BUDOWANIE POLITYKI FLOTOWEJ

BUDOWANIE POLITYKI FLOTOWEJ Czym jest polityka flotowa i czego dotyczy? Jakie zapisy powinny się znaleźć w postanowieniach ogólnych polityki flotowej? O czym warto pamiętać przy przekazaniu samochodu służbowego? Jakie są zasady używania i konserwacji samochodu służbowego, a kwestie podatkowe? Jakie są zasady używania kart paliwowych? Jakie są zasady ponoszenia odpowiedzialności przez pracownika i jakie są sposoby zabezpieczeń? Jak egzekwować postanowienia polityki flotowej? Czy można monitorować pracowników? 2 2

CZYM JEST POLITYKA FLOTOWA I CZEGO DOTYCZY? Źródło prawa pracy, art. 9 kodeksu pracy 1. Ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. 2. Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. 3. Postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. 4. Postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują. Art. 11(2) Kodeksu pracy Pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków; dotyczy to w szczególności równego traktowania mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu. 3 3

JAKIE ZAPISY POWINNY SIĘ ZNALEŹĆ W POSTANOWIENIACH OGÓLNYCH POLITYKI FLOTOWEJ? Struktura organizacyjna Zasady przydzielania i wyboru pojazdów kwestia doposażenia Zasady wydania, wymiany i zwrotu pojazdu cykl życia pojazdu w przedsiębiorstwie Określenie sposobu oznakowania pojazdu Zasady bezpieczeństwa 4 4

O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ PRZY PRZEKAZANIU SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO? Pozytywna ocena spełnienia warunków przez pracownika Protokół zdawczo odbiorczy Upoważnienie od użytkowania samochodu służbowego Wydanie dodatkowych dokumentów (instrukcje, sieć obsługi serwisowej) Kwestia zgody pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych w związku z udostępnieniem pojazdu służbowego 5 5

JAKIE SĄ ZASADY UŻYWANIA I KONSERWACJI SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO, A KWESTIE PODATKOWE? Określenie zakresu cele służbowe /i prywatne oraz skutki podatkowe Określenie miejsca parkowania pojazdu Warunki udostępnienia pojazdu osobom trzecim bez odrębnej zgody pracodawcy Obowiązki użytkownika pojazdu: obsługa, serwis, obserwacja, postępowanie w sytuacjach losowych, procedury korzystania Zasady ponoszenia kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu, Użytkownie pojazdu służbowego zagranicą Zdanie pojazdu służbowego 6 6

WYKORZYSTYWANIE SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO DLA CELÓW PRYWATNYCH Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości: 1) 250 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3; 2) 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3. - art. 12 ust 2a UPDOF 8 8

JAKIE KOSZTY OBJĘTE SĄ RYCZAŁTEM Z ART. 12 UST 2A UPDOF Paliwo Opłata za autostradę Opłata za parkowanie Wyrok WSA w Opolu z dnia 8 listopada 2017 (sygn. Akt I SA/Op 427/17) 9 9

DOJAZD Z MIEJSCA ZAMIESZKANIA DO MIEJSCA PRACY Brak przychodu, gdy ze względu na charakter pracy na danym stanowisku, pracownik został zobowiązany przez pracodawcę do parkowania służbowego samochodu poza siedzibą pracodawcy w celu zapewnienia pełnej dyspozycyjności i gotowości do wykonywania zadań służbowych w każdym momencie. 10 10

SAMOCHODY SŁUŻBOWE A PODATEK VAT ZASADA: Podatnikowi przysługuje prawo do 50% odliczenia podatku VAT w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do tzw. użytku mieszanego. 11 11

JAKIE SĄ ZASADY UŻYWANIA I KONSERWACJI SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO, A KWESTIE PODATKOWE? Określenie zakresu cele służbowe /i prywatne oraz skutki podatkowe Określenie miejsca parkowania pojazdu Warunki udostępnienia pojazdu osobom trzecim bez odrębnej zgody pracodawcy Obowiązki użytkownika pojazdu: obsługa, serwis, obserwacja, postępowanie w sytuacjach losowych, procedury korzystania Zasady ponoszenia kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu, Użytkownie pojazdu służbowego zagranicą Zdanie pojazdu służbowego 12 12

JAKIE SĄ ZASADY UŻYWANIA KART PALIWOWYCH? Zakres korzystania z kart paliwowych czasowy, terytorialny, przedmiotowy Obowiązki związane z tankowaniem paliwa: przy użyciu karty paliwowej i bez jej użycia Zasady obchodzenia się z kartą paliwową 13 13

ODLICZENIE VAT OD ZAKUPÓW DOKONANYCH KARTA PALIWOWĄ Posiadacz karty paliwowej nabywa paliwo od koncernu Koncern wystawia fakturę na wystawcę karty Wystawca karty wystawia fakturę swojemu klientowi (posiadaczowi kart) 15 15

PROBLEM : CZY WYSTAWCA KART TO PODMIOT Uczestniczący w łańcuchu transakcji (czyli będący nabywca i sprzedawca paliwa), czy Świadczący wyłącznie usługę finansową 16 16

JAKIE SĄ ZASADY PONOSZENIA ODPOWIEDZIALNOŚCI PRZEZ PRACOWNIKA? Art. 124. Kodeksu pracy 1. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: 1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, 2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. 3. Od odpowiedzialności określonej w 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. 17 17

JAKIE SĄ ZASADY PONOSZENIA ODPOWIEDZIALNOŚCI PRZEZ PRACOWNIKA? Art. 127. Prawa pracy Do odpowiedzialności określonej w art. 124-126 stosuje się odpowiednio przepisy art. 117, 121, 1211 i 122. Art. 117. Prawa pracy 1. Pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia. 2. Pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka. 3. (uchylony). 18 18

JAKIE SĄ ZASADY PONOSZENIA ODPOWIEDZIALNOŚCI PRZEZ PRACOWNIKA? Art. 121 1. Jeżeli naprawienie szkody następuje na podstawie ugody pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, wysokość odszkodowania może być obniżona, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności sprawy, a w szczególności stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych. 2. Przy uwzględnieniu okoliczności wymienionych w 1 wysokość odszkodowania może być także obniżona przez sąd pracy; dotyczy to również przypadku, gdy naprawienie szkody następuje na podstawie ugody sądowej. Art. 121 1 1. W razie niewykonania ugody przez pracownika, podlega ona wykonaniu w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, po nadaniu jej klauzuli wykonalności przez sąd pracy. 2. Sąd pracy odmówi nadania klauzuli wykonalności ugodzie, jeżeli ustali, że jest ona sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego. Art. 122 Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. 19 19

OBOWIĄZKI PRACOWNIKA Art. 100. Kodeksu pracy 1. Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. 2. Pracownik jest obowiązany w szczególności: 1) przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy; 2) przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku; 3) przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych; 4) dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę; 5) przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach; 6) przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. 20 20

JAK EGZEKWOWAĆ? ODPOWIEDZIALNOŚĆ PORZĄDKOWA PRACOWNIKA Art. 108. Kodeksu pracy 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować: 1) karę upomnienia; 2) karę nagany. 2. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy - pracodawca może również stosować karę pieniężną. 3. Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 1 pkt 1-3. 4. Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. 21 21

CZY MOŻNA MONITOROWAĆ PRACOWNIKÓW? Nadajnik GPS Monitoring w miejscu pracy a RODO 22 22

PONADNORMATYWNE ZUŻYCIE POJAZDU Kiedy występuje? Jak ustalić czy zwrócony pojazd jest zużyty ponad miarę? Praktyka sądowa Kwestie podatkowe 23 23

CEL USTAWY System monitorowania drogowego przewozu towarów został wprowadzony ustawą z dnia 9 marca 2017 roku o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów Celem ustawy jest walka z podmiotami nieodprowadzającymi do budżetu państwa należnych podatków. System monitorowania jest oparty na rejestrze prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową. 25 25

CZYM JEST TOWAR WRAŻLIWY? Przedmioty, które są objęte systemem monitorowania drogowego przewozu towarów zostały przez ustawodawcę określone jako towary wrażliwe, są to m. in. towarów oznaczonych wskazanymi w Ustawie, m. in. paliw silnikowych i ich pochodnych, paliw opałowych, olejów smarowych itp., alkohol etylowy całkowicie skażony, susz tytoniowy. 26 26

WYŁĄCZENIA STOSOWANIA USTAWY Towary wrażliwe przewożone w niektórych opakowaniach jednostkowych są wyłączone ze systemu monitorowania drogowego przewozu towarów. Przykład Towar oznaczony w PKWiU numerem 19.20.29, czyli oleje smarowe otrzymane z ropy naftowej; preparaty ciężkich frakcji, gdzie indziej niesklasyfikowane jest wyłączony z systemu monitorowania przewozu drogowego, gdy jest przewożony w opakowaniach jednostkowych nie większych niż 11 litrów. 27 27

JAK USTALIĆ CZY TOWAR PODLEGA SYSTEMOWI MONITOROWANIA? Czy towar, który ma być przewożony jest, towarem wrażliwym? TAK NIE Brak obowiązku zgłoszenia przewozu do rejestru. Czy towar podlega wyłączeniu z systemu monitorowania (np. zbyt mała ilość przewożonego towaru)? NIE TAK Weryfikacja, czy w rozumieniu Ustawy jestem: podmiotem wysyłającym, przewoźnikiem czy podmiotem odbierającym i realizacja obowiązków właściwych dla tego podmiotu. 28 28

REJESTR ZGŁOSZEŃ - OBOWIĄZEK POSZCZEGÓLNYCH PODMIOTÓW PRZY PRZEWOZIE KRAJOWYM zgłoszenie Podmiot wysyłający Nr referencyjny Rejestr Przekazanie nr referencyjnego Przekazanie nr referencyjnego Przewoźnik Uzupełnienie zgłoszenia Uzupełnienie zgłoszenia po odbiorze Podmiot odbierający 29 29

REJESTR ZGŁOSZEŃ - OBOWIĄZEK POSZCZEGÓLNYCH PODMIOTÓW PRZY PRZEWOZIE KRAJOWYM Zarówno zgłoszenia jak i uzupełnienia oraz aktualizacja zgłoszeń następuję za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo Celnych. System generuje numer referencyjny, który jest ważny 10 dni od dnia jego nadania. 30 30

REJESTR ZGŁOSZEŃ - OBOWIĄZEK POSZCZEGÓLNYCH PODMIOTÓW PRZY PRZEWOZIE MIĘDZYNARODOWYM Przewóz międzynarodowy, gdy początek przewozu znajduje się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Przewóz międzynarodowym, gdy koniec przewozu znajduje się na terenie Rzeczypospolitej Polskie. Z przewozem tranzytowym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. 31 31

KONTROLA I KARY Kontrolę przestrzegania obowiązków wynikających z ustawy wykonują funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej. Kontrolę przewozu towarów, przy wykonywaniu swoich ustawowych zadań mogą prowadzić również funkcjonariusze Policji, funkcjonariusze Straży Granicznej oraz inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego Przykładowe kary: za niedokonanie zgłoszenia przewozu towarów przez podmiot do tego zobowiązany - możliwa kara pieniężna w wysokości 46 % wartości netto przewożonego towaru podlegającego obowiązkowi zgłoszenia, nie mniej niż 20 000 zł. jeżeli podmiot wysyłający, podmiot odbierający albo przewoźnik nie dokonają aktualizacji zgłoszenia lub zgłosi dane niezgodne ze stanem faktycznym, na te podmioty może zostać nałożona kara w wysokości 10 000 zł. 32 32

BRAK ZGŁOSZENIA PRZEZ PODMIOT ZOBOWIĄZANY Nieotrzymanie numeru referencyjnego od podmiotu uprawnionego, Otrzymanie przez podmiot odbierający przewozu niezarejestrowanego, kara będzie odpowiadać karze jak za niedokonanie aktualizacji zgłoszenia kara pieniężna w wysokości 10.000,00 zł. 33 33

MONITOROWANIE ZA POMOCĄ GPS Ustawodawca przygotował projekt nowelizacji ustawy o systemie monitorowania przewozu towarów, której celem jest możliwość śledzenia pojazdów wykonujących przewóz towarów wrażliwych Nowelizacja ustawy wprowadza przede wszystkim nowe środki techniczne służące ulepszeniu systemu monitorowania, czyli: lokalizator oraz zewnętrzny system komunikacji Porównanie danych zawartych w rejestrze z danymi z lokalizatora lub zewnętrznego systemu lokalizacji pokaże niezafałszowany obraz przemieszczania towarów wrażliwych. 34 34

NOWELIZACJA USTAWY DODATKOWE OBOWIĄZKI System monitorowania przewozu będzie objęty już nie tylko przewóz drogowy, ale również kolejowy przewozów towarów. Wprowadzony zostanie także nowy rozdział dotyczący monitorowania przewozu produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego lub wyrobów medycznych, zagrożonych brakiem dostępności w Polsce w związku z ich wywozem za granicę. Odejście od grupowania towarów zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU), a pozostanie tylko przy Nomenklaturze Scalonej CN. Konieczność przedstawienia przez przewoźnika środka transportu do kontroli. 35 35

CASE STUDY Do przedsiębiorcy dociera niezarejestrowany przewóz przewożący towar wrażliwy. Przedsiębiorca nic nie wiedział o przewozie. Jak w takiej sytuacji powinien zachować się przedsiębiorca? Podczas przewozu towarów wrażliwych (objętych systemem monitorowania), kierowcy zepsuł się samochód. Mechanik oznajmia kierowcy, że przez kolejne 4 dni samochód musi zostać w warsztacie i nie ma możliwości kontynuowania jazdy. Kierowca wie, że wygenerowany z rejestru numer referencyjny jest ważny tylko przez kolejne 3 dni. Co w takiej sytuacji powinien zrobić kierowca, aby po 4 dniach legalnie kontynuować przewóz? Przedsiębiorca, zgodnie z umową, zobowiązany jest co miesiąc wysyłać do innego przedsiębiorcy, produkującego wyroby mięsne, olej kokosowy (przewożony w opakowaniach po 30 kg) kwalifikujący się jako towar wrażliwy. Przedsiębiorca wysyłający olej kokosowy nie może zarejestrować przewozu z powodu awarii rejestru. Czy w takiej sytuacji przedsiębiorca może rozpocząć przewóz bez zarejestrowania go w systemie monitorowania? 36 36

KANCELARIA PRAWNA PISZCZ I WSPÓLNICY ul. Towarowa 35, Budynek Delta, 61-896 Poznań tel. +48 (61) 859 44 44 e-mail: kancelaria@piszcz.pl www.piszcz.pl Anna Szkudlarek wspólnik doradca podatkowy radca prawny tel. +48 (61) 859 44 44 anna.szkudlarek@piszcz.pl Monika Bożek adwokat tel. +48 (61) 859 44 44 monika.bozek@piszcz.pl Monika Gostyńska prawnik aplikant adwokacki tel. +48 (61) 859 44 44 monika.gostynska@piszcz.pl