Zarządzenie Nr 5/2009 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Juchnowcu Kościelnym z dnia 05 czerwca 2009 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Juchnowcu Kościelnym. Na podstawie 10 pkt 3 Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Juchnowcu Kościelnym uchwalonego Uchwałą Nr VI/29/07 Rady Gminy Juchnowiec Kościelny z dnia 29 marca 2007r. zarządzam co następuje: Ustalam Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Juchnowcu Kościelnym stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 1 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 5/2009 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Juchnowcu Kościelnym z dnia 05 czerwca 2009 roku Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Juchnowcu Kościelnym I. Postanowienia ogólne Regulamin Organizacyjny jest dokumentem określającym szczegółową organizację, zakres działania, zakres zadań, uprawnień i obowiązków pracowników w nim zatrudnionych. 1 2 Zadania swoje Ośrodek realizuje w oparciu o ustawę o pomocy społecznej, ustawę o dodatkach mieszkaniowych, ustawę o świadczeniach rodzinnych, ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawę o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, ustawę o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej, ustawę o finansach publicznych, ustawę o rachunkowości. 3 Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Juchnowcu Kościelnym działa na podstawie obowiązujących przepisów, Statutu, Regulaminu oraz aktów prawnych wydawanych przez Radę Gminy oraz Wójta Gminy Juchnowiec Kościelny. 4 Przy załatwianiu spraw Ośrodek działa zgodnie z obowiązującymi ustawami oraz stosuje się postanowienia kodeksu postępowania administracyjnego, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. 5 Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są postanowieniami instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.
II. Kierownictwo Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej 6 1. Całokształtem działalności GOPS kieruje Kierownik, zatrudniany przez Wójta Gminy Juchnowiec Kościelny, 2. Kierownik GOPS w stosunku do pracowników GOPS jest pracodawcą w rozumieniu przepisów kodeksu pracy, 3. Kierownik GOPS kieruje działalnością Ośrodka przy pomocy swojego zastępcy i głównego księgowego, 4. Podczas nieobecności Kierownika zastępstwo sprawuje zastępca kierownika, za wyjątkiem spraw zastrzeżonych przez Kierownika Ośrodka, 5. W przypadku nieobecności Kierownika oraz jego zastępcy zastępstwo sprawuje główny księgowy, 6. Organizację pracy określa Regulamin Pracy, ustalany odrębnym zarządzeniem Kierownika, 7. Szczegółowe zagadnienie dotyczące funkcjonowania Ośrodka reguluje Kierownik w formie zarządzeń wewnętrznych. III. Struktura organizacyjna 7 1. Ośrodek zatrudnia pracowników do realizacji zadań określonych w Statucie Ośrodka i obowiązujących przepisach, 2. Ośrodek realizuje zadania własne gminy i zadania zlecone przez organy administracji rządowej ogólnej w zakresie pomocy społecznej. 3. Ośrodek pracuje: Od poniedziałku do piątku od godz. 7.30 do godz. 15.30, ponadto wyznacza się dyżur pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej raz w tygodniu w siedzibie Gminnego Ośrodka Kultury w Juchnowcu Kościelnym od godz. 9 30 do godz. 17 30. 8 W Ośrodku wyodrębnia się następujące stanowiska pracy: a. Kierownik Ośrodka, b. Zastępca Kierownika Ośrodka, c. Stanowisko Głównego Księgowego, d. Stanowisko ds. kadrowych, e. Stanowiska pracowników socjalnych, f. Stanowiska do realizacji świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, g. Stanowisko ds. administracyjnych, h. Stanowisko ds. dodatków mieszkaniowych, i. Stanowisko opiekuna w ośrodku pomocy społecznej, j. Stanowisko sprzątaczki.
9 Do kompetencji Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej należy w szczególności: 1. Zarządzanie GOPS i reprezentowanie go na zewnątrz, 2. Składanie Radzie Gminy Juchnowiec Kościelny corocznych sprawozdań z działalności GOPS oraz przedstawianie potrzeb w zakresie pomocy społecznej, 3. Nadzorowanie i koordynowanie pracy działów oraz innych komórek organizacyjnych wchodzących w skład struktury organizacyjnej GOPS, 4. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, podejmowanie wszelkich decyzji kadrowych i prowadzenie polityki kadrowej GOPS, 5. Utrzymywanie bieżących kontaktów z kierownictwem organów administracji rządowej i samorządowej, a także z innymi instytucjami i organizacjami zajmującymi się pomocą społeczną oraz ze środkami masowego przekazu, 6. Ustalanie potrzeb mieszkańców Gminy Juchnowiec Kościelny w zakresie pomocy społecznej, w tym dokonywanie rozpoznania, analizy i diagnozy sytuacji socjalnej ludności oraz możliwości w zaspakajaniu jej potrzeb, 7. Nadzór i kontrola nad właściwym sporządzaniem i realizacją planów Ośrodka, 8. Nadzór nad całokształtem gospodarki Ośrodka, zwłaszcza gospodarką finansowomateriałową, funduszem płac oraz sprawozdawczością, 9. Przyjmowanie skarg, wniosków i interwencji, prowadzenie rejestru skarg i wniosków, 10. Podpisywanie sprawozdań i pism wychodzących poza teren GOPS, 11. Wydawanie Zarządzeń wewnętrznych regulujących zasady funkcjonowania i organizacji Ośrodka, 12. Prowadzenie postępowania oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych z zakresu pomocy społecznej zgodnie z posiadanym upoważnieniem, 13. Prowadzenie postępowania i wydawanie decyzji w sprawach świadczeń rodzinnych zgodnie z posiadanym upoważnieniem, 14. Prowadzenie postępowania i wydawanie decyzji w sprawie świadczeń z funduszu alimentacyjnego zgodnie z posiadanym upoważnieniem, 15. Nadzór i koordynacja projektów realizowanych przez GOPS (m.in. projekt systemowy, projekty grantowe, unijne), 16. Wykonywanie innych czynności zleconych przez Wójta Gminy Juchnowiec Kościelny. 10 Do kompetencji Zastępcy Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej należy w szczególności: 1. Pełnienie zastępstwa i reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz podczas nieobecności Kierownika, 2. Ocena lokalnych problemów społecznych oraz przedstawianie propozycji ich rozwiązań, 3. Udział w planowaniu środków finansowych na świadczenia, 4. Weryfikacja planowanych potrzeb w aspekcie efektywności świadczonej pomocy, 5. Przedstawianie Kierownikowi Ośrodka informacji z zakresu występujących potrzeb na terenie gminy oraz stanu ich zaspokojenia, 6. Nadzór i kontrola nad prawidłową pracą Działu Świadczeń Rodzinnych,
7. Weryfikacja pod względem merytorycznym rodzinnych wywiadów środowiskowych, oraz pozostałej dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczeń z pomocy społecznej, 8. Organizowanie i nadzorowanie działań kontroli wewnętrznej, 9. Dbanie o porządek i dyscyplinę pracy w Ośrodku. 10. Systematyczne śledzenie zmian w przepisach prawa oraz skuteczne posługiwanie się przepisami w realizacji powierzonych obowiązków, 11. Nadzór nad przestrzeganiem tajemnicy służbowej i zawodowej przez podległych pracowników, 12. Nadzór nad wykonywaniem zleconych przez Ośrodek usług dotyczących pomocy społecznej, 13. Podpisywanie, w zastępstwie Kierownika sprawozdań i pism wychodzących poza teren GOPS, 14. Podejmowanie działań wobec dłużników alimentacyjnych zgodnie z posiadanym upoważnieniem, 15. Wykonywanie innych czynności zleconych przez Kierownika. IV. Zakres pracy Ośrodka 11 Do zadań realizowanych przez Ośrodek należy w szczególności: 1. Stymulowanie i koordynowanie procesów działalności gminy w zakresie pomocy społecznej. 2. Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań gminy wynikających z planów oraz przepisów prawa dotyczących pomocy społecznej. 3. Współdziałanie z organami samorządu, instytucjami, organizacjami społecznymi, stowarzyszeniami, fundacjami, zakładami pracy oraz osobami fizycznymi. 4. Współdziałanie z właściwymi organami rządowej administracji ogólnej. 5. Rozpatrywanie skarg i interwencji klientów Ośrodka oraz wniosków zapytań radnych w zakresie pomocy społecznej. 6. Przygotowywanie okresowych ocen, analiz oraz informacji dla potrzeb Wójta, Rady Gminy. V. Zakres odpowiedzialności pracowników Ośrodka. 1. Pracownicy Ośrodka mają obowiązek: 12 a. wykonywać pracę sumiennie, rzetelnie, sprawnie i bezstronnie, efektywnie oraz stosować się do poleceń kierownika Ośrodka; b. przestrzegać ustalonego czasu pracy, przestrzegać regulaminu pracy, przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy a także przepisów przeciwpożarowych; c. przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach; d. podnosić swoje kwalifikacje zawodowe i doskonalić umiejętność pracy;
e. przekazywać protokolarnie, przy zmianach personalnych, prowadzonej na stanowisku pracy dokumentacji; f. zachowywać uprzejmość i życzliwość w kontaktach ze zwierzchnikami, podwładnymi, współpracownikami oraz w kontaktach z obywatelami; g. zachowywać się z godnością w miejscu pracy i poza nim; h. posiadać dokładną znajomość przepisów prawnych oraz zagadnień i wytycznych obowiązujących na swoim stanowisku pracy; i. zgodnie z prawem opracowywać projekty decyzji i innych aktów prawnych; j. należycie ewidencjować i przechowywać akta, zbiory zarządzeń i rejestry; k. chronić przetwarzane dane osobowe przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem. VI. Zakresy zadań poszczególnych sekcji i samodzielnych stanowisk Stanowisko ds. finansowo - księgowych: 13 1. prowadzenie operacji związanych z wykonywaniem budżetu GOPS zgodnie z zasadami rachunkowości i finansów publicznych, 2. prowadzenie gospodarki finansowo księgowej GOPS zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, 3. sporządzanie sprawozdawczości budżetowej, 4. prowadzenie spraw związanych z wypłatami należnych i przyznanych świadczeń, 5. prowadzenie dokumentacji związanej z ZUS w zakresie dot. pracowników, 6. sporządzanie planów finansowych Ośrodka, 7. prowadzenie spraw z zakresu rozliczeń podatkowych, 8. prowadzenie spraw związanych z wypłatami wynagrodzeń pracowników. Stanowisko ds. kadrowych: 14 1. prowadzenie akt osobowych pracowników GOPS; 2. prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich, urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych i dotyczących opieki nad dzieckiem; 3. prowadzenie ewidencji badań lekarskich pracowników GOPS oraz czuwanie nad ich terminowością; 4. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników GOPS; 5. prowadzenie dokumentacji związanej z ZUS w zakresie dot. podopiecznych GOPS.
15 Pomoc społeczna pracownicy socjalni: 1. prowadzenie pracy socjalnej z jednostką, rodziną i środowiskiem zmierzającą do poprawy sytuacji osób wymagających pomocy, 2. dokonywanie analizy i oceny zjawisk, które powodują zapotrzebowania na świadczenia z pomocy społecznej oraz kwalifikowanie do uzyskania tych świadczeń, 3. udzielanie informacji, wskazówek, pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną trudnej sytuacji życiowej, 4. zawieranie kontraktów socjalnych z osobą ubiegającą się o pomoc określających uprawnienia i zobowiązania stron umowy w ramach wspólnie podejmowanych działań do przezwyciężania trudnej sytuacji życiowej osoby lub rodziny, 5. przygotowanie dokumentacji i wniosków do indywidualnych planów pomocy, 6. współdziałanie z placówkami służby zdrowia, urzędami pracy, sądami, policją, sołtysami i z różnymi specjalistami w celu przeciwdziałania patologii oraz skutków negatywnych działań społecznych, 7. prowadzenie pełnej dokumentacji usług opiekuńczych, 8. udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej, 9. prowadzenie właściwej,wymaganej przepisami dokumentacji, 10. przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawie świadczeń z pomocy społecznej, 11. sporządzanie kwartalnych, półrocznych i rocznych sprawozdań z zakresu zadań pomocy społecznej. Referat świadczeń społecznych: 16 1. przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków na świadczenia rodzinne i fundusz alimentacyjny, 2. przygotowywanie projektów decyzji, 3. sporządzanie list wypłat, 4. sporządzanie sprawozdań rzeczowo finansowych, 5. realizację zadań w zakresie opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w stosunku do osób otrzymujących świadczenie pielęgnacyjne, 6. współpraca z komornikiem sądowym w sprawie sprawdzania stanów egzekucji, 7. występowanie z wnioskiem do ośrodka pomocy społecznej o przeprowadzenie wywiadu środowiskowego u dłużnika alimentacyjnego, 8. współpraca z powiatowym urzędem pracy w celu uzyskania informacji o możliwościach aktywizacji zawodowej dłużnika alimentacyjnego, 9. współpraca ze starostwem powiatowym w celu skierowania dłużnika alimentacyjnego do prac organizowanych na zasadach prac publicznych, określonych w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, 10. kierowanie do starosty wniosków o zatrzymanie prawa jazdy dłużnika alimentacyjnego oraz wniosków o zwrot zatrzymanego prawa jazdy, 11. współpraca z prokuraturą w sprawie składania wniosków o ściganie za przestępstwo określone w art. 209 1 kodeksu Karnego.
17 Stanowisko ds. administracyjnych: 1. praca w systemie TT Pomoc, 2. obsługa kserokopiarki, 3. prowadzenie dziennika korespondencyjnego oraz rejestrowanie i wysyłanie korespondencji dotyczącej pomocy społecznej, 4. prowadzenie na bieżąco zbioru przepisów prawnych niezbędnych na stanowisku pracy, 5. przygotowanie list wypłat świadczeń z pomocy społecznej, 6. terminowe sporządzanie i przekazywanie list z zakresu świadczeń z pomocy społecznej oraz opisanych rachunków dotyczących opłaty za obiady, 7. przestrzeganie porozumień ze szkołami. Stanowisko ds. dodatków mieszkaniowych: 18 1. przyjmowanie wniosków dot. przyznawania dodatków mieszkaniowych; 2. przygotowywanie decyzji administracyjnych, 3. sporządzanie list wypłat dodatków mieszkaniowych, 6. sporządzanie zestawień do spółdzielni mieszkaniowych, 7. utrzymywanie stałej współpracy z zarządcami budynków, 8. sporządzanie analiz, zapotrzebowań i sprawozdawczości w zakresie dodatków mieszkaniowych. 19 Stanowisko opiekuna w ośrodku pomocy społecznej: 1. wykonywanie czynności pielęgnacyjnych, gospodarczych i opiekuńczych w miejscu zamieszkania chorego, 2. załatwianie codziennych sprawunków chorego (np. zrobienie zakupów, opłacenie rachunków, zamawianie wizyt lekarskich), 3. powiadamianie Kierownika Ośrodka o niezdolności do pracy, 4. wezwanie lekarza rejonowego celem stwierdzenia zgonu chorego, 5. powiadomienie Kierownika Ośrodka o zgonie chorego. Stanowisko sprzątaczki: 20 1. utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach Ośrodka, 2. przestrzeganie przepisów BHP i Ppoż., 3. inne czynności wynikające z potrzeb Ośrodka zlecone przez Kierownika
21 W ramach umowy zlecenia w miarę potrzeb Ośrodka mogą być zatrudnieni: 1. informatyk, 2. radca prawny, 3. inspektor do spraw bhp, 4. opiekun w ośrodku pomocy. VII. Organizacja obsługi interesantów 22 1. Indywidualne sprawy interesantów załatwiane są w terminach określonych kodeksem postępowania administracyjnego i innych obowiązujących aktach prawnych, 2. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw interesantów ponoszą pracownicy Ośrodka, 3. Kontrolę i koordynację działań w tym zakresie prowadzi kierownik Ośrodka. 23 Pracownicy Ośrodka przy obsłudze klientów ośrodka zobowiązani są do: 1. udzielania informacji niezbędnych do załatwienia danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów; 2. załatwianie w miarę możliwości sprawy niezwłocznie, na miejscu, względnie określenie terminu załatwienia sprawy, 3. informowanie klientów o stanie i postępie załatwianych spraw, 4. informowanie o przysługujących środkach odwoławczych, 5. kulturalnego traktowania klientów i zapewnienia im właściwych warunków do załatwienia spraw, 6. udzielania pomocy w napisaniu podania, wypełnieniu druków itp. VIII. Zasady redagowania pism i obiegu dokumentów 24 Wszystkie pisma urzędowe wchodzące i wychodzące z Ośrodka muszą być zaewidencjonowane, opatrzone datą, numerem. 25 Pisma wychodzące powinny być opracowane starannie, rzeczowo, zwięźle i zrozumiale oraz odpowiadać zasadom poprawności i czystości języka polskiego.
26 1. Zarządzenia, postanowienia oraz korespondencję podpisuje Kierownik, 2. Decyzje podpisuje Kierownik lub inne osoby upoważnione przez Wójta Gminy Juchnowiec Kościelny na wniosek Kierownika, 3. W czasie nieobecności kierownika sprawy określone w pkt. 1 podpisuje jego Zastępca z wyjątkiem spraw przypisanych wyłącznie Kierownikowi, 4. Kierownik GOPS może upoważnić Zastępcę lub inną osobę do załatwiania niektórych spraw w jego imieniu, 5. Upoważnienie, o którym mowa w pkt. 4 winno mieć formę pisemną i określać sprawy objęte upoważnieniem. IX. Postanowienia końcowe 27 Regulamin Ośrodka obowiązuje wszystkich pracowników zatrudnionych w Ośrodku. 28 W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie przepisy ustaw, o których mowa w statucie GOPS. 29 Traci moc Regulamin dotychczas obowiązujący. 30 1. Regulamin wchodzi w życie po upływie 14 dni od daty podania go do wiadomości pracowników, 2. Regulamin podlega wywieszeniu na tablicy ogłoszeń w GOPS.