ul Olszańska 7, Kraków, tel.: +(48 12) , fax.: +(48 12)

Transkrypt

1 Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu pisemnego na WYŁONIENIE OPERATORA USŁUG GASTRONOMICZNYCH I CATERINGOWYCH W CENTRUM KONGRESOWYM ICE INFORMACJA O ZMIANIE TREŚCI REGULAMINU POSTĘPOWANIA Organizator, działając na podstawie pkt 5.6 (Postanowienia końcowe) Regulaminu postępowania dokonuje następujących zmian treści Regulaminu postępowania w przedmiotowym postępowaniu: 1) w pkt 3 Regulaminu postępowania (WYMAGANIA), po pkt 3.7 dodaje się pkt 3.8 o następującym brzmieniu: 8. Ofertę w postępowaniu może złożyć wyłącznie podmiot, który nie posiada zaległości w uiszczaniu podatków lub uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu oraz podmiot, który ponadto nie figuruje w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego. 2) dotychczasowe pkt 3.8 i 3.9 Regulaminu postępowania przyjmują numerację odpowiednio pkt 3.9 i ) w pkt 3.9 Regulaminu postępowania, po ppkt 9) dodaje się ppkt 10) i 11) o następującym brzmieniu: 10) Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu na złożenie oferty; 11) Zaświadczenie, że oferent nie jest wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu na złożenie oferty 4) dotychczasowe ppkt 10)-12) w pkt 3.9 Regulaminu postępowania przyjmują numerację odpowiednio ppkt 12)-14); 5) pkt 3.10 Regulaminu postępowania przyjmuje następujące brzmienie: 10. Organizator może wezwać oferentów, którzy nie złożyli dokumentów, o których mowa w pkt 3.8. ppkt 1-11 lub złożyli je z błędami, do uzupełnienia w wyznaczonym terminie złożonej oferty. Z postępowania zostaną odrzucone oferty nieuzupełnione lub uzupełnione z błędami. 6) pkt 4.2 Regulaminu postępowania przyjmuje następujące brzmienie:

2 2. Z zastrzeżeniem ust. 3.10, odrzucone zostaną oferty nie spełniające wymagań, o których mowa w ust , a oferenci którzy je złożyli zostaną wykluczeni z postępowania. 7) pkt 4.3 Regulaminu postępowania przyjmuje następujące brzmienie: 3. Złożone w niniejszym postępowaniu oferty podmiotów zainteresowanych ofertą Organizatora podlegać będą dwustopniowej ocenie przez Organizatora. I ETAP - ocena według przedstawionych poniżej kryteriów i zasad oceny: Wszystkie złożone oferty będą podlegały ocenie w 3 kategoriach. Do drugiego etapu oceny ofert zaproszone zostaną trzy podmioty, które uzyskały największą liczbę punktów w pierwszym etapie oceny ofert. Kategorie, według których oceniane będą oferty: Kategoria I ocena przedstawionej przez Oferenta koncepcji organizacji gastronomii w Centrum. Należy przedstawić pełną koncepcję (maksymalnie 20 stron) zawierającą wskazanie: - ogólnych zasad i założeń funkcjonowania Oferenta w Centrum poprzez realizację usług gastronomicznych i cateringowych dla codziennej działalności gastronomicznej jaka prowadzona będzie w części nieruchomości Centrum, która oddana zostanie wybranemu Oferentowi na zasadach dzierżawy celem prowadzenia w niej baru, kawiarni i restauracji. Powyższe obejmować powinno wskazanie sugerowane godziny pracy baru, kawiarni i restauracji; proponowany, spójny z elementami wyposażenia i wystroju Centrum, wystrój baru, kawiarni i restauracji; ilość i zasady obsługi kelnerskiej i barmańskiej; wskazanie sugerowanego menu (stałego i sezonowego) serwowanych dań i napojów w barze, kawiarni i restauracji; - ogólne zasady i założenia funkcjonowania Oferenta w Centrum poprzez realizację usług gastronomicznych podczas wydarzeń otwartych dla publiczności w Centrum, podczas których wybrany Oferent będzie uprawniony i zobowiązany do oferowania swoich usług gastronomicznych w ramach prowadzonego przez niego w Centrum baru, kawiarni i restauracji oraz realizację usług gastronomicznych i cateringowych podczas typowych wydarzeń organizowanych w Centrum w przypadku zlecenia tych usług przez kontrahentów Organizatora organizatorów tych wydarzeń; - ilość i rodzaj sprzętu stałego (w szczególności piece konwekcyjne, trzony kuchenne, lodówki, zmywarki) w jaki wybrany wykonawca zamierza wyposażyć oddawaną mu w dzierżawę część nieruchomości Centrum bar, kawiarnie i restaurację oraz ich zaplecza, w tym kuchnię. W przedmiotowej kategorii oferta uzyskać może od 0 do 5 punktów. Kategoria II ocena przedstawionych przez Oferenta propozycji ofert na zapewnienie usług gastronomicznych i cateringowych dla 4 rodzajów wydarzeń w Centrum, opracowanych przez Oferenta na podstawie symulacji zapytań ofertowych.

3 Należy przedstawić symulację ofert usług gastronomicznych i cateringowych dla 4, przedstawionych poniżej, hipotetycznych zapytań ofertowych: a) Rodzaj wydarzenia: catering podczas konferencji (2 przerwy kawowe oraz lunch-stojące) Pomieszczenie Centrum: Zespół sal konferencyjnych Ilość osób: 500 Dodatkowe informacje: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę 60 zł netto, napoje z wyłączeniem alkoholu, 40% dań stanowić muszą dania wegetariańskie, menu i obsługa standardowa. b) Rodzaj wydarzenia: bankiet zasiadany oraz odbywający się równocześnie (dla innego klienta) bankiet stojący Pomieszczenie Centrum: bankiet zasiadany połączona Sala Kameralna i Zespół Sal Konferencyjnych, bankiet stojący foyer Centrum (poziom F0 + F1 + F2) Ilość osób: bankiet zasiadany 400, bankiet stojący 1000 Dodatkowe informacje: bankiet zasiadany: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę zł netto + 6 godzinny alkoholowy open bar w cenie 50 zł netto w przeliczeniu na osobę; menu i obsługa VIP ekskluzywna; 40 osób dania wegetariańskie, 20 osób dania bezglutenowe, 10 osób dania dla osób z nietolerancją laktozy; bankiet stojący: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę 50 zł netto; menu i obsługa standardowa. c) Rodzaj wydarzenia: bankiet zasiadany Pomieszczenie Centrum: połączone foyer Centrum (poziom F0) oraz Sala Teatralna Ilość osób: 660 Dodatkowe informacje: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę 80 zł netto; menu tematyczne świąteczne, bożonarodzeniowe; obsługa standardowa; dodatkowa napój powitalny tzw. welcome drink oraz 2 kieliszki wina na osobę podczas bankietu. d) Rodzaj wydarzenia: bankiet stojący VIP Pomieszczenie Centrum: połączone foyer Centrum (poziom F0 i F1) oraz Sala teatralna Ilość osób: 1800 Dodatkowe informacje: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę 100 zł netto; w podanej cenie 6 godzinny open bar w ramach którego dostępne dla gości będzie tylko wino; menu i obsługa VIP ekskluzywna. Każda z propozycji ofert powinna zawierać informacje w przedmiocie: dokładnego menu; dokładną ilość wykorzystywanej zastawy: porcelana, sztućce, szkło (wraz ze zdjęciami); liczbę obsługujących kelnerów, barmanów, kucharzy i personelu porządkowego; liczbę osób nadzorujących i koordynujących obsługę managerów; ilość bufetów, stanowisk wydawczych i barów; opis dekoracji; opis komunikacji z zapleczem kuchennym i porządkowym. W oparciu o powyższe elementy propozycji ofert dokonana zostanie ocena w przedmiotowej kategorii, w której to oferta uzyskać może od 0 do 5 punktów.

4 Kategoria III ocena zaoferowanej wysokości prowizji, która należna będzie Organizatorowi za świadczenia realizowane na jego rzecz przez Organizatora w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania i zawarcia umowy. Należy przedstawić oferowaną, wyrażoną w procentach, wysokość prowizji, według której wybrany Oferent zobowiązany będzie płacić Organizatorowi wynagrodzenie miesięczne z tytułu realizacji umowy, która zawarta zostanie między wybranym Oferentem a Organizatorem w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania. Wynagrodzenie miesięczne Organizatora obliczane będzie od przychodów brutto Oferenta, które osiągać będzie w ramach działalności gospodarczej prowadzonej w Centrum na podstawie zawartej z nim umowy, według zaoferowanej prowizji do którego doliczany będzie podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oferowana prowizja nie może być niższa niż 10%, a oferowana jej wartość winna być zaokrąglona do 0,5%. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego ustalanego dla każdego okresu rozliczeniowego zgodnie z zaoferowaną przez Oferenta prowizją, będzie on zobowiązany do ponoszenia dodatkowych obciążeń zgodnie z postanowieniami Ogólnych warunków umowy, stanowiącymi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, w tym związanych z zużyciem mediów. Łączna ilość uzyskanych przez Oferenta punktów dla I Etapu oceny ofert obliczona zostanie według następującego wzoru: X = ((ilość pkt przyznanych w Kategorii I) x 3 (waga dla podanej kategorii)) + ((ilość pkt przyznanych w Kategorii II) x 2 (waga dla podanej kategorii)) + ((ilość punktów procentowych zaoferowanej prowizji w Kategorii III) x 5 (waga dla podanej Kategorii)) II ETAP - ocena według przedstawionych poniżej kryteriów i zasad oceny: Oferty trzech podmiotów, które uzyskały największą liczbę punktów w I etapie oceny ofert podlegać będą ocenie w II etapie. W przypadku gdyby więcej niż jedna oferta otrzymała w I etapie oceny ofert jednakowa liczbę punktów, a liczba ta stanowiłaby trzecią co do wielkości wśród ocen przyznanych ofertom ocenianym w I etapie, wówczas do II etapu oceny ofert dopuszczone zostaną wszystkie oferty z jednakową liczbą uzyskanych punktów. W II Etapie oceny ofert Organizator dokona oceny jakości realizacji usług gastronomicznych i cateringowych świadczonych przez oferentów w ramach wydarzeń wskazanych w Wykazie, o którym mowa w pkt 3.9. ppkt 14 niniejszego Regulaminu. Po dokonaniu oceny ofert w I Etapie, Organizator zwróci się do Oferentów, których oferty dopuszczone zostały do II Etapu oceny ofert o potwierdzenie aktualności przedstawionego wykazu wydarzeń, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym. Oferenci niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od wezwania Organizatora oświadczą czy przedstawiony wykaz jest adekwatny i aktualny. W powyższym terminie Oferenci uprawnieni będą do przedstawienia w formie pisemnej zaktualizowanego wykazu. Brak odpowiedzi w powyższym terminie poczytywany będzie za oświadczenie o adekwatności i aktualności wykazu. Organizator wybierze co najmniej 2 spośród wydarzeń wskazanych przez Oferenta w Wykazie, o którym mowa powyżej oraz w pkt 3.9. ppkt 14 niniejszego Regulaminu, podczas których dokona oceny

5 jakości świadczonych przez Oferenta usług. Celem dokonania oceny, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, wyznaczeni przez Organizatora członkowie komisji konkursowej (w liczbie nie większej niż 5 osób) uprawnieni będą, bez powiadamiania o tym fakcie Oferenta, do odwiedzenia wybranych wydarzeń i dokonania oceny. Oferent zobowiązuje się do zapewnienia możliwości wstępu przedstawicieli Organizatora na wydarzenia objęte Wykazem, możliwość degustacji serwowanych przez Oferenta w ramach wydarzenia dań i napojów, dostępu do miejsca przygotowania, wydawania i konsumpcji dań i napojów zapewnianych przez Oferenta na potrzeby wydarzenia. Oferent zobowiązany będzie do dołożenia starań celem umożliwienia przedstawicielom Organizatora kontaktu z pomiotem, który zlecił Oferentowi realizację usług w ramach badanego wydarzenia celem przeprowadzenia z nim krótkiej ankiety badającej poziom zadowolenia zlecającego z usług Oferenta zrealizowanych w ramach badanego wydarzenia. Na podstawie oceny co najmniej 2 wydarzeń badanych przez Organizatora dla każdego z Oferentów, których oferty dopuszczone zostały do II Etapu oceny ofert, Organizator przyzna każdej z ofert dopuszczonych do II Etapu oceny ofert, punkty według następujących kryteriów: - menu zapewnione podczas ocenianych wydarzeń (jakość i różnorodność użytych składników, smak jedzenia, dostosowanie menu do charakteru i scenariusza wydarzenia) od 0 do 3 punktów; - estetyka podania jedzenia i napojów, w tym sposób podania, wykorzystywana zastawa, nakrycia stołów etc. od 0 do 3 punktów; - jakość obsługi kelnerskiej, barmańskiej i pracy personelu porządkowego (pod uwagę brane będzie przede wszystkim zapewnienie obsługi adekwatnej dla ilości obsługiwanych gości, prawidłowe i zgodne ze sztuką zachowanie obsługi, ubiór, znajomość języków obcych) od 0 do 3 punktów; - jakość pracy osób nadzorujących obsługę managerów (pod uwagę brane będzie przede wszystkim odpowiedni dobór ilości osób nadzorujących do ilości obsługi, prawidłowe i zgodne ze sztuką zachowanie osób nadzorujących obsługę, ich ubiór, znajomość języków obcych) od 0 do 3 punktów; - ilość i sprawność funkcjonowania bufetów, stanowisk wydających dania i napoje, barów od 0 do 3 punktów; - zastosowane dekoracje i ogólną estetykę organizowanych usług od 0 do 3 pkt; - poziom zadowolenia podmiotu zlecającego usługi w ramach ocenianych wydarzeń, stopień realizacji oczekiwać podmiotu zlecającego i jakoś komunikacji z Oferentem przy przygotowywaniu i realizacji zleconych usług od 0 do 3 pkt. 8) pkt 5.2 Regulaminu postępowania otrzymuje następujące brzmienie: 2. Na kopercie lub opakowaniu należy umieścić następujące informacje: Nazwa i adres Oferenta (ewentualnie pieczęć) ul. Olszańska Kraków WYŁONIENIE OPERATORA USŁUG GASTRONOMICZNYCH I CATERINGÓWYCH W CENTRUM KONGRESOWYM ICE DP /2014 (nie otwierać przed 7 maja 2014r. godz. 11:00) 9) pkt 5.3 Regulaminu postępowania otrzymuje następujące brzmienie:

6 3. Termin i miejsce składania ofert : do dnia 7 maja 2014 roku (środa) do godz. 10:30, w siedzibie Krakowskiego Biura Festiwalowego, ul. Olszańska 7, Kraków, sekretariat Biura, parter. Godziny pracy sekretariatu: od poniedziałku do piątku od Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty. 10) pkt 5.4 Regulaminu postępowania otrzymuje następujące brzmienie: 4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 7 maja 2014 r. (sroda) o godz. 11:00 (posiedzenie niejawne). 11) omyłkowo oznaczony, dotychczasowy pkt 5 Postanowienia Końcowe Regulaminu postępowania przyjmuje numerację pkt 6. Postanowienia końcowe. Kraków, 17 kwietnia 2014 r.