Archiwum UW
W 1993 roku powstał system informatyczny, który pozwolił na utworzenie bazy danych archiwalnych. Informatyzacją zostały objęte teczki: studentów przewodów doktorskich przewodów habilitacyjnych nadania profesur Kilka lat trwało rejestrowanie fizycznych teczek archiwalnych w bazie danych, których obecnie jest ok. 230 tys.
Informatyzacja zwykle wymusza porządkowanie procedur Dla studentów studiów dziennych w uczelni istniał album z nadawanymi numerami indeksów (w założeniu jednostkowymi) Dla innych form studiów (niestacjonarnych, doktoranckich, podyplomowych) nie było jednolitego systemu numerowania indeksów Przewody habilitacyjne i postępowania profesorskie jeszcze dziś nie są rejestrowane w sposób jednolity w uczelni i nie mają nadawanych numerów - w systemie przewidziano oddzielne numeracje w każdej kategorii
Opracowany został format sygnatury teczek tak aby uniknąć powtórzeń i ułatwić wyszukiwanie Ustalony został sposób numerowania dopływów czyli kolejnych przekazywanych partii teczek z jednostek dydaktycznych, z podziałem na kategorie teczek Ustalony został zakres danych objętych elektroniczną archiwizacją Utworzono słowniki historyczne: jednostek dydaktycznych kierunków, specjalności, dziedzin i dyscyplin systemów i rodzajów studiów Zaprojektowano mechanizm kontroli dla uniknięcia ręcznego wprowadzenia duplikatów osób i teczek
Tytuł Nazwisko i imię ew. pesel (ostatnio) Sygnaturę - w zależności od kategorii teczki postaci: Dla studenckiej <kod symb. jednostki> <Nr dopływu> <Nr indeksu>[/s] np. WH-32 123456/S Dla przewodów doktorskich <kod symb. jednostki> dr <Nr dopływu> <Nr przewodu dr>[/d] np. WH-dr 1 345/D Dla habilitacji <kod symb. jednostki> hab <Nr dopływu> <Nr przew. hab> /H np. WH-hab 1 45/H Dla profesur <kod symb. jednostki> prof <Nr dopływu> <Nr nadania prof> /P np. WH-prof 1 32/P
W 2008 roku na podstawie doświadczeń pierwszego systemu informatycznego Archiwum, powstał w USOS nowy moduł do obsługi Archiwum, a cała baza danych została zmigrowana do bazy oraclowej USOS. Obecnie moduł Archiwum obsługuje 2 zbiory danych: Archiwum UW obejmujący dane osób, które nie były rejestrowane w USOS, czyli przed rokiem 2002. Archiwum USOS dotyczący osób rejestrowanych w USOS (prace są w toku)
Rejestrowanie teczek archiwalnych studentów, przewodów dr/hab. i profesur spoza USOS Archiwizowanie programów studentów USOS-owych Archiwizowanie przewodów doktorskich w USOS Automatyczne wydruki spisu zdawczo-odbiorczego Wyszukiwanie i prezentacja danych wg kryteriów Raport Karta danych archiwalnych osoby Raporty listy teczek wg zadanych kryteriów Zrzuty danych do plików CSV wg zadanych kryteriów Statystyki grupy osób na tle szerszej grupy wg kryteriów Zamawianie teczek do wypożyczenia przez wydziały Rejestracja wypożyczeń, wycofań i zwrotów Wysyłanie mailowych przypomnień o zwrot teczek
Teczki osobowe podlegają archiwizacji: dla studentów studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych pierwszego i drugiego stopnia lub jednolitych magisterskich, immatrykulowanych z nr albumu z puli centralnej lub dawniej lokalnych dla studentów studiów trzeciego stopnia doktoranckich. Nr albumu jest obecnie przydzielany z puli centralnej. Jeśli doktorant był wcześniej studentem UW i miał nr albumu z puli centralnej to zachowuje ten nr albumu również jako doktorant. dla słuchaczy studiów podyplomowych. Nr albumu jest obecnie nadawany z odrębnej puli numerów dla studiów podyplomowych.
Teczki studentów studiujących czasowo nie są archiwizowane: dla studentów zagranicznych studiujących czasowo na UW w ramach wymiany w projekcie ERASMUS. Studenci nie mają na UW nr albumu, a w USOS sztucznie mają nadany nr indeksu z tzw. puli dla studentów krótkoterminowych. dla studentów polskich studiujących czasowo (semestr lub rok) na UW w ramach wymiany w systemie MOST (Program Mobilności Studentów). Uniwersytet Warszawski nie jest dla tych studentów uczelnią macierzystą
Osoba może mieć wiele teczek studenckich, związanych z różnymi numerami albumu i różnymi jednostkami prowadzącymi programy studiów. W jednej teczce studenckiej mogą się znajdować dane dotyczące wielu programów studiów rozpoczętych przez studenta, a prowadzonych przez tę samą jednostkę lub jednostkę podrzędną (np. programy studiów 1-szego stopnia, 2-iego stopnia, stacjonarne i niestacjonarne). W ramach jednego programu studiów może być kilka dyplomów, a jako datę ukończenia programu przyjęto datę ostatniego (chronologicznie) dyplomu.
Studia 3-ciego stopnia (doktoranckie) archiwizowane są w osobnych teczkach studenckich. Studia podyplomowe z racji osobnej numeracji indeksów archiwizowane są w osobnych teczkach studenckich. Teczka studenta powinna być zarchiwizowana i przekazana do Archiwum Uniwersytetu po 3 latach od ukończenia studiów lub skreślenia, jeśli student nie wznowił studiów lub nie rozpoczął nowych w ramach jednostki. Teczki są przekazywane partiami w kolejności numerów indeksów.
Każda partia teczek jednorazowo przekazywana do Archiwum UW jest opatrzona Numerem dopływu i udokumentowana Spisem zdawczo odbiorczym. Nr dopływu jest nadawany wg wytycznych dyrektora Archiwum UW. Jest to kolejny numer partii teczek w ramach jednostki archiwizującej. W partii teczek mogą się znaleźć teczki osób zarejestrowanych w USOS bądź takich, które studiowały jeszcze przed wdrożeniem systemu USOS i nie zostały tam zarejestrowane. Teczki osób istniejących w USOS, powinny mieć napis USOS.
W jednej teczce studenckiej powinny znajdować się informacje i dokumenty dotyczące wszystkich programów studiów rozpoczętych przez studenta w ramach jednego nr albumu (indeksu), prowadzonych przez wydział lub przez jego jednostki podrzędne np. instytuty (oprócz studiów doktoranckich i podyplomowych). Dopuszcza się archiwizowanie teczek studenckich w ramach instytutów.
Dla osób, których programy studiów są zarejestrowane w systemie USOS przekazanie teczki z programami powinno być dokonane przez jednostki dydaktyczne po zarchiwizowaniu programów w USOS na formularzu Archiwizowanie programów osób Ostatnią czynnością wykonywaną przed przekazaniem fizycznych teczek do Archiwum UW jest powiązanie teczek w wiązki po 4 do 6, tak aby mieściły się na półkach w magazynie i opisaniu każdej wiązki z podaniem kodu symbolicznego jednostki, nr dopływu i zakresu numerów albumu (najmniejszy - największy).
Wydział winien upoważnić jedną osobę, która będzie koordynowała przydzielanie kolejnych numerów dopływów poszczególnym osobom archiwizującym akta. Jeśli w tym samym czasie mają być archiwizowane różne partie teczek np. studiów magisterskich i oddzielnie podyplomowych, to osoby archiwizujące powinny być w kontakcie i czekać, aż w USOS pojawi się przydzielony im numer dopływu jako bieżący. Należy poinformować o zakończeniu archiwizowania w USOS partii teczek. Dotyczy to szczególnie wydziałów, w których poszczególne instytuty archiwizują swoje programy w osobnych partiach teczek, w ramach wydziału.
Zarządzenie Rektora o obowiązku rejestrowania w USOS przewodów doktorskich i nostryfikowanych dyplomów dotyczy wszystkich przewodów otwartych począwszy od października 2013 roku Rejestracji w USOS podlegają: Rozpoczęte studia doktoranckie - kończą się zaliczeniem przez studenta wszystkich etapów studiów (uzyskaniem absolutorium) lub skreśleniem z listy studentów Otwarte przewody doktorskie absolwentów studiów doktoranckich lub osób z zewnątrz - kończą się nadaniem stopnia doktora lub zamknięciem przewodu doktorskiego Otwarte przewody nostryfikacyjne dyplomów doktorskich uzyskanych zagranicą - kończą się zaświadczeniem o nostryfikacji lub zamknięciem przewodu nostryfikacyjnego.
1. Teczki przewodów doktorskich, które zakończyły się nadaniem stopnia doktora lub zostały zamknięte w jednostce dydaktycznej UW, są przechowywane w registraturze jednostki. 2. Raz na 3 lata teczki przewodów powinny być przekazane partiami do Archiwum Uniwersytetu. 3. Każda partia teczek przekazywana do Archiwum UW jest opatrzona Numerem dopływu i udokumentowana Spisem zdawczo odbiorczym. 4. Nr dopływu jest nadawany wg wytycznych dyrektora Archiwum UW. Jest to kolejny numer w ramach jednostki archiwizującej (tylko dla przewodów doktorskich).
5. W jednej teczce powinna znajdować się dokumentacja dotycząca jednego przewodu doktorskiego, ułożona według spisu zawartości teczki. 6. Na teczce powinny się znajdować: na środku tytuł postaci: Przewód doktorski <Nazwisko i imię > np. Przewód doktorski Kowalska Anna w prawym górnym rogu: kat. A w lewym górnym rogu znak akt postaci: <kod symb. jednostki>-<symbol klasyfikacyjny z wykazu akt>- <Nr przewodu> np. WH-531-29 po lewej stronie u dołu: <kod symboliczny jednostki> - dr <spacja><nr dopływu> np. WH-dr 5.
7. Dla osób, których przewód doktorski jest zarejestrowany w systemie USOS i nadany został numer przewodu powyżej 2000, przekazanie teczki z przewodem powinno być odnotowane w USOS. 8. Należy wydrukować Spis zdawczo odbiorczy 9. Powiązać teczki w wiązki, o maksymalnej grubości 16-17 cm i opisać każdą wiązkę (obwolutą umieszczoną na krótszym boku) z podaniem kodu symbolicznego wydziału, nr dopływu i poniżej zakresu numerów przewodów (od-do) np. WH-dr 5 i poniżej 2028-2070
Informacje o osobie: nazwisko, imię, imię 2-gie, nazwisko rodowe, Pesel, data urodzenia, miejsce urodzenia, płeć, wyznanie (tylko do 1940 r), obywatelstwo, imię ojca i matki, nazwisko panieńskie matki, nazwa ukończonej szkoły średniej i miejscowość.
Dane o immatrykulacji data immatrykulacji kod wydziału immatrykulacji system studiów zaczętych (dzienne, wieczorowe, ) Tok studiów dla okresu 1915-2001 data zakończenia studiów kod wydziału ukończenia studiów (pierwszego) system studiów ukończonych kod ukończonego kierunku, specjalności data dyplomu I stopnia lub magisterskiego przed 1940 r Nr dyplomu I stopnia lub magisterskiego przed 1940 r temat pracy dyplomowej I stopnia data dyplomu mgr lub dr przed 1940 r Nr dyplomu mgr lub dr przed 1940 r temat pracy mgr lub dr przed 1940 r promotor pracy mgr lub dr przed 1940 r
Tok studiów rejestrowany w USOS w ramach programów zaczętych na wydziale, podpiętych do teczki kod programu studiów, kod jednostki organizacyjnej programu, numer indeksu na programie, data rozpoczęcia, data zakończenia programu (dyplomu lub skreślenia), data zakończenia programu (dyplomu lub skreślenia), etapy studiów w ramach programu uprawnienia zawodowe nabyte po ukończeniu programu, informacja o skreśleniach, wznowieniach na programie, oceny uzyskane punkty ECTS dyplomy związane z programem
Informacje o teczce studenta: sygnatura teczki kategoria teczki ( S studencka) numer indeksu numer KEM-u (istotne tylko dla przedziału 1915-1940) miejsce w magazynie Zawartość teczki: czy jest matura - oryginał lub kopia czy jest świadectwo urodzenia czy jest indeks
Na tle wybranej grupy ile pozycji spełnia zadane kryteria Np. ilu studentów kierunku Biologia było na studiach dziennych
Pracownik wydziału zamawia teczkę w USOS Pracownik Archiwum sprawdza w USOS listę zamówień i wyjmuje teczki z magazynu Po zawiadomieniu przez pracownika Archiwum, że teczka jest do odbioru pracownik dziekanatu lub osoba upoważniona odbiera teczkę zostawiając wypełniony rewers (jak dotąd). Pracownik Archiwum wprowadza do USOS datę wypożyczenia teczki i planowaną datę zwrotu, ew. uwagi. Kiedy minie planowana data zwrotu teczki, do osoby która wypożyczyła teczkę zostanie skierowany (z USOS) mail przypominający o konieczności zwrotu. Po zwróceniu teczki do Archiwum, w USOS zostaje wpisana faktyczna data zwrotu.
Data wypoż. od-do Jednostka wypoż. Osoba wypożyczająca Osoba na rzecz której wypożyczenie Stan wypożyczenia Niezwrócone Przetrzymane Wszystkie Zamówione Sortuj według Data wypożyczenia Data zamówienia
Wycofywanie teczek studentów z Archiwum USOS i zwrot po ukończeniu wznowionych studiów Archiwizowanie teczek przewodów habilitacyjnych i profesur w Archiwum USOS Raporty wspólne z Archiwum UW i Archiwum USOS Statystyki wspólne z Archiwum UW i Archiwum USOS Historia zmian w słownikach jednostek, kierunków, specjalności Historia zmian nazwiska i innych danych osoby
moduł dla akt kadrowych
Stworzenie pełnego systemu elektronicznej ewidencji akt osobowych, Elektroniczne archiwizowanie akt zarejestrowanych w USOS, Automatyczne sporządzanie spisów zdawczo- odbiorczych, Zautomatyzowanie systemu wypożyczeń i wycofań Ograniczenie liczby wypożyczanych teczek przez wydziały - możliwości automatycznego drukowania zaświadczeń z USOS Wyszukiwanie potrzebnych danych i sporządzanie plików wyników zapytań i raportów Statystyki
Koniec pokazu Dziękujemy kpilecki@adm.uw.edu.pl grazyna.kurzyna@adm.uw.edu.pl