TEKST JEDNOLITY uchwała RN z 18.04.2011 r. uchwała RN nr 78 z 21.08.2015 r. REGULAMIN powoływania komisji konkursowej oraz udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi finansowane ze środków własnych I Żoliborskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Regulamin określa zasady i tryb powoływania komisji konkursowej oraz udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi finansowane ze środków własnych I Żoliborskiej Spółdzielni Mieszkaniowej, zwanej dalej I ŻSM lub Spółdzielnią. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o: a) robotach budowlanych - należy przez to rozumieć roboty budowlane w rozumieniu ustawy Prawo budowlane, b) dostawach - należy przez to rozumieć dostarczanie Spółdzielni produktów, sprzętu, urządzeń oraz innych rzeczy i dóbr, c) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie prace, które nie są robotami budowlanymi ani dostawą, d) planie Zarządu - należy przez to rozumieć roczne plany rzeczowo-finansowe Zarządu, w tym funduszu remontowego, dla których procedury umożliwiające zawarcie umowy przeprowadza komisja konkursowa e) Komisji należy przez to rozumieć komisję konkursową powołaną do oceny ofert na wykonanie zamówienia, w trybie konkursu ofert ( 3) f) Zespół - należy przez to rozumieć zespół powołany do oceny ofert na wykonanie zamówienia, w trybie porównywania ofert ( 4) g) Zarządzie - należy przez to rozumieć Zarząd zamawiającego - 1 ŻSM h) wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość zamówienia bez podatku VAT, ustaloną z należytą starannością przez zamawiającego i) Regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin. 1 Przepisy ogólne 1. Podstawą do kwalifikacji potrzeb udzielenia zamówienia na roboty budowlane, dostawy i usługi jest uchwalony roczny plan rzeczowo-finansowy. 2. Udzielenie zamówienia na roboty budowlane, dostawy i usługi nieujęte w uchwalonym planie, może nastąpić jedynie w przypadku określonym w 11 pkt 1. 3. Jeżeli źródłem finansowania zamówień są środki w całości lub części pochodzące ze środków publicznych, przetarg należy przeprowadzić zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami o zamówieniach publicznych. 4. W postępowaniu konkursowym i w porównaniu ofert, oferty mogą złożyć wszyscy dostawcy bądź wykonawcy, z zastrzeżeniem 2 pkt 3, 4 i 5. 2 Zasady udzielania zamówień 1. Zamówienie może być udzielone wyłącznie wykonawcy lub dostawcy, który został wybrany na zasadach określonych w Regulaminie. 2. Zamówienia udziela się w trybie: a) konkursu ofert b) porównania ofert. 3. Z ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz udziału w konkursie wykluczeni są: a) dostawcy lub wykonawcy, którzy w ciągu ostatnich 10 lat przed wszczęciem postępowania nie wykonali zamówienia bądź wykonali je z nienależytą starannością lub narazili Spółdzielnię
na ponoszenie dodatkowych kosztów, b) dostawcy i wykonawcy, w odniesieniu do których wszczęto postępowanie upadłościowe, lub których upadłość ogłoszono, c) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwa przekupstwa lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, d) osoby prawne, których urzędujących członków władz skazano prawomocnie za przestępstwa przekupstwa albo inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, dostawcy lub wykonawcy, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli, nie uzupełnili lub nie wyjaśnili dokumentów potwierdzających spełnienie warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszenia lub zaproszenia do składania ofert, a w szczególności nie wnieśli wadium. 4. W postępowaniu o udzielenie zamówienia nie mogą występować w imieniu zamawiającego, ani też wykonywać czynności związanych z postępowaniem o zamówienie osoby, które: a) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia, b) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z oferentem, jego zastępcą prawnym lub członkami władz osób prawnych ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z ubiegającym się o zamówienie lub były członkami jego organów zarządzających lub nadzorczych, d) pozostają z dostawcą lub wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności. 5. Zamawiający wyklucza z postępowania dostawcę lub wykonawcę, jeżeli stwierdzi, że dostarczone przez niego informacje istotne dla prowadzonego postępowania są nieprawdziwe. 3 Konkurs ofert 1. Zamawiający zaprasza do udziału w konkursie ofert zamieszczając ogłoszenie zgodnie z postanowieniami Regulaminu. 2. Zamawiający przekazuje zgłaszającym się oferentom Specyfikację istotnych warunków zamówienia", opracowaną zgodnie z postanowieniami Regulaminu. 3. Oferent składa ofertę w formie i terminie określonym w specyfikacji. 4. W wyznaczonym terminie Komisja dokonuje otwarcia ofert i ich oceny formalnej. W przypadku braków formalnych Komisja może poprosić oferenta o ich uzupełnienie. 5. Komisja dokonuje merytorycznej oceny ofert zgodnie z Regulaminem i specyfikacją oraz przeprowadza negocjacje warunków oferty. 6. Ze swoich prac Komisja sporządza protokół. 7. Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, który przedstawił najkorzystniejsze warunki. 4 Porównanie ofert 1. Porównanie ofert może być stosowane, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy, rzeczy, usługi lub roboty budowlane powszechnie dostępne o ustalonych, porównywalnych standardach. 2. Wartość zamówienia nie może przekroczyć 40 000 PLN. 3. Ograniczenie, o którym mowa w 4 pkt. 2, nie dotyczy zamówienia na ubezpieczenie majątku Spółdzielni. 4. Zamawiający przekazuje oferentom Zaproszenie do składania ofert" opracowane zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
5. Oferent składa ofertę w formie i terminie określonymi w Zaproszeniu. 6. Zespół w składzie Członek Zarządu i wyznaczony przez niego pracownik merytoryczny wraz z co najmniej dwoma członkami Rady Nadzorczej dokonują oceny ofert zgodnie z Regulaminem. 7. Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, który złożył ofertę zgodną z Zaproszeniem do składania ofert" i zaoferował najkorzystniejszą cenę. 5 Techniczne przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia Przyjmuje się następujący tryb technicznego przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia na roboty budowlane, dostawy i usługi: Dokumentacja techniczna /dla robót budowlanych/ 1. Zarząd przygotowuje dokumentację dla każdego planowanego zadania remontowego. Zakres opracowania takiej dokumentacji jest określany przy założeniu, że: a) dla robót nieskomplikowanych, typowych o małym zakresie rzeczowym, sporządza się w uproszczonej formie: zestawienie ilościowe planowanych do wykonania robót oraz szacunkową, wskaźnikową ich wycenę. b) dla pozostałych robót musi być sporządzona dokumentacja zawierająca: - projekt techniczny - oraz wskazany jest kosztorys inwestorski i nakładczy szczegółowy Specyfikacja 2. Zarząd przygotowuje specyfikację istotnych warunków zamówienia, w której określone zostają: - tryb zamówienia - zakres zamówienia - warunki realizacji przedmiotu konkursu - forma oferty i wymagane dokumenty - kryteria oceny oferty - projekt umowy - okres związania ofertą - wysokość ewentualnego wadium obowiązującego oferentów uczestniczących w postępowaniu W kryteriach oceny oferty waga ceny powinna wynosić minimum 70%. Zalecane jest przyjmowanie wadium w wysokości 3-5% przewidywanej wartości zamówienia objętego Zamówieniem. Ogłoszenie konkursu 3. Konkurs zostaje ogłoszony w poczytnej prasie codziennej lub Internecie oraz na tablicy ogłoszeń w biurze Zarządu. 4. Ogłoszenie o konkursie powinno zawierać: a) nazwę i siedzibę zamawiającego b) określenie Warunków konkursu c) zakres robót objętych konkursem d) oczekiwany termin realizacji robót e) termin otwarcia ofert nie krótszy niż 14 dni od dary ukazania się ogłoszenia f) wielkość wadium wymaganego od oferentów, sposób jego wpłacenia i warunki jego zwrotu g) termin i miejsce składania ofert oraz otwarcia ofert. Wydawanie oferentom materiałów konkursowych, przyjmowanie ofert 5. Osoby zainteresowane zgłaszające się w terminie określonym w ogłoszeniu otrzymają dokumenty konkursowe zamawiającego, które umożliwią złożenie oferty. 6. Odbierający dokumenty konkursowe potwierdza ich otrzymanie w rejestrze prowadzonym przez zamawiającego. 7. Dozwolone jest pobieranie od otrzymujących materiały konkursowe opłat stanowiących równowartość druku tych materiałów.
8. Oferenci składają oferty w zapieczętowanych i zaklejonych kopertach, na dziennik korespondencji ogólnej, w miejscu i terminie podanym w ogłoszeniu i specyfikacji warunków zamówienia. 9. Złożone oferty, do chwili ich otwarcia w dniu konkursu, przechowywane są u zamawiającego w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób niepowołanych. 6 Skład i organizacja Komisji Konkursowej 1. Rada Nadzorcza powołuje Komisję składającą się z 3-5 członków w tym obligatoryjnie 1-2 z członków Rady Nadzorczej, 1-2 z pracowników merytorycznych Spółdzielni. Rada Nadzorcza może powołać do składu Komisji l przedstawiciela mieszkańców /członka Spółdzielni/ spoza Rady Nadzorczej Spółdzielni. 2. Przewodniczącego i Sekretarza Komisji wyznacza Prezydium Rady Nadzorczej. 3. Do zadań Przewodniczącego Komisji należy w szczególności: - organizowanie posiedzeń Komisji - przewodniczenie obradom Komisji - nadzorowanie prac Sekretarza Komisji - odbieranie od członków Komisji oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających ich wyłączenie z postępowania 4. Do zadań Sekretarza Komisji należy: - dokumentowanie czynności podejmowanych przez Komisję - sporządzanie protokółu postępowania - wykonywanie obowiązków w zastępstwie Przewodniczącego Komisji 5. Posiedzenia Komisji zwołuje Przewodniczący 6. W posiedzeniach Komisji uczestniczą z głosem doradczyni lub fachowym pracownicy Spółdzielni i inne osoby zaproszone przez Komisję. 7. Wszelkie decyzje dotyczące prowadzonego konkursu lub porównania ofert zapadają zwykłą większością głosów przy obecności, co najmniej 3 członków Komisji /Zespołu/, a wszyscy jej członkowie zostali zawiadomieni o posiedzeniu. W razie równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego Komisji. Członek Komisji nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast żądać załączenia jego pisemnego stanowiska do protokółu postępowania. 8. Członkowie Komisji: - biorą udział w pracach Komisji, -wykonują czynności powierzone przez Przewodniczącego Komisji, - wykonują czynności w dobrej wierze, z zachowaniem najwyższej staranności, kierując się wyłącznie z przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem, - składają niezwłocznie po zapoznaniu się ze złożonymi ofertami pisemne oświadczenia według ustalonego wzoru o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności uzasadniających jego wyłączenie z prac Komisji, - nie mogą ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji z wyjątkiem dopuszczonych prawem. 9. Przewodniczący Komisji dokonuje wyłączenia członka Komisji, który: - złożył oświadczenie o istnieniu okoliczności, o których mowa w 2 pkt 4 - nie złożył oświadczenia - złożył oświadczenie niezgodne z prawdą oraz informuje o powyższym Radę Nadzorczą 10. W razie zaistnienia okoliczności uzasadniających wyłączenie członka z prac Komisji dokonuje się odwołania danej osoby i w jej miejsce powołuje się nowego członka Komisji oraz zarządza się powtórzenie czynności podjętych z udziałem osoby podlegającej wyłączeniu, chyba, że postępowanie zostaje unieważnione. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych niemających wpływu na wynik postępowania.
7 Rozpatrzenie ofert w trybie konkursu ofert 1. W wyznaczonym dniu Komisja otwiera koperty zawierające oferty i sprawdza ich prawidłowość. Komisja ma prawo porównać złożone przez oferentów kserokopie dokumentów, określających status prawny firmy oraz posiadane kwalifikacje do wykonania przedmiotu przetargu, z oryginałami tych dokumentów, znajdującymi się w posiadaniu oferentów. Komisja odrzuca oferty nieczytelne, niekompletne oraz nie odpowiadające wymaganiom specyfikacji warunków zamówienia z uwzględnieniem zapisu 3 pkt 4. Oferty, które wpłynęły po wyznaczonym terminie są zwracane oferentom bez otwierania. Oferty, które wpłynęły w wyznaczonym terminie oraz nie zostały odrzucone, Komisja uznaje za ważne. Przebieg tej części postępowania Komisja dokumentuje sporządzając i podpisując protokół. 2. W dalszej części Komisja szczegółowo analizuje wszystkie oferty uznane za ważne, stosując przyjęte w specyfikacji kryteria oceny ofert i wybiera oferty najkorzystniejsze. W przypadku, gdy cena zaoferowana przez oferenta jest niższa o ponad 20% od średniej ceny wyliczonej z wszystkich pozostałych ważnych ofert to taką ofertę Komisja może odrzucić. Komisja prowadzi negocjacje cenowe z wybranymi oferentami. Wybór Komisja potwierdza sporządzając protokół końcowy, w którym uzasadnia wybór danej oferty oraz podaje powody odrzucenia pozostałych ofert. 3. Decyzję w sprawie udzielenia dodatkowego zamówienia nie przekraczającego 20% wartości zamówienia udzielonego temu samemu wykonawcy, do kwoty nie przekraczającej 40 000 PLN, wyłonionemu w konkursie, gdy wykonanie stało się konieczne i nie można go było' przewidzieć, podejmuje Zarząd po uprzednim zawiadomieniu Rady Nadzorczej. 8 Udzielenie zamówienia w trybie porównania ofert 1. Zarząd zaprasza do składania ofert nie mniej niż trzech oferentów. 2. Zaproszenie do składania ofert powinno zawierać: - określenie przedmiotu zamówienia - informację, jakie dokumenty mają dostarczyć oferenci - określenie terminu i warunków wykonania - umowy określenie miejsca i terminu - składania ofert 3. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 4. Wymagane jest uzyskanie, co najmniej 2 ważnych ofert. W przypadku złożenia jednej oferty spełniającej warunki Regulaminu, Zarząd może w uzasadnionym przypadku wykonać analizę porównawczą warunków ekonomiczno-finansowych proponowanych przez oferenta z parametrami ekonomicznymi innych podobnych robót wykonywanych w Spółdzielni. Wynik analizy wraz z rekomendacją wyboru Zarząd przedstawia Radzie Nadzorczej do zatwierdzenia. 5. Zespół po porównaniu ofert sporządza protokół, wskazując wraz z uzasadnieniem najkorzystniejszą ofertę i załączając wszystkie otrzymane oferty. 9 Zatwierdzenie wyboru oferenta Zarząd w ciągu 7 dni od dostarczenia dokumentów przez Komisję zajmuje stanowisko w sprawie udzielenia zamówienia, zatwierdza wybór oferenta i informuje oferentów o wyniku przeprowadzonego postępowania. 10 Zawarcie umowy 1. Zawarcie umowy z oferentem, który został wybrany do realizacji przedmiotu zamówienia następuje w ciągu 14 dni od dnia zatwierdzenia wyboru oferenta przez Zarząd. 2. Dla zamówień o wartości nie większej niż 2 500 PLN dopuszcza się zamiast zawarcia umowy, udzielenie zlecenia z określeniem: zakresu i terminu wykonania robót, warunków i okresu gwarancji
oraz kaucji gwarancyjnej. 3. W przypadku uchylenia się wybranego oferenta od zawarcia umowy, komisja może w okresie związania ofertą, wskazać kolejną najkorzystniejszą ofertę, pod warunkiem uczestniczenia w postępowaniu co najmniej 3 oferentów, których oferty uznano za ważne. W przeciwnym razie postępowanie podlega unieważnieniu. 4. Decyzja Komisji przewidziana w pkt. 3 wymaga zatwierdzenia przez Zarząd. 5. Zawarcie umowy stanowi zakończenie postępowania o zamówienie i prac Komisji. 11 Udzielenie zamówienia poza ustalonym trybem 1. Zarząd sam może wybrać wykonawcę i zawrzeć z nim umowę o wykonanie robót, na podstawie dokumentacji potwierdzającej awarię, z pominięciem wymaganej procedury konkursowej lub porównania ofert w przypadku, jeżeli realizacja tych robót wiąże się bezpośrednio z koniecznością usuwania przyczyn lub skutków awarii, których nie wykonanie może powodować zagrożenie dla mieszkańców lub powstanie znacznych strat. 2. Zarząd może udzielić zamówienia poza ustalonym trybem, gdy: a) uprzednio prowadzone postępowanie w trybie konkursu ofert zostało unieważnione z powodu braku wymaganej liczby ofert, a w ponownie przeprowadzonym postępowaniu wpłynęła jedna ważna oferta. Zamówienie może być udzielone do wysokości wartości zamówienia". b) zamówienie dotyczy dostaw urządzeń lub systemów, których parametry technicznoużytkowe są ściśle określone i wymagana jest ich pełna zgodność z już użytkowanymi urządzeniami lub systemami. Zamówienie może być udzielone do wysokości 25 000 PLN. c) przedmiotem zamówienia są roboty, dostawy i usługi przewidziane w planie rzeczowofinansowym o wartości nie wyższej niż 20 000 PLN. 12 Przepisy końcowe 1. Wszystkie dokumenty związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia i wyborem wykonawcy /dostawcy/ oraz dokumenty rozliczeniowe robót wykonanych na tej podstawie wymagają przechowywania u zamawiającego przez okres 5 lat od daty zakończenia robót oraz 2 lata od daty upływu gwarancji i rękojmi. 2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem obowiązują odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, a w szczególności art. 70 do 72. 3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia i przy sporządzaniu dokumentacji postępowania zaleca się stosowanie w miarę możliwości odpowiednich wzorów dokumentów wprowadzonych ustawą o zamówieniach publicznych. 4. Zamawiający może na każdym etapie prowadzonego postępowania unieważnić postępowanie bez podania przyczyny. Sekretarz Rady Nadzorczej Przewodniczący Rady Nadzorczej