ZAPYTANIE OFERTOWE NA OBSŁUGĘ GASTRONOMICZNĄ IMPREZY PLENEROWEJ DNI PONIDZIA 2015 05.07.2015 r. I. ORGANIZATOR: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury ul. J. Piłsudskiego 2A 28-400 Pińczów Kontakt: Agnieszka Kucybała tel. 41 357 24 24 w. 111, kom. 664 038 174 II. ZAKRES OBSŁUGI: Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty uprawniony jest do promocji swojej firmy poprzez możliwość zapewnienia obsługi gastronomicznej imprezy pod nazwą DNI PONIDZIA 2015 w terminie 05 lipca 2015 r., miejsce: Ośrodek Sportu i Rekreacji przy ul. Pałęki 26 w Pińczowie w godzinach 15:00 23:00, w postaci poniższych działań: 1. Stoiska gastronomiczne dla około 3000 uczestników, w tym: potrawy z grilla, rożna, stanowiska z piwem i napojami chłodzącymi (zgodnie z Ustawą z dn.26.10.1982 Dz.U. z 2007 r. nr 70 poz.473 o o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi), fast food, gofry, lody, wata cukrowa, popcorn, kukurydza itp. 2. min. 600 miejsc konsumpcyjnych(plenerowych) ławy, stoły, parasole 3. Przygotowanie ok. 40 ciepłych posiłków dla artystów i obsługi. 4. Na dystrybucję produktów, o których mowa w pkt. 1 Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność. 5. Wykonawca zapewnia sobie we własnym zakresie dostęp do prądu - (agregat prądotwórczy). Wykonawca zapewnia sobie sam sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania stoisk. 6. Wykonawca zabezpieczy utrzymanie czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu. 7. Wykonawca wygrodzi teren ogródka piwnego barierkami ochronnymi metalowymi. III. PROCEDURA Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko 1 oferent. Kryteria oceny ofert najwyższa cena.
Oferty w wersji papierowej lub elektronicznej należy składać w sekretariacie Pińczowskiego Samorządowego Centrum Kultury, ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów przesłać faksem na nr 41 357 24 24 lub na adres mailowy: oferty@psck.pl, do dnia 28.04.2015 r. do godziny 15:00 IV. INFORMACJE DODATKOWE Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Organizatorów w zakresie ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny. Z wyłonionym Wykonawcą na wykonanie usługi opisanej w zapytaniu zawarta zostanie umowa w terminie do 14 dni od daty złożenia oferty. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny. Dyrektor Pińczowskiego Samorządowego Centrum Kultury Iwona Senderowska Złączniki 1. Formularz ofertowy 2. Karta zgłoszenia wystawcy 3. Regulamin 4. Mapka terenu imprezy
Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY na obsługę gastronomiczną imprezy plenerowej DNI PONIDZIA 2015 w dniu 05.07.2015 r. NAZWA/ DANE WYKONAWCY IMIĘ, NAZWISKO: SIEDZIBA/ADRES: NIP/ REGON/ PESEL TEL./FAX: E-MAIL: 1. Oświadczam, iż zapoznałem się z Regulaminem Stanowisk Wystawienniczych obowiązującym podczas DNI PONIDZIA 2015 i zobowiązuję się do przestrzegania określonych w nim Obowiązków Wystawców oraz przepisów przeciwpożarowych i porządkowych, a także akceptuję wzór umowy stanowiący Załącznik do Zaproszenia do składania ofert na obsługę gastronomiczną. 2. Zobowiązuję się zapewnić obsługę gastronomiczną imprezy w następującym zakresie: Lp. Rodzaj stoiska Oferowany asortyment Ilość stoisk dania gorące z grilla/ rożna fast food 1. Stoiska gastro nomicz ne gofry lody popcorn wata cukrowa inne propozycje. szt. miejsc siedzących 2. Miejsca siedzące..... szt. parasoli... szt. stołów biesiadnych 3. Rollbary. sztuk
3. Z tytułu uzyskania wyłączności na obsługę gastronomiczną imprezy proponuję kwotę. PLN netto + VAT wg stawki 23%. 4. Zobowiązuję się wpłacić 100 % kwoty określonej w pkt. 3 w terminie do dnia 29.05.2015r. 5. W terminie 14 dni roboczych od otrzymania informacji o wyborze mojej oferty jako najkorzystniejszej zobowiązuję się dostarczyć zaświadczenie Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Busku Zdrój dotyczącego wyrażenia zgody na zorganizowanie stoisk gastronomicznych określonych w pkt. II, a w terminie 20 dni od podpisania umowy pozwolenie na sprzedaż alkoholu podczas imprezy z Urzędu Miejskiego w Pińczowie. 6. Uważam się za związanego ofertą do dnia... 7. Do formularza załączam Zgodny ze stanem faktycznym wyciąg z KRS /ewidencji działalności gospodarczej 8. Oświadczam, że nie zalegam z płatnościami z tytułu podatków oraz z tytułu należnych składek ubezpieczeniowych na rzecz ZUS. Aktualnie także nie toczy się wobec mnie - firmy Oferenta - jakiekolwiek postępowanie o zapłatę, ani na etapie sądowym ani też na etapie egzekucyjnym. 9. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wyłącznie na potrzeby organizacji imprezy zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 Nr 101 poz. 926 z późn. zm.)...... data i podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Oferenta
Załącznik nr 2 KARTA ZGŁOSZENIA WYSTAWCY DNI PONIDZIA 2015 Pińczów, 4-5 lipca 2015 roku Imię i nazwisko / pełna nazwa firmy Adres, NIP Telefon: www: Branża (opis prezentowanego asortymentu) Faks: e-mail: Osoba do kontaktu:... (data, pieczęć i czytelny podpis) UWAGA! Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie krzesła i inny sprzęt potrzebny do ekspozycji oraz dekorację stoiska. Wypełnioną KARTĘ ZGŁOSZENIA WYSTAWCY należy dostarczyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 26 czerwca 2015 roku do Pińczowskiego Samorządowego Centrum Kultury w jeden z wskazanych niżej sposobów: 1. Pocztą na adres: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury ul. J. Piłsudskiego 2A 28-400 Pińczów 1. Osobiście w Pińczowskim Samorządowy Centrum Kultury pok. nr 14 2. Faxem na nr: 41 357 24 24 3. e-mailem z dopiskiem w tytule DNI PONIDZIA 2015 - STOISKO na adres: oferty@psck.pl (tylko w przypadku zeskanowania wypełnionej KARTY ZGŁOSZENIA WYSTAWCY) W razie pytań bądź wątpliwości, szczegółowych informacji udziela p. Agnieszka Kucybała (tel. 41 357 24 24 wew. 111, kom. 664 038 174, oferty@psck.pl).
załącznik nr 3 REGULAMIN STANOWISK WYSTAWIENNICZYCH 1 I. Organizatorem imprezy jest: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów II. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: imprezie należy przez to rozumieć imprezę o nazwie: DNI PONIDZIA 2015 terenie imprezy należy przez to rozumieć teren wyznaczony przez Organizatora, na którym odbywa się impreza wystawcy należy przez to rozumieć podmiot wystawiający swoje stoisko promocyjne lub handlowe podczas imprezy. 2 Stanowiska wystawiennicze i inne usługi 1. Organizator ze względu na ograniczoną powierzchnię wystawienniczą zastrzega sobie prawo wyboru Wystawców oraz rozplanowania rozmieszczenia poszczególnych stanowisk wystawienniczych z tego tytułu Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora. 2. Organizator zobowiązuje się udostępnić Wystawcy plan rozmieszczenia stanowisk wystawienniczych wraz z programem imprezy w terminie nie dłuższym niż 5 dni przed planowaną imprezą. 3 Warunki uczestnictwa 1. Pierwszeństwo udziału w charakterze Wystawcy mają podmioty lub osoby fizyczne, które zadeklarowały udział sponsorski w realizacji imprezy poprzez przekazanie wkładu rzeczowego na rzecz realizacji imprezy lub sfinansowania wydatków związanych z realizacją imprezy lub przekazały darowiznę na rzecz realizacji imprezy. 2. Przy wyborze Wystawców brana będzie również kolejność zgłoszeń. W przypadku wystawcy, dla którego Organizator gwarantuje wyłączność na sprzedawane produkty lub usługi pod uwagę brana będzie wysokość zaproponowanej partycypacji w kosztach organizacji imprez. 3. Rezerwacja stanowiska następuje po wpłynięciu prawidłowo wypełnionej Karty Zgłoszenia Wystawcy/Formularza oferty do siedziby Organizatora. Informacja o terminach przyjmowania zgłoszeń będzie podawana każdorazowo w ogłoszeniu o naborze na każdą imprezę. Karta powinna być wypełniona w języku polskim w formie pisemnej - trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę upoważnioną do zawierania umów w imieniu Wystawcy. 4. Przekazanie Organizatorowi wypełnionej Karty Zgłoszenia jest równoznaczne z bezwzględną akceptacją niniejszego regulaminu przez Wystawcę. 5. Organizator zobowiązuje się poinformować podmioty i osoby, które przesłały wypełnioną Kartę Zgłoszenia Wystawcy o możliwości lub braku możliwości uczestniczenia w imprezie w charakterze Wystawcy w terminie 7 dni od dnia zakończenia naboru kart zgłoszeniowych Wystawców. 6. Wystawca, który został zakwalifikowany do udziału w imprezie i będzie oferować na swoim stoisku produkty spożywcze zobowiązany jest dostarczyć zaświadczenie Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Busku Zdroju dotyczące wyrażenia zgody na zorganizowanie stoiska gastronomicznego, w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia listy wystawców.
4 Obowiązki Wystawcy 1. Wystawca zakwalifikowany do udziału w imprezie ma obowiązek przybycia w dniu imprezy oraz przygotowania estetycznego stoiska wystawienniczego. 2. Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do wody, krzesła, stoły, sprzęt gaśniczy i inny sprzęt oraz środki potrzebne do wystawienia stanowiska na czas imprez w tym zakresie Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Organizatora. 3. Stoisko Wystawcy może zajmować tylko jeden podmiot (podmioty współpracujące oraz inne mogą być prezentowane w ograniczonej formie uzgodnionej co najmniej na 7 dni przed każdą planowaną imprezą z Organizatorem i wyłącznie za zgodą Organizatora). 4. Wystawca może wystawiać swoje produkty i reklamować się tylko na własnym stoisku w taki sposób, aby nie zakłócać normalnego toku pracy innych Wystawców. 5. Sposoby dystrybucji materiałów promocyjnych Wystawcy należy uzgodnić z Organizatorem. 6. Przygotowanie stoiska musi zakończyć się najpóźniej 60 minut przed rozpoczęciem imprezy. Wszelkie samochody niesłużące bezpośrednio do przygotowania produktu lub usługi winny być usunięte z terenu imprezy. 7. Poziom hałasu na stoisku Wystawcy nie może przeszkadzać innym Wystawcom oraz Organizatorowi w przeprowadzaniu imprezy. Emisja muzyki lub innych dźwięków na stoisku wystawienniczym wymaga pisemnej zgody Organizatora. 8. Zagospodarowania stoiska należy dokonać w taki sposób, aby nie spowodować zniszczeń zarówno stoisk innych Wystawców, jak i zniszczeń terenu imprezy. 9. Na bezpośrednim stanowisku wystawienniczym obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu. 10. Demontaż stanowiska przed oficjalnym zakończeniem imprezy określonym w programie imprezy jest możliwy tylko za zgodą Organizatora. 11. Zabrania się wnoszenia i posiadania przez osoby w tym także Wystawców broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, środków odurzających lub substancji psychotropowych na teren imprezy. 12. Sprzedaż i spożywanie alkoholu są możliwe tylko w miejscach wyznaczonych przez Organizatora. 13. Wystawca, który będzie oferować na swoim stoisku produkty spożywcze oświadcza jednocześnie, że wszelkie produkty zostaną przygotowane oraz podane zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi z należytą starannością i w tym zakresie Wystawca odpowiada przed właściwym Inspektorem Sanitarnym oraz innymi uprawnionymi służbami. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec nabywców jego produktów. 14. Wystawca oświadcza, że sprzęt oraz wyposażenie, które jest użytkowane na potrzeby stanowiska oraz udostępniane uczestnikom imprezy posiada wszelkie atesty zgodnie z obowiązującymi wymaganiami prawa (zwłaszcza w kwestii związanej z bezpieczeństwem imprezy). 15. Zakazuje się wprowadzania psów i innych zwierząt na teren imprezy oraz prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej zarobkowej na terenie imprezy. 16. Zabrania się parkowania wszelkich pojazdów na drogach ewakuacyjnych i dojazdowych, bądź zastawiania ich jakimikolwiek przedmiotami. 17. Zabrania się zaśmiecania terenu imprezy. 18. Wystawcy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie imprez zobowiązane są stosować się do poleceń Służb Porządkowych Organizatora. 5 Obowiązki Organizatora 1. Organizator zapewni Wystawcom powierzchnię wystawienniczą w dniu odbywania się imprez zgodnie z ustalonym planem rozmieszczenia stanowisk. 2. Organizator zapewni Wystawcom możliwość przygotowania stoiska w dniu odbywania się imprez, w godz. 8.00 11.00. 3. Organizator nie wyraża zgody na działania wystawiennicze oraz promocyjno - reklamowe firm, usług i produktów, które nie zostały wcześniej uzgodnione z Organizatorem.
6 Przepisy przeciwpożarowe i porządkowe 1. Przygotowanie, funkcjonowanie i demontaż stoiska muszą być wykonane zgodnie z przepisami bhp i ppoż. Wystawcy i wykonawcy robót ponoszą osobistą odpowiedzialność wynikającą z nieprzestrzegania w/w przepisów. 2. W czasie trwania imprez Wystawca podlega zarządzeniom Organizatora imprez. 7 Inne postanowienia 2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu i miejsca planowanych imprez w uzasadnionych przypadkach z tego tytułu Wystawcy nie przysługuje prawo roszczeń wobec Organizatora. Organizator zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Wystawcę o zmianie miejsca lub terminu imprezy. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie. 8 Dane kontaktowe 1. Podmioty i osoby zainteresowane udziałem w imprezie w charakterze Wystawcy proszone są o złożenie wypełnionych kart zgłoszeniowych w terminie podanym w niniejszym Regulaminie w Pińczowskim Samorządowym Centrum Kultury: pocztą, na adres: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury, ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów, mailowo na adres: oferty@psck.pl osobiście pod adres Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury, ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów, pokój nr 14. 2. Karty zgłoszenia mogą zostać dostarczone osobiście, pocztą lub drogą elektroniczną (skan podpisanej karty zgłoszenia). 3. Za datę złożenia karty zgłoszeniowej uznaje się dzień jej otrzymania przez Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury.
Załącznik nr 4