Załącznik do Uchwały Nr 23/04/A/DPK/2018 Zarządu Banku BPS S.A. z dnia 18 maja 2018 roku. Polityka informacyjna w Banku Polskiej Spółdzielczości S.A. w zakresie kontaktów z inwestorami i klientami. Warszawa, 2018 rok
Spis treści Rozdział 1. Postanowienie ogólne... 3 Rozdział 2. Odpowiedzialność i kompetencje... 3 Rozdział 3. Realizacja i częstotliwość ogłaszania... 4 Rozdział 4. Odpowiedzi na pytania... 4 Rozdział 4. Zasady zatwierdzania i weryfikacji ogłaszanych informacji... 6 Rozdział 5. Metody komunikacji... 6 Rozdział 6. Tryb uchwalenia Polityki... 9
Rozdział 1. Postanowienie ogólne 1. Niniejsza Polityka Informacyjna w Banku Polskiej Spółdzielczości S.A. w zakresie kontaktów z inwestorami i klientami, zwana dalej Polityką określa zakres informacji podlegających ogłaszaniu, zasady i sposób ich ogłaszania przez Bank BPS S.A. oraz mechanizmy komunikacji z uczestnikami rynku kapitałowego gwarantujące rzetelny i kompletny dostęp do informacji o Banku dla wszystkich inwestorów oraz klientów. 2. Bank BPS S.A. ogłaszając do publicznej wiadomości wszelkie informacje, w tym objęte niniejszą Polityką kieruje się zasadami ładu korporacyjnego w szczególności zapewniając akcjonariuszom, inwestorom, mediom oraz wszystkim zainteresowanym powszechny i równy dostęp do informacji w zakresie obowiązującym zgodnie z przepisami. 3. Użyte w Polityce określenia oznaczają: 1) Bank BPS S.A. / Bank Bank Polskiej Spółdzielczości S.A.; 2) DPK - Departament Prawny, Kadr i Komunikacji; 3) DRZ - Departament Relacji Zrzeszeniowych i Korporacyjnych; 4) BZ - Biuro Zgodności; 5) DRS - Departament Rachunkowości i Sprawozdawczości; 6) KSH Kodeks Spółek Handlowych; 7) ASO - Regulamin Alternatywnego Systemu Obrotu Rozdział 2. Odpowiedzialność i kompetencje 4. Za realizację Polityki odpowiada Zarząd Banku oraz właściwe komórki organizacyjne, w szczególności: 1) DPK za dobór i organizację kanałów komunikacji, przekazywanie lub udostępnianie inwestorom informacji z wykorzystaniem przygotowanych nośników komunikacji, a
także za relacje z akcjonariuszami, inwestorami oraz innymi uczestnikami rynku kapitałowego; 2) BZ za kontrolę zgodności z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi ogłaszanych informacji; 3) DRS za sprawozdania finansowe jednostkowe i skonsolidowane Banku. Rozdział 3. Realizacja i częstotliwość ogłaszania 5. Bank udostępnia informacje wymagane przepisami prawa w terminach wynikających z odpowiednich przepisów w tym w szczególności z KSH i Prawa bankowego, a także z regulaminów ASO prowadzonych przez Giełdę Papierów Wartościowych S.A. i BondSpot S.A. 6. Sprawozdania jednostkowe i skonsolidowane Banku, są ogłaszane na stronie internetowej www.bankbps.pl 7. Informacje podstawowe o Banku, skład Zarządu i Rady Nadzorczej, są ogłaszane na stronie internetowej www.bankbps.pl Rozdział 4. Odpowiedzi na pytania 8. 1. DRZ w zakresie swoich obowiązków i w ramach obowiązujących przepisów, udziela odpowiedzi na pytania inwestorów. Odpowiedzi na pytania inwestorów udzielane są niezwłocznie po ich otrzymaniu, nie później jednak niż w terminie 14 dni roboczych liczonych od dnia wpływu do Banku. W szczególnie uzasadnionych przypadkach po upływie terminu 14 dni, po uprzednim poinformowaniu inwestora o planowanym terminie udzielenia odpowiedzi. 2. Obowiązkiem DRZ jest zapewnienie inwestorom możliwości uzyskania pełnych i rzetelnych informacji przekazywanych w ramach odpowiedzi na pytania skierowane do Banku z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Inwestorzy mogą kontaktować się z DRZ w następujący sposób: 1) w formie pisemnej pod adresem: Bank BPS S.A. Departament Relacji Zrzeszeniowych i Korporacyjnych, ul. Grzybowska 81, 00-844 Warszawa, 2) telefonicznie pod numerem telefonu: + 48 22 539 51 50 w dni robocze w godz. 8.00-16.00, 3) za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: drz@bankbps.pl 4. Kanały komunikacji wskazane w ust. 3 powyżej nie dotyczą danych osobowych. Zasady ochrony danych osobowych wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) RODO są uregulowane w Polityce bezpieczeństwa danych osobowych BPS S.A. 9. 1. DPK w zakresie swoich obowiązków udziela odpowiedzi na pytania klientów. Odpowiedzi na pytania klientów udzielane są niezwłocznie po ich otrzymaniu, nie później jednak niż w terminie 14 dni roboczych liczonych od dnia wpływu do Banku. W szczególnie uzasadnionych przypadkach po upływie terminu 14 dni, po uprzednim poinformowaniu klienta o planowanym terminie udzielenia odpowiedzi. W przypadku, gdy z powodu ograniczeń prawnych nie jest możliwe przekazanie klientowi informacji, którymi jest zainteresowany, komunikacja powinna wskazywać przyczyny niemożności ich przekazania, chyba że udzielenie takiego wyjaśnienia jest zabronione przepisami prawa. 2. Klienci mogą kontaktować się z DPK w następujący sposób: 1) w formie pisemnej pod adresem: Bank BPS S.A. Departament Prawny, Kadr i Komunikacji, ul. Grzybowska 81, 00-844 Warszawa; 2) telefonicznie pod numerem telefonu: + 48 22 539 52 31 w dni robocze w godz. 8.00-16.00; 3) za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: zespolkomunikacji@bankbps.pl.
3. Kanały komunikacji wskazane w ust. 2 powyżej nie dotyczą danych osobowych. Zasady ochrony danych osobowych wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) RODO są uregulowane w Polityce bezpieczeństwa danych osobowych BPS S.A. Wszelkie informacje w zakresie objętym niniejszą Polityką ogłaszane będą przez Bank w języku polskim. 10. Rozdział 4. Zasady zatwierdzania i weryfikacji ogłaszanych informacji 11. Informacje wymagane przepisami prawa wymienione w 5 są weryfikowane i zatwierdzane przez Zarząd Banku i akceptowane przez Radę Nadzorczą. 12. DPK zobowiązany jest, nie rzadziej niż raz do roku, do w wymaganiach Komisji Nadzoru Finansowego. monitorowania zmian Rozdział 5. Metody komunikacji 13. 1. Komunikacja odbywa się za pośrednictwem: 1) serwisu telefonicznego; 2) serwisu bankowości elektronicznej i mobilnej; 3) poczty elektronicznej; 4) mediów społecznościowych; 5) korespondencji listowej; 6) rozmów z pracownikami Banku prowadzonych w placówkach;
7) informacji prasowych, konferencji prasowych; 8) informacji w mediach; 9) konferencji i seminariów. 2. Komunikacja z klientem odbywa się za pośrednictwem kanału preferowanego przez klienta, chyba że obowiązujące przepisy prawa, postanowienia umów zawartych z klientem lub regulaminy produktowe przewidują obowiązek komunikacji w określonej formie. Rozdział 6. Informacja o danych osobowych 14 Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: RODO) informujemy, iż: [Administrator i inspektor danych osobowych, dane kontaktowe] 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Bank Polskiej Spółdzielczości S.A. z siedzibą w Warszawie (00-844), ul. Grzybowska 81, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000069229, przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, NIP 8960001959, REGON 930603359, kapitał zakładowy: 431.416.236,00 zł, opłacony w całości ( Administrator ). 2. Kontakt z Administratorem jest możliwy pisemnie na adres Administratora danych lub elektronicznie na adres e-mail lub telefonicznie. 3. Inspektorem ochrony danych jest pracownik Administratora, z którym może się Pan/Pani skontaktować we wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, pisząc na adres iod@bankbps.pl. [Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych] 4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach: 1) komunikacji z Panią/Panem w związku z podjętą przez Panią/Pana próbą kontaktu z Administratorem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest komunikacja z osobą, która zainicjowała kontakt z Administratorem;
2) ewentualnie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy Panią/Panem a Administratorem - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest możliwość dochodzenia roszczeń. 5. Wobec Pani/Pana nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. 6. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, przy czym niezbędne do nawiązania kontaktu z Administratorem (niepodanie danych skutkuje niemożliwością udzielenia odpowiedzi przez Administratora). [Kategorie odbiorców danych osobowych] 7. Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane następującym podmiotom: dostawcom usług IT, podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawnicze, oraz innym podmiotom, z którymi Bank BPS S.A. współpracuje. 8. Pana/Pani dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa. 9. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ani organizacji międzynarodowej. [Okres przechowywania danych] 10. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia komunikacji z Panią/Panem w związku z podjętą przez Panią/Pana próbą kontaktu z Administratorem bądź do czasu wniesienia sprzeciwu w zależności, które ze zdarzeń wystąpi wcześniej. 11. Po upływnie powyższego okresu dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń. [Prawa] 12. Przysługuje Pani/Panu: prawo dostępu do danych Pani/Pana dotyczących, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych osobowych. 13. W celu skorzystania z praw wymienionych powyżej należy skontaktować się z Administratorem lub inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe wskazane wyżej patrz pkt 2 i 3).
14. Nadto przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza RODO. Rozdział 7. Tryb uchwalenia Polityki 15. Niniejsza Polityka została wprowadzona Uchwałą Zarządu Banku i podlega corocznemu przeglądowi.