REGULAMIN ORGANIZOWANIA PRZETARGÓW, DO KTÓRYCH NIE MAJĄ ZASTOSOWANIA PRZEPISY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZOWANIA PRZETARGÓW, DO KTÓRYCH NIE MAJĄ ZASTOSOWANIA PRZEPISY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH 1 1. Regulamin określa zasady i tryb przeprowadzania przetargów przez Wodociągowo Ciepłowniczą spółkę z o.o. COWIK w Bartoszycach na dostawy towarów i usług, nie objętych przepisami o zamówieniach publicznych. 2. Do udzielania zamówień niniejszy regulamin stosuje się, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej kwoty w złotych równowartości kwoty dla dostaw lub usług oraz kwoty dla robót budowlanych z uwzględnieniem art. 138a ustawy Prawo Zamówień Publicznych 2 Przez używane w dalszej części regulaminu pojęcie dostawy należy rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, a przez najkorzystniejszą ofertę ofertę, która przedstawia najkorzystniejszą cenę i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 3 Trybu przetargowego określonego w niniejszym regulaminie nie stosuje się do zamówień na dostawy lub usługi określone w art.. 4 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, a w szczególności do zamówień, których przedmiotem są: Usługi telefoniczne, teleksowe lub radiotelefoniczne. Nabycia własności i innych praw do nieruchomości. Umów z zakresu prawa pracy. Przyznawania dotacji ze środków publicznych, jeżeli dotacje te są przyznawane na podstawie ustaw. Zamówienia i konkursy nie przekraczające w złotych równowartości itd Postępowanie o udzielenie zamówień w Wodociągowo Ciepłowniczej Spółce z o.o. COWIK w Bartoszycach prowadzi każdy zakład we własny zakresie oraz wyznaczony pracownik administracji. W poszczególnych zakładach za prawidłowo przeprowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia odpowiedzialność ponosi kierownik 2. Wszyscy pracownicy Spółki zobowiązani są składać zamówienia na dostawy i usługi do kierownika zakładu, którego zamówienie dotyczy i pracownika administracji z podaniem nazwy, parametrów ilości, niezbędnych dokumentów oraz innych danych niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia przetargu. 3. Kierownik zakładu lub pracownik administracji przedkłada zamówienie do zatwierdzenia Zarządowi Spółki, a po uzyskaniu zatwierdzenia opracowuje Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia i ogłasza przetarg. 4. Kierownik zakładu i wyznaczony pracownik administracji celem prawidłowego zorganizowania przetargu ma prawo żądać danych od pracowników składających zamówienie, fachowych informacji oraz przedłożenia dokumentów. Za należyte przygotowanie dokumentów odpowiedzialność ponosi pracownik składający zamówienie, a za prawidłowe przeprowadzenie przetargu kierownik zakładu. 5. Każdy kierownik zakładu może upoważnić pracownika swojego zakładu do prowadzenia w/w spraw.

2 5 1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku VAT oraz podziału zamówienia na części. 2. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala na podstawie kosztorysu inwestorskiego łącznie z wartością dostaw związanych z wykonaniem zamówienia. 3. Wartość zamówienia określa osoba zlecająca zamówienie i ostateczną wartość przedstawia przed wszczęciem postępowania przetargowego W Spółce działa komisja przetargowa powołana zarządzeniem Prezesa. Do udziału w pracach komisji Prezes Zarządu może powołać dodatkową osobę będącą specjalistą z danej dziedziny. W uzasadnionych przypadkach członkiem komisji może być osoba nie będąca pracownikiem Spółki. 2. Za przeprowadzenie i merytoryczne rozstrzygnięcie przetargu odpowiada komisja przetargowa, organizację prac przetargowych nadzoruje dział zaopatrzenia. 3. Do obowiązków komisji przetargowej należy ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w przetargu, ocena ofert, wybór najkorzystniejszej oferty lub stwierdzenie, że przetarg nie doszedł do skutku albo unieważnienie przetargu. 4. pod pojęciem postępowania ofertowego należy rozumieć otwarcie pisemnych ofert, a także sprawdzenie proponowanej ceny w zapytaniu o cenę, przeprowadzenie negocjacji lub rokowań z wykonawcami. 5. Posiedzenie komisji jest ważne jeżeli wzięło w niej udział ponad 50% członków. W przypadku obecności mniej niż 50% lub 50% wyznacza się nowy termin posiedzenia o czym powinien być poinformowany Zarząd Spółki. 6. Komisja zobowiązana jest do wszystkich wykonawców stosować te same kryteria i przy wyborze kierować się interesem Spółki. 7. Członków Komisji zarządzeniem odwołuje Prezes Spółki. 7 Członkowie komisji zobowiązani są wyłączyć się z prac komisji, jeżeli: 1. Ubiegają się o udzielenie tego zamówienia. 2. Pozostają w związku małżeńskim, w stosunku do pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą jego zastępcą prawnym lub członkiem organów zarządzających albo organów nadzorujących wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia. 3. Przed upływem 2 lat od dnia wszczęcia postępowania przetargowego pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub był członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych podmiotów biorących udział w przetargu Nie może być członkiem komisji przetargowej osoba, która została skazana za przestępstwo związane z postępowaniem o udzieleniu zamówienia publicznego oraz każde inne przestępstwo związane z osiągnięciem korzyści majątkowych. 2. Członek komisji przetargowej przy każdym przetargu składa oświadczenie, że może brać udział w pracach komisji.

3 9 Z przebiegu posiedzenia komisji przetargowej sekretarz sporządza szczegółowy protokół, do którego dołącza wszystkie złożone dokumenty. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji. Protokół wraz z załącznikami dział zaopatrzenia przechowuje przez okres 2 lat od zakończenia realizacji przedmiotu przetargu. 10 W przetargu mogą brać udział wszystkie podmioty, które gwarantują prawidłowe wykonanie zamówienia lub są specjalistami w danej dziedzinie i gwarantują specjalistyczne wykonanie zamówienia. W przetargu mogą brać udział konsorcja wykonawców. 11 Z udziału w przetargu wyklucza się następując podmioty: 1. będące w likwidacji lub upadłości. 2. które już uprzednio nie wykonały należycie zobowiązania wobec Spółki. 3. które były skazane lub ich wspólnicy, partnerzy, komplementariusze lub członkowie Zarządu skazani byli za przestępstwa związane z oszustwem lub osiągnięciem korzyści materialnych. 4. figurują w rejestrach dłużników i nie dają rękojmi wykonania zamówienia. 5. w ofercie złożyły nieprawdziwe informacje. 6. nie złożyły wymaganych przez Spółkę dokumentów określonych w SIWZ. 7. nie wnieśli wadium. 12 Wszystkie dokumenty, jakie mają być przedłożone do danego przetargu, Spółka podaje w specyfikacji. 13 W postępowaniu przetargowym wszystkie dokumenty, łącznie z ofertą, oświadczenia, informacje muszą być złożone pisemnie inne nie będą brane pod uwagę. Informacje, oświadczenia, wnioski złożone za pomocą telefaksu lub elektronicznie uważane są za złożone na piśmie, jeżeli dotarły przed upływem terminu. 14 Podmiot biorący udział w przetargu może złożyć tylko jedną ofertę w oznaczonym terminie, do upływu terminu może zmienić ofertę, a także ją wycofać jednakże musi pozostać tylko jedna oferta z określonymi warunkami. Oferta musi być pełna. Komisja może zażądać wyjaśnień do oferty, jednakże te wyjaśnienia nie mogą zmienić jej treści. 15 Postępowanie przetargowe jest jawne, oferty są jawne od chwili ich otwarcia dla uczestników postępowania oraz prowadzi się w języku polskim Kierownik zakładu lub wyznaczony pracownik przygotowuje Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, która powinna zawierać co najmniej: Nazwę i adres spółki. Tryb udzielenia zamówienia. Opis przedmiotu zamówienia Termin wykonania zamówienia. Informację o dokumentach i oświadczeniach jakie muszą być dołączone do oferty

4 Wskazanie osoby uprawnionej do kontaktu z ewentualnymi oferentami, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, miejsce i termin składania ofert. Wymagania dotyczące wadium. Sposób obliczenia ceny. Kryteria wyboru oferty. Określenie zabezpieczenia należytego wykonania oferty. Wzór umowy Inne informacje, jeżeli będą niezbędne w przypadku danego przetargu. 2. Kierownik zakładu lub wyznaczony przez niego pracownik przekazuje każdej zainteresowanej osobie specyfikację odpłatnie w terminie 5 dni od otrzymania wniosku. Cena każdej specyfikacji powinna być tak wyliczona, aby pokryła koszty. 17 Każdy podmiot otrzymujący specyfikację może zwrócić się z prośbą o wyjaśnienie jej postanowień, jednakże nie później niż na 5 dni przed terminem składania ofert. 18 Przetarg można przeprowadzić trybie: Przetargu nieograniczonego. Zapytania o cenę. Negocjacji. Zamówienia z wolnej ręki. Szczegółowe informacje o trybie i warunkach przetargu podane są w ogłoszeniu przetargu i specyfikacji Przetarg nieograniczony to typ przetargu, w którym na ogłoszenie o przetargu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, którzy posiadają potencjał wykonawczy, a w niektórych przypadkach również wiedzę specjalistyczną. 2. O przetargu Spółka umieszcza ogłoszenie w siedzibie Spółki i jej jednostkach, a także na stronie internetowej Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert w formie: Pieniężnej Poręczenia bankowego 2. Wadium może być wpłacone w kasie Spółki lub na konto Spółki w Banku Millennium O/Bartoszyce Nr: Wadium Spółka zwraca w terminie 3 dni, jeżeli: Oferent przegrał przetarg. Unieważniono postępowanie przetargowe. Upłynął termin składania ofert. Oferent wycofał ofertę Oferta została odrzucona zawarto prawidłowo umowę z zabezpieczeniem jej wykonania.

5 21 1. Przy przetargu w formie zapytania o cenę Spółka kieruje pytania o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i prosi o składanie ofert. 2. Ten tryb przetargu jest stosowany, jeżeli przedmiotem przetargu są dostawy i usługi powszechnie dostępne, działalność oferentów zapewnia konkurencję i wybór najkorzystniejszej oferty, a oferentów będzie minimum Każdy z oferentów proponuje jedną cenę, której nie może zmienić, a komisja wybiera ofertę z najniższą ceną Negocjacje mogą polegać na tym, że Spółka zaprasza podmioty poprzez zaproszenie do składania ofert wstępnych, negocjuje warunki, a następnie zaprasza do składania ofert ostatecznych. Negocjacje prowadzone są w formie ustnej z każdym oferentem indywidualnie, a ostatecznie oferty składane są w formie pisemnej. 2. Ten tryb przetargu można prowadzić jeżeli: Prowadzony był przetarg nieograniczony i nie wpłynęła żadna oferta lub wszystkie oferty komisja odrzuciła. Zachodzi pilna potrzeba udzielenia zlecenia na wykonanie robót budowlanych, usług lub dostaw w krótkim czasie wykonania. Nie można z góry określić szczegółowych cech zamówionych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty Ogłoszenie o przetargu w formie negocjacji powinno zawierać: Nazwę i adres spółki. Określenie przedmiotu przetargu Termin wykonania przedmiotu przetargu. Miejsce i termin negocjacji. Miejsce i termin otwarcia ofert wstępnych. Opis warunków udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu dokonywania oceny spełnianych warunków. Informację na temat wadium Kryteria oceny ofert. 2. Spółka zaprasza do zapytania ofertowego nie mniej niż 3 oferentów, a w przypadku gdy podmiot przetargu ma charakter specjalistyczny nie mniej niż Spółka może przed zaproszeniem do składania ofert ostatecznych dokonać zmiany wymagań technicznych i jakościowych przedmiotu przetargu, warunków umowy, a także kryteria oceny ofert oraz ich znaczenie. 24 Komisja przetargowa zaprasza do składania ofert ostatecznych oferentów, którzy złożyli oferty wstępne i przeprowadzono z nimi negocjacje indywidualne. W zaproszeniu do składania ofert ostatecznych informuje się: 1. o dokonanych zmianach specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 2. miejscu i terminie składania oraz otwarcia ofert ostatecznych, 3. termin związania ofertą ostateczną.

6 25 Może być zastosowany tryb przetargu i negocjacji z pominięciem ogłoszenia. Wówczas zaprasza się do negocjacji indywidualnych wybranych przez siebie wykonawców i dalej postępowanie przebiega zgodnie z niniejszego regulaminu. 26 Spółka może również dokonać zamówienia z wolnej ręki po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą wówczas gdy: dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być wykonane przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych lub w związku z ochroną praw wyłącznych. Wymagane jest natychmiastowe wykonanie i nie można przeprowadzić ze względu na terminy przetargu. Nie zostały złożone oferty lub wszystkie odrzucone. Wykonanie zlecenia zostanie dokonane na szczególnie korzystnych warunkach w związku z okolicznościami występującymi przez krótki okres czasu. Wartość zamówienia nie przekracza Dodatkowe roboty lub usługi wykonuje wykonawca robót lub usług podstawowych Oferenci są związani ofertą przez okres określony w specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Bieg terminu związania z oferta rozpoczyna się z dniem, w którym upływa termin składania ofert. 3. Komisja przetargowa może poprawić błędy pisarskie, jednakże nie może poprawić ceny, chyba że prawidłowo podano liczbę jednostek miar oraz cenę jednostkową, a błąd wystąpił w iloczynie lub sumie i jest ewidentny błąd rachunkowy nie naruszający warunków oferty. Cen ryczałtowych nie poprawia się w ogóle. 28 Podstawy odrzucenia oferty ustala komisja przetargowa, która przedkłada wniosek do zatwierdzenia Zarządowi Spółki. Podstawą odrzucenia oferty jest: Niezgodność ze specyfikacją, Zastosowanie do niej przepisów nieuczciwej konkurencji, Zawiera błędy w określeniu ceny poza przypadkiem określonym w 27, Jest nieważna zgodnie z niniejszym regulaminem, Cena najkorzystniejsza przewyższa cenę przeznaczoną na realizację dostawy, usług lub robót budowlanych. Nie wywiązanie się przez oferenta z wykonania wcześniej zleconego zadania lub umowy. O odrzuceniu oferty komisja zawiadamia wszystkich oferentów natychmiast po zatwierdzeniu przez Zarząd.

7 29 1. Kryteria oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty zawiera specyfikacja. Kryteriami oceny mogą być: cena lub cena i jakość, funkcjonalność, nowoczesność, nowe technologie, koszty eksploatacji, serwis, parametry techniczne, wpływ na Środowisko, wpływ na rynek pracy, termin wykonania. 2. Jeżeli dwie lub więcej ofert przedstawia takie same dane, a komisja przetargowa stwierdziła, że te oferty są najkorzystniejsze wzywa oferentów do przedłożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych zawierających dodatkowe kryteria. Złożonych wcześniej ofert nie można zmieniać. 3. Jeżeli złożono tylko jedną ważną ofertę, komisja przetargowa wybiera tę ofertę Komisja przetargowa wnioskuje, a Zarząd unieważnia przetarg w przypadku gdy: Nie złożono jednej ważnej oferty. Wszystkie oferty zwierały takie same dane. W trakcie ustalono, że prowadzenie przetargu nie leży w interesie Spółki. Zarząd może odstąpić od prowadzenia przetargu nie podając przyczyny. 2. O unieważnieniu przetargu komisja przetargowa zawiadamia wszystkich oferentów informując o przyczynie a o odstąpieniu od prowadzenia przetargu wszystkich oferentów bez podania przyczyn Termin zawarcia umowy określa specyfikacja. 2. Jeżeli wykonawca, który wygrał przetarg uchyla się od zawarcia umowy komisja przetargowa może wybrać następną najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia przetargu. 3. Zawierane umowy muszą być zgodne przepisami kodeksu cywilnego i zawierać postanowienia oferty. 4. Umowa nie może być zmieniona w stosunku do treści oferty, na podstawie której wybrano wykonawcę, chyba że zmiany są korzystne dla Spółki lub wynikają ze zmiany przepisów. 5. W umowie można zastrzec obowiązek wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania przedmiotu przetargu lub kary umowne. 32 Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez Zarząd Spółki.