... (pieczęć jednostki Zamawiającego dla której realizowane jest zamówienie) Wrocław, dnia 21.05.2012 r. Zaproszenie do składania ofert w postępowaniu o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty wymienionej w art. 4 p. 8 ustawy Pzp na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu (rodzaj zamówienia: dostawa/usługa/robota budowlana) 1. Pełna nazwa Zamawiającego oraz nazwa, adres, telefon i fax jednostki wnioskującej. Politechnika Wrocławska; Nazwa jednostki: Instytut Matematyki i Informatyki, ul. Janiszewskiego 14a, 50-372 Wrocław, tel. 71 320 31 02, fax. 71 328 07 51 Tytuł projektu: Opracowanie i wdrożenie kursu wyrównawczego z matematyki z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych; Priorytet: III Wysoka jakość systemu oświaty; Działanie: 3.3 Poprawa jakości kształcenia; Poddziałanie 3.3.4. Modernizacja treści i metod kształcenia; Zadanie: 1 Zarządzanie projektem, informacja, promocja, ewaluacja, audyt. 2. Opis przedmiotu zamówienia. Nazwa zamówienia Audyt zewnętrzny projektu Opracowanie i wdrożenie kursu wyrównawczego z matematyki z wykorzystaniem technologii informacyjnokomunikacyjnych dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych Charakterystyka Numer Poddziałania PO KL: 3.3.4 Numer umowy o dofinansowanie: UDA- POKL.03.03.04-00-250/09-02 Wartość projektu: 4 314 869,71 zł Aktualna liczba uczestników projektu: (13 248) Okres realizacji projektu: 01.10.2010-30.09.2014 Partnerzy: NIE Instytucja Pośrednicząca: Ministerstwo Edukacji Narodowej Instytucja Pośrednicząca 2-go stopnia: Ośrodek Rozwoju Edukacji 2.1 Zakres audytu został określony w załączniku nr 1. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 1
2.2 Raport powinien zostać sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 2 i zawierać następujące elementy: A. Informacje ogólne: 1. Data sporządzenia raportu. 2. Numer audytowanego przedsięwzięcia. 3. Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt 4. Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 5. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie. 6. Termin przeprowadzenia audytu. 7. Okres objęty audytem. B. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu: 1. Cel audytu. 2. Standardy na podstawie których przeprowadzono audyt 3. Zakres przedmiotowy audytu. 4. Zastosowane techniki audytu. 5. Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu 6. Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru C. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. D. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. E. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. F. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. G. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. H. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikować dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu, zgodnie z załącznikiem nr 3. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2
2.3 Termin Wykonania zamówienia: - do 30.09.2012 r. 2.4 Warunki udziału w postępowaniu ofertowym oraz opis sposobu dokonania ocen spełniania tych warunków Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się: 1) osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC - International Federation of Accountants, 2) osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Dz.U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zmianami, 3) osoby, które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych). W procesie wyłaniania audytora zewnętrznego będą brane pod uwagę kryteria dotyczące wiedzy i doświadczeni, takie jak: 1) dotychczasowe doświadczenie w zakresie audytowania projektów finansowanych ze środków pomocowych, 2) doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa, 3) doświadczenie w przeprowadzaniu audytu, 4) wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych. Warunkiem ubiegania się o przeprowadzenie audytu jest wykazanie przez oferenta obrotów w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu oraz spełnienie warunku bezstronności i niezależności w stosunku do Beneficjenta zgodnie z załącznikiem nr 3 do oferty. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: 3. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; 4. jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; 5. w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 3
6. osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); 7. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; 8. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności; 9. ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL; 10. poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt. 2.5 Dokumenty wymagane przez Zamawiającego: 1. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności (oświadczenie zawarte w treści oferty). 2. Dokument zawierający: a) Wykaz przeprowadzonych audytów w 3 ostatnich latach w tym minimum dwóch w zakresie projektów współfinansowanych ze środków pomocowych; b) Opis doświadczenia związanego z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa oraz potwierdzający posiadaną wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych; zgodnie z załącznikiem nr 1 do Arkusza ofertowego. 3. Wykaz osób, które przeprowadzą audyt. Skład zespołu audytowego mogą tworzyć osoby, które: a) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, b) nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Wykaz osób powinien zostać sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Arkusza ofertowego. 4. Oświadczenie Wykonawcy, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (oświadczenie zawarte w treści oferty). 5. Oświadczenie Wykonawcy o bezstronności i niezależności - załącznik nr 3 do Arkusza ofertowego. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 4
3. Zasady przygotowania oferty: 1. Oferta powinna zawierać cenę netto i brutto za wykonanie zamówienia zgodnie ze specyfikacją opisaną w punkcie 2 zapytania ofertowego. 2. Oferta musi być czytelna i odpowiadać treści zapytania ofertowego. 3. W łącznej cenie usługi Wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie przewidywane koszty związane z realizacją zamówienia plus podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami na dzień składania ofert oraz wszystkie koszty wynikające z zapisów niniejszego zaproszenia, bez których realizacja zamówienia nie byłaby możliwa. 4. Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich, w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty należy podać brutto z uwzględnieniem podatku od towarów i usług (VAT). Do porównania ofert będzie brana cena brutto (z VAT). 5. Ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zwiększeniu. 6. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych, tylko w PLN. 7. Zaleca się, aby strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. 8. Na ofertę składa się: a)formularz ofertowy, w tym szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który opisywać będzie metodologię oraz harmonogram prowadzenia audytu, b) Arkusz ofertowy c) Załącznik nr 1 do arkusza ofertowego Wykaz przeprowadzonych audytów w 3 ostatnich latach oraz opis doświadczenia, d) załącznik nr 2 do arkusza ofertowego Wykaz osób, które przeprowadzą audyt zewnętrzny, e) załącznik nr 3 do arkusza ofertowego Oświadczenie o bezstronności i niezależności, f) wypis z ewidencji działalności gospodarczej lub inny dokument rejestrowy (jeśli dotyczy). 9. Wybrany Wykonawca zobowiązany jest do podpisania z Zamawiającym umowy w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia komunikatu o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej zakładka zamówienia drobne. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania. 10. Oferty nie spełniające warunków określonych w niniejszym zapytaniu podlegają odrzuceniu. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 5
3.1 Kryteria oceny ofert: Jedynym kryterium oceny ofert jest całkowita cena brutto oferty za wykonanie przedmiotu zamówienia opisanego w punkcie 2 zapytania ofertowego. W przypadku, gdy wszystkie podlegające ocenie oferty będą wyższe niż kwota jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia, Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z wszystkimi Wykonawcami, których oferty zostaną ocenione. Negocjacje zostaną udokumentowane protokołami z negocjacji. UWAGA: a) warunki płatności: przelew na konto bankowe 3.2 Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy złożyć (należy wybrać proponowane sposoby komunikacji): b) osobiście w siedzibie: w bud. C-11, ul. Janiszewskiego 14a, pok. 602 c) w wersji elektronicznej na e-mail: agnieszka.wasilewska@pwr.wroc.pl w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 06.06.2012 r. Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. 4. Rozstrzygnięcie zapytania: Zapytanie zostanie rozstrzygnięte do 08.06.2012 Protokół z rozstrzygnięcia zostanie zmieszczony na stronie 5. Termin i miejsce realizacji usługi Zamówienie będzie realizowane w czasie trwania projektu tj. 01.10.2010 r. - 30.09.2014 r., przewidywany termin audytu: wrzesień 2012r. Audyt zostanie przeprowadzony w siedzibie Zamawiającego, tj. we Wrocławiu, ul. Janiszewskiego 14a. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 6
Zaproszenie do składania ofert sporządził/sporządziła:. data... (imię, nazwisko i podpis pracownika prowadzącego sprawę) Zaproszenie do składania ofert ze strony Zamawiającego zostało zaaprobowane dnia. data... (imię, nazwisko i podpis Koordynatora ds. Zamówień Publicznych)... 2012 r. przez... (podpis z imienną pieczątką osoby posiadającej pełnomocnictwo Rektora) * Uwaga: W uzasadnionych przypadkach najniższa cena nie musi być jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty. W takich przypadkach osoba upoważniona do występowania w imieniu Zamawiającego zobowiązana jest określić dodatkowe kryteria wyboru oferty (dotyczące np. terminu realizacji zamówienia, okresu gwarancji, kosztów eksploatacji lub innych rozwiązań) oraz wykazać w protokole, że rozpatrywana oferta jest najkorzystniejsza. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 7
Załącznik nr 1 Zakres audytu 1. Cel audytu: Celem audytu jest uzyskanie w szczególności racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz wydanie opinii w tym zakresie. 2. Wymagania dotyczące kwalifikacji osób przeprowadzających audyt: - osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC - International Federation of Accountants, - osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Dz.U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zmianami, - osoby, które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych). 3. Wymagania odnośnie sposobu pracy: 1. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu (International Standards of Auditing ISA). 2. Audyt jest audytem zgodności, nie audytem statutowym. 3. Warunki programu operacyjnego, w ramach którego realizowane jest projekt mają charakter nadrzędny w stosunku do standardów ogólnych (standardy rachunkowości lub standardy odnośnie systemów zarządzania). Realizacja projektu zgodnie z dokumentami wewnętrznymi obowiązujące u Beneficjenta w zakresie procedur realizowania projektu. 4. Zakres ogólny audytu: Audytor sprawdza czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe weryfikowanie jest w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz z wszystkimi załącznikami-finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 8
przedstawić sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 5. Zakres szczegółowości audytu: Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Projektodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu a w szczególności: A. Ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmująca w szczególności: - weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały rozliczone w zatwierdzonych wnioskach o płatność i w szczególności wydatków poniesionych w ramach cross-financingu, w tym weryfikację opisu dokumentów księgowych o poniesieniu wydatków w ramach projektu oraz weryfikację prawidłowości sporządzania metodologii wyliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, - weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług, - sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, - sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach PO KL, - sprawdzenie statusu podatkowego beneficjenta. B. Sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10 % uczestników projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. deklaracji. C. Sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych (Dz. U. z 2002 r., nr: 101, poz. 926 z późn. zm.). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 9
D. Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. E. Ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych. Ocena poprawności udzielania zamówień publicznych, obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosuję Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Z 2007 r., nr 223, poz. 1655 z późn. zm.): - czy spełnione zostały przesłanki zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy zamawiający wybrał tryb inny niż przetarg nieograniczony i ograniczony), - czy ustalenie wartości zamówienia było prawidłowe, - czy SIWZ jest kompletny tj. zawiera wszystkie elementy zawarte w art. 36, ustawy, np. opis przedmiotu zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, kryteria dotyczące wyboru oferty, - czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami określonymi w SIWZ - czy beneficjent udzielający zamówienia w ramach projektu dokonał wyboru wykonawcy z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania. G. Sposób realizacji działań promocyjnych. H. Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. Zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans kobiet i mężczyzn). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 10
Załącznik nr 2 Wzór raportu z audytu 1 Data sporządzenia raportu 2 Numer audytowanego projektu 3 Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt 4 Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 5 Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu 6 Termin przeprowadzenia audytu 7 Czas wykonania audytu 8 Cel audytu 9 Standardy na podstawie których przeprowadzono audyt 10 Zakres przedmiotowy audytu 11 Podjęte działania i zastosowane techniki audytu 12 Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego RAPORT Z AUDYTU NR... /... Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 11
projektu 13 Ustalenia stanu faktycznego 14 Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru 15 Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy 16 Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień 17 Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje............ (Podpisy audytorów przeprowadzających audyt) Miejsce, data... Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 12
Załącznik nr 3 Lista zweryfikowanych podczas audytu dokumentów Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 13