80-824 Gdańsk, ul. Podwale Przedmiejskie 30, tel. (058) 326-18-01, fax: (058) 326-48-94, wup@wup.gdansk.pl, www.wup.gdansk.pl Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku Dokumentacja konkursowa Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Działanie 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie Poddziałanie 6.1.2 Wsparcie powiatowych i wojewódzkich urzędów pracy w realizacji zadań na rzecz aktywizacji zawodowej osób bezrobotnych w regionie Konkurs otwarty nr 01/POKL/6.1.2/2011 Gdańsk, 19 października 2011 roku.
Instytucja Organizująca Konkurs zastrzega sobie prawo do dokonania zmian w niniejszej Dokumentacji Konkursowej w przypadku wprowadzenia zmian w przedmiotowych przepisach prawnych lub wytycznych IZ POKL. Informacje o wprowadzonych zmianach publikowane będą na stronie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku - www.wup.gdansk.pl Sporządził: Zweryfikował: Zatwierdzam: 2
SPIS TREŚCI I PODSTAWA PRAW A I DOKUME TY PROGRAMOWE 4 II PRZEDMIOT KO KURSU/FORMY WSPARCIA 5 III I FORMACJE OGÓL E 7 3.1. Informacje o konkursie 7 3.2. Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów 8 3.3. Forma finansowania i zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy 8 3.4. Procedura wyboru projektów do realizacji 9 IV WYMAGA IA KO KURSOWE 13 4.1. Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu 13 4.2. Wymagania odnośnie grupy docelowej i rodzaju wsparcia 14 4.3. Wymagania czasowe i obszaru realizacji projektu 14 4.4. Wymagania finansowe 15 4.5. Oddziaływanie projektu 16 4.6. Wymagania dotyczące partnerstwa 17 4.7. Wymagania dotyczące konkurencyjności i zlecania zadań 21 4.8. Wymagania dotyczące innowacyjności i współpracy ponadnarodowej 23 4.9. Wymagania odnośnie przygotowania wniosku o dofinansowanie 23 4.10. Wymagania dotyczące przygotowania budżetu projektu 25 4.11. Wymagania związane z promocją projektu 32 4.12. Wymagane załączniki do wniosku 33 V KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW 5.1. Ogólne kryteria formalne 35 5.2. Szczegółowe kryteria wyboru projektów 38 5.3. Ogólne kryteria horyzontalne 39 5.4. Ogólne kryteria merytoryczne 41 5.5. Procedura odwoławcza 46 5.6. Odbiór wniosku o dofinansowanie 48 5.7. Procedura wycofania wniosku o dofinansowanie 48 5.8. Kontakt i dodatkowe informacje 49 VI Załączniki do Dokumentacji Konkursowej stanowią odrębny plik, który należy pobrać ze strony internetowej IOK www.wup.gdansk.pl 3
I. Podstawa prawna i dokumenty programowe Akty prawne: 1.1 Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84 poz. 712); 1.2 Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.); 1.3 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.); 1.4 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240); 1.5 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.); 1.6 Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 214, poz. 1407, z późn. zm.); Dokumenty i wytyczne: 1.12 Program Operacyjny Kapitał Ludzki z dnia 7 września 2007 r.; 1.13 Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zatwierdzony przez Instytucję Zarządzającą PO KL w dniu 1 czerwca 2010 r.; 1.14 System Realizacji PO KL 2007-2013, w szczególności: - Zasady systemu sprawozdawczości PO KL 2007-2013 z 1 stycznia 2011 r., - Zasady finansowania PO KL z 21 grudnia 2010 r., - Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z 1 stycznia 2011r., - Zasady kontroli w ramach PO KL z 17 listopada 2010 r., - Zasady raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL z 21 grudnia 2010 r. 1.15 Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22 listopada 2010 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; 1.16 Plan komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 5 sierpnia 2009 r.; 1.17 Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dn. 4 lutego 2009 r.; 1.18 Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2011 r.; 1.19 Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach programu Operacyjnego Kapitał Ludzki poradnik; 1.20 Podręcznik wskaźników PO KL 2007-2013 - wersja ze stycznia 2011 r.; 1.21 Plan Działania na rok 2011 dla województwa pomorskiego w ramach komponentu regionalnego PO KL dla Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich. 4
1.22 Dokument: Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wersja 6.4, obowiązująca od 1 kwietnia 2011 r. UWAGA: Beneficjenci ubiegający się o dofinansowanie oraz realizujący projekty zobowiązani są do korzystania z aktualnych wersji powyższych dokumentów. II. Przedmiot konkursu/formy wsparcia 2.1 Przedmiotem konkursu są projekty określone dla Poddziałania 6.1.2 Priorytetu VI PO Kapitał Ludzki. Wsparciem objęte mogą zostać następujące typy projektów: Projekty służące wzmocnieniu i rozwojowi publicznych służb zatrudnienia w regionie m.in. poprzez szkolenia, doradztwo, badania rynku pracy, w tym: - upowszechnianie pośrednictwa pracy i poradnictwa zawodowego w regionie, m.in. poprzez dofinansowanie zatrudnienia doradców zawodowych i pośredników pracy: Dofinansowanie zatrudnienia pracownika w ramach projektu powinno prowadzić każdorazowo do przyrostu netto liczby stanowisk pośredników pracy i doradców zawodowych w danym urzędzie, przekładając się bezpośrednio na wzrost dostępności usług rynku pracy, kierowanych do klientów tego urzędu. ie jest dopuszczalna sytuacja polegająca na finansowaniu ze środków EFS bieżącego zatrudnienia pośredników pracy i doradców zawodowych, bez zapewnienia przyrostu netto zatrudnienia powyższych kategorii pracowników w ramach danego urzędu. W związku z powyższym, zgodnie ze stanowiskiem IZ zawartym w piśmie z dnia 21.01.2009 r. znak DZF-I-9220-83-PM/09. należy przyjąć następującą metodologię wyliczenia: A) Jako podstawę ustalania przyrostu zatrudnienia należy przyjąć stan aktualny na dzień 1 stycznia 2008r., który stanowi poziom referencyjny dla wyliczenia dalszego przyrostu zatrudnienia w ramach danego urzędu. Jednocześnie, przy ustalaniu wartości referencyjnej, poziom zatrudnienia aktualny na dzień 1 stycznia 2008r. należy pomniejszyć odpowiednio o liczbę pośredników pracy i doradców zawodowych zatrudnionych w okresie 6 miesięcy poprzedzających początek realizacji projektu, w przypadku których beneficjent wykazał jednoznaczny związek zatrudnienia z realizowanym projektem. B) Badanie przyrostu zatrudnienia pośredników pracy i doradców zawodowych netto dokonywane jest w skali całego okresu objętego wsparciem (lata 2008-2015 1 ), nie zaś w skali jednego roku, co oznacza, że w perspektywie jednorocznej (w poszczególnych miesiącach danego roku) dopuszczalny jest okresowy spadek globalnego poziomu zatrudnienia na ww. stanowiskach w ramach urzędu do poziomu zatrudnienia równego lub niższego niż stan aktualny na dzień 1 stycznia 2008r. Jednocześnie, obniżenie całkowitego poziomu zatrudnienia pośredników pracy i doradców zawodowych w danym urzędzie w stosunku do poziomu referencyjnego z dnia 1 stycznia 2008r. powinno mieć co do zasady charakter przejściowy oraz wynikać z uzasadnionych przesłanek 1 Wzrost zatrudnienia będzie zweryfikowany zgodnie z datą zakończenia realizacji projektu. Jednocześnie, powiatowe urzędy pracy, powinny poszukiwać dodatkowych źródeł, które pozwolą im na utrzymanie zwiększonego poziomu zatrudnienia po zakończeniu finansowania z EFS, w celu zapewnienia trwałości udzielanego wsparcia. 5
niezależnych od działań podejmowanych w ramach projektu. Lata 2009-2010 powinny być traktowane jako okres przejściowy, który pozwoli urzędowi przygotować się do osiągnięcia docelowego przyrostu zatrudnienia wynikającego z założeń realizowanych projektów. C) Przyrost zatrudnienia w ramach danego urzędu powinien być zawsze badany w odniesieniu do poziomu referencyjnego aktualnego na dzień 1 stycznia 2008r., niezależnie od zmian w poziomie zatrudnienia, wynikających m.in. z dostosowania do standardu określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. D) Instytucja Zarządzająca dopuszcza możliwość zatrudnienia w ramach projektu pośredników pracy i doradców zawodowych zagrożonych utratą zatrudnienia w wyniku redukcji etatów spowodowanej dostosowaniem poziomu zatrudnienia w urzędzie do standardów wynikających z rozporządzenia, jak również innych pracowników urzędu zatrudnionych poprzednio na odrębnych stanowiskach. Przyrost zatrudnienia netto powinien być badany oddzielnie dla każdej z kategorii pracowników kluczowych (doradców zawodowych i pośredników pracy). UWAGA: Przyrost netto liczby stanowisk pracy należy wykazać we wniosku o dofinansowanie projektu. Instytucja Pośrednicząca dopuszcza możliwość wystąpienia przez PUP z wnioskiem do IP o tymczasowe odstąpienie od zasady przyrostu netto zatrudnienia w PUP. Przedmiotowy wniosek powinien zostać poprzedzony uzasadnieniem sytuacji kadrowej w danym PUP jednoznacznie wskazującym, że zagrożenie redukcją jest tymczasowe i wynika bezpośrednio z obniżenia limitów Funduszu Pracy przeznaczonych na finansowanie aktywnych form zatrudnienia, a także zawierać opinię Instytucji Pośredniczącej II stopnia w danej sprawie. Wnioski powinny być składane do IP za pośrednictwem IP2. W razie potrzeby dany PUP może zawrzeć we wniosku o odstąpieniu od zasady przyrostu netto zatrudnienia w PUP propozycję zatrudnienia w ramach projektu realizowanego w Poddziałaniu 6.1.2 pośredników i doradców zawodowych zagrożonych utratą zatrudnienia, zgodnie ze stanowiskiem IZ zawartym w piśmie z dnia 21.01.2009 r. znak DZF-I-9220-83- PM/09. - szkolenia, doradztwo oraz dofinansowanie studiów podyplomowych, studiów licencjackich i studiów magisterskich uzupełniających dla kadr publicznych służb zatrudnienia działających na terenie regionu, powiązane bezpośrednio z potrzebami oraz ze specyfiką realizowanych przez nie zadań w zakresie aktywizacji zawodowej osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Wsparcie szkoleniowo- doradcze powinno być kierowane przede wszystkim do pracowników wykonujących zadania bezpośrednio związane z aktywizacją zawodową osób bezrobotnych. Do grupy tej nie należy zaliczać pracowników administracyjno- biurowych PSZ, jak również pracowników zajmujących się obsługą projektów finansowanych ze 6
środków EFS (o ile zakres ich obowiązków służbowych ogranicza się wyłącznie do powyższych czynności związanych z obsługą projektów). Podstawowym kryterium decydującym o skierowaniu danego pracownika PSZ do udziału w projekcie powinna być analiza zadań wykonywanych przez tego pracownika na stanowisku pracy, uzasadniona rzeczywistymi potrzebami danego urzędu w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych personelu zajmującego się bezpośrednio obsługą osób zarejestrowanych jako bezrobotne lub poszukujące pracy, nie zaś przynależność do jednej z kategorii pracowników kluczowych wymienionych w art. 91 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnieni i instytucjach rynku pracy. UWAGA: Wsparcie szkoleniowo-doradcze organizowane w ramach projektu powinno zakładać rozwijanie kwalifikacji zawodowych w zakresie obsługi i wspierania osób niepełnosprawnych i osób powyżej 50 roku życia. III. Informacje ogólne 3.1. Informacje o konkursie 3.1.1 Projekty, na które ogłaszany jest nabór wniosków, realizowane są w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działania 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałania 6.1.2 Wsparcie powiatowych i wojewódzkich urzędów pracy w realizacji zadań na rzecz aktywności zawodowej osób bezrobotnych w regionie. 3.1.2 Funkcję Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki pełni Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie, ul. Wspólna 2/4, kod pocztowy 00-926. 3.1.3 Projekty realizowane są w ramach komponentu regionalnego PO Kapitał Ludzki. Funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu VI w województwie pomorskim pełni Departament Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim przy ul. Augustyńskiego 2, 80-819 Gdańsk. Funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Działania 6.1 w województwie pomorskim pełni Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku przy ul. Podwale Przedmiejskie 30, 80-824 Gdańsk. 3.1.4 Konkurs ogłasza Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku zwany dalej Instytucją Organizującą Konkurs (IOK). 3.1.5 Projekty dofinansowywane są ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu państwa. 7
3.2. Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów 3.2.1 Kwota środków przeznaczona na konkurs nr 01/POKL/6.1.2/2011 to 8 779 893,59 PLN Ogółem: w tym wsparcie finansowe EFS: w tym wsparcie finansowe krajowe: 8 779 893,59 PL 7 462 909,55 PL 1 316 984,04 PL 3.2.2 Rezerwa na odwołania i negocjacje: 877 989,36 PL Ustala się rezerwę finansową, w wysokości 10 % wartości konkursu (tj. 877 989,36 PLN) na negocjacje oraz na zawarcie umów na realizację projektów które zostały zakwalifikowane do dofinansowania w wyniku pozytywnego rozpatrzenia protestu, odwołania lub skargi, z której 5 % przeznacza się na negocjacje oraz 5 % na zawarcie umów z wnioskodawcami, którzy pozytywnie przeszli procedurę odwoławczą. W przypadku, gdy rezerwa finansowa nie zostanie wykorzystana pozostałe z niej środki przeznacza się na: dofinansowanie kolejnego wniosku z zatwierdzonej listy rankingowej lub na kolejny konkurs. Decyzję w ww. zakresie podejmuje Dyrektor IOK bądź osoba upoważniona do działania w jego imieniu. 3.3. Forma finansowania i zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy 3.3.1 Projekty finansowane są ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu JST lub FP. 3.3.2 Maksymalny poziom dofinansowania projektu wynosi 85% jego wartości. Ubiegający się o dofinansowanie zobowiązany jest wnieść wkład własny w wysokości 15% ogólnej kwoty wydatków kwalifikowanych projektu. O źródle finansowania wymaganego wkładu własnego (FP lub budżet JST) decyduje beneficjent, z zastrzeżeniem przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w części dotyczącej Funduszu Pracy. Jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacja programów operacyjnych (Dz. U. z 2007 r., Nr 175, poz. 1232) zmienionego Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 14 lipca 2009 r. (Dz. U. Nr 114, poz. 954), zwolnione są z obowiązku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. 3.3.3 Środki na realizację projektu wypłacane są w formie zaliczki jako płatność budżetu środków europejskich w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS. Środki przekazywane są na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowie 8
o dofinansowanie projektu. O ile to możliwe, płatności w ramach projektu powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku. 3.3.4 Pierwsza transza (n) środków na realizację projektów jest wypłacana w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności. W uzasadnionych przypadkach (np. w przypadku projektów krótkich lub o bardzo niskiej wartości) wysokość pierwszej transzy może dotyczyć 100% wartości dofinansowania na dany projekt. Decyzję w tym zakresie podejmuje Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku. 3.3.5 Warunkiem przekazania drugiej transzy (n+1) jest złożenie wniosku o płatność rozliczającego pierwszą transzę, jego zweryfikowanie przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku oraz spełnienie następujących warunków: - wykazanie w tym wniosku o płatność wydatków kwalifikowanych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez beneficjenta dalszych wyjaśnień; - brak przesłanek do rozwiązania umowy z danym beneficjentem w trybie natychmiastowym. 3.3.6 Przekazanie kolejnej transzy (n+2) jest możliwe po spełnieniu następujących warunków: - zatwierdzenie wniosku o płatność rozliczającego przedostatnią transzę (n); - złożenie przez beneficjenta i zweryfikowanie przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku pierwszej wersji wniosku o płatność rozliczającego ostatnią transzę (n+1), w którym wykazano wydatki kwalifikowane w wysokości co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez beneficjenta dalszych wyjaśnień; - nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy z danym beneficjentem w trybie natychmiastowym. Kolejne transze dofinansowania są przekazywane z odpowiednim uwzględnieniem powyższego schematu. UWAGA: Szczegółowe informacje na temat sposobu finansowania projektów, przekazywania środków finansowych oraz rozliczenia poniesionych wydatków określają Zasady finansowania PO Kapitał Ludzki z dnia 21 grudnia 2010 r. wchodzące w skład dokumentu System Realizacji PO Kapitał Ludzki, dostępne na stronie internetowej: www.efs.gov.pl oraz www.wup.gdansk.pl 3.4. Procedura wyboru projektów do realizacji 3.4.1 Konkurs otwarty: Konkurs ma charakter otwarty (konkurs otwarty pozwala na ciągły nabór projektów, a tym samym w przypadku odrzucenia wniosku aplikacyjnego daje Beneficjentom możliwość złożenia nowego wniosku po naniesieniu poprawek). Nabór wniosków o dofinansowanie realizacji projektów będzie prowadzony od 19 października 2011r. od godziny 8.00 do wyczerpania alokacji środków finansowych przeznaczonych na Poddziałanie 6.1.2 PO KL określonych w Planie Działania na rok 2011 dla Priorytetu VI w woj. pomorskim. Po wyczerpaniu alokacji środków finansowych konkurs zostanie zamknięty. 9
UWAGA: IOK na bieżąco monitoruje ilość złożonych wniosków oraz stopień wykorzystania alokacji przeznaczonej na konkurs. Z chwilą, gdy łączna wartość wniosków złożonych w odpowiedzi na konkurs nr 01/POKL/6.1.2/2011 przekroczy równowartość 100% alokacji dostępnej w danym konkursie, IOK może podjąć decyzję o zawieszeniu konkursu (wstrzymaniu naboru wniosków). Informacja o przyczynach i terminie zawieszenia konkursu zostanie podana do wiadomości publicznej nie później niż na 5 dni przed planowaną datą zawieszenia konkursu w siedzibie IOK, a także za pośrednictwem strony internetowej IOK oraz ogłoszenia prasowego w dzienniku o zasięgu co najmniej regionalnym. Wniosek o dofinansowanie projektu, który zostanie złożony do IOK po terminie zawieszenia konkursu nie będzie podlegał ocenie (formalnej i merytorycznej). Projektodawca otrzyma pismo informujące go o tym przypadku. Jeżeli alokacja dostępna w danym konkursie zostanie rozdysponowana w wyniku przeprowadzonej przez KOP oceny wniosków złożonych do dnia podjęcia przez IOK decyzji o zawieszeniu konkursu, zawieszenie konkursu będzie równoznaczne z jego zamknięciem. Wnioski złożone po zakończeniu naboru nie będą rozpatrzone. Jeżeli alokacja dostępna w danym konkursie nie zostanie w całości wykorzystana na dofinansowanie wniosków złożonych do dnia podjęcia przez IOK decyzji o zawieszeniu konkursu, wówczas IOK poda do wiadomości publicznej informacje o przywróceniu naboru wniosków o dofinansowanie. Informacja ta dostępna będzie w siedzibie IOK a także za pośrednictwem strony internetowej IOK oraz ogłoszenia prasowego w dzienniku o zasięgu co najmniej regionalnym. Wnioski o dofinansowanie realizacji projektów będą przyjmowane w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 15:00 w siedzibie Instytucji Pośredniczącej II stopnia w Kancelarii Ogólnej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, ul. Podwale Przedmiejskie 30, 80-824 Gdańsk, pokój nr 218, II piętro. Wnioski można składać osobiście oraz nadsyłać pocztą lub przesyłką kurierską. W przypadku wniosków nadsyłanych pocztą lub przesyłką kurierską o przyjęciu wniosku decyduje data i godzina wpływu wniosku do Kancelarii Ogólnej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku. 3.4.2 Złożenie wniosku o dofinansowanie projektu: Wnioskodawca składa 2 papierowe egzemplarze wniosku: oryginał + kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wszystkie osoby wskazane w punkcie 2.6 wniosku o dofinansowanie, albo 2 oryginały opatrzone pieczęciami (pieczęć firmy oraz pieczęć imienna wszystkich osób wskazanych w punkcie 2.6 wniosku) i czytelnie podpisane (imieniem i nazwiskiem - w przypadku braku imiennej pieczęci wszystkich osób z punktu 2.6 wniosku) w części V wniosku Oświadczenie przez wszystkie osoby do tego uprawnione (wskazane w pkt. 2.6 wniosku o dofinansowanie), oraz 1 wersję elektroniczną (na płycie CD/DVD) tylko i wyłącznie w formacie XML (ZIP_POKL). Wydruk wniosku powinien nastąpić z pliku PDF, utworzonego za pomocą aplikacji Generator Wniosków Aplikacyjnych. Ponadto w przypadku partnerstwa krajowego Oświadczenie (V część wniosku) podpisują czytelnie (imieniem i nazwiskiem - w przypadku braku imiennej pieczęci) również osoby reprezentujące poszczególnych partnerów wymienionych we wniosku o dofinansowanie projektu (w pkt. 2.8 wniosku o dofinansowanie projektu). 10
Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu w wersji papierowej (2 egzemplarze) i elektronicznej należy złożyć w jednym segregatorze w zamkniętej kopercie oznaczonej zgodnie z poniższym wzorem: Nazwa i adres beneficjenta (projektodawcy) Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku ul. Podwale Przedmiejskie 30 80-824 Gdańsk Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu: wpisać tytuł projektu. Konkurs numer 01/POKL/6.1.2/2011 w ramach Poddziałania 6.1.2 Wsparcie powiatowych i wojewódzkich urzędów pracy w realizacji zadań na rzecz aktywizacji zawodowej osób bezrobotnych w regionie Płyta z wersją elektroniczną powinna być opatrzona opisem zawierającym: 3.4.3 Ocena formalna wniosku o dofinansowanie projektu: Instytucja Organizująca Konkurs dokona oceny formalnej wniosku mającej na celu sprawdzenie, czy dany wniosek spełnia ogólne kryteria formalne oraz kryteria dostępu weryfikowane na etapie oceny formalnej. Szczegółowa informacja, które uchybienia formalne weryfikowane na etapie oceny formalnej podlegają korektom lub uzupełnieniom, a które nie podlegają korektom ani uzupełnieniom i tym samym skutkują bezwzględnym odrzuceniem wniosku na etapie oceny formalnej, znajduje się w części V dokumentacji konkursowej, rozdział 5.1 Ogólne kryteria formalne. W przypadku nie spełnienia kryteriów dostępu weryfikowanych na etapie oceny formalnej wniosek jest odrzucany. 11
Ocena formalna dokonana zostanie na formularzu Karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL (zał. nr 6.2 do Dokumentacji Konkursowej) w terminie 14 2 dni od daty złożenia wniosku. O wyniku oceny formalnej beneficjent zostanie powiadomiony stosownym pismem (wraz z pouczeniem o możliwości złożenia protestu - w przypadku negatywnej oceny wniosku o dofinansowanie) w ciągu 5 dni od dokonania oceny formalnej wniosku (tj. złożenia przez przełożonego podpisu na Karcie oceny formalnej). 3.4.4 Ocena merytoryczna wniosku o dofinansowanie projektu: Komisja Oceny Projektów powołana przez Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku dokona oceny merytorycznej wniosków, które zostaną pozytywnie ocenione w trakcie oceny formalnej. Ocena merytoryczna prowadzona będzie w oparciu o ogólne kryteria merytoryczne, horyzontalne, i dostępu (weryfikowane na etapie oceny merytorycznej) określone w rozdziale V Dokumentacji. W przypadku niespełnienia ogólnych kryteriów horyzontalnych i dostępu (weryfikowanych na etapie oceny merytorycznej) wniosek jest odrzucany. Za stopień w jakim wniosek wypełnia ogólne kryteria merytoryczne w trakcie oceny merytorycznej przyznawane będą oceny punktowe zgodnie z metodologią stosowania kryteriów wyboru projektów określoną w rozdziale V Dokumentacji Konkursowej. Każdy wniosek może otrzymać maksymalnie 100 punktów. W ramach konkursu 01/POKL/6.1.2/2011 IP2 nie określa kryteriów strategicznych. 3.4.5 Lista rankingowa: Na podstawie oceny punktowej otrzymanej przez każdy z wniosków w trakcie oceny merytorycznej Instytucja Organizująca Konkurs przygotuje listę rankingową projektów, na której umieszczone zostaną projekty w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów. O wyborze projektu do realizacji decyduje pozycja (liczba punktów) jaką dany projekt uzyska na liście rankingowej. Nie jest możliwy wybór do realizacji projektu, który uzyskał mniej niż 60 punktów ogółem i/lub mniej niż 60% punktów możliwych do uzyskania w każdym punkcie oceny, zgodnie z Kartą oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego POKL (zał. nr 6.3 do Dokumentacji Konkursowej). Projekty niespełniające co najmniej jednego z kryteriów dostępu weryfikowanych na etapie oceny merytorycznej i/lub kryteriów horyzontalnych umieszczane są na liście rankingowej z liczba punktów wynoszącą 0 jako projekty niespełniające wymagań minimalnych, aby uzyskać dofinansowanie. Przed zawarciem umowy o dofinansowanie projektu Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku zastrzega sobie możliwość podjęcia negocjacji z wybranymi podmiotami ubiegającymi się o dofinansowanie realizacji projektu w celu wprowadzenia niezbędnych zmian do projektu. 3.4.6 Umowa o dofinansowanie projektu: Podstawą zobowiązania beneficjenta (projektodawcy) do realizacji projektu jest umowa o dofinansowanie projektu, której załącznikiem jest wniosek złożony do konkursu i wybrany do realizacji (z ewentualnymi zmianami wynikającymi z negocjacji podjętych przez Instytucję Organizującą Konkurs). Wzór umowy o dofinansowanie projektu stanowi załącznik nr 6.4 do Dokumentacji. Podpisując umowę o dofinansowanie projektu ubiegający się o dofinansowanie zobowiązuje się realizować projekt zgodnie z zasadami określonymi w dokumencie System Realizacji PO KL oraz 2 Ilekroć w Dokumentacji Konkursowej jest mowa o dniach należy przez to rozumieć dni robocze (nie dotyczy procedury odwoławczej). 12
innymi dokumentami i wytycznymi Instytucji Zarządzającej wymienionymi w części I dokumentacji konkursowej. Ww. dokumenty dostępne są na stronie internetowej: www.efs.gov.pl oraz www.wup.gdansk.pl Po zatwierdzeniu listy rankingowej Zarząd Województwa Pomorskiego, tj. organ zatwierdzający listę rankingową, może zdecydować o nieprzyznaniu dofinansowania danemu projektodawcy w przypadku zaistnienia nowych, nieznanych osobie oceniającej na etapie oceny wniosku o dofinansowanie okoliczności uzasadniających podjęcie takiej decyzji, m.in.: brak wystarczającego potencjału finansowego i/lub kadrowego danego projektodawcy (zgodnie z kryteriami wyboru projektów zawartymi w dokumentacji konkursowej) niezbędnego do realizacji wszystkich złożonych przez tego projektodawcę projektów, które uzyskały dofinansowanie, ujawnienie podania przez projektodawcę nieprawdziwych informacji we wniosku o dofinansowanie, rekomendowanie do dofinansowania więcej niż jednego projektu w tym samym zakresie rozumianym jako typy działań w projekcie skierowanego do tej samej grupy docelowej (w sytuacji, gdy realizacja więcej niż jednego projektu skierowanego do tej samej grupy docelowej jest nieuzasadniona). W takim przypadku dofinansowanie otrzymuje ten projekt (lub projekty), który uzyskał największą liczbę punktów. UWAGA: IOK odstępuje od podpisania umowy o dofinansowanie projektu w przypadku, gdy zmniejszenie wnioskowanej kwoty dofinansowania ustalone w wyniku negocjacji byłoby wyższe niż 25% początkowej wartości projektu. IV. Wymagania konkursowe 4.1. Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu 4.1.1 O dofinansowanie projektu mogą ubiegać się Powiatowe Urzędy Pracy z terenu województwa pomorskiego. 4.1.2 O dofinansowanie nie mogą ubiegać się podmioty podlegające wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, tj. podmioty, które w ciągu 3 ostatnich lat dopuściły się wykorzystania środków publicznych niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystania z naruszeniem właściwych procedur lub pobrania ich nienależnie lub w nadmiernej wysokości. 4.1.3 O dofinansowanie nie mogą ubiegać się podmioty, które zalegają z uiszczeniem podatków, jak również z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, Fundusz Pracy, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych lub innych należności wymaganych odrębnymi przepisami. 13
4.1.4 O dofinansowanie nie mogą ubiegać się podmioty, których łączny obrót projektodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) nie jest równy lub wyższy od rocznych wydatków w projekcie. 3 4.2. Wymagania odnośnie grupy docelowej i rodzaju wsparcia 4.2.1 Wymagania odnośnie grupy docelowej: Projekty realizowane w ramach konkursu w Poddziałaniu 6.1.2 muszą być skierowane bezpośrednio do następujących grup odbiorców: - Powiatowe Urzędy Pracy z terenu województwa pomorskiego; - pracownicy Powiatowych Urzędów Pracy z terenu województwa pomorskiego. 4.3. Wymagania czasowe i obszaru realizacji projektu 4.3.1 Wymagania czasowe: Okres realizacji projektu PO KL, a tym samym okres kwalifikowania wydatków w ramach danego projektu, określa umowa o dofinansowanie projektu zawarta z beneficjentem. Okres ten nie może być wcześniejszy niż data złożenia w IOK wniosku o dofinansowanie. Końcowa data kwalifikowalności wydatku określona w umowie może zostać zmieniona w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek beneficjenta, za zgodą IOK, na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie. Możliwe jest również ponoszenie wydatków po okresie realizacji projektu określonym we wniosku o dofinansowanie, pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu i zostaną uwzględnione we wniosku o płatność końcową. UWAGA: Należy zwrócić uwagę, że do chwili podpisania umowy na dofinansowanie realizacji projektu ponoszenie wydatków na rzecz projektu odbywa się na wyłączną odpowiedzialność wnioskodawcy. Refundacja tych kosztów, w przypadku nie podpisania umowy, nie jest możliwa. W przypadku, gdy okres realizacji projektu zawarty we wniosku o dofinansowanie projektu na skutek opóźnień w ocenie wniosku zakłada rozpoczęcie realizacji projektu przed terminem zawarcia umowy o dofinansowanie istnieje możliwość dostosowania okresu realizacji projektu do terminu podpisania umowy o dofinansowanie. Ww. zmiana może nastąpić na pisemny wniosek IOK lub na pisemny wniosek beneficjenta. 3 Ocena potencjału finansowego dokonywana jest w kontekście planowanych rocznych wydatków w projekcie (zgodnie z budżetem projektu). Polega ona na porównaniu rocznego poziomu wydatków z rocznymi obrotami projektodawcy albo w przypadku projektów partnerskich z rocznymi łącznymi obrotami projektodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) za poprzedni zamknięty rok obrotowy. W przypadku, gdy projekt trwa dłużej niż jeden rok kalendarzowy należy wartość obrotów odnieść do roku realizacji projektu, w którym wartość planowanych wydatków jest najwyższa. Jednocześnie, za obrót należy przyjąć sumę przychodów uzyskanych przez podmiot na poziomie ustalania wyniku na działalności gospodarczej tzn. jest to suma przychodów ze sprzedaży netto, pozostałych przychodów operacyjnych oraz przychodów finansowych. W przypadku podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej i jednocześnie niebędących jednostkami sektora finansów publicznych jako obroty należy rozumieć wartość przychodów (w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego dofinansowania na realizację projektów), a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych wartość wydatków poniesionych w poprzednim roku przez danego projektodawcę/partnera. 14
Okres realizacji projektu: - maksymalny okres realizacji projektu - nie dłuższy niż do dnia 31 grudnia 2013r. 4.3.2 Obszar realizacji projektu: W celu zagwarantowania, że działania projektowe będą oddziaływały na poprawę sytuacji na rynku pracy w województwie pomorskim projekty muszą być realizowane na obszarze województwa pomorskiego, czyli: działania i zadania zaplanowane przez Projektodawcę muszą być realizowane na obszarze województwa pomorskiego, przez co należy rozumieć konieczność umiejscowienia odpowiedniego typu projektu realizowanego na rzecz grup docelowych z terenu województwa pomorskiego w granicach woj. pomorskiego. 4.4. Wymagania finansowe 4.4.1 Minimalna wartość projektu wynosi 50 000 PL. 4.4.2 Wkład własny Beneficjenta wynosi 15% i pochodzi ze środków budżetu właściwej jednostki samorządu terytorialnego szczebla lokalnego lub ze środków Funduszu Pracy. 4.4.3 Podmiot realizujący projekt ponosi wydatki związane z jego realizacją zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL określonych w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22.11.2010 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4.4.4 Do wydatków, które nie mogą zostać uznane za kwalifikowalne należą: a) podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe, tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; b) zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury; c) zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu, o których mowa w podrozdziale 4.13 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL z dnia 22 listopada 2010 r., oraz sprzętu którego wartość początkowa jest niższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych, tj. 350 zł; d) odsetki od zadłużenia. e) koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut; f) wydatki poniesione na zakup środków trwałych, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających datę zakupu środka przez Beneficjenta; g) koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd; h) wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe; i) wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu. 15
j) koszty kredytu k) zgodnie z zasadami przyjętymi przez Instytucję Zarządzającą, niekwalifikowalne są - wydatki poniesione ze środków publicznych w ramach wkładu własnego przekraczające na zakończenie projektu 15% poniesionych i zatwierdzonych wydatków kwalifikowanych sfinansowanych ze środków publicznych, - inne wydatki o ile tak stanowią Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL z dnia 22 listopada 2010r. Podejmując decyzje o uznaniu wydatku za niekwalifikowany, podmiot będący stroną umowy bierze pod uwagę znaczenie uszczerbku dla prawidłowej realizacji projektu i osiągnięcia jego celu. Nie dotyczy to taryfikatora korekt, o których mowa w sekcji 3.1.3 pkt. 3 Wytycznych. Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent. Szczegółowe informacje, m.in. na temat zasad kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL, sposobu kalkulacji budżetu projektu, zasad stosowania cross-financingu określają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22.11.2010 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dostępne na stronie internetowej: www.wup.gdansk.pl i www.efs.gov.pl 4.5. Oddziaływanie projektu 4.5.1 Oddziaływanie projektu: W punkcie 3.5 wniosku o dofinansowanie realizacji projektu należy opisać, w jaki sposób osiągnięcie celu głównego projektu przyczyni się (w stopniu zależnym od skali wsparcia przewidzianego w projekcie) do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji Priorytetu PO KL, w ramach którego składany jest wniosek o dofinansowanie. Opis nie może być jednak tożsamy z zapisami Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. 4.5.2 Wartość dodana projektu: We wniosku należy także wskazać wartość dodaną projektu, która wynika z ogólnego opisu projektu i zazwyczaj związana jest z osiągnięciem dodatkowych wskaźników lub produktów, nie wynikających bezpośrednio z celów projektu i z realizowanych w jego ramach zadań. Wartość dodana powinna wiązać się z osiągnięciem zakładanych efektów realizacji PO KL. Jej charakter zależny jest ściśle od projektu i środowiska, w jakim ma być realizowany. Przez wartość dodaną można rozumieć w szczególności: - osiągnięcie wskaźników lub produktów innych niż wskaźniki lub produkty osiągane w ramach dotychczasowych działań realizowanych bez wsparcia EFS, które są mierzalne należy wówczas wykazać związek między tymi wskaźnikami lub produktami a dodatkowym wsparciem z EFS, - osiągnięcie dodatkowych wskaźników, takich jak wyższe lub uzupełniające kwalifikacje, potwierdzone stosownym świadectwem lub dyplomem (jeżeli uzyskanie tych kwalifikacji nie jest przewidziane w projekcie tzn. nie jest elementem realizowanych w projekcie zadań i ich etapów, jak również ich wydanie nie zostało przewidziane w budżecie projektu), - utworzenie dodatkowej liczby nowych miejsc pracy, 16
- dostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia z EFS (nie uwzględnionych w dotychczas oferowanych w ramach środków publicznych), - przedsięwzięcia, które są uzupełnieniem dotychczasowej polityki o nowe, innowacyjne elementy, - wsparcie dotychczasowej działalności projektodawcy, która bez EFS zostałaby poważnie ograniczona lub przełożona w czasie, - inwestycje w takie zadania, których nie udałoby się zrealizować przy wykorzystaniu wyłącznie środków krajowych, - kompleksowe wsparcie ukierunkowane na rozwiązanie problemów nie wynikających bezpośrednio z sytuacji na rynku pracy, - świadczenie usług o wysokiej jakości, które bez EFS nie mogłyby zostać wdrożone, - wzrost stopnia świadomości w zakresie zasady równości szans płci, - zwiększenie liczby osób mających dostęp do szkoleń, zatrudnienia subsydiowanego, kształcenia ustawicznego i innych form wsparcia współfinansowanych z EFS. 4.6. Wymagania dotyczące partnerstwa 4.6.1 W celu wspólnej realizacji projektów w ramach Podziałania 6.1.2 mogą być tworzone partnerstwa, przez podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt partnerski. Realizacja projektów w partnerstwie musi być zgodna z zapisami dokumentu opracowanego przez Instytucję Zarządzającą Zakres realizacji projektów partnerskich określonym przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2011r., w którym m.in. wskazano podstawowe zasady oraz wymogi dotyczące partnerstwa w projektach PO KL. 4.6.2 Partnerstwo w projekcie: Partnerstwo w rozumieniu ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, oznacza nieinstytucjonalne porozumienie autonomicznych podmiotów, realizujących wspólnie konkretny projekt. Partnerami w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki mogą być: wszystkie podmioty uprawnione do składania wniosków spełniające definicję beneficjenta (niezależnie od tego czy są, lub czy nie są wymienione w danym Działaniu lub Poddziałaniu Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL), jednostki niespełniające definicji beneficjenta na zasadach określonych w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucją Zarządzającą PO KL. Partnerstwa nie stanowi podmiot zrzeszający instytucjonalnie organizacje i instytucje jak np. związek stowarzyszeń lub stowarzyszenie lokalna grupa działania 4. W tym przypadku mamy do czynienia z jednym, odrębnym od tworzących go instytucji podmiotem. Nie wyklucza to przypadku, gdy do tworzonego partnerstwa zgłasza akces grupa podmiotów (np. inne partnerstwo, konsorcjum, związek itp.), reprezentującą określone środowisko czy zrzeszającą określone 4 Lokalne Grupy Działania w formie stowarzyszenia tworzone są na podstawie art. 15 ustawy z dnia 7 marca 2007 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (Dz. U z. 2007 r. Nr 64, poz. 427 z późn. zm.). 17
organizacje. Projektodawca może negocjować z całą grupą, ale we wniosku o dofinansowanie jak również w umowie partnerskiej podmioty te są określane indywidualnie. ie może zostać zawarte partnerstwo jednostek pomiędzy którymi istnieje podległość, tj. partnerstwo podmiotu z jego własną jednostką organizacyjną. W przypadku administracji samorządowej i rządowej oznacza to, iż organ administracji nie może uznać za partnera podległej mu jednostki budżetowej. Nie dotyczy to jednostek nadzorowanych oraz tych jednostek podległych, które na podstawie odrębnych przepisów mają osobowość prawną. Nie może być również zawarte partnerstwo pomiędzy podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą, gdy jeden podmiot posiada powyżej 50% udziałów drugiego podmiotu. Realizacja projektów partnerskich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wymaga spełnienia łącznie następujących warunków: posiadania lidera partnerstwa, który jest jednocześnie beneficjentem projektu (stroną umowy o dofinansowanie); uczestnictwa partnerów w realizacji projektu na każdym jego etapie, co oznacza również wspólne przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu oraz wspólne zarządzanie projektem, przy czym partner może uczestniczyć w realizacji tylko części zadań w projekcie; adekwatności udziału partnerów, co oznacza odpowiedni udział partnerów w realizacji projektu (wniesienie zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych odpowiadających realizowanym zadaniom); zawarcia pisemnej umowy lub porozumienia partnerów, określającego podział zadań i obowiązków pomiędzy partnerami. Partnerstwo oznacza powołanie w poszanowaniu zasady równości szans płci grupy sterującej, która w sposób demokratyczny, podejmuje decyzje o zasadniczych kwestiach związanych z realizacją projektu. Grupa Sterująca 5, jest organem wspierającym beneficjenta w jego działaniu. Dotyczy to głównie podejmowania strategicznych decyzji. Powinna być odpowiedzialna za długoterminowe zarządzanie projektem i jego monitoring. Oznacza to kontrolę realizacji projektu na poziomie strategicznym, weryfikację zgodności projektu z przyjętymi wcześniej celami i utrzymanie założonych ram: zakresu, kosztów i terminów czasowych. W przypadku jakichkolwiek zmian w projekcie muszą one być najpierw przedstawione grupie, a potem przez nią zatwierdzone. Grupa Sterująca ocenia i akceptuje, na zasadzie konsensusu, zaproponowane przez Beneficjenta (lidera projektu) działania dla realizacji projektu. Zajmuje się także ich koordynacją i spójnością z innymi realizowanymi projektami, jak również zmianami w zakresie składu personelu projektu. Niezależnie od podziału zadań i obowiązków w ramach partnerstwa odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu ponosi Beneficjent (lider partnerstwa), jako strona umowy o dofinansowanie. Dlatego też struktura zarządzania powinna wyraźnie oddzielać zarządzanie strategiczne (realizowane przez wszystkich partnerów) oraz zarządzanie administracyjne (administrowanie projektem przez beneficjenta). W przypadku projektów partnerskich realizowanych na podstawie umowy partnerskiej jednostka sektora finansów publicznych ubiegająca się o dofinansowanie dokonuje wyboru partnerów 5 Gremium to może mieć inną nazwę zgodnie z decyzją partnerów. 18
spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, w szczególności jest zobowiązana do: ogłoszenia otwartego naboru partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej; w ogłoszeniu powinien być wskazany termin co najmniej 21 dni na zgłoszenie partnerów; uwzględnienia przy wyborze partnerów: - zgodności działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa; - oferowanego wkładu potencjalnego partnera w realizację celu partnerstwa; - doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze; - współpracę z beneficjentem w trakcie przygotowania projektu podania do publicznej wiadomości informacji o stronach umowy o partnerstwie oraz zakresu zadań partnerów UWAGA: Ze sposobu wyboru partnera powinna zostać przygotowana odrębna pisemna informacja dokumentująca sposób wyboru partnera, która stanowi informację jawną do wglądu przez zainteresowane strony. IOK może przed zawarciem umowy o dofinansowanie projektu zwrócić się do Wnioskodawcy o przedstawienie powyższej informacji jak również dokumentacji o ogłoszeniu naboru. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów art. 28a ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, dotyczących wyłaniania partnera, IOK może zdecydować o nieprzyznaniu dofinansowania danemu Wnioskodawcy. Szczegółowe informacje dotyczące sposobu powołania partnerstw pomiędzy różnego rodzaju podmiotami zawarte są w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucją Zarządzającą PO KL. 4.6.3 Zapisy dotyczące partnerstwa we wniosku o dofinansowanie projektu: Informacja o planowanym partnerstwie oraz partnerach powinna znaleźć się we wniosku o dofinansowanie projektu. W szczególności dotyczy to: - punktu 2.8 Partnerzy, w którym wymienia się dane dotyczące wszystkich partnerów (nazwę, status prawny i adres siedziby). - punktu 3.3 Zadania, w którym należy wskazać i opisać zadania, za których realizację odpowiedzialny będzie/będą w całości lub częściowo partner/partnerzy. Z uwagi na fakt, że partnerstwo ma charakter zadaniowy, we wniosku o dofinansowanie projektodawca (lider partnerstwa) wskazuje zadania w podziale na ich części, które powinny być przypisane do partnera/poszczególnych partnerów. W uzasadnionych przypadkach dane zadanie może być realizowane przez więcej niż jednego partnera (w tym beneficjenta). Jednak w takim przypadku należy wyraźnie wyodrębnić podzadania przypisane poszczególnym partnerom. Do zadań opisanych w pkt. 3.3 wniosku projektodawca powinien odnieść się w punkcie 3.7 wniosku Opis sposobu zarządzania projektem, opisując rolę partnerów, w tym podział obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności lidera i partnerów w realizacji projektu. - punktu 3.4 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu (nie dotyczy konkursu nr 01/POKL/6.1.2/2011), - punktu 3.5 Oddziaływanie projektu, w którym przy opisywaniu wartości dodanej projektu wynikającej z ogólnego opisu projektu i zazwyczaj związanej z osiągnięciem dodatkowych 19
wskaźników lub produktów, nie wynikających bezpośrednio z celów projektu i z realizowanych w jego ramach zadań należy również odnieść się do efektów realizacji projektu w partnerstwie. - punktu 3.6 Potencjał i doświadczenie projektodawcy, w którym należy opisać, jakie jest doświadczenie projektodawcy i partnerów przy realizacji projektów o podobnej tematyce/podobnym zakresie. W tym punkcie przedstawiane są również informacje potwierdzające potencjał finansowy projektodawcy i partnerów do realizacji projektu. - punktu 3.7 Opis sposobu zarządzania projektem, w którym wskazuje się strukturę zarządzania projektem, ze szczególnym uwzględnieniem roli partnerów. W tej części musi być jasno sformułowana zasada i sposób wspólnego zarządzania projektem przez lidera i jego partnerów, poprzez Grupę Sterującą, o której mowa w Zakresie realizacji projektów partnerskich określonych przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. ależy również wykazać w przypadku partnerstwa jednostek publicznych i niepublicznych, w którym liderem jest jednostka publiczna informację o spełnieniu wymogów w zakresie przejrzystości i bezstronności w wyborze partnerów, określonych w art. 28a ustawy. Projektodawca będący jednostką sektora finansów publicznych w punkcie tym oświadcza, iż wniosek złożony w partnerstwie spełnia wymogi art. 28a ustawy. Ponadto w każdym wniosku o dofinansowanie projektu przewidzianego do realizacji w partnerstwie w pkt. 3.7 musi być zawarta informacja, że projektodawca i partnerzy przygotowali projekt wspólnie. - części V. Oświadczenie wniosku, w której dodatkowo zamieszczone jest oświadczenie partnerów o zapoznaniu się z informacjami zawartymi we wniosku oraz zobowiązanie do realizowania projektu zgodnie z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie. Oświadczenie podpisują osoby reprezentujące poszczególnych partnerów krajowych. 4.6.4 Umowa partnerska: Przed zawarciem umowy lub wydaniem decyzji o dofinansowaniu projektu, dokumentem wymaganym przez IOK jest umowa partnerska (porozumienie), szczegółowo określająca reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza wskazująca wiodącą rolę jednego podmiotu (beneficjenta/lidera) reprezentującego partnerstwo, który ostatecznie jest odpowiedzialny za realizację całości projektu oraz jego rozliczenie. Umowa taka powinna zawierać, co najmniej: cel partnerstwa; odpowiedzialność lidera/beneficjenta projektu oraz partnerów wobec osób trzecich za zobowiązania partnerstwa; zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu; plan finansowy w podziale na wydatki wszystkich uczestników partnerstwa oraz zasady zarządzania finansowego, w tym przepływów finansowych i rozliczania środków (w szczególności sposobu przekazywania przez beneficjenta środków finansowych na pokrycie niezbędnych, ponoszonych przez partnerów kosztów realizacji zadań w ramach projektu, zgodnie z rozdziałem VIII dokumentu: Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucją Zarządzającą PO KL). zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie; zasady podejmowania decyzji w partnerstwie (zasady wspólnego zarządzania); 20
pełnomocnictwo, lub upoważnienie do reprezentowania partnerów przez beneficjenta; sposób wewnętrznego monitorowania i kontroli realizacji projektu. Minimalny zakres umowy partnerskiej stanowi załącznik nr 6.11 do niniejszej Dokumentacji: Wzór umowy partnerskiej na rzecz realizacji Projektu nazwa projektu. 4.7 Wymagania dotyczące konkurencyjności i zlecania zadań 4.7.1 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL nakładają na beneficjentów PO KL obowiązek zapewnienia, aby wydatki były ponoszone w sposób przejrzysty i konkurencyjny. Beneficjent przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców. Przy udzielaniu zamówienia w ramach projektu beneficjent stosuje: ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (stanowiące załącznik nr 1 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL) lub zasadę konkurencyjności przy czy dotyczy to wszystkich podmiotów, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 4.7.2 Zasada konkurencyjności: Zasada konkurencyjności dotyczy wszystkich zamówień w ramach projektu przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto 6, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) wykonywanych na rzecz beneficjenta przez wykonawcę, tj. osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia. Zasady konkurencyjności nie stosuje się do: zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu, zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny. W celu zapewnienia ww. zasady beneficjent zobowiązuje się do: wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. Równocześnie 6 Wartość zamówienia ustalana jest zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, publikowanym na stronie Urzędu Zamówień Publicznych: www.uzp.gov.pl 21