REGULAMIN KONKURSU GRANTOWEGO REALIZOWANEGO W RAMACH PROGRAMU WOLONTARIAT RODZINNY

Transkrypt

1 REGULAMIN KONKURSU GRANTOWEGO REALIZOWANEGO W RAMACH PROGRAMU WOLONTARIAT RODZINNY I. Organizacja i cel konkursu grantowego w ramach Programu Wolontariat Rodzinny 1. Organizatorami konkursu grantowego w ramach Programu Wolontariat Rodzinny są Fundacja PZU oraz Akademia Rozwoju Filantropii w Polsce zwani dalej Organizatorami. 2. Celem konkursu grantowego realizowanego w ramach Programu Wolontariat Rodzinny, zwanego dalej Konkursem jest: umożliwienie Polakom zaangażowania się w działania wolontariackie na rzecz lokalnych społeczności całymi rodzinami; popularyzacja i wspieranie wolontariatu rodzinnego jako formy wartościowego spędzania czasu przez rodziny; wyłonienie wzorcowych praktyk wolontariatu, w który zaangażowane są całe rodziny. Wypracowane praktyki posłużą w przyszłości do propagowania idei wolontariatu rodzinnego. 3. Główne wyzwania wynikające z misji i wizji Programu Wolontariat Rodzinny zakładają, że projekty realizowane w ramach Konkursu będą: aktywnie włączać rodziny, które wspólnie będą działać na rzecz dobra wspólnego; odpowiadać na realne potrzeby lokalnej społeczności. 4. W Konkursie zostanie dofinansowanych 18 projektów, w tym 6 projektów z budżetem zaplanowanym na kwotę do zł (duży grant) i 12 projektów z budżetem zaplanowanym na kwotę do zł (mały grant). II. Adresaci konkursu grantowego 1. Do udziału w Konkursie uprawnione są: organizacje pozarządowe posiadające osobowość prawną oraz instytucje samorządowe działające na terenie Polski, w tym w szczególności: 1

2 biblioteki 1 ; domy kultury 2 ; szkoły podstawowe, gimnazjalne i ponadgimnazjalne oraz inne placówki oświatowe (z wyłączeniem uczelni wyższych) 3 ; ośrodki pomocy społecznej 4. Wszystkie wyżej wymienione podmioty w dalszej części niniejszego regulaminu zwane są Wnioskodawcami. 2. Warunkiem uczestnictwa w Konkursie jest prawidłowe wypełnienie wniosku aplikacyjnego dostępnego na stronie III. Harmonogram Konkursu 1. Termin składania wniosków aplikacyjnych upływa 15 stycznia 2014 r. o godzinie 18:00 (decyduje godzina wpłynięcia wniosku na serwer Programu Wolontariat Rodzinny ). Wnioski będą składane przez formularz aplikacyjny dostępny na stronie 2. Spośród nadesłanych wniosków zespół ekspertów Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce (zwanych dalej Ekspertami) dokona wstępnej oceny i wyłoni kilkaset najlepszych projektów. Decyzja o przejściu do następnego etapu oceny zostanie przekazana Wnioskodawcom pocztą elektroniczną na adres podany we wniosku w terminie do 31 stycznia 2014 r. 3. Wnioskodawcy, którzy nadesłali wnioski zarekomendowane przez Ekspertów, zostaną poproszeni za pośrednictwem wiadomości wysłanej na adres podany we wniosku o przesłanie krótkich filmików opowiadających o projekcie (stworzonych wg wskazówek znajdujących się na stronie Filmiki mogą być nakręcone przy pomocy dowolnego urządzenia telefonu, aparatu cyfrowego, kamery itd. Na przesłanie filmików Wnioskodawcy będą mieli czas do 17 lutego 2014 r., do godziny 18: Spośród nadesłanych filmików zostaną wybrane projekty, które otrzymają grant na realizację zaplanowanych działań. Wybór zwycięskich projektów będzie przebiegał następująco: nadesłane filmiki zostaną przekazane Kapitule Konkursu (zwanej dalej Kapitułą), która wybierze maksimum 50 najlepszych aplikacji. Proces oceny przez Kapitułę będzie trwał do końca lutego 2014 r.; filmiki wybrane przez Kapitułę zostaną umieszczone na stronie (wraz z krótkimi opisami) i poddane pod głosowanie internautów. Internauci będą mogli głosować na projekty od 3 do 24 marca 2014 r., do godziny 18: projektów (w tym 6 projektów z budżetem zaplanowanym na 1 Omówionych w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U nr 114, poz. 493). 2 Omówionych w ww. ustawie. 3 Omówionych w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U nr 95, poz. 425). 4 Omówionych w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U Nr 64 poz. 593). 2

3 kwotę do zł i 12 projektów z budżetem zaplanowanym na kwotę do zł) z największą liczbą głosów zdobędzie grant. 5. Ostateczne wyniki Konkursu zostaną ogłoszone w terminie do 31 marca 2014 r. 6. Projekty będą realizowane od kwietnia 2014 r. do września 2014 r. Podpisanie umów z organizacjami/instytucjami, które zdobyły grant, zwanymi dalej Grantobiorcami, oraz wypłacenie dotacji nastąpi do końca kwietnia 2014 r. 7. Projekty nie mogą trwać krócej niż 3 miesiące i dłużej niż 6 miesięcy w terminie od 1 kwietnia 2014 r. do 30 września 2014 r. 8. W trakcie realizowania projektów Grantobiorcy mają możliwość uczestnictwa w konkursach i zdobywania nagród na platformie (patrz: pkt VI niniejszego regulaminu). 9. Grantobiorcy zobowiązani są do nadesłania sprawozdania finansowego i merytorycznego do 21 października 2014 r. IV. Zasady wyłaniania zwycięzców Konkursu 1. Eksperci dokonają oceny formalnej złożonych wniosków w oparciu o następujące kryteria formalne: Wnioskodawca umieścił prawidłowo wypełniony, kompletny wniosek aplikacyjny za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie we wniosku zostały umieszczone informacje o zadeklarowaniu udziału minimum 3 rodzin zainteresowanych uczestnictwem w projekcie; wniosek został złożony przez formularz dostępny na stronie w terminie do 15 stycznia 2014 r., do godziny 18:00 (decyduje godzina wpłynięcia wniosku na serwer Programu Wolontariat Rodzinny ); wniosek został złożony przez podmiot do tego uprawniony (zgodnie z zapisami niniejszego regulaminu); projekt nie trwa krócej niż 3 miesiące i nie dłużej niż 6 miesięcy w terminie od 1 kwietnia 2014 r. do 30 września 2014 r.; Wnioskodawca może wnioskować o jeden grant w wysokości do zł (mały grant) lub do zł (duży grant). Jeśli Wnioskodawca ubiega się o mały grant, zobowiązany jest umieścić we wniosku informacje o deklaracji minimum 3 rodzin zainteresowanych wzięciem udziału w projekcie. Wnioskodawca ubiegający się o duży grant zobowiązany jest do umieszczenia we wniosku informacji o deklaracji minimum 6 rodzin. 2. Wnioski, które spełnią powyższe kryteria formalne, zostaną również ocenione przez Ekspertów pod względem merytorycznym. Ocena Ekspertów zostanie dokonana w oparciu o następujące kryteria merytoryczne: 3

4 stopień zaangażowania w zaplanowane działania rodzin wolontariuszy i skala tego zaangażowania; korzyści, które odniesie środowisko lokalne dzięki zrealizowaniu projektu; sposób komunikowania o projekcie i promowania go (w tym: różnorodność wykorzystanych narzędzi komunikacji); spójność budżetu z zaplanowanymi działaniami. 3. W przypadku projektów realizowanych we współpracy z pracownikami PZU 5 oraz ich rodzinami, na etapie oceny nadesłanych wniosków przez Ekspertów, liczba punktów uzyskanych przez te projekty zostanie powiększona o 5%. 4. Eksperci zarekomendują do dofinansowania kilkaset najlepszych projektów, które spełniają wszystkie kryteria formalne wymienione w pkt IV. 1. oraz w najwyższym stopniu spełniają kryteria merytoryczne wymienione w pkt IV. 2. Decyzja o przejściu do następnego etapu oceny zostanie przekazana Wnioskodawcom drogą elektroniczną na adres podany we wniosku aplikacyjnym. 5. Wnioskodawcy, których projekty przejdą do następnego etapu oceny, zostaną poproszeni przez Organizatorów o przesłanie krótkiego filmiku opowiadającego o ich projekcie, przygotowanego wg wskazówek znajdujących się na stronie 6. Nadesłane filmiki zostaną poddane pod ocenę niezależnej Kapituły. W skład Kapituły wchodzą autorytety związane z wolontariatem, środowiskiem biznesu i środowiskiem akademickim oraz wybrani pracownicy Grupy PZU. Kapituła wybierze maksimum 50 filmików, które w najciekawszy sposób będą prezentowały planowane projekty. 7. Zarekomendowane przez Kapitułę projekty zostaną umieszczone na stronie w formie filmików (wraz z krótkimi opisami) i poddane pod głosowanie internautów. Głosowanie będzie trwało do 24 marca 2013 r., do godziny 18:00. Każdy internauta może oddać jeden głos na 24 godziny. 8. Projekty, które otrzymają największą liczbę prawidłowo oddanych głosów w ww. terminie zostaną wytypowane do otrzymania grantów. Ostateczną decyzję o przyznaniu grantów podejmie Zarząd Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce w porozumieniu z Fundacją PZU, w oparciu o liczbę głosów oddanych na poszczególne projekty. 9. Wnioskodawcy, którzy zostaną wytypowani do otrzymania grantu decyzją internautów (zatwierdzoną przez Organizatorów), zostaną poinformowani drogą elektroniczną przez przedstawiciela Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce na adres podany we wniosku. Wyniki głosowania internautów zostaną również opublikowane na stronie 5 Za pracownika PZU uważane będą osoby zatrudnione na umowę o pracę w każdej ze spółek należących od Grupy PZU, osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia, pod warunkiem, że obowiązuje ona w okresie realizacji projektu oraz agenci na wyłączność współpracujący w czasie realizacji projektu z PZU SA lub PZU Życie 4

5 V. Warunki organizacyjne Konkursu 1. Jeden wnioskodawca ma prawo do złożenia jednego wniosku aplikacyjnego. 2. Grant powinien zostać przeznaczony na realizację działań opisanych we wniosku aplikacyjnym. Działania opisane we wniosku mogą być kontynuacją dotychczasowych przedsięwzięć realizowanych przez Wnioskodawcę, pod warunkiem, że do przeprowadzenia działań opisanych we wniosku zostaną włączone minimum 3 rodziny. 3. Dofinansowanie otrzyma w sumie 18 projektów: 6 projektów otrzyma grant w wysokości do zł (duży grant), a 12 projektów grant w wysokości do zł (mały grant). W uzasadnionych przypadkach Eksperci oceniający wniosek mogą rekomendować obniżenie kwoty dotacji. Wnioskodawca zostanie poinformowany o rekomendacji Ekspertów przez przedstawiciela Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce drogą elektroniczną na adres podany we wniosku. Wnioskodawca może zastosować się do sugestii Ekspertów i nadesłać poprawiony budżet projektu (w terminie do 3 dni roboczych od otrzymania informacji od przedstawiciela Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce) bądź też nie zastosować się do rekomendacji Ekspertów, co traktowane będzie na równi z rezygnacją z ubiegania się o grant. 4. W przypadku ubiegania się o mały grant w wysokości do zł Wnioskodawca zobligowany jest do zaangażowania w działania minimum 3 rodzin. Jeśli Wnioskodawca ubiega się o duży grant w wysokości do zł, powinien zaangażować minimum 6 rodzin. Informacje o deklaracjach rodzin, które są zainteresowane wzięciem udziału w projekcie, powinny znaleźć się we wniosku aplikacyjnym. 5. Zadeklarowanie rodzin powinno zostać dokonane przez członków rodziny dobrowolnie i za ich wiedzą. Organizatorzy zobowiązują się nie wykorzystywać danych osobowych członków rodzin w celu innym niż wyłonienie zwycięzców Konkursu, co oznacza, że dane te nie będą rozpowszechniane, podawane do publicznej wiadomości ani udostępniane osobom trzecim, niezwiązanym z procesem wyboru zwycięzców Konkursu. 6. Ze środków z grantu mogą być finansowane jedynie te działania, które zostały opisane w projekcie i zawierają się w terminie od 1 kwietnia 2014 r. do 30 września 2014 r. Koszty poniesione przed lub po tym terminie nie będą kwalifikowane. 7. Działania w projekcie nie mogą zaczynać się wcześniej niż 1 kwietnia 2014 r. i kończyć później niż 30 września 2014 r. Organizatorzy nie przewidują możliwości przedłużenia czasu trwania projektu określonego w umowie z Grantobiorcą. 8. Działania nie muszą być realizowane w równym stopniu w trakcie każdego miesiąca trwania projektu. 9. Podmioty, które otrzymają grant w Konkursie mają możliwość uczestnictwa w konkursach i zdobywania nagród na platformie (patrz: pkt VI niniejszego regulaminu). 5

6 VI. Działania na platformie 1. Platforma (zwana dalej Platformą) jest narzędziem stworzonym specjalnie na potrzeby Konkursu organizowanego w ramach Programu Wolontariat Rodzinny. 2. Podmioty, które zdobędą grant w Konkursie, będą brały udział w aktywnościach na Platformie. Aktywnościami będą np. dodawanie zdjęć, reportaży, filmików, relacji z przeprowadzonych działań, komentowanie działań innych organizacji/instytucji realizujących projekty w ramach Konkursu, zapraszanie nowych rodzin wolontariuszy, wypełnianie misji specjalnych (jak np. udostępnienie plakatu zachęcającego do przyjścia na organizowane wydarzenie, założenie fan page a projektu w serwisie Facebook itd.). Działania przewidziane w ramach Platformy będą podawane do wiadomości Grantobiorców z odpowiednim wyprzedzeniem na etapie realizacji projektów. 3. Podmioty biorące udział w grywalizacji będą zdobywały za swoje działania punkty, które następnie będą mogły wymienić na nagrody. 4. Podmioty, które zdobędą największą liczbę punktów w trakcie działań na Platformie w terminie od 1 kwietnia 2014 r. do 30 września 2014 r., otrzymają nagrody specjalne. Wręczenie nagród będzie miało miejsce w trakcie podsumowania projektu, które odbędzie się w grudniu 2014 r. 5. W działaniach na Platformie mogą wziąć udział również te organizacje/instytucje, które dostały się do drugiego etapu oceny (filmiki opowiadające o ich projektach zostały poddane pod głosowanie internautów na stronie ale nie otrzymały grantu. Podmioty te mogą realizować opisane we wniosku przedsięwzięcia (bez finansowania ze strony Organizatorów) oraz zdobywać nagrody za swoje działania na Platformie. 6. Podmioty opisane w pkt VI. 6. niniejszego regulaminu nie są zobowiązane do przedstawienia Organizatorom raportu merytorycznego i finansowego z realizowanych działań. VII. Koszty kwalifikowane 1. Z otrzymanego grantu można finansować między innymi: koszty koordynacji i zarządzania projektem (w kwocie nie większej niż 20% wartości wnioskowanej dotacji); zakup materiałów biurowych, artykułów plastycznych i innych materiałów, np. do zajęć; zakup elementów wyposażenia oraz zakup dodatkowego sprzętu, jeżeli jest to merytorycznie uzasadnione; koszty podróży; wynagrodzenia specjalistów, honoraria; wynajem sal, sprzętu, nagłośnienia, transportu; 6

7 koszty druku. 2. Z otrzymanego grantu nie można finansować: udzielania pożyczek; przedsięwzięć, które zostały już zrealizowane; przedsięwzięć o celach religijnych i politycznych oraz uprawiania kultu religijnego; bezpośredniej pomocy finansowej dla osób fizycznych; inwestycji (np. zakup gruntów, budowa obiektów przemysłowych, oczyszczalni ścieków itd.); wyjazdów zagranicznych; kar, grzywien i odsetek karnych. 3. Koszty będą uznane za kwalifikowane tylko wtedy, gdy: są bezpośrednio związane z realizowanym przedsięwzięciem i są niezbędne do jego realizacji; są racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe; odzwierciedlają koszty faktycznie poniesione. VIII. Zobowiązania Wnioskodawcy 1. Wnioskodawca zobowiązany jest do wyznaczenia osoby, która będzie czuwała nad prawidłowym i terminowym przebiegiem projektu. Osoba ta, zwana dalej Koordynatorem, zostaje wyznaczona przez Wnioskodawcę do bieżącego kontaktu z Organizatorami poprzez podanie jej danych we wniosku aplikacyjnym. W przypadku długotrwałej nieobecności Koordynatora w trakcie realizacji projektu (spowodowanej chorobą, zmianą miejsca zamieszkania lub innymi umotywowanymi przyczynami) Grantobiorca zobowiązany jest wyznaczyć nowego Koordynatora oraz dostarczyć Organizatorom dane i kontakt do niego. 2. W trakcie realizowania projektu w ramach Programu Wolontariat Rodzinny Wnioskodawca zobowiązuje się do umieszczenia na wszystkich dokumentach, materiałach promocyjnych i publikacjach zdania: «Projekt jest realizowany w ramach Programu Wolontariat Rodzinny prowadzonego przez Fundację PZU oraz Akademię Rozwoju Filantropii w Polsce». Do zdania powinien być dołączony logotyp Programu oraz, w miarę możliwości, logotyp Fundacji PZU i Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce. Informacje na temat oznaczania materiałów znajdują się na stronie 3. Wnioskodawca jest zobowiązany do przesłania Organizatorom raportu merytorycznego i finansowego do 21 października 2014 r. Wzór raportu merytorycznego i finansowego zostanie udostępniony Wnioskodawcom na stronie 4. Niewykorzystane przez Wnioskodawcę środki przyznane w ramach dotacji powinny zostać zwrócone na numer konta podany w podpisywanej z Grantobiorcą w umowie grantowej w ciągu 14 dni od daty złożenia raportu końcowego (merytorycznego i finansowego) z 7

8 realizacji przedsięwzięcia. W przypadku, gdy kwota niewykorzystanych środków z dotacji nie przekracza 10 zł (dziesięciu złotych), Grantobiorca nie ma obowiązku ich zwrotu pod warunkiem, że przeznaczy je na cele statutowe Grantobiorcy. 5. Dotowany jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej Projektu. Ewidencja operacji finansowych powinna odbywać się na podstawie dowodów źródłowych zgodnych z zasadami wynikającymi z przepisów prawa. Dotowany zobowiązuje się wyodrębnić w swojej ewidencji księgowej konta dotyczące kosztów i przychodów związanych z realizacją umowy grantowej. IX. Postanowienia końcowe 1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany regulaminu Konkursu w okresie jego obowiązywania. O ewentualnych zmianach w regulaminie Konkursu uczestnicy zostaną poinformowani na stronie internetowej W przypadku, gdy uczestnicy Konkursu nie zgodzą się ze zmianami regulaminu, mają prawo wycofać zgłoszenie najpóźniej w dniu zakończenia przyjmowania zgłoszeń. 2. Organizatorzy informują, że będą zbierać i przetwarzać dane Wnioskodawców w celu prowadzenia i promowania Programu Wolontariat Rodzinny, w tym: publikowania informacji na portalu oraz umieszczenia informacji o zrealizowanych projektach w publikacjach związanych z Programem. 3. Organizatorzy nie udostępniają do wglądu indywidualnych ocen przyznanych przez Ekspertów ani Kapitułę oraz informacji o przebiegu procesu oceny poszczególnych projektów. Decyzje Ekspertów i Kapituły są ostateczne i nie przysługują od nich odwołania. 4. Zasady udziału w Konkursie określa niniejszy regulamin oraz informacje opublikowane na stronie 5. Wszelkie pytania i wątpliwości można kierować do koordynatora Programu ze strony Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce: Magdalena Wachol m.wachol@filantropia.org.pl tel. (22) , wew. 30. Akademia Rozwoju Filantropii w Polsce ul. Marszałkowska 6/ Warszawa 8