POLITYKA PRYWATNOŚCI Polityka prywatności EKOMERITUM RODO, 1. Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Transkrypt

1 POLITYKA PRYWATNOŚCI Niniejsza polityka prywatności ( Polityka prywatności ) określa zasady przetwarzania oraz ochrony danych osobowych w spółce pod firmą EKOMERITUM sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-068) (dawniej EKOMERITUM Joanna Tarnkowska), dalej jako EKOMERITUM lub My. Polityka prywatności jest zgodna z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako RODO, oraz krajowymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, w tym ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 poz. 1000). 1. Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie? Dane osobowe to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest każda czynność na danych osobowych bez względu na to, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, np. zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, ujawnianie itd. 2. Kim jesteśmy i jak można się z nami skontaktować? Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka pod firmą EKOMERITUM sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-068) (dawniej EKOMERITUM Joanna Tarnkowska), ul. Zawiślańska 43, NIP: , wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: , kapitał zakładowy w wysokości zł opłacony w całości. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z przetwarzaniem przez nas danych osobowych prosimy o skontaktowanie się z nami: - listownie na adres: EKOMERITUM sp. z o.o. ul. Zawiślańska Warszawa - mailowo na adres: biuro@ekomeritum.pl - telefonicznie pod numer: lub lub Czyje dane osobowe, w jakim celu oraz na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy? 3.1. Dane zbierane automatycznie. Przy każdorazowym uruchomieniu strony internetowej, poniższe informacje dotyczące użytkownika strony są zapisywane automatycznie: - miejsce, z którego nastąpiło połączenie ze stroną internetową; - data i godzina wejścia na stronę;

2 - wersja oprogramowania użytkownika strony; - rodzaj i wersja przeglądarki; - adres IP oraz adres URL; - dane adresowe wyświetlające się na podstronach takich jak kontakt użytkowników korzystających z naszej strony internetowej. Gromadzenie tych danych ma na celu kontrolę danych osobowych oraz poprawę funkcjonalności strony internetowej (podstawa prawna: art. 6 ust. lit. f RODO) Dane pozyskiwane bezpośrednio od osób, których te dane dotyczą. EKOMERITUM przetwarza tylko te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Przekazane nam lub pozyskanie przez nas dane osobowe przetwarzamy w różnych celach w zależności od kategorii podmiotów, których te dane dotyczą. Mianowicie: 1) dane osobowe naszych klientów oraz osób z nami współpracujących (dostawców usług na naszą rzecz, podwykonawców) takie jak: dane kontaktowe (imię i nazwisko, numer telefonu, adres, adres e- mail), PESEL, numer i seria dowodu osobistego, dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej (NIP, REGON, adres prowadzenia działalności gospodarczej) - przetwarzamy w celu: a) zawarcia i wykonania umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO); b) wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych np. w celu wystawienia faktury oraz przechowywania dokumentów księgowych, udzielenia odpowiedzi na reklamacje (podstawa prawna: art. 6 ust. lit. c RODO); c) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, np. dochodzenia przysługujących nam roszczeń w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zawartej z nami umowy, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. lit. f RODO); d) tworzenia zestawień, analiz, statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. lit. f RODO); e) archiwalnym, tj. przechowywania informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. lit. f RODO); f) marketingu bezpośredniego produktów lub usług znajdujących się w naszej ofercie, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO); g) marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną lub telefonicznie produktów lub usług znajdujących się w naszej ofercie po wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym celu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO); 2) dane osobowe osób kontaktujących się z nami telefonicznie lub odwiedzających naszą stronę internetową ( przekazane nam: - poprzez wysłanie a bezpośrednio na nasz adres elektroniczny podany na stronie lub - poprzez podanie informacji podczas połączenia telefonicznego, 3) takie jak: imię i nazwisko, numer telefonu, adres , wszelkie dane przekazane nam w treści wiadomości mailowej lub podczas rozmowy przetwarzamy w celu: a) odpowiedzi na zapytanie, prośbę o ofertę, reklamację lub skargę, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

3 b) podjęcia konkretnych działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby kontaktującej się z nami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit b RODO); c) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, np. dochodzenia roszczeń przysługujących nam w związku ze złożonym zapytaniem, reklamacją, skargą itp., co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. lit. f RODO); d) archiwalnym, tj. przechowywania informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. lit. f RODO); e) marketingu bezpośredniego produktów lub usług znajdujących się w naszej ofercie, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO); f) marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną lub telefonicznie produktów lub usług znajdujących się w naszej ofercie po wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym celu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO); 4) dane osobowe osób fizycznych kontaktujących się z nami w imieniu jednostek organizacyjnych (np. spółek prawa handlowego) członków zarządu, pełnomocników, prokurentów lub pracowników - takie jak: dane kontaktowe (imię i nazwisko, numer telefonu, adres ), PESEL, stanowisko służbowe, funkcja w organie osoby prawnej przetwarzamy w celu: a) kontaktowania się z podmiotem, w imieniu którego występują, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO); b) zawierania z podmiotem, w imieniu którego występują, umów oraz wykonania już zawartych umów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO); c) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, np. dochodzenia roszczeń przysługujących nam wobec tych osób w związku z działaniem przez nie w imieniu reprezentowanych przez te osoby jednostek organizacyjnych, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. lit. f RODO); d) archiwalnym, tj. przechowywania informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. lit. f RODO). e) marketingu bezpośredniego produktów lub usług znajdujących się w naszej ofercie, co jest naszym uzasadnionym interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO); f) marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną lub telefonicznie produktów lub usług znajdujących się w naszej ofercie po wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym celu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO); 4. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe? Przekazanie nam danych osobowych jest całkowicie dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, tj. m.in. wykonania umowy, udzielenia odpowiedzi na Państwa pytania lub skargi lub przedstawienia naszej oferty. 5. Komu przekazujemy dane osobowe? Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być podmioty z następujących kategorii: 1) podmioty świadczące usługi na naszą rzecz przetwarzające dane osobowe na podstawie odrębnej z nami umowy, tj.:

4 a) podwykonawcy wspierający nas przy wykonywaniu zawartych przez nas umów, b) podmioty obsługujące nasze systemy informatyczne lub świadczące usługi telekomunikacyjne, c) podmioty świadczące usługi doradcze, konsultacyjne, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, 2) podmioty prowadzące działalność pocztową, kurierską lub płatniczą (banki, instytucje płatnicze); 3) nasi pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych zobowiązani do zachowania poufności; 4) organy państwowe, jeżeli obowiązek przekazania im danych wynika z przepisów prawa; 6. Czy przekazujemy dane osobowe do państwa trzeciego? Nie planujemy przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Lichtenstein i Islandię) lub do organizacji międzynarodowej. 7. Czy podejmujemy decyzje w sposób zautomatyzowany? W oparciu o Państwa dane osobowe nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym stosując profilowanie. 8. Jak długo przetwarzamy dane osobowe? Dane osobowe są przez nas przechowywane i przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Dane osobowe pozyskane w celu: 1) zawarcia i wykonania łączącej nas umowy przechowujemy przez czas trwania umowy i czas potrzebny do rozliczeń po jej zakończeniu; 2) udzielenia odpowiedzi na zapytanie, prośbę o ofertę, reklamację lub skargę przetwarzamy nie dłużej niż jest to konieczne do udzielenia odpowiedzi, a po tym czasie mogą być przetwarzane do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z zapytaniem, prośbą, reklamacją lub skargą; 3) wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych przechowujemy przez czas: a) wykonania obowiązków (np. przez czas potrzebny do wystawienia faktury); b) w którym przepisy prawne (np. podatkowe, rachunkowe) nakazują nam przechowywać dane; c) w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku prawnego (np. otrzymać karę finansową za naruszenie obowiązków); 4) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przechowujemy do czasu przedawnienia się roszczeń wynikających z umowy, a w przypadku dochodzenia przez nas roszczeń lub wszczęcia postępowania przez właściwy organ do czasu zakończenia postępowania; 5) tworzenia zestawień, analiz, statystyk przetwarzamy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z umowy; 6) podstawowe dane kontaktowe przetwarzane przez nas dla potrzeb marketingu bezpośredniego produktów lub usług znajdujących się w naszej ofercie przechowujemy do czasu zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą względem ich przetwarzania w tym celu, a jeżeli przetwarzanie

5 odbywa się na podstawie zgody do czasu cofnięcia zgody lub do czasu, gdy sami ustalimy, że się zdezaktualizowały; 7) dane osób fizycznych kontaktujących się z nami w imieniu jednostek organizacyjnych (np. spółek prawa handlowego) członków zarządu, pełnomocników, prokurentów lub pracowników - przekazane nam w celu kontaktu z daną jednostką organizacyjną przetwarzamy (i) do czasu zakończenia przez nas współpracy z tą jednostką lub (ii) do czasu ustania umocowania do działania w imieniu jednostki organizacyjnej przez osobę, której dane dotyczą, rozwiązania z tą osobą stosunku pracy lub (iii) przedawnienia potencjalnych roszczeń w związku z działaniem przez tę osobę w imieniu jednostki organizacyjnej lub (iv) do czasu zgłoszenia przez tę osobę sprzeciwu względem przetwarzania jej danych osobowych w tym celu. 9. Jakie prawa przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych oraz jak je zrealizować? W związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych mają Państwo prawo do: 1) dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania (poprawienia, uzupełnienia), ograniczenia ich przechowywania lub usunięcia; 2) przenoszenia danych osobowych, które nam Państwo dostarczyli; oznacza to możliwość otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych innemu administratorowi, a także żądania od nas przesłania tych danych bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; 3) usunięcia danych osobowych ( prawo do bycia zapomnianym ); jednakże prawo do usunięcia danych osobowych nie może zostać przez nas zrealizowane w zakresie w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne do (i) wywiązania się przez nas z obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa polskiego lub (ii) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; 4) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez nas do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów; sprzeciw może zostać wniesiony w dowolnym momencie i musi zostać uzasadniony Państwa szczególną sytuacją; po wniesieniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania Państwa danych osobowych w tych celach; sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego może być przez Państwa wniesiony w dowolnym momencie bez podania przyczyny; 5) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano przed jej cofnięciem. 10. Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego uzasadnionego interesu możemy prosić o wyrażenie przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu, w tym o wyrażenie zgody na otrzymywanie od nas informacji handlowych drogą elektroniczną lub kontaktowania się z Państwem w celach marketingu bezpośredniego naszych produktów lub usług. Wyrażenie ww. zgód spowoduje dopisanie Państwa danych osobowych do naszej bazy kontaktów w celach marketingowych i handlowych. Jeżeli przetwarzamy dane osobowe na podstawie Państwa zgody może ona zostać przez Państwa w każdej chwili wycofana (zob. pkt 9 ust. 5).

6 11. Co w sytuacji, gdy uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane osobowe niezgodnie z prawem? Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO mogą Państwo wnieść skargę do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ( 12. Zmiany Polityki prywatności. Polityka prywatności będzie przez nas aktualizowana i dostosowywana do zmiany przepisów w zakresie ochrony danych osobowych. x