REGULAMIN. 1. Negocjacje z zachowaniem konkurencji można stosować w przypadkach:

Transkrypt

1 REGULAMIN wyboru wykonawców: dokumentacji projektowych, remontów, robót budowlanych, geologicznych i geodezyjnych. I. Część ogólna. 1 Umowy na wykonanie projektów technicznych, robót inwestycyjnych, budowlanych, remontowych, prac geologicznych i geodezyjnych na każdy obiekt lub zadanie inwestycyjne Zarząd zawiera na podstawie wyniku przetargu: - nieograniczonego, a w dalszej kolejności - w razie bezskuteczności przetargu: - na podstawie negocjacji z zachowaniem konkurencji, lub - zamówienia z wolnej ręki Przetarg nieograniczony stosuje się przy wyborze wykonawców robót budowlanych, remontowych i nowych inwestycji budowlanych. 2. Zamówienia z wolnej ręki stosuje się przy wyborze wykonawców robót awaryjnych, remontowo-budowlanych nie dających się wcześniej przewidzieć, projektowych, geologicznych i geodezyjnych do kwoty zł netto Przetarg nieograniczony dochodzi do skutku, gdy weźmie w nim udział co najmniej jeden oferent a złożona przez niego oferta jest ważna. 2. Do negocjacji z zachowaniem konkurencji zaprasza się co najmniej trzech oferentów Przetarg uważa się za zakończony wynikiem negatywnym gdy: a) nie wpłynęły ważne oferty w wymaganej ilości, b) Komisja przetargowa nie dokonała wyboru żadnej oferty. 2. W przypadku gdy nie wybrano w przetargu wykonawcy Zarząd upoważniony jest do wyboru oferenta w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji. 3. Po dokonaniu przez Komisję przetargową wyboru oferty, Zarząd podpisuje umowę z wybranym przez nią oferentem. 4. Zakończenie przetargu wynikiem pozytywnym (wybór oferenta) wyklucza możliwość ustalenia w umowie innej ceny i formy wynagrodzenia niż określonej w przetargu. 1. Negocjacje z zachowaniem konkurencji można stosować w przypadkach: 5 1) gdy wszczęto postępowanie przetargowe i nie wpłynęła żadna ważna oferta; 2) gdy w przetargu wszystkie oferty odrzucono lub zamknięto przetarg bez wyboru któregokolwiek z oferentów; str. 1

2 3) gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia w sytuacji, której wcześniej nie można było przewidzieć - np. awarie, roboty dodatkowe i nieprzewidziane. 2. Negocjacje poprzedza się wysłaniem do wykonawców zaproszeń do składania ofert z podaniem specyfikacji i warunków złożenia ofert, ustalonych wg 8 Regulaminu do ogłoszenia o przetargu. 3. Przy dokonywaniu wyboru oferty, Zarząd stosuje zasady i kryteria określone w zaproszeniu do negocjacji i w specyfikacji. 4. Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje, a także dokumenty związane z negocjacjami dostarczane są oferentom na równych zasadach. 5. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny i żadne informacje z nimi związane nie mogą być ujawnione osobom trzecim. 6. Zawiadomienie o wyborze oferty określające termin zawarcia umowy Zarząd doręcza niezwłocznie wybranemu oferentowi. 7. O wyniku wyboru oferenta Zarząd zawiadamia w terminie trzech dni roboczych pozostałych oferentów, informując ich, którego z oferentów wybrano. 8. Jeżeli Zarząd dokona wyboru oferty, zobowiązany jest do zawarcia umowy w terminie określonym w zawiadomieniu Zamówienie z wolnej ręki Zarząd może stosować także w sytuacji, gdy: a) chodzi o przeprowadzenie badań, ekspertyz lub sporządzenie opinii specjalistycznych; b) chodzi o wykonanie robót projektowych, co do których istnieje potrzeba wykorzystania już posiadanej przez danego projektanta dokumentacji technicznej; c) ze względu na szczególny rodzaj robót można je uzyskać tylko od jednego wyspecjalizowanego wykonawcy; d) wymagane jest niezwłoczne wykonanie zamówienia. 7 Umowy z wykonawcami nie mogą być zawierane na czas inny niż wykonanie danego przedmiotu zamówienia Spółdzielni i powinny przewidywać formę zabezpieczenia należytego ich wykonania, co do czasu ich trwania jak i jakości wykonanych prac. 1. Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać: 8 a) nazwę i siedzibę Zamawiającego, b) opis przedmiotu przetargu i formę oferty, c) miejsce i termin zapoznania się z warunkami przetargu i wszelkimi danymi niezbędnymi do prawidłowego sporządzenia oferty, d) planowany termin rozpoczęcia i zakończenia robót, e) miejsce i termin złożenia oferty, f) formę ustalenia ceny (ryczałt, kosztorys powykonawczy), g) informację o prawie zamawiającego do zamknięcia lub odwołania przetargu bez dokonania wyboru któregokolwiek z oferentów lub podania przyczyn, h) wysokość wymaganego wadium, miejsce i termin wpłaty wadium oraz wybraną formę jego wniesienia a także informację o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy, i) miejsce i termin otwarcia ofert, j) wykaz dokumentów uzasadniających wiarygodność techniczną i ekonomiczną firmy, jej doświadczenie w realizacji robót oraz stan zobowiązań wobec Skarbu Państwa, k) numer telefonu osoby kompetentnej do udzielania dodatkowych informacji. str. 2

3 2. Treść ogłoszenia o przetargu może być modyfikowana w zależności od przedmiotu przetargu. 3. W okresie między opublikowaniem ogłoszenia o przetargu a terminem składnia ofert zainteresowani mają prawo zapoznać się z warunkami przetargu i wszelkimi danymi niezbędnymi do prawidłowego przygotowania oferty, 4. Spółdzielnia ma obowiązek przedłożyć oferentom do wglądu posiadaną dokumentację techniczną oferowanych robót. Dokumentacja dotycząca przetargu może być wydawana przez Spółdzielnię odpłatnie. Odpłatność ustala Zarząd Spółdzielni. 5. Zarząd Spółdzielni ustala każdorazowo wysokość i formę wniesienia wadium (gotówka, weksel, poręczenie lub gwarancja bankowa) Oferta powinna być dostarczona w terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu i zarejestrowana w dzienniku korespondencji Spółdzielni datą wpływu i liczbą dziennika oraz nie może być udostępniana innym oferentom. 2. Oferent ma prawo wycofać lub zmienić ofertę przed ustalonym terminem składania ofert. 3. Oferty złożone po terminie podanym w ogłoszeniu o przetargu zwraca się bez otwarcia. 10 Komisja przetargowa ma prawo unieważnić przetarg w całości lub w jego części bez podania przyczyn Komisję przetargową powołuje każdorazowo Prezes Zarządu Spółdzielni w liczbie co najmniej 5 osób w tym: a) przewodniczący Komisji członek Zarządu, b) członkowie Komisji pozostali członkowie Zarządu, pracownicy Spółdzielni z poszczególnych działów, inspektorzy branżowi. 2. W przetargu może uczestniczyć, w roli obserwatorów, dwóch członków Rady Nadzorczej przez nią wytypowanych. 3. Członkiem Komisji przetargowej nie mogą być osoby, które: a) pozostają z oferentem w takim stosunku faktycznym lub prawnym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności; b) przed upływem trzech lat od daty ogłoszenia o przetargu pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z oferentem albo były członkiem władz oferenta osoby prawnej; c) pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związani z tytułu przysposobienia opieki lub kurateli nad oferentem czy też jego zastępcą prawnym, a także gdy są one członkami władz oferenta osób prawnych. 4. Komisja przetargowa sprawdza, czy złożone oferty odpowiadają warunkom przetargu i czy oferenci są reprezentowani przez osoby upoważnione do zawarcia umowy w wyniku przetargu. 5. Przetarg uważa się za ważny, jeżeli przystąpi do niego co najmniej jeden oferent spełniających warunki przetargu. 6. Wyklucza się w postępowaniach przetargowych firmy, które: a) w ciągu ostatnich trzech lat nie wykonały powierzonego im przez Spółdzielnię zamówienia, wykonały je z nienależytą starannością, wykazały brak umiejętności współpracy z mieszkańcami budynków, na których realizowały roboty lub nie wywiązywały się z udzielonych uprzednio gwarancji na wykonane roboty; b) istnieją krócej niż 1 rok; str. 3

4 c) nie legitymują się odpowiednim potencjałem technicznym, przygotowaniem zawodowym do prowadzenia działalności oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia a realizują roboty poprzez ich podzlecanie; d) wszczęto wobec nich postępowanie upadłościowe albo likwidacyjne, naprawcze lub też zostały umieszczone w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych, prowadzonym przez Krajowy Rejestr Sądowy oraz gdy upadłość lub likwidację już ogłoszono; e) złożyły kilka różnych ofert cenowych na ten sam rodzaj robót, występując pod różnymi nazwami przy tym samym właścicielu firmy; f) złożyły oferty po wymaganym terminie; g) złożyły oferty nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści; h) nie mają wpłaconego wymaganego wadium; i) zaproponowały rażąco niską lub wysoką cenę. jak też: j) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; k) osoby prawne, których urzędujących członków władz prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 7. Komisja przetargowa dokonuje wyboru ofert sporządzając na tą okoliczność protokół, podpisywany przez wszystkich członków Komisji. 8. Protokół z przeprowadzonego przetargu powinien zawierać: a) imiona i nazwiska członków Komisji, ich funkcje oraz kto jej przewodniczył; b) termin, czas i miejsce przetargu; c) zakres prac, na który ogłoszono przetarg; d) stwierdzenie prawidłowości ogłoszenia o przetargu; e) ilość złożonych ofert; f) osoby lub oferty dopuszczone i niedopuszczone do przetargu wraz z uzasadnieniem (sprawdzenie czy oferenci spełniają warunki przetargu); g) przebieg przetargu; h) stwierdzenie wyboru oferenta wraz z uzasadnieniem; i) stwierdzenie zamknięcia przetargu. 9. Przetarg uważa się za zamknięty, z chwilą podpisania protokołu przez członków Komisji oraz jego akceptacji przez Prezesa Zarządu Kierownika Spółdzielni Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zawiera: a) określenie przedmiotu zamówienia (w razie potrzeby również za pomocą planów, rysunków lub projektów) wraz z określeniem wszystkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy; b) opis sposobu przygotowania oferty; c) opis kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełnienia wymaganych warunków; d) informacje o dokumentach, jakie mają dostarczyć oferenci; e) pożądany lub wymagany termin wykonania umowy; f) istotne dla Zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy; g) opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem wag tych kryteriów; str. 4

5 h) wszelkie wymagania, w szczególności kwotę dotyczącą wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy; i) wskazanie miejsca i terminu składania ofert; j) wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert oraz informacje o trybie otwarcia i oceny ofert; k) ogólne warunki umowy; l) termin, do którego oferent będzie związany złożoną ofertą. 2. Spółdzielnia zobowiązana jest posiadać dokumentację określającą przedmiot przetargu w przypadku gdy jest ona wymagana przez odrębne przepisy lub rodzaj robót. 3. Zamawiający może ogłosić przetarg, gdy nie posiada dokumentacji technicznej ale określi szczegółowo parametry technologiczne robót, lokalizację a także inne dane niezbędne do opracowania oferty. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść dokumentów zawierających Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. Dokonane w ten sposób uzupełnienia przekazuje się niezwłocznie wszystkim dostawcom i wykonawcom i jest ono dla nich wiążące. II. Część szczegółowa. A. Zasady wyboru wykonawców prac projektowych. Oferta na prace projektowe powinna zawierać: imię i nazwisko, nazwę, adres, datę sporządzenia oferty, podpis oferenta, numer rejestru działalności gospodarczej lub nr Krajowego Rejestru Sądowego; 2. opracowanie koncepcji zagospodarowania terenu wraz ze szkicowymi rozwiązaniami architektonicznymi; 3. określenie wartości kompleksowej projektu lub podanie ceny jednostkowej: a) 1 m 2 pow. użytk. mieszkania, lokalu, garażu; b) 1 mb przy robotach liniowych uzbrojenia terenu; c) inne jednostki wynikające z rodzaju i zakresu robót. 4. ścisłe określenie przedmiotu (kompleksowość opracowania dokumentacji); 5. informacje o poprzednich wykonanych pracach projektowych wiarygodność techniczna, referencje; 6. oświadczenie, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu; 7. termin realizacji przedmiotu zamówienia, rodzaj stosowanych materiałów i urządzeń; 8. zobowiązanie do pozyskania niezbędnych uzgodnień i pozwoleń budowlanych; 9. inne wymogi podane przez Spółdzielnię w ogłoszeniu o przetargu. 14 Opracowanie koncepcji architektonicznej do oferty wraz ze szkicowymi rozwiązaniami architektonicznymi jest nieodpłatne. 15 Przy ocenie ofert przyjmuje się niżej wymienione kryteria: 1. rozwiązania architektoniczne i użytkowe; 2. optymalne rozwiązania (zagospodarowanie terenu działki); 3. koszt (wartość) zadania inwestycyjnego; str. 5

6 4. zastosowanie rozwiązań architektonicznych i materiałowych, które korzystne będą w okresie późniejszej eksploatacji obiektu; 5. cena opracowania dokumentacji technicznej; 6. wiarygodność biura projektowego i projektanta. B. Zasada wyboru wykonawców robót budowlanych (inwestycyjnych). 16 Oferta na roboty inwestycyjne powinna zawierać: 1. imię, nazwisko, nazwę firmy, adres oferenta, datę sporządzenia oferty, podpis oferenta, numer rejestru działalności gospodarczej lub numer Krajowego Rejestru Sądowego; 2. ścisłe określenie przedmiotu umowy zgodnie z ogłoszeniem o przetargu lub specyfikacją istotnych warunków zamówienia; 3. określoną cenę ryczałtową za wykonaną jednostkę, którą może być: a) 1 m 2 pow. użytkowej (mieszkania, lokalu, garażu), b) 1 mb przy robotach liniowych uzbrojenia terenu, c) inne jednostki wynikające z ogłoszenia o przetargu, 4. Oświadczenia, że: a) materiały przeznaczone do stosowania będą fabrycznie nowe, odpowiadające Polskim Normom i posiadające atesty producentów, b) oferent wyraża zgodę na zatrzymanie 5% wynagrodzenia brutto, na zabezpieczenie należytego wykonania umowy w tym kosztów usunięcia wad w okresie gwarancji i rękojmi lub innych form zabezpieczenia. Warunkiem przystąpienia do przetargu jest: wpłacenie wadium w wysokości zł dla wartości robót do zł. 2. wpłacenie wadium w wysokości 5% wartości robót dla inwestycji o wartości powyżej zł. 3. zakup specyfikacji zawierającej informacje i warunki niezbędne do prawidłowego sporządzenia i złożenia oferty. 18 Komisja przetargowa dokonuje następujących czynności: 1. stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu. 2. ustala liczbę otrzymanych ofert, sprawdza czy zostały wpłacone wadia oraz wyklucza z przetargu oferentów w oparciu o 11 ust sprawdza czy oferty spełniają warunki określone w ogłoszeniu i specyfikacji. 4. kwalifikuje oferty do rozpatrzenia lub odrzucenia Komisja przetargowa dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty. 2. Przy ocenie ofert przyjmuje się następujące kryteria: a) najniższa, realna, najkorzystniejsza cena, b) oferowane okresy gwarancji, c) kondycja finansowa i wiarygodność oferentów w realizacji tożsamych robót, d) spełnienie istotnych warunków zamówienia określonych w specyfikacji. str. 6

7 20 1. Oferent, który wygrał przetarg otrzymuje zwrot wadium w terminie trzech dni roboczych po zawarciu umowy. Pozostali oferenci otrzymują zwrot wadium w terminie trzech dni roboczych po zamknięciu przetargu. Za dzień dokonania zwrotu wadium uważa się dzień dokonania przelewu na konto oferenta. 2. W przypadku odstąpienia przez wygrywającego przetarg od podpisywania umowy, złożone przez niego wadium przepada na rzecz ogłaszającego przetarg. C. Zasady wyboru wykonawców robót remontowych. 21 Oferta na roboty remontowe powinna zawierać: 1. imię i nazwisko, nazwę firmy, adres oferenta, datę sporządzenia oferty, podpis oferenta, numer rejestru działalności gospodarczej lub numer z Krajowego Rejestru Sądowego. 2. stosowane stawki za wykonanie określonego rodzaju robót: wartość roboczogodziny, narzut kosztów ogólnych, zysk, narzut kosztów zaopatrzenia, 3. stawki ryczałtowe na poszczególne rodzaje robót w przeliczeniu na jednostkę miary, jeśli Spółdzielnia taki wymóg ustala, 4. rodzaje oferowanych robót, 5. informacje o poprzednich inwestorach i wykonywanych na ich rzecz robotach wraz z dokumentami potwierdzającymi, że roboty zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone, 6. inne wymogi ustalone przez Spółdzielnię, w zależności od przedmiotu zamówienia, podane w ogłoszeniu lub SIWZ. 7. Komisja przetargowa dokonuje wyboru oferenta według kryteriów określonych w 19 ust.2. D. Postanowienia końcowe. 22 Do wyboru wykonawców na roboty remontowe, budowlane, inwestycyjne, geologiczne i geodezyjne stosuje się odpowiednio przepisy Umowa zawierana w wyniku przetargu wymaga formy pisemnej pod rygorem jej nieważności. 2. Spółdzielnia powinna żądać od oferenta w umowie, zabezpieczenia należytego jej wykonania. 3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być za zgodą Wykonawcy dokonane w drodze potrąceń z faktur za częściowe wykonanie roboty lub z faktur za roboty wykonane w całości. 4. Zabrania się dokonywania zmian w umowie, które są niekorzystne dla Spółdzielni, jeżeli przy ich wprowadzeniu należałoby zmienić treść oferty na podstawie której dokonano wyboru oferenta. 24 Do zamówień finansowanych ze środków publicznych stosuje się przypisy ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). str. 7

8 25 Do umów, o których mowa w Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego Niniejszy Regulamin został uchwalony w dniu r. Uchwałą Nr 81/12/12 Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej im. Adama Mickiewicza w Białymstoku i obowiązuje od dnia jego uchwalenia. 2. Z dniem uchwalenia niniejszego Regulaminu traci moc Regulamin przetargów na wybór wykonawców dokumentacji projektowej, robót budowlanych, remontów, robót geologicznych i geodezyjnych. uchwalony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni Uchwałą Nr 57/09/08 z dnia r. Sekretarz Rady Nadzorczej: Przewodniczący Rady Nadzorczej: str. 8