Prognoza dla branży IT: Jak zwiększyć bezpieczeństwo komunikacji bezprzewodowej i wydajność pracowników? 1
Zarządzaj zabezpieczeniami w rozwijającym się miejscu pracy i stwórz pracownikom możliwość pracy niemal w dowolnym miejscu i czasie O sukcesie firmy decydują dwie istotne kwestie: adaptacja i integracja nowych technologii. Działy IT odgrywają znaczącą rolę w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych w zakresie lepszego przygotowania organizacyjnego na przyszłość. Zarządzanie drukiem i dokumentami należy do ważnych obowiązków działu IT. Często jednak jest to zadanie niedoceniane, a przez to bardziej narażone na cyberataki. Wdrożenie rozwiązania HP Managed Print Services (MPS) pomaga w optymalizacji, zabezpieczeniu i monitorowaniu floty drukarek z ukierunkowaniem na ciągłą poprawę wyników. Dzięki umowie na usługi HP MPS dział IT może wprowadzać nowe rozwiązania w zakresie obsługi dokumentów i zabezpieczeń, bez czasochłonnego wdrożenia lub konieczności bieżącego zarządzania. Współpraca z firmą HP może pomóc zespołom IT sprostać trzem kluczowym wyzwaniom w nowoczesnym środowisku druku, takim jak: 1. Zwiększenie wymogów w zakresie bezpieczeństwa 2. Wpływ na koszty i wydajność 3. Zaspokojenie potrzeb użytkowników w dziedzinie innowacji 2
Wyzwanie nr 1: Zwiększenie wymogów w zakresie bezpieczeństwa Bezpieczeństwo zawsze stanowi jedną z istotnych kwestii, o którą muszą zadbać w organizacjach ich działy IT. Choć wiele zespołów IT sumiennie stosuje restrykcyjne zasady zabezpieczeń do poszczególnych komputerów i całej sieci firmowej, urządzenia do druku i przetwarzania obrazu często nie są traktowane priorytetowo, a tym samym pozostają narażone na atak. W rzeczywistości 72% firm pomija drukarki i nie obejmuje ich najlepszymi praktykami ochrony urządzeń końcowych1. Pomijanie urządzeń do druku i przetwarzania obrazu może mieć katastrofalne skutki. 64% menedżerów IT twierdzi, że ich drukarki mogą być zainfekowane szkodliwym oprogramowaniem2. Cena za zignorowanie takiego zagrożenia może być ogromna. Średnie koszty, jakie pochłania co roku cyberprzestępczość, wynoszą 9,5 miliona USD3. Zarządzanie zabezpieczeniami jest coraz trudniejsze, ponieważ zwiększa się mobilność pracowników, a zmniejsza ich scentralizowanie. 62% pracowników na świecie pracuje w więcej niż jednej lokalizacji4. Nawet gdy wszyscy są zatrudnieni w jednej siedzibie firmy, działy IT stają w obliczu nowych wyzwań w związku z dwoma pojawiającymi się trendami, związanymi z miejscem pracy: otwartymi powierzchniami biurowymi i hotelingiem. 3
Wzrost zainteresowania otwartymi powierzchniami biurowymi i hotelingiem Według opinii organizacji International Facility Management Association 70% wszystkich firm w USA korzysta obecnie z otwartych powierzchni biurowych 4. Choć takie rozwiązanie pozwala na większą współpracę, otwarte układy w mniejszym stopniu sprzyjają prywatności i utrudniają zachowanie bezpieczeństwa w porównaniu do tradycyjnie zaprojektowanych biur. Korzystanie z otwartych powierzchni jeszcze bardziej komplikuje się w przypadku cieszącej się coraz większym zainteresowaniem koncepcji organizacji biur zwanej hotelingiem. Koncepcja ta, znana także jako coworking, polega na użyczaniu miejsca firmom w oparciu o ich aktualne potrzeby w przeciwieństwie do rozwiązania, polegającego na stałym wynajmie lub posiadaniu na własność określonej powierzchni biurowej. Wiąże się ona także z możliwością korzystania kilku organizacji ze wspólnej powierzchni biurowej oraz urządzeń, w tym drukarek, co potęguje zagrożenie dla bezpieczeństwa. Wzrasta również liczba osób spoza firmy, które mogą mieć dostęp do wydrukowanych dokumentów, zwiększając ryzyko naruszenia poufnych danych. Ponieważ zagrożenia nieustannie ewoluują, drukarki mogą być wykorzystane przez przestępców do szkodzenia urządzeniom, danym czy sieci firmowej. Nowoczesne (i przyszłe) miejsce pracy4 Otwarta powierzchnia biurowa >50 % wszystkich biur na świecie zajmuje obecnie powierzchnie otwarte Połączenie powierzchni wspólnych dla organizacji i osób indywidualnych 54% firm w Ameryce Północnej 60% firm w Europie 62% firm w Ameryce Łacińskiej 78% firm w Azji Pacyficznej 4
Rozwiązanie: Usługi HP Managed Print Services zaspokajają zmieniające się potrzeby w zakresie zabezpieczeń i pozwalają dostosować się do wymagań Według firmy Quocírca HP dysponuje najbogatszą na rynku ofertą rozwiązań i usług w dziedzinie zabezpieczeń 5. Rozwiązania te są niezbędne, ponieważ zapory sieciowe nie zapewniają wystarczającej ochrony drukarkom i innym urządzeniom końcowym. Dlatego rozwiązanie HP Secure MPS zapewnia najlepsze zabezpieczenie drukarek na świecie 6, dzięki wbudowanej ochronie przed szkodliwym oprogramowaniem oraz funkcji automatycznej samonaprawy. Jednak bezpieczeństwo druku to nie tylko kwestia zabezpieczenia urządzeń. Rozwiązanie HP Secure MPS pomaga w kompleksowym tworzeniu warstw zabezpieczeń, w oparciu o najlepsze praktyki związane z ogólnym bezpieczeństwem. Firma HP pomoże wdrożyć dostosowaną do potrzeb firmy strategię zabezpieczania danych i dokumentów, monitorowania zagrożeń oraz stałego utrzymania bezpieczeństwa druku. Wśród wielu korzyści rozwiązanie HP Secure MPS oferuje: Pomoc w zabezpieczeniu wrażliwych danych firmowych, w tym zadań drukowania w toku Gwarancję odbioru odpowiednich dokumentów przez właściwe osoby, dzięki wdrożeniu rozwiązania Pull Print i uwierzytelniania (szczególnie przydatnych w biurach otwartych, a zwłaszcza oferujących usługi hotelingu) Proaktywne monitorowanie zagrożeń i wymogów w zakresie zgodności z oceną floty, jak również integracja zarządzania informacjami i zdarzeniami dotyczącymi bezpieczeństwa (SIEM) Aby znacznie zwiększyć poziom bezpieczeństwa i kontroli, firma HP wprowadziła HP JetAdvantage Secure Print 7 rozwiązanie oparte na chmurze, którego zdaniem jest poprawa bezpieczeństwa i kontroli środowiska druku w organizacji, poprzez wydawanie dokumentów wyłącznie po uwierzytelnieniu użytkownika. Jest to łatwe w konfiguracji i obsłudze rozwiązanie, które współpracuje z urządzeniami wielu producentów. Rozwiązanie HP JetAdvantage Secure Print jest dostępne za pośrednictwem portalu internetowego HP JetAdvantage On Demand. Za pomocą funkcji do scentralizowanego zarządzania aplikacjami można korzystać z wiodących w branży aplikacji i zarządzać nimi oraz udzielać do nich dostępu użytkownikom. 5
Jak działa rozwiązanie HP JetAdvantage Secure Print 7 Rozwiązania oparte na chmurze, takie jak HP JetAdvantage Secure Print, idealnie nadają się dla firm, w których pracownicy nie muszą przebywać cały czas w siedzibie i mogą pracować bezpiecznie w dowolnej lokalizacji. Instalacja z dysku IT Hasło wprowadzane na panelu sterowania Drukarki/urządzenia wielofunkcyjne HP Kod QR Czytnik kart Urządzenia producentów innych niż HP Kod QR Zainstaluj sterownik druku na komputerach Zainstaluj aplikację na telefonach (dla wersji z obsługą kodu QR) Włącz urządzenie 7 Z perspektywy użytkownika HP JetAdvantage Secure Print Użytkownik wysyła zadanie drukowania do kolejki druku (na urządzeniu i/lub w chmurze) za pośrednictwem sterownika druku Pull Print Użytkownik dokonuje uwierzytelnienia zadania (kod QR, AD/LDAP, karta zbliżeniowa) i umożliwia jego wydruk 6
Wyzwanie nr 2: Wpływ na koszty i wydajność Nie jest tajemnicą, że wydatki na rozwiązania IT muszą mieć odzwierciedlenie w wynikach biznesowych. Wydatki powiązane z mniej strategiczną infrastrukturą są przedmiotem wnikliwej analizy, mającej na celu potwierdzenie wymiernych korzyści. Materiały eksploatacyjne, takie jak papier i atrament, nie stanowią już większości kosztów związanych z drukowaniem. Większość kosztów drukowania dokumentów pojawia się w momencie korzystania z drukarki przez użytkownika, jak również podczas obiegu dokumentów w organizacjach i między organizacjami lub ich klientami. Ogromną cenę płacimy jednak z naruszenie zabezpieczeń. Według firmy analitycznej IDC średnie koszty poważnego naruszenia zabezpieczeń przekładają się na straty w wydajności pracy 54 pracowników, 277 godzin poświęconych na naprawę i rozwiązanie problemów oraz koszty materialne wynoszące ponad 500 000 USD, w tym kary finansowe, w przeliczeniu na jedno takie zdarzenie 8. Dlatego dla zespołów IT koniecznością staje się ograniczanie liczby zagrożeń oraz całkowitego czasu przestoju urządzeń, a tym samym pomoc w zwiększeniu wydajności pracy i redukcji powiązanych kosztów. Średnie koszty poważnego naruszenia zabezpieczeń8 Straty w wydajności pracy 54 pracowników 277 godzin poświęconych na naprawę i rozwiązanie problemów 500 000 USD na jedno zdarzenie naruszenia zabezpieczeń 7
Rozwiązanie: Usługi HP Managed Print Services pomagają utrzymać (lub zwiększyć) wydajność i obniżyć koszty Poprawa bezpieczeństwa nie musi wiązać się ze zwiększeniem kosztów. Rozwiązanie HP Managed Print Services pozwala zespołom IT stawić czoła wyzwaniom, związanym z drukowaniem przy równoczesnym obniżeniu kosztów wydruku i poprawie wydajności. Skorzystanie z rozwiązania HP MPS może pomóc osiągnąć oszczędności na poziomie nawet 30% 9. Taki spadek kosztów osiąga się dzięki mniejszemu zużyciu papieru, tonera i atramentu oraz lepszemu zarządzaniu drukiem, jak również dzięki rosnącej liczbie użytkowników świadomych ponoszonych wydatków. W opinii IDC wdrożenie inicjatyw dotyczących bezpieczeństwa druku w prosty sposób przekłada się na oszczędności kosztów drukowania, ponieważ pracownicy stają się bardziej świadomymi użytkownikami drukarek 8. Wymierne rezultaty przyjmują nie tylko formę korzyści finansowych, ale również oszczędności czasu i poprawy wydajności. Firmy, które wdrażają rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa druku jak te dostępne poprzez usługi HP MPS wskazują na znaczne korzyści płynące z oszczędności czasu, poświęcanego na obsługę drukowania, od skrócenia czasu na rozbudowę sprzętu drukującego lub aktualizację oprogramowania po ograniczenie liczby zgłaszanych do pomocy technicznej problemów związanych z drukarkami 8. Dzięki rozwiązaniu HP MPS serwisowanie i obsługa drukarek jest łatwa. Każdej drukarce objętej umową zostaje przypisany niepowtarzalny numer identyfikacyjny, który ułatwia świadczenie wymaganych usług serwisowych lub dostarczenie odpowiednich materiałów eksploatacyjnych. Taka procedura pomaga personelowi IT koncentrować się na innych aspektach działalności biznesowej. Oprócz korzyści związanych z zastosowaniem rozwiązania HP MPS w zarządzaniu drukarkami, można również z pomocą firmy HP zoptymalizować przepływ pracy i informacji oraz organizację procesów operacyjnych. Firma HP udziela wsparcia w automatyzacji procesów opartych na obiegu dokumentów, ułatwiając pracownikom w całej organizacji szybszy dostęp do potrzebnych informacji we właściwym momencie. HP MPS nie jest jednak rozwiązaniem uniwersalnym do zastosowania we wszystkich przypadkach. Dlatego też firma HP przeprowadza wstępną ocenę środowiska druku w organizacji w celu zdobycia istotnych informacji, dotyczących wszystkich używanych urządzeń (dostarczanych przez HP i inne firmy). Eksperci HP nawiązują współpracę z klientem, umożliwiającą określenie i wyznaczenie przyszłych celów. Są one następnie uwzględniane w proponowanych planach, koncentrujących się na finalnym przygotowaniu dla firmy całościowej strategii zarządzania drukiem i dokumentami. Regularne przeglądy strategii zapewniają rozwój procesów związanych ze środowiskiem druku i obsługą dokumentów w kierunku spełnienia zmieniających się wymogów biznesowych. Oszczędność kosztów9 Skorzystanie z rozwiązania HP MPS może pomóc obniżyć koszty drukowania nawet o 30%. Oszczędność czasu8 Średnie oszczędności czasu powiązane z drukowaniem dla firm, które wdrożyły rozwiązania: 66% rozbudowa sprzętu/ aktualizacja oprogramowania do drukowania 59% odpowiedzi na incydenty związane z drukarkami 42% problemy związane z drukarkami zgłaszane pomocy technicznej 59% czynności związane z obsługą drukarek 52% zarządzanie drukarkami i wsparcie techniczne 8
Wyzwanie nr 3: Zaspokojenie potrzeb użytkowników związanych z innowacjami Działy IT opracowują standardy dla zalecanych urządzeń, ale podczas użytkowania może się okazać że do poprawy efektywności wymagane jest korzystanie z alternatywnych platform. Uwzględnienie na bieżąco zmieniających się potrzeb i ponowna ocena obsługiwanych technologii mają istotne znaczenie. W ostatnich latach pojawiły się trendy sprzyjające autonomii pracowników, do których można zaliczyć zjawisko korzystania z prywatnych urządzeń do celów służbowych (BYOD Bring Your Own Device) lub możliwości wyboru przez pracownika urządzenia mobilnego z listy przygotowanej przez pracodawcę (CYOD Choose Your Own Device). 41% firm pozwala obecnie na korzystanie z pewnego rodzaju rozwiązań BYOD lub CYOD10. Szybki rozwój technologii mobilnych oznacza, że firmy muszą stale dostosowywać się do obsługi najnowszych urządzeń i stosowania odpowiednich zabezpieczeń. Na całym świecie użytkownicy korzystają w pracy średnio z 3,1 urządzenia11. Smartfony, tablety i komputery przenośne pozwalają pracownikom zachować elastyczność i produktywność w wykonywaniu ich obowiązków w domu, firmie i podczas podróży. Nie mniej jednak korzystanie z prywatnych urządzeń i różnorodnych platform mobilnych do celów służbowych komplikuje sytuację i zwiększa obawy związane z bezpieczeństwem. Na szczęście są rozwiązania, dzięki którym można sprostać tym wyzwaniom. 9
Rozwiązanie: Usługi HP Managed Print Services pomagają zaspokoić potrzeby użytkowników związane z innowacjami Firma HP oferuje współpracę w zakresie wyboru rozwiązania najlepiej spełniającego potrzeby klientów i korzystających z niego członków zespołów. Spośród propozycji, które często spotykają się z uznaniem użytkowników, jest możliwość drukowania z urządzenia przenośnego, dzięki której pracownicy mogą bezpiecznie drukować za pośrednictwem smartfonów, tabletów lub innych urządzeń tego typu, co usprawnia wykonywaną przez nich pracę. Przykładowo menedżer korzystający ze smartfonu do sprawdzania poczty elektronicznej w drodze z jednego spotkania na drugie musi wydrukować dokument, a nie ma czasu na powrót do swojego biurka w celu otwarcia wiadomości na komputerze. Co więcej, podczas załatwiania spraw służbowych z dala od biura, użytkownicy często muszą drukować umowy, prezentacje lub oferty, do których najłatwiejszy dostęp mają za pośrednictwem urządzeń przenośnych. Choć są to sytuacje hipotetyczne, jednak dobrze odzwierciedlają codzienność: wielu użytkowników chce drukować dokumenty za pomocą urządzeń przenośnych, ale nie ma takiej możliwości. Według firmy Gartner działy IT muszą zmienić swoje podejście do urządzeń przenośnych, mobilnych usług, aplikacji, standardów i narzędzi. Niemożność dostosowania strategii do korzystania z technologii mobilnych w zmieniającym się miejscu pracy utrwali jedynie opinię, że zespół IT nie dostrzega potrzeb pracowników i ewolucji charakteru pracy 12. Zespoły IT powinny podążać za potrzebami użytkowników związanymi z innowacjami, takimi, jak drukowanie mobilne i odpowiadać na nie w celu optymalizacji ich obsługi. W realizacji tego zadania może pomóc rozwiązanie HP MPS. Firma HP umożliwia użytkownikom bezpieczne drukowanie za pośrednictwem każdego urządzenia, a dział IT ma do wyboru dwie metody, które są łatwe w obsłudze i bezpieczne: rozwiązania do druku bezpośredniego i rozwiązania do zarządzanego druku mobilnego. 10
Rozwiązania do druku bezpośredniego Bezprzewodowe drukowanie przez połączenie typu P2P umożliwia użytkownikom urządzeń przenośnych korzystanie z odrębnego sygnału bezprzewodowego drukarki poza siecią firmową czy usługą bezprzewodową. Wiele drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) udostępnia tę funkcję. Zaleta: łatwa konfiguracja, wysoki poziom niezawodności i zabezpieczeń Doskonałe dla: klientów biznesowych, którzy chcą oferować drukowanie mobilne bez konieczności korzystania z funkcji zaawansowanego zarządzania Rozwiązania do zarządzanego druku mobilnego Wraz z szybkim wzrostem mobilności wiele firm przyjmuje podejście oparte na trendzie BYOD lub strategię hybrydową, która obejmuje zarówno możliwość korzystania z urządzeń należących do firmy, jak również objętych programem BYOD. Jeśli Twoja firma poszukuje możliwości wdrożenia druku mobilnego z wykorzystaniem floty drukarek i potrzebuje zaawansowanych opcji, firma HP oferuje oparte na serwerze rozwiązania z bezpieczną funkcją Pull Print oraz zaawansowanym zarządzaniem i funkcjami do sporządzania raportów. HP umożliwia też opcjonalną integrację z rozwiązaniami do zarządzania urządzeniami przenośnymi (MDM) innych firm. Zaleta: możliwość drukowania z urządzeń przenośnych na dowolnej zarejestrowanej drukarce z zachowaniem bezpieczeństwa danych w sieci firmowej Doskonałe dla: organizacji o następujących potrzebach: Wymagania biznesowe wymuszają konieczność sporządzania raportów i kontroli drukowania Wymagania dotyczące zabezpieczeń wykraczają poza poziom dostępny dla rozwiązań do druku mobilnego Wymagania dotyczące druku mobilnego muszą być ujęte w kompleksowych strategiach informatycznych, uwierzytelniania i kontroli dostępu Dostęp do floty drukarek jest zintegrowany z rozwiązaniami MDM 11
Wiesz co robić Kompleksowe zabezpieczenia środowiska druku mogą mieć wpływ na całą organizację. Dlatego istotne jest zaangażowanie eksperta do zarządzania środowiskiem druku i zapewnienia jego niezawodności, bezpieczeństwa i lepszej wydajności biznesowej. Decydenci w zakresie IT mają tę wyjątkową możliwość nawiązania takiej współpracy z firmą HP i rozpoczęcia rozwiązywania tych problemów z pomocą ekspertów HP. HP dysponuje specjalistyczną wiedzą potrzebną do oceny ryzyka naruszenia Twoich zabezpieczeń druku i pomocy w planowaniu bezpiecznej i produktywnej przyszłości. Nie musisz robić tego sam. Pozwól, by firma HP pomogła Ci w określeniu właściwych rozwiązań dla Twojej firmy. Dzięki rozwiązaniu HP Secure MPS masz pewność, że Twoje środowisko druku jest chronione na najbardziej zaawansowanym poziomie dostępnym w branży13. Dowiedz się więcej i porozmawiaj z ekspertem MPS już dziś za pośrednictwem strony hp.com/go/securemps 12
Źródła 1Spiceworks, Unlocked Doors: Research shows printers are being left vulnerable to cyber attacks, styczeń 2017. 2Ponemon Institute, Annual Global IT Security Benchmark Tracking Study, marzec 2015. 3Ponemon Institute, 2016 Cost of Cyber Crime Study & the Risk of Business Innovation, październik 2016. 4HP, Office of the Future, kwiecień 2015. 5Quocírca, Print security: An imperative in the IoT era, styczeń 2017. 6Na podstawie recenzji HP dotyczącej udostępnionych w 2016 roku funkcji zabezpieczeń konkurencyjnych drukarek tej samej klasy. Tylko HP oferuje zestaw funkcji zabezpieczeń, które mogą monitorować, wykrywać i automatycznie powstrzymać ataki, a następnie skontrolować integralność oprogramowania po ponownym uruchomieniu. Lista drukarek jest dostępna na stronie hp.com/go/printersthatprotect. Więcej informacji: hp.com/go/printersecurityclaims. 7Funkcja HP JetAdvantage Secure Print działa we wszystkich podłączonych do sieci drukarkach lub drukarkach wielofunkcyjnych. Uwierzytelnianie za pomocą urządzenia jest dostępne w przypadku wielu urządzeń HP LaserJet, PageWide i OfficeJet Pro. Niektóre urządzenia mogą wymagać uaktualnienia oprogramowania sprzętowego. Do przechowywania w chmurze i odbierania zadań drukowania wymagane jest połączenie internetowe. Wysyłanie zadania drukowania z urządzenia przenośnego wymaga połączenia sieciowego i kodu QR. Więcej informacji można znaleźć na stronie hp.com/go/jetadvantagesecureprint. 8IDC White Paper, sponsorowane przez HP, The Business Value of Print Security, listopad 2015. 9Oszacowane oszczędności energii i papieru w oparciu o analizę zużycia papieru i operacji przetwarzania obrazów i drukowania z użyciem danych zgromadzonych w urządzeniach wybranych klientów korzystających z urządzeń wielofunkcyjnych HP, porównane z danymi faktycznymi lub przewidywanymi po zastosowaniu rozwiązania MPS. 10IDC, 2016 Mobile Enterprise Device, Software, and Services Survey, wrzesień 2016. 11HP, Quantitative Research with WW End Users, 2015. 12Gartner, Make Mobile Part of Your Digital Workplace Strategy, marzec 2015, aktualizacja: 25 lipca 2016. 13Obejmują funkcje zabezpieczeń urządzeń, danych i dokumentów zaprojektowane przez największych dostawców usług zarządzania drukiem. Na podstawie przygotowanego przez HP przeglądu publicznie dostępnych informacji dotyczących usług zabezpieczeń, bezpieczeństwa i oprogramowania do zarządzania oraz funkcji wbudowanych zabezpieczeń konkurencyjnych drukarek tej samej klasy (2015 2016). Więcej informacji można znaleźć na stronach hp.com/go/ MPSsecurityclaims i hp.com/go/mps. Zapisz się, aby otrzymywać bieżące informacje hp.com/go/getupdated Copyright 2017 HP Development Company, L.P. Informacje przedstawione w niniejszym dokumencie mogą ulec zmianie bez powiadomienia. 4AA7-0507PLE, Listopad 2017 13