Zarządzenie Nr 233/2013 Wójta Gminy Pierzchnica z dnia 30 września 2013 roku w sprawie: wprowadzenia zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Pierzchnica Na podstawie art.10 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r.o rachunkowości (Dz. U. z 2013r., poz. 330), art.33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013r., poz.594 z późn. zm. ) zarządzam, co następuje: 1 Wprowadzić do stosowania Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Pierzchnica stanowiącą Załącznik do niniejszego Zarządzenia. 2 Traci moc Zarządzenie nr 129/08 Wójta Gminy Pierzchnica z dnia 8 lipca 2008r. w sprawie: ustalenia zasad ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik do Zarządzenia Nr 233/2013 Wójta Gminy Pierzchnica z dnia 30 września 2013r. Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Pierzchnica Rozdział I Podstawy prawne 1 Instrukcję niniejszą opracowano na podstawie wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, a w szczególności na podstawie przepisów 1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz, U. 2013 poz. 330) 2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późn zm.) Rozdział II Objaśnienia 2 Ilekroć w niniejszej instrukcji jest nowa o: - urzędzie oznacza to Urząd Gminy w Pierzchnicy - kierowniku jednostki oznacza to Wójta Gminy - księgowym oznacza to Skarbnika Gminy 3 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania używane w urzędzie podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. 3. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego założonej Księdze druków ścisłego zarachowania 4. w księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy. Każdorazowo wyprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 5. W urzędzie do druków ścisłego zarachowania zalicza się: a) czeki gotówkowe, b) kwitariusze przychodowe K 103 c) bloczki opłaty targowej, d) druki KP Kasa przyjmie e) druki KW Kasa wypłaci f) arkusze spisu z natury g) kontokwitariusze zobowiązania pieniężnego
4 1. Dokładną ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. 2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: a) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu przez pracownika odpowiedzialnego za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie tychże druków, b) bieżącym wpisywanie przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze ścisłego zarachowania, c) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 5 1. Kierownik jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. 2. Pracownikami odpowiedzialnymi za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków wymienionych w 3 ust.5 są: a) pracownik na stanowisku płace b) pracownik na stanowisku księgowość podatkowa c) pracownik odpowiedzialny za księgowość opłaty za odpady komunalne. 3. Do obowiązków pracownika, do którego należy odpowiedzialność za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należy: a) sprawdzenie ze specyfikacja (rachunkiem) wystawiona przez dostawcą, liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów b) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii numerów nadanych przez drukarnię, c) przyjmowanie i wydawanie druków. Rozdział III Zasady oznaczania i ewidencji druków 6 1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób: - każdy egzemplarz druku należy oznaczyć zastrzeżona do tego celu pieczątka według podanego niżej wzoru: Druk ścisłego zarachowania ; - każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym; - obok numeru druku ścisłego zarachowania, odpowiedzialny za ewidencja druków pracownik stawia swój podpis. 2. Pieczęć Druk ścisłego zarachowania należy zabezpieczyć. 3. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji. 7 1. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloczku w księdze o ponumerowanych stronach.
2. Na ostatniej stronie należy wpisać: Księga zawiera stron, słownie. ' kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i zaklejonych, a następnie zaopatrzyć podpisem kierownika jednostki i Skarbnika Gminy. 8 1. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią: - dla przychodu datę i podpis pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania dokonują ich przyjęcia - dla rozchodu pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, na podstawie upoważnień. 2. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane w sposób czytelny. 3. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów, 4. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości 5. Osoba dokonująca poprawki powinna, obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności. 6. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania. Powyższe nie dotyczy inkasentów wyznaczonych do pobierania podatków i opłat lokalnych określonych w odrębnych uchwałach Rady Gminy Pierzchnica. 9 Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji ANULOWANO wraz z data i podpisem osoby dokonującej tej czynności. Rozdział IV Postanowienia końcowe 10 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. 2. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 3. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania przeprowadza komisja powołana do inwentaryzacji kasy. 11 1. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków. 2. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy: - sporządzić protokół zaginięcia, - w przypadku zaginięcia czeków, powiadomić niezwłocznie bank, który czeki wydał, - w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić kierownika jednostki lub policję. 3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane: - liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloczków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,
- dokładne cechy zaginionych druków numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku rodzaje i nazwy pieczęci oraz nominały druków, - datę zaginięcia druków, - okoliczności zaginięcia druków, - miejsce zaginięcia druków, - nazwę i dokładny adres jednostki ewidencjonującej druki. 4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
Wzór: Protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania Protokół Nr... z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania przeprowadzonej w dniu... 20... r. od godz.... do godz.... przez zespół w składzie: 1.......... 2.......... 3.......... (imię i nazwisko) Inwentaryzację przeprowadzono w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania p.... W toku inwentaryzacji spisano następujące druki: LP Nazwa druku Seria i numer Ilość Uwagi Stwierdzono różnicę pomiędzy stanem faktycznym, a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do nw. druków:......... Inwentaryzację przeprowadzono z powodu *: zmiany osoby odpowiedzialnej za ewidencję zaginięcia/zagubienia/kradzieży druków ścisłego zarachowania. zgodnie z instrukcja Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egz.... (podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania) 1.... 2.... 3.... (podpisy osób uczestniczących w inwentaryzacji)