RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM RAPORT ZA ROK 2014

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM RAPORT ZA ROK 2014 GDAŃSK 2015

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 fot.: Karol Stańczak/Gdańsk Convention Bureau Długie Pobrzeże AUTORZY/AUTHORS: Dr Anna Kalinowska-Żeleźnik Uniwersytet Gdański/University of Gdańsk Barbara Chmielewska Gdańsk Convention Bureau GOT Bartłomiej Barski Gdańsk Convention Bureau GOT TŁUMACZENIE/TRANSLATION: BigLetter Tłumaczenia SKŁAD I DRUK/DESIGN & PRINT PRODUCTION: Studio a4 s.c., Paweł Fijałkowski, Krzysztof Roch OKŁADKA/COVER: fot.: Karol Stańczak/Gdańsk Convention Bureau, Panorama Głównego Miasta GDAŃSK CONVENTION BUREAU GDAŃSKA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA Ul. Długi Targ 28/29, 80-830 Gdańsk, (+48) 58 305 70 80 www.gdanskconvention.pl convention@gdanskconvention.pl 2. www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM Spis treści Wstęp...4 1. Gdańsk i województwo pomorskie jako destynacja biznesowa...5 1.1 Baza hotelowa...5 1.2 Obiekty konferencyjne...6 1.3 Dostępność komunikacyjna...6 2. Działalność Gdańsk Convention Bureau GOT w 2014 roku...8 2.1 Wsparcie dla organizatorów spotkań...8 2.2 Opracowanie materiałów promocyjnych...9 2.3 Aplikacja GCBeVENT...9 2.4 Udział Gdańsk Convention Bureau GOT w międzynarodowych targach turystyki biznesowej...9 2.5 Udział Gdańsk Convention Bureau GOT w międzynarodowych sieciach współpracy...10 2.6 Program Honorowych Ambasadorów Kongresów Polskich...10 2.7 Program Rekomendowanych PCO (Profesjonalnych Organizatorów Kongresów)...11 2.8 Trójmiejska Akademia Organizatora Spotkań Biznesowych...11 2.9 Promocja w prasie branżowej i Internecie...12 3. Rynek spotkań w Gdańsku i Pomorskim w świetle badań Gdańsk Convention Bureau...13 3.1 Metodyka badań oraz charakterystyka próby badawczej...13 3.2 Liczba spotkań biznesowych i ich rodzaje...14 3.3 Liczba uczestników spotkań biznesowych... 19 3.4 Czas trwania i sezonowość spotkań biznesowych...23 3.5 Tematyka spotkań...25 3.6 Uczestnicy spotkań biznesowych...27 3.7 Pomorski rynek spotkań w latach 2009 2014...30 Zakończenie...35 Słowniczek pojęć...36 Źródła...37 Wykaz tabel i wykresów...38 Załączniki...39 www.gdanskconvention.pl 3.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 Wstęp Znaczenie, przede wszystkim ekonomiczne, turystyki biznesowej współcześnie pozostaje niekwestionowane. Jednak poza ogólną akceptacją tego faktu, wciąż niewielka jest szczegółowa wiedza na ten temat. Głównym powodem jest swoista ułomność metod pomiaru i analizy zjawisk związanych z przemysłem spotkań oraz stosowanie odmiennych metod i terminologii przez badaczy reprezentujących organizacje o różnym zasięgu. Dlatego też monitorowanie ruchu turystyki biznesowej, ze szczególnym uwzględnieniem liczby zorganizowanych spotkań i ich uczestników oraz ich analiza jest ważnym elementem, który pozwoli na ocenę dotychczasowych działań marketingowych podejmowanych przez poszczególne destynacje. Gdańsk Convention Bureau (GCB), zajmujące się promocją Gdańska i województwa pomorskiego jako destynacji konferencyjnej i monitoruje przemysł spotkań od 2009 roku. Od sześciu lat Gdańsk Convention Bureau we współpracy z lokalną branżą hotelami i obiektami konferencyjnymi, zbiera informacje dotyczące spotkań biznesowych zorganizowanych w Gdańsku, Gdyni, Sopocie i pozostałej części województwa pomorskiego. Zebrane dane są każdego roku opracowywane we współpracy z pomorskimi uczelniami wyższymi oraz publikowane w formie raportu statystycznego. Powstały dokument jest następnie dystrybuowany wśród samorządów miast Gdańska, Gdyni i Sopotu oraz całego województwa pomorskiego, hoteli, obiektów konferencyjnych, osób i firm związanych z organizacją spotkań biznesowych oraz środowiska naukowego. Zebrane w nim dane analiza danych statystycznych, ale też opis działań podejmowanych przez lokalną branżę, w tym GCB oraz informacje dot. rozwoju infrastruktury konferencyjnej w regionie czy wskazanie najważniejszych trendów dla branży, stanowią ważne źródło wiedzy dla profesjonalistów związanych z przemysłem spotkań. Dziękujemy wszystkim Partnerom, którzy zaangażowali się w tegoroczny projekt badań statystycznych. Liczymy, że raport, podobnie jak jego poprzednie edycje okaże się pomocny w pracy lokalnej branży i tym samym będziemy mogli liczyć na wsparcie również przy tworzeniu kolejnych, podobnych dokumentów. Życzymy udanej lektury! Autorzy fot.: Jakub Pavlinec/Gdańsk Convention Bureau Molo w Sopocie im. Jana Pawła II 4. www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM 1. Gdańsk i województwo pomorskie jako destynacja biznesowa 1.1. Baza hotelowa Gdańsk oraz cała aglomeracja trójmiejska posiadają bogatą ofertę noclegową, mogącą zadowolić turystów o różnych oczekiwaniach i możliwościach. W 2014 roku funkcjonowało 65 obiektów hotelowych od ** do *****, które zapewniały osobom przyjeżdżającym komfort podczas pobytów zarówno rekreacyjnych, jak i biznesowych. Znalazło to swoje odbicie szczególnie w ocenach turystów zagranicznych, którzy w 5-stopniowej skali wystawili usługom noclegowym mocne 4 z plusem (średnia ocena 4,5; dane na podstawie Raportu Turystyka gdańska w IV kwartale 2014 r. Podsumowanie badań turystyka gdańska w II, III i IV kwartale 2014 roku, GOT). Hotelarze nie spoczywają jednak na laurach i ciągle otwierane są nowe obiekty. Rok 2014 był okresem bogatym w nowe inwestycje, które zaowocowały już w 2015 r. otwarciem nowych obiektów noclegowych, wśród których znalazły się Marina Club Hotel, Puro Gdańsk, Stay Inn, Hotel So Stay, Celestin Residence oraz Hotel Zatoka. Organizatorzy spotkań biznesowych mają więc szeroki wybór obiektów zlokalizowanych w centrum miasta, a dla chcących uciec od jego zgiełku ciekawe opcje oferują także inne dzielnice Gdańska, jak chociażby malownicze Oliwa i Jelitkowo. Tab. 1. Liczba skategoryzowanych hoteli w województwie pomorskim Skategoryzowane hotele w województwie pomorskim * ** *** **** ***** Razem Gdańsk (-) 8 22 7 4 41 Gdynia (-) 4 6 2 (-) 12 Sopot (-) 4 6 2 3 15 Region 12 41 53 7 2 115 Razem 12 57 87 18 9 183 Źródło: Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego www.gdanskconvention.pl 5.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 1.2. Obiekty konferencyjne Województwo pomorskie może pochwalić się szeroką i różnorodną gamą obiektów konferencyjnych. Znajdują się wśród nich głównie hotele/obiekty noclegowe, centra kongresowe, obiekty sportowe, oraz uczelnie wyższe. Te ostatnie zajmują się zarówno organizacją konferencji, jak i wynajmem zewnętrznym podmiotom swoich obiektów. A tych stale będzie przybywać, o czym świadczy chociażby nowy budynek Wydziału Neofilologii i Rektoratu Uniwersytetu Gdańskiego. Coraz większą rolę odgrywają także tzw. unique venues. W 2014 roku, w Gdańsku otwarto dwa tego typu obiekty Gdański Teatr Szekspirowski oraz Europejskie Centrum Solidarności. Rok 2015 to rozpoczęcie działalności Muzeum Emigracji w Gdyni oraz Gdyńskiego Centrum Filmowego. Mając w pamięci trwającą budowę Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku, trudno nie zauważyć rosnącej liczby sal konferencyjnych poza obiektami konferencyjnymi i obiektami zakwaterowania zbiorowego. Do organizacji naprawdę dużych spotkań idealnie nadają się obiekty konferencyjne mogące pomieścić od 1 tys. do nawet 8,7 tys. uczestników w układzie teatralnym. Tutaj prym wiodą m.in. Centrum Wystawienniczo-Kongresowe AmberExpo, Polska Filharmonia Bałtycka im. Fryderyka Chopina w Gdańsku, PGE Arena Gdańsk czy Ergo Arena na granicy Gdańska i Sopotu. Tab. 2. Liczba obiektów konferencyjnych w Trójmieście i Regionie Hotele/obiekty noclegowe z zapleczem konferencyjnym Centra kongresowo- -konferencyjne Obiekty/sale na specjalne wydarzenia Szkoły wyższe Razem Gdańsk 42 5 73 5 125 Sopot 10-16 1 27 Gdynia 7 2 11 1 21 Region 44-3 - 47 Razem 103 7 103 7 220 Źródło: Katalog obiektów konferencyjnych Gdańsk Convention Bureau GOT 2013 1.3. Dostępność komunikacyjna Dostępność komunikacyjna miasta i regionu odgrywa kluczowe znaczenie w atrakcyjności destynacji biznesowej. W Gdańsku i województwie pomorskim jest to kwestia stale rozwijana i dopracowywana, zarówno pod kątem poruszania się w obrębie metropolii, jak i pomiędzy Pomorzem a innym częściami kraju i Europy. Autostrada A1 zapewnia możliwość szybkiego dostania się do Trójmiasta samochodem. Z kolei dla niezmotoryzowanych najnowszym udogodnieniem są nowe połączenia kolejowe, dzięki którym trasę Gdańsk-Warszawa można pokonać w niecałe 3 godziny. Coraz bardziej popularną alternatywą dla turystów są także podróże samolotem. Port Lotniczy im. Lecha Wałęsy w Gdańsku notuje rosnące z roku na rok zainteresowanie pasażerów. Rok 2014 były rokiem przełomowym pod kątem wzrostu wielkości ruchu pasażerskiego, gdyż udało się przekroczyć 3 miliony obsłużonych osób. Zakładając utrzymujące się tempo rozwoju władze lotniska spodziewają osiągnięcia wyniku na poziomie 4 milionów w roku 2016. W celu przystosowania przestrzeni do większego ruchu oraz zapewnienia wyższego komfortu podróży wybudowano nowy terminal przylotów T2, który zwiększy przepustowość lotniska z 5 do 7 mln pasażerów rocznie. 6. www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM Tab. 3. Liczba pasażerów w Porcie Lotniczym im. Lecha Wałęsy w latach 2012-2014 Liczba pasażerów w Porcie Lotniczym w latach 2012-2014 2012 2013 2014 Zmiana 2013/2014 liczba w % 2 976 227 2 877 403 3 288 435 411 032 114,3% Źródło: Port Lotniczy Gdańsk im. Lecha Wałęsy Dla podróżnych dostępne są także połączenia drogą morską aktualnie promy pływają do Karlskrony oraz Nynäshamn. Dzięki nim porty w Gdańsku i Gdyni odnotowały w 2014 wzrosty w liczbie obsłużonych pasażerów w porównaniu do roku poprzedniego. Tab. 4. Liczba pasażerów w Porcie Gdańsk w latach 2012-2014 Liczba pasażerów w Porcie Gdańsk w latach 2012-2014 2012 2013 2014 Zmiana 2013/2014 liczba w % 150 099 136 378 137 784 1 406 101% Źródło: Port Gdańsk Tab. 5. Liczba pasażerów w Porcie Gdynia w latach 2012-2014 Liczba pasażerów w Porcie Gdynia w latach 2012-2014 2012 2013 2014 Zmiana 2013/2014 liczba w % 578 144 589 863 657 159 67 296 111,4% Źródło: Port Gdynia fot.: Karol Stańczak/Gdańsk Convention Bureau Port Lotniczy im. Lecha Wałęsy, Terminal T2 www.gdanskconvention.pl 7.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 fot.: Karol Stańczak/Gdańsk Convention Bureau Dom Uphagena 2. Działalność Gdańsk Convention Bureau GOT w 2014 roku 2.1. Wsparcie dla organizatorów spotkań Gdańsk Convention Bureau GOT już od wielu lat pracuje na rzecz rozwijania rynku spotkań biznesowych na Pomorzu oraz promocji Gdańska i Regionu jako destynacji turystyki biznesowej. W roku 2014 kontynuowano szeroko zakrojone działania zorientowane na wspieranie organizatorów lokalnych, krajowych i międzynarodowych spotkań, które odbywały lub mogły się odbyć na terenie Pomorza. W skład tych działań wchodziło: tworzenie i udostępniane organizatorom wydarzeń materiałów promocyjnych dot. Gdańska oraz województwa pomorskiego, udostępnianie bezpłatnej aplikacji mobilnej GCBeVENT, organizacja tzw. Welcome Desk oraz punktów informacji turystycznej w użytkowanych lokalizacjach oraz, co niezwykle istotne, pośredniczenie w kontaktach pomiędzy organizatorami a lokalną branżą turystyczną poprzez polecanie obiektów oraz przygotowywanie ofert. W porównaniu z rokiem 2013 znacznie wzrosło zainteresowanie usługami i zaufanie do GCB/GOT, co przejawia się we wzroście zapytań dotyczących lokalnej oferty, których w 2014 roku odnotowano 124. 8. www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM 2.2 Opracowanie materiałów promocyjnych W 2014 roku Gdańsk Convention Bureau GOT kontynuowało swoją działalność promowania oferty turystyki indywidualnej i biznesowej województwa pomorskiego poprzez wydawanie szeregu materiałów promocyjnych i gadżetów. Były one wykorzystywane zarówno podczas wydarzeń lokalnych, w których udział brały osoby z różnych stron Polski i świata, a także na imprezach zagranicznych (m.in. targach biznesowych EIBTM w Barcelonie, IMEX we Frankfurcie, CONVENE w Wilnie oraz innych mniejszych spotkaniach). Broszury typu Hity Gdańska czy Dwa 2 dni wolności czyli weekend w Gdańsku stanowią źródło skondensowanych informacji o mieście, a zarazem zachęcają turystę biznesowego do skorzystania z bardziej rekreacyjnych aspektów oferty Gdańska. Dodatkowo zlecono wyprodukowanie gadżetów promocyjnych (błyszczących toreb 500 sztuk, znaczków I love Gdańsk 1 000 szt., przenośnych banków energii 50 szt., okularów przeciwsłonecznych 1 000 szt. oraz antystresowych kostek decyzyjnych 200 szt.), które również były rozdawane w ramach krajowych i zagranicznych eventów. W dalszym ciągu rozpowszechniany jest katalog obiektów konferencyjnych na terenie województwa pomorskiego, który zawiera kompleksowe informacje na temat hoteli, centrów konferencyjnych, uczelni wyższych oraz unique venues i innych obiektów. W 2015 roku przygotowywana jest zaktualizowana edycja katalogu, w której ujęte będą otwarte w przeciągu ostatnich dwóch lat nowe ciekawe lokalizacje. Działalność Gdańsk Convention Bureau GOT reklamowały także dwa przygotowane na zamówienie Biura filmiki jeden dotyczący aplikacji GCBeVENT, a drugi prowadzonych badań statystycznych. Oba dostępne są na stronie gdanskconvention.pl oraz na kanale YouTube. 2.3 Aplikacja GCBeVENT Nowoczesne eventy dążą do zapewnienia uczestnikom komfortu informacyjnego oraz zaangażowania ich w wydarzenia również w warstwie wirtualnej. W odpowiedzi na te oczekiwania od trzech lat funkcjonuje bezpłatna aplikacja GCBeVENT, która umożliwia zapewnienie wszystkim zaangażowanym osobom stały dostęp do listy prelegentów, agendy, informacji na temat danego obiektu konferencyjnego czy też całego miasta, komunikacji i możliwości transferu. Pod domeną gcbevent.com funkcjonować może strona wydarzenia. Istnieje także opcja stworzenia spersonalizowanej agendy oraz połączenia aplikacji z profilami na portalach społecznościowych. Ta szeroka funkcjonalność zaowocowała wykorzystaniem aplikacji na wielu wydarzeniach w 2014 roku, wśród których znalazły się: Meetings Week Poland, MPI Poland Winter Meeting, Konferencja Nowe Trendy w Turystyce, Spotkania Igers Gdańsk, Inwestycje i nieruchomości w warunkach równoważonego rozwoju, IX Pomorskie Forum Przedsiębiorczości, Konferencja Project Management oraz Konferencja 25 years after communism: East and West of Europe in Search of Solidarity. GCBeVENT sprawdza się podczas konferencji, kongresów, warsztatów, targów czy nawet gier miejskich. W 2014 aplikacja otrzymała kolejną już nagrodę - wyróżnienie w II edycji prestiżowego konkursu Tech.Travel Award 2014. 2.4 Udział Gdańsk Convention Bureau GOT w międzynarodowych targach turystyki biznesowej Targi turystyki biznesowej są okazją do prezentacji oferty Gdańska i Regionu na arenie międzynarodowej oraz nawiązywania nowych kontaktów z przedstawicielami branży turystyki biznesowej z innych krajów, co umożliwia przyszłą współpracę. W 2014 roku Gdańsk Convention Bureau GOT uczestniczyło w trzech wydarzeniach tego typu. Pierwsze z nich to EIBTM (The Global Meetings and Events Expo, 18 20 listopada 2014, Barcelona, Hiszpania), które funkcjonując od 26 lat, są jednym z największych i najważniejszych wydarzeń dedykowanych profesjonalistom z branży organizacji kongresów, konferencji i innych spotkań biznesowych. Każdego roku w targach uczestniczy prawie 15 000 przedstawicieli branży turystycznej oraz mediów z całego świata. W 2014 przedstawiciele GCB/GOT uczestniczyli w prawie 30 spotkaniach z reprezentantami destynacji, agencji, stowarzyszeń i korporacji. Efektem uczestnictwa w targach było zainteresowanie ze strony zagranicznych organizatorów konferencji oraz wiele nowych kontaktów biznesowych. Kolejnymi były targi IMEX (The Worldwide Exhibition for Incentive Travel, Meetings and Events, 20-22 www.gdanskconvention.pl 9.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 maja 2014, Frankfurt, Niemcy), gdzie przedstawiciele Gdańsk Convention Bureau GOT zaprezentowali bursztynowe stanowisko Gdańska i Regionu oraz odbyli ponad 20 spotkań biznesowych. Ostatnie, lecz nie mniej istotne, były targi CONVENE (12-13 lutego 2014, Wilno, Litwa). To stosunkowo nowe wydarzenie (organizowane od 2013 roku) dynamicznie się rozwija i stanowi wspaniałą platformę do nawiązywania nowych kontaktów biznesowych, o czym świadczy fakt, że przedstawiciele GCB/GOT odbyli ponad 70 spotkań z reprezentantami agencji eventowych, korporacji i stowarzyszeń z różnych krajów Europy i świata. Podczas wszystkich targów GCB/GOT promowało również Członków Gdańskiej Organizacji Turystycznej poprzez dystrybuowanie ich materiałów promocyjnych oraz zapraszanie do współuczestnictwa w przygotowywanych stoiskach. 2.5 Udział Gdańsk Convention Bureau GOT w międzynarodowych sieciach współpracy Jako część strategii internacjonalizacji lokalnego rynku spotkań biznesowych Gdańsk Convention Bureau GOT angażuje się w uczestnictwo w międzynarodowych stowarzyszeniach. GCB/GOT, w imieniu Miasta Gdańska, jest członkiem ICCA (International Congress & Convention Association), a przedstawiciel GOT/GCB jest członkiem MPI (Meeting Professionals International). Zaangażowanie w funkcjonowanie obu tych organizacji niesie ze sobą wiele możliwości rozwoju. Stanowi także element ugruntowujący rozpoznawalność Gdańska i województwa pomorskiego jako destynacji biznesowej na arenie krajowej i międzynarodowej. W roku 2014 przedstawiciele Gdańsk Convention Bureau GOT uczestniczyli w działalności obu stowarzyszeń już nie tylko jako odbiorcy, ale występowali także w roli współprowadzących i prelegentów. Pracownik GCB/GOT na dorocznym kongresie ICCA w Antalyi, Turcja (listopad 2014) współprowadziła sesję Small and nimble dotyczącą możliwości rozwoju małych i średnich miast, a w Amsterdamie poprowadziła kilka warsztatów na temat budowania kampanii medialnych i przygotowywania imprez targowych w ramach konferencji ICCA Research Sales & Marketing Programme (lipiec 2014), na której prelegentką była także ówczesna Prezes GCB/GOT. GCB/GOT reprezentowało Gdańsk i Region także na spotkaniach MPI, z których dwa odbyły się na terenie Pomorza na podstawie porozumienia pomiędzy MPI i GOT. Działalność Stowarzyszenia została doceniona poprzez uhonorowanie Prezesa Gdańskiej Organizacji Turystycznej nagrodą MP Power 12, w ramach której wyróżniani są eksperci i osobistości sektora branży eventowej. 2.6 Program Honorowych Ambasadorów Kongresów Polskich Polska Organizacja Turystyczna oraz Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce od ponad 15 lat prowadzi Program Ambasadorów Kongresów Polski. Polega on na zachęcaniu osób mających kontakty zagraniczne zwłaszcza naukowców, biznesmenów, specjalistów różnych branż do skutecznego przyciągania do danego kraju międzynarodowych konferencji i kongresów. 24 listopada 2011r. powołany został Pomorski Klub Ambasadora Kongresów Polskich. Oficjalne otwarcie odbyło się na Stadionie PGE ARENA z udziałem Wiceprezydenta Miasta Gdańska - Andrzeja Bojanowskiego. Od 2005 roku liczba Honorowych Ambasadorów z Pomorza sukcesywnie wzrasta. Przez 10 lat pracy do programu dołączyło 25-ciu przedstawicieli świata nauki, biznesu, polityki oraz sportu. W 2014 roku do grona Honorowych Ambasadorów z Pomorza dołączył prof. Jacek Namieśnik (Politechnika Gdańska). Gdańsk Convention Bureau GOT aktywnie współpracuje z Ambasadorami Kongresów Polskich z województwa pomorskiego podczas organizowanych przez nich konferencji i innych spotkań oferując wsparcie organizacyjne oraz merytoryczne. 10. www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM 2.7 Program Rekomendowanych PCO (Profesjonalnych Organizatorów Kongresów) Gdańsk Convention Bureau prowadzi Program Rekomendacji firm wyspecjalizowanych w kompleksowej organizacji i obsłudze kongresów w Gdańsku i Regionie. Rekomendację mogą uzyskać podmioty gospodarcze wyspecjalizowane w planowaniu i organizacji konferencji, posiadające odpowiednie doświadczenie w obrębie merytorycznego i organizacyjnego przygotowania w tym zakresie, zaplecze techniczne oraz zespół pracowników umożliwiających pełną realizację konferencji własnej lub zleconej. W 2014 roku rekomendacji nie uzyskała żadna nowa firma, a Gdańsk Convention Bureau GOT skupiło się na kultywowaniu współpracy z dotychczasowymi członkami programu. 2.8 Trójmiejska Akademia Organizatora Spotkań Biznesowych Istotnym elementem działalności Gdańsk Convention Bureau jest pośredniczenie w wymianie doświadczeń i pogłębianiu specjalistycznej wiedzy przedstawicieli branży poprzez organizowanie i udział w konferencjach i szkoleniach. W 2014 roku najistotniejszym z tego typu wydarzeń była konferencja Nowe Trendy w Turystyce (28 marca, Hotel Mercure), w ramach której odbyło się kolejne spotkanie Akademii Organizatora Spotkań Biznesowych (organizowanej od 2010 roku). W panelu Turystyka biznesową siłą napędową metropolii wzięli udział p. Anna Jędrocha, Prezes Zarządu Symposium Cracoviense oraz prof. Marek Pawełczyk, Prezes International Institute of Acoustics and Vibration. Podczas spotkania prelegenci i uczestnicy rozmawiali o roli PCO (Profesjonalnego Organizatora Kongresów) w procesie organizacji międzynarodowych kongresów, współpracy pomiędzy Ambasadorami Kongresów Polskich a PCO oraz czynnikach decydujących o wyborze destynacji na organizację wydarzenia (unikalność oferty, profesjonalizm w jej przygotowaniu). Na koniec Gdańsk Convention Bureau GOT zaprezentował uczestnikom dwa projekty promocyjne wykorzystujące nowe technologie zrealizowane z pomorskimi firmami (Toucan Systems z Gdańska oraz CTAdventure z Gdyni). W całej konferencji wzięło udział prawie 300 uczestników i 22 prelegentów. fot.: Tomasz Maryks/Gdańsk Convention Bureau Molo w Sopocie im. Jana Pawła II www.gdanskconvention.pl 11.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 2.9 Promocja w prasie branżowej i Internecie Gdańsk Convention Bureau GOT prowadzi portal internetowy www.gdanskconvention.pl (istniejący od roku 2005), który funkcjonuje jako kompleksowe źródło informacji o ofercie Gdańska i Regionu dla organizatorów spotkań biznesowych oraz działalności Biura. Od 2012 roku strona funkcjonuje w odnowionej, bardziej nowoczesnej i funkcjonalnej formie. Na portalu prowadzonym w języku polskim i angielskim znajdują się informacje m.in. o dostępności komunikacyjnej, obiektach konferencyjnych, usługodawcach, najważniejszych konferencjach i targach organizowanych w Gdańsku i województwie pomorskim oraz wiele innych. W 2014 roku na stronie www.gdanskconvention.pl ukazało się prawie 100 notatek prasowych dot. działań GCB/GOT, konferencji i innych wydarzeń organizowanych w Gdańsku i województwie pomorskimi wielu innych. Dzięki temu w 2014 roku portal Gdańsk Convention Bureau GOT odwiedziło ponad 10 000 osób. W wyniku działań promocyjnych Gdańsk Convention Bureau GOT w Internecie ukazało się ponad 180 bezpłatnych materiałów prasowych dotyczących Gdańska i województwa pomorskiego (208 w mediach lokalnych i krajowych oraz 74 w mediach międzynarodowych). Również w 2014 roku Gdańsk Convention Bureau GOT kontynuowało współpracę z magazynem Live&Travel, w którym opublikowanych zostało 12 płatnych artykułów poświęconych tematyce przemysłu spotkań. fot.: Bartosz Makowski/Międzynarodowe Targi Gdańskie AmberExpo 12. www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM 3. Rynek spotkań w Gdańsku i Pomorskim w świetle badań Gdańsk Convention Bureau 3.1. Metodyka badań oraz charakterystyka próby badawczej Głównym celem niniejszego raportu jest identyfikacja i charakterystyka wydarzeń z obszaru turystyki biznesowej, które zostały zorganizowane na terenie województwa pomorskiego w roku 2014. Wzorem lat ubiegłych, badaniem objęto te spotkania, które spełniły następujące kryteria Światowej Organizacji Turystycznej (UNWTO World Tourism Organization): liczba uczestników jest nie mniejsza niż 10, czas trwania to minimum 4 godziny, zostały zorganizowane w sali, specjalnie w tym celu wynajętej i opłaconej. Ankietę opracowaną według wzoru Poland Convention Bureau POT (patrz załącznik 1), skierowano do zarządców obiektów świadczących usługi dla rynku spotkań. Obiekty podzielono na cztery rodzaje: hotel z zapleczem konferencyjnym, centrum wystawienniczo-konferencyjne, sala na specjalne wydarzenie oraz szkoła wyższa. Zebrane dane zostały poddane analizie ilościowej oraz jakościowej. Analiza ilościowa dotyczyła liczby spotkań oraz liczby uczestników według kategorii i tematyki. Natomiast analiza jakościowa objęła następujące zagadnienia: kategorie spotkań, tematykę organizowanych spotkań, czas trwania spotkań i sezonowość ich organizowania grupy uczestników. Zakres podmiotowy analizy obejmuje spotkania, które odbyły się na terenie województwa pomorskiego w roku 2014. Dane były zbierane na terenie: Gdańska, Sopotu, Gdyni oraz Regionu, przez który należy rozumieć pozostały obszar województwa pomorskiego. Z Regionu dane zebrano z tych miejscowości, w których znajdują się obiekty świadczące usługi dla rynku spotkań, które posiadają salę mieszczącą min. 50 osób. W badaniach wyróżniono cztery kategorie spotkań biznesowych: kongresy/konferencje, wydarzenia korporacyjne, wydarzenia motywacyjne oraz targi/wystawy. Zakres przedmiotowy badania objął 33 obiekty z terenu województwa pomorskiego (Gdańsk 23, Gdynia 2, Sopot 1, Region 7), w których zorganizowano spotkania biznesowe. 18 badanych obiektów stanowiły hotele z zapleczem konferencyjnym, 5 - centra wystawiennicze/kongresowe oraz 10 - obiekty/sale na specjalne wydarzenie (a wśród nich obiekty pełniące na co dzień funkcje kulturalne, edukacyjne i sportowe). W roku 2014 nie otrzymano danych od żadnej szkoły wyższej. Ze względu na przekazanie przez sopockie obiekty informacji o zaledwie jednym wydarzeniu zrezygnowano z uwzględnienia go w dalszej analizie. Badane obiekty stanowią wciąż jedynie część wszystkich lokalizacji na terenie województwa pomorskiego, w których organizowane były spotkania biznesowe. Chociaż ankiety zostały skierowane do najbardziej kluczowych obiektów w regionie, za rok 2014 dane przekazało o 28 obiektów mniej niż miało to miejsce w roku 2013. Wynika to z dużego nakładu pracy ze strony obiektów koniecznego do zestawienia informacji o wszystkich wydarzeniach biznesowych, szczególnie przy ich stale rosnącej liczbie. Mniejsza liczba danych ogranicza ich reprezentatywność i porównywalność przeprowadzonej analizy w stosunku do wyników z lat poprzednich. Mimo wszystko poniższy raport posiada istotną wartość poznawczą jako jedyny kompleksowy przegląd pomorskiego rynku spotkań biznesowych. W roku www.gdanskconvention.pl 13.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 2015 prowadzone są intensywne działania mające na celu wzmocnienie współpracy pomiędzy obiektami konferencyjnymi a Gdańsk Convention Bureau GOT, które ma potencjał przełożyć się na większą reprezentatywność danych w Raporcie za rok 2015. 3.2. Liczba spotkań biznesowych i ich rodzaje Badanie wykazało, iż w roku 2014 łącznie w województwie pomorskim zostały zorganizowane 2 952 spotkania biznesowe. W porównaniu do roku 2009, w którym odnotowano 1 434 spotkania, można zauważyć dwukrotny wzrost ogólnej ich liczby. Jednak odnosząc się do roku 2013, z łączną liczbą 7 183 spotkań odnotowujemy znaczny ich spadek. Głównym powodem tej sytuacji jest mniejsza niemal o połowę liczba obiektów, które przekazały dane statystyczne. Natomiast ciągle zauważalna jest stała poprawa infrastruktury konferencyjnej oraz działania lokalnej branży, które są potrzebne dla rozwoju pomorskiego przemysłu spotkań w ostatnich latach. Tab. 6. Liczba spotkań biznesowych na terenie województwa pomorskiego w roku 2014 Liczba spotkań % Gdańsk 2 423 82,08% Gdynia 115 3,90% Region 414 14,02% Razem 2 952 100% Tak jak w latach ubiegłych, najwięcej spotkań biznesowych odbyło się w Gdańsku, który utrzymał pozycję lidera, biorąc pod uwagę udział danej destynacji w pomorskim rynku spotkań (82,08%). Drugie miejsce zajął Region, w którym zorganizowano 414 spotkań (14,02% udziału w rynku), a trzecie Gdynia, z łączną ich liczbą 115 (3,90% udziału w rynku). Rys. 1. Struktura pomorskiego rynku spotkań biznesowych w roku 2014 3,90% 14,02% Gdańsk Gdynia 82,08% Region Kategoria spotkania 1 Nie 1200 uwzględniając Gdańsk 1 wydarzenia Gdynia sopockiego. Region kongres/konferencja 1058 1058 79 165 wydarzenie korporacyjne 828 5 83 14. 1000 www.gdanskconvention.pl wydarzenie motywacyjne 494 19 155 828 targi/wystawy 43 12 11 800 kongres/konferencja

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM Biorąc pod uwagę zasięg spotkania biznesowe zostały podzielone na cztery rodzaje: lokalne, wojewódzkie, ogólnopolskie oraz międzynarodowe. Podobnie do lat ubiegłych pierwsze miejsce w tej kategorii zajmują spotkania o zasięgu lokalnym, których zorganizowano 985, a drugie - wydarzenia ogólnopolskie (948). Znacznie mniej, bo 701 odbyło się spotkań wojewódzkich i jedynie 318 o zasięgu międzynarodowym. W Gdyni (34) i Regionie (171) największą liczbę stanowią spotkania ogólnopolskie. Natomiast w Gdańsku pierwsze miejsce pod względem ilości spotkań zajmują wydarzenia o zasięgu lokalnym (881). Tab. 7. Liczba spotkań biznesowych w Gdańsku, Gdyni i Regionie według zasięgu w 2014 roku 3,90% 14,02% Gdańsk Gdynia Region Razem lokalne 881 33 71 985 Gdańsk wojewódzkie 560 32 109 701 ogólnopolskie 743 34 171 Gdynia 948 międzynarodowe 239 16 82,08% 63 Region 318 Razem 2 423 115 414 2 952 Analizowane spotkania zostały sklasyfikowane według czterech kategorii: kongres/konferencja, wydarzenie korporacyjne, wydarzenie motywacyjne oraz targi/wystawy. Rys. 2. Liczba spotkań biznesowych w Gdańsku, Gdyni i Regionie według kategorii w 2014 roku Kategoria spotkania 1200 Gdańsk Gdynia Region kongres/konferencja 1058 1058 79 165 wydarzenie korporacyjne 828 5 83 1000 wydarzenie motywacyjne 494 19 155 828 targi/wystawy 43 12 11 800 600 494 400 kongres/konferencja wydarzenie korporacyjne wydarzenie motywacyjne targi/wystawy 200 0 165 155 79 83 43 5 19 12 11 Gdańsk Gdynia Region www.gdanskconvention.pl 15.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 Podobnie do lat ubiegłych, kongres/konferencja był najczęstszym rodzajem spotkania organizowanym w województwie pomorskim. W 2014 roku odbyło się ich łącznie 1302, co stanowi 44% wszystkich spotkań, z czego 155 miało charakter międzynarodowy, a 1147 - krajowy. W Gdańsku zorganizowano najwięcej kongresów/konferencji (1098). Na drugim miejscu w tym zestawieniu uplasował się Region (165), na trzecim Gdynia (79). Należy w tym miejscu podkreślić drugie miejsce Regionu, świadczące o coraz lepszej znajomości przez organizatorów spotkań obiektów usytuowanych poza obszarem Trójmiasta, które swoją ofertą coraz lepiej konkurują z obiektami zlokalizowanymi w dużych ośrodkach miejskich. Wydarzenia korporacyjne, których zorganizowano łącznie 916 (co stanowi 31% ogółu spotkań), zajmują drugie miejsce w tym rankingu. Wśród nich 98 miało charakter międzynarodowy. Najwięcej takich spotkań odbyło się w Gdańsku (744 krajowe i 84 międzynarodowe). W dalszej kolejności organizatorzy wydarzeń korporacyjnych wybierali Region (69 krajowych i 14 międzynarodowych) oraz Gdynię (4 krajowe i 1 międzynarodowe). Utrzymanie w przyszłości dobrego wyniku Regionu zależeć będzie od jakości ofert przygotowywanych przez dysponentów obiektów zlokalizowanych poza obszarem Trójmiasta, obejmujących elementy rekreacyjno-rozrywkowe, które są ważnym elementem programu tego typu spotkania. Trzecie miejsce ponownie zajęły wydarzenia motywacyjne, których w województwie pomorskim zorganizowano łącznie 668, w tym 52 o zasięgu międzynarodowym. W tej kategorii pierwsze miejsce zajął Gdańsk, w którym odbyły się 466 spotkania krajowe i 28 międzynarodowych. Kolejne miejsca zajęły Region (132 wydarzenia krajowe i 23 międzynarodowe) oraz Gdynia (18 wydarzeń krajowych i 1 międzynarodowe). Z uwagi na zauważalną tendencję zleceniodawców wydarzeń motywacyjnych do redukowania kosztów, imprezy te stają coraz krótsze (aż 68% z nich trwało tylko jeden dzień, w porównaniu do 52% w roku 2013). Oznacza to, że coraz chętniej przez organizatorów tego rodzaju spotkań będą wybierane obiekty znajdujące się w dobrze skomunikowanych dużych ośrodkach miejskich, takich jak Gdańsk. Ostatnie, czwarte miejsce w tej klasyfikacji zajmują targi/wystawy. Zorganizowano ich łącznie 66, co stanowi 2% ogółu analizowanych spotkań. Dzięki efektywnej działalności Centrum Wystawienniczo Kongresowego AmberExpo największego tego typu obiektu na Pomorzu, w roku 2014 najwięcej targów i wystaw zrealizowano w Gdańsku (łącznie 43, w tym 36 krajowych i 7 międzynarodowych). Miejsce drugie zajęła Gdynia (w której odbyło się łącznie 12 imprez, w tym 9 krajowych i 3 międzynarodowe), wyprzedzając Region zaledwie o 1 imprezę (razem 11 imprez 9 krajowych i 2 międzynarodowe). Ponownie należy podkreślić znaczenie specjalistycznej infrastruktury przy organizacji targów/wystaw. Tab. 8. Liczba spotkań biznesowych w Gdańsku, Gdyni i Regionie w roku 2014 według kategorii spotkania Kategoria spotkania LICZBA SPOTKAŃ krajowe międzynarodowe Ogółem Gdańsk Gdynia Region Gdańsk Gdynia Region kongres/ konferencja 1302 (44%) 938 68 141 120 11 24 wydarzenie korporacyjne 916 (31%) 744 4 69 84 1 14 wydarzenie motywacyjne 668 (23%) 466 18 132 28 1 23 targi/wystawy 66 (2%) 36 9 9 7 3 2 Razem 2952 (100%) 2184 99 351 239 16 63 16. www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM Biorąc pod uwagę zebrane dane, analizowane obiekty podzielono na następujące rodzaje: hotel z zapleczem konferencyjnym, centrum wystawiennicze/kongresowe oraz sala na specjalne wydarzenie. Rys. 3. Struktura spotkań biznesowych według rodzaju obiektu w 2014 roku 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 18,0% 20,0% 62,0% hotel centrum wystawiennicze/kongresowe sala na specjalne wydarzenia Kompleksowość oferty hotelu z zapleczem konferencyjnym, w którym uczestnicy mają zapewniony pełen pakiet usług (takich jak: nocleg, wyżywienie, obsługa konferencji, możliwość zorganizowania imprezy towarzyszącej, np. bankietu) ponownie zapewniła temu rodzajowi obiektów pierwsze miejsce - organizatorzy spotkań biznesowych zrealizowali w nich 62% wszystkich wydarzeń. W centrach wystawienniczo/kongresowych zorganizowano 20% spotkań, co stanowi wzrost o 12,2% w stosunku do roku 2013. Znakomita jakość infrastruktury tego typu obiektów oraz profesjonalizm obsługi uczestników, stanowi 4,8% wystarczającą zachętę 18,3% dla organizatorów spotkań biznesowych. Natomiast 18% spotkań odbyło się w sali na specjalne wydarzenie, co stanowi wzrost o 3,5% w stosunku do roku Gdańsk 2013. Wzrost ten jest potwierdzeniem rosnącego znaczenia tzw. unique venues, czyli infrastruktury, która tylko okazyjnie jest używana dla potrzeb organizowania spotkań, na co dzień pełniąc Gdynia odmienne funkcje. Biorąc pod uwagę dążenie zleceniodawców spotkań biznesowych do redukcji kosztów realizacji spotkania i czasu poświęconego na 76,9% Region uczestnictwo w nim, unique venue wspiera jednocześnie cele części formalnej i nieformalnej spotkania. Zorganizowanie np. konferencji w placówce kulturalnej, muzeum, czy obiekcie sportowym umożliwia realizację jej programu formalnego, a jednocześnie poprzez nietypowość i niepowtarzalność miejsca, staje się dodatkową atrakcją dla uczestników. Wiele tego typu obiektów z góry planuje prowadzenie usług dla rynku spotkań i zapewnia właściwą infrastrukturę (np. Europejskie Centrum Solidarności, w którym zaprojektowano salę konferencyjno-widowiskową na 400 osób, wyposażoną w najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne, m.in. rzutnik multimedialny 3D). 120 42 101 Kongres/konferencja Wydarzenie motywacyjne Wydarzenie korporacyjne 1721 Targi/wystawy www.gdanskconvention.pl 17.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 fot.: Karol Stańczak/Gdańsk Convention Bureau Filharmonia Bałtycka Tab. 9. Liczba spotkań biznesowych w Gdańsku, Gdyni i Regionie w roku 2014 według kategorii spotkań i rodzaju obiektu Hotel z zapleczem Centrum wystawiennicze Sala na specjalne wydarzenie konferencyjnym /kongresowe kongres/konferencja 901 208 193 wydarzenie korporacyjne 602 124 190 wydarzenie motywacyjne 301 220 147 targi/wystawy 32 28 6 Razem 1 836 580 536 W hotelach z zapleczem konferencyjnym zorganizowano łącznie 1 836 spotkań, w tym najwięcej kongresów/konferencji (901). Z 580 spotkań zorganizowanych w centrach wystawienniczo-kongresowych aż 220 stanowiły wydarzenia motywacyjne, a targów/wystaw zorganizowano jedynie 28. W województwie pomorskim obiekty targowe mają dobrą infrastrukturę konferencyjną stąd duże zainteresowanie organizatorów mniejszych spotkań, których szkoleniowy i informacyjny charakter stanowi ważny element współczesnej imprezy motywacyjnej. W salach na specjalne wydarzenie odbyło się 536 spotkań, w tym 193 kongresy/konferencje oraz 190 wydarzeń korporacyjnych. 18. www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM Tab. 10. Liczba spotkań biznesowych według rodzaju obiektu i lokalizacji w 2014 roku Rodzaj obiektu Gdańsk Gdynia Region Ogółem % hotel z zapleczem 1425 38 373 1836 62% konferencyjnym centrum wystawienniczo- 479 65 36 580 20% -konferencyjne sala na specjalne 519 12 5 536 18% wydarzenie Razem 2 423 115 414 2 952 100% Powyższe dane wskazują na właściwe zróżnicowanie oferty konferencyjnej województwa pomorskiego, która spełnia oczekiwania uczestników każdego rodzaju spotkania. W Gdańsku, Gdyni i Regionie spotkania organizowano we wszystkich analizowanych rodzajach obiektów (hotele, centra wystawienniczo-konferencyjne oraz sale na specjalne wydarzenie). Organizatorzy planujący spotkania w Gdańsku i Regionie w przeważającej ilości wybrali hotel z zapleczem konferencyjnym (odpowiednio: 1425 i 373 spotkania). Natomiast w Gdyni najwięcej imprez odbyło się w centrach wystawienniczo-konferencyjnych (65 spotkań). 3.3. Liczba uczestników spotkań biznesowych Łącznie 375 433 uczestników spotkań biznesowych odwiedziło w roku 2014 województwo pomorskie. W porównaniu do roku 2013 liczba ta spadła aż o 40% (w roku 2013 liczba turystów biznesowych wyniosła 632 252 - patrz tabela 18). Spadek ten jest spowodowany głównie mniejszą liczbą respondentów badania z 61 obiektów w roku 2013 do 33 w roku 2014. Tab. 11. Liczba uczestników spotkań biznesowych według lokalizacji w 2014 roku Liczba uczestników % Gdańsk 288 786 76,9% Gdynia 68 708 18,3% Region 17 939 4,8% Razem 375 433 100% W roku 2014, pomimo dużo mniejszej liczby zorganizowanych spotkań, Gdańsk pozostaje niekwestionowanym liderem w rankingu liczby uczestników spotkań biznesowych odwiedziło go 288 786 osób, co stanowi 76,9% łącznej liczby uczestników wszystkich spotkań biznesowych, które odbyły się w województwie pomorskim. Na drugim miejscu uplasowała się Gdynia (68 708 osób, 18,3%). Region zajął trzecie miejsce. Odwiedziło go znacznie mniej uczestników niż Gdynię jedynie 17 939 osób, co stanowi niespełna 5% udziału w łącznej liczbie uczestników. Wśród analizowanych lokalizacji to Gdańsk nadal przyciąga najwięcej spotkań biznesowych, w których uczestniczy największa liczba osób. Należy podkreślić duże znaczenie dobrze już rozpoznawalnej marki Gdańska, jako destynacji konferencyjnej i jej dalsze wykorzystywanie w działaniach promocyjnych województwa pomorskiego. www.gdanskconvention.pl 19.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 Rys. 4. Struktura pomorskiego rynku spotkań biznesowych według liczby uczestników w 2014 roku 18,3% 4,8% Gdańsk Gdynia 76,9% Region 42 Biorąc pod uwagę zasięg spotkania, najliczniejszą grupę 101 stanowili uczestnicy spotkań ogólnopolskich - 120 245 120 osób. Drugie miejsce w tym zestawieniu zajmują wydarzenia o zasięgu wojewódzkim, w których wzięło udział niewiele mniej w porównaniu do spotkań ogólnopolskich, bo 117 019 osób. Wśród Kongres/konferencja nich aż 93 861 uczestników przyjechało do Gdańska, co potwierdza ugruntowaną pozycję tej destynacji w omawianym regionie. Trzecie miejsce przypadło Wydarzenie motywacyjne w udziale spotkaniom lokalnym z ogólną liczbą 85 222 uczestników. Natomiast czwarte miejsce zajmują wydarzenia Wydarzenie korporacyjne międzynarodowe (52 947 osób). Na ten niekorzystny wynik (w roku 2013 najwięcej było uczestników spotkań międzynarodowych) wpływa mniejsza 1721 ogólna ilość respondentów badania. Targi/wystawy Ponownie, w roku 2014 w Regionie, najliczniejszą grupę stanowili uczestnicy spotkań biznesowych o zasięgu ogólnopolskim (7 890). Wynik ten potwierdza zainteresowanie organizatorów spotkań oraz ich uczestników nie tylko Trójmiastem, ale także innymi miejscowościami województwa pomorskiego. Tab. 12. Liczba uczestników spotkań biznesowych w Gdańsku, Gdyni i Regionie według zasięgu w 2014 roku Gdańsk Gdynia Region Razem lokalne 72 808 9 459 2 955 85 222 wojewódzkie 93 861 18 156 5 002 117 019 ogólnopolskie 82 435 29 920 7 890 120 245 międzynarodowe 39 682 11 173 2 092 52 947 Razem 288 786 68 708 17 939 375 433 Ponownie jak w roku 2013, najwięcej osób wzięło udział w kongresach/konferencjach (155 818 osób) co stanowi 42% łącznej liczby uczestników wszystkich rodzajów spotkań w województwie pomorskim. Drugie miejsce w tym zestawieniu zajmują targi/wystawy z liczbą 113 555 osób (30%). Trzecie miejsce przypadło w udziale wydarzeniom motywacyjnym z liczbą 67 578 uczestników (18%), a czwarte zajmują wydarzenia korporacyjne (38 482 osoby, 10% udziału w łącznej liczbie uczestników). Drugie miejsce targów i wystaw oraz ostatnie wydarzeń korporacyjnych wskazuje na coraz większy nacisk organizatorów na, z jednej strony, osiąganie efektów biznesowych (targi i wystawy), a z drugiej - ograniczanie kosztów (spotkania korporacyjne często wiążą się z wysokimi kosztami). 20. www.gdanskconvention.pl

100% 90% 18,0% 80% RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM 70% 20,0% 60% hotel Tab. 13. Liczba uczestników spotkań biznesowych według kategorii spotkania w 2014 roku 50% centrum wystawiennicze/kongresowe Kategoria 40% spotkania Ogólna liczba uczestników % sala na specjalne wydarzenia kongres/konferencja 30% 155 818 62,0% 42% wydarzenie korporacyjne 20% 38 482 10% wydarzenie motywacyjne 67 578 18% 10% targi/wystawy 113 555 30% 0% Razem 375 433 100% Podobnie jak w ubiegłych latach targi/wystawy przyciągają średnio największą liczbę uczestników (w roku 2014 była ona rekordowa i wyniosła 1721 osób). Z 66 zorganizowanych targów/wystaw w 25 wzięło udział powyżej 1000 osób (najwyższa liczba uczestników to aż 11 000), które zorganizowano głównie w profesjonalnych centrach wystawienniczych oraz salach na specjalne wydarzenie. Imprezy tego typu odbywające się w hotelach z zapleczem konferencyjnym były znacząco mniej liczne (w każdym z 23 wydarzeń spełniających te kryteria uczestniczyło mniej niż 100 osób). Wynika z tego, iż w roku 2014 podobnym zainteresowaniem cieszyły się wydarzenia lokalne o małej liczbie uczestników (np. specjalistyczne targi i wystawy), jak i typowe imprezy targowe, przyciągające bardzo dużą liczbę 4,8% uczestników. 18,3% Średnia liczba uczestników kongresu/konferencji wyniosła 120 osób i jest bardzo zbliżona do wyniku z roku 2013 (124 osoby). W wydarzeniach motywacyjnych średnio wzięło udział 101 uczestników. Gdańsk Na taki wynik wpływ miał udział ponad 200 osób w każdym z 71 tego rodzaju spotkań. Wydarzenia te stanowią Gdynia ponad 10% udziału w łącznej liczbie wszystkich zorganizowanych wydarzeń motywacyjnych. 76,9% Region W wydarzeniach korporacyjnych uczestniczyły średnio 42 osoby. W każdym z aż 81% tego rodzaju spotkań wzięło udział mniej niż 50 uczestników, co potwierdza specyfikę wydarzeń korporacyjnych są one kierowane do niewielkiej grupy osób, wyjątkowe pod względem programu, a więc często bardzo kosztowne. Rys. 5. Średnia liczba uczestników spotkań biznesowych według kategorii spotkania w 2014 roku 120 42 101 Kongres/konferencja Wydarzenie motywacyjne 1721 Wydarzenie korporacyjne Targi/wystawy www.gdanskconvention.pl 21.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 Podobnie jak w roku 2013, we wszystkich analizowanych lokalizacjach (Gdańsk, Gdynia i Region) najwięcej osób zgromadziły kongresy/konferencje. W Gdańsku i Gdyni drugą najliczniejszą pod względem liczby uczestników grupą spotkań były targi/wystawy (odpowiednio 97 055 oraz 13 590 uczestników). Natomiast w Regionie były to wydarzenia motywacyjne, w których uczestniczyło łącznie 4 958 osób. Tab. 14. Liczba uczestników spotkań biznesowych w Gdańsku, Gdyni i Regionie według kategorii spotkania w 2014 roku Kategoria spotkania Gdańsk Gdynia Region kongres/konferencja 105 193 43 040 7 585 wydarzenie korporacyjne 35 155 2 248 2 486 wydarzenie motywacyjne 51 383 9 830 4 958 targi/wystawy 97 055 13 590 2 910 Razem 288 786 68 708 17 939 Rys. 6. Liczba uczestników spotkań biznesowych w Trójmieście i Regionie według kategorii spotkania w 2014 roku 120000 100000 105193 97055 Kongres/konferencja Wydarzenie korporacyjne 80000 60000 40000 51383 35155 43040 Wydarzenie motywacyjne Targi/wystawy 20000 0 13590 9830 7585 2248 2486 4958 2910 Gdańsk Gdynia Region Biorąc pod uwagę ogólną liczbę uczestników, największą grupę spotkań stanowią te zorganizowane w centrach wystawienniczo-konferencyjnych. Wzięło w nich udział 198 906 osób, co stanowi 53% wszystkich gości analizowanych spotkań. Należy podkreślić, iż infrastruktura współczesnego centrum wystawienniczo-konferencyjnego znakomicie pozwala na realizację nie tylko imprez targowych (przyciągających najwięcej uczestników), czy konferencji, ale także wydarzeń korporacyjnych i motywacyjnych 5,40% (ponad 34 000 osób uczestniczyło właśnie w takich spotkaniach). Na drugim miejscu w tym zestawieniu znajdują się sale na specjalne wydarzenie, które łącznie odwiedziło 109 112 osób, co stanowi 29% ogólnej liczby uczestników (w roku 2013 był to udział w wysokości 30%). Wynik ten potwierdza stabilną pozycję tzw. unique venues na pomorskim rynku spotkań. Trzecie miejsce w tej kategorii zajmują hotele z zapleczem konferencyjnym - 67 415 osób, co stanowi 18% ogólnej liczby uczestników analizowanych spotkań. Słaby wynik tego rodzaju obiektu 1-3 dniw porównaniu 4 dni i dłużej z rokiem ubiegłym (58,2%) wynika przede wszystkim ze znacznie mniejszej ilości respondentów badania. 94,60% 22. www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM Tab. 15. Liczba uczestników spotkań biznesowych według rodzaju obiektu w 2014 roku 120000 Rodzaj obiektu Ogólna liczba uczestników % 105193 hotel z zapleczem konferencyjnym 97055 67 415 Kongres/konferencja 18% 100000 centrum wystawienniczo-konferencyjne 198 906 Wydarzenie korporacyjne 53% sala na specjalne wydarzenie 109 112 29% 80000 Wydarzenie motywacyjne Razem 375 433 100% Targi/wystawy 60000 51383 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych 43040 GCB. 35155 40000 3.4. Czas trwania i sezonowość spotkań biznesowych 13590 20000 9830 7585 2248 2486 4958 2910 Ponownie w roku 2014 spotkania trwające nie dłużej niż 3 dni stanowiły największą liczebnie grupę (2 792), co stanowi 95% wszystkich analizowanych spotkań. Wydarzeń trwających co najmniej 4 dni odbyło się łącznie 160 (5%). 0 Gdańsk Gdynia Region Wciąż maleje ich ilość (358 w 2011 roku, 262 w roku 2012, 187 w 2013), natomiast w roku 2014 aż 1846 spotkań trwało tylko jeden dzień (63% udziału w łącznej ich liczbie). Pomorski rynek spotkań odpowiada tym samym na światowe trendy, które wyraźnie wskazują na potrzebę organizowania spotkań mniej kosztochłonnych, a więc krótkich - najlepiej jednodniowych. Rys. 7. Struktura spotkań biznesowych według czasu trwania w 2014 roku 5,40% 94,60% 1-3 dni 4 dni i dłużej Najwięcej wydarzeń trwających 4 dni i dłużej odnotowano wśród kongresów/konferencji - 7%. Niewiele mniej, bo 6% takich spotkań odbyło się wśród wydarzeń korporacyjnych oraz 5% targów/wystaw. Natomiast jedynie 2% wydarzeń motywacyjnych trwało co najmniej 4 dni. Wszystkie pozostałe trwały najdłużej 3 dni. www.gdanskconvention.pl 23.

GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2014 Tab. 16. Czas trwania spotkań biznesowych według kategorii w 2014 roku Czas trwania Kongres/ konferencja Wydarzenie korporacyjne Wydarzenie motywacyjne Targi/ wystawy 1-3 dni 1 216 858 655 63 2 792 4-10 dni 86 58 13 3 160 Razem 1 302 916 668 66 2 952 Liczba spotkań Rynek spotkań biznesowych charakteryzuje się wyraźną sezonowością, przejawiającą się podobnym do lat ubiegłych rozkładem wydarzeń na przestrzeni roku. W roku 2014 do najpopularniejszych dla tej branży należą niezmiennie miesiące jesienne (październik 341 spotkań i wrzesień - 311) oraz wiosenne (marzec 288 spotkań oraz maj - 270). Lipiec i sierpień, przede wszystkim z uwagi na to, iż są to miesiące urlopowe, wykazały najmniejszą liczbę spotkań biznesowych (odpowiednio 180 i 139). Stosunkowo nieatrakcyjny dla organizatorów jest także przełom roku kalendarzowego (grudzień/styczeń), w którym to okresie następuje spowolnienie działań firm i instytucji z uwagi na przerwę świąteczno-noworoczną. Rys. 8. Sezonowość liczby spotkań w 2014 roku styczeń 350 205 luty 253 marzec 300 288 253 kwiecień 216 250 maj 205 270 czerwiec 200 267 lipiec 180 150 sierpień 139 wrzesień 100 311 październik 341 50 listopad 282 grudzień 200 0 288 216 270 267 180 139 311 341 282 200 Bliskość morza determinuje wykorzystanie istniejącej infrastruktury turystycznej województwa pomorskiego przede wszystkim w okresie letnim. Niestety warunki klimatyczne skracają go de facto do dwóch, trzech miesięcy. Rozwiązaniem dla 600 branży turystycznej, chcącej przedłużyć sezon o kilka kolejnych miesięcy, jest dostosowanie oferty do potrzeb rynku spotkań, który wydarzenia biznesowe najchętniej organizuje poza okresem letnim. medyczna technologiczna informatyczna/telekomunikacyjna ekonomiczna/polityczna humanistyczna 500 130 168 160 563 281 400 46 184 188 418 80 58 172 115 192 131 300 medyczna 12 15 4 18 17 200 100 technologiczna informatyczna/telekomunikacyjna ekonomiczna/polityczna 24. 0 humanistyczna www.gdanskconvention.pl

RYNEK SPOTKAŃ W GDAŃSKU I WOJEWÓDZTWIE POMORSKIM fot.: Karol Stańczak/Gdańsk Convention Bureau Fontanna Neptuna 3.5. Tematyka spotkań W roku 2014, podobnie do lat ubiegłych, tematyka ekonomiczna i polityczna dominowały wśród spotkań zorganizowanych w województwie pomorskim, których łącznie odbyło się 1191 (40,4%). Procentowy udział wydarzeń o tej tematyce zwiększył się o 3,6% w porównaniu do roku 2013. Wynik ten potwierdza ważne miejsce Pomorskiego na liście destynacji spotkań organizowanych przez kluczowe kręgi zarówno biznesowe, jak i polityczne. Wśród nich najwięcej było kongresów i konferencji (563) oraz wydarzeń korporacyjnych (418). Na drugim miejscu pod względem liczby spotkań znajdują się wydarzenia o tematyce technologicznej 539 (18,3%). Ich organizatorzy najchętniej realizowali wydarzenia korporacyjne (184) oraz motywacyjne (172). Te rodzaje spotkań świadczą o bogatej ofercie nie tylko obiektów goszczących turystów biznesowych, ale także całej destynacji. Należy podkreślić, iż w programach tych spotkań ważną rolę pełni część nieformalna, której istotnym elementem są atrakcje oferowane w wybranej lokalizacji. Trzecie miejsce w tym zestawieniu zajmują spotkania o tematyce humanistycznej (509, 17,2%). Wśród nich najwięcej zorganizowano konferencji/kongresów oraz wydarzeń motywacyjnych. Natomiast w spotkaniach o tematyce informatycznej i telekomunikacyjnej (czwarte miejsce, 467 spotkań) dominowały wydarzenia korporacyjne (188). Ostatnie miejsce w tym zestawieniu zajmują spotkania o tematyce medycznej, których w roku 2014 zorganizowano łącznie 246, a wśród nich najwięcej odbyło się konferencji i kongresów (130). www.gdanskconvention.pl 25.