Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 37/2012 Rektora Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie z dnia 14 września 2012 r.... Olsztyn, dnia.. (Pieczęć Wydziału, Jednostki) Zgłoszenie realizacji konferencji/seminarium/warsztatów naukowych (międzynarodowej, krajowej, uczelnianej, wydziałowej, innej prawidłowe wpisać powyżej) Tytuł konferencji/seminarium/warsztatów:........ Organizator:... (jednostka podstawowa, wydział, katedra, pracownia) Termin i miejsce: w dniach od...do...w. (planowany termin) (planowanie miejsce: budynek uczelni, ew. inna miejscowość, adres) Problematyka i cel konferencji/seminarium/warsztatów: 1
Komitet Naukowy (w przypadku Konferencji/Seminarium) Przewodniczący... Członkowie Komitet Organizacyjny: Przewodniczący Sekretarz... tel.....e-mail:..... Członkowie... Skład Komitetu Honorowego/Patronat......... Współorganizatorzy:.... Planowana ilość uczestników:... w tym pracowników WSIiE TWP... osób Sponsorzy:... Patroni medialni:... Wysokość opłaty konferencyjnej:...zł Opłata konferencyjna obejmuje: udział w obradach konferencyjnych, materiały konferencyjne... Planowane wydatki: 1. Honoraria* 2. Materiały 3. Catering/wyżywienie 4. Noclegi gości** 5. Imprezy towarzyszące*** 6. Wydawnictwo R A Z E M: Ilość Cena brutto Razem *możliwe tylko po wcześniejszym uzgodnieniu z władzami, lub otrzymaniu dotacji ze środków zewnętrznych ** w przypadku zaproszenia gości specjalnych *** np. usługi obce, koniecznie do pełnego zrealizowania celów konferencji 2
Spodziewane wpływy: Liczba Kwota brutto Razem 1. Dotacje 2. Opłaty konferencyjne :w tym pracownicy WSIiE TWP 3. Sponsoring 4. Inne (wymienić jakie) R A Z E M : Prognozowany wynik finansowy:... zł Przyjmuję obowiązki organizatora...... (Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego) (podpis Dziekana Wydziału) DECYZJA Uwagi/Nie wnoszę uwag ------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------- Konferencja ujęta w planie na rok......... Rektor (Kwestor) Zatwierdzam wniosek... Rektor 3
Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 37/2012 Rektora Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie z dnia 14 września 2012 r. Instrukcja do Wniosku o realizacje konferencji/seminarium/warsztatów dotycząca tworzenia preliminarza kosztów Planowane wydatki: 1. Honoraria Wynagrodzenia dla członków Komitetu Naukowego, wybranych referentów (jeżeli były uzgodnione z Władzami Uczelni) 2. Materiały Przygotowanie i druk materiałów informacyjnych, promocyjnych oraz merytorycznych zaproszenia, teczki, programy itp. 4. Catering /wyżywienie Koszty według załączonego cennika 6. Wydawnictwo % wartości 7. Imprezy towarzyszące Wszystkie koszty związane z organizacją czasu wolnego uczestników Spodziewane wpływy: 1. Dotacje zewnętrzne źródła finansowania: granty, fundusze europejskie itp 2. Opłaty konferencyjne uczestnicy z zewnątrz w tym pracownicy WSIiE TWP 3. Sponsoring 4. Inne (wymienić) wpływy z grantów konferencyjnych pracowników WIiE TWP (dopuszczalna liczba pracowników WSIiE TWP opłacających pełną opłatę konferencyjną - 25% z ogółu pełnopłatnych uczestników konferencji)
Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 37/2012 Rektora Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie z dnia 14 września 2012 r. Zbieranie i przygotowanie materiałów pokonferencyjnych do publikacji 1. Do obowiązków organizatorów konferencji należy powołanie ze swego grona osoby odpowiedzialnej za gromadzenie i sprawdzanie tekstów przygotowanych na konferencję (referatów, artykułów, sprawozdań, głosów w dyskusji, itp.) zarówno pod względem formalnym, tj. ich zgodności z wymaganiami Wydawnictwa Uczelnianego WSIiE TWP, a przede wszystkim pod względem merytorycznym. 2. Organizatorzy powinni współpracować z Dyrektorem Wydawnictwa Uczelnianego WSIiE TWP na etapie tworzenia preliminarza kosztów. 3. Organizatorzy określają dokładny termin składania materiałów pokonferencyjnych w zaproszeniu na konferencję. 4. Osoba odpowiedzialna za merytoryczną ocenę materiałów konferencyjnych zostaje zarazem redaktorem lub współredaktorem naukowym wydawnictwa pokonferencyjnego i podejmuje obowiązki związane z redakcją naukową przygotowywanych do publikacji materiałów. 5. Komplet pokonferencyjnych materiałów zebranych i opracowanych pod względem naukowym organizatorzy konferencji przekazują Wydawnictwu Uczelnianemu WSIiE TWP, wraz z wnioskiem o wydanie tak przygotowanych prac oraz propozycją przynajmniej dwóch recenzentów przygotowanej publikacji. 6. Wydawnictwo Uczelniane, za zgodą Rady Wydawniczej, podejmuje niezbędne działania celem wydania publikacji dopiero po otrzymaniu kompletu materiałów do publikacji przygotowanych formalnie i merytorycznie. 7. Dystrybucja publikacji pokonferencyjnej następuje na wniosek Komitetu Organizacyjnego po uzyskaniu akceptacji Rektora.
Załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 37/2012 Rektora Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie z dnia 14 września 2012 r. Podział obowiązków i kompetencji związanych z organizacją konferencji, seminarium, warsztatów 1. Przewodniczącego Komitetu Naukowego i Komitetu Organizacyjnego powołuje Dziekan Wydziału. Przewodniczącym Komitetu Naukowego i Komitetu Organizacyjnego nie może być ta sama osoba. 2. Przewodniczącym Komitetu Naukowego powinien zostać pracownik posiadający co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego. 3. Przewodniczący Komitetu Naukowego: 3.1. Zabiega o zgodę na wejście w skład Komitetu Naukowego osób o odpowiednim autorytecie naukowym. 3.2. Powołuje skład Komitetu Naukowego. 3.3. Dba o merytoryczną jakość konferencji (akceptuje temat konferencji, cele konferencji oraz koncepcję programową, itp.). 3.4. Proponuje Redaktora Naukowego wydawnictwa pokonferencyjnego. 4. Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego proponuje członków Komitetu Organizacyjnego, w tym sekretarza konferencji oraz dokonuje podziału obowiązku między członków Komitetu. Poza tym odpowiada za: - złożenie Wniosku o realizację konferencji wraz z preliminarzem kosztów (wzór formularza do pobrania na stronie internetowej uczelni, - stworzenie szczegółowego planu konferencji (w tym przygotowanie programu kulturalnorozrywkowego), - zaproponowanie adresatów konferencji, pozyskanie uczestników (wysyłka zaproszeń), - prowadzenie korespondencji związanej z konferencją (uczestnicy, sponsorzy, hotele, itp.), - pozyskanie partnerów i sponsorów konferencji, - dbałość o wizerunek konferencji, - stworzenie i stałą aktualizację strony internetowej konferencji, - zlecanie projektów graficznych materiałów konferencyjnych (zaproszenia, plakaty, banery, itp.), - przygotowanie materiałów konferencyjnych, - przebieg konferencji (recepcja, catering, obsługa techniczna) w porozumieniu z pracownikami administracji Wydziału, - w przypadku międzynarodowego charakteru konferencji - zabezpieczenie tłumaczeń, - wystawianie certyfikatów uczestnictwa w konferencji,
- kwerendę materiałów do wydawnictwa pokonferencyjnego w porozumieniu z dyrektorem Wydawnictwa WSIiE TWP, - przygotowanie i przekazanie Rektorowi sprawozdania z przebiegu konferencji (kwestie merytoryczne, organizacyjne i finansowe) podpisanego przez Przewodniczącego Komitetu Organizacyjnego.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 37/2012 Rektora Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie z dnia 14 września 2012 r. Ogólne zasady organizowania konferencji, seminariów i warsztatów naukowych oraz zasady uczestnictwa pracowników WSIiE TWP w konferencjach wewnętrznych 1. Organizator przed rozpoczęciem takich działań jak działalność informacyjna i promująca oraz przed podjęciem zobowiązań wobec innych osób i instytucji zaangażowanych w przygotowanie konferencji jest zobowiązany uzgodnić warunki organizacji z władzami Uczelni. Zgłoszenie konferencji należy złożyć w formie pisemnej do Rektora w celu uzyskania akceptacji wniosku. Formularz zgłoszenia konferencji zawierający podstawowe dane o planowanym wydarzeniu jest udostępniony na stronie internetowej Uczelni. 2. Konferencje, seminaria i warsztaty naukowe organizowane przez jednostki WSIiE TWP na terenie Uczelni mogą mieć charakter edukacyjny lub naukowo-badawczy. Konferencja o charakterze edukacyjnym powinna wyróżniać się następującymi elementami: wyraźne wyodrębnienie spośród uczestników grupy wykładowców oraz grupy uczestników; Spotkanie, w którym biorą udział uczestnicy musi w swoich założeniach podnosić ich kwalifikacje; Celem konferencji jest uzupełnienie, poszerzenie i aktualizacja wiedzy; Umożliwienie wolnego wstępu studentom; W czasie konferencji nie może zaistnieć żaden element doradztwa czy konsultingu, ani także element reklamy ośrodków reprezentowanych przez uczestników konferencji; Należy przechowywać wszystkie materiały konferencyjne, tj. program konferencji, zbiór referatów prezentowanych podczas konferencji wydany np. w formie skryptu, wydanie materiałów pokonferencyjnych w formie ksiązki (jeśli taka powstała) oraz pozostałą dokumentację związaną z organizacją konferencji. Konferencja o charakterze naukowo badawczym jest spotkaniem grona osób przedstawicieli organizacji naukowych poświęconym zreferowaniu i omówieniu określonych zagadnień będących tematem konferencji. Konferencja naukowo badawcza może być połączona z organizacją targów i wystaw oraz zawierać elementy reklamujące osiągnięcia naukowe ośrodków, organizatorów czy uczestników.
Oznacza to, że wśród uczestników wyodrębnia się grupę wykładowców i słuchaczy, spotkanie z założenia podnosi ich kwalifikacje, ponadto umożliwia się wolny wstęp studentom. Organizatorzy archiwizują wszystkie materiały konferencyjne (program konferencji, zbiór prezentowanych referatów, listę uczestników potwierdzoną ich podpisami, wydane materiały). 3. Liczba pracowników WSIiE TWP wnoszących niepełne opłaty konferencyjne, nie może przekroczyć 25% z ogółu zarejestrowanych uczestników. Pracownicy WSIiE TWP uczestniczący w konferencjach organizowanych w Uczelni na zasadzie pełnej odpłatności są zobowiązani do przedłożenia w Rektoracie,,Zgłoszenia uczestnictwa w konferencji organizowanej przez jednostki WSIiE TWP oraz wniosek o dofinansowanie udziału. 4. Wskazane jest ubieganie się przez organizatora konferencji o pozauczelniane środki finansowania na pokrycie jej kosztów. 5. W przypadku, kiedy jednostka korzysta z dofinansowania lub dotacji do Wniosku o realizację konferencji należy dołączyć potwierdzenie przyznanych środków. W przypadku otrzymania środków finansowych od innych jednostek w ramach reklamy i współorganizacji konferencji, zawierane umowy powinny określać sposób rozliczania środków. 6. Organizatorzy konferencji są zobowiązani do wyznaczenia terminu dokonania wpłat z tytułu uczestnictwa w konferencji (zamieszczanego w zaproszeniach i komunikatach konferencyjnych). Opłaty za uczestnictwo w konferencji winny być uiszczane przelewem bankowym na subkonto bankowe wcześniej uzgodnione z Kwestorem WSIiE TWP z dopiskiem: hasło konferencji, imię i nazwisko uczestnika konferencji. Komitet organizacyjny jest zobligowany do sprawdzania w Kwesturze, czy wymagane kwoty wpłynęły. 7. Zamknięcie listy uczestników powinno nastąpić w terminie co najmniej trzech tygodni przed planowanym rozpoczęciem konferencji. 8. Zakres obowiązków Komitetu Organizacyjnego oraz Komitetu Naukowego zawiera dokument pn.,,podział obowiązków i kompetencji związanych z organizacją konferencji. 9. Organizator zobowiązany jest do współpracy z pracownikami Rektoratu oraz pracownikami Wydziału, na którym organizowana jest konferencja/szkolenie, którzy opracowali odpowiednie procedury postępowania, takie jak: - zgłoszenie konferencji (formularz rejestracyjny - Rektorat) przynajmniej 6 miesięcy przed planowanym terminem oraz sprawozdanie z przebiegu konferencji (kwestie merytoryczne, organizacyjne i finansowe) w nieprzekraczalnym terminie 10 dni po wydarzeniu, - umieszczenie projektowanej konferencji w Kalendarzu Konferencji i Szkoleń (formularz BUK) (zarezerwowanie sal, transportu, pokojów gościnnych, etc.).