2009 r. REGULAMIN. przetargów na roboty remontowe i budowlane oraz prace projektowe organizowane przez Rudzką Spółdzielnię Mieszkaniową

Transkrypt

1 2009 r. REGULAMIN przetargów na roboty remontowe i budowlane oraz prace projektowe organizowane przez Rudzką Spółdzielnię Mieszkaniową Zatwierdzony Uchwałą Nr 17/2009 Rady Nadzorczej z dnia 28 stycznia 2009 r. i obowiązuje z dniem zatwierdzenia. 1

2 Działając w oparciu o 39 Statutu Rudzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej, Rada Nadzorcza uchwala co następuje: Przedmiotem przetargu są: a/ roboty remontowe, budowlane i konserwacyjne, których wartość przekracza ,-PLN ustaloną na podstawie kosztorysu inwestorskiego zatwierdzonego przez Zarząd a w szczególności roboty : ogólnobudowlane, dekarskie, malarskie, stolarskie, demontaż i utylizacja płyt azbestowych, ślusarskie, wykonanie i remont placów zabaw, drogowe, urządzenie terenów zieleni osiedlowej, kontrola instalacji gazowych, remont instalacji wodnokanalizacyjnych, gazowych i c.o., remont kanalizacji zewnętrznych, elektryczne, b/ modernizacja dźwigów, wymiana stolarki i ślusarki okiennej i drzwiowej, których wartość przekracza ,-PLN. c/ roboty termomodernizacyjne oraz związane z nimi roboty polegające na usunięciu materiałów niebezpiecznych i inne roboty towarzyszące,jak również prace projektowe polegające na przygotowaniu dokumentacji związanej z prowadzeniem powyższych robót, których wartość przekracza ,-PLN. d/ prace projektowe i roboty geodezyjne zlecane i nadzorowane przez Zarząd, których wartość ustaloną na podstawie preliminarza kosztów zatwierdzonego przez Zarząd przekracza 5.000,- PLN. e/ roboty polegające na wykonaniu dezynfekcji, dezynsekcji, deratyzacji oraz usunięciu gniazd pszczół, os i szerszeni będą przedmiotem odrębnego postępowania przeprowadzonego przez komisję przetargową odrębnym trybem z wyłączeniem wymogów 5 pkt. 11 oraz wymogów wynikających z Prawa Budowlanego. 2. Prace określone w 1 ust. 1a mogą być zlecane wyłącznie firmom zakwalifikowanym do II etapu przetargu. 3. Rodzaj prac, ich zakres rzeczowy, sposób składania ofert, każdorazowe ogłoszenie o przetargu oraz inne warunki przetargu zamieszcza się na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zarządu oraz we wszystkich Administracjach lub w prasie - co najmniej na 14 dni przed przeprowadzeniem przetargu. 4. Roboty z punktu b i c mogą być zlecane w trybie bezprzetargowym na wniosek Zarządu po uzyskaniu akceptacji Rady Nadzorczej W przetargu mogą brać udział przedsiębiorcy z wyjątkiem członków Komisji Przetargowej, ich małżonków oraz krewnych w linii prostej. 2. Podmioty gospodarcze zamierzające brać udział w przetargu zgłaszają swoje uczestnictwo w sposób i w terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu. 3. W przetargu mogą brać udział w charakterze obserwatorów przedstawiciele Rady Nadzorczej i Rad Osiedli z zastrzeżeniem, że obserwator nie może być oferentem Termin przetargu wyznacza Zarząd Spółdzielni na wniosek kierownika komórki organizacyjnej organizującej przetarg. 2. Przetarg może mieć charakter nieograniczony i ograniczony. Decyzję w tej sprawie podejmuje Zarząd. 3. Zarząd Spółdzielni powołuje Komisję Przetargową. 2

3 4. Dla robót określonych w 1 ust. 1a przetarg ma formę przetargu dwuetapowego. 5. Dla robót określonych w 1 ust. 1 b i 1 c przetarg ma formę przetargu jednoetapowego. 6. W przypadku przetargu jednoetapowego stosuje się wprost postanowienia od 4 do W przetargu dwuetapowym stosuje się następujące zasady: a/ w I etapie przetargu komisja kwalifikuje do II etapu taką liczbę oferentów aby zapewnić konkurencyjność wyboru oferentów i potrzeby Spółdzielni, jednak nie mniej niż 2. Postanowienia od 4 do 15 stosuje się odpowiednio. b/ II etap przetargu polega na wysłaniu do wszystkich firm zakwalifikowanych w I etapie zaproszenia do złożenia konkretnej oferty cenowej w oparciu o kosztorys ślepy i wyłonieniu oferty najkorzystniejszej. W II etapie stosuje się odpowiednio postanowienia od 4 do 15 nin. Regulaminu. 8. Komisja Przetargowa przygotowuje treść ogłoszenia o przetargu, specyfikację istotnych warunków zamówienia, która określa kryteria wyboru ofert i przedkłada je do zatwierdzenia przez Zarząd. 4. Ogłoszenie o przetargu winno zawierać następujące informacje: 1. Nazwę i siedzibę zamawiającego, telefon, fax i datę ogłoszenia przetargu. 2. Rodzaj przetargu /ograniczony nieograniczony, pisemny ustny/. 3. Rodzaj zamówienia przez określenie przedmiotu przetargu z podaniem rodzaju i zakresu robót do wykonania, ich charakterystykę. 4. Nazwę i adres miejsca, w którym można zapoznać się z dokumentacją przetargową. 5. Termin i miejsce składania ofert. 6. Dzień i godzinę otwierania ofert. 7. Sposób sporządzenia oferty określono w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 8. Termin, do którego oferent jest związany ofertą. 9. Wysokość wadium i kosztów przetargu, termin i sposób ich wpłacania o ile są ustalone. 10. Pouczenie o przepadnięciu wadium na rzecz Zamawiającego w przypadku uchylenia się od zawarcia umowy. 11. Określenie wymagań dotyczących dodatkowych warunków przetargu jeżeli takie zostaną ustalone. 12. O możliwości unieważnienia lub zamknięcia przetargu bez wybrania którejkolwiek z ofert i bez podania przyczyn. 5. Pisemna oferta powinna zawierać: 1. Imię, nazwisko, adres lub nazwę i siedzibę oferenta. 2. Datę sporządzenia oferty. 3. Oświadczenie, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje je bez zastrzeżeń. 4. Ścisłe określenie przedmiotu oferty, wyszczególnienie załączonych wzorów, planów, itp. 5. Określenie wynagrodzenia zgodnie z wymogami zamawiającego. 6. Oferowany sposób realizacji dodatkowych warunków przetargu. 7. Dowód wpłacenia wadium i kosztów przetargu, o ile takie zostały ustalone. 8. Oświadczenie oferenta, że zobowiązuje się do zawarcia umowy, jeżeli przetarg wygra. 9. Odpis aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub odpis równorzędnego dokumentu. 10.Aktualne zaświadczenie Urzędu Skarbowego i ZUS o wywiązaniu się z należnych opłat, podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne lub zaświadczenia, że oferent 3

4 uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie ewentualnie rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymania w całości wykonanie decyzji organu podatkowego. 11. Zaświadczenie z banku prowadzącego rachunek podmiotu gospodarczego o zdolności kredytowej oraz zaświadczenie o obrotach przekraczających przewidywaną wartość zadania w przypadku robót powyżej ,- PLN. 12. Odpis zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z Krajowego Rejestru Sądowego uważa się za aktualny, jeżeli od dnia jego wystawienia przez właściwy organ do dnia otwarcia ofert nie minęło 6 miesięcy. Zaświadczenia ZUS i Urzędu Skarbowego uważa się za aktualne, jeżeli od dnia jego wystawienia przez właściwy organ do dnia otwarcia ofert nie minęły 3 miesiące. 13. Dokumenty wymienione w punkcie 9 i 10 należy dostarczyć w oryginale, urzędowo poświadczonej kopii lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta. 6. Przetarg jest ważny choćby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca warunki określone w ogłoszeniu. W takim przypadku należy przeprowadzić negocjacje z oferentem Zarząd ustala wadium przetargowe w wysokości 0,5% - 3,0% wartości planowanych kosztów. Wadium należy wpłacić na konto Spółdzielni. 2. Zamawiający dokonuje zwrotu wpłaconego przez oferentów wadium: - wygrywającemu niezwłocznie po zawarciu umowy, - niezwłocznie po wycofaniu oferty przed upływem terminu składania ofert, - pozostałym oferentom niezwłocznie po ogłoszeniu wyników przetargu. 3. Wadium wygrywającego przetarg przepada na rzecz Spółdzielni, jeżeli oferent uchyli się od zawarcia umowy. 4. Kwoty wpłacone przez uczestników przetargu za materiały przetargowe nie podlegają zwrotowi. 5. W przypadku unieważnienia przetargu wadium oraz kwoty wpłacone za materiały przetargowe zostają zwrócone uczestnikom przetargu Przetarg prowadzi Komisja wyznaczona uchwałą Zarządu Spółdzielni składa się ona z nieparzystej liczby członków. 2. W skład komisji wchodzi, co najmniej 5 osób. W komisji II etap przetargu uczestniczy przedstawiciel Rady Osiedla danej Administracji, której przetarg dotyczy, zgodnie z Uchwałą Nr 111/2002 Rady Nadzorczej z dnia r. i na czas jej obowiązywania. 3. Decyzje Komisji zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 3 członków komisji. 4. Członek Komisji Przetargowej powinien głosować jednoznacznie ZA lub PRZECIW. 9. Przetarg składa się z części jawnej i niejawnej. Część niejawna rozpoczyna się bezpośrednio po części jawnej, z określeniem terminu jej zakończenia. 4

5 10. 1.Część jawna odbywa się w obecności oferentów. 2.W części jawnej Komisja Przetargowa: - stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu, - ustala liczbę oraz prawidłowość złożenia ofert, - otwiera koperty z ofertami i odczytuje podając nazwę oferenta, cenę, okres gwarancji i terminy realizacji, jeżeli zostały ustalone jako kryteria oceny. 3. Komisja odmawia zakwalifikowania ofert do części niejawnej przetargu, jeżeli: - nie odpowiadają warunkom przetargu, - zostały zgłoszone po wyznaczonym terminie, - nie zawierają danych wymienionych w 5 niniejszego Regulaminu lub dane te są niekompletne, - są nieczytelne lub budzą wątpliwości, co do ich treści a także zawierają przeróbki bądź skreślenia. 11. W części niejawnej Komisja Przetargowa: - dokonuje szczegółowej analizy ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich lub ustala, że żadna z ofert nie nadaje się do przyjęcia, - sporządza protokół z przetargu, podając w nim rozstrzygnięcia przetargu wraz z uzasadnieniem Przy wyborze oferty Komisja Przetargowa w pierwszej kolejności sprawdza zgodność ze specyfikacją kwalifikując oferty do do dalszego postępowania. 2. Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania. 3. Data zatwierdzenia protokołu i przetargu przez Zarząd Spółdzielni jest datą zakończenia przetargu. 4. Wyniki przetargu zatwierdza Zarząd Spółdzielni, podaje do publicznej wiadomości przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w budynku siedziby Zarządu Spółdzielni a dla II etapu lub przetargu jednoetapowego dodatkowo w Administracji, której przetarg dotyczy oraz powiadamia pisemnie biorących udział oferentów Podmiot, który wygrał przetarg zobowiązany jest do zawarcia umowy na wykonanie prac objętych przetargiem w terminie 14 dni od ogłoszenia wyników przetargu stosownie do postanowień 12 niniejszego Regulaminu. 2. Warunki zawarte w protokole przetargu muszą mieć odzwierciedlenie w umowie. 14. Przetarg może zostać unieważniony lub zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert i bez podania przyczyny. 5

6 Protokół z przeprowadzonego przetargu Komisja Przetargowa sporządza w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zarządu i działu prowadzącego przetarg. 2. Oryginały wszystkich ofert i protokóły z przetargu Komisja Przetargowa zabezpiecza w zalakowanej i opisanej kopercie lub paczce a następnie przekazuje za pokwitowaniem do działu prowadzącego przetarg 3. Dokumenty przechowuje się 5 lat, lecz nie krócej niż 3 lata po zakończeniu i odebraniu prac objętych przetargiem. Wgląd do dokumentów przetargowych do czasu rozstrzygnięcia przetargu mają wyłącznie członkowie komisji przetargowej, członkowie Zarządu oraz upoważnieni przez Radę Nadzorczą jej członkowie. Natomiast po zakończeniu przetargu wgląd mają członkowie Zarządu, rewident zakładowy i lustrator Spółdzielni oraz upoważnieni przez Radę Nadzorczą jej członkowie Nadzór nad aktualizacją niniejszego Regulaminu pełni Dział Techniczny, który dokonuje jego przeglądu, co najmniej raz w roku, najpóźniej do końca listopada oraz każdorazowo w przypadku zmiany przepisów, na podstawie, których ustalono jego zasady. Z danego przeglądu należy sporządzić zapis. 2. Nieaktualny Regulamin zainteresowane komórki organizacyjne przechowują w swojej dokumentacji przez okres 5 lat. 3. Dział Organizacji i Samorządu przechowuje nieaktualny egzemplarz w/w Regulaminu przez okres 10 lat, po upływie których zostaje przekazany do archiwum, gdzie będzie przechowywany bezterminowo. 4. Szczegółowy sposób postępowania z w/w aktem wewnątrzspółdzielczym reguluje procedura P-31 Postępowanie i nadzór nad dokumentacją i zasadami Niniejszy regulamin został zatwierdzony Uchwałą nr 17/2009 Rady Nadzorczej z dnia r. i jego tekst jednolity wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia. 2. Traci moc Regulamin przetargów na roboty remontowe i budowlane oraz prace projektowe organizowane przez Rudzką Spółdzielnię Mieszkaniową z dnia r. oraz Uchwała nr 53/2005 Rady Nadzorczej z dnia r. zatwierdzająca w/w regulamin. Z-ca Przewodniczącego Rady Nadzorczej Przewodniczący Rady Nadzorczej... Ruda Śląska, r. 6