Słupsk, 1 lutego 2016 1. Imię i nazwisko inicjatora (jeżeli dotyczy) Biuro Prezydenta Miasta - Referat Dialogu Społecznego 2. Wydział/jednostka Biuro Prezydenta Miasta - Referat Dialogu Społecznego 3. Termin konsultacji 23 grudnia 2015 12 stycznia 2016 4. Przedmiot i cel konsultacji Przedmiotem konsultacji był projekt uchwały Rady Miejskiej w Słupsku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Konsultacji Społecznych oraz projekt Procedury planowania, prowadzenia oraz ewaluacji konsultacji społecznych. Celem konsultacji było zebranie opinii oraz uwag na temat w/w dokumentów oraz stworzenie jak najbardziej czytelnych i przejrzystych dla mieszkańców dokumentów regulujących dialog społeczny w mieście. 5.Uzasadnienie/podsta wa prawna (zarządzenie Prezydenta, Rady Miasta) Konsultacje społeczne zostały przeprowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 903/BPM/2015 Prezydenta Miasta Słupska z 8 grudnia 2015 roku ws. przeprowadzenia konsultacji społecznych projektu uchwały Rady Miejskiej w Słupsku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Konsultacji Społecznych oraz projektu Procedury planowania, prowadzenia i ewaluacji konsultacji społecznych. ZATWIERDZAM PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA Robert Biedroń 1
6. Metoda przeprowadzenia konsultacji (opis) 1. Udostępnienie konsultowanych dokumentów w formie elektronicznej na stronie www.slupsk.pl wraz z formularzem zgłaszania uwag (załącznik nr 1), który można było dostarczyć drogą e-mail bądź wydrukować i przynieść do Słupskiego Centrum Organizacji Pozarządowych i Ekonomii Społecznej przy ul. Niedziałkowskiego 6; dodatkowo zostały stworzone grafiki (załącznik nr 2), które w skrócie prezentowały konsultowane dokumenty. 2. Spotkanie konsultacyjne, które odbyło się 11 stycznia 2016 roku w Słupskim Centrum Organizacji Pozarządowych i Ekonomii Społecznej przy ul. Niedziałkowskiego 6. 7. Akcja informacyjna (opis) 1. Informacje zamieszczane na stronie internetowej www.slupsk.pl. 2. Informacje zamieszczane na oficjalnym profilu Miasta oraz Słupskiego Centrum Organizacji Pozarządowych i Ekonomii Społecznej na portalu Facebooku. 3. Stworzenie grafik prezentujących najważniejsze informacje z Regulaminu konsultacji społecznych oraz Procedury prowadzenia, planowania oraz ewaluacji konsultacji społecznych. 4. Informacje w lokalnych mediach. 8. Harmonogram spotkania/spotkań (scenariusz konsultacji) 1. Ramy czasowe spotkania konsultacyjnego 17.00-18.30 2. Rozpoczęcie spotkania konsultacyjnego powitanie uczestników przez p. Sekretarz Iwonę Wójcik. 3. Wprowadzenie - p. Iwona Chrapkowska (Biuro Prezydenta Miasta - Referat Dialogu Społecznego) 4. Wystąpienie p. Oktawiusza Chrzanowskiego (FISE) dotyczące idei konsultacji społecznych, prac nad Regulaminem oraz Procedurą oraz korzyści dla mieszkańców płynących z nowego Regulaminu. 5. Prezentacja p. Iwony Chrapkowskiej dotycząca zmian wprowadzonych do Regulaminu, które są istotne dla urzędników. 4. Dyskusja. 2
9. Liczba osób biorących udział w konsultacjach/liczba uwag a) mieszkańcy - 4 b) przedstawiciele organizacji pozarządowych - 2 c) przedstawiciele mediów - 1 d) przedstawiciele Rady Miejskiej - 0 e) Przedstawiciele Urzędu Miejskiego 7 f) osoby prowadzące spotkanie oraz osoba spisująca protokół - 4 RAZEM 18 osób (14+4) Uwagi zgłoszone do dokumentu Regulamin Konsultacji Społecznych : - pisemne (na formularzu) 10, - ustne (podczas spotkania) 2. Uwagi mieszkańców 2. Uwagi zgłoszone przez Wydziały UM: a) Zespół Audytu Wewnętrznego i Kontroli 5, b) Wydział Zarządzania Funduszami - 5 Uwagi zgłoszone do dokumentu Procedura planowania, prowadzenia oraz ewaluacji konsultacji społecznych : - pisemne (na formularzu) 6, - ustne (podczas spotkania) 0. Uwagi zgłoszone przez mieszkańców 0. Uwagi zgłoszone przez Wydziały UM: a) Zespół Audytu Wewnętrznego i Kontroli 1, b) Wydział Zarządzania Funduszami 5. 3
UWAGI ZGŁASZANE PRZEZ UCZESTNIKÓW UWAGI ZGŁASZANE DO PROJEKTU UCHWAŁY RADY MIEJSKIEJ W SPRAWIE WPROWADZENIA REGULAMINU KONSULTACJI SPOŁECZNYCH Mieszkaniec Słupska Rozdział 5, 24 ust. 4 Nieodpowiedni i niejasny termin zrozumiałości Zmiana zapisu na bardziej zrozumiały. Uwaga zasadna i uwzględniona - proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu Zapis brzmi: Wszelkie materiały informacyjne wykorzystywane w trakcie konsultacji należy przed rozpowszechnieniem sprawdzić, czy są zrozumiałe i przejrzyste. 4
Uczestnicy spotkania oraz pisemnie Wydział Audytu Rozdział 5, 25 ust. 7 Określenie w jaki bezpośredni sposób Radni Miejscy mają być informowani o spotkaniach i warsztatach organizowanych w ramach konsultacji społecznych. Uwaga dotyczącą użytego słowa Bezpośrednio. Usunąć zapis bezpośrednio, który jest niejasny. Uwaga zasadna i uwzględniona - proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu. Usunięto słowo bezpośrednio. 5
Wydział Zarządzania Funduszami Rozdział 1, 2, pkt 2), str. 3 Należy ujednolicić nazewnictwo dot. mieszkańców Miasta. Uwaga dotyczy całego dokumentu. pkt 2) powinien zatem brzmieć (...) mieszkańcach i mieszkankach Miasta rozumie się przez to mieszkańców i mieszkanki Miasta Słupska / Uwaga zasadna i uwzględniona proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu 6
Wydział Zarządzania Funduszami Rozdział 5, 24, ust. 2, str. 11 Nie określono minimalnej ilości wykorzystanych kanałów informacyjnych. Zbyt restrykcyjny obowiązek publikacji artykułów i ogłoszeń w minimum trzech środkach przekazu (prasa, radio, telewizja). Nie ma pewności czy wysłane informacje prasowe na pewno się ukażą. Wydziały nie będą dysponować środkami finansowymi na tak dużą liczbę płatnych artykułów i ogłoszeń. Akcja informacyjna powinna być prowadzona z wykorzystaniem minimum trzech kanałów informacyjnych. Artykuły i ogłoszenia w co najmniej jednym z lokalnych środków przekazu (prasa, radio, telewizja), w tym poprzez ogłoszenia płatne lub wysyłkę informacji prasowych. Zapis jest elastyczny. Pozostawienie określenia możliwie wielu kanałów informacyjnych pozwoli na wykorzystywanie tych środków przekazu, do których mamy dostęp bez sztywnego określenia liczby (zgodnie z możliwościami finansowymi, grupą docelową itp.) Zapis nie wskazuje konieczności publikowania w przynajmniej 3 środkach przekazu - dopuszcza wysyłkę informacji prasowych. 7
Wydział Zarządzania Funduszami Rozdział 5, 25, ust. 6, str. 12 Spotkania konsultacyjne oraz dyżury konsultacyjne powinny odbywać się w godzinach dogodnych dla jak największej liczby mieszkańców i mieszkanek Miasta. Spotkania (...) oraz dyżury konsultacyjne odbywają się w dniach roboczych w godzinach dogodnych dla jak największej liczby mieszkańców i mieszkanek Miasta, a w razie konieczności w dni wolne od pracy. Uwaga zasadna i uwzględniona proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu Miejsce spotkań powinno być łatwo dostępne dla wszystkich mieszkańców i mieszkanek Miasta. 8
Wydział Zarządzania Funduszami Rozdział 6, 31, str. 13 Nie zrozumiała jest konieczność wysyłania raportu z przebiegu konsultacji do co najmniej trzech lokalnych środków przekazu. Raport z konsultacji w niektórych przypadkach może być obszernym dokumentem, który przesłany mediom może zostać różnie zinterpretowany. W jaki sposób wybierać media, żeby nie było zarzutów o stronności. Może lepiej byłoby przekazywać informację z przebiegu konsultacji do osoby odpowiedzialnej za współpracę z mediami w Biurze Prezydenta Miasta, która następnie przekaże ją mediom zgodnie z posiadaną listą mailingową. Po zakończeniu konsultacji ( ) jednostka organizacyjna Urzędu prowadząca konsultacje zamieszcza raport z konsultacji w oficjalnym serwisie internetowym Miasta oraz Biuletynie Informacji Publicznej. Ponadto przekazuje informację z przebiegu konsultacji do Biura Prezydenta Miasta, które następnie przekazuje ją mediom. Przekazywanie informacji dla mediów do osoby odpowiedzialnej za współpracę z mediami jest normalną praktyką w Urzędzie nie wymaga zapisu. 9
Wydział Zarządzania Funduszami Cały dokument Brak spójności w nazewnictwie: - oficjalny serwis internetowy Miasta a nie urzędu - Urząd Miejski w Słupsku zamiast Urząd Miasta Słupska - mieszkańcy i mieszkanki Miasta - czasem używa się tylko mieszkańcy, należy ujednolicić - Rada Miejska a nie Rada Miasta - należy przeanalizować i w niektórych przypadkach Prezydenta Miasta należy zastąpić lub dodać Wydział Urzędu, np. Propozycje zmian zawarto w uwagach, np. * w rozdziale 5, 21 pkt 1. Konsultacje społeczne przeprowadza Prezydent Miasta (Wydział Urzędu) lub upoważniona przez niego jednostka organizacyjna Miasta. * w rozdziale 5, 26 Wydział Urzędu lub wskazana przez Prezydenta Miasta jednostka organizacyjna Miasta odpowiedzialna za organizację i przeprowadzenie konsultacji ( ) Uwaga zasadna i uwzględniona proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu 10
Wydział Audytu Rozdział 4, 15 pkt.3 Powtórzenie słowa mieszkańców i wniosek w pkt 3. i ppkt. a) i b) Usunięcie słów mieszkańców i wniosek z pkt. 3, ppkt a) oraz b) Uwaga zasadna i uwzględniona proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu. Zmieniono zapisy pkt 3. ppkt. a) oraz b), które teraz brzmią: 3) na skierowany do Prezydenta Miasta wniosek: a) co najmniej 100 mieszkańców w przypadku konsultacji o zasięgu ogólnomiejskim, b) co najmniej 50 mieszkańców w przypadku konsultacji o zasięgu lokalnym. 11
Wydział Audytu Rozdział 4, 20 ust. 5 i 7 W ust. 5. są zawarte te same informacje, co w ust. 7. Usunięcie ust. 7. Uwaga zasadna i uwzględniona proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu. Ust. 7 usunięty, Ust. 5 brzmi Prezydent Miasta informuje wnioskodawców o uwzględnieniu lub nieuwzględnieniu wniosku na piśmie i z podaniem uzasadnienia decyzji w terminie 30 dni od złożenia poprawnego wniosku. Decyzja podawana jest również do wiadomości publicznej poprzez co najmniej oficjalny serwis internetowy Miasta najpóźniej 7 dni od podjęcia decyzji. 12
Wydział Audytu Rozdział 5, 25, ust. 3, pkt 1 i 2 Brak informacji o terminie udostępnienia informacji nt. zaplanowanych spotkań oraz warsztatów dla mieszkańców. Dopisać termin, w jakim informacja o spotkaniach i warsztatach zostanie udostępniona. Uwaga zasadna i uwzględniona proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu. w obu punktach dodano zapis (...) informacja o zaplanowanych (...) musi być przekazana do informacji publicznej najpóźniej na 10 dni przed terminem (...). 13
Wydział Audytu Rozdział 5, 26 i 27 Treść 27 powtórzona w 26. Usunąć 27. Uwaga zasadna i uwzględniona proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu. Usunięto 27. 26 brzmi Wskazane przez Prezydenta Miasta Wydziały Urzędu lub jednostki organizacyjne Miasta odpowiedzialne za organizację i przeprowadzenie konsultacji, zobowiązane są do zapewnienia właściwych warunków ich prowadzenia, w zależności od formy w jakiej zostały zaplanowane, do zapewnienia m. in. pomieszczeń, pełnego i łatwego dostępu do dokumentów i informacji objętych konsultacjami, opieki merytorycznej i organizacyjnej oraz bezstronnego sposobu prowadzenia spotkań i dyskusji w trakcie konsultacji. 14
UWAGI ZGŁASZANE DO PROJEKTU PROCEDURY PLANOWANIA, PROWADZENIA ORAZ EWALUACJI KONSULTACJI SPOŁECZNYCH Wydział Audytu 19, ust. 2. Brak form, w jakiej wniosek może zostać złożony. Dodać formy, w jakich wniosek może zostać złożony. Uwaga zasadna i uwzględniona proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu. Dodano zapis (...) na wniosek pisemny lub ustny (...). 15
Wydział Zarządzania Funduszami Rozdział - Inicjowanie procesów konsultacji wewnątrz urzędu, 9,10, str. 5 Zbyt rozbudowane procedury wewnątrz wydziału i konieczność składania wewnętrznego wniosku o konsultacje do wydziałowego koordynatora ds. konsultacji, a następnie do dyrektora wydziału. Dyrektor wydziału jest zorientowany w pracy wydziału i ma bieżące informacje od pracowników, w tym nt. konieczności przeprowadzenia procesu konsultacji. Skąd termin 30 dni wyprzedzenia na przekazanie wewnętrznego wniosku i prac, a następnie przekazanie do dyrektora wydziału, który w ciągu 7 dni podejmuje decyzję co do dalszych prac bądź odrzuca wniosek. Należy uprościć procedurę wewnętrzną. Uwaga nieuwzględniona. Zapis o co najmniej 30 dniach wyprzedzenia w złożeniu wniosku jest konieczny proces konsultacji powinien zostać starannie zaplanowany. Koordynator Wydziałowy pełni również rolę doradcy dla pracownika merytorycznego wskazuje możliwe narzędzia konsultacji, dobre praktyki itp. Ponadto gromadzi informacje o prowadzonych w Wydziale konsultacjach. Decyzję o procedowaniu konsultacji podejmuje Dyrektor. Procedura zostanie przedstawiona w formie graficznej. 16
Wydział Zarządzania Funduszami Rozdział Inicjowanie procesów konsultacji wewnątrz urzędu, 11, pkt 2, str. 5 Wewnętrzny wniosek o konsultacje powinien być przekazany Prezydentowi lub Zastępcy Prezydenta przez dyrektora wydziału, a nie przez koordynatora procesu konsultacji. Dyrektor nie można być pominięty i dostać wniosku tylko do wiadomości. Zmienić zapis. Uwaga uwzględniona. Nowy zapis: Na podstawie informacji koordynator procesu konsultacji pogłębia wewnętrzny wniosek o konsultacje i przekazuje go do Dyrektora Wydziału oraz do wiadomości wydziałowego koordynatora ds. konsultacji i do Referatu Dialogu Społecznego. Dyrektor Wydziału przekazuje wniosek do Prezydenta lub Zastępcy Prezydenta. 17
Wydział Zarządzania Funduszami Rozdział Przygotowanie i prowadzenie procesów konsultacji społecznych, 26, pkt 3, str. 9 Należy ujednolicić zgodnie z zapisami Słupskiego Regulamin Konsultacji Społecznych ( 24, pkt4, str. 11) zapis dotyczący sposobu testowania materiałów merytorycznych i informacyjnych niezbędnych do procesu konsultacji. 3. Wszelkie materiały informacyjne wykorzystywane w trakcie konsultacji powinny być przed rozpowszechnieniem przetestowane pod kątem zrozumiałości i przejrzystości. Uwaga uwzględniona. Zapis powtórzony z Regulaminu Konsultacji tj. Wszelkie materiały informacyjne wykorzystywane w trakcie konsultacji należy przed rozpowszechnieniem sprawdzić, czy są zrozumiałe i przejrzyste. Wydział Zarządzania Funduszami Procedura planowania, prowadzenia i ewaluacji konsultacji społecznych Cały dokument Brak spójności w nazewnictwie: - oficjalny serwis internetowy Miasta a nie urzędu - Urząd Miejski w Słupsku zamiast Urząd Miasta Słupska - mieszkańcy i mieszkanki Miasta - czasem używa się tylko mieszkańcy, należy ujednolicić - Rada Miejska a nie Rada Miasta - brak numeracji rozdziałów. Ujednolicić nazewnictwo. Uwaga zasadna i uwzględniona proponowane zapisy wprowadzone do Regulaminu. 18
Wydział Zarządzania Funduszami 11. Wynik konsultacji (sposób ustosunkowania się Prezydenta Miasta do zebranych opinii i rekomendacji wraz z uzasadnieniem) Słupski Regulamin Konsultacji Społecznych i Procedura planowania, prowadzenia i ewaluacji konsultacji społecznych Dokument za bardzo rozbudowany i nieczytelny Brakuje grafu (schematu) przedstawiającego procedurę. Zawęzić dokument. Stworzyć schemat przedstawiający procedurę. Uwaga dotycząca braku prezentacji graficznej uzasadniona i uwzględniona schemat zostanie stworzony i udostępniony pracownikom UM. Uwaga dotycząca zbytniego rozbudowania dokumentu nieuwzględniona brak możliwości skrócenia dokumentu, aby zachować poprawność merytoryczną. Konsultacje społeczne zostały przeprowadzone zgodnie z Regulaminem Konsultacji Społecznych (stanowiącym załącznik do uchwały Nr XXVI/521/13 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 29 maja 2013 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Konsultacji Społecznych (Dz. Urz. Woj. Pom. z dnia 18 czerwca 2013 r. poz. 2535), ich wynik jest zatem ważny. 19
13. Planowane działania związane z wdrażaniem wyników konsultacji Wszelkie uwagi oraz rekomendacje dotyczące konstrukcji dokumentów, które zostały uznane za uzasadnione, zostaną wprowadzone do projektów konsultowanych dokumentów. Opracowanie: Biuro Prezydenta Miasta - Referat Dialogu Społecznego Od 1 lutego 2016 roku Biuro Prezydenta Miasta oraz Referat Dialogu Społecznego przestały istnieć zadania realizowane przez Referat Dialogu Społecznego zostały przejęte przez nowo powołany Wydział Dialogu i Komunikacji Społecznej. Zmiana dotycząca nazewnictwa zostanie uwzględniona w dokumencie Procedura planowania, prowadzenia i ewaluacji konsultacji społecznych. 20