o wyborze wariantu a) lub b) dostawy kadry do programu, o których mowa w punkcie 2.2.7 powyżej. na co oferenci biorący udział w konkursie wyrażają niniejszym bezwarunkową zgodę. O decyzji Fundacji Gdańskiej w tym zakresie zwycięski oferent zostanie poinformowany przed zawarciem umowy, o której mowa w punkcie 9.4. poniżej. Opublikowano 13 marca 2014 r.