KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ dla pracowników Komórka organizacyjna:... A. Środowisko wewnętrzne Środowisko wewnętrzne to: zarówno struktury wspierające zarządzanie (odpowiednia struktura organizacyjna, właściwe delegowanie uprawnień, świadomość zadań wrażliwych), kwalifikacje pracowników (kompetencje, doświadczenie, szkolenia), jak i postawy kierownictwa i pracowników (uczciwość, akceptacja dla systemu kontroli, przykład kierownictwa). Wszystkie te czynniki składają się na klimat panujący w jednostce i jej kulturę organizacyjną. 1.1 Czy jest Pan/Pani informowany/a o zasadach etycznego postępowania? 1. Przestrzeganie wartości etycznych procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów uzasadniających odpowiedź 1.2 Czy Pan/Pani rozumie, jakie zachowanie jest właściwe, a jakie niewłaściwe, jakie konsekwencje może spowodować niewłaściwe zachowanie, a także, jakie działania należy podjąć, jeżeli będzie Pan/ Pani świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie? 1.3 Czy kwestie uczciwego i etycznego postępowania poruszane są na spotkaniach kierownictwa z pracownikami? 1.4 Czy Pana/Pani zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych w Pana/Pani Wydziale przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? 1.5 Czy skargi, uwagi i propozycje pracowników oraz podmiotów zewnętrznych rozpatrywane są w jasny i zrozumiały sposób oraz bez zbędnej zwłoki? 1.6 Czy w razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa, kodeksu etyki, regulaminów, procedur lub zasad postępowania przyjętych w jednostce, podejmowane są odpowiednie kroki?
2. Kompetencje zawodowe 2.1 Czy Pan/Pani posiada aktualne pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 2.2 Czy posiada Pan/Pani wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania zadań? 2.3 Czy został sporządzony odpowiedni plan szkoleń stosownie do Pana/Pani potrzeb? 2.4 Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 2.5 Czy jest Pan/Pani informowany/a o jakości wykonywania przez Pana/Panią zadań oraz udzielane są Panu/Pani konstruktywne rady i wskazówki służących poprawie? 2.6 Czy istniejące w Urzędzie procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? 2.7 Czy proces rekrutacji jest jawny i otwarty dla wszystkich? 2.8 Czy przyjęte zasady awansowania i nagradzania zostały Panu/Pani jasno zakomunikowane? 3. Struktura organizacyjna 3.1. Czy struktura organizacyjna Pana/Pani Oddziału jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 3.2 Czy został określony w formie pisemnej zakres zadań Pana/Pani Oddziału w Wydziale, a także zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności w tym zakresie? 3.3 Czy ma Pan/Pani dostęp do aktualnego regulaminu organizacyjnego jednostki zawierającego zakres obowiązków i odpowiedzialności kierownictwa i poszczególnych Wydziałów? 4. Delegowanie uprawnień 4.1 Czy powierzenie uprawnień lub obowiązków dokonywane jest w drodze pisemnej, np. w formie upoważnienia czy pełnomocnictwa?
4.2 Czy przyjęcie uprawnień lub obowiązków towarzyszy przyjęciu odpowiedzialności za podejmowane decyzje lub dokonywane czynności? B. Cele i zarządzanie ryzykiem Niezbędnym warunkiem zarządzania ryzykiem jest określenie jasnych i spójnych celów całej jednostki. Dopiero po określeniu celów możliwa jest identyfikacja ryzyka, które może zagrozić ich osiągnięciu. Każde zidentyfikowane ryzyko powinno zostać poddane analizie pod kątem jego możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia. Następnie określany jest stosunek do ryzyka, czyli poziom ryzyka akceptowalny w danej sytuacji jednostki, oraz sposób reakcji na każde zidentyfikowane ryzyko. Ostatnim elementem w cyklu zarządzania ryzykiem jest wdrożenie zaplanowanych działań oraz ich monitorowanie. 5. Misja 5.1 Czy został określony ogólny cel istnienia Urzędu np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów uzasadniających odpowiedź 6. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 6.1 Czy w Urzędzie zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 6.2 Czy cele i zadania Urzędu na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą, których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 6.1 brzmi TAK 6.3 Czy Pana/Pani bezpośredni przełożony na bieżąco monitoruje stan zaawansowania realizacji powierzonych Panu/Pani zadań? 7. Identyfikacja, analiza i reakcja na ryzyko 7.1 Czy w Pana/Pani Oddziale w udokumentowany sposób identyfikuje się i analizuje zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)?
7.2 Czy w Pana/ Pani Oddziale w analizę ryzyka są zaangażowani wszyscy pracownicy? 7.3 Czy w Pana/Pani Oddziale zostały zaplanowane i wdrożone odpowiednie działania w stosunku do każdego ryzyka zgodnie z ustalonym rodzajem reakcji? C. Mechanizmy kontroli Na mechanizmy kontroli zarządczej składają się m.in. regulaminy, procedury, instrukcje, czynności czy zasady, za pomocą których zarządzający chcą zapewnić, że funkcjonowanie jednostki będzie przebiegać zgodnie z ich wytycznymi. Mechanizmy kontroli powinny występować w jednostce na wszystkich szczeblach zarządzania, a także stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Celem mechanizmów kontrolnych powinno być ograniczanie zidentyfikowanego ryzyka, którego jednostka nie może zaakceptować. 8. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 8.1 Czy ma Pana/Pani łatwy, bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie (np. poprzez intranet), które są niezbędne do wykonywania przez Pana/Panią obowiązków? 8.2 Czy dokumentacja jest prowadzona w Pana/Pani Oddziale w formie pisemnej i obejmuje wszystkie procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków i inne dokumenty w stopniu wystarczającym do realizowania przez Pana/Panią zadań? 9. Nadzór 9.1 Czy Pana/Pani bezpośredni przełożony w sposób jasny komunikuje Panu/Pani zakres ich obowiązków i odpowiedzialności (na piśmie)? 9.2 Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? 10. Ciągłość działalności 10.1 Czy w Pana/Pani Oddziale są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów uzasadniających odpowiedź
10.2 Czy został/a Pan/Pani zapoznany/a z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii? 11. Ochrona zasobów 11.1 Czy dostęp pracowników do siedziby, obiektów i pomieszczeń poza godzinami pracy jest ograniczony i kontrolowany? 11.2 Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pan/Pani w swojej pracy są Pana/Pani zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? 11.3 Czy ma Pan/Pani świadomość swojej odpowiedzialności za powierzone mienie oraz inne zasoby np.: dokumenty, druki, pieczęcie, oraz obowiązku w zakresie ich ochrony i właściwego wykorzystania? 12. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 12.1 Czy według Pana/Pani wiedzy w wydziale, zatwierdzaniu podlegają wszelkie wydatki przed ich dokonaniem oraz wszelkie zobowiązania przed ich zaciągnięciem? 12.2 Czy w Pana/Pani Oddziale, zostały wdrożone zasady i procedury służące zapewnieniu odpowiedniego podziału obowiązków? 12.3 Czy w Pana/Pani Oddziale, dokonuje się okresowych przeglądów zakresów czynności i upoważnień, aby upewnić się, że pracownicy wykonują swoje obowiązki zgodnie z przyjętymi w urzędzie zasadami? 13. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 13.1 Czy wg Pana/Pani wiedzy w urzędzie opracowano plan awaryjny na wypadek poważnych zaburzeń i przerw w poprawnym działaniu sprzętu, systemów, sieci, baz danych i aplikacji? 13.2 Czy został/a Pan/Pani odpowiednio przeszkolony/a i jest Pan/Pani świadomy/ swoich obowiązków w zakresie ochrony danych przechowywanych na nośnikach informatycznych? D. Informacja i komunikacja Kierownictwo oraz pracownicy powinni otrzymywać w odpowiedniej formie i odpowiednim czasie właściwe i rzetelne informacje niezbędne do wykonywania przez nich obowiązków. Konieczny jest
efektywny przepływ informacji wewnątrz jednostki, który powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji do odpowiednich osób, ale również prawidłowe zrozumienie tych informacji przez odbiorców. 14. Bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna 14.1 Czy w Pana/Pani opinii funkcjonują mechanizmy łatwego przepływu informacji wewnątrz urzędu zarówno w kierunku pionowym w dół i w górę struktury organizacyjnej jak i poziomym? 14.2 Czy w Pana/ Pani opinii funkcjonuje dobra komunikacja pomiędzy komórkami i osobami, których działalność jest ze sobą powiązana? 14.3 Czy według Pana/Pani w urzędzie funkcjonują formalne zasady kontaktów pracowników urzędu z przedstawicielami zewnętrznych podmiotów, czy każdy pracownik zna i rozumie te zasady oraz wie, czy i w jakim zakresie może takie kontakty utrzymywać? 14.4 Czy wszelkie skargi, sugestie, wnioski i zapytania są zbierane i przekazywane odpowiednim wydziałom? 15. Monitorowanie i ocena 15.1 Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Urzędzie zasad, procedur, instrukcji, itp.? procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów uzasadniających odpowiedź W polu Uwagi można wpisać wszelkie komentarze odnoszące się do postawionego pytania. Pole Uwagi można również wykorzystać do udzielenia odpowiedzi na pytanie takiej jak nie wiem lub nie mam wiedzy w tym zakresie.