ROZLICZANIE UMÓW NA ZADANIA ZLECONE DOFINANSOWANE ZE ŚRODKÓW FRKF W 2011R. dotyczą programów: SMS, NSMS, OSSM, ACSS, WCSS, TALENT, KN, EYOF, UNI, YOG i KW.
1.Plan po zmianach W 2011 r. plan/plan po zmianach rozliczamy narastająco. Termin zgłoszenia ostatniej zmiany w planie rzeczowofinansowym upływa 30 listopada 2011 r. Przekroczenie powyżej 10% poniesionych kosztów w stosunku do planu po zmianach, niezgłoszone w obowiązującym terminie nie będzie uznane w rozliczeniu rocznym.
2. Termin sprawozdań Zgodnie z warunkami umowy Zleceniobiorca jest zobowiązany do złożenia rozliczenia w formie uporządkowanej w terminie do 30 dni od daty zakończenia zadania. Termin przedłożenia rozliczenia realizowanego zadania oznacza termin przedłożenia kompletnej, bez błędów formalnych i rachunkowych, zgodnej ze stanem faktycznym dokumentacji potwierdzającej rozliczenie zleconego zadania.
2. Termin sprawozdań cd. W przypadku umów rocznych termin upływa 30 stycznia 2012 r. W przypadku zaistnienia okoliczności, które są niezależne od, Zleceniobiorcy, a które uniemożliwiają złożenie rozliczenia w ww. terminie, Zleceniobiorca może zwrócić się do Ministerstwa o przedłużenie terminu złożenia rozliczenia z zastrzeżeniem, że termin nie może być dłuższy niż 30 dni.
2. Termin sprawozdań cd. Za przyczyny niezależne od Zleceniobiorcy uznaje się w szczególności: - chorobę lub zgon osób odpowiedzialnych za sporządzenie lub zaakceptowanie rozliczenia w imieniu Zleceniobiorcy. - nieplanowe zmiany w składzie władz Zleceniobiorcy, mające wpływ na terminowe złożenie rozliczenia, Minister zatwierdza rozliczenie w terminie 30 dni od dnia jego przedstawienia.
3. Termin wydatkowania dotacji, zwrotów, dochodów, odsetek Jeżeli przedstawione rozliczenie dofinansowania na realizację zadania zawiera istotne błędy lub jest niekompletne, Minister wzywa wnioskodawcę do jego uzupełnienia w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. W przypadku nieuzupełnienia lub nieprzekazania poprawionej dokumentacji w określonym terminie, dotacja może zostać uznana za nierozliczoną i w kwocie przyznanej na realizację przypisana do zwrotu. (Zarządzenie nr 40 MSiT).
3. Termin wydatkowania dotacji, zwrotów, dochodów, odsetek cd. Zwrot niewykorzystanych środków powinien zostać dokonany po zakończeniu realizacji zadania, a nie po otrzymaniu zatwierdzenia złożonego rozliczenia. Niewykorzystane środki finansowe Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić w terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania, na rachunek bankowy Ministerstwa Sportu i Turystyki powiadamiając o tym zleceniodawcę. Od niewykorzystanych środków zwróconych po upływie terminu nalicza się odsetki w wysokości jak dla zaległości podatkowych do dnia dokonania zwrotu przez Zleceniobiorcę. W przypadku niewykonania zadania środki finansowe podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Ministerstwa Sportu i Turystyki wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia przekazania środków przez zleceniobiorcę do dnia dokonania zwrotu przez Zleceniobiorcę.
3. Termin wydatkowania dotacji, zwrotów, dochodów, odsetek W przypadku wykorzystania przez zleceniobiorcę przyznanej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, zleceniobiorca zostaje objęty zakazem ubiegania się o dofinansowanie ze środków Funduszu przez okres do 2 lat. (R 13 pkt 16); W przypadku wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości zwrot na konto Ministerstwa Sportu i Turystyki wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowej powinien nastąpić w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności. (US art. 169 pkt 1,2);
3. Termin wydatkowania dotacji, zwrotów, dochodów, odsetek Odsetki od dotacji podlegających zwrotowi na konto Ministerstwa nalicza się, począwszy od dnia: - przekazania z Funduszu dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem - stwierdzenia nieprawidłowego naliczenia lub nienależnego pobrania dotacji W przypadku niedokonania zwrotu dotacji w ww. terminie Minister wydaje decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki.
3. Termin wydatkowania dotacji, zwrotów, dochodów, odsetek cd. Jeżeli przy realizacji zadań ze środków Funduszu zostaną osiągnięte dochody nieprzewidziane w umowie, wnioskodawca jest obowiązany zwrócić je w terminie 14 dni od dnia uzyskania dochodu na rachunek Funduszu. Wnioskodawca może wystąpić do ministra w terminie 14 dni z propozycją zagospodarowania osiągniętych nieprzewidzianych dochodów wyłącznie na koszty bezpośrednie zadania. Po rozpatrzeniu propozycji wnioskodawcy strony mogą w formie aneksu do umowy rozszerzyć zakres rzeczowy realizowanego zadania. Po upływie tego terminu naliczane będą odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Termin zagospodarowania osiągniętych nieprzewidzianych dochodów upływa 30 listopada 2011 r. (Z)
4. Rozliczenia Nierozliczenie otrzymanej dotacji, nieterminowe rozliczenie dotacji, niedokonanie zwrotu dotacji w należnej wysokości lub nieterminowe dokonanie zwrotu stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art.9 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U.Nr 14, poz.114 z późn. zm.) W każdym Ministerstwie także w Ministerstwie Sportu i Turystyki funkcjonuje Resortowa Komisja Orzekająca w sprawach o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, która kieruje do Ministerstwa Finansów sprawy związane z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.
4. Rozliczenia cd. Środki przeznaczone na realizację zadania mogą być wydatkowane w terminie określonym w umowie lecz nie dłużej niż do 31 grudnia 2011 r. Wykorzystanie dotacji następuje przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona Przekazanie środków na rachunek beneficjenta nie oznacza wykorzystania dotacji. Zleceniobiorca zobowiązany jest niezwłocznie wykorzystać otrzymane od zleceniobiorcy środki na realizację zadania ( 3 pkt 5 umowy).
4.Rozliczenia cd. Przed i po upływie wyznaczonego umową terminu nie ma podstaw do dokonywania z dotacji określonego wydatku; Wydatkowanie środków przed i po terminie obowiązywania umowy stanowi przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych i nie będzie uznane w przedłożonym rozliczeniu; Każdy poniesiony wydatek musi być zgodny z zakresem rzeczowym umowy; Niedopuszczalne jest przenoszenie praw i obowiązków umowy na osoby trzecie bez zgody Ministra Sportu i Turystyki (podzlecanie); Wykonanie umowy nastąpi z chwilą zaakceptowania przez rozliczenia końcowego;
5. Dokumentacja finansowa Dokumentację rozliczeniową składamy na obowiązujących na 2011 rok załącznikach nr 5 i 7 (KW) umieszczonych na stronie Ministerstwa Sportu i Turystyki; Dokumentacja rozliczeniowa powinna być kompletna i uporządkowana oraz przesłana do Ministerstwa wraz z pismem przewodnim; W rubryce plan/plan po zmianach wpisujemy: Plan po zmianach (po aneksie) za 2011 rok; W rubryce rozliczenie wpisujemy: Rozliczenie za 2011 rok (faktyczne koszty) wraz z załącznikami obejmujący okres od dnia obowiązywania umowy do dnia 31.12.2011 r. (bez załączników 5.3, 5.3a, 5.14, 5.20, 5.20a zawierających akcje rozliczone w I półroczu); Kwoty z rozliczenia I półrocza pozostają bez zmian; Nie można dokonywać żadnych zmian i przesunięć w pozycjach gdyż I półrocze jest rozliczone.
5. Dokumentacja finansowa cd. Dokumenty finansowe tzn. faktury i rachunki oraz inne dokumenty będące dowodem księgowym powinny być wystawione na podmiot, który otrzymał dotację, czyli pzs lub wiss, ogólnopolskie stowarzyszenia lub związki stowarzyszeń i kluby sportowe działające w formie stowarzyszenia w środowisku akademickim; Do rozliczenia dotacji winny być przedkładane dokumenty, które mają datę sprzedaży w okresie wskazanym w umowie jako okres realizacji zadania i które zostały opłacone w tym okresie;
5. Dokumentacja finansowa cd. Ministerstwo nie ponosi odpowiedzialności za należności powstałe w wyniku nieterminowego regulowania zobowiązań mi. faktur i rachunków przy realizacji zadania; Akcje do załączników wprowadzamy chronologicznie; Wykaz zawodników, trenerów i osób towarzyszących oraz wykaz osób w innych zał.5 i 7 (KW) podajemy alfabetycznie;
5. Dokumentacja finansowa cd. Kserokopie list zawodników i dokumentów finansowych powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem; Zleceniobiorca nabywa na własność zakupiony sprzęt sportowy lub szkoleniowy oraz ubiory sportowe, które podlegają ewidencjonowaniu; Załączniki do rozliczenia powinny być podpisane przez osoby upoważnione w KRS; Należy zachować jednolitość cyfr tzn. kwoty kosztów podajemy w systemie dziesiętnym; Do rozliczenia należy dołączyć kserokopie faktur dotyczących zakupu leków, odżywek i suplementów diety potwierdzonych za zgodność z oryginałem;
5. Dokumentacja finansowa cd. W przypadku zwrotu środków z tytułu rozliczenia umowy należy po dokonaniu zwrotu na konto Funduszu nr bankowy 69 1130 1062 8000 0000 0002 7549 przesłać do DSW potwierdzenie przelewu podpisane za zgodność z oryginałem; W tytule przelewu należy wpisać numer umowy; W przypadku zmniejszenia zakresu rzeczowo-finansowego umowy proporcjonalnie zmniejszamy kwotę kosztów pośrednich; Koszty własne (minimum 20%) poniesione przy realizacji zadania muszą być udokumentowane. Na prośbę Ministerstwa należy okazać ww. dokumenty do wglądu; W planie po zmianach za rok należy podać termin akcji jednostkowych, a nie ilość dni i miesiąc;
5. Dokumentacja finansowa cd. Dopuszcza się wydruk z programu księgowo-finansowego, jeżeli wydruk FK posiada cechy załącznika 5.14 i załącznika 7 druk 7: numer dokumentu źródłowego, datę wystawienia dokumentu źródłowego, kwotę, nazwę firmy lub nazwisko i imię wystawcy faktury/rachunku i adres dokładny opis dokumentu źródłowego termin zapłaty; Załącznik 5.14 i 7 druk 7 powinien być podsumowany wg kosztów rodzajowych i akcji kodowych; Na załącznikach 5.14 i 7 druk 7 za rok należy wpisać kwotę ogółem z rozliczenia I półrocza 2011 r. wg kosztów rodzajowych i kodowych do zadania; Można także dopisać II półrocze jako kontynuacja załączników I półrocza 2011 r.; Załączniki 5.3 są nieobowiązkowe w zależności od wykazu kosztów znajdujących się katalogu kosztów rodzajowych;
5. Dokumentacja finansowa cd. Dokumenty źródłowe w ww. rozliczeniu zatwierdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym powinny się znajdować w siedzibie podmiotu, który otrzymał dotację( z wyjątkiem sms); W sytuacji konieczności dokonania poprawek na załącznikach rozliczeniowych należy błędny tekst lub kwotę przekreślić linią poziomą tak, aby było widoczne co zostało skreślone i wpisać poprawioną treść lub kwotę oraz zaparafować poprawkę wraz z aktualną datą; Wskazane jest używanie przy wypełnianiu i podpisywaniu dokumentacji jedynie koloru niebieskiego; Nie należy bindować dokumentacji przekazywanej do DSW.
6. Katalog rodzajów kosztów w akcjach jednostkowych obowiązujący w 2011r. A. Pozycje nie wymagające załączników jednostkowych na drukach nr 5.3: 1. zakwaterowanie i wyżywienie; 2. delegacje krajowe i zagraniczne; 3. wynajem transportu do przewozu zawodników; 4. transport sprzętu; 5. wynajem obiektów sportowych;
6. Katalog rodzajów kosztów w akcjach jednostkowych obowiązujący w 2011r. 6. wynajem pomieszczeń odnowy biologicznej; 7. opłata startowa; 8. opłata klimatyczna i miejscowa; B. Pozycje wymagające załączników jednostkowych na drukach nr 5.3 1. ubezpieczenie zawodników; 2. ubezpieczenie trenerów (akcje zagraniczne); 3. ubezpieczenie sprzętu sportowego; 4. wizy; 5. obsługa treningów; 6. delegacje sędziowskie; 7. inne uzgodnione z MSiT;
7. Typowe błędy w rozliczeniach 1. brak list zawodników i trenerów; 2. niekompletna dokumentacja rozliczeniowa(brak załączników zwłaszcza sprawozdania merytorycznego i deklaracji rozliczającej dotację); 3. brak protokołów zdawczo-odbiorczych; 4. brak podpisów i pieczątek; 5. brak numeracji kodowych do akcji jednostkowych; 6. błędy rachunkowe w załącznikach; 7. brak wykazu środków własnych w zał.5.1 i załącznikach jednostkowych; 8. w planie po zmianach za rok wpisywane są kwoty z planu a nie kwoty z ostatniego planu po zmianach; 9. załączniki jednostkowe nie są zgodne z zał.5.1;
7. Typowe błędy w rozliczeniach 10. zaokrąglanie kwot; 11. ceny jednostkowe i wartość zakupionego sprzętu i ubiorów sportowych nie są zgodne z protokołem przekazania sprzętu; 12. brak nr pozycji w książce inwentarzowej, pod którym sprzęt został zapisany; 13. brak numerów umów na załącznikach; 14. załączniki rozliczeń nie zgadzają się z zał.5.14 i 7 druk 7 z wydrukiem z programu księgowego FK, także w podziale na koszty rodzajowe w załącznikach jednostkowych; 15. zakup odżywek, leków, suplementów nie zgadza się ze specyfikacją zatwierdzoną przez lekarza; 16. faktury i rachunki płacone są nieterminowo; 17. brak podpisu Dyrektora SMS na sprawozdaniu merytorycznym;
Dziękuję za uwagę