Regulamin dotyczący zasad postępowania przy przeprowadzaniu konkursów ofert, i udzielania zamówień na roboty remontowo budowlane i konserwacyjne w Spółdzielni Mieszkaniowej Górnik w Katowicach. Ustala się następujące formy udzielania zamówień na roboty remontowo budowlane i konserwacyjne: 1 1. Konkurs ofert nieograniczony konkurs ofert na roboty remontowo budowlane i konserwacyjne. 2. Konkurs ofert ograniczony konkurs ofert - z zastosowaniem imiennych zaproszeń do składania ofert na roboty remontowo budowlane i konserwacyjne. 3. Zamówienia z wolnej ręki. 4. Postępowanie o udzielenie zamówień zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (UPZp) Dz. U. z 2010 nr. 113 poz. 759. z późniejszymi zmianami. 2 O wyborze formy udzielania zamówień określonych w 1 decyduje Zarząd Spółdzielni, kierując się zasadami ujętymi w niniejszym Regulaminie, a także w Ustawie Prawo Zamówień Publicznych w przypadku korzystania z funduszy tego wymagających. 3 KONKURS OFERT NIEOGRANICZONY 1. Konkurs ofert nieograniczony stosuje się w celu wyborów wykonawców na roboty ujęte w planach remontów i konserwacji zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą. 2. W celu zaproszenia wykonawców do składania ofert stosuje się ogłoszenie, o którym mowa w 5, zamieszczone na stronie internetowej i tablicy ogłoszeń w Spółdzielni. 3. Konkurs ofert nieograniczony można łączyć z konkursem ofert ograniczonym, określonym w 4. 4 KONKURS OFERT OGRANICZONY Z ZASTOSOWANIEM IMIENNYCH ZAPROSZEŃ DO SKŁADANIA OFERT 1. Konkurs ofert ograniczony z zastosowaniem imiennych zaproszeń do składania ofert przeprowadza się głównie, gdy: a) istnieje konieczność zatrudnienia jednego z kilku wyspecjalizowanych wykonawców z branży między innymi: wentylacyjnej, kominiarskiej, dźwigowej oraz realizujących prace na wysokościach z użyciem sprzętu alpinistycznego, a także projektantów lub pracowni projektowych, b) Konkurs ofert nieograniczony nie dał rezultatu, c) koszty przeprowadzania Konkursu ofert nieograniczonego byłyby niewspółmiernie wysokie w stosunku do wartości zamówienia. 2. Imienne zaproszenia do składania ofert wysyła się pocztą do co najmniej 3 znanych Wykonawców. Zaproszenia powinny zawierać informacje określone w 5. Strona 1 z 7
5 ZAWIADOMIENIE O KONKURSIE OFERT 1. Zawiadomienie o konkursie ofert lub imienne zaproszenie do konkursu ofert (wzór) Załącznik nr 1 powinno zawierać: - nazwę i adres zamawiającego, - dane o przedmiocie zamówienia z wskazaniem lokalizacji, - miejsce i warunki uzyskania materiałów konkursowych zawierającej informację o istotnych warunkach zamówienia, - miejsce i termin składania ofert, - wysokość wadium ( o ile jest wymagane ), - informację o niezbędnych dokumentach, jakie winny być dołączone do oferty, a w szczególności: zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej, zaświadczenia o nie zaleganiu z płatnościami na ZUS oraz podatkami, referencje, wykaz robót wykonanych w ciągu ostatnich 3-ch lat, a jeżeli działalność prowadzona jest krócej, to z okresu działalności oferenta. - zastrzeżenie o możliwości swobodnego wyboru ofert lub odwołania (unieważnienia) konkursu ofert lub przetargu bez podania przyczyny, - opis kryteriów, którymi Spółdzielnia będzie kierowała się przy wyborze oferty, 2. W celu eliminacji z uczestniczenia w konkursie ofert wykonawców nieuczciwych oraz technicznie i ekonomicznie niezdolnych do realizacji zobowiązań, inwestor ma prawo żądania dowodów lub oświadczeń potwierdzających, że: - w stosunku do oferenta nie wszczęto postępowania upadłościowego bądź nie ogłoszono jego upadłości, - w okresie ostatnich 3 lat zlecone roboty zostały wykonane z należytą starannością, a jeżeli działalność jest krótsza, to w tym okresie. - posiada warunki techniczne do realizacji przyjętego zlecenia, a w szczególności pracowników o odpowiednich kwalifikacjach i liczbie, niezbędny sprzęt itp. -w stosunku do podmiotów i osób kierownictwa nie są prowadzone postępowania prokuratorskie i sądowe związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. 3. W celu sprawdzenia czy oferent nie znajduje się w jednej z powyższych sytuacji, jak również w celu zasięgnięcia informacji o wiarygodności technicznej, jakości wykonanych robót i ich terminowości wykonawcy robót, Spółdzielnia może skorzystać z informacji pochodzących z innych źródeł. 6 OFERTY 1. Oferty składane w konkursie ofert nieograniczonym lub ograniczonym powinny być sporządzone na piśmie według wzoru Załącznik 1 A i zawierać: a) datę sporządzenia oferty, b) dane o oferencie: - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą oferent powinien podać imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz nazwę firmy, pod jaką prowadzi działalność gospodarczą i adres firmy oraz NIP, - jeśli oferentem jest osoba prawna, to reprezentowana jest w sposób uwidoczniony w KRS, Strona 2 z 7
- w przypadku spółki cywilnej każdy wspólnik jest przedsiębiorcą, który podlega samodzielnie wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej. Każdy wspólnik powinien podać dane takie, jak w przypadku osoby fizycznej oraz informację o działalności w formie spółki cywilnej pod nazwą z siedzibą w - Każda strona oferty powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, który ją składa. c) ścisłe określenie przedmiotu oferty, d) oświadczenie, że oferent zapoznał się z warunkami zamówienia i akceptuje je bez zastrzeżeń, e) informację o warunkach ekonomicznych oferty: - cenę netto i stawkę podatku VAT oraz cenę brutto wyrażoną cyfrowo i słownie, - oświadczenie, że uwzględniono wszystkie koszty realizacji zamówienia oraz zysk, - kosztorys szczegółowy ze składnikami kalkulacji ceny, stanowiący załącznik do oferty, f) Uwagi do przedmiarów i innej dokumentacji lub kwoty ofertowej należy uwzględnić w formie pisemnej, w odpowiednim punkcie złożonej oferty. g) termin realizacji zamówienia, h) oświadczenie, że w razie wygrania przetargu oferent zobowiązuje się do zawarcia umowy we wskazanym terminie pod rygorem utraty wadium. 2. Do oferty powinny być dołączone: a) dowód wpłaty wadium o wysokości i konieczności zastosowania wadium decyduje Zarząd Spółdzielni przed ogłoszeniem konkursu. b) dowody wiarygodności oferenta zawarte w 5 pkt 2, określone każdorazowo przez inwestora przed ogłoszeniem konkursu. 3. Oferty należy składać w Sekretariacie (kancelarii) Spółdzielni w zaklejonych kopertach bez danych oferenta, a jedynie z napisem,,konkurs ofert z podanym tytułem/nazwą robót/ najpóźniej w terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu. Oferty muszą być zarejestrowane w dzienniku podawczym Spółdzielni, oraz oznaczone datą wpływu i numerem dziennika podawczego Spółdzielni na kopercie. 4. Przed upływem dnia wskazanego w ogłoszeniu jako nieprzekraczalny termin składania ofert każdy oferent ma prawo złożyć ofertę zamienną lub złożyć zastrzeżenie o wycofaniu oferty złożonej uprzednio. 7 PROCEDURY KONKURSÓW 1. Do momentu otwarcia zapieczętowane oferty przechowuje Spółdzielnia w swojej siedzibie. 2. Przed momentem otwarcia oferta nie może być otwarta ani ujawniona. 3. Konkurs ofert - nieograniczony i ograniczony przeprowadza Komisja przetargowa powołana przez Zarząd Spółdzielni która czuwa nad właściwym zorganizowaniem, przebiegiem i zakończeniem konkursu ofert. 4. W skład Komisji rozpatrującej oferty wchodzą: - członek lub przedstawiciel Zarządu przewodniczący Komisji konkursowej, Strona 3 z 7
- pracownik działu Umów i Rozliczeń, - branżowy inspektor nadzoru, - kierownik Administracji Osiedla, - przedstawiciel lub przedstawiciele RO, - pracownicy Spółdzielni wytypowani przez Zarząd. W pracach Komisji mogą również uczestniczyć wytypowani Przedstawiciele Rady Nadzorczej jako obserwatorzy. 5. Za pisemne powiadomienie Przewodniczącego Rady Nadzorczej i Administracji Osiedla o planowanym terminie i rodzaju konkursu ofert najpóźniej na 14 dni przed datą wyboru ofert odpowiedzialny jest pracownik Działu Umów i Rozliczeń/wyznaczony przez Zarząd*. 6. Za pisemne powiadomienie Przewodniczącego Rady Osiedla o planowanym terminie i rodzaju konkursu ofert najpóźniej na 7 dni przed datą przetargu odpowiedzialny jest Kierownik Administracji Osiedla. 7. W pracach Komisji konkursowej nie mogą brać udziału osoby, które pozostają z oferentami w stosunku bliskiego pokrewieństwa lub pozostają w stosunku pracy z oferentami bądź pełnią funkcję w jego władzach. Powyższe potwierdzone zostaje stosownym oświadczeniem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 8. Posiedzenie Komisji konkursowej może składać się z dwóch części; jawnej i niejawnej, 9. W części jawnej mogą brać udział oprócz członków Komisji konkursowej oferenci lub ich upoważnieni przedstawiciele. W takim przypadku o czasie i miejscu otwarcia ofert oferenci zostają powiadomieni na piśmie, lub informacja taka jest zamieszczona w materiałach konkursowych. 10. Podczas posiedzenia jawnego Komisja stwierdza: a) prawidłowość ogłoszenia przetargu, b) ilość otrzymanych ofert, c) otwiera koperty z ofertami i po wstępnej analizie określa, które oferty należy odrzucić ze względów formalnych: - nie zawierających kompletu dokumentów, - nie podpisane, - budzące wątpliwości co do ich treści i rzetelności. d) przyjmuje do protokołu wyjaśnienia zgłoszone przez oferentów. 11. Do wiadomości uczestników podaje się : a) nazwę oferentów, b) czy oferty zawierają komplet wymaganych załączników, c) cenę ofert. Fakty te powinny być odnotowane niezwłocznie w protokole. 12. W zakresie kompletności oferty Komisja konkursowa może przyjąć wyjaśnienie oferenta i uwzględnić je w trakcie dalszej części konkursu ofert. 13. W przypadku złożenia tylko jednej oferty Komisja konkursowa rekomenduje Zarządowi jedno z rozwiązań : jej rozpatrzenie, lub unieważnienie konkursu. Strona 4 z 7
14. W części niejawnej przetargu Komisja dokonuje szczegółowej analizy merytorycznej ofert. 15. Proponowana cena powinna być istotnym ale nie jedynym kryterium oceny. Do ważnych kryteriów oceny przyjmuje się również: - jakość i terminowość dotychczas wykonanych robót w Spółdzielni, - przedstawione w ofercie referencje, - oferowany czas/termin wykonania robót, - przedstawione zaplecze kadrowo-sprzętowe (liczba pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, liczba i rodzaj sprzętu i maszyn, itp.), - inne, uznane przez Komisję konkursową za ważne. Oferty cenowe różniące się o więcej, niż 25% od ceny wynikającej z kosztorysu inwestorskiego lub różniące się o więcej niż 25 % od średniej oferowanej ceny ze wszystkich ważnych ofert nie będą rozpatrywane. 16. Komisji konkursowej przysługuje prawo do przystąpienia do negocjacji cen oferowanych z poszczególnymi oferentami. 17. W przypadku wyselekcjonowania ofert o najniższych cenach dopuszcza się możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów wyjaśniających z oferentami, a zmierzających do uzyskania dodatkowych informacji o sytuacji technicznej, ekonomicznej i finansowej oferenta, metodach wykonania robót, zaopatrzenia materiałowego. Można również żądać przedstawienia kalkulacji uzasadniających wysokość oferowanych cen jednostkowych. 18. W przypadku, gdy postępowanie konkursowe wymaga kilku posiedzeń Komisji protokół sporządza się z każdego posiedzenia. 19. Komisja podejmuje decyzję o wyborze oferenta zwykłą większością głosów członków Komisji. W przypadku równego podziału oddanych głosów, decyduje głos przewodniczącego Komisji. Członkowie Komisji mogą wnosić do protokołu uwagi i zastrzeżenia. 20. Komisja konkursowa każdorazowo przedstawia Zarządowi Spółdzielni protokół z wyboru ofert do zatwierdzenia. Załącznik nr 4. Zarząd zatwierdza wyniki wyboru ofert w formie uchwały oraz członkowie Zarządu składają oświadczenie według wzoru Załącznik nr 3. 21. O wynikach konkursu ofert ( w tym również o unieważnieniu konkursu ) Zarząd zawiadamia oferentów w formie wywieszenia zawiadomienia na tablicy ogłoszeń w budynku Zarządu SM,,Górnik i na stronie internetowej Spółdzielni, w ciągu 3 dni od daty zatwierdzenia wyników konkursu ofert przez Zarząd. 8 Jeżeli postępowanie konkursowe nie przyniosło rezultatu Zarząd może rozpisać dodatkowy konkurs ofert pisemny lub ustny zapraszając tych oferentów, których bierze pod uwagę jako ewentualnych wykonawców zamówienia. 9 Wadium wniesione przez oferenta, który został wybrany do realizacji robót, będzie zwracane w ciągu trzech dni roboczych od dnia podpisania umowy lub zostanie zaliczone na poczet należytego wykonania umowy. Strona 5 z 7
10 Spółdzielnia zawiera umowę ze zwycięzcą konkursu w ciągu 14 dni od dnia zatwierdzenia przez Zarząd wyników tego konkursu, zgodnie z Załącznikiem nr 5 lub 6. 11 ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI 1. Udzielenie zamówienia z wolnej ręki poprzedzają negocjacje przeprowadzone przez Komisję, której składa wyznacza Zarząd Spółdzielni. Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia negocjacji tylko z jednym wykonawcą. Udział członków Komisji w negocjacjach odbywa się przy zachowaniu zasad określonych w 7 pkt. 7 2. Zamówienie z wolnej ręki stosuje się wyłącznie do przypadków gdy: a) roboty lub usługi o wartości finansowej nie przekraczają 10 000 zł. netto. b) roboty muszą być natychmiast wykonane ze względu na istniejące nadzwyczajne okoliczności. Za nadzwyczajne okoliczności uważa się skutki awarii, dewastacji i zdarzeń losowych wymagające natychmiastowego przystąpienia do ich usuwania z powodu zagrożenia zdrowia, życia lub mienia. W tym przypadku poprzedzenia zlecenia koniecznością przeprowadzenia negocjacji nie obowiązuje. c) w wyjątkowych sytuacjach - roboty lub usługi o wartości od 10 000zł. netto do 30 000 zł. netto pod warunkiem zgody Zarządu na odstąpienie od procedury przetargowej określonej w 3-7 na rzetelnie, szczegółowo i precyzyjnie uzasadniony wniosek Kierownika Administracji Osiedla i branżowego/ych inspektora/ów nadzoru, zaopiniowany pozytywnie przez Radę Osiedla. 3. Komisja, o której mowa w 11 pkt 1 ma obowiązek zbadać wiarygodność oferenta. W tym celu może zażądać od wykonawcy zaświadczenia o nie zaleganiu z płatnościami na ZUS oraz podatkami, referencji, wykazu robót wykonanych w ciągu ostatnich 3-ch lat oraz oświadczeń wymienionych w 5 pkt 2. Zastosowanie mogą mieć tutaj również zapisy 5 pkt 3. 4. Roboty remontowe i konserwacyjne o wartości do 10 000 zł. netto zlecane są wybranym Wykonawcom w formie Zlecenia wg Załącznika nr 7. 12 Niedopuszczalne jest dzielenie robót na części w celu uniknięcia przeprowadzenia procedury konkursowej. 13 W przypadku korzystania ze środków finansowych tego wymagających, zastosowanie mają, przepisy Prawo Zamówień Publicznych (UPZp) Dz. U. z 2010 nr. 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami. Dokumentacja z przeprowadzonego konkursu ofert jest przechowywana w Dziale RU Spółdzielni. 14 Strona 6 z 7
15 Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia. 16 Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni uchwałą nr 65/2013 w dniu 27.05.2013r. *niepotrzebne skreślić Strona 7 z 7