ZESPOLSZKÓL im. Jana Pawła II ul. Góry św. Anny 21A 47-330 ZDZIESZOWICE t.el./fax 77 484 49 97, 484 45 97 NIP 749-15-09-595 Zarządzenie nr 4-2012/13 Dyrektora Zespołu Szkół im. Jana Pawła 11 w Zdzieszowicach z dnia 11.02.2013r. w sprawie Regulaminu funkcjonowania kontroli zarządczej w Zespole Szkół im. Jana Pawła 11 w Zdzieszowicach Na podstawie art. 69 ust. l, pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (Dz.U. z 2009r. nr 157, poz. 1240 ze zm.), art. 39. l, pkt. l ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572, ze zm.), w związku z Zarządzeniem Starosty Krapkowickiego nr AO.l20.124.2012 w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu Kra pkowickiego l Wprowadzam do stosowania Regulamin funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu Kra pkowickiego (załącznik). 2 Z dniem 02.01.2013r przestaje obowiązywać Zarządzenie Dyrektora Szkoły nr 7-2010/2011 z dnia 28.12.2010r. w sprawie Regulaminu kontroli zarządczej w Zespole Szkół im. Jana Pawła 11 w Zdzieszowicach. 2 Zobowiązuje się pracowników Zespołu Szkół do zapoznania się z treścią zarządzenia i przestrzegania postanowień w/w Regulaminu 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem jego podpisania z mocą obowiązującą od 02.01.2013r. ZESPOm SZKÓŁ DYREKTOR 11.02.2013r. mgr Małgorza galska
... ",. STAROSTA KRAPKOWICKI ul. Kiłińskiego 1, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, wwwṗowiatkrapkowicki.pl Zarządzenie Starosty Krapkowickiego Nr A0.12olf o12 z dniaal października 2012 r. w sprawie: funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu Krapkowickiego. Na podstawie art. 34 ust. l ustawy z dnia S czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tj. Dz. U. z 2001r Nr 142, poz. 1592), 15 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Krapkowicach stanowiąc:;ego załącznik nr l do uchwały Nr XIV /101/2011 R-ady Powiatu Krapkowickiego z dnia 29 grudnia 2012 r. w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. Nr 15, poz.84) zarządzam, co następuje: l W celu zapewmema sprawnego funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu Krapkowickiego wprowadza się,,regulamin funkcjonowania kontroli zarzqdczej w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu Krapkowickiego" stanowiący załącznik Nr 1 do zarządzenia. 2 Zobowiązuję wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego w Krapkowicach oraz jednostek organizacyjnych Powiatu Krapkowickiego do ścisłego przestrzegania Regulaminu, o którym mowa w 1. 3 Wykonanie Zarządzenia powierza się w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach Dyrektorom Wydziałów a w jednostkach organizacyjnych - Dyrektorom jednostek. 4 Zobowiązuje się dyrektorów jednostek organizacyjnych do corocznego składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w terminie do 31 marca za poprzedni rok. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. S Traci moc Zarządzenie Starosty Krapkowickiego Nr Or.0135-85/2010 z dnia 15 października 2010r. w sprawie: ustalenia zasad kontroli zarządczej. 6 Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu. 7 CENTRALA- teł. 77 40 74 300, fax 77 40 74 J... _.- SEKRETARIAT STAROSlY teł. 77 40 74 303 e-mail: starostwo@powiatkrapkowickiṗl
uf. Kilińskiego 1, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pl REGULAMIN FUNKOONOWANIA KONTROLl ZARZĄDCZEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W KRAPKOWICACH ORAZ JEDNSOTKACH ORGANIZACYJNYCH POWIATU KRAPKOWICKIEGO Załącznik Nr l do Zarządzenia NrAO.120.. 2012r Ą (j Starosty Krapkowicklego z dnia 2012r 112J!O. Wllv Rozdział l PRZEPISY OGÓLNE l Regulamin funkcjonowania kontroli zarządczej, zwany dalej Regulaminem, określa cele, zadania i standardy kontroli zarządczej oraz elementy systemu kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu Krapkowickiego. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: l) jednostkach- należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Krapkowicach oraz jednostki organizacyjne Powiatu Krapkowickiego, 2) Staroście-należy przez to rozumieć Starostę Krapkowickiego, 3) Wicestaroście-należy przez to rozumieć Wicestarostę Krapkowickiego, 4} Sekretarzu-należy przez to rozumieć Sekretarza Powiatu Krapkowickiego, 5} Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Powiatu Krapkowickiego, 6) Komórce-należy przez to rozumieć wydział, referat, biuro, samodzielne stanowisko pracy w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach lub jednostkach organizacyjnych powiatu, 7) przełożonym - należy przez to rozumieć Dyrektorów Wydziałów, Naczelników Referatów, Koordynatorów i Dyrektorów jednostek organizacyjnych, 8) pracowniku - należy przez to rozumieć wszystkich pracowników zatrudnionych w Starostwie Powiatowym lub jednostkach organizacyjnych Powiatu Krapkowickiego. 3 Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie: l. kontrola - czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania (procedurach) oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości i usprawnienie prac kontrolowanej jednostki, 2. kontrola zarządcza - ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, 3. informacja zarządcza - taka informacja (słowna lub pisemna), która ma wpływ na proces podejmowania decyzji, 4. procedura - wprowadzony dokument, który określa tryb i sposób postępowania obowiązujący przy realizacji danego zagadnienia (np. regulamin naboru pracowników, polityka rachunkowości, instrukcja inwentaryzacyjna, itd.). Celem ustalonych i wprowadzonych procedur jest takie zorganizowanie pracy jednostek, aby postępowanie pracowników samorządowych było zgodne nie tylko z obowiązującymi regulacjami prawnymi, lecz również standardami kontroli, CENTRALA-tel. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY tel. 77 40 74 303 o
ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pl 5. procedura finansowa -wynikająca bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz przepisów wykonawczych, 6. procedury okołofinansowe- wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących prace samorządu, 7. ryzyko - prawdopodobieństwo, że wystąpi określone zdarzenie, działanie lub brak działania, które może niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie założonego celu (zadania, projektu). Jego skutkiem oprócz zagrożenia realizacji założonego celu może być również szkoda w majątku lub wizerunku jednostek albo utrata szansy poprzez niewykorzystanie wszystkich możliwości. Odnosi się zawsze do zdarzeń przyszłych, 8. zarządzanie ryzykiem - system metod i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do akceptowalnego poziomu, obejmuje identyfikowanie i ocenę ryzyka oraz reagowanie na nie. Rozdział 11 ORGANIZAOA KONTROLl ZARZĄDCZEJ 4 Starosta zapewnia funkcjonowanie kontroli zarządczej, która powinna być: l) dekwatna - zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz regulacjami wewnętrznymi jednostek, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej, 2) skuteczna - postępowanie kontrolne zakończyć się powinno wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych. Kontrola zarządcza musi zabezpieczać jednostki przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka, 3) efektywna - kontrola powinna powodować osiągnięcie założonych celów (m.iri. usprawnić pracę jednostek), eliminować ryzyko wystąpienia błędu. 5. l. Koordynację kontroli zarządczej w jednostkach prowadzi Zespół Koordynujący, w skład, którego wchodzi: l) Wicestarosta, 2) Sekretarz, 3} Skarbnik, 4) Dyrektorzy Wydziałów, S) Naczelnicy Referatów, 6) Dyrektorzy jednostek organizacyjnych. 2. Zespół, o którym mowa w ust. l sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w jednostkach. 3. Przewodniczącym Zespołu Koordynującego jest Wicestarosta lub inna wyznaczona przez Wicestarostę osoba spośród osób wymienionych w ust. l. 6 Osoby wymienione w 5 ust. 1 ponoszą odpowiedzialność za zespół procesów, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie operacji w kierowanych przez nich jednostkach lub komórkach w sposób dający Staroście zapewnienie, że: l) podlegli pracownicy pozostają w zgodzie z przepisami prawa i zasadami (procedurami) przyjętymi w jednostkach, 2} zadania są realizowane skutecznie i efektywnie, 3} plany i programy jednostek są realizowane a zamierzenia i cele są osiągane, CENTRALA- teł. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY- teł. 77 40 74 303
STAROSTWO POWJATOWE W KRAPKOWICACH ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pl 4) dane, sprawozdania, informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie bądź na zewnątrz są wiarygodne, dokładne i aktualne, S) zasoby jednostek są odpowiednio chronione i udostępniane tylko uprawnionym osobom, 6) zasady etycznego postępowania pracowników są przestrzegane i promowane, 7) prowadzony jest efektywny i skuteczny przepływ informacji, poprzez stosowane systemy informatyczne, stosowany obieg dokumentów, bieżącą komunikacje między pracownikami, 8) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane. Zapobiega się niekorzystnym zjawiskom w działalności jednostek, wskazuje się sposoby i środki zapobiegające powstawaniu nieprawidłowości jak również umożliwia się likwidację nieprawidłowości. 7 Do podstawowych funkcji i zadań kontroli zarządczej należy w szczególności: l) sprawdzenie, czy wydatki publiczne są dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 2) kontrola terminowości realizowanych zadań, 3} sprawdzanie czy wydatki ponoszone są w wysokości i terminach wynikając:ych z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, 4) porównanie stopnia realizacji podjętych celów i zadań z przyjętymi założeniami, a w przypadku stwierdzenia niezgodności - wydawanie wniosków bądź zaleceń o charakterze zarządczym, S) nadzór nad terminowym składaniem sprawozdań, 6) nadzór nad terminowym zwrotem środków publicznych, 7) wspomaganie Starosty w procesie zarządczym, 8) ocenianie prawidłowości pracy, 9) zarządzanie ryzykiem. 8 Kontrolę wewnętrzną w systemie kontroli zarządczej sprawowaną przez Starostę wykonywać mogą również: l) Wicestarosta, 2) Sekretarz, 3) Skarbnik, 4) przełożeni, S} inni pracownicy Starostwa na polecenie Starosty lub osób wymienionych w pkt 1-4 na podstawie pisemnego upoważnienia Starosty, 6) podmioty zewnętrzne na zasadzie zawarcia umowy cywilnoprawnej. 9 1. W jednostkach, w terminie nie później niż do końca stycznia każdego roku opracowywany jest roczny plan kontroli, zawierający planowane czynności kontrolne. 2. Plan kontroli Starostwa jest zatwierdzany przez Starostę. Plany kontroli w innych jednostkach zatwierdzają dyrektorzy jednostek i przedkładają do zatwierdzenia Staroście. 3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli. 4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony poprzez dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności. ',;. ' '\. l!. l p. t / Jv ' CENTRALA-tel. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY-tel. 77 40 74 303
ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pf 5. Po zakończeniu danego roku kalendarzowego sporządza się informację o realizacji i wykonaniu planu kontroli i przedkłada się do zatwierdzenia Staroście w terminie do 15 lutego następnego roku. 10 Elementem kontroli zarządczej jest również: l) kontrola zewnętrzna realizowana przez RIO oraz NIK oraz inne uprawnione organy kontrolne, 2) kontrola finansowa sprawowana przez Skarbnika, 3) kontrola funkcjonalna sprawowana przez osoby na stanowiskach kierowniczych oraz pracowników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań, 4) kontrola wewnętrzna sprawowana przez osoby wymienione w 8 niniejszegó Regulaminu, S) samokontrola. 11 l. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez przełożonych oraz przez pracowników na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności, bądź, którzy do wykonywania tej kontroli zostali odrębnie upoważnieni. 2. Kontrola funkcjonalna polega na prowadzeniu badań bieżących, skierowanych na prawidłowość operacji gospodarczych na etapie poprzedzających podjęcie decyzji, w toku ich wykonywania i bezpośrednio po ich zakończeniu. 12 l. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 2. Samokontrola polega na bieżącej kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawne, regulacje wewnętrzne i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności i realizowana jest w toku codziennego wykonywania zadań. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany: l) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, 2) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach. 4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości. 13 Niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu etapy postępowania kontrolnego obejmują: l) porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ze stanem określonym w prawnych, regulaminach i instrukcjach postępowania, 2) ustalenie nieprawidłowości, 3) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów, omówienie wyników kontroli z przełożonym. normach likwidacji Oj r Y l j \ J\ CENTRALA-tel. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY te l. 77 40 74 303 '\ t,.\. - \\!
ul. Kifińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pl 14 W kontroli zarządczej stosuje się dwa tryby przeprowadzania kontroli: l) tryb roboczy - kiedy wstępnie badany jest obszar kontroli. Jeżeli nie stwierdzi się uchybień (błędów) nie przechodzi się do trybu protokolarnego. Sporządza się notatkę służbową dokumentującą przeprowadzenie kontroli. Do trybu roboczego kontroli zalicza się również np. kontrasygnatę skarbnika, podpis radcy prawnego po sprawdzeniu dokumentu pod względem formalnoprawnym, podpis przełożonego na projekcie dokumentu przygotowanego przez pracownika, 2) tryb protokolarny- w przypadku stwierdzenia błędów i nadużyć. Rozdział III STANDARDY KONTROLl ZARZĄDZCZEJ W JEDNOSTKACH 15 Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów: l) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzenie ryzykiem, 3) czynności/mechanizmy kontroli, 4) informacja i komunikacja, S) monitoring i ocena. A. Środowisko wewnętrzne 16 Środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa, na jakość kontroli zarządczej. Właściwe środowisko determinują: 1) Przestrzeganie wartości etycznych Kierownictwo jednostek oraz pozostali pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych i przestrzegają ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Normy postępowania etycznego pracowników określa "Kodeks etyczny' pracowników. Każdy nowo zatrudniany pracownik zaznajamiany jest z powyższym dokumentem i składa oświadczenie o zaznajomieniu się z nim. Pracownicy są świadomi konsekwencji wynikających z nieetycznego zachowania lub działań niezgodnych z prawem. 2) Kompetencje zawodowe Należy dbać, aby wszyscy pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Pracownicy mają możliwość uczestniczenia w szkoleniach i kursach. W budżecie jednostek planowane i wydatkowane są środki na podnoszenie kwalifikacji pracowników. Proces rekrutacji pracowników prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy i zgodnie z Regulaminami naboru na wolne stanowiska urzędnicze w jednostkach. Okresowa ocena pracowników dokonywana jest przez ich bezpośrednich przełożonych. Szczegółowe regulacje dot. przeprowadzania oceny określają odrębne Zarządzenia w jednostkach. Pracownicy podejmujący pracę po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym podlegają służbie przygotowawczej zakończonej egzaminem. 3) Struktura organizacyjna Struktury organizacyjne jednostek są określone w wewnętrznych dokumentach jednostek. r.; \ q l, : \\ \\ i 'i \}\J,J' r \ ' CENTRAlA teł. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY te l. 77 40 74 303
ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, teł. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pl Przełożeni opracowują i aktualizują projekty zakresów czynności dla podległych w strukturze pracowników. 4) Delegowanie uprawnień Zakres uprawnień i odpowiedzialności powierzonych poszczególnym pracownikom jest określany w zakresie czynności oraz w udzielanych imiennych upoważnieniach (pełnomocnictwach). Przy powierzaniu uprawnień poszczególnym pracownikom stosuje się zasadę pisemności. Przyjęcie delegowanych uprawnień. potwierdzone jest podpisem pracownika. Obowiązujące regulacje, czyli zakresy czynności i upoważnienia (pełnomocnictwa) wykonuje się zawsze w dwóch egzemplarzach (oryginały), z których jeden egz. otrzymuje pracownik a drugi z podpisem pracownika dołączany jest do jego akt osobowych. Kserokopię dokumentu z podpisem pracownika doręcza się przełożonemu za potwierdzeniem na oryginale dołączanym do akt osobowych. B. Cele i zarządzanie ryzykiem 17 1. Celem działania jednostek, jest zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na nich zadań jak: 1) własnych, określonych w ustawie o samorządzie powiatowym, 2) zleconych na podstawie ustaw, 3) wykonywanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego, administracji rządowej, 4) innych. 2. Uszczegółowienie celów i zadań jednostek w perspektywie rocznej czy wieloletniej określa uchwalany corocznie budżet Powiatu Krapkowickiego i wieloletnia prognoza finansowa Powiatu Krapkowickiego oraz wynikające z właściwych przepisów prawnych: strategie, plany i programy. 18 Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań jednostek. Obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów i zadań. 19 1. Przełożeni i pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy zobowiązani są do identyfikacji oceny ryzyka oraz ustalenia metod przeciwdziałania ryzyka w odniesieniu do realizowanych celów i zadań oraz zapewnienia stosownych metod przeciwdziałania ryzyka. 2. Pracownicy zobowiązani są do bieżącego informowania bezpośrednich przełożonych o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka niewykonania realizowanych zadań. 20 l. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. 2. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji tj. tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, podjęcie działań w kierunku ich obniżenia czy likwidacji. CENTRALA- tej. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY-tel. 77 40 74 303
ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pl 21 Szczegółowe regulacje dotyczące zarządzania ryzykiem w jednostkach określają odrębne zarządzenia. C. Czynności/Mechanizmy kontroli 22 l. Na system mechanizmów kontroli zarządczej składają się w szczególności: zarządzenia, instrukcje, pełnomocnictwa, upoważnienia, zakresy uprawnień i odpowiedzialności. 2. Pracownicy mają obowiązek zapoznawania się z wewnętrznymi procedurami, które dotyczą wykonywanych przez nich obowiązków i realizowanych zadań. 3. Wprowadzane do przestrzegania dokumenty, przekazuje się wszystkim komórkom za potwierdzeniem. Przełożeni są odpowiedzialni za przekazanie informacji zawartych w otrzymanych dokumentach pracownikom. Dodatkowo nowe regulacje w miarę motliwości przekazywane są pracownikom na naradach pracowniczych, spotkaniach z przełożonymi. 4. Dokumenty wewnętrzne tworzące system kontroli zarządczej zamieszczane są ponadto w Biuletynie Informacji Publicznej. 5. Wydział Administracji i Spraw Obywatelskich prowadzi wykaz dokumentów, których stosowanie zapewnia funkcjonowanie kontroli zarządczej. Wykaz ten jest aktualizowany na bieżąco w miarę wprowadzania do obiegu nowych dokumentów z zastrzeżeniem ust.7. 6. Wszyscy pracownicy, którzy opracowują dokumenty związane z systemem kontroli zarządczej zobowiązani są na bieżąco przekazywać stosowne informacje Wydziałowi Administracji i Spraw Obywatelskich z zastrzeżeniem ust7. 7. Zadania określone w ust. 5 i 6 w jednostkach organizacyjnych powiatu kra pkowickiego określają dyrektorzy tych jednostek w drodze regulacji wewnętrznych. 23 l. W jednostkach w ramach hierarchii służbowej prowadzi sie nadzór nad wykonywanymi zadaniami przez podległych pracowników. 2. Nadzór ten ma za zadanie uzyskać rozsądny stopień pewności, że jednostki osiągają swoje cele i realizują nałożone zadania. 24 l. Ciągłość działania jednostek zapewniona jest poprzez system zastępstw w czasie usprawiedliwionej (np. delegacja, urlop, zwolnienie lekarskie) jak i nieusprawiedliwionej nieobecności danego pracownika. 2. Osoby na zastępstwo wyznaczane są przez przełożonego komórki, spośród osób o podobnym zakresie obowiązków. 3. W przypadku przedłużającej się nieobecności pracownika spowodowanej np. długim zwolnieniem lekarskim, urlopem macierzyńskim lub wychowawczym, ciągłość działania realizowana jest poprzez zatrudnienie na czas określony - na zastępstwo - dodatkowego pracownika, który zastępuje nieobecnego pracownika. 25 l. Jednostki posiadają odpowiednie zabezpieczenie, aby dostęp do jego zasobów materialnych, finansowych, informatycznych miały jedynie upoważnione osoby. Funkcjonuje system kodowania wejść do niektórych pomieszczeń biurowych oraz system alarmowy zabezpieczający pomieszczenia biurowe jak i sam budynek. CENTRALA-tel. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY- teł. 77 40 74 303
STAROSTA KRAPKOWICKJ ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 DO, www.powiatkrapkowicki.pl 2. Prowadzone są okresowo porównania stanu rzeczywistego zasobów z zapisami rejestrów, np. inwentaryzacja. W odniesieniu do danych informatycznych istnieje odpowiedni system zabezpieczeń fizycznych i technicznych chroniących do nich dostępu. 3. W celu zapewnienia ochrony zasobów, pracownicy zobowiązani są do: l) przestrzegania ustalonych w Regulaminach Pracy zasad porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy i p.poż, 2) dochowania tajemnicy ustawowo chronionej określonej w odrębnych regulacjach, 3) ochrony danych osobowych, 4) prawidłowego zabezpieczania fizycznego pomieszczeń biurowych. 26 Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych muszą obejmować w szczególności: l) umożliwienie prześledzenia kontroli, zapewnrające rzetelne dokumentowanie przebiegu i realizacji wszystkich operacji finansowych i gospodarczych, 2) zatwierdzanie operacji finansowych przez osoby upoważnione, 3) podział miedzy pracowników obowiązków dotyczących zatwierdzania, realizacji i księgowania operacji finansowych, gospodarczych w tym także w zakresie dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, 4) weryfikowanie operacji przed ich realizacją, 5) nadzorowanie wykonywania zadań z monitorowaniem skuteczności systemu kontroli wewnętrznej. 27 Celem zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach informatycznych jednostki opracowują Polityki Bezpieczeństwa Informacji i Instrukcje Zarządzania Systemami Informatycznymi. D. Informacja i komunikacja 28 l. Wszyscy pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. 2. Komunikacja winna być aktualna, dokładna, terminowa i dostępna. 29 l. Komunikacja z podmiotami zewnętrznymi odbywa się drogą pisemną (papierową), telefoniczną lub mailową z zachowaniem zasad identyfikacji danych osobowych osób uczestniczących w kontaktach. Istnieje również możliwość kontaktu poprzez system elektronicznego obiegu dokumentów. 2. Komunikacja zewnętrzna powinna być realizowana w sposób efektywny z orientacją na osiągnięcie pozytywnego wizerunku jednostek. 30 l. Informacja publiczna udostępniana jest poprzez stronę internetową Biuletynu Informacji Publicznej. 2. Wyznaczono procedurę związaną z umieszczaniem informacji na stronie BIP oraz wyznaczono osoby odpowiedzialne za bieżące umieszczenie na tej stronie informacji publicznej. CENTRALA- tej. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY tel. 77 40 74 303
ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, teł. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pl E. Monitoring i ocena 31 l. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się poprzez wykonywanie bieżących obowiązków przełożonych. Wszystkie sygnały zewnętrzne (między innymi skargi) wyniki kontroli zewnętrznych, informacje o problemach pojawiających się w działalności bieżącej jednostki, dane ze sprawozdań - analizowane winny być z punku widzenia adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej. 2. Zidentyfikowane podczas monitoringu problemy należy na bieżąco rozwiązywać. 32. l. Raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Samoocena dokonywana jest przez przełożonych oraz przez pracowników. 3. Szczegółowe regulacje dotyczące procedury samooceny systemu kontroli zarządczej i składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w jednostkach określają odrębne zarządzenia. ROZDZIAŁ IV KONTROLA FINANSOWA 33 Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej i dotyczy całokształtu procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań finansowych, dokonywaniem wydatków oraz gospodarowanie majątkiem Powiatu. Kontrola finansowa obejmuje: 34 l) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym przez przepisy prawa, 3) zapewnienie wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości, 4) zapewnienie rzetelnego i jasnego dokumentowania sytuacji majątkowej i finansowej jednostek, S) zapewnienie oszczędnego i racjonalnego wydatkowania środków publicznych, 6) zapewnienie prawidłowego prowadzenia gospodarki finansowej. 35 Podstawowe kryteria doboru do kontroli finansowej ustala się na podstawie: l) analizy sprawozdań okresowych, 2) analizy wniosków i zaleceń pokontrolnych wydanych przez kontrole instytucjonalne, 3} konieczności przeprowadzenia kontroli krzyżowej w jednostkach, 4) analizy wniosków jednostek, o zwiększenie ich budżetu przekazanego do dyspozycji na podstawie planów finansowo-rzeczowych, S) otrzymanych dotacji o różnym charakterze, 6) innych informacji zarządczych z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego. 36 Jeżeli w toku kontroli okaże się, że potrzebne jest zbadanie zagadnień należących do właściwości rzeczowej organu kontroli specjalistycznel kontrolujący może zwrócić się do Starosty CENTRALA-tel. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY- te l. 77 40 74 303 f\ {l i l
ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pl o sporządzenie wniosku do tego organu czy instytucji o udział w czynnościach kontrolnych lub jej przeprowadzenie. 37 Kontrola finansowa dokonywana jest na etapie wstępnym, bieżącym i następnym. 38 1. Kontrola wstępna - dokonywana jest na etapie poprzedzającym podjęcie decyzji o rozpoczęciu operacji gospodarczych. Ma na celu sprawdzenie czy planowane wydatki mają swoje odbicie w planie finansowym i czy są z nim zgodne a także czy dokumenty dotyczące operacji gospodarczych są kompletne, celowe i związane z realizacją zadań, a ponadto zgodne z ustawą o Prawo zamówień publicznych. Kontrola ta dokonywana jest przez Skarbnika oraz O'soby upoważnione. Kontrola wstępna ma na celu ocenę celowości i gospodarńośd. - 2. Kontrola bieżąca - dokonywana jest na etapie realizacji operacji gospodarczej. Ma na celu weryfikacje zgodności z prawem dokumentów stanowiących podstawę dokonania wydatku, ich rzetelność i kompletność. Za kontrolę bieżącą odpowiedzialne są osoby, które realizują zadanie poddane wcześniej kontroli wstępnej. 3. Kontrola następna - dotyczy zakończonej operacji gospodarczej i ma na celu ocenę jej prawidłowości i osiągniętych efektów oraz ocenę prawidłowości funkcjonowania procedur kontroli finansowej. Obejmuje badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. Kontrolę tą realizuje Skarbnik lub inny upoważniony przez Starostę pracownik lub podmiot zewnętrzny. Mechanizmy kontroli finansowej to: 1) kontrola merytoryczna, 2) kontrola formalna, 3) kontrola rachunkowa. 39 40 l. Kontrola merytoryczna polega na ocenie rzetelności realizowanej operacji gospodarczej. Kontrola ta obejmuje w szczególności kontrolę wykonania operacji gospodarczej zgodnie z zawarta umową. 2. Kontrola merytoryczna dokonywana jest przez pracownika realizującego zadanie bądź osobę upoważnioną. 3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości osoba kontrolująca odmawia podpisu dokumentów, zwraca je właściwym pracownikom z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości oraz niezwłocznie zawiadamia o tym swojego przełożonego. 41 l. Kontrola formalno - rachunkowa ma na celu stwierdzenie czy dokumenty dotyczące operacji gospodarczych są technicznie prawidłowe, wystawione przez właściwe osoby lub podmioty, posiadają wszystkie elementy prawidłowo wystawionego dowodu księgowego oraz że są wolne od błędów rachunkowych. 2. Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez pracownika ds. finansowo - księgowych w jednostkach. W przypadku, gdy nie stwierdzono uchybień ze strony formalnorachunkowej pracownik dokonujący kontroli nanosi na dokument adnotację "Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym", który parafuje. CENTRALA-tel. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY - teł. 77 40 74 303
ul Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, teł. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pf 3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości pracownik dokonujący kontroli formalnorachunkowej zwraca dokumenty właściwemu pracownikowi merytorycznemu. 42 l. przepisami wewnętrznymi. 2. Przepisy wewnętrzne, o których mowa w ust. l stanowią podstawę badania w trakcie trwania czynności kontrolnych, zgodności stanu faktycznego operacji finansowych. Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej są uregulowane odrębnymi ROZDZIAŁ V POSTANOWIENIA KOŃCOWE /.43 W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur ustalonych niniejszym Regulaminem, wnioski w tej sprawie należy składać do Sekretarza. CENTRALA- teł. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY- teł. 77 40 74 303
ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, www.powiatkrapkowicki.pl Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Załącznik Nr 2 da Zarządzenia Nr.120... 2012r l/ Starosty Kropkowickiego z dnia 2012r 112. l o. :l;?) za rok....... Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: 1) zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, _ 4) ochrony zasobów, S) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych* (nazwa jednostki) A. w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna efektywna kontrola zarządcza. B. w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna efektywna kontrola zarządcza. 1) zastrzeżenia dotyczą: Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 2) zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej CENTRALA-tel. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY-tel. 77 40 74 303
STAROSTA KRAPKOWICKJ STAROSTWO POWIATOWE W KRAPKOWJCACH ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, wwwṗowiatkrapkowickiṗl Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarzqdczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji. 3) w ubiegłym roku zostały podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej: Należy opisać kluczowe działania, które zostały podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zanądczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń- planowane i nie planowane. C. nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. l) zastrzeżenia dotyczą: Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z prżepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 2) zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji. 3) w ubiegłym roku zostały podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej: Należy opisać kluczowe działania, które zostały podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń- planowane i nieplanowane. CENTRALA-tel. 77 40 74 300, fax 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROSTY-tel. 77 40 74 303 ( ' '. \ l J
STARO STA l<rapkowicki STAROS TWO POWIATOWE W KRAPKOWICACH ul. Kilińskiego l, 47-303 Krapkowice, tel. 77 407 43 00, wwwṗowiatkrapkowickiṗl Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacji dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z: 1) monitoringu realizacji celów i zadań, 2) samooceny kontroli zarządczej, 3) systemu zarządzania ryzykiem, 4) audytu wewnętrznego, 5) kontroli wewnętrznych, 6) kontroli zewnętrznych, 7) innych źródeł informacji tj. -.......................................................................................................................... Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia. (miejscowość, data) (podpis kierownika jednostki) * należy podkreślić wybraną ocenę A, B lub C Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem. Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarzqdcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem i V CENTRALA tel. 77 40 74 300, fa x 77 40 74 332 SEKRETARIAT STAROS TY-tel. 77 40 74 303 e-m ail: sta rostwo@powia tkrapkowickiṗl