URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA WARMIŃSKO-MAZURSKIEGO W OLSZTYNIE O-I.0246.2.2015 Olsztyn,... OGŁOSZENIE O ZAPYTANIU OFERTOWYM Departament Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu nadzoru nad Systemem Zarządzania Jakością (SZJ) utrzymywanym i doskonalonym w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zgodnie normą PN-EN ISO 9001:2009 na okres ważności certyfikatu przez akredytowaną jednostkę certyfikującą. I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, NIP 739-29-65-551 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu nadzoru nad SZJ utrzymywanym i doskonalonym w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie zgodnie normą PN-EN ISO 9001:2009 na okres ważności certyfikatu przez akredytowaną jednostkę certyfikującą. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty został w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania. III. TERMIN REALIZACJI / WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Od dnia zawarcia umowy do 10 stycznia 2018. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: - nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) załacznik nr 5; - złożą prawidłowo sporządzoną ofertę na formularzu ofertowym (załącznik nr 2); - posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania: Wykonawca powinien legitymować się certyfikatem akredytacji wydanym przez Polskie Centrum Akredytacji uprawniającym do certyfikacji systemów zarządzania jakością. Dowodem spełnienia warunku przez Wykonawcę będzie załączenie kopii aktualnego certyfikatu PCA potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione oraz podpisanie przez Wykonawcę oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu będącego załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik nr 4). Departament Organizacyjny 10-562 Olsztyn ul. Emilii Plater 1 T: +48 89 521 95 60 F: +48 89 521 95 69 E: do@warmia.mazury.pl W: www.wrota.warmia.mazury.pl Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2008 Nr 388/2006
- posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia: Zamawiający nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu oceny spełniania warunku w tym zakresie. Dowodem na spełnianie warunku będzie podpisanie przez Wykonawcę oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 4). - dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: Zamawiający nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu oceny spełniania warunku w tym zakresie. Dowodem na spełnianie warunku przez Wykonawcę będzie podpisanie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 4). - znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia: Zamawiający nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu oceny spełniania warunku w tym zakresie. Dowodem na spełnianie warunku przez Wykonawcę będzie podpisanie Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 4). 2. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie przeprowadzona na podstawie złożonych przez Wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków określonych w zapytaniu ofertowym. V. INFORMACJE O DOKUMENTACH JAKIE MUSZĄ BYĆ DOŁĄCZONE DO OFERTY: 1. Sporządzony przez Wykonawcę formularz ofertowy (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego). 2. Aktualny odpis z KRS wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. Oświadczenie o spełniania warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 4. 4. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu - Załącznik nr 5. 5. Kopia aktualnego certyfikatu akredytacji wydanego przez Polskie Centrum Akredytacji uprawniającego do certyfikacji systemów zarządzania jakością otwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu. 6. Wykaz urzędów samorządowych szczebla wojewódzkiego, powiatowego, gminnego, tj. urzędy marszałkowskie, starostwa powiatowe, urzędy miast, urzędy miast i gmin, urzędy gmin, certyfikowanych przez Wykonawcę w oparciu o normę PN-EN ISO 9001:2009 w okresie od 01.01.2009 r. do 30.06.2015 r. Załacznik nr 6 wykaz nie podlega uzupełnieniu. 7. Wyciąg z obowiązującej w Jednostce Ceryfikującej procedury auditowania klientów zawierający szczegółowy opis procesu certyfikowania, opracowaną w oparciu o aktulane wydania norm: ISO 17021 Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania i ISO 19011 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania. Wyciąg z procedury powinien być podpisany przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu 8. Pełnomocnictwo do działania w imieniu Wykonawcy - jeżeli zostało udzielone VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy przygotować w języku polskim, na załączonym formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu, przy czym podpis powinien być czytelny lub opisany pieczątkami imiennymi. W przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio z odpisu z właściwego rejestru do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo. 3. Wykonawca może w ofercie zastrzec informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Nie ujawnia się informacji 2
stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp. Informacje te muszą być oznaczona napisem,,tajemnica przedsiębiorstwa i stanowić będą one niejawną część oferty. VII. WYJAŚNIANIE TREŚCI OFERT, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, UZUPEŁNIANIE OŚWIADCZEŃ, DOKUMENTÓW I PEŁNOMOCNICTW, WYJAŚNIANIE RAŻĄCO NISKIEJ CENY, ODRZUCENIE OFERTY. 1. Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawców złożenia, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy złożenia, w wyznaczonym terminie, oświadczeń (załącznik nr 4 i załacznik nr 5), dokumentów (tj. KRS, certyfikat akredytacji oraz wyciąg z obowiązującej w Jednostce Ceryfikującej procedury auditowania klientów zawierający szczegółowy opis procesu certyfikowania,), pełnomocnictw, jeżeli Wykonawca wraz z ofertą ich nie złożył, lub złożył wyżej wymienione oświadczenia, dokumenty pełnomocnictwa zawierające błędy, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy nie będzie rozpatrywana albo konieczne będzie unieważnienie zapytania ofertowego. 3. W okolicznościach określonych w ust. 2 Zamawiający zażąda złożenia wymaganych oświadczeń (załącznik nr 4 i załacznik nr 5), dokumentów (tj. KRS, certyfikat akredytacji oraz wyciąg z obowiązującej w Jednostce Ceryfikującej procedury auditowania klientów zawierający szczegółowy opis procesu certyfikowania), pełnomocnictw od Wykonawcy, którego ofercie przyznano największą liczbę punktów spośród ofert nie podlegających odrzuceniu. 4. Jeżeli Wykonawca, o którym mowa w ust. 3 nie złoży na wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym terminie, wymaganych dokumentów (tj. KRS, certyfikat akredytacji oraz wyciąg z obowiązującej w Jednostce Ceryfikującej procedury auditowania klientów zawierający szczegółowy opis procesu certyfikowania), oświadczeń (załącznik nr 4, załącznik nr 5), pełnomocnictw, Zamawiający może wybrać kolejnego Wykonawcę, którego ofercie przyznano największą liczę punktów. Ust. 3 stosuje się odpowiednio. 5. Jeśli Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać kolejnego Wykonawcę, którego ofercie przyznano największą liczę punktów. Ust. 3 stosuje się odpowiednio. 6. Zamawiający poprawia w ofercie: a) oczywiste omyłki pisarskie, b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z treścią ogłoszenia o zamówieniu, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. Zamawiający dokonuje korekt określonych w punkcie c) niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 7. Zamawiający może, w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, żądać od Wykonawcy, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający nie będzie rozpatrywał oferty Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 3
8. Oferta podlega odrzuceniu i nie będzie rozpatrywana jeśli Wykonawca wraz z formularzem ofertowym nie złoży: wykazu urzędów samorządowych szczebla wojewódzkiego, powiatowego, gminnego, tj. urzędy marszałkowskie, starostwa powiatowe, urzędy miast, urzędy miast i gmin, urzędy gmin, certyfikowanych przez Wykonawcę w oparciu o normę PN-EN ISO 9001:2009 w okresie od 01.01.2009 r. do 30.06.2015 r. Załacznik nr 6. VIII. OKOLICZNOŚCI, W KTÓRYCH OFERTA NIE PODLEGA ROZPATRZENIU: 1. Treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego, z zastrzeżeniem rozdziału VII ust. 6 zapytania ofertowego pkt c); 2. Wykonawca w terminie 3 dni roboczych od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w rozdziale VII ust. 6 zapytania ofertowego pkt c); 3. Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; 4. Zawiera błędy w obliczeniu ceny; 5. Oferta została odrzucona (rozdział VII, pkt 8); 6. Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. IX. SPOSÓB POROZUMIEWANIA: 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą mailową. 2. Zapytanie ofertowe prowadzone jest w języku polskim. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, Departament Organizacyjny, ul. Emilii Plater 1, pok. 115, 10-562 Olsztyn, fax: 89 521 95 69, e-mail: do@warmia.mazury.pl X. TERMIN SKŁADANIA OFERT: 1. Oferta powinna być złożona/przesłana do dnia 27.10.2015 roku do godziny 12:00 w wersji elektronicznej na adres e-mail: do@warmia.mazury.pl, za pośrednictwem faksu na numer: (89) 521 95 69 lub pisemnie na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie Departament Organizacyjny ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn. 2. O dotrzymaniu terminu decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Oferty złożone po upływie terminu nie będą rozpatrywane. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za termin dostarczenia ofert wysyłanych za pośrednictwem poczty lub kuriera. Oferty które wpłyną po w/w terminie nie będą brane pod uwagę XI. OCENA OFERT: 1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie dwóch kryteriów, tj. cena i liczba certyfikowanych urzędów: - Cena 60 % (max. 60 punktów); Ilość uzyskanych punktów za cenę oferty zostanie przeliczona według wzoru: 4
A ilość uzyskanych punktów Wynik zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku; Maksymalna liczba punktów jaką można uzyskać w kryterium ceny 60. - Liczba certyfikowanych urzędów przez to kryterium Zamawiający rozumie liczbę certyfikowanych/ponownie certyfikowanych urzędów samorządowych szczebla wojewódzkiego, powiatowego, gminnego tj. urzędy marszałkowskie, starostwa powiatowe, urzędy miast, urzędy miast i gmin, urzędy gmin, w okresie od 01.01.2009 r. do 30.06.2015 r. włącznie; certyfikacja/ponowna certyfikacja powinna dotyczyć zgodności Systemu Zarządzania z normą PN-EN ISO 9001:2009 40 % (max. 40 punktów): a) ocena zostanie dokonana na podstawie informacji zawartych w wykazie urzędów samorządowych szczebla wojewódzkiego, powiatowego, gminnego, tj. urzędy marszałkowskie, starostwa powiatowe, urzędy miast, urzędy miast i gmin, urzędy gmin, certyfikowanych/ponownie certyfikowanych przez Wykonawcę w oparciu o normę PN-EN ISO 9001:2009 w okresie od 01.01.2009 r. do 30.06.2015 r. włącznie, dołączonym do oferty; b) punkty w kryterium liczba certyfikowanych/ponownie certyfikowanych urzędów będą przyznawane w następujący sposób: Zamawiający będzie przyznawał od 1 do 40 punktów; Wykonawca otrzyma 1 punkt za każdy urząd wpisany w wykazie; Maksymalna liczba punktów jaka można uzyskać w badanym kryterium to 40 punktów; Jeżeli Wykonawca wskaże w wykazie więcej niż 40 urzędów, to otrzyma maksymalnie 40 punktów; Jeżeli Wykonawca w załączonym wykazie nie wskaże żadnego urzędu, otrzyma 0 punktów; Jeżeli Wykonawca w załączonym wykazie wskaże ten sam urząd w dwóch pozycjach: certyfikacji i ponownej certyfikacji, uzyska 1 punkt; W kryterium tym punktowane będą urzędy, a nie liczba dokonanych certyfikacji/ponownych certyfikacji. Suma punktów uzyskanych w powyższych kryteriach stanowić będzie ogólną liczbę punktów, jaką uzyska oferta danego Wykonawcy. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana ta oferta, która uzyska największą sumaryczną liczbę punktów w przedmiotowym zapytaniu ofertowym, tzn. uzyska łącznie najwiekszą liczbę punktów za zaoferowaną ceny i liczbę certyfikowanych/ponownie certyfikowanych urzędów. Maksymalna łączna liczba punktów jaką można uzyskać w przedmiotowym zapytaniu ofertowym - 100. 2. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub uzupełnień złożonych dokumentów. 4. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronach: www.bip.warmia.mazury.pl. 5. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony na stronie internetowej pod adresem: www.bip.warmia.mazury.pl oraz przesłany Wykonawcom biorącym udział w niniejszym zapytaniu mailem, faksem lub pisemnie. XIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE MOŻLIWOŚCI UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego na każdym jego etapie. 2. Zapytanie ofertowe unieważnia się, jeżeli: 5
1) nie wpłynęła żadna oferta, 2) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 3) wystąpiły istotne zmiany okoliczności powodujące, że prowadzenie postępowania nie leży w interesie publicznym / zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili uruchamiania zapytania ofertowego, 4) zawiera błędy popełnione przez Zamawiającego uniemożliwiające kontynuowanie zapytania ofertowego bądź zawarcie umowy. XIV. DODATKOWE INFORMACJE: Dodatkowych informacji udziela Pan Jerzy Buczyński tel. 89 52 19 554 lub Pani Emilia Sękowska tel. 89 52 19 553. XV. ZAŁĄCZNIKI: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1); Formularz ofertowy (Załącznik nr 2); Wzór umowy z Wykonawcą (Załącznik nr 3); Oświadczenie o spełniania warunków (Załącznik nr 4); Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu (Załącznik nr 5); Wzór wykazu urzędów (załacznik nr 6); Aktualny certyfikat Urzędu Marszałkowskiego (Załącznik nr 7). 6