Zawieranie umów dotacji pomiędzy Wojewodą a jednostką samorządu terytorialnego Świętokrzyski Urząd Wojewódzki luty 2014
Obowiązujące akty prawne regulujące zasady odbudowy i remontów obiektów infrastruktury komunalnej samorządów 1. Ustawa z dnia 24 czerwca 2010 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi z 2010 r. (Dz.U. Nr 123, poz.835) 2. Ustawa o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu z dnia 11 sierpnia 2001r. ( Dz.U. Nr 84, poz. 906, ze zm.) 3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia: 7 sierpnia 2012 r. w sprawie gmin, w których stosuje się szczególne zasady odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych poszkodowanych w wyniku działania żywiołu od maja do lipca 2012 (Dz.U. 2012 nr 0 poz. 907)
5 października 2012 r., w sprawie gmin, poszkodowanych w wyniku działania żywiołu w sierpniu 2012 r., w których stosuje się szczególne zasady odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych (Dz.U. 2012 poz. 1119) 13 maja 2013 r., w sprawie gmin poszkodowanych w wyniku działania żywiołu od lutego do marca, w lipcu, we wrześniu i od listopada do grudnia 2011 r. oraz od stycznia do marca i od maja do października 2012 r. w których stosuje się szczególne zasady odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych (Dz.U. z 2013 r., poz. 570) 4 września 2013 r, w sprawie gmin, poszkodowanych w wyniku działania żywiołu od kwietnia do lipca 2013, w których stosuje się szczególne zasady odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych (Dz.U. z 2013 r., poz. 1029) oraz Wytyczne Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie zasad i trybu uruchamiania środków budżetu państwa dla jednostek samorządu terytorialnego na zadania związane z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków zdarzeń noszących znamiona klęsk żywiołowych, zatwierdzone dnia 15.10.2012 r., zmienione wytycznymi z dnia 30.12.2013 r.
Na podstawie promesy wystawionej przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, ustaleń Komisji wojewódzkiej ds. weryfikacji szacowania szkód w infrastrukturze komunalnej jst oraz po dokonaniu weryfikacji (formalnej i merytorycznej) wniosku o dotację i załączonych dokumentów, Wojewoda zawiera z jednostką samorządu terytorialnego umowę o dotację na dofinansowanie zadania wskazanego w promesie, związanego z usuwaniem skutków zdarzeń klęskowych.
Dokumenty niezbędne do przygotowania umowy dotacji określa załącznik nr 1 do Wytycznych Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie zasad i trybu uruchamiania środków budżetu państwa dla jednostek samorządu terytorialnego na zadania związane z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków zdarzeń noszących znamiona klęsk żywiołowych, zatwierdzonych dnia 15.10.2012 r., zmienionych wytycznymi z dnia 30.12.2013 r.
Niezbędne dokumenty 1. Wniosek o dotację, skierowany do właściwego terytorialnie wojewody wraz z zestawieniami rzeczowo-finansowymi 2. Oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego, że straty wywołane klęską żywiołową są nie mniejsze niż 5% planowanych dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej. 3. Kopie protokołów szkód sporządzonych przez komisję do spraw szacowania strat, powołaną przez organy jednostki samorządu terytorialnego. 4. Kopie protokołów sporządzonych przez komisję wojewódzką do spraw weryfikacji strat.
5. Oświadczenie potwierdzające zabezpieczenie środków finansowych, które jednostka samorządu terytorialnego przeznacza jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku wraz z podaniem źródeł sfinansowania udziału własnego (np. środki własne jednostki, kredyt, pożyczka, ). 6. Kopia ogłoszenia o zamówieniu publicznym oraz kopia ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne. 7. Kopie kosztorysu inwestorskiego oraz kosztorysu ofertowego sporządzonego przez podmiot, któremu udzielono zamówienia publicznego, ewentualnie kopię innego dokumentu określającego szczegółowy opis zadania i cel, zgodny z art. 150 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. 8. Kopia umowy z wykonawcą dofinansowywanego zadania.
9. Kopia zgłoszenia robót dotyczących przedmiotowego zadania lub pozwolenia na budowę, ewentualnie kopia pozwolenia wodnoprawnego. 10. Kopie uchwał o wyborze starosty, wicestarosty lub marszałków, wicemarszałków oraz pozostałych członków zarządu lub kopię zaświadczenia z gminnej/miejskiej komisji wyborczej stwierdzającego fakt wyborów wójta/burmistrza/prezydenta miasta w wyborach bezpośrednich oraz wyciąg z protokołu sporządzonego podczas sesji rady jednostki samorządu terytorialnego, podczas której nastąpiło złożenie ślubowania przez wójta/ burmistrza/ prezydenta miasta lub inny dokument pozwalający stwierdzić, że ślubowanie zostało złożone. Ewentualnie kopia dokumentu upoważniającego inną osobę do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki samorządu terytorialnego.
11.Kopia uchwały o powołaniu skarbnika jednostki samorządu terytorialnego/głównego księgowego budżetu; ewentualnie kopia dokumentu upoważniającego inną osobę do kontrasygnaty zobowiązań majątkowych. 12. Oświadczenie, że zadanie będące przedmiotem wniosku o dotację jest zadaniem własnym jednostki samorządu terytorialnego. 13. Oświadczenie o wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków (z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej, wg której ujęta zostanie dotacja celowa z budżetu państwa). Dodatkowy załącznik, niewynikający z zał. nr 1 do Wytycznych MAiC, tzw.: Cząstkowy program inwestycji, wymagany dla zadań związanych z odbudową. Kopie dokumentów załączone do Wniosku o dotację powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem.
Wniosek o dotację - zał. Nr 1 do Umowy o dotację
Numer promesy, data oraz pełna nazwa zadania wskazana w promesie MAiC Nazwa klęski żywiołowej, jaką zastosowano w protokole komisji wojewódzkiej ds. weryfikacji ( )
Wartość zadania po udzieleniu zamówienia publicznego nie może być mniejsza niż 50 tysięcy złotych Kwota dotacji nie może przekroczyć 80% kwoty przedstawionej do dofinansowania i nie może być niższa niż 40 tysięcy złotych, dotację podajemy w pełnych złotych, zaokrągloną w dół. Wnioskowana kwota dotacji brutto, nie może przekroczyć kwoty wskazanej w promesie.
Wskazówki/uwagi dla sporządzających Wniosek o dotację: We wniosku o dotację oraz we wszystkich dokumentach do wniosku należy stosować nazwę zadania wskazaną w promesie MAiC, na które została przyznana dotacja z rezerwy celowej budżetu państwa. Jeżeli z jakiegoś powodu jednostka zamierza realizować zadanie, którego parametry nie będą zgodne z promesą (np. odbudowa lub remont krótszego odcinka drogi), wówczas jednostka musi uzyskać zgodę MAiC i odpowiednio w dokumentacji stosować nową nazwę zadania. We wniosku o dotację oraz w zestawieniach rzeczowofinansowych podajemy nazwę klęski żywiołowej, jaką zastosowano w protokole komisji wojewódzkiej ds. weryfikacji szacowania szkód w infrastrukturze komunalnej jst.
Wniosek o dotację jednostka sporządza tylko i wyłącznie na zadania wskazane w promesie MAiC a wnioskowana kwota dotacji brutto, podana we wniosku o dotację (poz. 8), nie może przekroczyć kwoty wskazanej w promesie. W przypadku gdy jednostka otrzyma promesę na zadania, które obejmują zadania z różnych klęsk (np. powódź, nawalny deszcz) lub zdarzenia klęskowe miały miejsce w różnych terminach (np. w 2011 i w 2012 r.) jednostka składa odrębne wnioski na każde zadanie Kwota dotacji nie może przekroczyć 80% kwoty przedstawionej do dofinansowania, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Ponadto zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi - dotacja nie będzie udzielona, jeżeli wartość zadania po udzieleniu zamówienia publicznego jest mniejsza niż 50 tysięcy złotych, a wartość dotacji nie może być niższa niż 40 tysięcy złotych. Zadania nie mogą być łączone w celu obejścia ww. postanowień, chyba że zadania są ze sobą funkcjonalnie związane np. remont drogi wraz z obiektem mostowym w ciągu tej drogi. Wnioskowana kwota dotacji w poz. 8 wniosku o dotację winna być podawana w pełnych złotych i zaokrąglana zawsze w dół.
Wniosek o dotację oraz wszystkie dokumenty do wniosku, tj.: zestawienia rzeczowo - finansowe, kopia ogłoszenia o zamówieniu publicznym, kopia ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne, kopie kosztorysu inwestorskiego oraz kosztorysu ofertowego, kopia umowy z wykonawcą, kopia pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót dotyczących przedmiotowego zadania, powinny precyzyjnie wskazywać lokalizację realizowanego zadania poprzez wskazanie kilometrażu lub nr ewidencyjnego działki ( w którym/na której będzie realizowane zadanie) i wynikającą z niego długość odcinka np. remontowanej lub odbudowywanej drogi, wodociągu, kanalizacji.
Zestawienia rzeczowo finansowe; załączniki do Wniosku o dotację
Rodzaj wykonanych robót oraz ich ilość i wartość ma wynikać z kosztorysu ofertowego. Łączna wartość robót w zestawieniu rzeczowo finansowym ma być równa wartości zadania w kosztorysie ofertowym.
W zależności od realizowanej inwestycji stosujemy różne wzory zestawień rzeczowo-finansowych, tj.: dla drogi, mostu, budownictwa, wodociągu, kanalizacji, melioracji. Wzory dokumentów dostępne są na stronie internetowej ŚUW. Zestawienia rzeczowo-finansowe sporządzamy w oparciu o dane zawarte w kosztorysie ofertowym załączonym do wniosku o dotację. Rodzaj wykonanych robót oraz ich ilość i wartość ma wynikać z kosztorysu ofertowego. Łączna wartość robót w zestawieniu rzeczowo- finansowym ma być równa wartości zadania w kosztorysie ofertowym.
Zgodnie z Wytycznymi, przy udziale dotacji mogą być usuwane (finansowane) tylko te szkody, które wynikają z Protokołu Komisji Wojewódzkiej ds. weryfikacji szacowania szkód w infrastrukturze komunalnej jst, czyli tzw. wydatki kwalifikowalne. Pozostałe roboty związane z realizacją danego zadania muszą być sfinansowane ze środków własnych i są to tzw. wydatki niekwalifikowalne. Zgodnie z ww. Wytycznymi wydatkami niekwalifikowalnymi są również wydatki ponoszone na wykonanie dokumentacji projektowokosztorysowej, wynagrodzenia dla osób sprawujących nadzór inwestorski lub autorski i kierowników robót oraz inne wydatki, nie mające bezpośredniego związku z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych np. organizacja i ochrona placów budowy, powykonawcze prace geodezyjne.
Jeżeli zakres rzeczowy zadania realizowanego przy udziale dotacji celowej z budżetu państwa obejmuje tylko wydatki kwalifikowalne, czyli bezpośrednio wynikające z Protokołu komisji wojewódzkiej ds. weryfikacji szacowania szkód w infrastrukturze komunalnej jst, wówczas do wniosku o dotację należy sporządzić tylko jedno zestawienie rzeczowo-finansowe, na kwotę wynikającą z umowy z wykonawcą, obejmującą wartość prac brutto do wykonania w danym roku. Wówczas poz. 6.1 = poz. 6.2 - we wniosku o dotację, czyli wartość prac brutto objętych umową z wykonawcą jest równa kwocie przedstawionej do dofinansowania.
Przykład Poniższa tabela zawiera opis zniszczeń na drodze gminnej z protokołu komisji wojewódzkiej Lp. Miejscowość Nazwa drogi (miejscowa), Numer drogi Długość, Powierzchnia zniszczeń (Kilometraż) od km do km lub w km Opis zniszczeń Wartość [zł] 1. XXX- YYY oooooot 2 000 mb od km 0+000 do km 2 +000 Zniszczona nawierzchnia bitumiczna, spękania, ubytki w nawierzchni, zaniżenia. Uszkodzone pobocza. 320 000,00
Jednostka ogłasza przetarg na zadanie pn. Odbudowa drogi gminnej nr oooooot z msc. XXX do msc. YYY od km 0+000 do km 2+000. Wartość wybranej oferty to 290 000,00 zł. Zgodnie z kosztorysem ofertowym wykonywane roboty to: wyrównanie istniejącej podbudowy, położenie nawierzchni z mieszanek mineralno asfaltowych, plantowanie poboczy i uzupełnienie poboczy. Wszystkie ww. roboty stanowią wydatki kwalifikowalne, ponieważ konieczność ich wykonania wynika bezpośrednio z opisu zniszczeń zawartych w protokole komisji wojewódzkiej. W takiej sytuacji do wnioski o dotację sporządzamy tylko jedno zestawienie rzeczowo finansowe. Jeżeli zakres rzeczowy realizowanego zadania obejmuje również wydatki niekwalifikowalne, wówczas do wniosku o dotację należy sporządzić trzy zestawienia rzeczowo finansowe dla zadania objętego wnioskiem, tj.:
I.Zestawienie rzeczowo finansowe - obejmujące wartość całego zadania, czyli kwotę po rozstrzygnięciu przetargu II.Zestawienie rzeczowo finansowe na tzw. wydatki kwalifikowalne, które stanowią kwotę do dofinansowania III.Zestawienie rzeczowofinansowe na tzw. wydatki niekwalifikowalne, które stanowią różnicę pomiędzy poz. 6.1 a poz.6.2
- zestawienie rzeczowo finansowe - obejmujące wartość całego zadania, czyli kwotę wynikającą z umowy z wykonawcą ( kwota po rozstrzygnięciu przetargu ) - poz. 6.1 we wniosku o dotację, - zestawienie rzeczowo finansowe na tzw. wydatki kwalifikowalne, które stanowią kwotę do dofinansowania - poz. 6.2 we wniosku o dotację, - zestawienie rzeczowo-finansowe na tzw. wydatki niekwalifikowalne, które stanowią różnicę pomiędzy poz. 6.1 a poz.6.2 we wniosku o dotację.
Jednostka ogłasza przetarg na zadanie pn.: Odbudowa drogi gminnej nr oooooot z msc. XXX do msc. YYY od km 0+000 do km 2+000. Wartość wybranej oferty to 320 000,00 zł. Zgodnie z kosztorysem ofertowym wykonywane roboty to: wyrównanie istniejącej podbudowy, położenie nawierzchni z mieszanek mineralno asfaltowych, remont przepustu pod drogą i zjazdów na posesje, plantowanie poboczy i uzupełnienie poboczy. Roboty dotyczące remontu przepustu pod drogą i zjazdów, nie stanowią wydatków kwalifikowalnych, ponieważ w protokole komisji wojewódzkiej, w opisie zniszczeń występujących na tej drodze nie ma przepustu ani zjazdów. Wówczas do wniosku o dotację sporządzamy trzy zestawienia rzeczowo finansowe.
Oświadczenie o wysokości strat
straty nie mogą być mniejsze niż 5%
Zgodnie z Wytycznymi Ministra Administracji i Cyfryzacji straty wywołane zdarzeniem klęskowym nie mogą być mniejsze niż 5% planowanych dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej. W oświadczeniu o wysokości strat, dane w kolumnie 1 tj. straty w całości w roku wystąpienia klęski powinny być zgodne z danymi zawartymi w protokołach komisji wojewódzkiej ds. weryfikacji. Jeżeli w danym roku kalendarzowym, na terenie jednostki zdarzenia klęskowe wystąpiły np. dwukrotnie, wówczas sumujemy wielkość strat z tych klęsk, planowane dochody ( kolumna 2 tabeli) pozostają bez zmiany.
Oświadczenie o zabezpieczeniu środków własnych
... Pieczęć jednostki samorządu terytorialnego Miejscowość, dnia Oświadczenie o środkach finansowych jednostki przeznaczonych jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku Oświadczam, że jednostka ma zabezpieczone w swoim budżecie na rok środki finansowe w wysokości. zł (słownie:..zł) przeznaczone jako udział własny do zadania pn.: Wpisujemy kwotę, która stanowi różnicę pomiędzy kwotą będącego przedmiotem wniosku o dotację z dnia...... Podpis i pieczęć skarbnika jednostki samorządy terytorialnego/ głównego księgowego przedstawioną do dofinansowania a kwotą dotacji Podpis i pieczęć wójta/burmistrza/ prezydenta lub zarządu powiatu/województwa
Oświadczenie, że zadanie będące przedmiotem wniosku o dotację jest zadaniem własnym jst
... Pieczęć jednostki samorządu terytorialnego Miejscowość, dnia... Oświadczenie, że realizowane zadanie jest zadaniem własnym jednostki Oświadczam, że realizowane zadanie pn.:. jest zadaniem własnym gminy/powiatu/województwa */.... Podpis i pieczęć skarbnika jednostki samorządu terytorialnego/ głównego księgowego */ Niepotrzebne skreślić Nazwa zadania zgodna z promesą MAiC Podpis i pieczęć wójta/ burmistrza/ prezydenta lub zarządu powiatu/ województwa
Oświadczenie o wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji ( )
Pieczęć jednostki samorządu terytorialnego Miejscowość, dnia... Oświadczenie o wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków Lp. Nazwa zadania Dział Rozdział Paragraf Kwota dotacji Dochody Wydatki 1. Remont drogi gminnej/powiatowej (..) 600 60078 2030/2130 4270 2. Odbudowa drogi gminnej/powiatowej ( ) 600 60078 6330/6430 6050 Kwota dotacji z wniosku... Podpis i pieczęć skarbnika jednostki samorządy terytorialnego/ głównego księgowego Podpis i pieczęć wójta/burmistrza/ prezydenta lub zarządu powiatu/województwa
W oświadczeniu o wyodrębnionej ewidencji księgowej: - zawsze podajemy klasyfikację budżetową dla dochodów i wydatków, tj. podajemy dział, rozdział i paragraf, - kwota dotacji winna być taka sama jak w poz.8 wniosku o dotację.
Uwagi do innych załączników:
Z kopii ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne w sposób jednoznaczny ma wynikać, że dotyczy zadania wskazanego w promesie i we wniosku o dotację, tj. np. dla drogi - ma zawierać pełną nazwę zadania, kilometraż/ nr działki, długość odcinka, wyłonionego wykonawcę i kwotę wybranej oferty.
Z kopii załączonego kosztorysu ofertowego w sposób jednoznaczny ma wynikać: - nazwa realizowanego zadania, - nazwa podmiotu sporządzającego kosztorys ofertowy, któremu udzielono zamówienia publicznego, - rodzaj, ilość, cena jednostkowa i wartość poszczególnych robót oraz całkowita wartość zadania brutto.
Jednostki samorządu terytorialnego realizujące zadania związane z usuwaniem skutków zdarzeń klęskowych w infrastrukturze komunalnej, dotyczące budowy, odbudowy, przebudowy winny uzupełnić dokumentację o dodatkowy załącznik zamiast programu inwestycji - zawierający informacje wynikające z 6 ust. 1 pkt 1 b i 1f oraz z pkt 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz.U z 2010 nr 238, poz.1579), tj.:
tzw.: Cząstkowy program inwestycji realizowanej inwestycji, tj.: - zawiera dodatkowe informacje o -w pkt 1 b - jst dokonuje oceny efektywności inwestycji, w tym ekonomicznej efektywności; - w pkt 1 f - jst podaje dane o planowanym okresie zagospodarowania obiektów budowlanych i innych składników majątkowych, po zakończeniu realizacji inwestycji, oraz o planowanej kwocie środków finansowych i źródłach ich pochodzenia, które umożliwiają zagospodarowanie tych efektów rzeczowych inwestycji w planowanym okresie; -w pkt 2 jst dokonuje analizy celowości i możliwości wykonania inwestycji etapami. Tak skompletowana dokumentacja, będąca podstawą do zawarcia Umowy dotacji pomiędzy Wojewodą Świętokrzyskim a jednostką samorządu terytorialnego, będzie traktowana jako program inwestycji realizowanej przez jednostkę
Pozwolenie na budowę Zgłoszenie robót W przypadku, gdy jednostka realizuje zadanie związane z remontem, wymaganym dokumentem jest zgłoszenie robót, natomiast w przypadku odbudowy -pozwolenie na budowę. Tylko jst, które zostały ujęte w obowiązujących rozporządzeniach Prezesa Rady Ministrów w sprawie gmin, w których stosuje się szczególne zasady odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych, poszkodowanych w wyniku działania żywiołu, mogą korzystać z uproszczonych zasad postępowania przed organami administracji architektoniczno - budowlanej: Odbudowa - w miejsce decyzji pozwolenia na budowę, wystarczy zgłoszenie robót budowlanych Remont zgłoszenie robót budowlanych nie jest wymagane
Jednostki, które zostały ujęte w obowiązujących Rozporządzeniach Prezesa Rady Ministrów, z podziałem na datę wystąpienia klęski
Rozporządzenie PRM Rozporządzenie PRM Rozporządzenie PRM Rozporządzenie PRM z dn. 07.08.2012 r. z dn. 05.10.2012 r. z dn. 13.05.2013 r. z dn. 04.09.2013 r. Od maja do lipca 2012 Sierpień 2012 1. Mniów 1. Bodzechów 2. Pierzchnica 2. Bodzentyn 3. Słupia 3. Bogoria 4. Brody 5. Chęciny 6. Daleszyce 7. Imielno 8. Iwaniska 9. Jędrzejów Od lutego do marca, w lipcu, we wrześniu i od listopada do grudnia 2011 oraz od stycznia do marca i od maja do października 2012 1. Baćkowice 2. Bejsce 3. Chmielnik 4. Czarnocin 5. Ćmielów 6. Dwikozy 7. Gnojno 8. Kazimierza Wielka 9. Klimontów Od kwietnia do lipca 1. Bejsce 2. Bieliny 3. Brody 2013 4. Czarnocin 5. Działoszyce 6. Górno 7. Kazimierza Wielka 8. Kielce 9. Łagów
Od maja do lipca 2012 0 Sierpień 2012 Od lutego do marca, w lipcu, we wrześniu i od listopada do grudnia 2011 oraz od stycznia do marca i od maja do października 2012 Od kwietnia do lipca 2013 10. Kunów 10. Lipnik 10. Masłów 11. Lipnik 11. Masłów 11. Michałów 12. Morawica 12. Mirzec 12. Morawica 13. Nagłowice 13. Moskorzew 13. Opatowiec 14. Oksa 14. Obrazów 14. Osiek 15. Pawłów 15. Opatowiec 15. Pawłów 16. Pierzchnica 16. Opatów 16. Pińczów 17. Sędziszów 17. Raków 17. Rytwiany 18. Sitkówka- Nowiny 19. Sobków 20. Waśniów 21. Wilczyce 18. Skalbmierz 19. Staszów 20. Szydłów 21. Tarłów 22. Wojciechowice 23. Zawichost 18. Sitkówka- Nowiny 19. Skalbmierz 20. Skarżysko- Kamienna 21. Złota 24. Złota
Przykład: W rozporządzeniu PRM z dn. 07.08.2012 r. w sprawie gmin, w których stosuje się szczególne zasady odbudowy ( ) w wykazie gmin dotkniętych klęską od maja do lipca 2012, z terenu województwa świętokrzyskiego zostały ujęte trzy gminy. Tylko te gminy mogą korzystać z uproszczonych procedur postępowania przed organami architektonicznobudowlanymi. Pozostałe jednostki, dotknięte klęską w tym okresie, w przypadku realizowania zadania związanego z odbudową, muszą posiadać pozwolenie na budowę, a w przypadku remontu zgłoszenie robót.
Przekazywanie dotacji wynikającej z zawartych umów. Jakość dostarczonych dokumentów tj. wniosku o dotację i wszystkich wymaganych załączników ma decydujący wpływ na sprawny proces zawierania umów dotacji i termin wystąpienia Wojewody do Ministra Finansów z wnioskiem o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu państwa na przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych Ponadto przypominamy, że nieprzekazanie ww. dokumentacji do tut. Urzędu w terminie wskazanym w promesie MAiC oznacza rezygnację z przyznanego wstępnie dofinansowania na zadania związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych.
W związku z powyższym samorządy, które zakończą postępowanie przetargowe, podpiszą umowę z wykonawcą i posiadają wszystkie wymagane dokumenty określone w zał. nr 1 do Wytycznych MAiC proszone są o niezwłoczne przesłanie/dostarczenie kompletnej dokumentacji do Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŚUW w Kielcach, co umożliwi sprawną weryfikację przekazanej dokumentacji i sporządzanie umów bez zbędnej zwłoki.
Umowa dotacji w każdym przypadku musi być zawarta przed datą faktycznego odbioru zadania. Konsekwencją odbioru zadania przed datą podpisania umowy może być zwrot kwoty dotacji, przyznanej na realizację zadania. Promesa jest tylko przyrzeczeniem określonej kwoty dotacji na realizację zadania wskazanego w promesie MAiC, natomiast umowa dotacji określa m.in..: - warunki realizacji zadania ( zgodnie z kosztorysem ofertowym), - terminy: - wykorzystania dotacji - 6 ust. 1 lub 7a umowy, - zwrotu niewykorzystanej dotacji - 6 ust. 4 lub 7a umowy, - płatności środkami własnymi - 10, ust.1, pkt 3 umowy, - dostarczenia do wojewody rozliczenia końcowego zadania - 7 ust.1, pkt 3 lub 7a
Wojewoda: na podstawie prawidłowo sporządzonych wniosków o dotację lub zawartych z jednostkami umów o dotację, występuje do Ministra Finansów z wnioskiem o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu państwa na przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych, niezwłocznie, po zwiększeniu wydatków przez Ministra Finansów dokonuje podziału uruchomionej kwoty i przekazuje jednostkom środki wynikające z zawartych umów.
Rozliczenie końcowe kosztów zadania - - zał. Nr 2 do umowy dotacji
Zgodnie z 7 umowy dotacji jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana jest do sporządzenia i przesłania do Wojewody, w terminie określonym w umowie dotacji, Rozliczenia końcowego kosztów zadania. Rozliczenie należy sporządzić na formularzu, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy dotacji.
(pieczęć Jednostki Samorządu Terytorialnego) miejscowość, data... ROZLICZENIE KOŃCOWE kosztów zadania pn....... realizowanego z udziałem środków publicznych w ramach umowy dotacji Nr z dnia przez jednostkę samorządu terytorialnego... województwo... Kwota przedstawiona do dofinansowania Koszt zadania wykonanego w ramach umowy wyniósł brutto... zł. (słownie:...) Kwota środków własnych Kwota dotacji z z umowy o dotację umowy o dotację Razem (2+3+4+5) Środki z budżetu państwa Źródła finansowania w zł (brutto) Środki finansowe z pozostałych źródeł Środki własne Kredyt bankowy Inne środki 1 2 3 4 5 100% %..% % %
Środki z budżetu państwa otrzymane do zwrotu Wyliczona kwota dotacji do zwrotu nie podlega zaokrągleniom Kwota (zł) Słownie Przelew z dnia WYKAZ FAKTUR / RACHUNKÓW dokumentujących sfinansowanie zadania Kwota faktury opłacona ze Data wystawienia Kwota faktury Lp. Wystawca Nr faktury środków dotacji faktury [zł] [zł] 1. 2. 3. 4. 5. 6. Razem: (słownie (kol.6):... ) Uwaga! W tabelę należy wpisać wszystkie faktury/rachunki wystawione przez wykonawcę lub wykonawców w związku z realizacją zadania objętego tą umową.
Oświadczam, że dokonano zapłaty za wyżej wymienione faktury lub rachunki. Oświadczam, iż wymienione w wykazie faktury/rachunki, w kwocie określonej w kolumnie Nr 6, nie były i nie będą przedkładane innym instytucjom uczestniczącym w finansowaniu wymienionego w umowie zadania, celem uzyskania pożyczki lub dotacji na jego dofinansowanie.... skarbnik / główny księgowy budżetu... wójt/burmistrz/prezydent miasta/ starosta powiatu lub marszałek województwa... wicestarosta/członek zarządu powiatu lub wicemarszałek/członek zarządu województwa SPRAWDZONO I ZATWIERDZONO (dotyczy Wojewody) data i podpis pracownika merytorycznego... data i podpis Wojewody/osoby upoważnionej
Wypełniając formularz rozliczenia końcowego wpisujemy: Nazwę zadania zgodną z promesą (bądź z pismem wyrażającym zgodę na zmianę nazwy zadania); Numer umowy dotacji, w ramach której zadanie zostało zrealizowane i datę jej zawarcia; Kwotę przedstawioną do dofinansowania z wniosku o dotację, stanowiącą koszt zadania wykonanego w ramach umowy dotacji; W tabeli źródła finansowania : w kol. 2 wpisujemy kwotę dotacji z umowy o dotację; w kol. 3 wpisujemy kwotę środków własnych z umowy o dotację
W tabeli środki z budżetu państwa w wierszu: otrzymane wpisujemy kwotę dotacji wynikającą z umowy o dotację; do zwrotu - wpisujemy faktycznie wyliczoną kwotę do zwrotu, która nie podlega zaokrągleniu do pełnych złotych i winna być zwrócona z groszami.
Zgodnie z 7 ust. 1 pkt 3 umowy dotacji, do sporządzonego rozliczenia końcowego należy załączyć: protokół rzeczowo finansowy końcowego odbioru zrealizowanego zadania, stanowiący zał. do umowy dotacji, potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub rachunków oraz przelewów lub potwierdzeń dokonania zapłaty, wystawionych w związku z wydatkowanie kwot dotyczących zadania zrealizowanego w ramach umowy dotacji;
Opis faktury winien zawierać: 1. Pełną nazwę zadania, którego dotyczy (zgodną z promesą MAiC); 2. Nr umowy dotacji w ramach której realizowano zadanie i datę jej zawarcia; 3. Odniesienie do sposobu wyłonienia wykonawcy ustawa Prawo zamówień publicznych; 4. Potwierdzenie wykonania zadania przez inspektora nadzoru; 5. Adnotacje - sprawdzono: - pod względem merytorycznym, - pod względem formalnym i rachunkowym; 5. Klasyfikację budżetową wydatkowanej dotacji; 6. Zapis o wysokości dotacji, przy udziale której zrealizowano zadanie; 7. Zapis o wysokości środków własnych, przy udziale których realizowano zadanie; 8. Informację dotyczącą klasyfikacji wydatku strukturalnego. Poszczególne elementy opisu faktury winny być podpisane przez osoby posiadające stosowne upoważnienia/uprawnienia.
Załącznik do Umowy dotacji Nr... z dnia... PROTOKÓŁ RZECZOWO-FINANSOWY KOŃCOWEGO ODBIORU ZADANIA
Sporządzamy tylko jeden protokół obejmujący wszystkie wykonane roboty (których wartość wynika z umowy z wykonawcą)
Jeżeli łączna wartość wykonanych robót ( brutto) jest mniejsza niż wartość zadania wskazana w umowie dotacji, wówczas jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana jest do zwrotu określonej kwoty dotacji. Powyższe wynika 6 ust. 3 umowy dotacji, tj.: w przypadku obniżenia kosztów zadania lub uzyskania odszkodowania lub uzyskania zwrotu podatku VAT, wysokość środków zabezpieczonych przez jst nie ulegnie zmianie, obniżeniu ulegnie wysokość dotacji. W przypadku uzyskania odszkodowania lub uzyskania zwrotu podatku VAT, jednostka zobowiązana jest do wykazania tego w stosownym oświadczeniu.
Oświadczenie W przypadku nieuzyskania odszkodowania lub zwrotu podatku VAT, wpisujemy: 0,00 zł
Przykład: Całkowita wartość zadania (brutto) : - 250 000,00 Kwota przedstawiona do dofinans. (brutto): - 250 000,00 Środki własne jst (brutto): - 50 000,00-20% kosztów zadania Kwota dotacji (brutto): - 200 000,00-80% kosztów zadania Po dokonaniu odbioru robót okazało się, że łączna wartość wykonanych robót (brutto) wynosi 240 500,80 (np. do remontu przepustu zastosowano inne materiały) Całkowita wartość zadania (brutto) : - 240 500,80 Kwota przedstawiona do dofinans. (brutto): - 240 500,80 (W związku z ww. zapisem środki własne zabezpieczone przez jst. nie ulegają zmianie. ) Środki własne jst (brutto): - 50 000,00 (Obniżeniu ulega kwota przyznanej dotacji) Kwota dotacji (brutto): - 190 500,80 W takim przypadku faktyczna kwota dotacji do zwrotu wynosi 9 499,20 zł. Kwota dotacji do zwrotu nie podlega zaokrągleniu i winna być zwrócona z groszami. Niewykorzystaną kwotę dotacji należy zwrócić w terminie określonym w 6 ust. 4 umowy dotacji.
W przypadku zmiany zakresu zadania lub wykonania robót zamiennych, w związku z zaistniałą, uzasadnioną sytuacją, do Rozliczenia końcowego kosztów zadania, jednostka winna dodatkowo załączyć: Protokół konieczności podpisany przez inspektora nadzoru, wykonawcę i przedstawiciela jednostki, Kosztorys powykonawczy, Zestawienie rzeczowo-finansowe, sporządzone na podstawie kosztorysu powykonawczego
Najczęściej występujące błędy w złożonej dokumentacji: Wniosek wraz z załącznikami Nazwa zadania niezgodna z nazwą w promesie MAiC; Nieprawidłowa nazwa klęski i data jej wystąpienia; Nieprawidłowo wyliczona kwota do dofinansowania, tzw. wydatki kwalifikowalne; Błędne uznanie poszczególnych robót jako kwalifikowalnych Błędnie wyliczona kwota dotacji: od pełnej wartości zadania a nie od kwoty do dofinansowania podawana z groszami zaokrąglona do pełnych złotych w górę, a nie w dół Niekompletny wniosek o dotację; Brak wymaganych podpisów i pieczątek na sporządzonych dokumentach
Błędy dotyczące Rozliczeń końcowych kosztów zadania : Jednostki zaokrąglają kwotę dotacji do zwrotu do pełnych złotych ( z reguły w górę), natomiast zwrotowi podlega faktycznie wyliczona kwota dotacji; W dostarczonym Rozliczeniu. brak dokumentu potwierdzającego datę wpływu dotacji na rachunek bankowy jednostki - w przypadku nieotrzymania dotacji w terminie określonym w 7a umowy dotacji; Nieprawidłowo opisane faktury; Jednostki nie dotrzymują terminów wynikających z umowy dotacji, dotyczących: wykorzystania dotacji, czyli dokonania zapłaty które dotacja została udzielona, zwrotu niewykorzystanej dotacji, za zrealizowane zadanie, na zapłaty środkami własnymi za zrealizowane zadanie, na które dotacja została udzielona; Rozliczenia końcowe kosztów zadania wraz z załącznikami, jednostki przesyłają z przekroczeniem obowiązujących terminów określonych 7 i 7a umowy dotacji
DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ!!!