Szczegółowe zasady finansowania spotkań w ramach programu Mentoring FNP

Transkrypt

1 Szczegółowe zasady finansowania spotkań w ramach programu Mentoring FNP Ad Sposób kalkulowania przysługującego limitu wydatków dla podróży zagranicznych 2. Sposób finansowania poszczególnych wydatków wchodzących w skład kosztów spotkania 3. Tabele ekwiwalentów dla podróży zagranicznych 4. Zasady finansowania dla podróży krajowych Przysługujący ekwiwalent wydatków przypadający na jedno spotkanie niezależnie od jego długości jest nie większy niż 1 ekwiwalent dzienny i 2 limity hotelowe, przy czym wyliczenie kwoty jest uzależnione od czasu trwania i pory odbywania podróży związanej ze spotkaniem mentoringowym oraz lokalizacji tego spotkania. Dla podróży nie wymagających noclegu limit wydatków podany jest w tabeli limitów w kolumnie oznaczonej jako Ekwiwalent dzienny. Jeśli podróż wymaga noclegu, tzn. pobyt obejmuje godziny między a 6.00 (przy czym nie jest konieczne, aby pobyt zawierał cały ten przedział) w tabeli limitów podano wysokość limitu noclegowego. Ekwiwalent dzienny podlega zmniejszeniom w zależności od czasu trwania podróży*. Czas trwania podróży Przysługująca część ekwiwalentu do 8 godzin 1/3 Więcej niż 8 godzin a mniej niż 12 godzin 1/2 Więcej niż 12 godzin 100% Czas trwania podróży liczony jest od dnia i godziny wyjazdu na spotkanie do dnia i godziny powrotu ze spotkania. W przypadku podróży lotniczych dla potrzeb wyliczeń przyjmuje się godzinę startu i lądowania samolotu, natomiast w przypadku podróży drogą lądową moment przekroczenia granic kraju. Dodatkowo podróżnemu przysługuje kwota w wysokości 100% ekwiwalentu dziennego na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca/portu lotniczego oraz kwota w wysokości 10% ekwiwalentu dziennego na pokrycie kosztów komunikacji lokalnej. Przykładowe wyliczenia: A. wyjazd pociągiem o g. 7.00, powrót pociągiem o g czas trwania podróży: 7godzin przysługująca część ekwiwalentu: 143,33%ekwiwalentu dziennego wymaga noclegu: NIE B. wylot samolotem o g. 5.00, powrót samolotem o g dnia następnego (wylot o g ) czas trwania podróży: ponad 12 godzin (22) przysługująca część ekwiwalentu: 210% ekwiwalentu dziennego wymaga noclegu: NIE (ponieważ pobyt na miejscu nie odbywał się w godzinach ) C. wylot samolotem o g , powrót samolotem o g dnia następnego (wylot o g ) czas trwania podróży: ponad 12 godzin (19) 1

2 przysługująca część ekwiwalentu: 210% ekwiwalentu dziennego wymaga noclegu: TAK D. wylot samolotem o g (przylot o 16.00), powrót samolotem 2 dni później o g czas trwania podróży: ponad 12 godzin (50) przysługująca część ekwiwalentu: 210% ekwiwalentu dziennego wymaga noclegu: TAK Wydłużenie spotkania ponad jedną dobę nie powoduje zwiększenia liczby przysługujących ekwiwalentów. Wyjątkiem są spotkania wymagające długiej podróży, czyli takiej, która przekracza 6 godzin najszybszego możliwego połączenia w jedną stronę. W takiej sytuacji możliwe jest finansowanie dwóch następujących po sobie noclegów w ramach podwójnego limitu noclegowego. UWAGA: Pobyt na spotkaniu trwająca ponad 8 dni (liczone od dnia przyjazdu do dnia wyjazdu) oprócz zadeklarowania, w jakim wymiarze procentowym w trakcie wyjazdu realizowano cele mentoringu, wymaga uzasadnienia potrzeby wydłużenia pobytu. Ad 2. W ramach programu Mentoring FNP finansowaniu mogą podlegać: a) koszty podróży i ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), b) noclegu, c) wyżywienia, d) dojazdu do i z dworca/portu lotniczego, e) komunikacji lokalnej. Punkty b), c), d) i e)refundowane są w ramach ekwiwalentu i limitu, o których mowa w pkt. Ad. 1. Poniżej podano procedury stosowane przy ponoszeniu i rozliczaniu kosztów dla każdej z kategorii katalogu kosztów: a) koszt podróży i koszt ubezpieczenia NNW 1. Mentorowany występuje do wskazanego przez Fundację dostawcy wybranego do obsługi projektu SKILLS z wnioskiem o przedstawienie oferty realizacji podróży (zakupu biletów) z ubezpieczeniem na podanej trasie w danej dacie. 2. Dostawca przesyła ofertę do mentorowanego. 3. Mentorowany może zakupić podróż wraz z ubezpieczeniem z oferty pośrednika, w takim wypadku faktura VAT zostanie wystawiona na FNP i opłacona przez FNP we wskazanym terminie. 4. Mentorowany może zrezygnować z zakupu oferowanego przez dostawcę i zakupić samodzielnie inną podróż wraz z ubezpieczeniem, której koszty będą nie wyższe niż w 2

3 ofercie dostawcy. Za taką podróż mentorowany zapłaci samodzielnie i będzie ona mogła podlegać późniejszej refundacji. 5. Refundacja wydatku w tej kategorii odbywa się na podstawie dowodu składającego się łącznie z biletu oraz dowodu poniesienia wydatku (np. przelew bankowy, wyciąg z karty). 6. Ofertę dostawcy, o którym mowa w pkt. Ad 1.,należy załączyć do sprawozdania finansowego, w przeciwnym razie dany wydatek może nie zostać zrefundowany. 7. UWAGA: koszty podróży i ubezpieczenia nie są objęte limitem wydatków dla danego spotkania. 8. Jeśli w trakcie podróży realizowane będą inne cele niż cele mentoringu, Mentorowany deklaruje to na etapie organizacji spotkania. W takiej sytuacji Mentorowany dokonuje zakupu biletu na podróż i przedstawia go do refundacji zgodnie z procedurą opisaną w pkt W sprawozdaniu mentorowany określa, w jakim wymiarze procentowym realizowane były cele mentoringu, a w jakim inne cele. Refundacja kosztów podróży odbywa się w części odpowiadającej procentowemu udziałowi celów mentoringu wśród ewentualnych innych celów realizowanych w trakcie podróży. 9. W przypadku gdy miejsce rozpoczęcia podróży Mentorowanego jest inne niż miejsce zamieszkania lub miejsce, do którego Mentorowany wraca jest inne niż miejsce zamieszkania, finansowanie takiej podróży jest możliwe do wysokości kosztów biletów z miejsca zamieszkania i do miejsca zamieszkania. 10. Podróż Mentora na spotkanie z Mentorowanym podlega finansowaniu wyłącznie, jeśli spotkanie odbywa się w Polsce. W tym przypadku finansowane są przejazdy na miejsce spotkania i z miejsca spotkania do wysokości kosztów biletów między miejscem spotkania a miejscem pracy lub zamieszkania Mentora. 11. W ramach Mentoringu nie są finansowane koszty przejazdu między miejscem zamieszkania a dworcem w przypadku podróży drogą lądową lub portem lotniczym w przypadku podróży drogą powietrzną b) koszt noclegu (o ile podróż go wymaga) 1. Mentorowany występuje do wskazanego przez Fundację dostawcy wybranego do obsługi projektu SKILLS z wnioskiem o przedstawienie oferty noclegu w pobliżu podanej lokalizacji. 2. Dostawca przesyła ofertę do mentorowanego. 3. Mentorowany może dokonać rezerwacji noclegu oferowanego przez dostawcę, w takim wypadku faktura VAT zostanie wystawiona na FNP i opłacona przez FNP we wskazanym terminie. 4. Mentorowany może zrezygnować z rezerwacji noclegu oferowanego przezdostawcę i zakupić samodzielnie inny nocleg, którego koszty będą nie wyższe niż koszty noclegu przedstawionego w ofercie dostawcy. Za taki nocleg mentorowany zapłaci samodzielnie i będzie on mógł podlegać późniejszej refundacji. 5. Refundacja wydatku w tej kategorii odbywa się na podstawie dowodu w postaci faktury wystawionej przez hotel. 6. Ofertę dostawcy, o którym mowa w pkt 1., należy załączyć do sprawozdania finansowego, w przeciwnym razie dany wydatek może nie zostać zrefundowany. c) koszt wyżywienia, koszt dojazdu z i do dworca, portu lotniczego, koszt komunikacji lokalnej 1. Mentorowany w sprawozdaniu finansowym deklaruje czas trwania podróży związanej ze spotkaniem, miejsce spotkania oraz brak innego finansowania na ww. wydatki. Na tej podstawie obliczana jest przysługująca kwota ekwiwalentu dziennego. 3

4 2. W przypadku, gdy w zapewniono bezpłatne posiłki lub dojazdy z i/lub dworca, portu lotniczego lub przejazdy komunikacji lokalnej, przysługujący ekwiwalent podlega pomniejszeniom zgodnie z procentowym udziałem w globalnej kwocie ekwiwalentu następujących składników: śniadanie 15% ekwiwalentu dziennego, obiad 30% ekwiwalentu dziennego, kolacja 30% ekwiwalentu dziennego, dojazd z lub do dworca, portu lotniczego po 50% ekwiwalentu dziennego, komunikacja lokalna 10% ekwiwalentu dziennego. 3. W przypadku zapewnienia całodziennego wyżywienia potrącane jest 100% ekwiwalentu dziennego. 4. W przypadku, gdy rzeczywiście poniesione koszty dojazdu przewyższą wysokość diety przewidzianej na ten cel, FNP pokryje na zasadzie refundacji rzeczywiście poniesione koszty w oparciu o dowody ich poniesienia. Fundacja refunduje wydatki poniesione przez Mentorowanego wyłącznie na podstawie złożonego w terminie 14 dni od daty zakończenia danego spotkania, zgodnego z obowiązującym wzorem, sprawozdania merytorycznego i finansowego. Bez względu na to, czy spotkanie dotyczy wyjazdu Mentorowanego czy przyjazdu Mentora do Polski: 1. Organizacja i rozliczenie spotkania jest obowiązkiem Mentorowanego. 2. Zwrot poniesionych wydatków i wypłata należnego ekwiwalentu odbywa się na rachunek bankowy Mentorowanego. 3. Wymagana jest deklaracja dotycząca procentowej realizacji celów podróży złożona przez Mentorowanego (wyjazd Mentorowanego) albo Mentorowanego i Mentora (przyjazd Mentora), tj. czy w trakcie podróży realizowano ewentualnie inne cele niż cele mentoringowe. Wypłata refundowanych środków nastąpi w terminie 30 dni od daty złożenia poprawnego sprawozdania finansowego i merytorycznego, na rachunek bankowy mentorowanego. Wypłata nastąpi w PLN według kursu banku, w którym prowadzony jest rachunek projektu SKILLS: Ad 3. TABELA LIMITÓW z dnia wypłaty dla ekwiwalentu dziennego, z dnia poniesienia wydatku dla kosztów noclegu lub przejazdu. Lp. Państwo Waluta 4 Kwota ekwiwalentu dziennego Kwota limitunoclegowego Afganistan USD

5 2 Albania EUR Algieria EUR Andora jak w Hiszpanii 5 Angola USD Arabia Saudyjska USD Argentyna USD Armenia USD Australia AUD Austria EUR Azerbejdżan USD Bangladesz USD Belgia EUR Białoruś USD Bośnia i Hercegowina EUR Brazylia USD Bułgaria EUR Chile USD Chiny USD Chorwacja EUR Cypr EUR Czechy EUR Dania DKK Egipt USD Ekwador USD Estonia EUR Etiopia USD Finlandia EUR Francja EUR Grecja EUR Gruzja USD Hiszpania EUR Indie USD Indonezja USD Irak USD Iran EUR Irlandia EUR Islandia EUR

6 39 Izrael USD Japonia JPY Jemen USD Jordania USD Kambodża USD Kanada CAD Kazachstan EUR Kenia USD Kirgistan USD Kolumbia USD Kongo,Demokratyczna Republika Konga USD Korea Południowa EUR Koreańska Republika Ludowo Demokratyczna EUR Kostaryka USD Kuba EUR Kuwejt EUR Laos USD Liban USD Libia EUR Liechtenstein jak w Szwajcarii 59 Litwa EUR Luksemburg jak w Belgii 61 Łotwa EUR Macedonia EUR Malezja USD Malta EUR Maroko EUR Meksyk USD Mołdowa USD Monako jak we Francji 69 Mongolia USD Niderlandy EUR Niemcy EUR Nigeria USD Norwegia NOK

7 74 Nowa Zelandia USD Pakistan USD Panama USD Peru USD Portugalia EUR Republika Południowej Afryki USD Rosja USD Rumunia EUR San Marino jak we Włoszech 83 Senegal EUR Serbia i Czarnogóra EUR Singapur USD Słowacja EUR Słowenia EUR Stany Zjednoczone Ameryki (USA) w tym Nowy Jork i Waszyngton USD USD Syria USD Szwajcaria CHF Szwecja SEK Tadżykistan USD Tajlandia USD Tanzania USD Tunezja USD Turcja EUR Turkmenistan USD Ukraina USD Urugwaj USD Uzbekistan USD Wenezuela USD Węgry EUR Wielka Brytania GBP Wietnam USD Włochy EUR Wybrzeże Kości Słoniowej EUR Zimbabwe USD

8 108 Zjednoczone Emiraty Arabskie USD Państwa inne niż wymienione w lp USD Przy podróżach do: Gibraltaru ekwiwalent dziennyi limit hotelowy jak w Wielkiej Brytanii, Hongkongu ekwiwalent dzienny wynosi 46 USD, a limit hotelowy 160 USD, Tajwanu ekwiwalent dzienny wynosi 45 USD, a limit hotelowy 100 USD. Polski (dotyczy mentorów zagranicznych odwiedzających mentorowanego w Polsce) suma ekwiwalentów na wyżywienie, dojazd i komunikację lokalną wynosi 72 EUR, a limit hotelowy 145 EUR zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej nr C(2009)1942 z 23 marca 2009 r. (niepublikowana). Ad. 4 Dla podróży krajowych po Polsce stosuje się analogiczne zasady jak określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. nr 236, poz z późn. zm.) * Źródło: ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z 2003 r. Nr 199, poz oraz z 2004 r. Nr 271, poz z późn. zm.). 8