Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa tel.: +48 22 4509 810, fax: +48 22 4509 803, cofund@cofund.org.pl, www.cofund.org.pl NIP: 526-000-54-68 REGON: 002179760 KRS: 0000112576 Data: 8 kwietnia 2019 r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 5/DWES/CIE/FFW/2019 Kompleksowa realizacja filmów promujących przedsiębiorstwa społeczne Fundacja Fundusz Współpracy zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na usługi polegające na kompleksowej realizacji 6 filmów promujących przedsiębiorstwa społeczne z subregionu ciechanowskiego uwzględnieniem poniższych wymagań: I. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie scenariusza, przygotowanie, produkcja i montaż filmów promocyjnych z przeznaczeniem do umieszczenia na stronach internetowych, emisji podczas spotkań / konferencji / prezentacji oraz dystrybucji bezpośredniej na płytach DVD / USB oraz promocji w mediach przedsiębiorstw społecznych dofinansowanych w ramach projektu: Inkubacja i wsparcie ekonomii społecznej w subregionie ciechanowskim. 2. Filmy dot. przedsiębiorstw społecznych (PS) mają na celu promocję bezpośrednio firm (prowadzonych w formie spółdzielni, stowarzyszeń, fundacji czy spółek z o.o. non profit) utworzonych przez uczestników projektu, pokazanie ich oferty, sposobu na funkcjonowanie na rynku, ale także poprzez konkretne przykłady PS promocję przedsiębiorczości społecznej jako sposobu na znalezienie zatrudnienia przez osoby, którym trudniej na rynku pracy. Filmy powinny pomagać w znalezieniu klientów oraz wzmacnianiu wizerunku PS, jako podmiotów rzetelnych i odpowiedzialnych. Filmy mogą też nawiązywać do różnych form wsparcia kierowanych do uczestników w trakcie trwania projektu (dotacje, opieka, doradztwo, szkolenia, itp.) a przez to ukazywać rezultaty projektu. II. Parametry i wymagania dla przedmiotu zamówienia Do zadań Wykonawcy należeć będzie: a) przygotowanie scenariusza filmów (wraz z listą dialogową) w oparciu o zagadnienia dot. Ekonomii społecznej. Scenariusz musi zostać zaakceptowany przez zamawiającego przed rozpoczęciem zdjęć. W cenie usługi Wykonawca zapewni nie tylko opracowanie scenariusza ale i terminarza, który uzgodni z Zamawiającym. b) przygotowanie, produkcja i montaż 6 filmów, każdy o długości nie krótszej niż 3 minuty i nie dłuższej niż 5 minut c) zdjęcia do filmów powinny być realizowane zarówno w pomieszczeniach jak i plenerze. Należy też uwzględnić możliwość wykonania materiału w studiu oraz przy użyciu drona. Zdjęcia do filmu obejmą lokalizacje przedsiębiorstw społecznych w subregionie ciechanowskim (miejsce prowadzenia działalności oraz opis PS zostaną przekazane Wykonawcy. d) opracowanie grafiki w tym grafiki animacyjnej a także wspólnej dla wszystkich filmów czołówki oraz tablic końcowych spójnych z logotypem FFW i mowes, zawierających obowiązkowe logotypy funduszy europejskich e) zapewnienie muzyki do podkładu oraz udźwiękowienia materiałów filmowych wraz z prawami autorskimi do jego wykorzystania w filmie oraz odtwarzania i kopiowania (możliwość wyboru z co najmniej 3 propozycji), najlepiej na licensji otwartej creative commons. f) zapewnienie lektora, który będzie pełnił rolę komentatora treści materiału filmowego. Film ma oferować nowoczesny przekaz wsparty dynamicznym montażem i dopasowanym podkładem muzycznym. Przekazywane informacje powinny być wsparte nowoczesną infografiką komputerową mająca za zadanie ukazanie efektów wsparcia projektu dla osób uczestniczących w projekcie, zatrudnianych w PS, prezentujących PS jako sprawne i radzące sobie na rynku przedsiębiorstwa.
Wszystkie powyższe zadania Wykonawca wykona w porozumieniu z Zamawiającym uwzględniając wizualizację projektu a także obowiązki informacyjne dot. projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Przedstawienie wstępnego montażu off-line do akceptacji. Materiał zostanie skierowany do dalszej obróbki po uwzględnieniu wszystkich uwag i poprawek wniesionych przez Zamawiającego Wykonawca uzyska zgody na przetwarzanie wizerunku osób zaangażowanych w nakręcenie filmu. Wykonawca przekazuje całość praw majątkowych do wykonanych filmów. Filmy przeznaczone będą do dystrybucji w Internecie. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia wyprodukowanych filmów na elektronicznym nośniku danych do siedziby Zamawiającego lub przesłanych elektronicznie. W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do Materiału promocyjnego na wszystkie pola eksploatacji Wymagania techniczne: a) realizacja filmów profesjonalną kamerą filmową lub aparatem (lustrzanką) cyfrowym Full HD z wymienną optyką, przy wykorzystaniu stabilizatory obrazu (slider, steadycam) oraz drona. b) oświetlenie planu zdjęciowego oraz udźwiękowienie (nagranie wywiadów przy wykorzystaniu mikroportów lub odpowiednich mikrofonów) c) formatach plików DVD i mpeg4 (format Full HD min. 1980 x 1080p). III. Kod/y i nazwa CPV: 92111200-4 Produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych i taśm wideo IV. Źródło finansowania: Projekt Inkubacja i Wsparcie Ekonomii społecznej w subregionie ciechanowskim, współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach programu RPO WM na lata 2014-2020. Projekt realizowany jest przez Fundację Fundusz Współpracy (Beneficjent). V. Miejsce i termin realizacji zamówienia: Miejsce Przedsiębiorstwa funkcjonują na terenie subregionu ciechanowskiego obejmującego powiaty:. Szczegółowa lista podmiotów oraz ich lokalizacja zostanie przedstawiona wykonawcy Usługa powinna być zrealizowana w terminie zaproponowanym przez Wykonawcę, nie później niż do 30 kwietnia 2019 roku. miejsce dostawy: ul. Górnośląska 4a 00-444 Warszawa,Termin VI. Wymagania względem wykonawcy 1. Posiadanie przez Wykonawcę sprzętu oraz oprogramowania niezbędnego do poprawnego wykonania usługi (oświadczenie Wykonawcy); 2. Wykonawca powinien udokumentować wykonanie w okresie ostatnich 3 lat co najmniej 5 filmów promocyjnych o podobnym charakterze. Filmy powinny stanowić załącznik do oferty lub Wykonawca powinien wskazać adres internetowy, pod którym można się z nimi zapoznać. L.p Zamawiający Data realizacji Tytuł lub temat jakiego dotyczyła produkacja Adres strony www, gdzie film/ materiał można obejrzeć 1. 2. 3. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany wielkości zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zamówienia uzupełniającego w zakresie zwiększenia liczby filmów w przypadku wyłonienia się dodatkowych okoliczności. Każdy dodatkowa usługa będzie uzgadniana z Wykonawcą z odpowiednim wyprzedzeniem.
4. Tym samym Zamawiający zastrzega, iż wielkość przedmiotu zamówienia może ulec zmianie z przyczyn od niego niezależnych, a wynikających z rzeczywistych potrzeb beneficjenta projektu. W sytuacji wystąpienia zmiany parametru wskazanego przez Zamawiającego (tj. liczby produkcji filmowych) na wartość oferty znajdzie ona swe odzwierciedlenie w stosownych zapisach przedłożonej do podpisu Wykonawcy Umowy w odniesieniu do zmiany terminu lub miejsca wykonania umowy. W przypadku zmiany po podpisaniu umowy, zmiana taka będzie przedmiotem stosownego aneksu. VII. Kryteria oceny ofert L.p. Nazwa kryterium Liczba możliwych do uzyskania punktów 1. Cena kryterium podstawowe 60 2. Skrócenie terminu realizacji usługi kryterium podstawowe 40 3. Oferta złożona przez podmiot ekonomii społecznej kryterium dodatkowe 5 Sposób przyznawania punktacji za kryterium podstawowe 1. Punkty za kryterium Cena zostaną obliczone według wzoru: Cena oferty najtańszej --------------------------------- x liczba możliwych do uzyskania punktów (czyli 100) = liczba punktów Cena oferty badanej 2. Skrócenie terminu realizacji usługi Kryterium: skrócenie wskazanego w punkcie V Zapytania ofertowego terminu przekazania zamawiającemu zmontowanego materiału 40%. Sposób obliczenia: Wartość punktowa: 1 dzień skrócenia 5 pkt. 2 dni skrócenia 10 pkt 3 dni skrócenia 20 pkt 4 dni skrócenia 30 pkt 5 dni skrócenia 40 pkt 3. Kryteria dodatkowe Oferta złożona przez podmiot ekonomii społecznej Zgodnie z definicją zapisaną w Wytycznych Ministra Rozwoju i Finansów w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020 do tej kategorii zaliczone zostały: przedsiębiorstwa społeczne w tym spółdzielnie socjalne, podmioty reintegracyjne (Centra Integracji Społecznej, Kluby Integracji Społecznej, Zakłady Aktywności Zawodowej, Warsztaty Terapii Zajęciowej), organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. O pożytku publicznym i wolontariacie (Dz. U. z dnia 29 maja 2003 r. z późn. zm.), podmioty sfery gospodarczej utworzone w związku z realizacją celu społecznego bądź dla którego leżący we wspólnym interesie cel społeczny jest racją bytu działalności komercyjnej (NGO prowadzące działalność gospodarczą, spółdzielnie których celem jest zatrudnienie tj. spółdzielnie pracy, spółdzielnie inwalidów i niewidomych, spółki non-profit). 5 punktów. Zamówienie zostanie udzielone na realizację usług dla Wykonawcy, który zdobył najwyższą liczbę punktów. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Wybór najkorzystniejszej oferty odbędzie się na posiedzeniu Komisji. Zamawiający może prowadzić negocjacje z Oferentem, którego oferta została wybrana. Po
wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 3 dni od wezwania oferent nie zawrze umowy, Zamawiający może podjąć negocjacje z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru. VIII. Sposób przygotowania oferty Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Oferta powinna być wypełniona na komputerze i w języku polskim. Podane w ofercie ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy i powinny być wyrażone w kwotach brutto. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i załącznikach i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Cena powinna być wyrażona w kwocie brutto. Oferty przygotowane niezgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania, złożone na innym druku, niekompletne lub po terminie nie będą podlegać ocenie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Wybrany wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia (osobiście lub pocztą) oryginałów formularza ofertowego wraz z niezbędnymi załącznikami. W przypadku niedostarczenia oryginału formularza ofertowego przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający ma prawo odstąpić od zawarcia umowy. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. IX. Dokumenty wymagane od Wykonawcy Oferta złożona na wzorze zamawiającego X. Osoba z FFW uprawniona do kontaktu: Daniel Prędkopowicz, tel. 22 450 97 68 e-mail: dpredkopowicz@cofund.org.pl XI. Ofertę należy przekazać w terminie do 12 kwietnia 2019 XII. Ofertę można a. przesłać pocztą (w tym kurierem) na adres: Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji. b. przesłać e-mailem na adres: usługi(at)iwes.pl decyduje data wyświetlenia wiadomości na komputerze odbiorcy. c. XIII. dostarczyć osobiście do Kancelarii FFW na adres: Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji. Pozostałe postanowienia a. Zamawiający dokona wyboru oferty, w oparciu o kryteria oceny ofert. b. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi zobowiązania Fundacji Fundusz Współpracy do zawarcia umowy. c. Termin związania ofertą: 60 dni od zakończenia terminu składania ofert. d. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia prowadzonego zapytania bez podania przyczyny w każdym czasie, również po złożeniu i rozpatrzeniu ofert, a także zastrzega sobie możliwość nie dokonania wyboru.
e. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z Oferentem, którego oferta została wybrana. f. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 7 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, zamawiający może podjąć negocjacje z oferentem, którego oferta była następna w kolejności. g. Oferentem nie może być podmiot/osoba fizyczna, który/a powiązany/a jest osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Oferentem nie może być także osoba fizyczna/podmiot, który w ciągu ostatnich 3 lat przed ogłoszeniem niniejszego zapytania wyrządził/a Zamawiającemu szkodę przez to, że nie wykonał/a lub nienależycie wykonał/a zobowiązania, co doprowadziło do rozwiązania tej umowy, chyba że było to następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosił odpowiedzialności. h. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów związanych ze świadczeniem usługi (np. noclegi, dojazdy, wyżywienie). Wszelkie koszty związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem oraz rozliczeniem wykonywanej usługi doradczej ponosi Wykonawca i. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań. XIV. Obowiązki Administratora Danych związane z ochroną danych osobowych 1. Administratorem danych osobowych zawartych w ofercie jest Fundacja Fundusz Współpracy, (dalej: ADMINISTRATOR ), z siedzibą: ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Górnośląska 4a, 00444 Warszawa lub drogą e-mailową pod adresem: cofund@cofund.org.pl 2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: iodo@rt-net.pl 3. Dane osobowe o których mowa w ust. 1 są przetwarzane na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), tj. w oparciu o zgodę osoby, której dane dotyczą oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 4. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się dla potrzeb niezbędnych do przeprowadzenia procesu realizacji zamówienia publicznego. 5. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej. 6. Dane osobowe nie pochodzą od stron trzecich. 7. Administrator nie międzynarodowej. zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji 8. Administrator będzie przekazywał dane osobowe innym podmiotom, tylko na podstawie przepisów prawa, w tym w szczególności do: Urzędu Zamówień Publicznych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego. 9. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów, na które Oferent wyraża zgodę. 10. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. 11. Skargę na działania Administratora można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 12. Podanie danych osobowych jest wymogiem do przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy. Ich nie podanie spowoduje brak możliwości złożenia oferty. 13. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.