Powiat Siemiatycki Ul. Leg. Piłsudskiego 3 17-300 Siemiatycze Siemiatycze dn. 19.10.2018 r. ZP.OR.272.1.20.2018 ZAPYTANIE OFERTOWE Dostawa i instalacja sprzętu do elektronicznej obsługi sesji rady powiatu. Postępowanie prowadzone zgodnie z regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, stanowiącym załącznik do Zarządzenia nr 1/2017Starosty Siemiatyckiego z dnia 10.01.2017 r. I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Powiat Siemiatycki, ul. Legionów Piłsudskiego3, 17-300 Siemiatycze, woj. podlaskie, zwany dalej Zamawiającym, Zaprasza do składania ofert. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostawa urządzeń do obsługi sesji Rady Powiatu Siemiatyckiego w zakresie dostawy, montażu i zarządzania obradami transmisji audio video z obrad do sieci Internet. Powiat Siemiatycki liczy 17 radnych. Powierzchnia sali konferencyjnej w której odbywać się będą sesje rady powiatu to 156,30 m2 oraz wysokość 4,92. Wykonawca w oparciu o przepisy wynikające z ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r o samorządzie powiatowym (Dz.U.2017 r., poz. 1868, podane w zapytaniu ofertowym wymagania zamawiającego oraz dane sali konferencyjnej ( zał. Nr 1 rzut poziomy sali + zdjęcia), określi optymalne rozwiązanie niezbędny rodzaj i ilość sprzętu. 1. Dostarczony sprzęt, montaż i wdrożenie ma zapewnić: 1) transmisję obrad rady powiatu z wykorzystaniem kamery (obejmujący: kamerę, mikrofony, urządzenie bądź oprogramowanie do transmisji wraz z licencją na minimum 36 miesięcy, okablowanie, montaż, szkolenie), 2) system do głosowania dla 17 radnych (obejmujący: terminale do głosowania + 1 zapasowy, oprogramowanie wraz z licencją na minimum 36 miesięcy, szkolenie, instalacja i konfiguracja urządzeń oraz oprogramowania ), 2.Szkolenia użytkowników oraz asysta techniczna: 1
1) Wykonawca w ramach szkolenia użytkowników musi przekazać wiedzę niezbędną do poprawnego użytkowania Systemów w zakresie funkcjonalnym, merytorycznym i technicznym. 2) Wykonawca zobowiązany jest do przeszkolenia wskazanych osób w ilości 2-ch operatorów systemu zarządzania obradami, radnych, w tym przewodniczącego. 3) świadczenie bezpłatnej zdalnej usługi asysty technicznej oraz serwisu systemu informatycznego przez okres 12 miesięcy od dnia wdrożenia, 3. Okres gwarancji - na dostarczone oprogramowanie rozpoczyna się z dniem potwierdzenia przez strony należytego wykonania zamówienia i trwa co najmniej 60 miesięcy. 3.1. Na dostarczone urządzenia obowiązuje gwarancja producenta nie mniej jednak niż na okres 36 miesięcy. 3.2. Świadczenie gwarancyjne polegają na usuwaniu błędów oprogramowania wynikłych w trakcie korzystania z oprogramowania oraz naprawie pozostałych urządzeń i terminali systemu zarządzania obradami 4. Zamawiający wymaga obecności wdrożeniowca na pierwszej sesji rady powiatu. 5. Wartością dodaną będzie moduł umożliwiający Radnym pełną komunikację oraz wyminą dokumentów z Biurem Rady Powiatu. 6. Wymagania odnośnie systemów i urządzeń: 1) wyposażenie w terminalne z minimum trzema fizycznymi przyciskami, posiadającymi podświetlany ekran LCD, wyświetlający między innymi komunikaty o rozpoczęciu głosowania, potwierdzeniu oddania głosu przez radnego. Terminal ma umożliwiać oddawania głosów w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia poprzez wybór jednego z 3 fizycznych przycisków: za, przeciw, wstrzymuję się, 2) Funkcjonalność systemu głosowania: prezentacja przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych i wyników w czasie posiedzenia, możliwość powtórzenia głosowania ze statusem zamknięte, możliwości przeprowadzenia kilku głosowań pod rząd, głosowanie nie może być ograniczone czasowo, głosowanie musi być zakończone przez Operatora, system nie może wymagać oddania głosu przez każdego uprawnionego do głosowania, system musi być wyposażony w blokadę możliwości wprowadzania zmian w wynikach głosowania po zakończeniu sesji, 2
łatwe pobieranie wyników głosowania w formie elektronicznej (np. w jednym z formatów: PDF, DOCX, XLSX, CSV) umożliwiające szybką publikację na stronach internetowych, system musi archiwizować wyniki głosowania. 3) System do transmisji obrad rady powiatu na żywo (streaming) musi spełniać poniższe wymagania: kamera umożliwiająca transmisję w rozdzielczości Full HD (1080p), nagrywanie obrad na dysku bądź nośniku wymiennym w minimum jednym z popularnych formatów wideo (np. AVI, MP4), transmisje online oraz publikacja posiedzeń w oparciu o dostarczoną infrastrukturę techniczną, integracja systemu transmisji z kamerą oraz mikrofonami 5) Inne nie wymienione a niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu. 7. Inne wymagania: 1) Zapewnienie zgodności z zapisami: - Rozporządzenia ministra Cyfryzacji z dnia 5 października 2016r. W sprawie szczegółowych Warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do uwierzytelnienia użytkowników (Dz.U. z 2016r., poz. 1627). 2) Udostępnienie kopii zapasowej oprogramowania. 3) Wykonawca zobowiązuje się do powiadamiania Zamawiającego o wszelkich pracach serwisowych uniemożliwiających korzystanie z w/w systemu na 5 dni roboczych przed ich wykonaniem. 4) Świadczenie usługi wsparcia technicznego w zakresie przedmiotu umowy poprzez kontakt telefoniczny lub korespondencję za pośrednictwem poczty elektronicznej od godziny 8.00 do 16.00 od poniedziałku do piątku z wyjątkiem świąt i innych dni ustawowo wolnych od pracy. W przypadku sesji i innych posiedzeń odbywających się poza godzinami świadczenia usługi na warunkach ogólnych umożliwienie wsparcia technicznego po uprzednim zgłoszeniu (3 dni wcześniej) takiej prośby. 5) Objęcie serwisem ww. systemu informatycznego i usuwanie wszelkich nieprawidłowości zgłoszonych przez Zamawiającego, a wynikających z przyczyn, za które Wykonawca odpowiada, przy zachowaniu następujących terminów: 3 dni robocze w przypadku oprogramowania i 2 godziny w przypadku hostingu na serwerach Wykonawcy. 6) Dostarczenie instrukcji dla użytkowników i administratorów systemu. 7) Zamawiający wymaga, by dostarczone urządzenia/zestawy były nowe oraz by były nieużywane (przy czym Zamawiający dopuszcza, by urządzenia/zestawy były rozpakowane i 3
uruchomione przed ich dostarczeniem wyłącznie przez Wykonawcę i wyłącznie w celu weryfikacji działania. 8. Opis rozwiązań 1) System transmisji audio - video. 9. Dostarczone kamery oraz zestaw urządzeń do realizacji transmisji ma zapewnić: 1) synchronizację przekazanego obrazu z sygnałem audio uzyskanym z systemu do zarządzania obradami, 2) bezobsługowe kadrowanie aktualnie przemawiającego, prezydium na podstawie danych z systemu zarządzania obradami, 3) automatyczny wybór informacji oraz źródła transmitowanego sygnału video na podstawie danych z systemu zarządzania obradami, 10. Wykonawca w oparciu o dostarczony sprzęt i oprogramowanie oraz swój serwer zapewni: 1) nieograniczoną liczbę transmisji na żywo obrazu i dźwięku z posiedzeń Rady w sieci Internet oraz archiwizację i udostępnianie nagranego materiału audiowizualnego; 2) rejestrowanie transmitowanego materiału audiowizualnego, jego udostępnianie w sieci Internet od chwili nagrania z wykorzystaniem zasobów sprzętowych usługodawcy; 3) automatyczną archiwizację przekazywanego materiału podczas transmisji bez konieczności podejmowania dodatkowych czynności uploadu, konwersji, itp.; 4) dostęp do zarejestrowanego materiału z możliwością przeglądania nagrania podczas rejestracji sesji; 5) możliwość wyświetlania informacji typu: Imię i Nazwisko przemawiającego, funkcja, przynależność do komisji, tytuł debaty generowanych przez oprogramowanie sterujące i jednostkę główną zarządzającą Systemem. W ramach realizacji niniejszego przedmiotu zamówienia należy dobrać odpowiednie urządzenia o parametrach spełniających wymagania opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym, dostarczyć i zamontować w siedzibie zamawiającego. 6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z wykonawcą, którego oferta została oceniona najkorzystniej w zakresie uzyskania lepszej jakości dostarczonego przedmiotu zamówienia (np. parametry, lub zamiana, która spowoduje, że sprzęt nie będzie gorszej jakości i zachowa niezbędne wymagania i funkcjonalność). Zmiany nie mogą dotyczyć ceny na wyższą niż zaproponowano w ofercie, chyba że zamawiający zdecyduje się na zakres zwiększenia przedmiotu zamówienia, który nie był ujęty w zamówieniu podstawowym niniejszego zapytani. III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy: 1.1. posiadający niezbędne uprawnienia do wykonywania określonej działalności i wiedzę; 4
Zamawiający nie określa szczegółowych wymagań, Wykonawca złoży stosowne oświadczenie. 1.2.posiadajacy doświadczenie; W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) wykonali minimum 1 dostawę i świadczył usługi wsparcia oferowanego systemu informatycznego do zarządzania pracami rady gminy, rady powiatu lub rady sejmiku województwa, obsługującego funkcjonalność głosowania elektronicznego transmisji obrazu i dźwięku z posiedzeń rady na rzecz co najmniej 1 jednostki samorządu terytorialnego. W celu wykazania spełniania warunku Wykonawcy muszą złożyć wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów czy zostały wykonane należycie. Wykonawca musi wykazać, że wykonał co najmniej 1dostawę systemu informatycznego do zarządzania pracami rady gminy, rady powiatu lub rady sejmiku województwa, obsługującego funkcjonalność głosowania elektronicznego transmisji obrazu i dźwięku z posiedzeń rady. Wykaz dostaw należy sporządzić według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do ogłoszenia. 1.3. dysponujący potencjałem technicznym a także osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający nie określa szczegółowych wymagań, Wykonawca złoży stosowne oświadczenie. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin dostawy i montażu przedmiotu zamówienia do dnia 05.11.2018 r. 2. Realizację usługi transmisji z sali sesyjnej do sieci internet w oparciu o dostarczony sprzęt i oprogramowanie zapewni Wykonawca w okresie minimum 36 miesięcy od daty protokołu odbioru wykonanych prac. V. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI 1. Wszelkie zawiadomienia oraz informacje, Zamawiający oraz Wykonawcy mają obowiązek przekazywać wyłącznie w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem, należy kierować na adres: Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach, ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze, faks: 85 65 66 501, e-mail: zp@siemiatycze.pl (z dopiskiem Dostawa i instalacja sprzętu do elektronicznej obsługi sesji rady powiatu.) VI. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘZ WYKONAWCAMI 5
Zamawiający wyznacza do porozumiewania się z Wykonawcami: 1. Radosław Jaszczołt - tel. 85 65 66 514, - sprawy merytoryczne 2. Walentyna Tararuj - tel. 85 65 66 512, e-mail: zp@siemiatycze.pl VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Ofertę należy sporządzić zgodnie z wymaganiami, wg wzoru Formularza ofertowego, który stanowi Załącznik Nr 2. 2. W przypadku składania ofert drogą elektroniczną dla ważności, oferty jak i załączniki należy złożyć w formie skanów, gdzie będą widoczne podpisy złożone przez upoważnione osoby. VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Siemiatyczach przy ul. Legionów Piłsudskiego 3, Punkt Obsługi Klienta - parter, dopuszcza się też formę elektroniczną z zastrzeżeniem Rozdz. VII pkt 2, na adres e-mail zp@siemiatycze.pl lub fax 85 6566501 w terminie: - do dnia 25.10.2018 r. do godz. 13:00 2. Wszystkie oferty złożone po terminie podanym w ust. 1 niniejszego rozdziału, zostaną przez Zamawiającego zwrócone. 3. Otwarcie ofert w dniu 25.10.2018 r. o godzinie 13:20 w siedzibie Zamawiającego w Siemiatyczach przy ul. Legionów Piłsudskiego 3 - pokój nr 202 II p. 4. W przypadku korespondencyjnego składania ofert Wykonawca powinien zamieścić ofertę, w kopercie która powinna być zaadresowana oraz opisana w następujący sposób: POWIAT SIEMIATYCKI ul. Legionów Piłsudskiego 3 17-300 Siemiatycze Dostawa i instalacja sprzętu do elektronicznej obsługi sesji rady powiatu Oferta - Nie otwierać przed 25.10.2018 r. godz. 13:20. powinna dodatkowo zawierać nazwę i adres Wykonawcy. IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca poda cenę ofertową na Formularzu oferty, zgodnie z wzorem Zał. Nr 2. Cenę oferty należy podać łącznie z należnym podatkiem VAT za cały zakres przedmiotu zamówienia, o którym mowa w rozdz. II niniejszego zapytania. 2. Cenę należy kalkulować w oparciu o wszystkie wymogi i czynności niezbędne do wykonania dostawy i usługi dla osiągnięcia celu końcowego. 3. Cena ofertowa musi być podana w złotych, cyfrowo i słownie (do drugiego miejsca po przecinku). Zmiany opisane w rozdz. II ust. 10 pkt 6) w wyniku prowadzonych negocjacji nie mogą dotyczyć ceny na wyższą niż zaproponowano w ofercie, chyba że zamawiający zdecyduje się 6
na zakres zwiększenia przedmiotu zamówienia, który nie był ujęty w zamówieniu podstawowym niniejszego zapytani. X. KRYTERIUM WYBORU OFERT I ZNACZENIE 1. Celem wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający zastosuje następujące kryteria: 1.1) kryterium cena - znaczenie 70 % Przy obliczaniu punktacji w tym kryterium Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę brutto wskazaną w ofercie Wykonawcy. 2. kryterium funkcjonalność 20 pkt, w tym kryterium Zamawiający podda ocenie i przyzna: 2.1) - maksymalna ilość punktów jaką zamawiający może przyznać w tym kryterium wynosi 15 pkt i oceni łatwość obsługi urządzeń, intuicyjność, zakres uzyskiwanych danych, Przy ocenie tego kryterium będzie też brane pod uwagę możliwość komunikacji z Biurem Rady Powiatu opisaną w pkt 5 zapytania. 2.2) maksymalna ilość punktów jaką zamawiający może przyznać w tym kryterium wynosi 5 pkt i oceni jakość obrazu i dźwięku, parametry techniczne, design itp; Przy punktacji w tym kryterium Zamawiający będzie brał pod uwagę tylko sprzęt zaproponowany i ujęty w złożonych ofertach. Wykonawca, który zaproponował wyższej jakości parametry w ocenie zamawiającego w stosunku do złożonych ofert otrzyma więcej punktów. Przy potwierdzaniu jakości parametrów opisanych w pkt 2.1) oraz 2.2) zamawiający może posiłkować się opinią i oceną zasięgniętą w intrnecie. 3. kryterium koszt licencji/abonament za 1 rok - 10 pkt, W tym kryterium Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę brutto wskazaną w ofercie Wykonawcy za utrzymanie licencji / abonament w okresie 1 roku. 3. W prowadzonym postępowaniu zostanie wybrana oferta, która uzyska największą ilość punktów uzyskanych w kryterium opisanym w rozdz. X oraz spełni wszystkie wymagania wynikające z zapytania ofertowego i opisu przedmiotu zamówienia. 4. Za wykonanie przedmiotu zamówienia Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie zgodnie z ceną przedstawioną w ofercie. 5. Należność uregulowana będzie na podstawie wystawionej faktury VAT, przelewem bankowym z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy wskazany w fakturze. 6. Płatność za przedmiot oferty nastąpi przelewem w terminie do 30 dni od dnia dostarczenia faktury. XI. INFORMACJE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1. Zamawiający udostępnia informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej. 7
2. Z wybranym wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. 4. Do zawieranej umowy zostaną wprowadzone istotne dla Zamawiającego postanowienia wynikające z zapytania ofertowego oraz przedstawionej przez wykonawcę oferty. KLAUZULA INFORMACYJNA (RODO) Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, Zamawiający informuje, że: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Powiatu Siemiatyckiego 17-300 Siemiatycze, ul. Legionów Piłsudskiego 3, powiat@siemiatycze.pl tel.: +48856566500, faks: +48856566501 Inspekt inspektor ochrony danych w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach, którym jest Pan Andrzej Szepietowski, adres e-mail andrzej.szepietowski@siemiatycze.pl tel.: +48856560266 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania procedur udzielania zamówień publicznych na Dostawa i instalacja sprzętu do elektronicznej obsługi sesji rady powiatu dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia postępowania oraz po zakończeniu jego zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji; przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane od wykonawców, których dane dotyczą lub innych podmiotów na których zasoby powołują się wykonawcy; przetwarzane dane osobowe obejmują w szczególności imię i nazwisko, adres, NIP, REGON,, numer CEIDG, numer KRS oraz inne dane osobowe podane przez osobę składającą ofertę i inną korespondencję wpływającą do Starostwa w celu udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność kontrolną wobec Powiatu 8
Siemiatyckiego. Dane osobowe są przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora danych osobowych; przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od administratora danych osobowych: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych; na podstawie art. 16 RODO prawo do ich sprostowania; na podstawie art. 18 RODO prawo ograniczenia ich przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; wniesienia sprzeciwu, prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan,że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. Jednocześnie Starostwo Powiatowe przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art.14.ust. 5 RODO. Zatwierdził: Starosta Jan Zalewski 9