Zarządzenie nr 9/2010 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 25 stycznia 2010 roku w sprawie wprowadzenia Procedur kontroli finansowej

Transkrypt

1 Poznań, 25 stycznia 2010 roku DOP-013/9/2010 Zarządzenie nr 9/2010 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 25 stycznia 2010 roku w sprawie wprowadzenia Procedur kontroli finansowej Na podstawie 42 ust. 4 pkt 7 i ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 30 czerwca 2006 r. zarządzam, co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu Procedury kontroli finansowej, stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Rektor /-/ prof. dr hab. Grzegorz Skrzypczak

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 9/2010 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 25 stycznia 2010 roku PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu I. Postanowienia ogólne 1 Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, zwany dalej Uczelnią, prowadzi swoją działalność w oparciu o następujące akty prawne: 1. Ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku - Prawo o szkolnictwie wyŝszym (Dz. U. Nr 164, poz z późn. zm.), 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), 3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 14, poz. 114 z późn., zm.), 4. Ustawa z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), 5. Ustawa z dnia 8 października 2004 roku o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 238, poz z późn. zm.), 6. Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.), 7. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2007r, Nr 223, poz z późn. zm.) Wydatki Uczelni winny być dokonywane w sposób oszczędny i celowy, zgodnie z zasadą uzyskiwania najlepszych efektów. 2. Kontrola finansowa winna zapewnić rzetelność, legalność, gospodarność, celowość i przejrzystość dokonywanych transakcji, przy czym: 1) rzetelność oznacza wypełnianie obowiązków przez pracowników z naleŝytą starannością, sumiennie i terminowo, dokumentowanie działań i faktów zgodnie z rzeczywistością, 2) legalność oznacza zgodność wszelkich działań z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi Uczelni, a takŝe niedopuszczenie do zaniechania ich stosowania,

3 3) gospodarność oznacza ocenę postępowania pod względem oszczędności, wydajności i efektywności; dotyczy to równieŝ zapobiegania powstawaniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia ograniczenia - skutków tych szkód, 4) celowość oznacza badanie, czy określona czynność jest zgodna z przyjętymi celami ujętymi w planach, 5) przejrzystość oznacza jawność podejmowanych decyzji, a ponadto klasyfikowanie dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami i właściwe sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości. 3 Procedury kontroli finansowej są zgodne ze standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, ogłoszonymi przez właściwego ministra do spraw finansów. Obejmują one: 1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciąganie zobowiązań finansowych dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli Uczelnia prowadzi swoją działalność w oparciu o dotacje budŝetu państwa oraz przychody własne. 2. Przychodami Uczelni są: a) dotacje na: działalność dydaktyczną - zadania związane z kształceniem studentów studiów stacjonarnych, uczestników stacjonarnych studiów doktoranckich i kadr naukowych, oraz utrzymaniem Uczelni, w tym na remonty, zadania związane z kształceniem i rehabilitacją leczniczą studentów niepełnosprawnych, zadania związane z bezzwrotną pomocą materialną dla studentów i doktorantów, w tym na dofinansowanie remontów domów oraz stołówek studenckich, podstawową działalność statutową, badania własne, projekty badawcze, projekty rozwojowe, projekty celowe,

4 inwestycje słuŝące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych (w tym realizowane z udziałem środków publicznych krajowych i wspólnotowych), inne. b) odpłatności za świadczone usługi edukacyjne, w szczególności za kształcenie na studiach i studiach doktoranckich, prowadzonych w formach niestacjonarnych, c) opłaty za postępowanie związane z przyjęciem na studia, d) jednorazowe opłaty za wydanie dyplomu, świadectwa oraz innego dokumentu związanego z tokiem studiów, e) odpłatności za usługi badawcze i specjalistyczne, diagnostyczne, lecznicze, opłaty licencyjne i inne wpływy z tytułu obrotu przedmiotami własności intelektualnej oraz przychody z działalności kulturalnej, f) przychody z działalności gospodarczej, g) zyski zakładów prowadzących wydzieloną działalność gospodarczą zgodną ze statutowymi zadaniami Uczelni, z zastrzeŝeniem przepisów regulujących działalność zakładów doświadczalnych, h) przychody z udziałów i odsetek, i) przychody ze sprzedaŝy składników własnego mienia, j) przychody z odpłatności z tytułu umowy najmu, dzierŝawy lub innej umowy, k) przychody z tytułu darowizn, dziedziczenia, zapisów oraz ofiarności publicznej, l) środki pochodzące ze źródeł zagranicznych nie podlegające zwrotowi, m) inne środki finansowe z budŝetu państwa oraz z budŝetów jednostek samorządu terytorialnego lub ich związków, n) inne, nie wymienione wyŝej, o ile nie pozostaje to w sprzeczności z ustawami i aktami prawa wydanymi na ich podstawie. II. Zasady sprawowania kontroli finansowej 5 Kontrola finansowa sprawowana jest poprzez: 1) kontrolę wstępną, polegającą na ocenie celowości zaciągania zobowiązań finansowych, dokonywania wydatków oraz ich zgodności z planem finansowym. Ma ona na celu zapobieŝenie powstawaniu zjawisk odbiegających od przyjętych procedur i przeciwdziałanie w podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych. Przeprowadzona winna być przed podjęciem działań wywołujących skutki finansowe i majątkowe oraz zabezpieczać przed występowaniem marnotrawstwa, niegospodarności i naduŝyć.

5 2) kontrolę bieŝącą, polegającą na porównywaniu stanu rzeczywistego ze stanem oczekiwanym. Prowadzona jest na kaŝdym etapie procesu gospodarczego w celu wyeliminowania zjawisk mogących mieć negatywny wpływ na jego wynik. Kontrolę bieŝącą sprawują dysponenci środków finansowych, kierownicy komórek organizacyjnych i członkowie władz Uczelni. Dokonuje się jej poprzez: a) sprawdzenie operacji finansowej bądź gospodarczej pod względem legalności, gospodarności oraz pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, b) sprawdzenie samego dokumentu i załączników oraz opisanie dokumentu księgowego. Fakt dokonania kontroli bieŝącej potwierdzany jest własnoręcznym podpisem kontrolującego. Kontrola bieŝąca prowadzona przez Kwestora oznacza wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi i przestrzeganie obowiązujących zasad rozliczeń. Podpis Kwestora oznacza, Ŝe nie zgłasza on zastrzeŝeń do przedstawionej operacji, jej legalności, kompletności, rzetelności i prawidłowości dokumentów oraz, Ŝe Uczelnia posiada środki finansowe na realizację zobowiązań. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości Kwestor odmawia złoŝenia podpisu do czasu ich usunięcia lub, w przypadku braku wyjaśnienia, moŝe odmówić złoŝenia podpisu; 3) kontrolę następczą polegającą na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania i porównaniu ich z zaplanowanymi celami - jej wynikiem powinny być wnioski zmierzające do udoskonalenia stosowanych procedur. III. Ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków 6 Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych obejmuje obowiązki w zakresie: 1) planowania wydatków budŝetowych na etapie powstawania planu rzeczowo finansowego Uczelni, 2) sprawdzania zamówień publicznych, 3) sprawdzania projektów umów, 4) sprawdzania innych dokumentów mogących skutkować zobowiązaniem do dokonywania wydatków.

6 7 1. Wstępna ocena celowości ma odpowiedzieć na pytanie, czy oczekiwane działanie odpowiada kryterium rzetelności, legalności, gospodarności, celowości i przejrzystości. Następuje ona przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu wydatku i umieszczeniu go w planie rzeczowo finansowym, udzieleniu zamówienia publicznego i innym zaangaŝowaniu środków publicznych. Jest realizowana przez analizę faktycznych potrzeb Uczelni, analizę projektów umów, analizę moŝliwości finansowych połączoną z zabezpieczeniem środków finansowych na realizację zamiaru. 2. Oceny, o której mowa w ust. 1 dokonuje kierownik komórki organizacyjnej wnioskujący o umieszczenie wydatku w planie. W przypadku oceny projektów umów, ich kontroli, pod względem zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi Uczelni, dokonuje równieŝ radca prawny Uczelni, co potwierdza złoŝeniem podpisu. IV. Środowisko systemu kontroli finansowej 8 1. Środowisko systemu kontroli finansowej dotyczy systemu zarządzania Uczelnią oraz jej zorganizowaniu jako całości i stanowi fundament dla pozostałych standardów kontroli finansowej. 2. Środowisko systemu kontroli finansowej obejmuje następujące kryteria: 1) uczciwość i inne wartości etyczne - wyraŝa się tym, Ŝe pracownicy Uczelni reprezentują taki poziom osobistej i zawodowej uczciwości, który zapewnia osiągnięcie celów kontroli finansowej. Zatrudnieni pracownicy są zapoznani z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi Uczelni, stosują się do ich ustaleń i są świadomi konsekwencji wynikających z nieetycznego zachowania lub działań niezgodnych z prawem. KaŜdy przypadek nieetycznego zachowania winien być poddany analizie i stanowić podstawę oceny pracownika. Kierownictwo Uczelni ma obowiązek eliminowania przesłanek umoŝliwiających zachowania nieetyczne i podejmowania kroków do ich usunięcia; 2) kompetencje zawodowe - pracownicy Uczelni posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia zawodowego, który pozwala im skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone obowiązki oraz rozumieć znaczenie rozwoju systemu kontroli finansowej. Proces rekrutacji pracowników winien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy; 3) struktura organizacyjna - zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych Uczelni jest przejrzysty, spójny i określony w formie pisemnej. KaŜdy pracownik posiada pisemny zakres swoich obowiązków,

7 uprawnień i odpowiedzialności nadto Uczelnia moŝe określić własne wymagania kwalifikacyjne dotyczące wykształcenia i staŝu pracy na określonym stanowisku. Kierownicy komórek organizacyjnych winni dokonywać okresowej oceny pracowników. Struktura organizacyjna Uczelni odpowiada zadaniom przez nią wykonywanym. Jest ona okresowo oceniana i dostosowywana do zmieniających się warunków działania; 4) identyfikacja zadań wraŝliwych - kierownictwo Uczelni winno zidentyfikować i pisemnie określić zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być podatni na wpływy szkodliwe dla interesów Uczelni (na przykład udzielanie zamówień publicznych, koncentracja zbyt wielu uprawnień w jednych rękach itp.); 5) powierzenie uprawnień - zakres obowiązków i uprawnień w zakresie gospodarki finansowej powierzonych poszczególnym pracownikom winien być precyzyjnie określony oraz odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i związanego z nimi ryzyka. V. Zarządzanie ryzykiem 9 1. Realizacja strategii rozwoju Uczelni wiąŝe się z ryzykiem. Dla właściwego rozpoznania zewnętrznych i wewnętrznych obszarów ryzyka Senat Uczelni winien, nie rzadziej niŝ raz w roku, dokonywać oceny realizacji celów strategicznych Uczelni. Zmiana warunków, w których funkcjonuje Uczelnia powinna być rozpoznawana pod względem pojawiania się nowych czynników ryzyka. 2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się za pomocą: 1) monitorowania realizacji zadań, polegającego na takim przygotowaniu planu pracy Uczelni, który określa poszczególne cele i zadania komórek organizacyjnych, wskazuje osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz wyznacza sposób oceniania stopnia realizacji zadań; 2) identyfikacji ryzyka, przeprowadzanej nie rzadziej niŝ jeden raz w roku. Rektor dokonuje identyfikacji zewnętrznych i wewnętrznych zagroŝeń związanych z osiągnięciem celów Uczelni jako całości, realizowanych przez nią konkretnych projektów, programów, inwestycji i innych zadań. W przypadku zmiany warunków funkcjonowania Uczelni identyfikacja ryzyka winna być ponawiana. Za identyfikację ryzyka odpowiedzialny jest pracownik podejmujący decyzje oraz realizator zadania; 3) analizy ryzyka i podejmowanie działań zaradczych, polegających na poddawaniu zidentyfikowanych obszarów ryzyka systematycznej analizie dającej obraz moŝliwych skutków występujących zagroŝeń. Władze Uczelni winny kaŝdorazowo określić

8 dopuszczalny poziom ryzyka oraz podejmować działania w celu jego zmniejszenia. Analiza obszarów ryzyka powinna brać pod uwagę: a) czynniki zewnętrzne, np.: zmiany przepisów prawnych, zmiany polityczne, demograficzne i społeczne, zagroŝenie przestępczością, zakłócenia w działaniu infrastruktury, b) czynniki finansowe, np.: zmiana wysokości dochodów, c) czynniki kadrowe, np.: konieczność utrzymania minimów kadrowych na wydziałach, czynniki związane z otwieraniem nowych wydziałów i kierunków studiów, prowadzone i planowane badania naukowe, d) czynniki organizacyjne, wynikające z kadencyjności władz Uczelni i poszczególnych wydziałów, e) posiadane doświadczenie, w szczególności związane z występującymi w przeszłości nieprawidłowościami czy niepowodzeniami. VI. Informacja i komunikacja Pracownicy Uczelni winni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, w tym związanych z kontrolą finansową. System komunikowania powinien umoŝliwiać przepływ niezbędnych informacji ze wszystkich komórek do władz Uczelni, jej wydziałów i jednostek administracyjnych. Powinien gwarantować równieŝ przepływ informacji pomiędzy wszystkimi jednostkami/komórkami organizacyjnymi Uczelni. 1) System informacji i komunikacji winien obejmować bieŝącą informację, efektywny system komunikacji wewnętrznej i komunikację zewnętrzną. 2) BieŜącą informacja winna być, za kaŝdym razem, aktualna, rzetelna, kompletna i zrozumiała oraz pomocna w podejmowaniu właściwych decyzji przez władze Uczelni, w tym równieŝ decyzji finansowych. 3) Efektywny system komunikacji wewnętrznej winien sprawiać, by kaŝdy pracownik rozumiał finansowe skutki swojej pracy dla Uczelni jako całości, a takŝe swoją rolę i odpowiedzialność w sferze gospodarki finansowej. Kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych winni wyjaśniać pracownikom, w jaki sposób wzajemnie na siebie oddziaływują wykonywane przez nich obowiązki oraz jakie rodzą skutki dla Uczelni. 4) Komunikację zewnętrzną polega na utrzymywaniu kontaktu kierowników jednostek/komórek organizacyjnych i pracowników z podmiotami zewnętrznymi, ze świadomością, Ŝe ich działania mogą mieć znaczący wpływ na osiąganie przez Uczelnię zamierzonych celów, a ich postępowanie w sprawie wydatkowania

9 środków publicznych winno być zgodne z obowiązującymi regułami kontroli finansowej. VII. Mechanizmy systemu kontroli finansowej Uczelnia winna wypracować zestaw mechanizmów funkcjonujących jako system kontroli finansowej dostosowany do jej potrzeb i elastyczny, przystosowujący się do zmiennych warunków działania. Na mechanizmy te składają się: 1) dokumentowanie systemu kontroli finansowej; system kontroli finansowej Uczelni obejmujący instrukcje, zarządzenia Rektora, zakresy obowiązków, komunikaty i inne wytyczne kierownictwa, winien być rzetelnie dokumentowany, a dokumentacja łatwo dostępna dla pracowników, którym informacje te są niezbędne, 2) dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych; operacje finansowe i gospodarcze Uczelni są rzetelnie dokumentowane, a dokumentacja jest łatwo dostępna dla upowaŝnionych osób; dokumentacja musi być pełna i obrazować operacje w kaŝdej fazie jej przeprowadzenia; sporządzana jest bezzwłocznie, a prowadzone zdarzenia prawidłowo rejestrowane i klasyfikowane; dotyczy to: a) wydatków opartych o umowy zawarte zgodnie z obowiązującymi przepisami, b) przedsięwzięć realizowanych zgodnie z zawartymi umowami i udzielonymi zleceniami, c) innych operacji finansowych Uczelni wykonywanych na podstawie obowiązujących aktów prawnych, decyzji władz i dysponentów środków finansowych. Dokumentowanie przychodów i wydatków jest dokładne i zgodne z obowiązującymi regułami księgowania oraz przyjętymi przez Uczelnię zasadami (polityką) rachunkowości. Dokumentowanie odbywa się poprzez legalnie nabyte oprogramowanie komputerowe, w sposób opisany w jego dokumentacji. Sporządzone dokumenty przechowywane są przez okres co najmniej 5-ciu lat od zakończenia roku kalendarzowego, którego dotyczą. 3) zatwierdzenie operacji finansowych, polegające na tym, Ŝe Rektor lub upowaŝnione przez niego osoby, w zakresie swoich obowiązków, zatwierdzają operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją; czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych wykonywane są przez osoby do tego upowaŝnione, 4) podział obowiązków; zadanie dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania, sprawdzania operacji finansowych i gospodarczych oraz innych

10 zdarzeń związanych z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych są rozdzielone pomiędzy pracowników Uczelni, zgodnie z obowiązującą strukturą organizacyjną Uczelni. W Uczelni powinny być wprowadzone przepisy wewnętrzne określające zakres obowiązków i ich podział pomiędzy pracowników, 5) nadzór; w ramach hierarchii słuŝbowej prowadzony jest nadzór nad realizacją zadań wynikających z przyjętego systemu kontroli finansowej, 6) rejestrowanie odstępstw; w przypadku zaistnienia nadzwyczajnych okoliczności, zmuszających do odstąpienia od ustalonych procedur, konieczne jest ich udokumentowanie i akceptacja uproszczonego trybu postępowania przez Rektora Uczelni lub upowaŝnionego pracownika, 7) ciągłość działania, istniejące mechanizmy kontroli i rejestracji zdarzeń, w tym rejestracji księgowej, winny mieć na celu utrzymanie ciągłości działania Uczelni. Dotyczy to w szczególności jej operacji finansowych i gospodarczych w kaŝdym czasie i okolicznościach, 8) ograniczenie dostępu do zasobów, Uczelnia winna posiadać odpowiednie zabezpieczenia, aby dostęp do jej zasobów materialnych, finansowych i informacyjnych miały jedynie upowaŝnione osoby. Winny, one być takŝe odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystanie tych zasobów. W Uczelni prowadzone są okresowo porównania, np.: poprzez inwentaryzację, stanu rzeczywistego zasobów z zapisami rejestrów. Ochronę dostępu do danych informatycznych zapewnia odpowiedni system zabezpieczeń fizycznych i technicznych. VIII. Mechanizmy kontroli systemu informatycznego W Uczelni funkcjonują mechanizmy kontroli, które ograniczają lub wykrywają nieuprawniony dostęp do zasobów informatycznych (np. sprzętu, systemu, aplikacji, danych). 2. Dostęp do oprogramowania systemowego, w Uczelni, ograniczają i monitorują mechanizmy kontroli systemu. 3. W Uczelni funkcjonują mechanizmy kontroli, zapobiegające i wykrywające działania polegające na wprowadzaniu nieautoryzowanych aplikacji lub zmian w funkcjonujących aplikacjach. 4. W Uczelni funkcjonują mechanizmy zapewniające, w przypadku niespodziewanych zdarzeń, ciągłość pracy oraz ochronę danych.

11 IX. Monitorowanie i ocena 13 W Uczelni obowiązuje zasada ciągłej oceny istniejącego systemu kontroli finansowej i jego poszczególnych elementów: 1) ocena systemu kontroli finansowej; Rektor Uczelni powinien mieć moŝliwość stałej oceny funkcjonującego systemu kontroli finansowej i likwidowania na bieŝąco pojawiających się problemów. Osoby przeprowadzające w Uczelni kontrolę finansową, zobowiązane są do przekazywania Rektorowi wszelkich informacji, mogących mieć wpływ na ocenę działania Uczelni i jej słuŝb administracyjnych oraz wydziałów. W szczególności władze Uczelni powinny być informowane o: a) wykrytych przypadkach manipulacji i nieuczciwości, b) ustaleniach zewnętrznych organów kontroli i nadzoru, c) istotnych róŝnicach inwentaryzacyjnych, d) innych zdarzeniach, ujawnionych w wyniku kontroli, mogących mieć wpływ na funkcjonowanie Uczelni, jej gospodarkę finansową i relacje z podmiotami zewnętrznymi. KaŜdy pracownik ma prawo i obowiązek zgłaszania uwag i wniosków na temat funkcjonowania lub usprawnienia systemu kontroli finansowej. 2) audyt wewnętrzny; obejmuje on ogół badań, poprzez które kierownictwo Uczelni otrzymuje niezaleŝną i obiektywną ocenę funkcjonowania Uczelni w zakresie gospodarki finansowej, pod względem rzetelności, legalności, gospodarności, celowości, przejrzystości i jawności. Audytem moŝe być objęty kaŝdy obszar działania Uczelni. X. Postanowienia końcowe 14 Niniejsze procedury kontroli finansowej zgodne są z obowiązującymi w Uczelni regulaminami, zarządzeniami, instrukcjami, uchwałami i innymi uregulowaniami, mającymi na celu zapewnienie prawidłowego gospodarowania środkami publicznymi.