Księgowość w MSP - własna czy outsourcing? Każdy właściciel małej lub średniej firmy przy rozpoczynaniu działalności albo w trakcie jej prowadzenia staje w obliczu decyzji - stworzyć dział księgowości wewnątrz firmy czy skorzystać z usług podmiotu zewnętrznego. W przypadku księgowości większość argumentów przemawia za outsourcingiem. Warto jednak przeanalizować zalety i wady obu rozwiązań. Przedsiębiorcy podejmując decyzję dotyczącą prowadzenia księgowości swojej firmy bardzo często koncentrują się jedynie na kosztach poszczególnych rozwiązań. W przypadku usług księgowych cena nie może być jednak jedynym kryterium. Specyfika tej dziedziny powoduje, że nie można nie wziąć pod uwagę choćby kwestii jakości i odpowiedzialności. Przedsiębiorca może prowadzić księgowość swojej firmy samodzielnie, może powierzyć ją pracownikowi na stanowisku księgowego lub firmie zewnętrznej (doradcy podatkowemu, księgowemu, biegłemu rewidentowi) czy też część czynności księgowych zlecić księgowemu na etacie, a funkcje kontrolno-doradcze oddać w ręce podmiotu zewnętrznego. Przeanalizujmy zatem argumenty przemawiające za i przeciw każdemu z tych wariantów. Oszczędność czasu Przekazując sprawy księgowe firmie zewnętrznej, przedsiębiorca może skoncentrować się na właściwej działalności, zyskując tym samym czas poświęcany dotychczas na tę - bądź co bądź 1 / 7
- działalność pomocniczą. Prowadząc księgowość samodzielnie lub zatrudniając w tym celu pracownika, wiele czasu trzeba poświęcić na śledzeniu zmian w prawie i udział w szkoleniach z uwagi na zmienne, zawiłe i różnie interpretowane prawo podatkowe. W końcu same czynności księgowe - nawet przy działalności niewielkich rozmiarów - są niezwykle czasochłonne. Wraz z rozwojem i powiększaniem się firmy oraz zwiększaniem liczby dokumentów problemów przybywa. Rozwiązaniem pośrednim może być wykonywanie prostych, bieżących czynności księgowych przez pracownika firmy, a zlecenie kancelarii podatkowej lub biuru rachunkowemu weryfikacji zaksięgowanych dokumentów i konsultowanie podejmowanych decyzji. Koszty księgowości wewnątrz i na zewnątrz firmy Analizując koszt poszczególnych rozwiązań należy wziąć pod uwagę wszelkie wydatki, które mają być poniesione. Po pierwsze, będzie to koszt wynagrodzenia pracownika lub obsługi świadczonej przez kancelarię. Z jednej strony kosztem jest pensja pracownika wraz ze świadczeniami socjalnymi i wydatkami wynikającymi z przepisów prawa pracy, a z drugiej honorarium doradcy podatkowego (księgowego). Kolejne wydatki w przypadku własnego pionu księgowości to zakup sprzętu komputerowego, jego eksploatacja i serwisowanie, a także koszt specjalistycznego oprogramowania (aktualizacja, obsługa techniczna, przedłużanie licencji) i koszty szkolenia. Ponosząc ww. wydatki, przedsiębiorca może mieć opory przed rezygnacją z własnego działu księgowości, z uwagi na nakłady, jakie musiał ponieść w związku z jego uruchomieniem. 2 / 7
Z kolei dostawca zewnętrzny uzależni cenę za obsługę od rozmiaru firmy, formy opodatkowania, ilości dostarczanych dokumentów, a także zakresu usług. Obecnie powszechne jest przekazanie firmie zewnętrznej nie tylko rozliczeń księgowych, ale także spraw z zakresu kadr, płac, ZUS i doradztwa podatkowego. W zależności więc od zakresu obsługi, cena będzie różna i - co istotne - za każdą czynność, która nie jest objęta umową będzie pobierane dodatkowe honorarium. W przypadku pracownika, w ramach umowy o pracę realizuje on wszelkie zlecone przez pracodawcę zadania z zakresu księgowości. Kancelarie podatkowe i biura rachunkowe rzadko mają szczegółowe, sztywne cenniki usług - zwykle w zależności od ww. czynników, w drodze negocjacji z klientem określają cenę za obsługę firmy. Cena zależy także od samej kancelarii (biura) - miejscowości, w której ma siedzibę, liczby pracowników, zakresu działalności czy kwoty ubezpieczenia. Kwestie organizacyjne Przedsiębiorcy często obawiają się trudności komunikacyjnych i problemów z przepływem informacji, jakie mogą wiązać się z przeniesieniem księgowości poza firmę. Mając pracownika na miejscu, można szybko zareagować na bieżące problemy i dyskutować nad ich rozwiązaniem. Stosunek pracy jasno precyzuje prawa i obowiązki obu stron, podczas gdy umowa z kancelarią podatkową czy biurem rachunkowym może rodzić niebezpieczeństwo rozmycia odpowiedzialności. Mając dział księgowości wewnątrz firmy, wszelkie dokumenty są na miejscu, pod ręką i w każdej chwili można do nich sięgnąć. 3 / 7
Newralgicznym punktem we współpracy z zewnętrzną firmą księgową jest kwestia odpowiedzialności za wydawane dyspozycje. Na przykład - gdy zakwalifikowanie danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów rodzi u pracownika księgowości wątpliwości, przełożony może wydać podwładnemu polecenie wykonania określonej operacji księgowej. W podobnej sytuacji kancelaria lub biuro może odmówić zaksięgowania dokumentu, czyniąc to dopiero po uzyskaniu pisemnego oświadczenia zleceniodawcy. W obu przypadkach odpowiedzialność poniesie właściciel firmy (lub w przypadku osoby prawnej zarząd). Wiele zależy więc od stylu kierowania - niektórzy wolą mieć nieograniczony wpływ na wszelkie dziedziny działalności firmy. Dla niektórych przedsiębiorców dużym minusem oddawania księgowości w ręce podmiotu zewnętrznego jest konieczność ujawnienia informacji na temat finansów firmy. Obawa ta nie ma jednak racji bytu w przypadku korzystania z usług doradcy podatkowego, który z mocy ustawy jest związany tajemnicą zawodową uchylaną tylko w nielicznych przypadkach i to decyzją sądu. Jakość Decydując się na korzystanie z usług profesjonalnego zewnętrznego dostawcy, sprawami księgowymi zajmują się wykwalifikowani i doświadczeni specjaliści. Szczególnie doradcy podatkowi, którzy mają usankcjonowany ustawowo obowiązek stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych, dają rękojmię wysokiej jakości obsługi. Firmy księgowe i kancelarie podatkowe szkolą swoich pracowników i zapewniają im dostęp do publikacji specjalistycznych. Mają oni stały kontakt z innymi firmami, a także z administracją podatkową. Doświadczenie oparte na wieloletniej obsłudze kilku firm pozwala wyspecjalizować się, a co za tym idzie wypracować najwyższe standardy prowadzenia obsługi. 4 / 7
Odpowiedzialność Ważną sprawą jest kwestia odpowiedzialności za prowadzenie urządzeń księgowych. W przypadku posiadania pionu księgowego w firmie, odpowiedzialność ponosi i tak kierownik jednostki, a więc podatnik, a w przypadku osób prawnych zarząd. Podobnie jest w przypadku zlecenia obsługi księgowej podmiotowi zewnętrznemu - kancelaria i biuro rachunkowe nie odpowiadają za błędy księgowe. Natomiast podatnik, który poniósł szkodę w wyniku błędu księgowego lub doradcy może zwrócić się do niego z roszczeniem o odszkodowanie. W tym miejscu pojawia się kolejny argument przemawiający na korzyść outsourcingu usług księgowych. Korzystając z usług ubezpieczonego od odpowiedzialności cywilnej biura (kancelarii podatkowej) można liczyć na otrzymanie odszkodowania z polisy. W praktyce znacznie łatwiej jest wyegzekwować roszczenie za błąd księgowy od objętej ubezpieczeniem firmy zajmującej się usługowym prowadzeniem ksiąg niż od pracownika - osoby fizycznej na stanowisku księgowego. Tak więc w przypadku outsourcingu usług księgowych w pewnym sensie mamy do czynienia z przeniesieniem odpowiedzialności na firmę zewnętrzną - to ona kontaktuje się w imieniu zleceniodawcy z organami kontroli i reprezentuje go w toku postępowania przed urzędami i sądami. Księgowość na zewnątrz - jak wybrać wiarygodnego partnera? Chcąc powierzyć sprawy finansów swojej firmy w ręce wyspecjalizowanego podmiotu, najlepiej 5 / 7
skorzystać z rekomendacji - zorientować się wśród firm korzystających z outsourcingu, kto jest godny polecenia. Szukając kancelarii lub biura z ogłoszenia, należy ostrożnie podchodzić do informacji w nich zawartych, pamiętając jednocześnie, że doradcy podatkowi nie mogą reklamować swoich usług - prawo pozwala na to z kolei księgowym. Wybierając firmę księgową należy zapytać o uprawnienia potrzebne do prowadzenia takiej działalności (np. w przypadku doradców podatkowych o numer wpisu na listę doradców podatkowych prowadzoną przez Krajową Radę Doradców Podatkowych), zakres ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, liczbę obsługiwanych firm oraz to, jak długo kancelaria (biuro) działa na rynku. Nigdy nie należy kierować się wyłącznie ceną usług - niestety wciąż bardzo aktywna jest szara strefa podmiotów działających bez uprawnień, nieubezpieczonych, które co prawda oferują obsługę za znacznie niższą cenę, ale w znacznym stopniu ograniczający nakłady przeznaczone na zatrudnianie i podnoszenie kwalifikacji swoich pracowników. Przy wysokim ryzyku popełnienia błędu nie można liczyć w przypadku takich firm na żadne odszkodowanie. Współpraca w zakresie księgowości wymaga zaufania - powierzając sprawy swoich finansów podmiotowi zewnętrznemu zawsze ryzykujemy. Warto pamiętać, że doradcy podatkowi są związani tajemnicą zawodową i poza odpowiedzialnością cywilną ponoszą również odpowiedzialność dyscyplinarną. Podpisując umowę należy dostosować warunki obsługi do swoich potrzeb. Wygodnym rozwiązaniem jest na przykład oferowana przez wiele kancelarii podatkowych i biur rachunkowych możliwość odbierania dokumentów księgowych od klienta w jego siedzibie. Coraz popularniejsza staje się księgowość on-line, która opiera się na elektronicznym przepływie informacji i dokumentów. Sprzyjają temu coraz bardziej powszechne e-deklaracje i stwarzane przez urzędy (skarbowe, ZUS) warunki do wymiany informacji via Internet. Podsumowanie 6 / 7
Decyzja dotycząca sposobu prowadzenia spraw księgowych w firmie nie jest łatwa. Wszystko zależy od specyfiki prowadzonej działalności, rozmiaru przedsiębiorstwa oraz oczekiwań i potrzeb kierownictwa. Wygląda jednak na to, że tendencja korzystania z usług podmiotów zewnętrznych w zakresie księgowości staje się dominująca i to rozwiązanie przyjmuje coraz więcej małych i średnich firm. 7 / 7