Regulamin postępowania prowadzonego w trybie przetargu pisemnego na: WYŁONIENIE OPERATORA USŁUG GASTRONOMICZNYCH I CATERINGOWYCH W CENTRUM KONGRESOWYM ICE 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Organizatorem przetargu jest z siedzibą w Krakowie, ul. Olszańska 7, 31-513 Kraków, NIP 676-17-87-436, REGON: 351210040, tel. 012 424 96 50, fax: 012 424 96 52, e-mail: poczta@biurofestiwalowe.pl 2. Osobą upoważnioną do kontaktu w ramach niniejszego postępowania jest: 1) W sprawach formalno prawnych: Łukasz Gajdecki, tel. 12 617-61-85, e-mail: lgajdecki@biurofestiwalowe.pl 2) W sprawach merytorycznych: Grzegorz Grabowski, tel. 512 073 310, e- mail: grabowski@biurofestiwalowe.pl, Agnieszka Ziemiańska tel. 510 262 709, e- mail: aziemianska@biurofestiwalowe.pl 3. Z zastrzeżeniem punktu 3.1., oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, wezwania oraz informacje mogą przekazywane być elektronicznie, faksem lub pisemnie na adres Organizatora wskazany w pkt 1.1. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub elektronicznie każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 4. Przetarg organizowany jest na podstawie art. 70 ¹ i następnych ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). 2. PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA 1. Przedmiotem postępowania jest wybór podmiotu, który w sposób ciągły świadczyć będzie usługi gastronomiczne i cateringowe dla powstającego Centrum Kongresowego ICE (dalej zwanego Centrum) i zawarcie umowy zgodnie z postanowieniami Ogólnych warunków umowy, stanowiącymi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu: 1) Centrum będzie nowoczesnym obiektem światowej klasy, spełniającym wymagania międzynarodowych organizacji kongresowych oraz najwyższe standardy akustyki i mechaniki widowiskowej, usytuowanym przy ul Konopnickiej 17 w Krakowie. Obiekt zaprojektowano tak, aby mógł gościć wszelkiego rodzaju kongresy, konferencje, koncerty, spektakle teatralne, wystawy i inne prestiżowe wydarzenia kulturalne oraz społeczne. Wysoki standard budynku będzie pozwalał plasować go wśród najbardziej prestiżowych i ekskluzywnych centrów kongresowych Europy. 2) Centrum dysponować będzie trzema głównymi salami: Audytoryjną, Teatralną oraz Kameralną, mieszczącymi maksymalnie odpowiednio 2100, 600 i 400 użytkowników. Poza niezwykłą Salą Audytoryjną na szczególną uwagę zasługuje druga co do wielkości Sala Teatralna: jej składane trybuny pozwolą na zwiększenie powierzchni podłogi w przypadku wykorzystania jej na bankiety czy wystawy. Centrum, mogące pomieścić we wszystkich przestrzeniach łącznie 3200 uczestników, będzie dysponować także Zespołem Sal Konferencyjnych z regulowanymi przesuwnymi ściankami ścianami akustycznymi, przeszklonym trzypoziomowym foyer z widokiem na Wawel i powierzchniami pomocniczymi. Wokół Centrum powstanie specjalny
układ komunikacyjny obejmujący parkingi naziemne, terminal autobusowy i mikrobusowy, plac dla wozów transmisyjnych oraz dwupoziomowy parking podziemny dla 360 samochodów. Dojazd z lotniska zajmuje około 20 minut, a z dworca kolejowego i autobusowego dotrzeć można do ICE zaledwie w kwadrans. 3) Zaprojektowano obiekt z funkcją usługową jako kontynuacją kształtowania struktury miejskiej wzdłuż ciągu ulic: Konopnickiej, Monte Cassino. Szczegółowy opis całości obiektu znajduje się na stronie internetowej www.icekrakow.pl. Planowany termin rozpoczęcia działalności Centrum ustalono na dzień 16 października 2014 r. 4) Na mocy zarządzenia nr 1539/2007 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 18 lipca 2007 r. Organizator wyznaczony został jako przyszły dzierżawca Centrum w celu prowadzenia działalności związanej z organizacją konferencji, seminariów, przedsięwzięć kulturalnych, zgodnej z polityką Miasta Krakowa. Na mocy przedwstępnej umowy dzierżawy zawartej w dniu 6 lutego 2009 r. między Gminą Miejską Kraków a Organizatorem, Gmina Miejska Kraków zobowiązała się do zawarcia z Organizatorem na czas nie oznaczony umowy dzierżawy Centrum; 5) Organizator w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego przetargu zawrze umowę z wybranym Oferentem, na mocy której powierzy mu kompleksową obsługę gastronomiczną i cateringową Centrum przez co rozumie się: a) Powierzenie wybranemu Oferentowi prowadzenia w sposób stały restauracji, kawiarni i baru, poprzez codzienne świadczenie usług gastronomicznych w Centrum; b) Powierzenie zapewnienia usług gastronomicznych i cateringowych podczas wydarzeń otwartych dla publiczności w Centrum (biletowanych i niebiletowanych), tj. koncertów, spektakli teatralnych, wystaw itp.; c) Faktyczne pośrednictwo i kojarzenie kontrahentów Centrum (podmiotów wynajmujących przestrzenie Centrum celem organizacji w nich wydarzeń i przedsięwzięć), celem zawarcia i realizacji umów o świadczenie usług gastronomicznych i cateringowych (obejmujące przygotowanie zamawianych potraw i napojów wraz z ich dostawą i wydawaniem) dla uczestników tych wydarzeń i przedsięwzięć. 6) W ramach realizacji usług o których mowa w pkt 3 lit. a, b i c wybrany Oferent zobowiązany będzie do zapewnienia obsługi kelnerskiej serwisu, odpowiedniej zastawy stołowej i dekoracji, jak również każdorazowego uprzątnięcia miejsc w których świadczone będą przez niego usługi w Centrum. 7) Celem realizacji świadczenia określonego w pkt 5 lit a i b Organizator na zasadzie dzierżawy odda wybranemu Oferentowi przestrzeń Centrum wskazaną w Załączniku nr 5A-5B do niniejszego Regulaminu; 8) Z tytułu realizacji zawartej umowy, Organizatorowi należne będzie wynagrodzenie w formie prowizyjnej od pełni przychodów brutto uzyskanych przez wybranego Oferenta z tytułu usług świadczonych w ramach Centrum. 3. WYMAGANIA 1. Ofertę składa się w formie pisemnej. Każdy oferent może złożyć tylko 1 ofertę. 2. Ofertę może złożyć każdy podmiot, który prowadzi działalność gospodarczą polegającą świadczeniu usług gastronomicznych i cateringowych oraz objęty został urzędową kontrolą organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
3. Oferent składając ofertę w niniejszym postępowania oświadcza, że świadomy jest iż przestrzenie kuchenne w Centrum, które zostaną wydzierżawione wybranemu Oferentowi pozwalają na przygotowanie posiłków dla maksymalnie ok. 300 osób. Jednocześnie Oferent oświadcza, że na dzień zawarcia umowy z Organizatorem dysponował będzie kuchnią zewnętrzną pozwalającą na realizację usług restauracyjnych i cateringowych klientom Centrum. 4. Oferent składając ofertę w niniejszym postępowania oświadcza, że na dzień zawarcia umowy z Organizatorem dysponował będzie zastawą stołową dla minimum 1000 osób (porcelanowe naczynia stołowe, sztućce stalowe lub inne niegorsze, adekwatne do zastawy, szklane naczynia przeznaczone na napoje w szczególności: talerze obiadowe, sztućce obiadowe, talerzyki deserowe, sztućce deserowe, filiżanki do herbaty/kawy, łyżeczki do herbaty/kawy, szklanki do wody/soków, kieliszki do wina). 5. Ofertę w niniejszym postępowaniu może złożyć każdy podmiot, który spełnia warunek wiedzy i doświadczenie tj. podmiot, który w okresie 3 lat przed terminem składania ofert wykonał, a jeżeli okres wykonywania działalności jest krótszy w tym okresie, należycie wykonał usługi gastronomiczne polegające na obsłudze cateringowej (zapewnienie w szczególności tzw. przerw kawowych, lunchy, obiadów, bankietów) dla wydarzeń takich jak kongresy konferencje, szkolenia, sympozja, warsztaty (z wyłączeniem wydarzeń plenerowych): 1) co najmniej 6 usług dla wydarzeń jednodniowych (realizowanych w różnych obiektach), z minimalną liczbą uczestników 500 osób, gdzie wartość zrealizowanych usług w przeliczeniu na 1 uczestnika wydarzenia równa była co najmniej kwocie 30 zł netto; oraz 2) co najmniej 3 usługi dla wydarzeń jednodniowych (realizowanych w różnych obiektach), z minimalną liczbą uczestników 1000 osób, gdzie wartość zrealizowanych usług w przeliczeniu na 1 uczestnika wydarzenia równa była co najmniej kwocie 30 zł netto. 6. Ofertę w niniejszym postępowaniu może złożyć każdy podmiot, który dysponuje potencjałem osobowym niezbędnym do realizacji usług gastronomicznych i cateringowych w Centrum, tj. dysponowaniem: 1) koordynatorem ds. kontaktów z kontrahentami i Organizatorem (jedna osoba), posiadającym doświadczenie w przygotowywaniu ofert handlowych oraz koordynowaniu spotkań na etapie ustalania szczegółów związanych z organizacją co najmniej pięciu imprez powyżej 500 osób w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Osoba ta musi posługiwać się biegle językiem angielskim tj. na poziomie co najmniej C1; 2) szefem kuchni (jedna osoba) posiadającym doświadczenie w pełnieniu funkcji szefa kuchni przy obsłudze co najmniej pięciu imprez powyżej 500 osób w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert oraz posiadającym minimum pięcioletnie doświadczenie w pracy kucharza, w tym minimum trzyletnie na stanowisku szefa kuchni w hotelach cztero- i/ lub pięciogwiazdkowych i/lub
restauracjach i/lub firmach cateringowych oraz legitymującym się odbytym kursem w zakresie systemu HACCP; 3) kucharzami (w liczbie minimum trzech) posiadającymi doświadczenie w pracy kucharza przy obsłudze co najmniej pięciu imprez w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert oraz posiadającymi minimum dwuletnie doświadczenie w przygotowywaniu potraw oraz wydawaniu dań podczas przyjęć w hotelach cztero- i/lub pięciogwiazdkowych i/lub restauracjach i/lub firmach cateringowych; 4) szefem sali / koordynatorem obsługi (w liczbie minimum dwóch), posiadającym doświadczenie w kierowaniu zespołem kelnerów zatrudnionych przy obsłudze co najmniej pięciu imprez powyżej 500 osób w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert oraz posiadającym znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym, tj. co najmniej B2; 5) kelnerami (w liczbie minimum dziesięciu), posiadającymi doświadczenie w obsłudze co najmniej pięciu imprez powyżej 400 osób w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert oraz posiadającymi znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym, tj. co najmniej B1. Osoby wskazane w pkt 3.6 ppkt 1-5 posiadać muszą aktualne na dzień składania ofert orzeczenie lekarskie dla celów sanitarno-epidemiologicznych o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy w kontakcie z żywnością i częstym kontaktem z ludnością. W chwili zawarcia umowy w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego przetargu wybrany Oferent przedstawi dokumenty potwierdzające warunek wskazany w zdaniu poprzedzającym. 7. Ofertę w niniejszym postępowaniu może złożyć każdy podmiot, który dysponuje potencjałem ekonomicznym, tj.: 1) posiada zabezpieczone środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę co najmniej 1.000.000,00 zł (słownie: jeden milion złotych 00/100); 2) w okresie 3 lat przed terminem składania ofert w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej świadczenia usług gastronomicznych i cateringowych, osiągał obroty finansowe na kwotę co najmniej 2.000.000,00 zł (słownie: dwa miliony złotych 00/100) netto; 3) posiada ważne na dzień złożenia oferty ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. 8. Dokumenty jakie należy złożyć w ofercie: 1) FORMULARZ OFERTY wypełniony zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 oraz podpisany przez osobę upoważnioną /osoby upoważnione/ do reprezentowania oferenta; 2) ODPIS Z WŁAŚCIWEGO REJESTRU ALBO CENTRALNEJ EWIDENCJI I INFORMACJI O DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej
za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta na każdej zapisanej stronie poświadczanego dokumentu; 3) PEŁNOMOCNICTWO do reprezentowania Oferenta w postępowaniu albo do reprezentowania Oferenta w postępowaniu i zawarcia umowy, jeżeli osoba reprezentująca podmiot w przedmiotowym postępowaniu nie jest wskazana jako upoważniona do jego reprezentacji we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta na każdej zapisanej stronie poświadczanego dokumentu (dokument składany jeżeli dotyczy); 4) ZAŚWIADCZENIE/A o wpisie do Rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej wszystkich zakładów oferenta w ramach których prowadzi działalność, o której mowa w pkt 3.2 w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta na każdej zapisanej stronie poświadczanego dokumentu; 5) WYKAZ WYKONANYCH USŁUG na potwierdzenie spełniania warunku udziału w niniejszym postępowaniu określonego w pkt 3.5. Wykaz zawierać musi dokładny opis przedmiotu świadczeń Oferenta w ramach wskazanych usług, wskazanie terminu realizacji usług, opis wydarzeń, w ramach którego usługi były świadczone oraz wskazanie podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane. Dla każdej z wskazanych przez Oferenta usług, zobowiązany on jest do przedłożenia wraz z wykazem dowodów należytego wykonania tych usług (referencje). Wzór Wykazu stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. Oferent wraz z wykazem przedłoży ogólne portfolio opisujące dorobek i doświadczenie w wykonywaniu działalności gastronomicznej i cateringowej przez Oferenta; 6) WYKAZ OSÓB na potwierdzenie spełniania warunku udziału w niniejszym postępowaniu określonego w pkt 3.6. Wykaz zawierać musi informację o podstawie do dysponowania osobami wskazanymi w wykazie, opis ich doświadczenia zawodowego, informację w zakresie znajomości języka obcego (jeśli dotyczy). Wzór Wykazu stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. W stosunku do informacji wskazanych w wykazie stanowiących dane osobowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) administratorem danych osobowych będzie Organizator niniejszego postępowania. Podane dane osobowe przetwarzane będą celem rozstrzygnięcia niniejszego postępowania, zawarcia i realizacji umowy z Oferentem wybranym w wyniku tego rozstrzygnięcia i wymaganego prawem ewidencjonowania i archiwizowania dokumentów. Podanie powyższych danych jest dobrowolne, jednakże konieczne dla udziału w niniejszym postępowaniu. Osobom, których dane dotyczą przysługuje prawo wglądu w przetwarzane dane osobowe i ich poprawiania; 7) DOKUMENT potwierdzający zabezpieczenie środków finansowych lub zdolność kredytową, na potwierdzenie spełniania warunku udziału w niniejszym postępowaniu określonego w pkt 3.7 ppkt 1;
8) DOKUMENT potwierdzający wysokość obrotów osiąganych przez Oferenta, na potwierdzenie spełniania warunku udziału w niniejszym postępowaniu określonego w pkt 3.7 ppkt 2; 9) DOKUMENT potwierdzający objęcie ubezpieczeniem prowadzonej działalności gospodarczej, na potwierdzenie spełniania warunku udziału w niniejszym postępowaniu określonego w pkt 3.7 ppkt 3. 10) KONCEPCJA ORGANIZACJI GASTRONOMII W CENTRUM, na potrzeby oceny oferty w Kategorii I, zgodnie z postanowieniami pkt 4 niniejszego Regulaminu; 11) PROPOZYCJE OFERT na zapewnienie usług gastronomicznych i cateringowych dla 4 rodzajów wydarzeń w Centrum, opracowanych przez Oferenta na podstawie symulacji zapytań ofertowych, na potrzeby oceny oferty w Kategorii II, zgodnie z postanowieniami pkt 4 niniejszego Regulaminu; 12) WYKAZ WYDARZEŃ, obejmujący czas od 1 maja 2014 r. do 30 czerwca 2014 r., w ramach których Oferent realizował będzie na rzecz podmiotów trzecich zlecone mu usługi gastronomiczne i cateringowe dla minimum 100 osób, na potrzeby ewentualnego dokonania oceny w II Etapie złożonych ofert zgodnie z postanowieniami pkt 4 niniejszego Regulaminu. 9. Organizator może wezwać oferentów, którzy nie złożyli dokumentów, o których mowa w pkt 3.8. ppkt 1-9 lub złożyli je z błędami, do uzupełnienia w wyznaczonym terminie złożonej oferty. Z postępowania zostaną odrzucone oferty nieuzupełnione lub uzupełnione z błędami. 4. SPOSÓB OCENY OFERTY I SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie złożonych dokumentów i oświadczeń na zasadzie spełnia / nie spełnia. 2. Z zastrzeżeniem ust. 3.9, odrzucone zostaną oferty nie spełniające wymagań, o których mowa w ust. 3.1-3.7, a oferenci którzy je złożyli zostaną wykluczeni z postępowania. 3. Kryterium oceny ofert: Złożone w niniejszym postępowaniu oferty podmiotów zainteresowanych ofertą Organizatora podlegać będą dwustopniowej ocenie przez Organizatora. I ETAP - ocena według przedstawionych poniżej kryteriów i zasad oceny: Wszystkie złożone oferty będą podlegały ocenie w 3 kategoriach. Do drugiego etapu oceny ofert zaproszone zostaną trzy podmioty, które uzyskały największą liczbę punktów w pierwszym etapie oceny ofert. Kategorie, według których oceniane będą oferty: Kategoria I ocena przedstawionej przez Oferenta koncepcji organizacji gastronomii w Centrum.
Należy przedstawić pełną koncepcję (maksymalnie 20 stron) zawierającą wskazanie: - ogólnych zasad i założeń funkcjonowania Oferenta w Centrum poprzez realizację usług gastronomicznych i cateringowych dla codziennej działalności gastronomicznej jaka prowadzona będzie w części nieruchomości Centrum, która oddana zostanie wybranemu Oferentowi na zasadach dzierżawy celem prowadzenia w niej baru, kawiarni i restauracji. Powyższe obejmować powinno wskazanie sugerowane godziny pracy baru, kawiarni i restauracji; proponowany, spójny z elementami wyposażenia i wystroju Centrum, wystrój baru, kawiarni i restauracji; ilość i zasady obsługi kelnerskiej i barmańskiej; wskazanie sugerowanego menu (stałego i sezonowego) serwowanych dań i napojów w barze, kawiarni i restauracji; - ogólne zasady i założenia funkcjonowania Oferenta w Centrum poprzez realizację usług gastronomicznych podczas wydarzeń otwartych dla publiczności w Centrum, podczas których wybrany Oferent będzie uprawniony i zobowiązany do oferowania swoich usług gastronomicznych w ramach prowadzonego przez niego w Centrum baru, kawiarni i restauracji oraz realizację usług gastronomicznych i cateringowych podczas typowych wydarzeń organizowanych w Centrum w przypadku zlecenia tych usług przez kontrahentów Organizatora organizatorów tych wydarzeń; - ilość i rodzaj sprzętu stałego (w szczególności piece konwekcyjne, trzony kuchenne, lodówki, zmywarki) w jaki wybrany wykonawca zamierza wyposażyć oddawaną mu w dzierżawę część nieruchomości Centrum bar, kawiarnie i restaurację oraz ich zaplecza, w tym kuchnię. W przedmiotowej kategorii oferta uzyskać może od 0 do 5 punktów. Kategoria II ocena przedstawionych przez Oferenta propozycji ofert na zapewnienie usług gastronomicznych i cateringowych dla 4 rodzajów wydarzeń w Centrum, opracowanych przez Oferenta na podstawie symulacji zapytań ofertowych. Należy przedstawić symulację ofert usług gastronomicznych i cateringowych dla 4, przedstawionych poniżej, hipotetycznych zapytań ofertowych: a) Rodzaj wydarzenia: catering podczas konferencji (2 przerwy kawowe oraz lunch-stojące) Pomieszczenie Centrum: Zespół sal konferencyjnych Ilość osób: 500 Dodatkowe informacje: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę 60 zł netto, napoje z wyłączeniem alkoholu, 40% dań stanowić muszą dania wegetariańskie, menu i obsługa standardowa. b) Rodzaj wydarzenia: bankiet zasiadany oraz odbywający się równocześnie (dla innego klienta) bankiet stojący Pomieszczenie Centrum: bankiet zasiadany połączona Sala Kameralna i Zespół Sal Konferencyjnych, bankiet stojący foyer Centrum (poziom F0 + F1 + F2) Ilość osób: bankiet zasiadany 400, bankiet stojący 1000
Dodatkowe informacje: bankiet zasiadany: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę - 120 zł netto + 6 godzinny alkoholowy open bar w cenie 50 zł netto w przeliczeniu na osobę; menu i obsługa VIP ekskluzywna; 40 osób dania wegetariańskie, 20 osób dania bezglutenowe, 10 osób dania dla osób z nietolerancją laktozy; bankiet stojący: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę 50 zł netto; menu i obsługa standardowa. c) Rodzaj wydarzenia: bankiet zasiadany Pomieszczenie Centrum: połączone foyer Centrum (poziom F0) oraz Sala Teatralna Ilość osób: 660 Dodatkowe informacje: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę 80 zł netto; menu tematyczne świąteczne, bożonarodzeniowe; obsługa standardowa; dodatkowa napój powitalny tzw. welcome drink oraz 2 kieliszki wina na osobę podczas bankietu. d) Rodzaj wydarzenia: bankiet stojący VIP Pomieszczenie Centrum: połączone foyer Centrum (poziom F0 i F1) oraz Sala teatralna Ilość osób: 1800 Dodatkowe informacje: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę 100 zł netto; w podanej cenie 6 godzinny open bar w ramach którego dostępne dla gości będzie tylko wino; menu i obsługa VIP ekskluzywna. Każda z propozycji ofert powinna zawierać informacje w przedmiocie: dokładnego menu; dokładną ilość wykorzystywanej zastawy: porcelana, sztućce, szkło (wraz ze zdjęciami); liczbę obsługujących kelnerów, barmanów, kucharzy i personelu porządkowego; liczbę osób nadzorujących i koordynujących obsługę managerów; ilość bufetów, stanowisk wydawczych i barów; opis dekoracji; opis komunikacji z zapleczem kuchennym i porządkowym. W oparciu o powyższe elementy propozycji ofert dokonana zostanie ocena w przedmiotowej kategorii, w której to oferta uzyskać może od 0 do 5 punktów. Kategoria III ocena zaoferowanej wysokości prowizji, która należna będzie Organizatorowi za świadczenia realizowane na jego rzecz przez Organizatora w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania i zawarcia umowy. Należy przedstawić oferowaną, wyrażoną w procentach, wysokość prowizji, według której wybrany Oferent zobowiązany będzie płacić Organizatorowi wynagrodzenie miesięczne z tytułu realizacji umowy, która zawarta zostanie między wybranym Oferentem a Organizatorem w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania. Wynagrodzenie miesięczne Organizatora obliczane będzie od przychodów brutto Oferenta, które osiągać będzie w ramach działalności gospodarczej prowadzonej w Centrum na podstawie zawartej z nim umowy, według zaoferowanej prowizji do którego doliczany będzie podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oferowana prowizja nie może być niższa niż 10%, a oferowana jej wartość winna być zaokrąglona do 0,5%. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego ustalanego dla każdego okresu rozliczeniowego zgodnie z zaoferowaną przez Oferenta prowizją, będzie on zobowiązany do ponoszenia
dodatkowych obciążeń zgodnie z postanowieniami Ogólnych warunków umowy, stanowiącymi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, w tym związanych z zużyciem mediów. Łączna ilość uzyskanych przez Oferenta punktów dla I Etapu oceny ofert obliczona zostanie według następującego wzoru: X = ((ilość pkt przyznanych w Kategorii I) x 3 (waga dla podanej kategorii)) + ((ilość pkt przyznanych w Kategorii II) x 2 (waga dla podanej kategorii)) + ((ilość punktów procentowych zaoferowanej prowizji w Kategorii III) x 5 (waga dla podanej Kategorii)) II ETAP - ocena według przedstawionych poniżej kryteriów i zasad oceny: Oferty trzech podmiotów, które uzyskały największą liczbę punktów w I etapie oceny ofert podlegać będą ocenie w II etapie. W przypadku gdyby więcej niż jedna oferta otrzymała w I etapie oceny ofert jednakowa liczbę punktów, a liczba ta stanowiłaby trzecią co do wielkości wśród ocen przyznanych ofertom ocenianym w I etapie, wówczas do II etapu oceny ofert dopuszczone zostaną wszystkie oferty z jednakową liczbą uzyskanych punktów. W II Etapie oceny ofert Organizator dokona oceny jakości realizacji usług gastronomicznych i cateringowych świadczonych przez oferentów w ramach wydarzeń wskazanych w Wykazie, o którym mowa w pkt 3.8. ppkt 11 niniejszego Regulaminu. Po dokonaniu oceny ofert w I Etapie, Organizator zwróci się do Oferentów, których oferty dopuszczone zostały do II Etapu oceny ofert o potwierdzenie aktualności przedstawionego wykazu wydarzeń, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym. Oferenci niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od wezwania Organizatora oświadczą czy przedstawiony wykaz jest adekwatny i aktualny. W powyższym terminie Oferenci uprawnieni będą do przedstawienia w formie pisemnej zaktualizowanego wykazu. Brak odpowiedzi w powyższym terminie poczytywany będzie za oświadczenie o adekwatności i aktualności wykazu. Organizator wybierze co najmniej 2 spośród wydarzeń wskazanych przez Oferenta w Wykazie, o którym mowa powyżej oraz w pkt 3.8. ppkt 11 niniejszego Regulaminu, podczas których dokona oceny jakości świadczonych przez Oferenta usług. Celem dokonania oceny, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, wyznaczeni przez Organizatora członkowie komisji konkursowej (w liczbie nie większej niż 5 osób) uprawnieni będą, bez powiadamiania o tym fakcie Oferenta, do odwiedzenia wybranych wydarzeń i dokonania oceny. Oferent zobowiązuje się do zapewnienia możliwości wstępu przedstawicieli Organizatora na wydarzenia objęte Wykazem, możliwość degustacji serwowanych przez Oferenta w ramach wydarzenia dań i napojów, dostępu do miejsca przygotowania, wydawania i konsumpcji dań i napojów zapewnianych przez Oferenta na potrzeby wydarzenia. Oferent zobowiązany będzie do dołożenia starań celem umożliwienia przedstawicielom Organizatora kontaktu z pomiotem, który zlecił Oferentowi realizację usług w ramach badanego wydarzenia celem przeprowadzenia
z nim krótkiej ankiety badającej poziom zadowolenia zlecającego z usług Oferenta zrealizowanych w ramach badanego wydarzenia. Na podstawie oceny co najmniej 2 wydarzeń badanych przez Organizatora dla każdego z Oferentów, których oferty dopuszczone zostały do II Etapu oceny ofert, Organizator przyzna każdej z ofert dopuszczonych do II Etapu oceny ofert, punkty według następujących kryteriów: - menu zapewnione podczas ocenianych wydarzeń (jakość i różnorodność użytych składników, smak jedzenia, dostosowanie menu do charakteru i scenariusza wydarzenia) od 0 do 3 punktów; - estetyka podania jedzenia i napojów, w tym sposób podania, wykorzystywana zastawa, nakrycia stołów etc. od 0 do 3 punktów; - jakość obsługi kelnerskiej, barmańskiej i pracy personelu porządkowego (pod uwagę brane będzie przede wszystkim zapewnienie obsługi adekwatnej dla ilości obsługiwanych gości, prawidłowe i zgodne ze sztuką zachowanie obsługi, ubiór, znajomość języków obcych) od 0 do 3 punktów; - jakość pracy osób nadzorujących obsługę managerów (pod uwagę brane będzie przede wszystkim odpowiedni dobór ilości osób nadzorujących do ilości obsługi, prawidłowe i zgodne ze sztuką zachowanie osób nadzorujących obsługę, ich ubiór, znajomość języków obcych) od 0 do 3 punktów; - ilość i sprawność funkcjonowania bufetów, stanowisk wydających dania i napoje, barów od 0 do 3 punktów; - zastosowane dekoracje i ogólną estetykę organizowanych usług od 0 do 3 pkt; - poziom zadowolenia podmiotu zlecającego usługi w ramach ocenianych wydarzeń, stopień realizacji oczekiwać podmiotu zlecającego i jakoś komunikacji z Oferentem przy przygotowywaniu i realizacji zleconych usług od 0 do 3 pkt. 4. Za najkorzystniejszą ofertę złożoną w niniejszym postępowaniu uznana zostanie oferta złożona przez Oferenta spełniającego wszystkie wymagania udziału w postępowaniu, o których mowa w dziale 3 4, która otrzymała największą łączną liczbę punktów w I i II Etapie oceny ofert. W przypadku gdy dwie lub więcej ofert otrzyma jednakową, najwyższą łączną ilość punktów, za najkorzystniejszą uznana zostanie ta spośród tych ofert, w której zaoferowana została najwyższa wysokość prowizji. W przypadku gdy, niemożliwym będzie wybór najkorzystniejszej oferty w sposób określony w zdaniu poprzedzającym, Organizator wezwie oferentów którzy złożyli oferty, które otrzymały jednakową łączną ilość punktów w I i II Etapie oceny ofert i jednocześnie zaoferowali jednakową wysokość prowizji, do złożenia oferty dodatkowej wyłącznie w przedmiocie wysokości prowizji. W przypadku określonym w zdaniu poprzedzającym wezwani Oferenci nie będą mogli zaoferować wysokości prowizji niższej od pierwotnie zaoferowanej. 5. TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w nieprzezroczystej i trwale zamkniętej kopercie lub opakowaniu. 2. Na kopercie lub opakowaniu należy umieścić następujące informacje:
Nazwa i adres Oferenta (ewentualnie pieczęć) ul. Olszańska 7 31-513 Kraków WYŁONIENIE OPERATORA USŁUG GASTRONOMICZNYCH I CATERINGÓWYCH W CENTRUM KONGRESOWYM ICE DP-011-13/2014 (nie otwierać przed 25 kwietnia 2014r. godz. 11:00) 3. Termin i miejsce składania ofert : do dnia 25 kwietnia 2014 roku (piątek) do godz. 10:30, w siedzibie Krakowskiego Biura Festiwalowego, ul. Olszańska 7, 31-513 Kraków, sekretariat Biura, parter. Godziny pracy sekretariatu: od poniedziałku do piątku od 8.30 16.30. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty. 4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 25 kwietnia 2014 r. (piątek) o godz. 11:00 (posiedzenie niejawne). 5. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu do składania ofert. 6. Zmiany dokonuje się przez złożenie oferty w zmienionym zakresie, która musi odpowiadać wszystkim zasadom określonym w niniejszych wymaganiach, a koperta dodatkowo musi być oznaczona napisem ZMIANA. 7. Wycofania dokonuje się na wniosek Oferenta, podpisany przez osoby/ę upoważnione/ą do jego reprezentowania, co winno być udokumentowane odpisem z właściwego rejestru (ewentualnie dodatkowo pełnomocnictwem). 5. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Niniejszy regulamin dostępny jest na stronie internetowej Organizatora - www.biurofestiwalowe.pl oraz w jego siedzibie. 2. Ogłoszenie o postępowaniu zostało zamieszczone na stronie internetowej Organizatora www.biurofestiwalowe.pl, www.icekrakow.pl oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Organizatora. 3. O rozstrzygnięciu postępowania Organizator niezwłocznie poinformuje pisemnie wszystkich, którzy złożyli oferty w niniejszym postępowaniu. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie także zamieszczona na stronie internetowej Organizatora i na tablicy ogłoszeń w jego siedzibie. 4. W sytuacji gdy wybrany oferent będzie się uchylać od zawarcia umowy w terminie do 14 dni od dnia publikacji informacji o rozstrzygnięcia postępowania, Organizator, bez przeprowadzania ponownej oceny złożonych ofert, będzie mógł wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych ofert. 5. Oferent, biorący udział w niniejszym postępowaniu związany jest swoją ofertą w terminie do 60 dni od dnia publikacji przez Organizatora informacji o rozstrzygnięciu postępowania. 6. Organizator zastrzega możliwość zmiany ogłoszenia lub warunków udziału w niniejszym postępowaniu, a także w przypadku zaistnienia istotnych okoliczności zamknięcia
postępowania bez wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania. W takiej sytuacji oferentom nie przysługują w stosunku do Organizatora jakiekolwiek roszczenia. Lista załączników: 1) Załącznik nr 1 Ogólne warunki umowy; 2) Załącznik nr 2 - Formularz oferty (wzór); 3) Załącznik nr 3 Lista osób (wzór); 4) Załącznik nr 4 Zestawienie wykonanych usług (wzór). 5) Załącznik nr 5A Plan Centrum z oznaczeniem Przedmiotu dzierżawy; 6) Załącznik nr 5B Wykaz pomieszczeń; 7) Załącznik nr 5C Wytyczne dla prac wykończeniowych Przedmiotu dzierżawy 8) Załącznik nr 6A Opis mebli gastronomicznych; 9) Załącznik 6B - Opis mebli cateringowych; 10) Załącznik nr 7 Oświadczenie Partnera o przychodach (wzór); 11) Załącznik nr 8 Rejestr sprzedaży (wzór). 12) Załącznik nr 9 Technologia projektowa zaplecza gastronomicznego w Centrum Powyższe załączniki stanowią integralną część Regulaminu. Kraków, dnia 3 kwietnia 2014 r.