Regulamin Pracy Komisji Etyki Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce Związku Pracodawców Warszawa, dnia 4 czerwca 2008 roku
Konferencja Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce Związek Pracodawców powstała 27 października 1999 roku i obecnie zrzesza 42 kluczowych przedsiębiorstw z rynku Consumer Finance w Polsce (banki, doradcy i pośrednicy finansowi, przedsiębiorstwa pożyczkowe, zarządzania informacją gospodarczą i wierzytelnościami oraz towarzystwa ubezpieczeniowe). Przedsiębiorstwa zrzeszone w Konferencji postanowiły reprezentować własne interesy w formule organizacji pracodawców, która ma prawo opiniować założenia i projekty aktów prawnych jako partner społeczny w procesie legislacyjnym. Powyższe uprawnienia Konferencji honorowane są przez organy władzy i administracji państwowej. KPF jest członkiem Rady Rozwoju Rynku Finansowego przy Ministrze Finansów oraz Rady Konsultacyjnej sektora bankowego przy Przewodniczącym Komisji Nadzoru Finansowego. Konferencja Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce jako pierwsza polska organizacja pracodawców spośród nowych krajów członkowskich Unii Europejskiej podjęła decyzję o przystąpieniu do EUROFINAS - federacji związków przedsiębiorstw finansowych (European Federation of Finance House Associations), zrzeszającą czternaście organizacji z krajów europejskich, reprezentujących ponad 1200 instytucji finansowych. Regulamin Komisji Etyki uchwalony został przez Walne Zebranie w dniu 1 czerwca 2005 roku. Obecny dokument zawiera zmiany zatwierdzone przez Walne Zebranie w dniu 4 czerwca 2008 roku. Wszelkie prawa zastrzeżone Rozpowszechnianie bez zgody Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce wyrażonej na piśmie zabronione. Konferencja Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce ul. Długie Pobrzeże 30 80-888 Gdańsk info@kpf.pl Regulamin Komisji Etyki Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych Związku Pracodawców 2
SPIS TREŚCI I. Zasady ogólne. Organizacja pracy Komisji Etyki.... 4 II. Audyty wewnętrzne... 5 III. Postępowanie przed Komisją. Rozpatrywanie skarg.... 6 Regulamin Komisji Etyki Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych Związku Pracodawców 3
I. Zasady ogólne. Organizacja pracy Komisji Etyki. 1 1. Komisja Etyki rozstrzyga wszelkie sprawy związane z naruszeniem przez Członka Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce postanowień Zasad Dobrych Praktyk. 2. Komisja Etyki (dalej jako Komisja) działa i obraduje na podstawie Statutu Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce (dalej jako KPF lub Konferencja), Zasad Dobrych Praktyk (dalej ZDP) przedsiębiorstw zrzeszonych w KPF, niniejszego Regulaminu oraz uchwał Walnego Zebrania. 2 1. Członkowie Komisji Etyki działają w dobrej wierze, w celu przestrzegania Zasad Dobrych Praktyk przez przedsiębiorstwa zrzeszone w KPF. 2. Członek Komisji ma prawo i obowiązek uczestniczenia w jej posiedzeniach. 3. Członek Komisji nie będzie uczestniczył w rozpatrywaniu spraw Członka KPF, którego reprezentuje. 3 1. Pierwsze posiedzenie nowo wybranej Komisji winno być zwołane w terminie nie dłuższym niż trzydzieści dni od daty Walnego Zebrania, które dokonało wyboru składu Komisji na kolejną kadencję. 2. Komisja na swym pierwszym posiedzeniu wybiera ze swego składu Przewodniczącego, Wiceprzewodniczących i Sekretarza. Osoby te stanowią Prezydium Komisji. Przewodniczący Komisji przewodniczy jej posiedzeniom oraz reprezentuje ją wobec pozostałych organów Konferencji oraz osób trzecich. W razie nieobecności Przewodniczącego jego obowiązki pełni Wiceprzewodniczący. 3. Na wniosek Członka KPF, lub funkcjonariusza KPF, Prezydium Komisji Etyki na pierwszym posiedzeniu po dacie wpłynięcia takiego wniosku, może powoływać zespoły robocze. Zadania zespołów roboczych i zakres kompetencji wyznacza Prezydium Komisji Etyki. Ich zakres nie może wykraczać poza opisany w Regulaminie Komisji Etyki i Statucie KPF. 4. Uzupełnienie składu Komisji Etyki, o którym mowa w 25 a ust. 6 Statutu, następuje na zarządzenie Przewodniczącego Komisji spośród osób określonych w 25 a ust. 2 Statutu. Kandydatów mogą zgłaszać Członkowie Komisji Etyki. Wyboru dokonuje się bezwzględną większością głosów w głosowaniu tajnym. Uzupełnienie składu Komisji Etyki powinno nastąpić nie później, niż na pierwszym posiedzeniu po zmniejszeniu się składu. 4 1. Posiedzenia Komisji zwołuje Dyrektor Generalny w porozumieniu z Przewodniczącym Komisji lub z własnej inicjatywy w razie potrzeby, jednakże nie rzadziej niż trzy razy do roku. 2. Posiedzenie Komisji może być także zwołane na wniosek: Przewodniczącego Komisji Etyki, połowy Członków Komisji Etyki, Przewodniczącego Komitetu Konferencji albo na wniosek połowy Członków Komitetu Konferencji. 3. O miejscu, terminie i proponowanym porządku obrad posiedzenia Komisji Dyrektor Generalny Konferencji lub Przewodniczący Komisji zawiadamia Członków Komisji, co najmniej na 7 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia. 4. Zawiadomienia wysyła się listem poleconym, faksem, bądź pocztą elektroniczną na adresy i numery telekomunikacyjne wskazane Dyrektorowi Generalnemu przez Członków Komisji. 5. W posiedzeniach Komisji, obok Członków Komisji, mogą uczestniczyć bez prawa głosu Dyrektor Generalny, inny pracownik etatowy KPF lub osoby niebędące pracownikami KPF, zaproszone przez Przewodniczącego Komisji lub Dyrektora Generalnego KPF. Regulamin Komisji Etyki Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych Związku Pracodawców 4
6. Posiedzenia Komisji mogą odbywać się bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy Członkowie Komisji są obecni i wyrażają zgodę na odbycie posiedzenia i umieszczenie określonych spraw w porządku obrad. 7. Na żądanie choćby jednego Członka Komisji, głosowanie jest tajne. 8. Uchwały zapadają zwykłą większością głosów. W razie równości głosów, rozstrzygający jest głos Przewodniczącego. W przypadku głosowania tajnego, Przewodniczący ma prawo po zakończeniu głosowania jawnie ogłosić swoje stanowisko rozstrzygające. 9. Uchwały Komisji mogą być podejmowane także przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (metodą telekonferencji lub z wykorzystaniem poczty elektronicznej). Taki tryb głosowania zarządza Przewodniczący. Głosowanie przeprowadza się po przeprowadzeniu dyskusji. Głosowanie jest ważne, jeśli wszyscy Członkowie Komisji zostali powiadomieni pocztą elektroniczną o przedmiocie głosowania oraz uczestniczy w nim co najmniej 2/3 składu Komisji. 10. Po zakończeniu głosowania Przewodniczący jest zobowiązany sporządzić notatkę z przebiegu i wyników głosowania i niezwłocznie przedstawić ją Członkom Komisji, a następnie dołączyć do dokumentacji posiedzeń Komisji. 11. Obsługę techniczną i organizacyjną pracy Komisji zapewnia Biuro Konferencji. II. Audyty wewnętrzne. 5 1. Komisja zatwierdza na pierwszym posiedzeniu w roku kalendarzowym formularz audytu wewnętrznego, do zastosowania raz w roku obrachunkowym przez każdego Członka KPF w badaniu zgodności zasad jego postępowania w bieżącej działalności z postanowieniami Zasad Dobrych Praktyk. Od obowiązku zatwierdzania formularza audytu Komisja może odstąpić, jeśli obowiązujący dotychczas formularz nie wymaga jakichkolwiek zmian. 2. Komisja ustala, w porozumieniu z Członkami KPF, haromonogram przeprowadzania przez nich audytów wewnętrznych według zakresu merytorycznego określonego w formularzu audytu wewnętrznego, przy czym termin zakończenia audytów powinien pozwolić Komisji na ich rzetelną i szczegółową analizę oraz przedstawienia wyników tej analizy w sprawozdaniu rocznym, przedstawianym przez Komisję Walnemu Zebraniu. 3. Komisja ustali harmonogram przeprowadzania audytu wewnętrznego na najbliższy okres sprawozdawczy w czasie nie dłuższym niż jeden miesiąc od dnia swojego pierwszego posiedzenia. Na kolejne okresy sprawozdawcze, dotyczące kadencji danej Komisji, o harmonogramie przeprowadzenia audytu Komisja poinformuje Członków KPF nie później niż do ostatniego dnia lipca danego roku sprawozdawczego. 4. W przypadku przyjęcia przez Komitet Konferencji w poczet Członków KPF nowego przedsiębiorstwa, Komisja Etyki wyznaczy dla nowo przyjętego Członka KPF termin przeprowadzenia przez niego audytu wewnętrznego według zatwierdzonego przez siebie formularza audytu, przy czym termin przeprowadzenia audytu nie może być dłuższy niż 6 miesięcy od daty przyjęcia tego przedsiębiorstwa w poczet Członków Konferencji. 5. Niezłożenie przez Członka Konferencji wypełnionego formularza audytu wewnętrznego w wyznaczonym terminie, będzie traktowane jako naruszenie Zasad Dobrych Praktyk. 6. Po złożeniu formularzy audytów, Komisja Etyki weryfikuje prawidłowość ich sporządzenia. Audyt jest deklaracją złożoną przez Członka KPF. Weryfikacja nie stanowi stwierdzenia zgodności treści audytu ze stanem faktycznym. Po stwierdzeniu formalnej prawidłowości sporządzenia audytu oraz zgodności udzielonych odpowiedzi z Zasadami Dobrych Praktyk, Komisja Etyki podejmuje uchwałę o przyznaniu Członkom KPF, którzy złożyli prawidłowy audyt, certyfikatu. 7. Jeśli przeciwko Członkowi KPF prowadzone jest postępowanie przed Komisją Etyki, dotyczące naruszenia Zasad Dobrych Praktyk, Komisja może wstrzymać wydanie certyfikatu do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia sprawy. Regulamin Komisji Etyki Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych Związku Pracodawców 5
8. W przypadku nieprzyzynania certyfikatu, w terminie 30 dni od daty doręczenia decyzji Komisji, Członek KPF może zwrócić się z wnioskiem do Komisji Etyki o ponowne rozpatrzenie sprawy. Komisja rozpatrzy sprawę w ciągu 30 dni od daty złożenia wniosku. Decyzja Komisji Etyki jest ostateczna. III. Postępowanie przed Komisją. Rozpatrywanie skarg. 6 Postępowanie przed Komisją prowadzone jest zgodnie z zasadą poufności. 7 1. Stronami w postępowaniu przed Komisją są: Wnioskodawca oraz Członek KPF, którego dotyczy skarga. 2. Wszczęcie postępowania przed Komisją następuje na pisemny wniosek zainteresowanego złożony w formie pisemnej w Biurze Konferencji lub w formie elektronicznej przesłany na adres mailowy KPF. Wniosek o wszczęcie postępowania może być złożony także przez podmiot uprawniony do reprezentowania konsumentów. 3. Z wnioskiem o wszczęcie postępowania może także wystąpić Komitet Konferencji. 4. Wszczęcie postępowania przed Komisją może również nastąpić z własnej inicjatywy Komisji, w przypadku, gdy: a. z analizy wyników raportów z audytów wewnętrznych, oceniających stosowanie przyjętych zasad postępowania, przeprowadzanych przez Członków KPF wynikać będzie naruszenie tych zasad, b. Członek KPF nie przedstawi w wymaganym terminie raportu z audytu wewnętrznego, c. Komisja w inny sposób poweźmie wiarygodną informację o naruszeniu ZDP przez Członka KPF. 8 Wniosek o wszczęcie postępowania powinien zawierać: 1. określenie Wnioskodawcy, 2. zwięzły opis okoliczności, w których w ocenie Wnioskodawcy nastąpiło naruszenie ZDP, 3. wskazanie osób, które zdaniem Wnioskodawcy dopuściły się naruszenia Zasad Dobrych Praktyk, 4. kopie całej posiadanej przez Wnioskodawcę korespondencji i dokumentacji sprawy, 5. zgodę Wnioskodawcy na udostępnienie przez przedsiębiorstwo, będące stroną postępowania, informacji na temat przebiegu postępowania przedsiębiorstwa w sprawie, której dotyczy wniosek, w tym informacji, które mogą dotyczyć osoby Wnioskodawcy. 9 1. W przypadku, gdy wniosek zawiera braki, Biuro Konferencji występuje do Wnioskodawcy o ich usunięcie w terminie 14 dni. 2. W przypadku nie usunięcia przez Wnioskodawcę braków w określonym terminie, wniosek podlega odrzuceniu. Jednakże w razie uzupełnienia dokumentacji po upływie wyznaczonego terminu, wniosek powinien zostać zarejestrowany jako nowo złożony. 10 1. Gdy wniosek o wszczęcie postępowania spełnia wymagania, o których mowa w 8 niniejszego Regulaminu lub ewentualnie braki wniosku zostały usunięte, Komisja po stwierdzeniu swojej właściwości wszczyna postępowanie. Regulamin Komisji Etyki Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych Związku Pracodawców 6
2. Komisja przesyła odpisy wniosku Członkowi KPF, którego sprawa dotyczy zwracając się jednocześnie o przedstawienie w formie pisemnej wyjaśnień, pełnej dokumentacji oraz swego stanowiska w sprawie, wyznaczając 14 dniowy termin ich dostarczenia. 3. W razie nieudzielenia odpowiedzi i stosownych wyjaśnień, Komisja rozpatrzy sprawę na podstawie posiadanych informacji i dokumentów, przedstawionych przez Wnioskodawcę. 11 1. Przewodniczący decyduje czy sprawa będzie rozpatrywana na posiedzeniu, czy też w trybie 4 ust. 9 Regulaminu. 2. Stosownie do decyzji, określonej w ust. 1, Przewodniczący wyznacza termin posiedzenia nie później niż w ciągu 30 dni roboczych od daty złożenia wniosku lub usunięcia jego braków, albo niezwłocznie kieruje sprawę do dyskusji w formie telekomunikacyjnej. 3. Uchwała podejmowana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość powinna zapaść w terminie 30 dni od daty wpływu wniosku do Biura KPF. 4. Na posiedzenie mogą zostać zaproszone strony oraz inne osoby, których wysłuchanie, zdaniem Komisji, będzie mogło przyczynić się do pełnego wyjaśnienia sprawy. 5. Komisja może także wezwać pracowników Członka KPF bezpośrednio związanych z prowadzeniem sprawy w celu uzyskania od nich bezpośrednich wyjaśnień. Komisja może też zażądać przedstawienia innych środków dowodowych np. nagrań rozmów telefonicznych. 12 W toku postępowania strony występują osobiście. Mogą także ustanawiać pełnomocników. Pełnomocnikiem wnioskodawcy może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnikiem Członka KPF może być kompetentny pracownik lub osoba o statusie pełnomocnika procesowego. 13 1. W toku postępowania Komisja bierze pod uwagę wszystkie okoliczności istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. 2. Po rozpatrzeniu sprawy Komisja rozstrzyga sprawę w formie uchwały. 3. Uchwała zawiera uzasadnienie przyjętego rozstrzygnięcia. 14 1. Rozstrzygając sprawę Komisja wydaje orzeczenie, w którym : a. stwierdza bezzasadność złożonego wniosku, albo b. stwierdza, że doszło do naruszenia ZDP. 2. W przypadku stwierdzenia naruszenia ZDP, Komisja podejmuje decyzję o zobowiązaniu Członka KPF do usunięcia przyczyn wskazanych naruszeń ZDP oraz o ewentualnym zastosowaniu sankcji i ich rodzaju. 3. Sankcjami tymi są : a. kara upomnienia, b. kara nagany, c. kara zawieszenia prawa do używania logo KPF oraz jakichkolwiek informacji odnoszących się do członkostwa w KPF w materiałach promocyjnych czy informacyjnych przez określony czas, nie dłuższy, niż sześć miesięcy. Komisja może podjąć decyzję o zastosowaniu niniejszej sankcji łącznie z sankcją wyszczególnioną w punkcie a i b niniejszego paragrafu, d. w przypadku szczególnie rażącego naruszenia ZDP lub nie zrealizowanie zalecenia usunięcia przyczyn wskazanego naruszenia ZDP, Komisja może wystąpić do Walnego Zebrania z wnioskiem o wykluczenie przedsiębiorstwa z grona Członków KPF. 4. Komisja może podjąć decyzję o sposobie upowszechniania w mediach informacji o nałożonych sankcjach określonych w ust. 3 lit. c i d i przyczynach ich zastosowania, a ponadto o przekazaniu Regulamin Komisji Etyki Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych Związku Pracodawców 7
informacji o wydanym przez siebie orzeczeniu do interesariuszy, których statutowym zadaniem jest ochrona prawna konsumentów lub którzy zajmują się świadczeniem usług na rzecz konsumentów, albo nadzorują funkcjonowanie rynku finansowego. 5. Orzeczenie Komisja przekazuje stronom. 6. W terminie 30 dni od daty doręczenia orzeczenia Komisji Etyki Członek może zwrócić się do Komisji Etyki z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wniosek taki Komisja Etyki rozpatrzy w ciągu 30 dni od daty jego otrzymania. Decyzja Komisji jest ostateczna. 7. Po zakończeniu sprawy Komisja może podjąć uchwałę w sprawie wykładni Dobrych Praktyk, uwzględniającą przebieg i wyniki rozpatrywanej sprawy i przekazać jej treść wszystkim Członkom KPF lub tym, których dotyczy dana księga ZDP. 15 Postanowienia 10 14 stosuje się odpowiednio, gdy sprawa wszczęta jest i prowadzona na wniosek Komitetu Konferencji lub z własnej inicjatywy Komisji. 16 Akta spraw rozpoznawanych przez Komisję przechowywane są w Biurze Konferencji przez trzy lata. 17 Działalność Komisji finansowana jest według zasad określonych przez KPF. Regulamin Komisji Etyki Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych Związku Pracodawców 8