SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

znak sprawy: IF/ZP-14/2015 SIWZ INSTYTUT FARMAKOLOGII Polskiej Akademii Nauk 31-343 Kraków, ul. Smętna 12 tel.: (12) 66-23-220, fax: (12) 637-45-00 Regon: 000325943, NIP: 675-000-18-28 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (oznaczana dalej jako SIWZ) dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego Nazwa zamówienia: Rezerwacja oraz dostawa biletów lotniczych do Instytutu Farmakologii PAN w Krakowie przy ul. Smętnej 12 Zamawiający: INSTYTUT FARMAKOLOGII POLSKIEJ AKADEMII NAUK ul. Smętna 12 31-343 Kraków tel.: (12) 662 32 20 fax: (12) 637 45 00 e-mail: ifpan@if-pan.krakow.pl www.if-pan.krakow.pl Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. Do czynności podejmowanych w postępowaniu przez Zamawiającego i Wykonawców stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. KRAKÓW, GRUDZIEŃ 2015 S t r o n a 1

CZĘŚĆ I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wyszukiwaniu, rezerwacji oraz dostawie biletów lotniczych do Instytutu Farmakologii PAN w Krakowie przy ul. Smętnej 12, w klasie ekonomicznej. Rezerwacja biletów lotniczych będzie realizowana zgodnie z dyspozycjami Zamawiającego, określającymi miejsce podróży, trasę, ilość biletów oraz termin podróży. Wykonawca zobowiązuje się w terminie nie dłuższym niż 1 dzień od dnia wysłania przez Zamawiającego zgłoszenia, do zaproponowania różnych wariantów połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny na rynku na wskazanej przez Zamawiającego trasie (z uwzględnieniem klasy standardu przelotu klasa ekonomiczna wraz z przewozem bagażu) oraz wszystkich dostępnych promocji wynikających z terminu rezerwacji i wykupienia biletów, połączeń weekendowych oraz czasu podróży, w tym także tzw. biletów wirtualnych (przewoźników low cost airlines ), z przedstawieniem jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej / powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego. Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań umożliwiających taką organizację trasy podróży, która zapewni najkrótsze połączenia, bezkolizyjną realizację połączeń wieloetapowych gwarantujących terminowe przybycie do wyznaczonego miejsca. Zamawiający wybierze z przedstawionych przez Wykonawcę wariantów najbardziej korzystne połączenie, po czym przekaże Wykonawcy dyspozycje na piśmie (przesłane faksem lub pocztą elektroniczną). Wykonawca dostarczy bilety lotnicze do siedziby Zamawiającego lub pod adres wskazany przez Zamawiającego, w terminie z nim uzgodnionym. Wykonawca zobowiązuje się do dokonywania bezpłatnych zmian rezerwacji. Wykonawca zobowiązuje się do umożliwienia Zamawiającemu bezpłatnego odwołania rezerwacji. Wykonawca wskaże Zamawiającemu co najmniej dwa numery telefoniczne do wykonywania rezerwacji (od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 18:00). W sytuacjach nieprzewidzianych, sposób dostawy może ulec zmianie i dostarczenie biletu może być wymagane w innym terminie niż dni i godziny pracy Zamawiającego, wówczas bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób uzgodniony z Zamawiającym, tak aby rozpoczęcie podróży odbyło się bez zakłóceń i w wyznaczonym terminie. Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia obowiązków dotyczących składania odwołań i reklamacji do przewoźników, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych. Wykonawca powinien niezwłocznie informować Zamawiającego o zmianie ceny biletu i / lub wpisaniu na listę rezerwową, i / lub zmianie godziny rejsu, i / lub jego odwołaniu. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość zwrotu biletu, najpóźniej w dniu jego sprzedaży bez naliczania kar i kosztów. S t r o n a 2

Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami wynikającymi z zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej. Wykonawca zobowiązuje się do zagwarantowania, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, w przypadkach losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp., pomocy pracownikom Zamawiającego związanej z bezgotówkowym uzyskaniem noclegu, zmiany biletu lotniczego itp. W przypadku dokonania przez Zamawiającego grupowej rezerwacji biletów, Zamawiający dopuszcza możliwość przekazania Wykonawcy zaliczki, w wysokości nie większej niż 20 % ceny zamawianych biletów, na poczet dostawy biletów. Wniesiona zaliczka zostanie rozliczona po dostawie biletów. Z uwagi na brak możliwości określenia miejsc do których będą zamawiane bilety jak również trasy, terminów oraz ilości, Zamawiający podaje stan przewidywany, który może ulec zmianie, zarówno w zakresie tras przelotu, terminów, jak i ilości zamawianych biletów. Zamawiający przewiduje dostawy biletów na trasach oraz w ilościach wskazanych poniżej: Lp. Przelot Ilość (szt.) 1. Kraków Allschwill 3 2. Kraków Amsterdam 15 3. Kraków Ancona 1 4. Kraków Ateny 1 5. Kraków Berlin 1 6. Kraków Bertinolo 1 7. Kraków Bilbao 7 8. Kraków Caligari 19 9. Kraków Chicago 9 10. Kraków Coimbre 1 11. Kraków Dubrownik 2 12. Kraków Edynburg 2 13. Kraków Florencja 1 14. Kraków Frankfurt n/m 7 15. Kraków Halifax 3 16. Kraków Huston 1 17. Kraków Kopenhaga 4 18. Kraków Kreta 4 19. Kraków Lizbona 3 20. Kraków Londyn 10 21. Kraków Madryt 2 22. Kraków Malaga 1 23. Kraków Melbourne 1 24. Kraków Montana 1 25. Kraków Nicea 7 S t r o n a 3

26. Kraków Norymberga 1 27. Kraków Orlean 2 28. Kraków Oslo 2 29. Kraków Ottawa 1 30. Kraków Paryż 2 31. Kraków Pekin 1 32. Kraków Porto 3 33. Kraków Rechowot 2 34. Kraków Rio de Janeiro 3 35. Kraków Rzym 3 36. Kraków Saloniki 5 37. Kraków San Diego 1 38. Kraków Sztokholm 3 39. Kraków Talin 1 40. Kraków Tibilisi 1 41. Kraków Tokio 5 42. Kraków Tromso 1 43. Kraków Warszawa 5 44. Kraków Werona 8 45. Kraków Wiedeń 6 Wykonawca powinien posiadać akredytację Międzynarodowego Stowarzyszenie Przewoźników Lotniczych (IATA) lub równoważną. Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 63512000-1. CZĘŚĆ II TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zamówienie zostanie udzielone w trybie przetargu nieograniczonego. CZĘŚĆ III PODWYKONAWCY Zamawiający dopuszcza powierzenie podwykonawcom wykonania części zamówienia. Zamawiający żąda podania w ofercie części zamówienia, której wykonanie Wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom. Jeżeli Wykonawca nie wskaże żadnej części Zamawiający uzna, że Wykonawca wykona zamówienie osobiście. CZĘŚĆ IV TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Zamówienie powinno być realizowane w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia 30 września 2017 r. Okres realizacji zamówienia może ulec zmianie w sytuacji wyczerpania środków finansowych. S t r o n a 4

CZĘŚĆ V WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: 1) wykonał lub wykonuje w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej dwie usługi polegające na rezerwacji oraz dostawie biletów lotniczych o wartości usługi co najmniej 50 000,00 zł każda, 2) posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia (sumę gwarancyjną) nie mniejszą niż 300 000,00 zł, 3) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy. Ocena spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie złożonych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów, o których mowa w części VI SIWZ. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia powinni łącznie spełniać warunek, o którym mowa w pkt 1. CZĘŚĆ VI WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MA DOSTARCZYĆ WYKONAWCA W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, DOKUMENTY DOTYCZĄCE PRZYNALEŻNOŚCI DO GRUPY KAPITAŁOWEJ Wykonawca powinien złożyć wraz z ofertą: 1) oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (według wzoru określonego w Załączniku 2.1 do SIWZ), 2) oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania (według wzoru określonego w Załączniku 2.2 do SIWZ), 3) opłaconą polisę lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia (sumę gwarancyjną) nie mniejszą niż 300 000,00 zł, 4) listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy, albo informację o tym, że Wykonawca nie należy do grupy kapitałowej. UWAGA 1. UWAGA 2. UWAGA 3. Dokumenty wskazane w pkt 1 4 powinny być podpisane przez osoby podpisujące ofertę lub przez osoby upoważnione w takim przypadku wraz z ww. dokumentami Wykonawca powinien przedłożyć dokumenty, z treści których wynika umocowanie do dokonania tej czynności, o ile nie wynika ono z innych dokumentów składanych wraz z ofertą. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, dokumenty, o których mowa w pkt 2 i 4, powinien złożyć każdy z Wykonawców. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. S t r o n a 5

UWAGA 4. Jeżeli Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów powinien dołączyć dowody, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy. CZĘŚĆ VII SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI, SPOSÓB PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Zgodnie z wyborem Zamawiającego dokonanym na mocy przepisu art. 27 ust. 1 ustawy, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie lub faksem. 2. Do porozumiewania się z Wykonawcami uprawniony jest Pan Paweł Dubiel, tel./fax: 12 662 33 50, w dniach od poniedziałku do piątku w godz. 10:00 14:00. CZĘŚĆ VIII WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. CZĘŚĆ IX TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca pozostanie związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert określonego w części XII SIWZ. CZĘŚĆ X OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY Wykonawca powinien podać: 1) cenę jednostkową biletu tam i z powrotem do wskazanego miejsca, 2) stałą opłatę transakcyjną T za rezerwację i dostawę 1 biletu, 3) stałą wysokość upustu U określonego w % od ceny biletu, o której mowa w pkt 1, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu, a następnie obliczyć cenę oferty zgodnie z podanym wzorem w formularzu Oferta (Załącznik 1 do SIWZ), otrzymując cenę oferty brutto, oraz podać podatek od towarów i usług (VAT). Cena oferty ma zostać podana w złotych. Wszystkie ceny i kwoty oferty powinny być podane w złotych z dokładnością do jednego grosza. Cena oferty (brutto) jest ceną, która zostanie przyjęta do oceny ofert (część XIII SIWZ). Z uwagi na możliwość zmiany ilości biletów, ich cen, miejsc docelowych podróży, tras przelotu i terminów, obliczona w opisany wyżej sposób cena oferty, służyć będzie wyłącznie porównaniu cen ofert złożonych przez Wykonawców i wyborowi najkorzystniejszej oferty, zgodnie z opisem w części XIII SIWZ. S t r o n a 6

Ceny jednostkowe biletów podane przez Wykonawcę, w ofercie, w klasie ekonomicznej, będą cenami maksymalnymi, tj. cenami, które nie mogą zostać przekroczone w czasie realizacji zamówienia. Z uwagi na to, że zamówienie będzie wykonywane po dniu 1 stycznia 2016 r. (część IV SIWZ), Zamawiający przypomina, że od tego dnia minimalne wynagrodzenie za pracę, zgodnie z 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 września 2015 r. w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2016 r. (Dz. U. poz. 1385), zostało ustalone w wysokości 1 850,00 zł. Wartość kosztów pracy przyjęta przez Wykonawcę do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2016 r. (art. 90 ust. 1 pkt 1 ustawy). Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadzi do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty, dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, poinformuje Zamawiającego, że wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towarów, których dostawa będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. CZĘŚĆ XI OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, napisana pismem maszynowym, komputerowym lub nieścieralnym atramentem, z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności, tj. własnoręcznie podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy (czytelny podpis lub podpis i czytelnie napisane imię i nazwisko, np. pieczęć imienna). Jeżeli oferta będzie podpisana przez pełnomocników, Wykonawca powinien dołączyć do oferty pełnomocnictwa, z treści których wynika umocowanie do podpisania oferty przez pełnomocników. Wszystkie pełnomocnictwa dołączone do oferty powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, do oferty powinno być dołączone pełnomocnictwo dla ustanowionego pełnomocnika, o którym mowa w art. 23 ust. 2 ustawy. 2. Dla sporządzenia oferty należy wykorzystać formularz Oferta (Załącznik 1 do SIWZ). 3. Cena oferty (obliczona zgodnie z opisem w części X SIWZ), powinna być wpisana do odpowiedniej rubryki formularza Oferta. 4. Wszelkie poprawki powinny być dokonane czytelnie i zaparafowane przez osoby podpisujące ofertę. 5. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta nie może zawierać rozwiązań wariantowych, w szczególności więcej niż jednej ceny. 6. Wraz z ofertą Wykonawca składa oświadczenia i dokumenty, o których mowa w części VI SIWZ. Ofertę wraz z oświadczeniami i dokumentami należy umieścić w jednym nieprzejrzystym opakowaniu, oznaczonym: INSTYTUT FARMAKOLOGII POLSKIEJ AKADEMII NAUK, ul. Smętna 12, 31-343 Kraków S t r o n a 7

Przetarg nieograniczony znak sprawy: IF/ZP-14/2015 Rezerwacja oraz dostawa biletów lotniczych do Instytutu Farmakologii PAN w Krakowie przy ul. Smętnej 12 OFERTA I DOKUMENTY oraz opatrzonym nazwą i adresem Wykonawcy. CZĘŚĆ XII MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT Ofertę należy złożyć w Instytucie Farmakologii PAN w Krakowie, ul. Smętna 12, Dział Administracji (parter), w terminie do dnia 4 stycznia 2016 r., do godz. 10:00, co oznacza, że z upływem powyższego terminu oferta powinna fizycznie znaleźć się u Zamawiającego. Oferta złożona po terminie niezwłocznie zostanie zwrócona składającemu ją Wykonawcy. Oferty zostaną otwarte w Instytucie Farmakologii PAN w Krakowie, w dniu 4 stycznia 2016 r. o godz. 10:30 w bibliotece Instytutu. CZĘŚĆ XIII KRYTERIUM OCENY OFERT, SPOSÓB OCENY OFERT Kryterium 1) cena 2) termin płatności Znaczenie 95 % 5 % Zamawiający dokona oceny ofert wyłącznie na podstawie kryteriów i ich znaczeń określonych wyżej w następujący sposób: według kryterium cena ofercie zostaną przyznane punkty zgodnie ze wzorem: p c = (c m / c) 100 pkt gdzie c m oznacza najniższą cenę spośród cen wszystkich ofert, zaś c oznacza cenę danej oferty, według kryterium termin płatności ofercie zostaną przyznane punkty zgodnie ze wzorem: p t = (t / t n ) 100 pkt gdzie t oznacza termin płatności podany w ofercie, zaś t n oznacza najdłuższy termin płatności spośród terminów podanych we wszystkich ofertach. Jeżeli termin płatności podanych w ofercie będzie dłuższy niż 30 dni, Zamawiający przyjmie t n = 30 [dni]. Termin płatności podany przez Wykonawcę w ofercie nie może być krótszy niż 7 dni. Jeżeli termin płatności będzie krótszy niż 7 dni, oferta zostanie odrzucona. S t r o n a 8

Ocenę oferty stanowić będzie liczba punktów równa: p c 0,95 + p t 0,05 Ta spośród ofert, która otrzyma największą liczbę punktów, zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. Dla każdej oferty punkty otrzymane według każdego kryterium zostaną pomnożone przez znaczenie tego kryterium, po czym iloczyny zostaną zsumowane, a następnie suma zostanie podzielona przez 100. Tak otrzymana liczba punktów stanowić będzie ocenę oferty. Oferta, która otrzyma największą liczbę punktów, zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. Jeżeli dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą największą liczbę punktów, Zamawiający jako najkorzystniejszą wybierze tę spośród nich, której cena będzie najniższa. CZĘŚĆ XIV FORMALNOŚCI, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty. 2. Wykonawcę, którego oferta została wybrana, Zamawiający niezwłocznie zawiadomi o terminie zawarcia umowy. 3. Przed zawarciem umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana, będzie zobowiązany przekazać informacje niezbędne do przygotowania projektu umowy, zgodnie ze wzorem umowy (Załącznik 3 do SIWZ). CZĘŚĆ XV ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. CZĘŚĆ XVI WZÓR UMOWY Wzór umowy stanowi Załącznik 3 do SIWZ. CZĘŚĆ XVII POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 1. Środki ochrony prawnej określone w ustawie (odwołanie, skarga do sądu) przysługują Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. S t r o n a 9

2. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. 3. Odwołanie przysługuje wyłącznie wobec czynności określonych w art. 180 ust. 2 ustawy. 4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 5. Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby Zamawiający mógł zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. 6. Odwołanie wnosi się w terminach określonych w art. 182 ustawy. 7. Szczegółowe postanowienia dotyczące odwołania zawarte są w przepisach art. 180 198 ustawy. 8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje skarga do sądu. 9. Do skargi mają zastosowanie przepisy art. 198a 198g ustawy. W załączeniu: Formularz Oferta (Załącznik 1), Oświadczenia (Załącznik 2.1 i 2.2), Wzór umowy (Załącznik 3). Kraków, 21 grudnia 2015 r. S t r o n a 10