Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 18/2013 z dnia 23.12. 2013r. PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ CENTRUM ASTRONOMICZNEGO IM. M.KOPERNIKA PAN POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Głównym celem wdrożenia Systemu Kontroli Zarządczej w Centrum Astronomicznym im. M. Kopernika PAN (zwanego dalej CAMK) jest realizacja przepisów ustawy o finansach publicznych, jak również uzyskanie kompletnej bazy informacji na temat zagrożeń mogących negatywnie wpływać na realizację celów strategicznych i operacyjnych. 2. Kontrola zarządcza stanowi ogół czynności podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności między stanem faktycznym a wymaganym. 3. Kontrola zarządcza stwarza podstawy efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje naruszenia prawa, zaniedbania i nieprawidłowości. 4. Przedmiotem kontroli zarządczej jest ocena gromadzenia i wykorzystywania środków, gospodarowania mieniem oraz ochrony zasobów materialnych, finansowych i informatycznych. 5. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) skuteczności i efektywności, c) wiarygodności sprawozdań, d) ochrony zasobów, e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, f) efektywności i skuteczności przepływu informacji, g) zarządzania ryzykiem. 6. Na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in.: instrukcje, procedury, zakresy obowiązków oraz inne dokumenty wewnętrzne. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE 2 Procedury funkcjonowania kontroli zarządczej w CAMK zawarte są w pięciu obszarach standardów i odpowiadają poszczególnym elementom kontroli zarządczej: 1. Środowisko wewnętrzne, 2. Cele i zarządzanie ryzykiem, 3. Mechanizmy kontroli,
4. Informacja i komunikacja, 5. Monitorowanie i ocena. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE (przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień) 1. Pracownicy działają zgodnie z zasadą praworządności, stosują procedury wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących oraz regulacji wewnętrznych jednostki. 2. Z posiadanych uprawnień pracownicy mogą korzystać wyłącznie dla osiągnięcia celów, dla których uprawnienia te zostały im powierzone. 3. Pracownicy działają bezstronnie i niezależnie i powstrzymują się od wszelkich arbitralnych działań, które mogą mieć negatywny wpływ na sytuację pojedynczych osób, oraz od wszelkich form faworyzowania, bez względu na motywy takiego postępowania. Pracownik podlega wyłączeniu z postępowania, gdy wykonując swoje obowiązki wobec danej osoby lub podmiotu, pozostaje jednoczesnie z tą osobą lub podmiotem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności. 4. Pracownicy wykonują zadania sumiennie i sprawnie, wykorzystując w pełni posiadaną wiedzę i doświadczenie. Swoje decyzje i ustalenia opierają na ustalonej prawdzie obiektywnej. 3 5. Pracownicy działają bezstronnie, uczciwie i rozsądnie. 6. W swoich kontaktach z petentami, innymi instytucjami oraz współpracownikami pracownicy zachowują się właściwie i uprzejmie 7. W przypadku popełnienia błędu naruszającego prawa lub interes pojedynczej osoby pracownicy starają się skorygować negatywne skutki popełnionego przez siebie błędu w jak najwłaściwszy sposób. 8. Relacje służbowe opierają się na współpracy, koleżeństwie, wzajemnym szacunku, pomocy oraz dzieleniu się doświadczeniem i wiedzą. 9. Pracownicy biorą udział we współtworzeniu kontroli zarządczej, przekazując swoim przełożonym uwagi i propozycje dotyczące jej funkcjonowania. Pracownicy rozumieją cele kontroli zarządczej i akceptuje je. 10.Kierownictwo CAMK wspiera i promuje przestrzeganie wartości etycznych, a także identyfikuje przesłanki umozliwiające zachowania nieetyczne podejmując działania zaradcze. 11. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów prawa, zasad etycznych, regulaminów, procedur lub zasad postępowania przyjętych w jednostce, kierownik jednostki podejmuje odpowiednie kroki.
1. Kierownictwo CAMK oraz pracownicy powinni posiadać taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który umożliwi im efektywnie i skutecznie wypełniać powierzone obowiązki i zadania, a także podejmować samodzielnie decyzje na odpowiednim poziomie uprawnień. 2. Pracownicy uczestniczą w szkoleniach, dbają o rozwój kompetencji zawodowych i aktualizowanie koniecznego zakresu wiedzy merytorycznej. 3. Nabór nowych pracowników jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy. Proces ten oparty jest na jasno sformułowanych kryteriach naboru. 4. Bezpośredni przełożony przyszłego pracownika bierze udział w procesie rekrutacji na wolne stanowisko. 5. Pracownicy CAMK podlegają okresowym ocenom dokonywanym przez bezpośredniego przełożonego. 6. Regulamin Pracy CAMK ustala organizację i porządek w miejscu pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki. 7. Sekretariat naukowy zapewnia zapoznanie się z treścią Regulaminu Pracy Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika przez każdego nowego pracownia przed przystąpieniem do pracy. 1. Struktura organizacyjna ustalona w Statucie Centrum Astronomicznego im. M.Kopernika Polskiej Akademii Nauk i Regulaminie Oragnizacyjnym jest okresowo weryfikowana i dostosowywana do zmniejajacych się warunków działania, celów i zadań. 2. Struktura organizacyjna jest adekwatna do wielkości jednostki i charakteru jej działalności, jest w odpowiednim stopniu zdecentralizowana. 4 5 3. Zmiany struktury organizacyjnej nie następują zbyt często. 4. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych jednostek organizacyjnych CAMK jest określony w postaci Regulaminu Organizacyjnego i Regulaminu Pracy oraz zarządzeniach wewnętrznych. 5. Kierownicy komórek organizacyjnych przedstawiają na piśmie i aktualizują zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla podległych im pracowników. 1. W CAMK funkcjonują jednolite zasady w zakresie delegowania uprawnień dla poszczególnych pracowników. 2. Osobą wydającą upoważnienia/pełnomocnictwa jest Dyrektor CAMK. 3. W procesie delegowania uprawnień uwzględnia się rodzaj podejmowanych decyzji, stopień ich skomplikowania oraz ryzyka z nimi związanego. 6
4. Upoważnienia i pełnomocnictwa udzielane są na piśmie. Przyjęcie delegowanych uprawnień i odpowiedzialności w tym zakresie potwierdzane jest podpisem osoby przyjmującej. 5. Udzielone upoważnienia i pełnomocnictwa ewidencjonowane są w odpowiednim rejestrze prowadzonym przez Sekretariat naukowy. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM (misja, określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja i reakcja na ryzyko) 7 1. Określa się podstawowe funkcje stałe (misję jednostki): 1) Prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych, 2) Upowszechnianie, promocja oraz popularyzacja nauki, 3) Prowadzenie działalności edukacyjnej. 2. Funkcje stałe (misja jednostki) podlegają corocznej weryfikacji z punktu widzenia ich aktualności lub potrzeby wprowadzenia nowych funkcji. 3. Charakterystyka funkcji stałych (misji jednostki) oraz zakres przedmiotowy zadań realizowanych w ramach danej funkcji stanowią załącznik Nr 1 do procedury. 4. Każda funkcja realizowana jest przez wykonywanie określonych zadań. 5. Do zadań Instytutu należy w szczególności: a) prowadzenie badań naukowych, b) prowadzenie prac rozwojowych, przekazywanie wyników prac naukowych do praktyki, ich komercjalizacja oraz prowadzenie działań z zakresu transferu technologii, c) publikowanie wyników prac badawczych, d) nadawanie stopni naukowych w zakresie posiadanych uprawnień, e) prowadzenie studiów doktoranckich i staży naukowych, f) popularyzacja wiedzy w zakresie astronomii oraz dyscyplin pokrewnych. 5. Plan realizacji zadań i celów obejmuje: a) charakterystykę opisową zadania i celu wskazującą jego powiązanie z realizacją zadania, b) mierniki bazowe osiągnięcia danego celu, c) mierniki docelowe osiągnięcia danego celu. 6. Kierownik jednostki do zatwierdza plan realizacji zadań i celów na kolejny rok bu 7. Plan realizacji zadań i celów jest aktualizowany po ostatecznym zatwierdzeniu planu finansowego oraz każdej późniejszej zmianie planu finansowego, mającej wpływ na zakres realizowanych zadań.
8. Na koniec każdego roku sporządza się sprawozdanie z realizacji zadań i celów wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 3 do procedury. 8 1. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. 2. Elementami w procesie zarządzania ryzykiem są: a) identyfikacja ryzyka, b) analiza zidentyfikowanego ryzyka pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia i skutków jakie może spowodować, c) określenie poziomu ryzyka akceptowalnego, d) określenie sposobu reakcji na ryzyko, e) wdrożenie działań wymienionych w pkt. a-d oraz ich monitorowanie. 3. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany przy użyciu wzorów zawartych w załącznikach nr 4-6 do Procedury. 9 1. Kierownik jednostki zapewnia przeprowadzanie systematycznej identyfikacji ryzyka, w szczególności: a) identyfikacja ryzyka prowadzona jest w sposób planowy i systematyczny, nie rzadziej niż raz w roku, b) kierownik jednostki zaangażowany jest w proces identyfikacji ryzyka, c) proces identyfikacji ryzyka jest dokumentowany, d) w procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytów, wyniki ocen, kontroli itp., 2. Identyfikacja ryzyka w CAMK polega na ustaleniu występującego lub możliwego do wystąpienia ryzyka zagrażającego realizacji celów i zadań. Przyjęto, iż podstawą do zbudowania Rejestru ryzyk, stanowiącego załącznik Nr 5 do procedury, jest zidentyfikowanie ryzyka przy pomocy Kwestionariusza identyfikacji ryzyka stanowiącego załącznik nr 4 do procedury. 3. Identyfikuje się zarówno ryzyko dotyczące całej jednostki, jak i ryzyko odnoszące się do każdego istotnego obszaru jej działalności, programu czy projektu. 4. W procesie identyfikacji uwzględnia się ryzyko wynikające ze zmian zachodzących zarówno w samej jednostce, jak i w otoczeniu, w którym ona funkcjonuje. 5. W jednostce prowadzi się identyfikację ryzyka dotyczącego systemów informatycznych. W szczególności rozważane są czynniki związane z: 1) utrzymaniem ciągłości pracy systemów informatycznych, np. zatrzymaniem pracy systemów informatycznych, brak przepływu informacji o błędach w systemach informatycznych, 2) dostępem do zasobów informatycznych jednostki, np. wypływ danych z systemów, włamania do systemów,
3) wykorzystaniem infrastruktury informatycznej, np. awaria sprzętu, niedopasowanie systemów do bazy sprzętowej, wykorzystywanie nielegalnego oprogramowania, 4) rozwojem i wdrożeniem nowych systemów informatycznych, np. nieuprawnione wdrożenie zmian w oprogramowaniu i bazach danych. 6. W procesie identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka wynikającego ze źródeł zewnętrznych. W szczególności rozważane są czynniki związane z: 1) infrastrukturą, np. zakłócenia w dostawach energii, przerwy w łączności telefonicznej, w dostępie do Internetu i poczty elektronicznej, zakłócenia w dojazdach pracowników, 2) zewnętrznymi warunkami ekonomicznymi, np. cięcia budżetowe, 3) zmianami politycznymi, np.: zmiana władz PAN, zmiany na stanowiskach istotnych dla funkcjonowania jednostki, 4) środowiskiem prawnym, np.: nowe przepisy prawa, zmiana przepisów, brak regulacji prawnej w danym zakresie, skomplikowane lub niejasne przepisy, 5) siłą wyższą, np.: pożar, powódź, huragan, 6) innymi zagrożeniami zewnętrznymi. 7. W procesie identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka o charakterze finansowym. W szczególności rozważane są czynniki związane z: 1) wielkością środków finansowych jednostki, 2) płynnością, np.: blokady wydatków, zatory płatnicze, wielkość zadłużenia jednostki, 3) inwestycjami, np.: niewłaściwe decyzje inwestycyjne, wzrost kosztów inwestycji, brak źródeł finansowania, opóźnienia w realizacji inwestycji, 4) nieproduktywną stratą środków, np.: oszustwo, kradzież, brak możliwości ubezpieczenia strat, kary umowne, inne kary i grzywny, 5) sprawozdawczością finansową, np.: zmiany w systemie księgowania, częste zmiany pracowników odpowiedzialnych za sprawozdania. 8. W procesie identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka wynikającego z charakteru prowadzonej działalności. W szczególności rozważane są czynniki związane z: 1) działalnością podstawową jednostki, np.: stopień skomplikowania działalności, niewystarczające kompetencje zawodowe pracowników, niedawne zmiany kluczowych pracowników, brak motywacji u pracowników, 2) przetwarzaniem informacji, np.: nieadekwatność informacji, na podstawie których podejmuje się decyzje, utrata informacji, naruszenie poufności informacji,
3) stabilnością działalności jednostki lub zatrudnienia, np.: ograniczenie lub znaczny wzrost zadań jednostki, decentralizacja działalności, 4) technologią, np.: zakłócenia w działaniu systemów informatycznych, bezpieczeństwo systemów informatycznych, 5) nowymi zadaniami i programami, np.: brak odpowiednich zasobów (środków finansowych, pracowników, wyposażenia, informacji), 6) innowacyjnością, np.: opór pracowników, brak skłonności do zmian, 7) reputacją jednostki, np.: spadek reputacji na skutek niewłaściwego działania lub zaniedbań pracowników, niewłaściwej realizacji zadań, złego zarządzania. 9. W procesie identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka związanego z zarządzaniem. W szczególności rozważane są czynniki związane z: 1. jakością zespołu zarządzającego, np.: niewystarczające kwalifikacje kierownictwa, częste zmiany na stanowiskach kierowniczych, 2. organizacją jednostki, np.: nieadekwatna struktura organizacyjna, brak zakresów obowiązków kierownictwa i pracowników, nieefektywny system przepływu informacji, znaczne zmiany w zakresie odpowiedzialności kierownictwa, 3. zarządzaniem zasobami ludzkimi, np.: niesprawiedliwa praktyka wynagradzania, niskie wynagrodzenia, brak działań motywujących pracowników, nie zapewnianie odpowiednich szkoleń, niewystarczające możliwości rozwoju zawodowego pracowników, nieefektywna rekrutacja. 10. W procesie identyfikacji ryzyka rozważa się inne czynniki, które mogą zwiększyć ryzyko. W szczególności: 1) przekroczenie planowanych wydatków lub kosztów, niewykonanie planu dochodów, 2) przypadki nieprawidłowości w przeszłości, np.: nieprawidłowe wydatki, naruszenie lub obejście procedur kontrolnych, naruszenie prawa lub regulacji wewnętrznych, 3) czynniki ryzyka wrodzonego (wewnętrznego), np.: charakter działalności, wielkość jednostki, liczba pracowników, wielkość majątku trwałego, liczba transakcji, wielkość budżetu. 11. W celu identyfikacji ryzyka Dyrektor CAMK powołuje zespół lub organizuje narady poświęcone identyfikacji ryzyka. 10 1. Identyfikacja, analiza i ocena ryzyka dokonywana jest co najmniej raz w roku w terminie do... Termin oceny powinien korelować z terminem wydania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. 2. W analizę ryzyka zaangażowani są kierownicy wszystkich szczebli oraz poszczególnych komórek organizacyjnych, a także właściwi pracownicy tych komórek. 3. Analiza ryzyka obejmuje oszacowanie skutku ryzyka, tj. efektu lub rezultatu wystąpienia danego zdarzenia. Skutek ryzyka wyrażony jest jako wartość szacunkowa w przyjętej skali (bardzo wysoki, wysoki, średni, niski).
4. Analiza ryzyka obejmuje oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia każdego ryzyka. Prawdopodobieństwo wyrażone jest jako wartość szacunkowa w przyjętej skali (bardzo małe, małe, średnie, prawdopodobne, prawie pewne). 5. Zostały ustalone sposób i kryteria oceny istotności ryzyka. MECHANIZMY KONTROLI (dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczace systemów informatycznych) 1. Mechanizmy kontroli zarządczej przyjmują postać procedur, przepisów wewnętrznych, zarządzeń, instrukcji, zakresów czynności i obowiazków itp. i w tych postaciach stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. 2. Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą w Centrum Astronomicznym im. M. Kopernika PAN stanowi załącznik nr 2 do Zarządzenia wprowadzającego. 3. Dokumentacja, o której mowa w ust.2 jest spójna i dostępna dla wszystkch osób, dla których te informacje są niezbędne. 4. W CAMK istnieje komputerowa baza danych umożliwiająca pobranie i zapoznanie się z każdą procedurą wewnętrzną. 1. Kluczowe decyzje i działanaia podejmowane są za wiedzą i zgodą kierownictwa jednostki. 2. W ramach hierarchii służbowej prowadzony jest nadzór, który ma za zadanie uzyskać wymagany stopień pewności, że CAMK osiąga swoje cele i realizuje nałożone zadania. 3. Nadzór obejmuje wyrywkową weryfikację czynności dokonywanych przez osoby nadzorowane. 4. Wszyscy pracownicy zatrudnieni w CAMK - bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy - zobowiązani są do samokontroli. 5. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. 6. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w ramach samokontroli, pracownik zobowiązany jest: 11 12 1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, 2) niezwłocznie powiadomić przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach. 13
1. W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności CAMK: a) w czasie choroby lub innej nieprzewidzianej nieobecności pracownika zapewniane są zastępstwa w realizacji obowiązków; b) ustanawiane są zastępstwa przy długotrwałych nieobecnościach osób na kierowniczych stanowiskach. 2. W jednostce funkcjonują odpowiednie mechanizmy w celu zapewnienia ochrony zasobów materialnych i ich właściwego wykorzystania. W szczególności: a) pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności za mienie ogólnodostępne oraz swoich obowiązków w zakresie jego ochrony i właściwego wykorzystania, b) pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności za inne zasoby powierzone ich ochronie, np.: dokumenty, druki, pieczęcie, oraz swoich obowiązków w zakresie ich ochrony i właściwego wykorzystania, c) interesy jednostki w związku z powierzeniem pracownikom mienia do osobistego używania, np.: telefonów komórkowych, przenośnych komputerów, lub innych urządzeń, zostały w odpowiedni sposób zabezpieczone. 3. Zasoby jednostki o szczególnym znaczeniu dla gospodarki finansowej, są odpowiednio chronione a dostęp do nich jest ograniczony do uprawnionych osób i kontrolowany. W szczególności: a) wprowadzono zasady i procedury ochrony zasobów o szczególnym znaczeniu dla gospodarki finansowej jednostki, b) zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za środki gotówkowe, karty kredytowe, druki ścisłego zarachowania itp., c) dostęp do dokumentów rachunkowych mają tylko osoby upoważnione; zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za ich ochronę oraz wprowadzono odpowiednie środki ochrony, d) dokumentacja wytwarzana przez jednostkę jest odpowiednio przechowywana i chroniona. 4. W CAMK zostały określone środki zaradcze mające na celu zapobieganie utracie danych, przerw w działaniu systemów, możliwości wpływania na stabilność działających systemów. (Plan bezpieczeństwa informatycznego, plan awaryjny na wypadek przerw w działaniu systemów informatycznych, system przechowywania danych gwarantujący ich nienaruszalność). 14 1. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospopdarczych zostały określone w: a) Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, b) Instrukcji Kasowej, c) Zakresach czynności, d) Wykazie osób upoważnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym. 2. Stosowane w CAMK systemy i programy komputerowe zawierają apilikacje i rozwiązania zabezpieczające nieautoryzowany dostęp oraz ograniczające ryzyko utraty danych. 3. Funkcjonowanie mechanizmów kontroli systemów informatycznych takich jak: kontrola tworzenia i zmian w aplikacjach, nadawnie uprawnień, ciągłość działalności i kontroli aplikacji, zapewniona jest przez służby informatyczne CAMK.
INFORMACJA I KOMUNIKACJA (bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna, komunikacja zewnętrzna) 15 1. Kadra kierownicza oraz pracownicy CAMK mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, tj.: a) zarządzeń, procedur, instrukcji, wytycznych, b) przepisów prawa, c) portali internetowych. 2. Przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi CAMK odbywa się w formie dokumentu papierowego jak również elektronicznego (e-mail). System komunikacji został opracowany w taki sposób, aby umożliwiał przepływ informacji zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. Obieg informacji w kierunku poziomym odbywa się pomiędzy pracownikami jednego szczebla struktury organizacyjnej. Z kolei pionowy przepływ odbywa się pomiędzy kierownikami a pracownikami, nabierając formy coraz bardziej skoncentrowanej. 3. Proces obiegu, ewidencjonowania i przechowywania korespondencji w CAMK odbywa się zgodnie z Instrukcją obiegu dokumentacji ( Instrukcja Kancelaryjna i jednolitego rzeczowego wykazu akt) i Instrukcji Archiwalnej Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika PAN. 4. Kadra kierownicza uczestniczy w różnego rodzaju spotkaniach organizowanych w celu bieżącego rozwiązywania pojawiających się problemów. 5. Informacje o działalności CAMK są dostępne na stronie internetowej Instytutu. MONITOROWANIE I OCENA 16 1. System kontroli zarządczej w CAMK podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie. 2. Procesowi monitoringu i oceny podlegają wszystkie procesy funkcjonujące w CAMK, co umożliwia bieżące rozwiązywanie problemów i sprawne zarządzanie jednostką. 3. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podzas wykonywania bieżących obowiązków kierownictwa jednostki. 4. Przynajmniej raz na rok Dyrektor CAMK lub osoba której powierzono obowiązek koordynacji działań w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej inicjuje i koordynuje system samooceny kontroli zarządczej. 17 Coroczne potwierdzenie uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej sporządza się w formie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do Procedury.
Załącznik Nr 1 do Procedury Charakterystyka funkcji stałych (misji jednostki) Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika PAN oraz zakres przedmiotowy zadań realizowanych w ramach danej funkcji (misji) Nr Nazwa funkcji Charakterystyka funkcji Nr 1 1 2 3 4 2 1 2 3 4 3 1 2 3 4 Zakres przedmiotowy zadań realizowanych w ramach funkcji
Załącznik Nr 2 do Procedury Plan realizacji zadań i celów Centrum Astronomicznego im. M.Kopernika PAN w roku... Miernik Nr Nazwa funkcji Nr Zadanie (opis zadania i opis celu) Nazwa Bazowa Rok bazowy Wartość Rok bazowy + 1 Docelowa Rok bazowy + 2 uwagi 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6
Załącznik Nr 3 do Procedury Sprawozdanie z realizacji zadań i celów Centrum Astronomicznego im. M.Kopernika PAN w roku.. Nr Nazwa funkcji Nr Zadanie (opis zadania i opis celu) Nazwa Rok bazowy Miernik Wartość Docelowa (zakładana) Rzeczywista Przyczyny nieosiągnięcia wartości docelowych. Propozycje działań 1 2 3 4 5 6
Załącznik Nr 4 do Procedury Centrum Astronomiczne im. M. Kopernika PAN Warszawa, ul. Bartycka 18 KWESTIONARIUSZ IDENTYFIKACJI RYZYKA Lp. Nazwa ryzyka (okoliczności stwarzające ryzyka) Występowanie ryzyka 1. Potencjał i możliwości jednostki 1 Braki w obsadzie głównych stanowisk 2 Duży wskaźnik zachorowalności 3 Brak możliwości zatrudnienia nowych pracowników 4 Wysoka rotacja pracowników 5 Zbyt niski poziom zatrudnienia 6 Niestaranność personelu 7 Brak pracowników posiadających odpowiednie 8 Kwalifikacje, umiejętności lub doświadczenia 9 Słaby program szkoleń 10 Zbyt mały budżet 11 Niedopracowane procesy zarządcze 12 lub niewykwalifikowana kadra kierownicza 13 Identyfikacja problemów w ramach oceny pracownika 14 Wysoki poziom działań powodujących skutki dyscyplinarne 15 Wysoki poziom wykrywanych nieprawidłowości 16 Naruszenia zasad zachowania 17 Naruszenia procedur finansowych 18 Naruszenia ładu organizacyjnego 19 Niska wydajność pracowników 2. Kwestie prawne 1 Znaczna liczba pozwów lub spraw sądowych 2 Duży wskaźnik przegranych spraw sądowych 3 Przypadki działań niezgodnych z prawem 4 Znaczny poziom niezgodności z przepisami 5 Brak informacji o nowych wymaganiach prawnych 6 Niezachowanie staranności w przestrzeganiu prawa 7 Rosnące koszty prowadzonej działalności 8 Nierzetelna sprawozdawczość finansowa 9 Brak możliwości ubezpieczenia mienia 3. Działalność operacyjna 1 Brak definicji zadań i celów 2 Wysoki poziom środków trwałych 3 Niewłaściwe systemy informatyczne 4 Złożoność systemów informatycznych 5 Niewłaściwa integracja procesów i systemów 6 Częste awarie informatyczne 7 Naruszenie bezpieczeństwa systemu informatycznego Tak Nie
8 Słabe punkty zidentyfikowane przez kontrole i audyt 4. Wyniki organizacji 1 Słabe przygotowanie i planowanie 2 Słaba realizacja celów organizacyjnych 3 Brak monitorowania postępów w realizacji planów lub działań 4 Słaba komunikacja wewnętrzna 5 Brak zewnętrznego zaufania do jednostki 6 Zła prasa/niekorzystne doniesienia medialne 7 Niekorzystne raporty (protokoły) zewnętrznych organów kontrolnych 8 Rosnący poziom złych wyników 9 Niekorzystne umowy 5. Kwestie finansowe 1 Trudna sytuacja finansowa 2 Duża liczba wykrytych nieprawidłowości podczas kontroli finansowej 3 Nieprawidłowe działania kontroli wewnętrznej 4 Niekorzystne raporty audytu wewnętrznego i zewnętrznego 5 Znaczna liczba błędów rachunkowych 6 Niecelowe i nadmierne wydatki budżetowe 7 Nieprawidłowe określenie priorytetów budżetowych 8 Niezgodność z polityką i standardami rachunkowości 9 Wysoki poziom operacji gotówkowych 10 Wysoki poziom zobowiązań 11 Podejmowanie decyzji w nieodpowiednim terminie 12 Niezadowalający proces decyzyjny 13 Brak zdefiniowanych procesów i procedur 14 Brak identyfikacji nieskuteczności 15 Brak planów rozwojowych i perspektywicznych jednostki 16 Niedostateczna jakość informacji zarządczej 17 Luki w bezpieczeństwie 18 Przypadki obrażeń lub śmierci pracowników 19 Obrażenia lub śmierć osób korzystających z usług obiektów publicznych 20 Niewłaściwa obsługa skarg 21 Brak kontroli wykorzystania zapasów materiałowych
Załącznik Nr 5 do Procedury Centrum Astronomiczne im. M. Kopernika PAN Warszawa, ul. Bartycka 18 REJESTR RYZYKA Lp. Zidentyfikowane ryzyko (numer i nazwa ryzyka z kwestionariusza) Cele, z którymi wiąże się ryzyko Funkcjonujące mechanizmy kontrolne Uwagi
Osoba odpowiedzialna za działanie Termin realizacji Załącznik Nr 6 do Procedury Centrum Astronomiczne im. M. Kopernika PAN Warszawa, ul. Bartycka 18 ANALIZA RYZYKA Lp Zidentyfikowane ryzyko Analiza ryzyka (numer i nazwa ryzyka z kwestionariusza) Ocena istotności ryzyka 1 Prawdopodo -bieństwo wystąpienia 2 Skutek 3 Reakcja na ryzyko 4 Przyjęte mechanizmy kontrolne 1 ) Skala: bardzo wysokie 5, wysokie 4, średnie 3, niskie 2. 2 ) Skala : bardzo małe -1, małe - 2, średnie - 3, prawdopodobne - 4, prawie pewne 5. 3 ) Może być wyrażony jako wartość szacunkowa w skali: bardzo wysoki 5, wysoki 4, średni 3, niski 2 lub jako wartość liczbowa ( np. kwota ewentualnych strat, dodatkowych kosztów lub nieuzyskanych przychodów). 4 ) tolerowanie T, przeniesienie P, wycofanie się W, działanie D.
Załącznik Nr 7 do Procedury Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki sektora finansów publicznych Ja, niżej podpisany... jako kierownik jednostki: Centrum Astronomicznego im.m.kopernika PAN w zakresie przydzielonych mi uprawnień oświadczam, iż: informacje zawarte w sprawozdaniu z wykonania planu działalności za rok... przestawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji jednostki; posiadam wystarczającą pewność/wystarczającą pewność z zastrzeżeniami 1, iż zasoby przydzielone do realizacji zadań i podzadań jednostki, określonych w sprawozdaniu z wykonania planu działalności zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego oraz że procedury kontroli zarządczej są ustanowione i zapewniają realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania; Zastrzeżenia dotyczą następujących obszarów działalności jednostki:......... Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z m.in. wyników kontroli zewnętrznych. Oświadczam, iż nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniu, a które mogłoby negatywnie wpływać na obraz sytuacji jednostki.... (podpis i pieczęć) 1 Niewłaściwe skreślić.
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 18/2013 z dnia 23.12. 2013r. Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą w Centrum Astronomicznym im. M. Kopernika PAN. Lp. Nazwa dokumentu 1 Statut Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika PAN 2 Regulamin Organizacyjny CAMK PAN 3 Regulamin Pracy 4 Regulamin Wynagrodzenia 5 Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 6 Instrukcja obiegu dokumantacji ( Instrukcja Kancelaryjna i jednolitego rzeczowego wykazu akt) 7 Instrukcja Archiwalna Centrum Astronomicznego 8 Zasady finansowania badań naukowych w Centrum Astronomicznym im. M. Kopernika PAN 9 Zasady postępowania podczas realizacji wyjazdów służbowych w CAMK PAN 10 Instrukcja dotycząca obowiazujących w CAMK PAN zasad realizacji projektów badawczych 11 Zasada (polityka) rachunkowości 12 Zasady (polityka) rachunkowości dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych 13 Regulamin Kontroli Finansowej 14 Zasady i wykaz osób upoważnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym 15 Instrukcja kasowa 16 Regulamin w sprawie procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 14.000 EUR 17 Procedury stosowane w CAMK PAN przy zamówieniach realizowanych zgodniez ustawą Prawo zamówień publicznych 18 Procedury w zakresie zatwierdzania i rozliczania prac badawczych finansowanych ze środków na utrzymanie potencjału badawczego 19 Zakładowy plan kont Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika 20 Instrukcja Inwentaryzacyjna 21 Zasady postępowania podczas realizacji wyjazdów służbowych 22 Instrukcja przeciwpożarowa 23 Instrukcja przeciwpożarowa dla budynku Zakładu Astrofizyki I Camk PAN w Toruniu 24 Procedury postępowania w czasie podpalenia 25 Procedury postępowania w sytuacjach zagrożenia incydentem bombowym 26 Procedury postępowania w sytuacjach otrzymania podejrzanej przesyłki 27 Instrukcja w sprawie zabezpieczenia danych osobowych
28 Zasady korzystania z systemu komputerowego 29 Regulamin pracy i składu Komisji Antymobbingowej 30 Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 31 Zasady korzystania z kart płatniczych 32 Regulamin przyznawania świadczeń pomocy materialnej dla doktorantów 33