Oś Priorytetowa VIII. Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej Działanie Oś Priorytetowa VIII. Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej Działanie 8.1 Rozwój usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną Typ projektu: Rozwój usług elektronicznych w administracji Pytania i odpowiedzi, które wpłynęły do dnia 30.05.2019 r. Zakładamy przykładowo okres realizacji projektu od 1 września 2019 r. do 31 sierpnia 2021 roku (24 miesiące). 1. Czy do projektu możemy włączyć sprzęt/oprogramowanie zakupione w roku 2018 (przed rozpoczęciem realizacji projektu), jeśli jest ono niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa realizacji e-usług? 2. Czy sprzęt/oprogramowanie zakupione przed rozpoczęciem realizacji projektu w związku z potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa e-usług, w tym tych realizowanych w projekcie, mogą być potraktowane jako wkład własny? Ad.1 Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020, początkiem okresu kwalifikowalności wydatków jest 01 stycznia 2014 r., a końcową datą kwalifikowalności wydatków jest 31 grudnia 2023 r. Wobec powyższego, sprzęt/oprogramowanie zakupione w roku 2018 może być włączone do projektu, jeśli jest ono niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa realizacji e-usług. Przez rozpoczęcie realizacji Projektu, zgodnie z wzorem Umowy o dofinansowanie ( 1, pkt 2, ppkt 15) należy rozumieć datę poniesienia pierwszego wydatku (kwalifikowalnego lub niekwalifikowalnego) w ramach Projektu (dotyczy również prac przygotowawczych), datę podpisania umowy z wykonawcą lub datę podpisania Umowy o dofinansowanie (w zależności od tego, która data jest wcześniejsza), zgodną z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. Zatem, data poniesienia wydatku na zakup sprzętu/oprogramowania będzie datą rozpoczęcia realizacji projektu. Zgodnie z pkt. 3.4 Regulaminu konkursu, okres realizacji projektu nie może być dłuższy niż 24 miesiące od podpisania Umowy o dofinansowanie. Ponadto, należy zwrócić uwagę, że wydatek może być kwalifikowalny w części, w jakiej dany sprzęt/oprogramowanie wykorzystywane będzie na potrzeby projektu. Ad.2 Regulacje dotyczące wkładu własnego w projektach określono w rozdz. 6.10 6.12 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020. Zgodnie z pkt 1 rozdz. 6.10: Wkład niepieniężny stanowiący część lub całość wkładu własnego, wniesiony na rzecz projektu, stanowi wydatek kwalifikowalny, z zastrzeżeniem pkt 8. Wobec powyższego, sprzęt/oprogramowanie zakupione przed rozpoczęciem realizacji projektu może być potraktowane jako wkład własny. W przypadku wykorzystania środków trwałych na rzecz projektu, ich wartość określana jest proporcjonalnie do zakresu ich wykorzystania w projekcie, z uwzględnieniem zapisów podrozdziału 6.12 ww. Wytycznych.
Zwracam się z prośbą o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania: 1. Czy w ramach działania 8.1 możliwe jest zrealizowanie, w ramach kosztu kwalifikowanego, odrębnego zadania dotyczącego zakupu i uruchomienia aplikacji mobilnej (również na telefon), która umożliwi mieszańcom komunikowanie się z Urzędem gminy w zakresie interwencji dotyczących np. braku oświetlenia ulicznego, stanu dróg, wywozu odpadów itp.? W ramach interakcji z urzędem mieszkaniec dostanie informację np. o statusie i sposobie załatwienia sprawy. 2. Czy aplikacja mobilna w w.w. zakresie może być elementem planowanego do utworzenia Portalu mieszkańca? Ad. 1 Zakup i uruchomienie aplikacji mobilnej może stanowić koszt kwalifikowalny projektu, jeżeli wpisuje się w przedmiot konkursu w zakresie wskazanym na s. 5 Regulaminu konkursu w ramach pkt. e), tj. dotyczy rozwoju niezbędnej infrastruktury informatycznej w administracji służącej poprawie efektywności zarządzania oraz upowszechnianiu komunikacji elektronicznej w instytucjach publicznych, np.: aplikacji mającej na celu elektroniczne zarządzanie zasobami, dokumentami i rejestrami publicznymi, jako jeden z elementów projektu a) c). Potrzeba utworzenia aplikacji mobilnej powinna wynikać z analizy popytu przeprowadzonej w myśl kryterium formalnego II stopnia pn. Analiza popytu. Wnioskodawca powinien oszacować liczbę usługobiorców (przedsiębiorców i/lub mieszkańców województwa podlaskiego) i wykazać zapotrzebowanie rynku na każdą ze wskazanych usług w zakresie interwencji dotyczących np. braku oświetlenia ulicznego, stanu dróg, wywozu odpadów itp., świadczonych poprzez poszczególne kanały komunikacji, w tym odrębnie poprzez aplikację mobilną. Należy mieć na uwadze, że koszt zakupu i uruchomienia aplikacji mobilnej powinien być racjonalny w odniesieniu do liczby odbiorców oraz niezbędny z punktu widzenia realizacji celów Działania 8.1 RPOWP 2014-2020. Ad. 2 Jeżeli planowany do utworzenia Portal mieszkańca będzie służyć świadczeniu e-usług wdrażanych w ramach projektu, to aplikacja mobilna może być jego elementem. JST przeprowadza się do nowego budynku, w którym świadczone będą e-usługi. W projekcie planuje więc zakup serwerów, komputerów i urządzeń dot. świadczenia e-usług i zachowania bezpieczeństwa teleinformatycznego. Czy w ramach projektu może założyć również położenie okablowania sieci komputerowej wewnątrz budynku. JST deklaruje, że nie będą to prace budowlane. Czy koszty tego okablowania wewnętrznego (sieci teleinformatycznej) będą kosztami kwalifikowanymi? Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) wyjaśnia, że wydatki na pokrycie kosztów związanych z wykonaniem okablowania wewnętrznego (sieci teleinformatycznej) mogą być kwalifikowalne w ograniczonym zakresie, wyłącznie jako wydatki niezbędne dla realizacji projektu. Jeżeli sieć teleinformatyczna w nowym budynku wykorzystywana będzie również w celach innych niż świadczenie e-usług wdrażanych w ramach projektu, kwalifikowalne będą jedynie koszty okablowania służącego podłączeniu do sieci serwerów, komputerów i urządzeń dot. świadczenia e- usług, zakupionych w ramach projektu. 2
W konkursie zdefiniowany jest jeden wskaźnik rezultatu: Liczba pobrań/odtworzeń dokumentów zawierających informacje sektora publicznego. W ramach projektu planujemy wdrożenie nowych lub udoskonalenie istniejących usług i publikację odpowiednich stron informacyjnych i formularzy na portalach typu obywatel.gov.pl lub cu.wrotapodlasia.pl. Czy wejście na stronę (np. obywatel.gov.pl lub cu.wrotapodlasia.pl) i odczytanie informacji dot. danej wdrożonej w projekcie e-usługi będzie uznane jako pobranie/odtworzenie dokumentów zawierających informacje sektora publicznego? Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) wyjaśnia, że w zakresie osiągnięcia wartości docelowej wskaźnika rezultatu pn. Liczba pobrań/odtworzeń dokumentów zawierających informacje sektora publicznego, wejście na stronę, np. obywatel.gov.pl lub cu.wrotapodlasia.pl i odczytanie informacji dotyczących danej nowoutworzonej w projekcie e-usługi, będzie traktowane jako pobranie/odtworzenie dokumentów zawierających informacje sektora publicznego. Czy udzielone poniżej informacje są aktualne? Numer naboru: RPPD.08.01.00-IZ.00-20-003/17 1. Jakie informacje należy zebrać o uczestnikach szkoleń? 2. Odnośnie wskaźników: Jeśli jedna osoba uczestniczy w dwóch szkoleniach, to należy uwzględnić ją jako 1 czy 2 osoby (tzw. osobo-szkolenia)? W nawiązaniu do pytania, Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) podtrzymuje wyjaśnienia przekazane w dniu 19.04.2017 r. Ad. 1 IOK nie reguluje, jakie informacje mają być zbierane od osób biorących udział w szkoleniach, lecz za właściwe należy uznać pozyskanie takich danych, które zagwarantują zaspokojenie potrzeb i uzyskanie założonych celów i wskaźników. Dodatkowo, należy mieć na uwadze, że fakt przeprowadzenia szkolenia należy udokumentować dostarczając niezbędne informacje o szkoleniu, co najmniej w zakresie: procedura rekrutacji wraz z deklaracją uczestnictwa, regulamin szkolenia, lista obecności, program szkolenia, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia lub certyfikat, komplet materiałów przekazanych uczestnikom szkolenia. Ad. 2 Zgodnie z Metodologią szacowania wartości docelowych dla wskaźników wybranych do realizacji w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, wskaźnik Liczba osób objętych pomocą doradczo-szkoleniową w zakresie rozwoju kompetencji cyfrowych obejmuje wszystkie osoby przeszkolone w zakresie rozwoju kompetencji cyfrowych we wszystkich programach i projektach, także tych, gdzie szkolenie dotyczy obsługi specyficznego systemu teleinformatycznego, którego wdrożenia dotyczy projekt. Do wartości wskaźnika należy zaliczyć ilość osób przeszkolonych w każdym ze szkoleń. Jeśli 1 osoba będzie szkolona w 2 szkoleniach, to zostanie ona wykazana dwukrotnie. 3
W regulaminie konkursu na str. 15 jest następujący zapis dot. promocji: 7. Promocją e-usług administracji publicznej wyłącznie jako element projektu przy jednoznacznym uzasadnieniu zasadności realizacji działań promocyjnych w ramach projektu, przy czym maksymalny % udział wydatków związanych z promocją e-usług w całkowitych kosztach kwalifikowalnych nie może przekroczyć 10% (po odjęciu kosztów rozliczanych w ramach tych pozycji). O jakie pozycje (o co) chodzi w ostatnim wierszu tego zapisu? W odpowiedzi na Pani zapytanie Instytucja Organizująca Konkurs wyjaśnia jak poniżej: Odnosząc się do zapisu w Regulaminie konkursu na str. 15 Promocją e-usług administracji publicznej wyłącznie jako element projektu przy jednoznacznym uzasadnieniu zasadności realizacji działań promocyjnych w ramach projektu, przy czym maksymalny % udział wydatków związanych z promocją e-usług w całkowitych kosztach kwalifikowalnych nie może przekroczyć 10% (po odjęciu kosztów rozliczanych w ramach tych pozycji), IOK przedstawia sposób wyliczenia kosztu kwalifikowalnego w przypadku promocji e-usług. Jest to sposób analogiczny do metodologii wyliczenia kosztu kwalifikowalnego nieruchomości, wskazanej w Załączniku pn. Obliczanie kosztu kwalifikowalnego w przypadku nieruchomości do Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Aby obliczyć maksymalną wysokość kosztu kwalifikowalnego promocji e-usług, należy posłużyć się następującą metodą: Zsumowując wszystkie koszty kwalifikowalne oprócz kosztów promocji e-usług otrzymujemy wielkość a. Koszt kwalifikowalny ogółem stanowi niewiadomą x. Wiemy, że 90 % kosztu kwalifikowalnego ogółem stanowi koszt kwalifikowalny bez kosztów promocji e-usług, stąd: a = 0,9 x x = a/0,9 Najwyżej 10 % tak otrzymanego kosztu kwalifikowalnego ogółem może stanowić koszt promocji e-usług. Przykład: Koszt promocji e-usług wynosi 50 000 PLN, a całkowite koszty kwalifikowalne projektu (bez kosztów promocji e-usług) wynoszą 180 000 PLN. Należy obliczyć koszt kwalifikowalny promocji e-usług, który jest objęty limitem 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. 1. Obliczamy całkowity koszt kwalifikowalny projektu: a = 0,9x dla a = 180 000 0,9x = 180 000 x = 180 000:0,9 x = 200 000 2. Obliczamy wysokość kosztów kwalifikowalnych promocji e-usług (wyliczamy 10% całkowitego kosztu kwalifikowalnego projektu i otrzymujemy wysokość kosztów kwalifikowalnych promocji e-usług): 200 000*10% = 20 000 Koszt kwalifikowalny promocji e-usług może wynosić max. 20 000 PLN. Pozostała część wartości promocji e-usług stanowi wydatek niekwalifikowany. 4
Do realizacji projektu partnerskiego w zakresie wdrażania e-usług, bezpieczeństwa oraz integracji systemów dziedzinowych (celem świadczenia e-usług) potrzebny jest zewnętrzny podmiot/usługodawca pełniący rolę doradcy/architekta projektu. Proszę o informacje, czy jego wynagrodzenie może być kwalifikowalne oraz czy możemy go ująć w oddzielnym zadaniu, czy też musimy go zmieścić w określonej kategorii kosztów? Planowane zadania tego podmiotu, w ramach projektu: 1. Wsparcie Lidera i Partnerów projektu w przeprowadzaniu postępowań przetargowych w tym między innymi: w zakresie przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, określenia warunków udziału, kryteriów oceny, opracowania wzoru umowy z wykonawcą. 2. Udzielanie wyjaśnień w trakcie postępowania przetargowego wsparcie eksperckie. 3. Udział w ocenie (opiniowanie na żądanie zamawiającego) złożonych ofert i wyborze najlepszej oferty. 4. Udział w postępowaniach przetargowych w charakterze biegłego (na żądanie zamawiającego). 5. Opracowanie procedur odbioru i udział w procedurach odbioru prac i dostaw realizowanych w ramach Projektu na rzecz Lidera i Partnerów. 6. Ocena jakości prac i dostaw wykonawców w trakcie realizacji (na żądanie zamawiającego). 7. Udział w spotkaniach zamawiającego i wykonawcy dotyczących Projektu (na żądanie zamawiającego). 8. Uczestnictwo i udzielanie odpowiedzi w trakcie przeprowadzania kontroli przez uprawnione jednostki (na żądanie Zamawiającego). Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) wyjaśnia, że nw. zadania należy ująć w odrębnej kategorii w ramach kosztów pośrednich. Za koszty pośrednie można uznać wydatki związane z personelem bezpośrednio zaangażowanym w realizację działań określonych w projekcie. Koszty pośrednie, rozumiane jako koszty niezbędne do realizacji projektu, ale nie dotyczące bezpośrednio głównego przedmiotu projektu, nie mogą stanowić więcej niż 5% bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych projektu (po odjęciu kosztów rozliczanych w ramach tych pozycji). Należy mieć na uwadze, że ostateczne potwierdzenie kwalifikowalności wydatków będzie przedmiotem oceny w ramach prac Komisji Oceny Projektów. Ponadto ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana jest także w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu. Proszę o informację jakie wydatki zaliczane są do kategorii kosztów określonych w regulaminie konkursu w punkcie 11.3 (str. 16) 2. administrowanie projektu? Czy kwalifikowane będzie wynagrodzenie osób odpowiedzialnych za: Zamówienia publiczne Obsługę Biura prawnego Wsparcie z zakresu zamówień publicznych Prowadzenie czynności organizacyjno-technicznych związanych z udzielaniem zamówień publicznych Akceptacja dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wsparcie obsługi komisji przetargowej Wsparcie działań podejmowanych przez Partnerów w ramach przygotowania i przeprowadzenia postepowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie adekwatnym do podejmowanych działań. 1) Wsparcie w zakresie prawnym: Opiniowanie dokumentacji przetargowej, w zakresie prawnym Opiniowanie wzorów umów Inne doradztwo prawne związane z realizacją projektu 5
Obsługę finansową projektu Obsługę finansową projektu Koordynację wniosków o płatność Prowadzenie wyodrębnionej rachunkowości Projektu (księgowanie wydatków, ewidencjonowanie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych) Weryfikacja i zatwierdzanie faktur w zakresie formalnym Dokonywanie płatności w ramach projektu Zapewnienie płynności finansowej projektu, Współdziałanie z zespołem projektowym Obsługa finansowa projektu Wykonywanie prac związanych z rozliczeniem projektu przygotowanie wniosków o płatność, harmonogramów płatności, informowanie o potrzebie zmian w projektach, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie, weryfikacja wydatków i opisywanie dokumentów finansowych pod kątem ich kwalifikowalności i zgodności z projektem, przygotowanie dokumentacji oraz udział w kontrolach i audytach projektów, bieżąca obsługa administracyjna projektów w zakresie przepływu dokumentów, prowadzenie dokumentacji oraz korespondencji wewnętrznej oraz zewnętrznej związanej z realizacją i rozliczaniem projektów; przygotowanie załączników do wniosków o płatność, takich jak: opisy dokumentów księgowych, wymagane oświadczenia, pomocnicze zestawienia wydatków, aktualizacje harmonogramu płatności oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego; weryfikowanie pod kątem formalnym, w zakresie kwalifikowalności oraz zgodności z zapisami dokumentacji aplikacyjnej oraz wytycznymi IZ, dokumentów księgowych, weryfikowanie dokumentacji dotyczącej rozliczanego projektu przed spodziewaną kontrolą; koordynacja prac związanych z rozliczeniem projektu koordynacja przygotowania wniosków o płatność, harmonogramów płatności, reagowanie na potrzebę zmian w projektach, przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie, weryfikacja wydatków i opisywanie dokumentów finansowych pod kątem ich kwalifikowalności i zgodności z projektem, ścisła współpraca z Instytucją Zarządzającą w zakresie rozliczania wniosków, przygotowanie dokumentacji oraz udział w kontrolach i audytach projektów, bieżąca obsługa administracyjna projektów w zakresie przepływu dokumentów, koordynacja prowadzenia dokumentacji oraz korespondencji wewnętrznej oraz zewnętrznej związanej z realizacją i rozliczaniem projektów; wsparcie zapewnienia ciągłości finansowania Projektu nadzór nad przygotowaniem załączników do wniosków o płatność, takich jak: opisy dokumentów księgowych, wymagane oświadczenia, pomocnicze zestawienia wydatków, aktualizację harmonogramu płatności oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego; weryfikowanie pod kątem formalnym, w zakresie kwalifikowalności oraz zgodności z zapisami dokumentacji aplikacyjnej oraz wytycznymi IZ, dokumentów księgowych, weryfikowanie dokumentacji dotyczącej rozliczanego projektu przed spodziewaną kontrolą. Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) wyjaśnia, że do wydatków określonych w Regulaminie konkursu w punkcie 11.3 (str. 16) jako 2. administrowanie projektu należy zaliczyć koszty administracyjne związane z obsługą projektu, np. koszty personelu zarządzającego projektem, koszty zarządu, koszty personelu obsługowego i obsługi księgowej, koszty utrzymania powierzchni biurowych. Koszty te nie są kwalifikowalne w ramach konkursu. Zadania wpisane w załączonej Tabeli w grupach: Obsługa finansowa projektu, Koordynacja wniosków o płatność są związane z administrowaniem projektu, zatem nie są kwalifikowalne w ramach przedmiotowego konkursu. Natomiast zadania wpisane w grupach Zamówienia publiczne, Obsługa Biura Prawnego mogą być kwalifikowane w ramach kosztów pośrednich, przy czym łączna wartość kosztów pośrednich nie może stanowić więcej niż 5% bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych projektu (po odjęciu kosztów rozliczanych w ramach tych pozycji). Jednocześnie IOK nadmienia, że ostateczne potwierdzenie kwalifikowalności wydatków będzie przedmiotem oceny w ramach prac Komisji Oceny Projektów. Dodatkowo, należy mieć na uwadze, że ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana jest także w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu. 6