Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia I. Główny kod CPV: CPV : 64120000-3 usługi kurierskie Dodatkowe kody CPV*: 60161000-4 Usługi w zakresie transportu paczek II. Przedmiot zamówienia 1) Przedmiotem zamówienia jest wysyłka materiałów brandingowych kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej i Miasta Łodzi do organizacji Wystawy EXPO 2022 do polskich placówek dyplomatycznych, czyli Ambasad Rzeczpospolitej Polskiej, bądź w przypadku ich braku do Wydziałów Promocji Handlu i Inwestycji lub Konsulatów lub, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, do innych jednostek wskazanych przez placówki dyplomatyczne RP. 2) Główne siedziby polskich placówek dyplomatycznych (Ambasady) znajdują się w 88 państwach, ich adresy są dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP. http://www.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/polskie_placowki/placowki) Lista placówek może ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia. 3) Poprzez materiały brandingowe, które będą przedmiotem zamówienia Zamawiający rozumie w szczególności: stojaki na ulotki a4 (składane), zapakowane w pokrowce waga 1 stojaka wynosi około 2,5 kg rollupy jednostronne, zapakowane w pokrowce z usztywnieniem o długości 90 cm- waga 1 rollupa wynosi około. 1 kg rollupy dwustronne, zapakowane w pokrowce z usztywnieniem o długości 110 cm- waga 1 rollupa wynosi około 1,5 kg foldery w rozmiarze A5- waga 1 kompletu (na który składa się 100 sztuk) ok. 4,5 kg piny waga kompletu na który składa się 20 sztuk folderów wynosi około 0,25 kg 4) Zamawiający przewiduje, że wysyłka materiałów nastąpi w dwóch akcjach wysyłkowych: I tura: maj, II tura : czerwiec/lipiec 2017, przy czym zastrzega możliwość zmiany podziału i terminów wysyłek, a także możliwość wysyłania pojedynczych przesyłek przez cały okres realizacji zamówienia, w zależności od potrzeb i budżetu Zamawiającego. 5) Zamawiający informuje, iż wysyłki pojedyncze nie przekroczą 30% ilości wysyłek w obu turach. 6) Realizacja przedmiotu zamówienia następować będzie sukcesywnie, zgodnie z potrzebami Zamawiającego, przez cały okres obowiązywania umowy. Zamawiający będzie zgłaszał swoje potrzeby w formie Zlecenia wysyłki. Jedno zlecenie może obejmować więcej niż Strona 1 z 6
jedną przesyłkę lub przesyłkę do więcej niż jednej placówki dyplomatycznej bądź wskazanego przez Zamawiającego miejsca. 7) Zamawiający będzie składał zlecenia w terminie możliwie najdłuższym przed mającą się odbyć wysyłką materiałów brandingowych pozwalającym na stosowanie najbardziej korzystnych taryf. W przypadku akcji wysyłkowej, Zamawiający przedstawi Wykonawcy szczegółowy plan realizacji wysyłki materiałów brandingowych w ramach danej tury, z podaniem ilości materiałów brandingowych przeznaczonych dla konkretnych placówek zagranicznych, nie później niż 3 dni robocze przed jej rozpoczęciem. 8) Wykonawca jest zobowiązany do zaoferowania Zamawiającemu, w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze od wysłania przez Zamawiającego szczegółowego planu realizacji wysyłki materiałów brandingowych w ramach danej tury akcji wysyłkowej lub w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od wysłania zlecenia wysyłki materiałów brandingowych trzech różnych wariantów przesłania paczek dostępnych na rynku, najkorzystniejszych logistycznie i cenowo z uwzględnieniem szybkości doręczenia paczki lub przesyłki oraz wszystkich dostępnych promocji wynikających z terminu rezerwacji i wykupienia usługi, wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wysyłki (np. wysyłka jeden dzień wcześniej) wpłynie na zmianę czasu doręczenia cenę usługi. Propozycja wysyłki przez Wykonawcę będzie obejmowała propozycje w dwóch wariantach: a) w przypadku połączeń wieloetapowych jako najkorzystniejsze logistycznie (najkrótszy czas doręczenia): od najkrótszego do najdłuższego, b) jako najkorzystniejsza cenowo: od najtańszego do najdroższego. 9) Wykonawca jest zobowiązany do odbioru materiałów z siedziby Zamawiającego tj. Piotrkowskiej 171 w Łodzi oraz do kompleksowego przygotowania przesyłki, w tym konfekcjonowania. Realizacja wysyłek będzie realizowana systemem od drzwi do drzwi. Wykonawca zobowiązany jest do odebrania, przesłania i dostarczania materiałów brandingowych do miejsc wskazanych przez Zamawiającego, transportem lotniczym, kolejowym lub drogowym, zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego, w terminach wskazanych przez Zamawiającego. 10) Zamawiający przewiduje iż może wystąpić konieczność zapewnienia dodatkowego opakowania materiałów o nieregularnych kształtach przez Wykonawcę (poprzez np. opakowanie w folię bąbelkową, folię stretch). Rolą Wykonawcy będzie zapewnienie bezpieczeństwa przesyłek. W przypadku gdy część przesyłek będzie mieć nieregularne kształty, zadaniem wykonawcy będzie zapewnienie palet niestandardowych (przesyłki nieregularne). 11) Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania wskazanych przez Zamawiającego przesyłek w miejsce wskazane przez Zamawiającego, w terminie zgodnym z Ofertą Wykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia materiałów brandingowych w stanie nienaruszonym, na adresy wskazane przez Zamawiającego. 12) Rolą Wykonawcy będzie skontaktowanie się z placówką dyplomatyczną, do której adresowana jest przesyłka, w celu ustalenia dogodnego dla placówki dyplomatycznej terminu dostarczenia przesyłki. Ponadto Wykonawca będzie każdorazowo zobowiązany do dopełnienia procedur bezpieczeństwa związanych z przekazywaniem przesyłek i wstępem na teren placówki dyplomatycznej. 13) Wykonawca będzie wystawiał i przekazywał Zamawiającemu dokumentację potwierdzającą odebranie, nadanie oraz dostarczenie paczek (np. dokumenty spedycyjne, dokumenty transportowe, protokoły realizacji zleceń i potwierdzenia dostarczenia). 14) Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca sporządzi i dostarczy Zamawiającemu raport z potwierdzeniami dostarczenia wysyłanych materiałów. W raporcie Wykonawca uwzględni ilości i wagi poszczególnych materiałów oraz koszty ich wysyłki do konkretnych miejsc. Raport powinien być przedstawiony do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonywania zlecenia którego raport dotyczy. Strona 2 z 6
15) Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczania przesyłek od wszelkiego ryzyka w transporcie. Zakres ubezpieczenia powinien obejmować co najmniej wszelkie ryzyka z tytułu zniszczenia, uszkodzenia, zalania, kradzieży, nieszczęśliwych wypadków (ostateczny zakres ryzyk podlegających ubezpieczeniu wymaga pisemnej akceptacji Zamawiającego). 16) Rolą Wykonawcy będzie wykonywanie wszelkich czynności związanych z prawem celnym i przewozowym, w tym w szczególności dokonywania zgłoszeń celnych i ponoszenia opłat celnych, jeżeli byłoby to niezbędne w toku realizacji Umowy. 17) Dowodem zlecenia przez Zamawiającego wysyłki materiałów brandingowych będzie wystawione przez Zamawiającego pisemne (elektroniczne) Zlecenie wysyłki materiałów brandingowych. 18) Wykonawca zobowiązany jest do wskazania koordynatora po swojej stronie odpowiedzialnego za kompleksowe realizowanie przedmiotowego zamówienia. 19) Zamawiający zastrzega, iż wartość rzeczywistych potrzeb Zamawiającego może być mniejsza niż kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia. 20) Lista placówek dyplomatycznych oraz orientacyjne ilości materiałów brandingowych wysyłanych do poszczególnych placówek dyplomatycznych w ramach każdej z tur akcji wysyłkowej zostały przedstawione w poniższej tabeli. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości i rodzajów materiałów w ramach poszczególnych zleceń. Kraj rollup jednostronny (szt.) rollup dwustronny (szt.) Stojak na ulotki Foldery format a5, 20 s. 160 g/m2 (1000 szt= 1 paczka) piny (20 szt = 1 paczka) EUROPA Albania 1 0 1 1000 20 Armenia 1 0 1 1000 20 Austria 0 2 1 1000 20 Azerbejdżan 1 0 1 1000 20 Belgia 0 2 1 3000 20 Białoruś 1 1 1 1000 20 BIH 1 0 1 1000 20 Bułgaria 1 0 1 1000 20 Chorwacja 1 0 1 1000 20 Cypr 1 0 1 1000 20 Czechy 0 1 1 1000 20 Czarnogóra 1 0 1 1000 20 Dania 1 0 1 1000 20 Estonia 0 1 1 1000 20 Finlandia 1 0 1 1000 20 Francja 0 4 2 3000 20 Grecja 1 0 1 1000 20 Strona 3 z 6
Gruzja 1 0 1 1000 20 Hiszpania 0 1 1 1000 20 Holandia 1 0 1 1000 20 Irlandia 1 0 1 1000 20 Islandia 1 0 1 1000 20 Litwa 1 1 1 1000 20 Luksemburg 1 0 1 1000 20 Łotwa 1 0 1 1000 20 Macedonia 1 0 1 1000 20 Mołdawia 1 0 1 1000 20 Niemcy 1 2 2 3000 20 Norwegia 1 0 1 1000 20 Portugalia 1 0 1 1000 20 Rosja 0 2 2 2000 20 Rumunia 1 0 1 1000 20 Serbia 1 0 1 1000 20 Słowacja 0 1 1 1000 20 Szwajcaria 1 0 1 1000 20 Słowenia 1 0 1 1000 20 Szwecja 0 0 1 1000 20 Ukraina 0 1 1 1000 20 Watykan 0 0 0 1000 20 Węgry 0 2 1 1000 20 Wielka Brytania 0 4 2 3000 20 Włochy 0 1 1 1000 20 AFRYKA Algieria 1 0 1000 20 Angola 1 0 1000 20 Egipt 1 0 1000 20 Etiopia 1 0 1000 20 Kenia 1 0 1000 20 Libia 1 0 1000 20 Nigeria 1 0 1000 20 Maroko 1 0 1000 20 RPA 1 0 1000 20 Senegal 1 0 1000 20 Tunezja 1 0 1000 20 AMERYKA PÓŁNOCNA I POŁUDIOWA Argentyna 1 0 1000 20 Brazylia 1 0 1000 20 Strona 4 z 6
Chile 1 0 1000 20 Kanada 1 0 1000 20 Kolumbia 1 0 1000 20 Kuba 1 0 1000 20 Meksyk 1 0 1000 20 Peru 1 0 1000 20 Stany Zjednoczone 0 2 2 1000 20 Wenezuela 1 0 1000 20 BLISKI WSCHÓD I AZJA Arabia Saudyjska 1 0 1000 20 Chiny 0 4 4 2000 20 Indie 1 0 1000 20 Indonezja 1 0 1000 20 Irak 1 0 1000 20 Iran 1 0 1000 20 Izrael 1 0 1000 20 Japonia 1 0 1000 20 Jordania 1 0 1000 20 Katar 0 1 1000 20 Kazachstan 0 2 2 1000 20 Korea Płd 0 1 1000 20 Korea Pn 1 0 1000 20 Kuwejt 1 0 1000 20 Liban 1 0 1000 20 Malezja 1 0 1000 20 Pakistan 1 0 1000 20 Singapur 1 0 1000 20 Tajlandia 1 0 1000 20 Turcja 0 1 1000 20 Uzbekistan 1 0 1000 20 Wietnam 1 0 1000 20 ZEA 0 2 1 1000 20 AUSTRALIA I OCEANIA Australia 2 0 1 1000 20 Nowa Zelandia 2 0 1 1000 20 III. Miejsce wykonania: odbiór z siedziby Zamawiającego: ul. Piotrkowska 171, Łódź oraz wysyłka do siedzib polskich placówek dyplomatycznych na świecie lub innych miejsc wskazanych przez placówki dyplomatyczne. Strona 5 z 6
IV. Warunki gwarancji i rękojmi za wady: zgodnie z zapisami zawartymi w istotnych postanowieniach umowy. V. Termin wykonania: od dnia zawarcia umowy do 31.12.2017 r. lub do wcześniejszego wyczerpania się kwoty przeznaczonej na realizację umowy. Strona 6 z 6