Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy ul. Lubicz 25 A, 31-503 Kraków Znak sprawy: DZ-1-A-DK-240-2-1/19 Wymagania wobec jednostki przeprowadzającej końcowy audyt zewnętrzny wydatków poniesionych przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie w ramach projektu pt.: GASDRAIN Development of Improved Methane Drainage Technologies by Stimulating Coal Seams for Major Risks Prevention and Increased Coal Output (polski tytuł: Opracowanie udoskonalonej technologii drenażu metanu poprzez stymulację pokładów węgla dla poprawy zagrożeń metanowych i zwiększenia produkcji węgla ). I. Podstawowe informacje charakteryzujące Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy - Współwykonawcę projektu: Forma prawna państwowy instytut badawczy, Podstawowy rodzaj działalności prowadzenie prac naukowo-badawczych, rozwojowych, wdrożeniowych, innowacyjnych i usługowych w dziedzinie sektora naftowego i gazowniczego oraz w innych dziedzinach gospodarki narodowej. II. Obowiązkowemu audytowi podlegają wydatków poniesionych przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie w projekcie realizowany w ramach Funduszu Badawczego Węgla i Stali (FBWiS) na podstawie umowa nr RFCR-CT-2014-00004 o wykonanie i finansowanie projektu zawartej z Komisją Europejską oraz w ramach Annex IV Form A Accession of Beneficiaries to The Grant Agreement podpisanej pomiędzy: 1) Koordynatorem Projektu Główny Instytut Górnictwa z siedzibą w Katowicach (44-166), Plac Gwarków 1, 2) Współwykonawcą Projektu - Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie (31-503), ul. Lubicz 25 A. 1. Tytuł i opis projektu: GASDRAIN Development of Improved Methane Drainage Technologies by Stimulating Coal Seams for Major Risks Prevention and Increased Coal Output ( Opracowanie udoskonalonej technologii drenażu metanu poprzez stymulację pokładów węgla dla poprawy zagrożeń metanowych i zwiększenia produkcji węgla ). 1
Opis projektu: Wniosek o dofinansowanie projektu badawczego o akronimie GASDRAIN został zgłoszony do konkursu Funduszu Badawczego Węgla i Stali (RFCS) we wrześniu 2013r. Projekt uzyskał wysokie noty od recenzentów i dofinansowanie Komisji Europejskiej w ramach Programu Research Fund for Coal and Steel (RFCS). Górnictwo węgla kamiennego w Europie coraz częściej podejmuje eksploatację głęboko zalegających pokładów węgla, napotykając na rosnące zagrożenie metanowe i zwiększoną emisję metanu do wyrobisk górniczych. Obecnie stosowane w europejskich kopalniach metody odmetanowania są niewystarczająco skuteczne aby zwalczać rosnące zagrożenia. Dlatego aby zwiększyć bezpieczeństwo i osiągać zakładane parametry produkcyjne węgla w większości europejskich złóż koniecznym jest opracowanie innowacyjnych technik kontroli emisji gazu oraz jego ujmowania. Głównym celem projektu GASDRAIN jest zbadanie technik stymulacji otworów drenażowych i opracowanie nowoczesnych oraz ulepszonych technologii odmetanowania pokładów węgla, które przełamią istniejące bariery technologiczne pomagając podnieść poziom bezpieczeństwa oraz produkcję węgla w kopalniach. Należy jednak podkreślić, iż nie jest możliwe opracowanie uniwersalnego rozwiązania, które mogłoby być bezpośrednio zastosowane w każdych warunkach górniczych, we wszystkich pokładach węgla. Dlatego celem projektu jest zbadanie możliwości zastosowania następujących technik stymulacji otworów drenażowych: szczelinowania hydraulicznego, które było z powodzeniem stosowane w górnictwie otworowym węglowodorów konwencjonalnych i niekonwencjonalnych; nowatorskich technik stymulacji pokładów takich jak: kawitacja w otworach rurowanych i nierurowanych (open or cased hole cavitation), które były z sukcesem stosowane przy stymulacji otworów eksploatacyjnych metanu (CBM) w miękkich węglach o niskiej zwięzłości w zagłębiu San Juan, Colorado, USA; wycinanie wodą pod wysokim ciśnieniem szczelin (kołnierzy) wokół otworu, które zostały przebadane i uznane za skuteczne w zwalczaniu wyrzutów gazu w niektórych zagłębiach chińskich; wykorzystanie materiałów wybuchowych do stymulacji pokładów węgla i skał otaczających, przy wykorzystaniu: eksperymentów laboratoryjnych, modelowania numerycznego oraz bezpośrednich testów i situ opracowanych technik, w różnych warunkach górniczych, celem osiągnięcia założeń projektu. Opracowane w trakcie realizacji projektu nowe rozwiązania techniczne podnoszące efektywność odmetanowania pokładów węgla znajdą zastosowanie zarówno w kopalniach Jastrzębskiej Spółki Węglowej, będącej członkiem konsorcjum realizującego projekt, jak i w pozostałych kopalniach, w szczególności wchodzących w skład Kompanii Węglowej SA, z których większość eksploatuje węgiel kamienny z pokładów o wysokiej metanonośności. Ponadto opracowane rozwiązania techniczne będą mogły służyć w innych kopalniach, np. w kopalniach rud miedzi, gdzie występuje nasilanie się zagrożenia siarkowodorowego, w kopalniach soli i innych. 2
2. Termin realizacji projektu: Data rozpoczęcia projektu 01.07.2014 r. Data zakończenia projektu 30.06.2018 r. 3. Całkowity koszt realizacji projektu wynosi: 3.818.294 Euro. Kwota dofinansowania projektu przez Komisję Europejską wynosi: 2.290.975 Euro. Środki przekazane przez Komisję Europejską dla INiG PIB: 359.553 Euro. Wartość projektu ogółem w części Instytutu: 2.580.392 zł. III. Miejsce przeprowadzenia audytu: Siedzibą Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego, ul. Lubicz 25 A, 31-503 Kraków. IV. Wymagania dotyczące przeprowadzenia audytu. Sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie kosztów poniesionych przez Instytutu zgłaszanych w ramach umowy w sprawie przyznania grantu finansowanej w ramach Funduszu Badawczego Węgla i Stali (FBWiS) na zasadach i warunkach szczegółowo określonych w ZAŁĄCZNIKU VII do Umowy w sprawie przyznania grantu FBWiS FORMULARZ D ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO ŚWIADECTWA KONTROLI SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. Sprawozdanie ma być sporządzone w języku polskim i języku angielskim oraz według obowiązkowego formatu sprawozdania przedstawionego w Załączniku VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWiS. V. Termin realizacji audytu. Audyt ma zostać przeprowadzony w terminie 11.02.2019r. / 12.02.2019r. (1 lub 2 dni). Sprawozdanie z audytu projektu ma być przekazane Instytutowi w terminie do 7 dni od daty zakończenia audytu. VI. Wymagania wobec Audytora przeprowadzającego audyt. Instytut wymaga przeprowadzenia audytu przez osobę spełniającą poniższe warunki: a) jest osobą posiadającą uprawnienia biegłego rewidenta do wykonywania ustawowych badań dokumentów rachunkowych zgodnie z dyrektywą 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17.05.2006r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych; b) przeprowadziła badanie (audyt) co najmniej dwóch (2) projektów, których całkowita wartość dofinansowania przekracza 2 000 000,00 zł. każdy; 3
c) jest podmiotem niezależnym od audytowanego podmiotu tj. Instytutu. VII. Sposób sporządzenia oferty: Oferta musi zawierać: nazwę, adres, numer telefonu i numer faksu lub e-mail Wykonawcy; cenę oferty brutto - w złotych polskich (PLN); podstawowe informacje o oferencie, w tym o formie prowadzenia działalności, dotychczasowym doświadczeniu; udokumentowanie przeprowadzenia co najmniej dwóch (2) badań (audytów) projektów, w których całkowita wartość dofinansowania przekracza 2 000 000,00 zł. każdy; wykaz osób, którzy będą przeprowadzać badanie i spełniają wymagania określone w pkt. VI ppkt. a). UWAGA: osoby wskazane przez Wykonawcę w ofercie będą osobami fizycznie wykonującymi audyt w Instytucie; oświadczenie podmiotu/podmiotów mającego/mających przeprowadzić badanie o niezależności od badanej jednostki (Instytutu); oświadczenia osób wskazanych w ofercie do przeprowadzenia badania o niezależności od badanej jednostki (Instytutu). Oferty niekompletne, nie posiadające ww. wymaganych dokumentów nie będą rozpatrywane. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby / osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o zamówienie albo reprezentowania w/w postępowaniu i zawarcia umowy (stosowny dokument należy dołączyć do oferty). VIII. Termin złożenia ofert: do dnia 28 stycznia 2019 r. do godz. 12.00. IX. Sposób składania ofert. Ofertę należy złożyć: w formie papierowej - w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Oferta na audyt zewnętrzny projektu badawczego GASDRAIN, nr sprawy DZ-1-A-DA -240-2-1/19 pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską); lub 4
w formie elektronicznej w postaci skanu wypełnionego i podpisanego formularza ofertowego wraz z załącznikami należy przesłać na adres: przetargi@inig.pl. Jako temat wiadomości prosimy wpisać: Oferta na audyt zewnętrzny projektu badawczego GASDRAIN, nr sprawy DZ-1-A-DA -240-2-1/19. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. X. Kryterium wyboru. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: - cena ogółem brutto 100 pkt. cena najniższa Wc = ---------------------------------------------------------- x 100 pkt. cena przedstawiona w badanej ofercie Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów. XI. Porozumiewanie się Stron. Instytut nie udziela żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi. Wszystkie wnioski, pisma, zapytania należy kierować na adres: przetargi@inig.pl. XII. Dane osobowe obowiązek informacyjny. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że: administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy, ul. Lubicz 25A, 31-503 Kraków; dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych: e-mail daneosobowe@inig.pl; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia, nr sprawy: DZ-1-A-DK-240-2-1/19 prowadzonym w trybie zapytania cenowego; odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej ustawa Pzp ; 5
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ** ; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO *** ; prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, ** gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. XIII. Załączniki: Nr 1: Załącznik VII Formularz D Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych. Nr 2: Wzór umowy wraz z załącznikiem. Kraków, dnia 21 stycznia 2019r. 6
Wzór UMOWA NR DZ-1-A-DK-240-2-1/19 (dalej: Umowa ) zawarta w dniu... 2019r. w Krakowie pomiędzy: Załącznik nr 2 do Zaproszenia Nr sprawy: DZ-1-A-DK-240-2-1/19 Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie, pod adresem: ul. Lubicz 25a, 31-503 Kraków, wpisanym do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000075478, NIP 6750001277, REGON: 000023136, reprezentowanym przez: Panią prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską Dyrektora Instytutu, uprawnionego do samodzielnej reprezentacji, zwanym w dalszej części Umowy Zamawiającym, a Panem/Panią [imię i nazwisko], [adres zamieszkania], prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą:, [adres prowadzenia działalności gospodarczej, jeżeli jest inny niż zamieszkania], NIP:, REGON: / Firmą [nazwa firmy] z siedzibą w [adres siedziby], wpisaną do [nazwa właściwego rejestru i numer w rejestrze], NIP:, REGON:, reprezentowaną przez:, zwanym dalszej części Umowy Wykonawcą. Zważywszy, że Zamawiający, w wyniku procedury prowadzonej zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. - Dz.U. z 2018r, poz. 1986 z późn.zm) w celu udzielenia zamówienia, na podstawie ogłoszenia z dnia 21.01.2019r. nr DZ-1-A-DK-240-2-1/19, w przedmiocie przeprowadzenia końcowego audytu zewnętrznego wydatków Instytutu w projekcie badawczym pt. GASDRAIN Development of Improved Methane Drainage Technologies by Stimulating Coal Seams for Major Risks Prevention and Increased Coal Output ( polski tytuł: Opracowanie udoskonalonej technologii drenażu metanu poprzez stymulację pokładów węgla dla poprawy zagrożeń metanowych i zwiększenia produkcji węgla ), dokonał wyboru oferty Wykonawcy, Strony uzgadniają, co następuje: 1 1. Przedmiotem Umowy jest przeprowadzenie na zlecenie Zamawiającego przez Wykonawcę niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie kosztów poniesionych przez Instytutu zgłaszanych w ramach umowy w sprawie przyznania grantu finansowanej w ramach Funduszu Badawczego Węgla i Stali (FBWiS) na zasadach i warunkach szczegółowo określonych w ZAŁĄCZNIKU VII do Umowy w sprawie przyznania grantu FBWiS FORMULARZ D 7
ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO ŚWIADECTWA KONTROLI SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH projektu pt.: GASDRAIN Development of Improved Methane Drainage Technologies by Stimulating Coal Seams for Major Risks Prevention and Increased Coal Output (polski tytuł: Opracowanie udoskonalonej technologii drenażu metanu poprzez stymulację pokładów węgla dla poprawy zagrożeń metanowych i zwiększenia produkcji węgla ) (dalej zwany Projektem ), finansowanego przez Komisję Europejską na podstawie umowy o finansowanie nr: RFCR-CT-2014-00004, na warunkach określonych w niniejszej Umowie i ofercie Wykonawcy. 2. Audyt będzie obejmować procedury określone przez Komisję Europejską w ZAŁĄCZNIKU VII do Umowy w sprawie przyznania grantu FBWiS FORMULARZ D ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO ŚWIADECTWA KONTROLI SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH Załącznik nr 1 do Umowy. 2 1. Wykonawca oświadcza, iż posiada niezbędne kwalifikacje i uprawnienia do wykonania przedmiotu Umowy, oraz spełnienia wymogi, wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, umożliwiające wykonywanie audytu zewnętrznego. 2. Przedmiot Umowy będzie wykonywany ze strony Wykonawcy przez: a. [imię i nazwisko], [należy uzupełnić nr uprawnień biegłego rewidenta, certyfikat lub inny dokument, potwierdzający kwalifikacje], b. [imię i nazwisko]. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania niniejszego zamówienia zgodnie zapisami Umowy w sprawie przyznania grantu - ZAŁĄCZNIK VII FORMULARZ D ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO ŚWIADECTWA KONTROLI SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH (ZWO) oraz: zgodnie z międzynarodową normą w zakresie usług pokrewnych ( ISRS ) 4400 Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych opublikowaną przez IFAC; zgodnie z Kodeksem Etyki Biegłych Księgowych opublikowanym przez IFAC. Wprawdzie ISRS 4400 stanowi, że na potrzeby realizacji zleceń dotyczących uzgodnionych procedur nie jest wymagana niezależność, Komisja Europejska wymaga, aby audytor spełniał również wymogi niezależności określone w Kodeksie Etyki Biegłych Księgowych. Audytor powinien planować pracę w taki sposób, aby możliwe było skuteczne przeprowadzenie procedur. W tym celu przeprowadza on procedury określone w pkt. 1.9 ZWO ( Zakres prac obowiązkowy format sprawozdania i przewidziane procedury ) oraz wykorzystuje do sporządzenia sprawozdania z faktycznych ustaleń dowody otrzymane w wyniku przeprowadzenia tych procedur. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia Audytu w terminie od.. do. 8
5. Audyt będzie przeprowadzany w siedzibie Zamawiającego ul. Lubicz 25A, 31-503 Kraków. 3 1. Wyniki Audytu Wykonawca przedstawi w formie sprawozdania ( Sprawozdanie ). Zakres, format i elementy Sprawozdania określa Załącznik VII do umowy o finansowanie grantu - Załącznik 1 do niniejszej Umowy. 2. Sprawozdanie zostanie sporządzone w języku polskim oraz języku angielskim. 3. Sprawozdanie zostanie przekazane Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia Audytu w trzech (3) egzemplarzach, każdy w formie pisemnej oraz w jednym (1) egzemplarzu na nośniku elektronicznym w formacie PDF (CD lub DVD). 4. W terminie 7 dni od dnia przekazania Sprawozdania Zamawiający dokonana odbioru przekazanych dokumentów lub zgłosi uwagi lub zastrzeżenia dotyczące przeprowadzonego Audytu. W terminie 7 dni od dnia zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 1 Umowy, Wykonawca poprawi lub uzupełni Sprawozdanie stosownie do zgłoszonych zastrzeżeń bądź przedstawi stosowne wyjaśnienia w tym zakresie. Zamawiający dokona odbioru Sprawozdania, po uzupełnieniu lub poprawieniu tych dokumentów zgodnie z zastrzeżeniami Zamawiającego lub zaakceptowaniu wyjaśnień Wykonawcy. 4 1. Z tytułu wykonania Umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości.. brutto (słownie: ). 2. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT na rachunek bankowy wskazany w fakturze. 3. Za dzień zapłaty Strony uznają datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego kwotą wynagrodzenia wskazaną w ust. 1 powyżej. 4. Umowę uznaje się za wykonaną w całości z momentem dokonania odbioru przez Zamawiającego Sprawozdania, w sposób określony w 3 ust. 3 Umowy. Podstawą wystawienia faktury jest potwierdzenie w formie pisemnej przez Zamawiającego odbioru Sprawozdania. 5. Kwota, wskazana w ust. 1 powyżej, stanowi całość wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu wykonania Umowy i obejmuje wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem Umowy. Wykonawca nie będzie uprawniony do żądania jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia w związku z wykonaniem Umowy, w szczególności z tytułu dokonywania jakichkolwiek uzupełnień lub korekt w trybie określonym w Umowie lub obowiązujących przepisach prawa. 9
5 1. Wykonawca jest do zachowania poufności w zakresie informacji, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego w rozumieniu art. 11 ust. 4 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503, art. 11 ust. 4) oraz wszelkich innych informacji otrzymywanych od Zamawiającego w formie: ustnej, pisemnej lub postaci materialnej oraz utrwalonej na jakimkolwiek nośniku pamięci, obejmujący zarówno oryginały jak i kserokopie, kopie, faksy, notatki, rachunki oraz inne dokumenty, dotyczące działalności Zamawiającego i jego kontrahentów, planów gospodarczych i innych informacji ( Informacje poufne ). Wykonawca zobowiązany jest także zachować poufność warunków Umowy oraz sprawozdania, o których mowa w 3 ust. 1 Umowy. Wykonawca zobowiązany jest w tym celu złożyć oświadczenie o zobowiązaniu się do zachowania poufności według wzoru, określonego w załączniku nr 1 do Umowy. 2. Wykonawca zapewni, że osoby wykonujące z jego ramienia Audyt, o których mowa w 2 ust. 2 Umowy, zostaną na piśmie zobowiązane do zachowania poufności poprzez złożenie oświadczenia według wzoru, określonego w Załączniku nr 2 do Umowy. Wykonawca przed przystąpieniem do wykonywania Audytu zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu oświadczenia osób, o których mowa w 2 ust. 2 Umowy, o zobowiązaniu się do zachowania poufności. Wykonawca odpowiada za zachowanie poufności przez osoby, o których mowa w 2 ust. 2 Umowy, jak za własne działanie. 3. Wykonawca zobowiązuje się ponadto nie wykorzystywać Informacji poufnych w innym celu, jak wykonanie Umowy, a także nie wykonywać jakichkolwiek kopii, fotokopii itp. dokumentów, udostępnionych przez Zamawiającego, bez jego uprzedniej, pisemnej pod rygorem nieważności zgody. W przypadku, gdyby w trakcie wykonywania Umowy, zaistniała konieczność ujawnienia informacji, dokumentów lub innych danych, których przetwarzanie wymaga zachowania szczególnych reguł ostrożności, takich jak informacje niejawne lub informacje poufne, należące do kontrahentów Zamawiającego, w odniesieniu do których przy ujawnianiu zastrzeżono surowsze zasady przetwarzania, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia z Zamawiającym, przed przystąpieniem do przetwarzania takich informacji, umowę o zachowaniu poufności w zakresie tych informacji według wzoru, przygotowanego przez Zamawiającego. 4. W przypadku, gdyby w trakcie Audytu zaistniałą konieczność przetwarzania danych osobowych, Wykonawca jest obowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania takich danych podjąć środki zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 ze zm.), oraz spełnić wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a tej ustawy. W zakresie przestrzegania tych przepisów podmiot ponosi odpowiedzialność jak administrator danych. Wykonawca zobowiązany jest przestrzegać zasad przetwarzania danych osobowych określonych w ustawie o ochronie danych 10
osobowych, a w szczególności dopuścić do przetwarzania danych wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienie. 6 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 1) za opóźnienie w wykonaniu Umowy w stosunku do terminu, określonego w 2 ust. 4 Umowy, w wysokości 0,5% wynagrodzenia określonego w 4 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia, 2) za opóźnienie w wykonaniu Umowy w stosunku do terminu, określonego w 3 ust. 3 Umowy, w wysokości 0,5% wynagrodzenia określonego w 4 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia, 3) z tytułu odstąpienia od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w 4 ust. 1 Umowy, 4) za naruszenie obowiązku zachowania poufności, określonego w 5 powyżej i Załączniku nr 2 do Umowy, w wysokości 20.000 zł za każdy przypadek naruszenia. 3. Jeżeli kary umowne nie pokryją poniesionej szkody, Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej, na zasadach ogólnych. 4. Zamawiający ma prawo do kontroli i oceny wykonania przedmiotu Umowy w każdej fazie realizacji Umowy. Kontrola może być dokonana przez Zamawiającego bądź upoważnione przez niego osoby trzecie. 5. W przypadku, gdy Wykonawca wykonuje przedmiot Umowy w sposób niezgodny z warunkami określonymi w Umowie Zamawiający wyznaczy Wykonawcy dodatkowy termin na usunięcie uchybień z zastrzeżeniem, iż po bezskutecznym upływie terminu Zamawiający będzie mógł albo od Umowy odstąpić bez obowiązku zapłaty jakiegokolwiek odszkodowania albo powierzyć wykonanie Audytu osobie trzeciej na koszt i ryzyko Wykonawcy. 6. W przypadku naliczenia kar umownych określonych w ust. 1 Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 7 W ramach wynagrodzenia, okreslonego w 4 ust. 1 Umowy, z dniem dokonania odbioru Sprawozdania zgodnie z 3 ust. 3 Umowy na Zamawiającego przechodzą, majątkowe prawa autorskie do tych dokumentów i do przekazanych zgodnie z 3 ust. 2 Umowy Zamawiającemu egzemplarzy tych dokumentów na wszelkich polach eksploatacji, w tym w szczególności: a) wytwarzanie tych dokumentów przy użyciu wszelkich technik, a w szczególności na wszelkich nośnikach danych, na nośnikach drukarskich, plastycznych, fotograficznych, elektronicznych i audiowizualnych, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego na nośnikach 11
magnetycznych, na płytach CD-ROM i DVD, wszelkiego formatu i rodzaju, oraz techniką cyfrową; b) zwielokrotnianie tych dokumentów przy użyciu wszelkich technik, a w szczególności na nośnikach magnetycznych, na płytach CD-ROM i DVD, wszelkiego formatu i rodzaju, na dyskach optycznych i magnetooptycznych oraz drukiem; c) rozpowszechnienia i korzystania ze zwielokrotnionego tych dokumentów bez ograniczeń; d) utrwalenie tych dokumentów w pamięci komputera oraz na wszelkich innych nośnikach danych i archiwizacja tych dokumentów; e) wprowadzanie tych dokumentów do obrotu, w tym przez sieć Internet; f) użyczenie, najem, publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanietych dokumentów; g) publiczne udostępnienie tych dokumentów taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, h) wykonywanie majątkowych praw autorskich na polach eksploatacji, określonych w lit. a-g) do utworów zależnych, powstałych w oparciu o ww. dokumenty. 8 1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej, po rygorem nieważności. 2. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy rozstrzygane będą w drodze mediacji, a w przypadku nie osiągnięcia porozumienia, sprawy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 3. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 4. W wypadku, gdy którekolwiek z postanowień niniejszej Umowy okaże się z jakiejkolwiek przyczyny nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia niniejszej Umowy pozostają w całości ważne i skuteczne. Strony zastąpią nieważne lub nieskuteczne postanowienia Umowy takimi postanowieniami, które z punktu widzenia ekonomicznych interesów Stron będą mogły zostać uznane na porównywalne. 5. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia oraz zgłoszenia dokonywane przez Strony, winny być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej. Strony ustalają, że adresy podane na wstępie Umowy są właściwe dla doręczeń. Strony zobowiązują się do niezwłocznego zawiadamiania o wszelkich zmianach adresów dla doręczeń pod rygorem uznania doręczenia pod ostatni wskazany adres za skuteczne. 12
6. Wykonawca nie może dokonywać przelewu wierzytelności, wynikających z Umowy, bez uprzedniej, pisemnej pod rygorem nieważności zgody Zamawiającego. Przelew dokonany z naruszeniem zdania poprzedniego będzie uznany za bezskuteczny. 7. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część. 8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Załączniki: Nr 1 - ZAŁĄCZNIK VII do Umowy w sprawie przyznania grantu FBWiS FORMULARZ D ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO ŚWIADECTWA KONTROLI SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH. Nr 2 Wzór zobowiązania do zachowania poufności. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY... 13
Załącznik nr 2 do Umowy nr DZ-1-A-DK-240-2-1/19 Zobowiązanie do zachowania Tajemnicy Przedsiębiorstwa Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego... (imię i nazwisko pracownika)... (miejscowość, data)... (nazwa i adres firmy)... (adres pracownika) 1. Zobowiązuje się w czasie obowiązywania Umowy Nr DZ-1-A-DK-240-2-1/19 z dnia.. jak i po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, oraz przez okres trzech lat licząc od dnia zakończenia realizacji ww. umowy, do nieujawniania innym osobom (osobom trzecim) informacji stanowiących Tajemnicę Przedsiębiorstwa Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego, w rozumieniu Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503, art. 11 ust. 4) oraz wszelkich innych informacji otrzymywanych od Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego w formie: ustnej, pisemnej lub postaci materialnej oraz utrwalonej na jakimkolwiek nośniku pamięci, obejmujący zarówno oryginały jak i kserokopie, kopie, faksy, notatki, rachunki oraz inne dokumenty, dotyczące działalności Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego i jego kontrahentów, planów gospodarczych i innych informacji, chyba, że ujawnienie jej będzie wymagane na podstawie decyzji właściwego organu władzy publicznej. 2. Zastrzeżenie zachowania Tajemnicy Przedsiębiorstwa Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego obowiązuje od dnia przekazania, udostępnienia lub ujawnienia Informacji stanowiących ww. Tajemnicę. 3. Niniejsze Zobowiązanie stanowi integralną część Umowy Nr DZ-1-A-DK-240-2-1/19 z dnia.. 4. Przyjmuję do wiadomości, że naruszenie przeze mnie Tajemnicy Przedsiębiorstwa Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego będzie stanowić podstawę do odpowiedzialności cywilnej i karnej zgodnie z Ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503).... (imię i nazwisko, podpis pracownika i data) 14