OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: Kompleksowa, całodobowa (7 dni w tygodniu) obsługa podróży służbowych zagranicznych i krajowych dla Zamawiającego w zakresie: 1. Rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów lotniczych z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i połączeń. 2. Rezerwacji hoteli oraz zakupu i dostarczania voucherów hotelowych z uwzględnieniem potrzeb Zamawiającego. 3. Doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży. 4. Zakupu i dostarczania polis ubezpieczeniowych na czas podróży zagranicznej, uwzględniając: NW, KL, OC, BP. 5. Zakupu i dostarczania biletów kolejowych krajowych i międzynarodowych z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i połączeń. 6. Zakupu usługi czarteru małych samolotów na terenie kraju i za granicą. 7. Wynajmu samochodów z kierowcą lub bez w kraju i za granicą. 8. Pośrednictwa wizowego. 9. Rezerwacji sal konferencyjnych na spotkania biznesowe VIP. 10. Wykonywania raportów realizowanych usług w okresach i terminach ustalonych w niniejszym załączniku. Zamawiający przedstawia poniżej przewidywane ilości i trasy w okresie 36 miesięcy: Bilety lotnicze Około 513 biletów* na trasach krajowych; około 2417 biletów* na trasach zagranicznych, Bilety kolejowe: około biletów* na trasach krajowych; około 330 biletów* na trasach zagranicznych. Rezerwacja noclegów: około noclegów w kraju; około 609 noclegów zagranicą. Wypożyczanie samochodów: około2707 wypożyczeń w kraju; około 23 wypożyczeń zagranicą. Zakup ubezpieczeń 1292 Pośrednictwo wizowe 15 Usługa czarteru małych samolotów 3 Rezerwacje sal konferencyjnych na spotkania biznesowe VIP 5 Przykładowe miasta docelowe:

2 Europejskie miasta docelowe: Bruksela, Londyn, Berlin, Paryż, Kijów, Praga, Wiedeń, Moskwa, Amsterdam, Genewa, Oslo, Kopenhaga, Stavanger, Madryt, Lwów, Dusseldorf, Monachium, Frankfurt, Sztokholm, Budapeszt, Mediolan, Rzym, Essen, Zurich, Barcelona; Pozaeuropejskie miasta docelowe: Waszyngton, Huston, Nowy Jork, Astana, Baku, Islamabad, Taszkient, Doha, Kair, Trypolis, Teheran, Ałmaty, Dubaj, Tokio Zamawiający zastrzega możliwość wystąpienia potrzeb które wpłyną na zmiany ilości wszystkich wymienionych powyżej zdarzeń oraz miejsc celi podróży. *) za bilet należy rozumieć dokument przewozowy obejmujący 1-4 legs, tj. 1-4 odcinki trasy podróży. II. PODMIOT ZAMAWIAJĄCY USŁUGI Podmiotami na rzecz których udzielane jest zamówienie publiczne na obsługę podróży służbowych, są: Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo S.A. KRS ul. M. Kasprzaka 25, Warszawa, POLSKA PGNiG Technologie Spółka Akcyjna KRS ul. Ignacego Łukasiewicza Krosno POLSKA PGNiG TERMIKA Spółka Akcyjna KRS ul. Modlińska Warszawa POLSKA Polska Spółka Gazownictwa Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością KRS ul. Marcina Kasprzaka Warszawa POLSKA Biuro Studiów i Projektów Gazownictwa GAZOPROJEKT Spółka Akcyjna KRS ul. Strzegomska 55a Wrocław POLSKA EXALO DRILLING Spółka Akcyjna KRS pl. Staszica Piła POLSKA GEOFIZYKA TORUŃ Spółka Akcyjna KRS ul. Chrobrego Toruń POLSKA GEOVITA Spółka Akcyjna KRS ul. Barska 28/ Warszawa POLSKA Gas Storage Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością KRS ul. Rumska Dębogórze POLSKA

3 PGNiG Obrót Detaliczny Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością KRS ul. Jana Kazimierza 3, Warszawa, POLSKA PGNiG Serwis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością KRS ul. Diamentowa Lublin POLSKA W imieniu Zamawiającego usługi będą zlecane na podstawie odrębnych zleceń wystawianych przez pracowników poszczególnych Spółek GK PGNiG zgodnie z regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w GK PGNiG. III. OBOWIĄZKI WYKONAWCY W ZAKRESIE ORGANIZACJI PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH: Współpraca Zamawiającego z Wykonawcą przez cały okres związania umową będzie się odbywała z uwzględnieniem poniższych zasad: DEFINICJE Koordynator Umowy wyznaczona osoba, sprawująca nadzór nad realizacją Umowy po stronie Zamawiającego na poziomie GK PGNiG, odpowiadająca za egzekwowanie postanowień umowy z Wykonawcą i monitorująca stopień realizacji tej umowy na poziomie GK PGNiG, nadzorująca realizację umowy przez poszczególne spółki wchodzące w skład GK PGNiG, odpowiedzialna za koordynację współpracy z Wykonawcą na poziomie GK PGNiG oraz monitorowanie zgłaszanych problemów lub potrzeb dotyczących zmiany umowy. Koordynator na Spółkę - osoba wyznaczona w Spółce do sprawowania nadzoru nad realizacją Umowy w danej Spółce, odpowiadająca za egzekwowanie postanowień umowy z Wykonawcą i monitorująca stopień realizacji tej umowy na poziomie Spółki Koordynator Lokalny - wyznaczona osoba w jednostce organizacyjnej Spółki nadzorująca realizację umowy na poziomie tej jednostki, odpowiadająca za egzekwowanie postanowień umowy z Wykonawcą, w tym uwzględnianie przez Wykonawcę umów zawartych przez Zamawiającego z Realizatorami. Realizator podmiot zewnętrzny realizujący wybraną usługę z zakresu objętego postępowaniem, np. przewoźnik, hotel lub grupa hotelowa, wypożyczalnia samochodów. Zlecenie zlecenie wykonania usług (świadczeń) objętych umową z Wykonawcą (standardowe i priorytetowe), zlecane przez pracowników poszczególnych Spółek GK PGNiG, zgodnie zasadami uzgodnionymi przez koordynatorów Lokalnych z Wykonawcą. Zlecenie priorytetowe - zlecenie realizowane na potrzeby Członków Zarządów Spółek GK PGNiG a w sytuacjach awaryjnych, także na potrzeby innych osób niż Członkowie Zarządów Spółek GK PGNiG. Realizacja zleceń priorytetowych będzie się odbywała w czasie nie dłuższym niż 0,5 h, zgodnie z warunkami określonymi w dalszej części OPZ. Zlecenie standardowe zlecenie realizowane na potrzeby pracowników poszczególnych Spółek GK PGNiG. Realizacja zleceń standardowych będzie się odbywała w czasie nie dłuższym niż 1,5 h, zgodnie z warunkami określonymi w dalszej części OPZ.

4 WYMOGI OGÓLNE 1. Obsługa Zamawiającego będzie się odbywała w języku: polskim lub angielskim zgodnie z wyborem Zamawiającego. 2. Zamawiający wymaga aby czas pracy biura Wykonawcy obejmował co najmniej dni powszednie w godzinach od 8.00 do Zamawiający zakłada, że obsługa zleceń w przeważającej większości będzie odbywała się w tym czasie. 3. Zamawiający poza godzinami pracy biura, w święta i dni ustawowo wolne od pracy wymaga aby zlecenia realizowane były wedle wskazań Zamawiającego przez linię dyżurną (helpdesk). Zamawiający zakłada, że obsługa zleceń w tym trybie będzie odbywała się sporadycznie. 4. Opłaty transakcyjne pozostaną na niezmienionym poziomie przez cały okres realizacji umowy, z zastrzeżeniem możliwości zmiany, przewidzianej w projekcie umowy. 5. Zamawiający wymaga określenia jednej ceny za dany rodzaj usługi, niezależnie od rodzaju zlecenia (priorytetowe i standardowe) i czasu w jakim jest realizowane (godziny pracy biura i obsługa helpdesk). 6. Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie czynności o których mowa w pkt OPZ telefonicznie, z zastrzeżeniem że propozycje o których mowa w pkt 12 oraz potwierdzenie rezerwacji zostanie przekazane do odpowiedniego Koordynatora Lokalnego wskazanego przez osobę składającą zlecenie. REALIZACJA UMÓW PODPISANYCH PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO Z REALIZATORAMI 7. Wykonawca zagwarantuje Zamawiającemu kodowanie biletów w ramach realizacji umów z przewoźnikami (w znaczeniu kodowania biletów lotniczych zakupionych u określonego przewoźnika). Zamawiający zawiadamia, że posiada umowy o współpracy z kilkoma przewoźnikami oraz uczestniczy w programach lojalnościowych linii lotniczych i tym samym zobowiązuje Wykonawcę do kodowania biletów lotniczych u określonego przewoźnika. Lista umów z przewoźnikami wraz z zestawieniem obowiązujących stawek kierunkowych zostanie przekazana Wykonawcy przy podpisywaniu umowy. W razie gdyby w trakcie realizacji umowy Zamawiający zawarł dodatkowe umowy o współpracę, bądź przystąpił do innych programów lojalnościowych, Wykonawca zobligowany będzie do uwzględnienia tych porozumień przy kodowaniu biletów. W przypadku gdy Wykonawca w ramach własnej bazy Realizatorów, posiada korzystniejsze warunki od zawartych przez Zamawiającego w ww. dokumentach Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do stosowania ich przy kodowaniu biletów. 8. Wykonawca zagwarantuje Zamawiającemu, że cena zakupu usług hotelowych będzie uwzględniała upusty i rabaty jakie posiada Zamawiający na mocy umów i programów lojalnościowych z hotelami bądź grupami hotelowymi. Zamawiający zawiadamia, że posiada umowy o współpracy z kilkoma grupami hotelowymi oraz hotelami i tym samym zobowiązuje Wykonawcę do zakupu noclegów w określonych hotelach gdy stawki zapisane w umowach są korzystniejsze od ceny dnia w momencie rezerwacji noclegu. Lista umów z grupami hotelowymi i hotelami wraz z zestawieniem obowiązujących stawek noclegowych zostanie przekazana protokolarnie Wykonawcy przy podpisywaniu umowy. W razie gdyby w trakcie realizacji umowy Zamawiający zawarł dodatkowe umowy o współpracę, bądź przystąpił do innych programów lojalnościowych, Wykonawca będzie zobligowany do uwzględnienia tych porozumień przy zakupie usług hotelowych. 9. Wykonawca zagwarantuje Zamawiającemu, że cena wynajmu samochodów będzie uwzględniała upusty i rabaty jakie posiada Zamawiający na mocy umów i programów lojalnościowych z wypożyczalniami samochodów. W przypadku gdy Wykonawca w ramach

5 własnej bazy Realizatorów, posiada korzystniejsze warunki od zawartych przez Zamawiającego w ww. dokumentach Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do stosowania ich przy zamawianiu usług wynajmu samochodu. CIĄGŁOŚĆ UBEZPIECZŃ 10. Wykonawca zapewni Zamawiającemu, zgodnie z jego wyborem, ubezpieczenie na cały okres trwania podróży służbowej bez względu na wystąpienie zmian w pierwotnie ustalonym czasie trwania podróży. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia zawartych dotychczas i w trakcie realizacji zamówienia umów ubezpieczenia Zamawiającego o ile stawki z nich wynikające są korzystniejsze niż oferowane przez Wykonawcę. ORGANIZACJA PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ 11. Organizowanie podróży służbowej następuje według zlecenia wysłanego droga elektroniczną przez Zamawiającego. Jeżeli Zamawiający nie ma możliwości przesłania drogą elektroniczną, na piśmie lub faksem zlecenia, powinien przedstawić telefonicznie pracownikowi Wykonawcy organizującemu daną podróż służbową informacje niezbędne do poprawnego wypełnienia zlecenia. 12. Wykonawca przedstawia osobie zamawiającej (za pomocą poczty elektronicznej) ltrzy propozycje kolejno cenowo najkorzystniejszych opcji organizacji podróży służbowej występujących na rynku, mając na względzie wymóg wskazania optymalnych, niekolidujących ze sobą połączeń (w przypadku podroży wieloetapowych), połączeń na danej trasie, a także informacje przekazane przez Zamawiającego dotyczące czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży. W ramach przedstawionych propozycji, o ile istnieje taka możliwość, co najmniej jedna z opcji powinna zakładać przelot tanimi liniami lotniczymi. 13. Przedstawienie opcji podróży opisanych w ust. 12 powinno nastąpić: a) Dla zleceń standardowych w czasie nie dłuższym niż 1,5 h w przypadku złożenia przez Zamawiającego zlecenia najpóźniej na 1,5 h przed zakończeniem pracy biura, a dla zleceń przekazanych w czasie krótszym niż 1,5 h do zakończenia pracy biura oraz poza godzinami pracy biura do godziny 10:00 dnia następnego. b) Dla zleceń priorytetowych przedstawienie opcji podróży powinno nastąpić w czasie nie dłuższym niż 0,5 h. 14. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania wszystkich cen związanych z organizacją podróży służbowej (biletów lotniczych, ubezpieczeń turystycznych, usług hotelowych, biletów kolejowych, czarteru małych samolotów, wypożyczenia samochodu z kierowcą lub bez, wizowania, zakupu ubezpieczeń, rezerwacji sal konferencyjnych) oferowanych przez Wykonawcę z cenami tych samych usług dostępnych na rynku, obowiązujących na dzień przekazania zlecenia przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita organizacji podróży jest wyższa od najniższej ceny całkowitej organizacji podróży oferowanej na rynku spełniającej wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanej podróży służbowej po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku. Trzykrotne zaoferowanie podróży służbowej w cenie wyższej od najniższej ceny całkowitej organizacji podróży oferowanej na rynku spełniającego wymagania Zamawiającego może skutkować rozwiązaniem umowy w trybie natychmiastowym. DOKONANIE REZERWACJI

6 15. Zamawiający wybierze z przedstawionych mu przez Wykonawcę wariantów, o których mowa w ust. 12 niniejszego paragrafu najbardziej korzystną dla siebie opcję organizacji podróży służbowej oraz powiadomi Wykonawcę pocztą elektroniczną o dyspozycji obligującej Wykonawcę do rezerwacji wybranej opcji podróży. 16. Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego, za pośrednictwem poczty elektronicznej, o przyjęciu zlecenia do realizacji. 17. Dokonanie rezerwacji wybranej opcji podróży służbowej wskazanej przez Zamawiającego telefonicznie, pisemnie, pocztą elektroniczną następuje niezwłocznie, jednak nie później niż do końca dnia roboczego Wykonawcy (w godzinach pracy biura), a przy zleceniach priorytetowych w czasie nie dłuższym niż 0,5 h licząc od momentu przekazania Wykonawcy dyspozycji obligującej do rezerwacji wybranej opcji podróży. W przypadku przekazania Wykonawcy dyspozycji obligującej do rezerwacji wybranej opcji podróży w czasie krótszym niż 0,5 h przed zakończeniem pracy biura oraz po godzinach pracy biura Wykonawcy, rezerwacja powinna być dokonana do 10:00 dnia następnego. POTWIERDZENIE WYKONAWCY 18. Dostarczenie Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji ze wskazaniem ceny za dane zlecenie odbywa pocztą elektroniczną niezwłocznie, lecz nie później niż do końca dnia roboczego Wykonawcy w którym dokonano rezerwacji, przy zastrzeżeniu, że potwierdzenie rezerwacji priorytetowej powinno nastąpić nie później niż 0,5 h od momentu otrzymania potwierdzenia wyboru wariantu organizacji podróży służbowej. ZMIANA REZERWACJI 19. Wykonawca umożliwia Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika/hotelu/wypożyczalni samochodów w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, zmianę rezerwacji: klasy (jeżeli dotyczy), czasu, miejsca rozpoczęcia i/lub zakończenia podroży, terminu podroży oraz danych pasażera. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu potwierdzenia zmiany rezerwacji ze wskazaniem ceny za dane zlecenie za pomocą poczty elektronicznej, niezwłocznie, Wszelkie koszty operacyjne w/w zmian nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy. WYKUP DOKUMENTÓW PODRÓŻY 20. Wykonawca dokonuje wykupu dokumentów podróży zgodnie z warunkami uzgodnionymi z Zamawiającym. Każda ze Spółek GK uzgodni z Wykonawcą własne zasady wykupu dokumentów podróży. PRZEKAZANIE DOKUMENTÓW PODRÓŻY ZAMAWIAJĄCEMU 21. Wykonawca powinien w ramach opłaty transakcyjnej, niezwłocznie przekazać dokumenty podróży Zamawiającemu, przy zastrzeżeniu, że wykup dokumentów podróży przy zleceniach priorytetowych następuje w czasie nie dłuższym niż 0,5 h licząc od momentu przekazania Wykonawcy dyspozycji obligującej do rezerwacji wybranej opcji podróży, w formie elektronicznej lub sms/mms (wedle żądania Zamawiającego o ile dana forma jest dostępna). Dokumenty papierowe zostaną wystawione w przypadku, gdy dla danej opcji podróży służbowej nie ma możliwości wystawienia dokumentów elektronicznych i zostaną dostarczone nieodpłatnie do siedziby Zamawiającego zlokalizowanej na terytorium Polski lub w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego na terytorium Polski, w terminie określonym

7 przez Zamawiającego, jednak nie później niż na 24 h przed terminem planowanej podróży służbowej, której dotyczy rezerwacja. W wyjątkowych sytuacjach, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż siedziba Zamawiającego bądź poza granicami kraju, dokumenty podróży powinny być dostępne w miejscu, z którego jest zaplanowane rozpoczęcie podróży, lub dostarczone odbiorcy w inny sposób, uzgodniony z Zamawiającym, umożliwiający rozpoczęcie podroży. Zamawiający pokryje koszty dostarczenia dokumentów w formie papierowej poza terytorium Polski;; ANULOWANIE DOKUMENTÓW PODRÓŻY ORAZ ZMIANY W ORGANIZACJI PODRÓŻY 22. Wykonawca umożliwia Zamawiającemu anulowanie lub zmianę zakupionych dokumentów podróży zgodnie z zasadami przewoźników i innych podmiotów, u których wykupiono usługę. Wszelkie koszty operacyjne anulowania lub zmiany opcji podróży nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy. W sytuacji, w której zmiana organizacji podróży wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny organizacji podróży, Zamawiający będzie zobowiązany do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. W sytuacji braku możliwości bezkosztowej anulacji opcji podróży, Zamawiający pokryje koszty anulowania opcji podróży. 23. Wykonawca każdorazowo powiadamia Zamawiającego odnośnie zmiany ceny lub wpisania na listę rezerwową (jeżeli dotyczy) z zachowaniem formy elektronicznej. ZASADY REALIZACJI ZLECEŃ 24. Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę osób obsługujących niniejsze zamówienie, mając na względzie szacunki dot. zapotrzebowania na określone typy usług jak również terminy wykonania poszczególnych obowiązków określone w OPZ, w tym przewidywaną konieczność równoległej realizacji więcej niż jednego zlecenia. 25. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia co najmniej czterech pracowników w charakterze dedykowanego konsultanta i wydzielenia co najmniej sześciu linii telefonicznych do kontaktu z pracownikami Zamawiającego: a) co najmniej czterech linii ogólnych w celu dokonania rezerwacji, zakupu i dostarczenia wszystkich typów usług niezbędnych do realizacji podróży służbowej dla pracowników czynnej w dni robocze w godzinach pracy biura, b) odrębnej linii priorytetowej w celu dokonania rezerwacji, zakupu i dostarczenia wszystkich typów usług niezbędnych do realizacji zleceń w trybie priorytetowym, c) linii dyżurnej (helpdesk) czynnej całodobowo w dni ustawowo wolne od pracy oraz w dni robocze poza godzinami pracy biura. 26. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia opiekuna klienta, sprawującego opiekę nad Zamawiającym, odpowiedzialnego za prawidłową realizację umowy w tym przygotowanie raportów według ustaleń z Zamawiającym. 27. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia dedykowanego adresu , na który będą kierowane zlecenia organizacji podróży służbowej. 28. Przed podpisaniem umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu:

8 a) dedykowane numery linii telefonicznych oraz imiona i nazwiska wraz z adresami e- mail konsultantów wyznaczonych do obsługi telefonicznej Zamawiającego opisanych w ust. 25. b) Imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres dedykowanego opiekuna klienta opisanego w ust. 26. c) dedykowany adres opisany w ust W przypadku zmiany danych wskazanych w pkt 28, Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo poinformować Zamawiającego o zaistniałym fakcie w terminie jednego dnia roboczego od momentu zaistnienia zmiany wraz z podaniem niezbędnych danych do obsługi Zamawiającego. CZYNNOŚCI ADMINISTRACYJNE I SPRAWOZDAWCZE 30. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia faktur w formie papierowej lub elektronicznej zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym do siedziby właściwego Koordynatora Lokalnego Zamawiającego, do jego komórki organizacyjnej wskazanej w zleceniu lub w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego. Faktury dotyczące podróży krajowych, powinny być wystawiane do pojedynczego zlecenia lub zbiorczo według wskazania Zamawiającego. Faktury dotyczące podróży zagranicznych powinny być zbiorcze, wystawiane 2 razy w miesiącu kalendarzowym i mogą obejmować tylko te podróże służbowe, które zakończyły się w danym miesiącu, z zastrzeżeniem postanowień zdania następnego. Faktury związane z rezerwacją biletów lotniczych i biletów kolejowych będą obejmowały bilety zakupione przez Wykonawcę i przekazane Zamawiającemu w danym miesiącu, niezależnie od terminu odbywania podróży służbowej. Wykonawca zobowiązany będzie do przesłania faktur niezwłocznie po wystawieniu, drogą elektroniczną, na wskazany przez Zamawiającego adres . Jednocześnie Zamawiający zastrzega, iż dokonanie rozliczenia z Wykonawcą nastąpi wyłącznie na podstawie dostarczonej w oryginale faktury w wersji papierowej lub elektronicznej zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym. Na fakturze muszą być wyszczególnione, prócz elementów wymaganych przepisami prawa oraz postanowieniami umowy o świadczenie usług w zakresie kompleksowej obsługi podróży służbowych w Polsce i zagranicą (do której OPZ jest Załącznikiem nr 2): a) nazwa jednostki organizacyjnej, imię i nazwisko osoby zamawiającej i osoby podróżującej (zgodnie z decyzją zlecającego), numer sygnatury PGNiG SA (nadany przez Zamawiającego; Numer sygnatury zostanie przekazany Wykonawcy wraz z oryginałem Umowy), numer zamówienia, destynacja, data podróży,; 31. W przypadku gdy organizacja podróży dokonana zostanie w walucie innej niż złoty polski, Wykonawca jako podstawę rozliczenia przyjmie średni kurs NBP zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 32. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania Koordynatorom Lokalnym Koordynatorom na Spółkę oraz Koordynatorowi Umowy, co kwartał (do 10 dnia miesiąca następującego po każdym kwartale kalendarzowym), za pomocą poczty elektronicznej, raportu szczegółowego zleceń zrealizowanych w kwartale poprzednim, w zakresie właściwości danego Koordynatora a w przypadku Koordynatora Umowa raportu zbiorczego z realizacji Umowy, zgodnie z wzorem raportu szczegółowego, stanowiącym Załącznik nr 1 do OPZ. Raporty powinny być przygotowane osobno na zlecenia krajowe i zagraniczne. Lista Koordynatorów wraz z danymi teleadresowymi zostanie przekazana Wykonawcy w chwili podpisania umowy.

9 INNE OBOWIĄZKI WYKONAWCY 33. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do: przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do podmiotów biorących udział w realizacji podróży służbowych (przewoźników, hoteli i innych), a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dot. przewozów i noclegów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów lub noclegów niewykorzystanych z winy przewoźnika/hotelu lub ze względów losowych. 34. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia Zamawiającemu dostępu do wszystkich taryf Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (International Air Transport Association w skrócie: IATA). 35. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do kodowania biletów lotniczych u określonego przewoźnika. W przypadku umowy zawartej z danym przewoźnikiem wykonawca ma obowiązek zakodowania biletu na warunkach określonych w umowie ramowej zawartej z danym przewoźnikiem (lista przewoźników i obowiązujących warunków zostanie przekazana Wykonawcy przed podpisaniem umowy). Wykonawca gwarantuje, że cena zakupu biletu będzie uwzględniała upusty i rabaty wynikające z przynależności Zamawiającego do programów lojalnościowych, których uczestnikiem jest lub będzie Zamawiający. 36. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do podjęcia niezbędnych działań w celu uzyskania oryginałów lub potwierdzonych notarialnie kopii aktualnych certyfikatów rezydencji podatkowej zagranicznych przewoźników od których Zamawiający za pośrednictwem Wykonawcy nabywa bilety lotnicze międzynarodowe. W przypadku nabywania biletów lotniczych międzynarodowych od Oddziału przewoźnika zagranicznego działającego w Polsce, konieczne będzie dodatkowo uzyskania oświadczenia Oddziału. Wzór oświadczenia zostanie dostarczony Wykonawcy. Ewentualne koszty uzyskania certyfikatów rezydencji podatkowej i oświadczeń ponosi Zamawiający. STANDARDY IATA 37. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji umowy muszą spełniać standardy Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych. TANIE LINIE LOTNICZE 38. Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca dokona rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych, a także ich zmiany bądź anulowania, na loty tanimi liniami lotniczymi, zgodnie z zasadami określonymi w ust 11, a w przypadku obowiązywania innej procedury określonej w regulaminie wybranej taniej linii lotniczej Wykonawca działa zgodnie z tym regulaminem. 39. Przez tanie linie lotnicze, na potrzeby niniejszego OPZ oraz umowy, rozumie się linie lotnicze oferujące usługi przewozu lotniczego osób po cenach niższych niż tradycyjne linie lotnicze, w zamian za odpłatność większości usług dla pasażerów (posiłki, wybór miejsc, przewóz bagażu rejestrowanego) lub linie lotnicze zrzeszone w European Low Fare Airlines Association (Zrzeszeniu Europejskich Przewoźników Niskokosztowych).

10 40. Proponując przelot tanimi liniami lotniczymi Wykonawca zobowiązany będzie poinformować, niezależnie od ceny biletu, o wszystkich dodatkowych kosztach przelotu, takich jak np. koszt bagażu lub innych. 41. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z pomocy Wykonawcy przy pośrednictwie wizowym, z zaznaczeniem, że Zamawiający pokrywa całość kosztów związanych z opłatami konsularnymi, natomiast wynagrodzenie Wykonawcy jest nie zależne od trybu wnioskowania o wizę i stanowi wyłączenie kwotę wskazaną w Ofercie.

11 Załącznik nr 1 do OPZ wzór zlecenia

12 Załącznik nr 2 do OPZ - wzór raportu szczegółowego (kwartalnego) Raporty powinny być przygotowane osobno dla zleceń krajowych i zagranicznych. Dla przelotów: raport zakupu biletów lotniczych krajowych raport zakupu biletów zagranicznych lp. Miesiąc Spółka/Oddział Linia Lotnicza Opis Klasa Podróży Podróżujący Wylot Przylot Cena Netto Podatki Koszty Transakcyjne VAT Suma Numer faktury Data faktury Uwagi Dla noclegów: raport rezerwacji hotelowych krajowych raport rezerwacji hoteli za granicą lp. Miesiąc Spółka/Oddział Linia Lotnicza Opis Klasa Podróży Podróżujący Wylot Przylot Cena Netto Podatki Koszty Transakcyjne VAT Suma Numer faktury Data faktury Uwagi Dla biletów kolejowych: raport zakupu biletów kolejowych krajowych raport zakupu biletów kolejowych zagranicznych lp. Miesiąc Spółka/Oddział Przewoźnik Klasa Kraj Odjazd (Miasto) Dojazd (Miasto) Data Podróży Cena Netto Podatki Koszty Transakcyjne VAT Suma Numer faktury Data faktury Uwagi Dla wypożyczeń samochodów: raport wynajmu samochodów w kraju raport wynajmu samochodów za granicą lp. Miesiąc Spółka/Oddział Samochód Nazwa Wypożyczalni Klasa samochodu Kraj Miasto Data Wypożyczenia Liczba Dni Cena Netto Podatki Koszty Transakcyjne VAT Suma Numer faktury Data faktury Uwagi Dla czarteru małych samolotów: lp. Miesiąc Spółka/Oddział Firma Lotnicza Opis Klasa Podróży Podróżujący Wylot Przylot Cena Netto Podatki Koszty Transakcyjne VAT Suma Numer faktury Data faktury Uwagi Dla pomocy w wizowaniu: lp. Miesiąc Spółka/Oddział Kraj Rodzaj wizy Tryb ubiegania się o wizę Ważność wizy (okres) Data Przyjazd Data Odjazd Liczba Osób ubiegających się o wizę Opłata wizowa netto Podatki Koszty Transakcyjne VAT Suma Numer faktury Data faktury Uwagi Dla wynajmu sal konferencyjnych na spotkania biznesowe VIP: lp. Miesiąc Spółka/Oddział Nazwa Miejsca Klasa Kraj Kod Pocztowy Miejscowość Data RozpoczęcData Zakończenia Liczba Dni Liczba Uczestników Liczba Sal Cena Netto Podatki Koszty Transakcyjne VAT Suma Numer faktury Data faktury Uwagi

13