ZARZĄDZENIE Nr 021.1.94.2014 z dnia 15.07.2014 w sprawie zmiany rejestru ryzyka oraz harmonogramu wdrożenia kontroli zarządczej wprowadzonego zarządzeniem Nr 021.1.5.2014 z dnia 08.01.2014 w sprawie wprowadzenia do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu rejestru ryzyk, matrycy ryzyka, harmonogramu wdrożenia kontroli zarządczej w roku 2014 zmienionego zarządzeniem NR 021.1.71.2014 z dnia 27.05.2014 Na podstawie art. 68 ust 2 pkt 7 ustawy z dnia 27.08.2009 o finansach publicznych ( t.j. Dz. z2013 poz. 885 ze zm. ) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16.12.2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje: W zarządzeniu Nr 021.1.5.2014 z dnia 08.01.2014 w sprawie wprowadzenia do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu rejestru ryzyk, matrycy ryzyka, harmonogramu wdrożenia kontroli zarządczej w roku 2014, zmienionym zarządzeniem Nr 021.1.71.2014 z dnia 27.05.2014 wprowadza się zmiany w sp następujący: - rejestr ryzyk występujących w roku 2014 otrzymuje brzmienie wg załącznika Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 1 2 Pozostała treść zarządzenie Nr 021.1.5.2014 z dnia 08.01.2014 ze zmianą zarządzeniem 021.1.71.2014 z dnia 27.05.2014 nie ulega zmianie. Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy do spraw ryzyka. 3 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 021.1.94.2014 z dnia 15.07.2014 REJESTR RYZYK 2014r. Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka zadanie. cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działaniareakcja na termin wykonania. 1 finansowe główny księgowy 1. Dążenie do finansowe, budżetowe Niewłaściwe planowanie lub niechęć władz miasta, ew. niewielki budżet miasta jest powodem uchwalenia niskiego budżetu, możliwa zmiana posiadanych środków budżetowych w ciągu roku, zatory płatnicze, niezauważenie niewłaściwych operacji bankowych, brak kontroli rozbieżności finansowych, słaba sprawozdawczość, zaniedbanie w zakresie właściwego dysponowania środkami finansowymi co skutkuje wydatkowanie środków bez pokrycia, błędne sporządzanie sprawozdań budżetowych, niewłaściwe kwoty do ustalenia stanu zobowiązań i należności, co skutkuje naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, karami grzywny, negatywnymi wynikami kontroli zewnętrznych, brakiem środków na zabezpieczenie pomocy dla mieszkańców, brakiem środków na zatrudnienie dodatkowej kadry niezbędnej do obsługi Ośrodka, brak środków na dostosowania do standardów ŚDS i świetlic s p 5 5 Zarządzenie Nr 021.1.84.2013 z dnia 30.07.2013 w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli j i archiwizacji dokumentów finansowoksięgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianami ( ostatnia zmiana 01.07.2014, zarz.91 z 2014 r. ) Zarządzenie Nr OPS 021.1. 21.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 18.02.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania ZFŚŚ. Regulamin zamówień publicznych zarz 86 z dnia 25.06.2014 Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 08.09.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia 08.09.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Plan finansowy ustalany corocznie Zarządzenie Nr OPS nr 021.1.85.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 30.07.2013 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości oraz planu kont dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianami ostatnia zmiana zarz 88 z dnia 25.06.2014 Procedura zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu, wprowadzona zarządzeniem Nr 021.1 65. 2012 ze zmianami, ostatnia zmiana zarz 90 z dnia 30.06.2014 sprawozdawczość miesięczna w zakresie wydatkowania środków tworzenie finansowego planu Program do obsługi księgowej RADIX Bieżące sprawdzanie zaangażowanych środków sprawozdawczość półroczna i roczna, wnioskowanie zmianę finansowego o planu zawieranie umów, rozeznawanie rynku pracy także w zakresie zamówień poniżej 30 tys., euro aktualizacja wewnętrznych przepisów w przypadku zmian organizacyjnych lub zmian przepisów miesięczna, kwartalna, półroczna, roczna sprawozdawczo ść budżetowa Zmiana planu finansowego, wystąpienie o zmianę w uchwale budżetowej niezwłocznie po uzyskaniu informacji iż może nastąpić brak środków na realizację zadań statutowych niezwłocznie przypadku zmian w Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 01.02.2013 Nr 021.1.15.2013 w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianami ( ostatnia zm. zarz 70 z dnia 27.05.2014) ustawa o finansach publicznych z dnia 29.08.2009 r. 2
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości wraz z aktami wykonawczymi do ustaw Upoważnienia wydane przez Dyrektora OPS : 1. Powierzenie Pani Katarzynie Goch obowiązków w zakresie rachunkowości finansowej z godnie z art 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 09.02.2010 2. Powierzenie P. Katarzynie Goch powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, wykonywania wstępnej kontroli z dnia 09.02.2012 3. Powierzenie obowiązków głównego księgowego P. Katarzynie Goch i odpowiedzialności w zakresie określonym w art 54 ustawy o finansach publicznych z dnia 31.12.2009 4. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 powierzające Pani Katarzynie Goch sporządzanie sprawozdań budżetowych 5. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 dla P. Katarzyny Goch dotyczące okresowego ustalania pasywów i aktywów w drodze inwentaryzacji 6. Upoważnienie z dnia 26.11.2007 w zakresie upoważnienia P. Katarzyny Goch do wykonywania obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i kontroli finansowej 7. Upoważnienie z dnia 04.09.2006 dla Pani Katarzyny Goch dotyczące prowadzenia i ponoszenia odpowiedzialności w zakresie określonym ustawa o rachunkowości 2. niedostosow anie wewnętrznyc h uregulowań do obowiązując ych przepisów prawa kierownik sekcji organizacyjnej, kierownik sekcji świadczeń, kierownicy świetlic, kierownik ŚDS, administrator koordynujący, starszy specjalista pracy socjalnej, gł. księgowy 1. Dążenie do dotyczące procesu zarządzania jednostką w tym regulacji wewnętrznyc h Wewnętrzne akty normatywne mogą nie spełniać wymagań prawa zawierają sprzeczne informacje z prawem lub akt wewnętrzny nie został wprowadzony pomimo obowiązku wynikającego z ustawy czego skutkiem może być niewłaściwie prowadzone postępowanie administracyjne, wydatkowanie środków bez pokrycia, błędne sporządzanie sprawozdań budżetowych, niewłaściwe kwoty do ustalenia stanu zobowiązań i należności, negatywne wyniki kontroli 5 4 1. Zarządzenie Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 30.08.2012 r. Nr OR 0121.7.2012 w sprawie sposobu formatowania, tworzenia aktów normatywnych ustawa z dnia 08.03.1990 o samorządzie gminnym ustawy : - o świadczeniach rodzinnych - o dodatkach mieszkaniowych - o pomocy społecznej - o wychowaniu w trzeźwości - o narkomanii - o pomocy osobom uprawnionym do alimentów - wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej - o finansach publicznych - rachunkowości - o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie - o pracownikach samorządowych - Kodeks pracy - ustawa o zasiłkach dla opiekunów Zatrudnianie radcy prawnego, opiniowanie wewnętrznych aktów normatywnych Zakup elektronicznego systemu obsłu8gi prawnej LEX oraz dostęp do niego pracowników merytorycznych realizacja rocznego planu szkoleń wewnętrznych jednoosobowa odpowiedzialność za opiniowanie aktów Każdorazowo akt wykonawczyprojekt uchwały, zarządzenia sa opiniowane przez radcę prawnego przed ich zatwierdzeniem czego dowodem jest podpis radcy na zarządzeniu Licencja na obsługę LEX umożliwiający korzystanie z komentarzy ( wersja 3
3. Klienci kierownik sekjci świadczeń, administrator koordynujący, kierownicy świetlic, kierownik ŚDS, starszy specjalista pracy socjalnej 4 Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych środowiskiem lokalnym zewnętrznych Organizacja wewnętrzna nie będzie zgodna z przepisami dotyczącymi wyodrębnienia ze struktur świetlic i ŚDS Niedostosowania przepisów wewnętrznych doi przepisów prawa przyczyni się do negatywnych wyników kontroli j, zarzutu braku realizacji założeń kontroli zarządczej, brak właściwych mechanizmów kontroli Klienci, zwłaszcza w pomocy społecznej są specyficzni, oczekują daleko idącej pomocy bez jakiejkolwiek współpracy z pracownikiem socjalnym, wyrażają często swoje niezadowolenie na wysokość świadczenia, formę świadczenia, wykazują brak współpracy przy realizacji indywidualnego programu aktywizującego, brak współpracy z rodziną, - ustawa- prawo energetyczne - ustawa o kombatantach oraz akty wykonawcze do powyższych ustaw 4 5 -procedura postępowania z klientem agresywnym zarz Nr 30/2011 z dnia 10.06.2011 - Kodeks postępowania administracyjnego Zarządzenie Nr 0152/15/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 10.03.2011 w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków Upoważnienie z dnia 29.03.2011 dla Jolanty Gawron do przyjmowania skarg i wniosków. normatywnych i przechowywanie, rejestrację Przygotowanie przepisów wewnętrznych - regulaminu organizacyjnego nie obejmujący ŚDS Opracowanie procedury tworzenia aktów wewnętrznych w celu dostosowania do przepisów prawa monitoring aktualności i adekwatności procedur kontroli zarządczej Działalność informacyjna: - udostępnianie szerokiej informacji na temat warunków przyznawania świadczeń na stronach BIP i na stronie www. wzbogacona) na okres roku do 31.12.2014 do 31.12.2014 nie rzadziej niż co 6 miesięcy Pomimo wysokiej istotności ryzyka nie jest możliwa zmiana mentalności klientów i ich roszczeń każdorazowo częste absencje na zajęciach uczestników ŚDS oraz dzieci w świetlicach co może przynieść konsekwencje finansowe i obniżenie dotacji celowej Klienci mogą nie zgłosić zmian w ich sytuacji bytowej chcąc wyłudzić świadczenia Przy składaniu wniosków mogą podawać nieprawdziwe dane. Klienci uczestniczący w projektach zrezygnują w trakcie trwania projektu z uczestnictwa czego konsekwencją mogą być Powołanie grupy ds. redagowania strony www. zarządzenie Nr 110 z 2013 z dnia 2.10.2013 ze zmianą zarządzeniem Nr 112 z 2013 ustawa z dnia 12.03.2004 o pomocy społecznej - ustawa z dnia 09.06.2011 o wpieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej -ustawa z dnia 08.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów - ustawa z dnia 28.11.2003 o świadczeniach rodzinnych - ustawa z dnia 21.06.2001 o dodatkach mieszkaniowych - ustawa z dnia 29.07.2005 o przeciwdziałaniu - przekazywanie pełnej informacji podczas przyjmowania wniosku, załatwiania sprawy - sprawozdawczość z frekwencji dzieci w świetlicy oraz pracownicy informują o wymaganiach prawa, uprawnieniach, kryteriach dochodowych, Informacje sa także udostępniane na BIP i tablicy 4
zakłócenia i brak możliwości realizacji celu Klienci pomimo zobowiązania (usługi opiekuńcze) odpłatność za DPS) nie wywiązują się z odpłatności Skutkiem specyfiki klienta może być niewłaściwie prowadzone postępowanie administracyjne, zmniejszenie się frekwencji dzieci i uczestników w ŚDS, co ma konsekwencje finansowe. Na wskutek licznych skarg klientów może wystąpić negatywnych opinii, uszczerbek na reputacji Ośrodka. Działania klientów mogą przyczynić się do wypłaty nienależnych świadczeń co będzie owocowało koniecznością dochodzenia należności (zaangażowanie pracowników, zakłócenia w pracy bieżącej), brakiem realizacji projektu, stratami finansowymi, licznymi odwołaniami co spowoduje zakłócenia w bieżącej działalności Ośrodka. przemocy w rodzinie - ustawa z dnia 04.04.2014 o zasiłkach dla opinuków, -ustawa o pomocy dla kombatantów - ustawa - prawo energetyczne oraz akty wykonawcze do ustaw -Zarządzenie Nr 021.1.60.2012 z dnia 31.10.2012 w sprawie dostępu do informacji publicznej i Biuletynie Informacji Publicznej zarządzenie w sprawie zasiłku dla opiekunów zarz Nr 66 z dnia 15.05.2014 zarz w sprawie komunikacji z stroną elektronicznie zarz Nr 64 z dnia 12.05.2014 zarządzenie w sprawie dodatków energetycznych zarz Nr 4 z dnia 07.01.2014 zarządzenie standardy obsługi klienta- zarz Nr 13 z dnia 22.01.2014 sprawozdawczość miesięczna z frekwencji świetlic i ŚDS uczestników zajęć - cyklicznie, co miesiąc - promocja świetlic i ŚDS w środowisku lokalnym, uatrakcyjnianie zajęć ogłoszeń, co nie przynosi spodziewanych efektów tolerowanie 4 kadrowe kierownik sekcji organizacyjnej 1. Dążenie do zarządzanie m zasobami ludzkimi - personel Pracownik może popełnić błąd w wykonywaniu czynności służbowych z uwagi na nagromadzenie się spraw bieżących, pośpiech, lekceważący stosunek do pracy, może wykonywać swoje zadania opieszale, pracownik powierzchownie wykonuje obowiązki brak należytej uwagi, Z uwagi na częste lub długotrwale absencje mogą wystąpić niedobory kadrowe, tzn zatrudnianie zbyt małej kadry w stosunku do zadań powierzonych do realizacji w ramach określonej 5 4 - Zarządzenie Nr 021.1.66.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.94.2013. oraz zmianą z dnia 10.01.2014, 21.05.2014 Zarządzenie wprowadzające procedurę przeprowadzania ocen okresowych- zarządzenie Nr 2/2009 ze zmianą zarz Nr 76 z dnia 30.05.2014 Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 19.06.2013 Nr 021.1.55.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze urzędnicze w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. ustalone minimalne wymagania kwalifikacyjne zarządzenie Nr 021.1.18.2013 z dnia 08.02.2013 - aktualne formularze opisu stanowisk pracy określające zastępstwa i wymagania kwalifikacyjne, nie rzadziej ni z 1 raz w roku - zatrudnianie w ramach grup interwencyjnych Aktualizacja formularzy opisu stanowisk pracy odbywa się w terminie do 30 dni od dnia zmiany wymagań kwalifikacyjnych lub zmian organizacyjnych. Nie rzadziej niż 1 raz w roku formularze opisu sa analizowane pod kątem ich aktualności pomimo zmian braku 5
5 częsta zmiana przepisów, brak przepisów,, odmienna kierownicy sekcji organizacyjnej, finansów, administrator koordynujący, kierownik sekcji świadczeń, Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług 1. Dążenie do objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy e środowiskiem prawnym komórki j, Niedobory kadrowe mogą wystąpić także na wskutek nie ogłaszania naborów na wolne stanowiska pracy, ew. braku kandydatów spełniających wymagania kwalifikacyjne na stanowisko, nierozstrzygnięte nabory Zatrudnieni pracownicy mogą popadać w rutynę, praca przestaje dawać satysfakcję, wypalenie zawodowe, częste zwolnienia lekarskie, częsta zmiana personalna na stanowiskach kierowniczych Przepisy w zakresie realizacji zadań często ulegają zmianie, istnieje szereg różnych odmiennych interpretacji tego samego przepisu, brak wprowadzający regulamin wynagradzania - rozporządzenie RM w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych ze zm. określające minimalne wymagania kwalifikacyjne - ustawa z dnia 21.11.2008 o pracownikach samorządowych ze zm Zarządzenie Nr 021.1.86.2013 z dni 30.07.2013 w sprawie zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników OPS - Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego - zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 30.01.2013 Nr 021.1.14.2013,. Zarządzenie Nr 021.1. 21.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 18.02.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania ZFŚŚ.. Kodeks pracy wraz z aktami wykonawczymi Zarządzenie Nr 021.1.20.2014 - regulamin pracy ze zmianami 4 5 Zarządzenie Nr 021.1.86.2013 z dni 30.07.2013 w sprawie zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników OPS. Roczne plany szkoleń wewnętrznych ustalane - zawierania umów o zorganizowanie stażu -powierzanie innym pracownikom obowiązki kluczowych stanowisk w przypadku długotrwałych wakatów, - ustalanie z pracownikami przerw w pracy z powodu urlopów wypoczynkowych -kontrola prawidłowego wykorzystywania zwolnień lekarskich - zatrudnianie na zastępstwo przeciwdziałanie -obsługa prawnaradca prawny zatrudniony na podstawie umowy o organizacyjnych lub w przepisach prawa Monitorowanie stron PUP Sandomierz w zakresie możliwości korzystania z subsydiowanych form zatrudnienia, ew. pozyskiwania środków na szkolenia pracowników Ustalanie w terminie do 31.01.kazdego roku dłuższych nieobecności w pracy spowodowanych urlopami wypoczynkowy mi w trakcie roku kalendarzowego niezwłoczne, tj w terminie do 3 dni od dnia wystąpienia zdarzenia powiadomienie Dyrektora o brakach kadrowych lub możliwości ich wystąpienia ( kierownicy sekjci, kierownik sekcji organizacyjnej) - opiniowanie indywidualnych spraw przez radcę prawnego - szkolenia 6
interpretacja przepisów 6. Brak popytu na usługi, brak zainteresowa nia ofertą, konkurencja ŚDS, st specjalista pracy socjalnej, kierownicy świetlic kierownik świetlicy, kierownik ŚDS, st. specjalista pracy socjalnej, kierownik sekcji świadczeń Profilaktyka dzieci i Rehabilitacja Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług zarządzanie m zasobami ludzkimipersonel infrastrukturą jednoznacznych przepisów. Zmiana przepisów może przyczynić się do zakłóceń w prawidłowym funkcjonowaniu Ośrodka, Niewłaściwie prowadzone postępowanie administracyjne, wydatkowanie środków bez pokrycia, błędne sporządzanie sprawozdań budżetowych, niewłaściwe kwoty do ustalenia stanu zobowiązań i należności skutkować mogą niewłaściwą realizację zadań statutowych lub brak realizacji tych zadań, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, karami grzywny, karami pozbawienia wolności, roszczeniami pracowniczymi, poważnym uszczerbku na reputacji, licznymi skargami, uchylaniem decyzji lub stwierdzaniem ich nieważności Oferta ŚDS, sekcji usług opiekuńczych, świetlic, PIK może być mało atrakcyjna, co spowoduje brak zainteresowania uczestnictwem. Istnieje możliwość powstania konkurencyjnych placówek Brak popytu na usługi spowoduje konieczność zwolnień grupowych i wypłaty odpraw dla odchodzących pracowników co przyczyni się do strat finansowych dość dużych albowiem pracownicy sekcji długoletnimi pracownikami Ośrodka, to zaś spowoduje wydatkowanie środków poza plan i naruszenie dyscypliny Brak popytu na usługi może przyczynić się do zamknięcia corocznie -ustawy, rozporządzenia 4 4 Zarządzenie Dyrektora wprowadzający roczny plan pracy ( corocznie) zarz Nr 7 z 2014 ze zm. Uchwała RM z dnia XXVI/284/2013 z dnia 27.02.2013 w sprawie określenia szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze Zarządzenie Nr 1 z 02.01.2014r. w sprawie odpłatności za usługi opiekuńcze specjalistyczne dla z Gminny program profilaktyki uzależnień wprowadzany corocznie przez Radę Miasta Ustawa z dnia 12.03.2004 o pomocy społecznej wraz z aktami wykonawczymi Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą uchwała Nr XVI/283/2013 z dnia 27.02.2013, uchwała Nr XXXVII/387/2014 pracę -obsługa elektroniczna LEX, - wskazanie w zakresie czynności kierowników obowiązków informowania podległy personel o zmianie przepisów prawa - sporządzenie i realizacja planu rocznego szkoleń wewnętrznych - codzienny monitoring przepisów, - w przypadku zmiany przepisów- kierowanie na szkolenia - plan działalności środowiskowego domu środowiskowego zatwierdzony przez wojewodę - promocja placówek w środowisku lokalnym poprzez udział w kampaniach ogólnopolskich, w tym jednoosobowa odpowiedzialność za prowadzenie kampanii i programów - możliwość rekrutacji do ŚDS spoza obszaru gminy zawarta w Statucie, zawarte porozumienia w sprawie kierowania do ŚDS z gminą Samborzec, Dwikozy, Obrazów z zakresu zmian przepisów prawa do 14 dni od dnia ogłoszenia zmiany lub przekazanie aktu prawnego pracownikom celem zapoznania się z aktem prawnym. - szkolenia po szkoleniach zewnętrznych -zapytania o interpretację przepisu do Ministerstwa plan działalności do 15.01.2014 organizowanie nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu imprez promujących placówki oraz udział komórek wewnętrznych z ofertą podczas imprez i kampanii organizowanych przez inne instytucja współpracujące Ustalenie kwoty odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne 7
poszczególnych komórek lub obniżenia kwoty dotacji z uwagi na spadek frekwencji Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.08.2003 w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia 30.11.2005, NR XXXIX/384/2006 z dnia 18.10.2006, uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia 29.10.2008 oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia 27.05.2009 Zarządzenie Nr 021.1.68.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 11.12.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1.19.2012 z dnia 03.04.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.98.2013 z dnia 26.08.2013. Roczne plany pracy ustalane corocznie - ustalanie kwoty odpłatności za usługi opiekuńcze raz w roku sprawozdawczość miesięczna z frekwencji ŚDS, świetlic poszerzanie oferty PIK o specjalistów Monitoring frekwencji uczestników zajęć ŚDS oraz zainteresowania usługami w PIK usługi opiekuńcze do dnia 10.01.2014 Sprawozdania z frekwencji dzieci w świetlicach, uczestników ŚDS w odstępach miesięcznych) Sprawozdawczo ść z frekwencji PIK co 6 miesięcy 7. Zmiany technologicz ne 8. Polityka lokalna kierownik sekcji świadczeń, koordynator ds komputeryzacji pomocy społecznej kierownicy sekcji Dążenie do 1. Dążenie do Rehabilitacja związane polityką władz państwa z środowiskiem lokalnym zmiany technologiczne dotyczą głównie sposobu przetwarzania danych osobowych, prowadzenia RJPS, współpracy elektronicznej pomiędzy OPS a PUP. Zmiany technologiczne dotyczą sposobu pozyskiwania i zapisywania danych podczas wywiadu, pracownicy socjalni zostali zaopatrzeni w terminale. Istnieje braku zgodności przepisów z zapisem określonym w terminalach kierownik Ośrodka winien koordynować realizację Strategii, jednakże cele i zadania ze strategii są przypisane do realizacji innym podmiotom niż Ośrodek. Kierownik nie ma wpływu na działalność innych jednostek. instytucje nie będą wyrażały woli współpracy, bark odpowiedzi na zapytania i interpelacje. Brak akceptacji działań 3 4 Instrukcje obsługi terminali Zatrudnianie koordynatora ds. komputeryzacji Przeszkolenie pracowników przed terminali, Sepi korzystaniem z Umowa zawarta z Sygnity na powierzenia danych osobowych Włączenie się do programu pilotażowego Platformy Empatia 3 4 Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Miejskiej Sandomierz na lata 20014-2020 uchwałone uchwała RM z dnia 06.11.2013 Roczny harmonogram realizacji strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych został wprowadzony Zarządzeniem nr SO.8120.17.2014 Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 23.04.2014r. W przypadku trudności z obsługa terminali, Sepi ponowne szkolenie pracowników Reakcja koordynatora ds. komputeryzacji w przypadku zakłóceń pracy lub uszkodzenia terminali Rozeznanie przyczyn trudności w stosowaniu terminali i ew. monitoring u władz nadrzędnych Czynny udział w Zespole ds realizacji Strategii na zasadach i w terminie określonym, przez koordynującego zespołem ustalenie personalnej odpowiedzialności za realizację poszczególnych zadań postawionych Niezwłocznie po stwierdzeniu trudności do 31.12.2014 Informowanie o każdym zdarzeniu mającym, wpływ na realizacji zadań strategicznych w ciągu 7 dni od dnia ukazania się zarządzenia Burmistrza w 8
Ośrodka przez Radę Miasta co będzie uniemożliwiało realizację programów osłonowych w ciągu roku do realizacji przez Ośrodek, w drodze zarządzenia sprawie harmonogramu Strategii 9. Niewłaściwy przepływ informacji kierownicy i osoby nadzorujące pracą poszczególnych komórek 1. Dążenie do objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych zarządzanie m Może zaistnieć niewłaściwy obieg informacji, pracownicy nie wiedzą kto jest upoważniony do podpisywania decyzji, nie są na bieżąco przekazywane informacje dot zmian przepisów, Pracownicy nie przekazują właściwej dokumentacji do innych sekcji, pracownicy sekcji finansowej i komórek wewnętrznych mogą na bieżąco nie przekazywać informacji na temat stanu windykacji, Pracownik określonej sekcji moze nie konsultować wydatków z sekcją finansową przyjmując wartości z systemu komputerowego dla celów sprawozdawczych co może doprowadzić do rozbieżności (w systemie może zostać nie wprowadzona zmiana decyzji lub zmiana terminu wypłaty) Pracownik nadzorujący pracę sekcji usług opiekuńczych nie będzie informował o treści kontraktu z klientem. 4 4 Zarządzenie Nr 021.1.84.2013 z dnia 30.07.2013 w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli j i archiwizacji dokumentów finansowoksięgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianami Zarządzenie Nr 0152/82/ 2011 z dnia 30.12.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej ze zm. - Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 29.12.2011 do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach -Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Doroty Tarnawskiej z dnia 29.12.2011 w sprawie prowadzenia postępowania w sprawach zakresu wspierania rodziny oraz do wydawania decyzji w tych sprawach -Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS i P. Doroty Tarnawskiej z dnia 14.09.2009 w sprawie załatwiania indywidualnych spraw z zakresu pomocy społecznej w tym do wydawania decyzji administracyjnych w zakresie wykonywania zadań zleconych gminie określonych w art. 18 oraz zadań własnych gminy określonych w art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej -Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anny Orchowskiej z dnia 08.09.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach o których mowa w art 2 ustawy z dnia 28.11.2003 o świadczeniach rodzinnych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego w tym do wydawania decyzji, do podejmowania wobec Realizacja programów zgodnie z harmonogramem ustalany corocznie plan roczny pracy obejmujący cykliczne spotkania cykliczne aktualizowanie wykazu sprawozdań i przekazywanie ich drogą mail planowanie spotkań wewnętrznych z kierownikami w ramach kontroli zarządczej oraz planu szkoleń wewnętrznych przekazywanie informacji drogą mail w terminie tygodnia od dnia wydania aktu normatywnego lub zmian organizacyjnych, zarządzenia są przekazywane w formie elektronicznej kierownikom sekjci i komórek wewnętrznych celem zapoznania podległego personelu w terminach określonych w poszczególnych programach sekcja świadczeń, ŚDS, sekcja usług opiekuńczych spotkania co tydzień pozostałe sekcje w zależności od potrzeb, nie rzadziej jednak niz 1 raz na kwartał wykaz sprawozdań aktualizowany nie rzadziej niz 1 raz w roku oraz niezwłocznie w przypadku nowych zadań do realizacji wprowadzenie spotkań cotygodniowych Dyrektora z Kierownikami 9
dłużników alimentacyjnych, wobec których Sandomierz jest organem właściwym a także do wydawania decyzji; do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela; do załatwiania indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego Upoważnienie Burmistrza wydane dla P. Anny Orchowskiej oraz Haliny Komendy z dnia 13.05.2014 do postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna a także do wydawania w tych sprawach decyzji Upoważnienie P. Haliny Komendy oraz Doroty Tarnawskiej do wydawania decyzji w sprawach związanych z przyznawaniem pomocy pieniężnej dla kombatantów i innych represjonowanych 10. Utrata danych osobowych, utrata informacji, naruszenie poufności informacji Administrator Bezpieczeństwa Informacji, Administrator systemów informatycznych, właściciele danych organizacją i zarządzanie m oraz dotyczące systemów informatyczny ch - Pracownicy mogą nie respektować założeń procedur wewnętrznych oraz innych przepisów prawa, brak procedur kontroli j, brak właściwej dbałości w procesie zarządzania informacją może spowodować utratę informacji w tym utratę danych osobowych lub naruszenie ich poufności. Strony umowy o powierzenie przetwarzania danych lub udostępnianie danych nie wywiązują się z właściwej ochrony danych - niestabilność systemów informatycznych umożliwiający dostęp do danych osobom Procedura komunikacji j i j wprowadzona zarządzeniem Nr 021.1.119.2013 z 18.11.2013 5 3 Zarządzenie Nr 021.1.88.2013 z dnia 30.07.2013 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz procedury przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych PEFS 2007 Zarządzenie Nr OPS 021.1.60.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 28.06.2013 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1. 61.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 08.07.2013 w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr OPS 0152/68/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych. Szkolenia z zakresu zabezpieczeń danych w każdej komórce j Przegląd systemów informatycznych Aktualizacja metryki sprzętu Przeglądy ABI 1 raz w roku 1 raz w roku Przy każdorazowym instalowaniu programów 1 raz w roku 10
nieupoważnionym Polityka Bezpieczeństwa Informacji wprowadzona zarządzeniem Nr 021.1.121.2013 ustawa z dnia 27.08.1997 o ochronie danych osobowych Rozporządzenie w sprawie Ram Interoperacyjności Tworzenie zapasowych sprawdzanie możliwości odtworzenia kopii oraz ich Powołanie ASI, ABI, wskazanie zakresów czynności właścicielom danych Codzienna i archiwalna roczna z każdego aktywie użytkowanego systemu Testowe odtworzenie kopii bezpieczeństwa co 6 miesięcy 11 Niewłaściwa organizacja pracy kierownik sekcji organizacyjnej, kierownicy sekjci i komórek 1. Dążenie do zarządzanie m Uregulowania nie zostały podane do wiadomości pracownikom, są niejednoznaczne, regulaminy organizacyjne nieaktualne lub niedostosowane do zadań komórek, długie absencje i nie zatrudnianie na zastępstwo. Regulamin organizacyjny nie określa zadań stojących przez komórkami oraz struktury organizacyjnej, brak precyzyjnego określenia obsady poszczególnych komórek. Uregulowania są oderwane do faktycznych zadań powierzonych do realizacji Kierownicy nie podejmują czynności zmierzających do identyfikacji przyczyn słabej wydajności Istnieje możliwość nieprecyzyjnego określania zakresu obowiązków 4 3 Zarządzenie Nr 021.1.66.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.94.2013. oraz zmianą zarządzeniem Nr 021.1.65.2014 z dnia 21.05.2014 Zarządzenie Nr 021.1.68.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 11.12.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1.19.2012 z dnia 03.04.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.98.2013 z dnia 26.08.2013. Zarządzenie NR 021.1.102.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 27.08.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu Potwierdzanie zgodności prawnej zarządzeń i regulaminów przez radcę prawnego Okresowa aktualizacja procedur kontroli zarządczej ( w tym regulaminów organizacyjnych) Przy każdy zarządzeniu Co 6 miesięcy Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych 11
REJESTR RYZYK AKCEPTOWALNYCH 2014r. Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka zadanie. cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działaniareakcja na termin wykonania. 12 Niestabilnoś ć systemów informatycz nych koordynator ds komputeryzacji pomocy społecznej, kierownicy komórek Dążenie do objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy niestabilność systemów informatycznych może zostać spowodowana zarówno wirusami jak również niewłaściwym użytkowaniem komputera, systemu co jest przyczyną niewykwalifikowanej kadry, ew. braku szkoleń dotyczącego korzystania z systemu 9 Upoważnienie dla Rafała Krawca powierzające mu funkcję Administratora Systemów Informatycznych z dnia 16.12.2009 r. upoważnienie z dnia z dnia 16.12.2009 oraz zarządzenie Nr OPS 0152/66/09 z dnia 27.11.2009 ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.62.2013 oraz Katarzynę Goch - zarządzeniem Nr 021.1.62.2013 Zarządzenie Nr 021.1. 61.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 08.07.2013 w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. tolerowanie 13. Brak rejestracji zbiorów danych osobowych ABI, ADO Dążenie do polityka lokalna - Zgłoszenia baz danych wymaga rejetsracji w zbiorze jawnym GIODO. Dane wrażliwe mogą byc przetwarzane w zbiorze wyłącznie po rejestracji ich z zbiorze jawnym. Zbiory są zgłaszane do rejestracji jednak czas oczekiwania na rejestrację jest bardzo długi trwający rok i więcej co utrudnia przetwarzanie danych w zbiorze. 9 Zarządzenie Nr OPS 021.1.60.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 28.06.2013 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Upoważnienie - dla Jolanty Gawron powierzające jej funkcje administratora danych osobowych ( upoważnienie z dnia z dnia 16.12.2009 oraz zarządzenie Nr OPS 0152/66/09 z dnia 27.11.2009 ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.62.2013) Każdorazowo zgłaszanie zbioru niezwłocznie z chwilą zamiaru jego przetwarzania Po upływie roku pismo monitorujące o wpisanie w rejestr jawny (w przypadku danych wrażliwych) Monitorowanie rejestracji zgłoszonych zbiorów Niezwłocznie po zmianie przepisów wprowadzający ch nowe zadanie nie później niż 7 dni od dnia powzięcia wiadomości w terminie miesiąca po zgłoszeniu pierwszy monitoring 14 Sprawozda wczość, niewłaściwe mechanizmy kontroli Główny księgowy, kierownicy sekcji Dążenie do Sprawozdawczość jest ważnym elementem kontroli zarządczej. Niewłaściwe sporządzenie sprawozdania budżetowego moze narazić OPS na zarzut 9 Upoważnienie z dnia 21.09.2007 powierzające Pani Katarzynie Goch sporządzanie sprawozdań budżetowych Upoważnienie P. Doroty Tarnawskiej z dnia 22.04.2013 do podpisywania sprawozdań budżetowych, zaświadczeń pod nieobecność dyrektora; wykonywania czynności z zakresu Sporządzanie zestawień sprawozdań wraz z określeniem odpowiedzialnych co najmniej 1 x w roku, w przypadku pojawienia się nowych zadań niezwłocznie, tj 14 dni od dnia wejścia w życie nowego 12
naruszenia dyscypliny finansowej prawa pracy, reprezentowania ośrodka przed władzami, wydawania upoważnień, zatwierdzania dokumentów wychodzących, rozpatrywania skarg i wniosków, podpisywania korespondencji w przypadku nieobecności w pracy dyrektora i osoby zastępującej; do podpisywania list wypłat, pod względem zatwierdził, podpisywania faktur i rachunków, rachunków wystawianych przez Ośrodek oraz polecenia zakupu w przypadku nieobecności dyrektora i P. Gawron zadania Ustawa o finansach publicznych Wdrożona zasada podwójnych oczu Wdrożona zasada usystematyzowania sprawozdań w roku, co najmniej 1 x w roku 15. Kradzież oszustwo 16. Przerwy w dostawie energii elektrycznej 17. Ryzyko naruszenia zasad lub trybu zamówień publicznych Głowny księgowy, kierownik świetlic, ŚDS osoba odpowiedzialna za mienie koordynator ds komputeryzacji pomocy społecznej główny księgowy Dążenie do, Kradzież mienia powoduje straty finansowe pracownik może skraść środki, pracownik może zostać oszukany przez klienta który podając swoje dane podaje je niewłaściwie Przerwy w dostawie energii elektrycznej może skutkować brakiem możliwości realizacji zadań statutowych, uchybienia terminom ustawowym Ustawa o zamówieniach publicznych nakłada obowiązek stosowania odpowiednich trybów zakupów. Brak zgodności 6 Upoważnienie z dnia 21.09.2007 dla P. Katarzyny Goch dotyczące okresowego ustalania pasywów i aktywów w drodze inwentaryzacji Zarządzenie Nr 0152/021.1.83.2013 z dnia 30.07.2013 w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 106 z 2013r. Monitoring kamera Umowa z agencją ochrony mienia i zabezpieczenie czujnikami ruchu budynków użytkowanych przez OPS 4 Istnieje możliwość innej organizacji pracy, pracy w terenie lub wykonywania czynności wobec których nie zachodzi konieczność dopływu energii elektrycznej Istnieje mozliwosć przesłania drogą mail z innych ko0mputeró danych do sprawozdań 8 Regulamin zamówień publicznych zarz 86 z dnia 25.06.2014 Powierzenie Pani Katarzynie Goch zamontowanie na zewnątrz oświetlenie z czujnikiem ruchu tolerowane. Zdarzenie nie miało miejsca w ostatnich 5 latach w przypadku konieczności zakupu w trybie przetargowym zatrudnienie specjalisty I 2014 półrocze nie wymaga w przypadkach przetargu 13
postępowania z ustawą świadczy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych obowiązków w zakresie rachunkowości finansowej z godnie z art 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 09.02.2010 Upoważnienie z dnia 18.09.2012 dla Jolanty Gawron do zatwierdzania poleceń zakupu0 w przypadku nieobecności Dyrektora 18. Mobbing kierownik sekcji organizacyjnej, kierownicy komórek Mobbing jest czynnikiem w środowisku pracy negatywnym, utrudnia komunikację i stanowi wykroczenie przeciw prawom pracownika 2 Zarządzenie Nr 021.1.20.2014 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 13.02.2014 w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu szkolenia w zakresie mobbingu tolerowanie. przestrzeni funkcjonowania Ośrodka wydarzyła sytuacja mobbingu na nie sie dot. nie wymaga Kodeks etyczny 14
Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 021.1..2014 z dnia... Matryca ryzyka, jakie może się pojawić w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu w roku 2014 skutek katastrofalny 10 _ Utrata informacji, danych osobowych, natuszenie poufności informacji poważny 17. Ryzyko naruszenia zasad lub trybu zamówień publicznych 11- Niewłaściwa organizacja pracy 2- NIedostosowanie wewnętrznych uregulowań do przepisów prawa 4- Ryzyko kadrowe 6 Brak popytu na usługi, konkurencja 9 _ Niewłaściwy przepływ informacji 1 finansowe 3- Klienci 5. Częsta zmiana przepisów średni 12- Niestabilność systemów informatycznych 13 Brak rejestracji danych osobowych 14 Sprawozdawczośc, niewłaściwe mechanizmy kontroli 7- zmiany technologiczne 8 Polityka lokalna mały 16. Przerwy w dostawie energii, internetu 15 Kradzież, Oszustwo nieznaczny 18. Mobbing prawdopodobieństwo LEGENDA: niewielkie- AKCEPTOWALNE nieznaczne mało prawdopodobne średnie prawdopodobne pewne wysokie średnie 15