Stargard 21.06.2017 r. Otrzymują wszyscy Wykonawcy ubiegający się o zamówienie publiczne: - Świadczenie usług pocztowych w obrocie miejscowym i krajowym na okres jednego roku - znak sprawy: EZ-MR30-17/2017. W dniach 20 21 czerwca 2017 roku do Zamawiającego wpłynęło następujące zapytanie: Pytanie 1 Formularz cenowy odnosi się do pojedynczych sztuk w poszczególnych pozycjach usług. Nie uwzględnia szacowanych przez Zamawiającego wolumenów przesyłek i paczek pocztowych do nadania w trakcie trwania umowy, co ma znaczący wotyw na określenie wartości formularza oferty. Brak wskazania dokładnego wolumenu przesyłek listowych oraz paczek pocztowych powoduje np. te Wykonawca, który zadeklaruje niski poziom ceny w usługach paczkowych (z których Zamawiający będzie korzystał znacznie rzadziej niż z przesyłek listowych) będzie miał niższą ofertę netto i brutto całego załącznika cenowego oferując jednocześnie np. znacznie wyższą cenę w usługach listowych (z których Zamawiający głównie korzysta i których cena będzie miała kluczowe znaczenie na ponoszone koszty usług pocztowych przez Zamawiającego). Jakie Zamawiający przyjmie kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty, mając na uwadze, że podsumowanie cen jednostkowych z Załącznika nr 1 do oferty nie daje możliwości wyboru najtańszej oferty cenowej? Przedstawiony w obecnej formie formularz cenowy, powoduje brak możliwości określenia ilości przesyłek jakie Zamawiający przewiduje nadać w ramach umowy, co ma znaczący wpływ na wycenę usługi, a takie działania stanowi przejaw niegospodarności Zamawiającego, gdyż jest niezgodne z normą art. 44 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Prosimy o modyfikację formularza cenowego w celu umożliwienia wyboru najkorzystniejszej dla Zamawiającego oferty. Zamawiający nie dopuszcza zmian w formularzu ofertowym załącznik nr 1. Pytanie 2 załączonym do zapytania ofertowego wzorze umowy 1 pkt. 5, Zamawiający napisał: Zamawiający przewiduje, iż z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności Zamawiającego część przesyłek będzie składana w toku postępowań administracyjnych (art. 57 5 pkt. 2 KPA), postępowań podatkowych (art. 12 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej), postępowań sądowych oraz postępowań sądowo-administracyjnych i wymaga aby, były one wnoszone w placówce operatora wyznaczonego. Zamawiający dopuszcza możliwość, aby Wykonawca, w imieniu i na rzecz Zamawiającego, nadawał te przesyłki w placówce operatora wyznaczonego, tego samego dnia, w którym Zamawiający nadał je u Wykonawcy. Dla potrzeb rozliczeń i wyodrębnienia przesyłek, które muszą być nadane w placówce operatora wyznaczonego, Zamawiający dostarczał będzie Wykonawcy oddzielne zestawienie przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego". Należy zwrócić uwagę, ze zgodnie z art. 35 ust. 1 Prawa Pocztowego do powierzenia innemu operatorowi dalszego wykonywania usługi konieczna jest umowa pomiędzy tymi operatorami zawarta w formie pisemnej. W związku z powyższym Zamawiający przed dokonaniem wyboru oferty powinien wymagać od wybranego Wykonawcy przedłożenia do wglądu w/w umowy z operatorem wyznaczonym. W związku z powyższym prosimy o dopisanie w/w wymogu w zapytaniu ofertowym. Zamawiający wymaga, aby dla potrzeb wykonania obowiązku, o którym mowa w 1 pkt. 5 zdanie drugie, Wykonawca posiadał zawartą pisemna umowę o współpracy z operatorem pocztowym wyznaczonym. Wykonawca na żądanie Zamawiającego okaże kopię zawartej umowy o współpracy w dniu zawarcia z Zamawiającym umowy na świadczenia usług pocztowych lub w toku jej realizacji. Pytanie 3 W formularzu ofertowym oraz w umowie będącej załącznikiem do formularza ofertowego jest informacja dotycząca warunków płatności: - 2 ust. 6 Zamawiający zobowiązuje się zapłacić fakturę VAT w terminie 30 dni, licząc od daty jej otrzymania przez Zamawiającego. Uprzejmie informujemy, że oczekiwany przez Zamawiającego zapis znacząco utrudnia Wykonawcy ustalenie prawidłowego terminu płatności faktury. W skrajnych przypadkach Zamawiający uchylając się od zapłaty może wydłużyć termin płatności faktury nie odbierając przesyłki z fakturą za zrealizowane usługi. W celu uniknięcia
nieprawidłowości w ustaleniu terminu zapłaty faktury, oraz gwarantując Wykonawcy zapłatę za faktycznie zrealizowane usługi, prosimy o modyfikację zapisu dotyczącego terminu płatności faktur. Poniżej propozycja zapisu: Należności wynikające z faktur VAT, Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 21 dni od daty jej wystawienia. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu. Zamawiający wyraża zgodę na przekazywanie faktur w formie elektronicznej, po wcześniejszym złożeniu Oświadczenia o akceptacji faktur elektronicznych. Pytanie 4 Zamawiający dopuszcza sytuację nadania przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego przesyłek w toku postępowań administracyjnych, postępowań podatkowych, postępowań sądowych oraz postępowań sądowoadministracyjnych. Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby w wyniku nadań powyższych przesyłek na dowodzie nadania przesyłki figurował inny podmiot niż Zamawiający, a na kopercie znajdowały się dane adresowe Zamawiającego? Ponadto czy Zamawiający wyraża zgodę, aby na dowodzie nadania przesyłki figurował inny podmiot niż Zamawiający oraz aby na kopercie znajdowały się dane adresowe innego podmiotu oraz informacja na rzecz (nazwa Zamawiającego)". Zamawiający wyraża zgodę, aby wykonawca zamieszczał na dowodzie nadania inne dane nadawcy niż Zamawiającego oraz aby na kopercie były zamieszczone dane Zamawiającego jako nadawcy lub dane innego podmiotu z zastrzeżeniem, że działa on na rzecz Zamawiającego. Zamawiający wymaga tylko, aby wykonawca wystawił jemu dowód nadania przesyłki u operatora wyznaczonego w tym samym dniu, w którym zamawiający nada przesyłkę u wykonawcy. Intencją zamawiającego jest, aby posiadał on niepodważalny dowód (do ewentualnych reklamacji w postępowaniu administracyjnym, podatkowym lub sądowym) nadania przesyłki rejestrowanej u operatora wyznaczonego. Pytanie 5 Czy Zamawiający może oszacować ilość udziału % przesyłek omawianych w pkt 2? Zamawiający szacuje że około 80 % wszystkich nadawanych przesyłek to przesyłki miejscowe, tj. przesyłki dostarczane do adresatów na terenie Stargardu. Pytanie 6 Wykonawca wnioskuje o dodanie do zapisów umowy poniższy zapis: W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym Załącznik nr 1, podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego w dniu nadania przesyłki cennika usług pocztowych Wykonawcy. Zamawiający nie wyraża zgody na dodanie powyższego zapisu. Pytanie 7 Czy zamawiający będzie skłonny dzielić przesyłki na obszar: - miejscowy (teren Miasta Stargard) - zamiejscowy (pozostały obszar kraju)? Tak, Zamawiający będzie dzielił przesyłki na miejscowe i zamiejscowe. Pytanie 8 Czy dla potrzeb kalkulacji ceny Wykonawca może uznać, że 80% korespondencji jest kierowana na obszar miasta Stargard, a 20% korespondencji na pozostały obszar kraju? Zgodnie z odpowiedzią do pytania nr 5. Pytanie 9 Czy Zamawiający będzie skłonny dokonać zmiany terminu doręczenia dla przesyłek ekonomicznych: - Obszar miejscowy: D+2 (dot. doręczenia przesyłek na cały obszar województwa zachodniopomorskiego) D+2. gdzie D jest dniem nadania przesyłki, a 2 to ilość dni roboczych po dniu nadania, - obszar zamiejscowy: D+4 (dot. doręczenia przesyłek poza obszar województwa zachodniopomorskiego na terenie całego kraju) D+4, gdzie D jest dniem nadania przesyłki, a 4 to ilość dni roboczych po dniu nadania.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości dzielenia przesyłek na obszar miejscowy i teren zamiejscowy. Pytanie 10 Czy Zamawiający dopuszcza podpisanie umowy wykonawczej do umowy ramowej lub dodanie załączników do wskazanego wzoru umowy? Umowa wykonawcza lub dodatkowe załączniki do umowy nie stałaby w sprzeczności z umową ramową, a jedynie uzupełniałyby-uszczegółowiałyby postanowienia umowy stanowiącej załącznik do zapytania ofertowego. Nie wszystkie szczegóły dotyczące umowy został)/ ujęte w projekcie umowy. Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy wykonawczej zawieranej razem z umową, której wzór został załączony do specyfikacji warunków zamówienia. W takim jednak przypadku w umowie będzie zawarta klauzula o następującej treści (po odpowiedniej modyfikacji par. 8 ust. 6 i 7) W sprawach nieunormowanych niniejszą umową stosuje się regulaminy świadczenia usług pocztowych, zatwierdzone przez właściwy organ regulacyjny zgodnie z ustawą Prawo pocztowe stanowiące oraz umowa wykonawcza określająca szczegółowy sposób świadczenia usług przez Wykonawcę, stanowiące odpowiednie załączniki przedstawione przez Wykonawcę. W przypadku sprzeczności zapisów regulaminów i umowy wykonawczej o których mowa w ust. 6 z treścią umowy pierwszeństwo mają postanowienia Umowy. Pytanie 11 Z uwagi na fakt dysponowania przez Zamawiającego środkami publicznymi i konieczności zachowania racjonalności i zasadności wydatkowania tych środków, uzasadnione jest aby Zamawiający również w zapytaniu ofertowym stosował więcej niż jedno kryterium wyboru oferty jakim jest najniższa cena. Stosowanie dodatkowych kryteriów wyboru takich jak zatrudnienie na etatach, sieć własnych placówek w których adresaci korespondencji Zamawiającego będą mogli bez żadnych trudności odebrać korespondencję w dogodnych godzinach obsługi, możliwości technologiczne wykonawcy, doświadczenie, jakość świadczonych usług pozwalają Zamawiającemu na dokonanie wyboru rzeczywiście wykonawcy rzetelnego i dającego rękojmie prawidłowego wykonania zamówienia. W związku z powyższym prosimy o dokonanie stosownych zmian i wprowadzenie dodatkowych kryteriów wyboru oferty. Pytanie 12 Czy mając na uwadze najnowsze orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, podkreślające walor kryteriów oceny ofert o charakterze społecznym, na które położył nacisk sam ustawodawca w ostatniej nowelizacji ustawy Pzp (ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych, Dz. U. dnia 18 września 2014 r., dalej jako ustawa nowelizująca') Zamawiający dokona modyfikacji treści zapytania ofertowego poprzez dodanie w rozdziale IX, kryterium społecznego, przez które należy rozumieć liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na terenie Polski w przeliczeniu na palny wymiar czasu pracy (cały etat), którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia (dalej jako kryterium społeczne") oraz w związku z powyższym dokona odpowiednich zmian dokumentacji dotyczącej Zapytania. Wykonawca wskazuje, iż konsekwencją wprowadzenia wskazanego kryterium powinno być m.in. równoczesne przewidzenie mechanizmów weryfikacyjnych dotyczących poziomu zatrudnienia podczas realizacji zamówienia. Ustawodawca nadając ustawą nowelizującą nowe brzmienie art. 91 ust 2 ustawy Pzp, położył wyraźny nacisk na posługiwanie się kryteriami społecznymi w ramach wyboru oferty najkorzystniejszej, co potwierdził równiak w uzasadnieniu do ustawy, gdzie wskazane zostało, że obecna sytuacja, w której zamówienia publiczne są udzielane podmiotom omijającym nakaz z art. 22 11 Kodeksu pracy jest demoralizująca. Wydatki publiczne powinny wspierać rzetelnych i praworządnych uczestników rynku i ich pracowników W związku z tym, posługiwanie się kryteriami społecznymi przy ocenie ofert, nie tylko nie zaprzecza konkurencyjności, ale umożliwia pełną realizację tej zasady i rzeczywistą konkurencję między operatorami pocztowymi. Wykonawca wnioskuje do Zamawiającego o rozszerzenie kryterium oceny ofert o następujący warunek: - Liczba osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę na terytorium Polski w przeliczeniu na pełnozatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy wg stanu na dzień np. 30.09.2016r. - 30%. Ponikaj przykład umieszczenia kryterium zatrudnienia w kryteriach oceny ofert: Warunek: - Liczba osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę w przeliczeniu na pełnozatrudnionych - 30%
Sposób obliczania kryterium Liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych na umowa o prace na terenie Polski w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na dzień 30.09.2016r. Z=-------------- x 30 punktów Z max gdzie: Z = liczba punktów za kryterium Liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych na umowę o pracę na terytorium Polski, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na dzień np. 31.05.2016 Zx = liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych na umowę o pracę na terytorium Polski, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na dzień np. 30.09.2016r. wynikająca z oferty badanej; Z max = największa liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych na umowę o pracę na terytorium Polski, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na dzień np. 30.09.2016r. wynikający z ofert, które nie podlegają odrzuceniu. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Punkty będą liczone do dwóch miejsc po przecinku. Podsumowując powyższe, Wykonawca wnosi o dokonanie wskazanej modyfikacji w przetargu nieograniczonym poprzez dodanie kryterium społecznego oraz dokonanie odpowiednich zmian w dokumentacji dotyczącej SIVVZ. Pytanie 13 Mając na uwadze powyższy pkt. prosimy o dokonanie modyfikacji zapisu dot. wyboru najkorzystniejszej oferty w podziale na: a) liczba osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę - 30% b) cena - 60 % c) placówki pocztowe Wykonawcy -10% Pytanie 14 W związku z bardzo krótkim terminem składania ofert w przesłanym przez Zamawiającego zapytaniu ofertowym oraz udzielenia odpowiedzi od Zamawiającego zwracamy się z prośbą o możliwość udzielenia odpowiedzi w jak najkrótszym terminie na ww. pytania w celu przygotowania oferty. Jednocześnie z uwagi na powyższe zwracamy się z prośbą o wydłużenie okresu składania oferty np. do dnia 28.06.2017r. Zamawiający z uwagi na pilną konieczność wyłonienia Wykonawcy, wydłuża termin składania ofert do dnia 23.06.2017 do godz. 12.00. Pytanie 15 Prosimy o udostępnienie formularza ofertowego w wersji edytowalnej. Zmawiający udostępnia formularz ofertowy oraz załącznik nr 1 w wersji edytowalnej. Pytanie 16 Prosimy o podanie ilości z podziałem na miejscowej i zamiejscowe w celu wyliczenia przedmiotu zamówienia. została udzielona w pytaniu nr 5. Pytanie 17 Prosimy o potwierdzenie, że można złożyć ofertę jedynie na przesyłki miejscowe. Zamawiający potwierdza, że dopuszcza składanie ofert częściowych tylko na jedną część postępowania. W tym celu w formularzu ofertowym cena została podzielona na dwie części.
Pytania i odpowiedzi stanowią integralną część postępowania nr EZ-MR30-17/2017.