Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Informacje ogólne 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi ochrony osób i mienia DOW NFZ we Wrocławiu, Legnicy i Jeleniej Górze polegającej na ochronie całodobowej obiektów wraz z terenem przyległym Dolnośląskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia (DOW NFZ), zlokalizowanych przy ulicy: a) Joannitów 6 (budynek A) we Wrocławiu o łącznej powierzchni ok ,00 m², b) Glinianej (budynek B) we Wrocławiu o łącznej powierzchni ok. 384,43 m², c) Dawida 2-6 (budynek C) we Wrocławiu o łącznej powierzchni ok ,00 m², d) Jana Pawła II 7 (delegatura) w Legnicy o łącznej powierzchni 1 855,00 m², e) Wolności 18 w Jeleniej Górze (delegatura) o łącznej powierzchni ok. 603,00 m². 2. Ochrona polegać będzie na działaniach zapobiegających przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu, a także przeciwdziałających powstaniu szkód wynikających z tych zdarzeń oraz niedopuszczających do wstępu osób nieuprawnionych na teren chroniony, stałym dozorze sygnałów gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o ochronie osób i mienia. 3. Zamawiający oświadcza, że opisane wyżej obiekty nie podlegają obowiązkowej ochronie. 4. Ochrona jest realizowana w formie bezpośredniej ochrony fizycznej stałej przez pracowników ochrony, umundurowanych i wyposażonych w identyfikatory osobiste, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o ochronie osób i mienia oraz w niniejszym dokumencie do umowy, podejmujących środki ochrony umożliwiające skuteczną realizację ochrony. 5. Ochrona będzie realizowana zgodnie z Zasadami ochrony obiektu i odpowiedzialności pracowników ochrony wskazanymi w rozdziale VII. 6. Termin realizacji usługi w okresie 12 miesięcy tj. od dnia roku od godziny 12:00 do dnia roku do godziny 12: Rozpoczęcie świadczenia usługi nastąpi w dniu roku o godzinie 12:00, co zostanie potwierdzone protokołem podpisanym przez strony. 1

2 II. Sposób świadczenia usługi 1. Budynek,,A przy ul. Joannitów 6 we Wrocławiu (obsługa budynku A i B wraz z terenem przyległym) - posterunek 1 (pierwszy) usytułowany przy wejściu głównym do budynku A na parterze: a) w dni robocze Zamawiającego w godzinach od 7:15 do 16:15 ochrona będzie realizowana przez dwóch pracowników ochrony. Do zadań pracowników należy m. in.: wydawanie i przyjmowanie kluczy pracownikom Zamawiającego i pracownikom firmy sprzątającej, obsługa interesantów, w tym umożliwienie dostępu do poszczególnych stref dostępu, pomoc w odbiorze poczty, obserwacja obrazu z kamer monitoringu i podejmowanie interwencji w przypadku zauważenia nieprawidłowości na terenie obiektu oraz na terenie przyległym do budynków, w tym parkingu, poprzez fizyczną kontrolę i organizowanie ruchu pojazdów w obrębie chronionego obiektu, b) poza godzinami określonymi w pkt. a) ochrona pełniona będzie całodobowo przez jednego pracownika ochrony przez siedem dni w tygodniu (24/7/365). 2. Budynek,,C przy ul. Dawida 2-6 we Wrocławiu posterunek 2 (drugi) usytułowany przy wejściu do budynku na parterze: a) w dni robocze Zamawiającego w godzinach od 7: 15 do 16: 15 ochrona będzie realizowana przez dwóch pracowników ochrony. Do zadań pracowników m. in. należy: wydawanie i przyjmowanie kluczy pracownikom Zamawiającego i pracownikom firmy sprzątającej, obsługa interesantów, w tym umożliwienie dostępu do poszczególnych stref dostępu, obserwacja obrazu z kamer monitoringu i podejmowanie interwencji w przypadku zauważenia nieprawidłowości w środku obiektu oraz na terenie wokół budynków, w tym parkingu, poprzez fizyczną kontrolę i organizowanie ruchu pojazdów, niedopuszczenie do nieprawidłowego parkowania samochodów w obrębie chronionego obiektu (samochody mogą być parkowane tylko na wyznaczonych do tego miejscach), weryfikowanie uprawnień do parkowania na miejscach dla osób niepełnosprawnych, reagowanie na sygnał alarmu napadowego (natychmiast udać się do miejsca wezwania) w budynku przy ul. Dawida 2-6 we Wrocławiu). 2

3 b) poza godzinami określonymi w pkt. a) ochrona pełniona będzie całodobowo przez jednego pracownika ochrony przez siedem dni w tygodniu (24/7/365). 3. Delegatura przy ul. Jana Pawła II 7 w Legnicy posterunek 3 (trzeci) usytułowany przy wejściu do budynku na parterze: a) realizacja usługi przez jednego pracownika w cyklu ciągłym całodobowo przez 7 dni w tygodniu. Pracownik zobowiązany jest między innymi do wydawania i przyjmowania kluczy pracownikom Zamawiającego i pracownikom firmy sprzątającej, obsługi interesantów, obserwacji budynku oraz terenu wokół budynku. 4. Delegatura przy ul. Wolności 18 w Jeleniej Górze posterunek 4 (czwarty) usytułowany przy wejściu do budynku na parterze: a) realizacja usługi przez jednego pracownika w cyklu ciągłym, całodobowo przez 7 dni w tygodniu. Pracownik zobowiązany jest między innymi do wydawania i przyjmowania kluczy pracownikom Zamawiającego i pracownikom firmy sprzątającej, obsługi interesantów, obserwacji budynku oraz terenu wokół budynku. 5. Pracownicy wszystkich posterunków ochrony zobowiązani są przebywać w pozycji stojącej w każdym czasie, kiedy: a) następuje wydawanie kluczy pracownikom Zamawiającego lub zdanie kluczy przez pracowników Zamawiającego, b) podczas rozmowy z pracownikiem Zamawiającego, interesantem/petentem, c) podczas wpisywania się interesantów/petentów do,,księgi gości. 6. Pracownicy ochrony muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje (być wpisani na listę Kwalifikowanych Pracowników Ochrony) i być przeszkoleni w zakresie bhp, ppoż. i udzielania pierwszej pomocy. Wykonawca przed rozpoczęciem realizacji umowy złoży stosowne oświadczenie w/w zakresie. Podpisane oświadczenie należy przekazać Zamawiającemu. 7. Wykonawca musi dysponować grupą interwencyjną realizującą wsparcie w sytuacjach zagrożenia oraz realizować zadania ochrony w przypadku braku pracownika ochrony lub niemożliwości wykonywania przez niego obowiązków (np. choroba, niezdolność do pracy z innych przyczyn). 8. Wykonawca powinien posiadać zdolności organizacyjne, techniczne i fizyczne do realizacji zadań w przypadku konieczności wzmocnienia ochrony obiektów 3

4 wynikających z wprowadzenia stopni alarmowych, stopni alarmowych CRP oraz wprowadzenia wyższych stanów gotowości obronnej państwa. III. Wymagania w zakresie realizacji umowy ochrony 1. Otwieranie i zamykanie drzwi wejściowych w dni robocze zgodnie z wytycznymi Zamawiającego: a) posterunek 1 budynek A otwieranie o godz. 7.30, zamykanie o godz. 16:15, b) posterunek 1 budynek B - otwieranie z chwilą przybycia pierwszego pracownika, zamykanie z chwilą opuszczenia budynku przez pracowników i firmę sprzątająca. c) posterunek 2 - otwieranie o godz. 08:00 zamykanie o godz. 16:00, d) posterunek 3 - otwieranie o godz. 07:30 zamykanie o godz. 16:15, e) posterunek 4 - otwieranie o godz. 07:30 zamykanie o godz. 16: Otwieranie i zamykanie wjazdów na teren posesji w dni robocze i według potrzeb Zamawiającego: a) od ul. Joannitów 6, godziny: 06:30 17:00, tylko dla osób upoważnionych lub na polecenie Zamawiającego, b) od ul. Glinianej 22, godziny: tylko na wyraźne polecenie Zamawiającego oraz dla służb porządkowych w ustalone dni i o określonych godzinach, c) od ul. Dawida 2-6, godziny: 08:00 17:00, d) od ul. Dyrekcyjnej, godziny: 06:30 17:00, 3. Wydawanie i przyjmowanie kluczy do pomieszczeń. 4. Ewidencjonowanie przybyłych interesantów w,,księdze Gości zgodnie z zasadami obowiązującymi u Zamawiającego. 5. W godzinach urzędowania Zamawiającego kierowanie interesantów zgodnie z przyjętymi u Zamawiającego zasadami i celem wizyty. 6. Pracownik ochrony ma obowiązek każdorazowo pytać osoby z zewnątrz o powód/cel wizyty oraz do jakiej osoby/komórki organizacyjnej przybyły. 7. W dni wolne od pracy Zamawiającego wejścia/wjazdy do budynków mają być zamknięte całodobowo. 8. Umożliwienie wejścia do budynku po godzinach pracy Zamawiającego tylko osobom upoważnionym przez Zamawiającego, za wyjątkiem Dyrektora i jego zastępców, kierowników Delegatur oraz osób odpowiedzialnych za nadzór nad realizacją zadań 4

5 ochrony przez Wykonawcę i Zamawiającego. Każde wejście należy odnotować w Dzienniku służb. 9. Dokonywanie obchodów obiektu zgodnie zasadami rozdz. VII pkt Egzekwowanie zasad korzystania z parkingów (dotyczy obiektów we Wrocławiu): a) organizowanie ruchu pojazdów, b) wskazywanie miejsc parkingowych, c) niedopuszczenie do nieprawidłowego parkowania samochodów, w obrębie chronionego obiektu, d) niedopuszczenie do parkowania pojazdów utrudniających ruch innym pojazdom, w obrębie chronionego obiektu. 11. Do zakresu działań grupy interwencyjnej należy między innymi: a) powiadomienie osób upoważnionych ze strony Wykonawcy i ze strony Zamawiającego o zaistniałych zdarzeniach, b) przeciwdziałanie działalności przestępczej na terenie obiektu, c) zatrzymywanie sprawców czynów mających znamiona wykroczeń lub przestępstw i przekazywanie ich policji, d) zabezpieczanie obiektu do czasu przybycia przedstawiciela Zamawiającego i Policji, e) odnotowywanie zdarzenia w Dzienniku służb, f) podjęcie działania po otrzymaniu wezwania od pracownika ochrony, bądź od osoby upoważnionej przez Zamawiającego w maksymalnym czasie do 15 minut od wezwania, g) zapewnienie ciągłości ochrony obiektów i mienia, w przypadku nie przystąpienia do pracy pracowników Wykonawcy, w składzie osobowym określonym w ogłoszeniu. 12. Umundurowanie: a) nowe jednolite dla wszystkich pracowników Wykonawcy, stanowiące komplet umundurowania firmowego, zgodne z porą roku, biała koszula ( w okresie letnim biała koszula z krótkim rękawem), krawat w kolorze czarnym, spodnie wizytowe w kolorze czarnym, a w przypadku pań krawat/apaszka firmowa, spodnie/spódnica wizytowa w kolorze czarnym, pełne obuwie w ciemnym kolorze, a także okrycie wierzchnie firmowe marynarka w kolorze czarnym. Dla zmiany 5

6 popołudniowej/nocnej dopuszcza się umundurowanie bojowe. np. sweter/polar z oznaczeniem firmowym, b) umundurowanie dla pracowników należy zapewnić najpóźniej do dnia roku do godziny 11:00. c) w okresie do zapewnienia umundurowania, wymagany ubiór pracowników ochrony biała koszula i ciemne spodnie/spódnica. d) posiadanie widocznego identyfikatora zawierającego logo firmy, imię i nazwisko oraz zdjęcie. e) wyposażenie grupy interwencyjnej zgodne z przepisami wykonawczymi do ustawy o ochronie osób i mienia (wyposażeni w środki przymusu bezpośredniego) oraz umundurowani (dopuszczalne umundurowanie bojowe z logo, emblematem firmy). 13. Wyposażenie sprzętowe: a) latarka, b) łączność pracowników ochrony ( krótkofalówka dla każdego pracownika ochrony) w trakcie obchodów, c) telefon komórkowy (jeden na posterunek) do kontaktów z Zamawiającym, d) system bezpośredniego powiadamiania grupy interwencyjnej i sygnalizacji napadu (pilot napadowy), e) środki przymusu bezpośredniego (pałka, kajdanki). 14. Zasady właściwego zachowania w trakcie pełnienia służby : a) udzielanie rzetelnej informacji interesantom zgodnie z przyjętymi obowiązkami, b) kultura osobista i komunikatywność werbalna, c) przejęcie służby zgodnie z przyjętym harmonogramem, d) nie pozostawianie stanowiska ochrony bez nadzoru, e) zakaz pełnienia służby w stanie wskazującym na spożycie alkoholu lub środków odurzających (Zamawiający ma prawo do oceny poprzez zastosowanie alkomatu lub testerów na obecność środków odurzających), f) zakaz udzielania wywiadów w mediach w związku z pełnioną służbą lub na temat Zamawiającego, g) zakaz wydawania opinii czy osądów dot. Zamawiającego w obecności interesantów, h) zakaz samowolnego opuszczenia miejsca pracy w godzinach pełnienia służby, 6

7 i) zakaz przebywania osób trzecich na posterunku, j) utrzymywanie estetyki w miejscu wykonywania usługi, k) spożywanie posiłków w pomieszczeniu socjalnym. 15. Grafik pracy pracowników ochrony sporządza osoba będąca wpisana na listę Kwalifikowanych Pracowników Ochrony zgodnie z wymogami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia, sprawująca nadzór Koordynator. 16. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji grafiku pracy pracowników ochrony oraz jego akceptacji. 17. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania grafiku pracy każdemu pracownikowi ochrony w formie wycinku grafiku dotyczącego danego pracownika ochrony. 18. Udostępnianie pokoju gościnnego w delegaturze w Jeleniej Górze: a) Korzystanie z pokoju gościnnego możliwe jest po wydaniu pisemnej zgody przez Dyrektora DOW NFZ lub Naczelnika WAG. b) Klucz do pokoju gościnnego wydaje pracownik ochrony na polecenie Kierownika delegatury lub osoby upoważnionej przez Kierownika delegatury. c) Bezpośrednio klucz do pokoju gościnnego należy wydać Dyrektorom DOW NFZ i Naczelnikowi Wydziału Administracyjno Gospodarczego. d) Fakt pobrania i zdania klucza należy odnotować w Rejestrze pobrań kluczy. IV. Wymagania stawiane Wykonawcy 1. Całodobowego pełnienia nadzoru nad powierzonym mieniem. 2. Zapobieganie zakłóceniom ładu i porządku publicznego. 3. Przeciwdziałanie zjawiskom przestępczym, w tym rabunek, zagrożenie wybuchem, napad, kradzież, zniszczenie, pożar, atak terrorystyczny. 4. Przeciwdziałanie innym niż wymienione w pkt 2 i 3 zdarzeniom losowym. 5. Przeciwdziałanie naruszeniu porządku publicznego lub zagrożeniu powstałemu w czasie pełnienia służby oraz niezwłoczne zgłaszanie informacji o zaistniałych zdarzeniach do osób wyznaczonych przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą, jak również przedkładanie propozycji zmian, co do sposobu ochrony obiektów. 6. Wykonawca musi dysponować grupą interwencyjną realizującą zadania ochronne jako wsparcie w sytuacjach zagrożenia. 7

8 7. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia i dostarczenia do Zamawiającego Planu ochrony obiektu" w terminie 14 dni roboczych od daty rozpoczęcia świadczenia usługi. Ostateczne podpisanie Planu ochrony obiektu" przez Strony umowy nastąpi w terminie nie późniejszym niż 30 dni od daty rozpoczęcia świadczenia usługi. 8. Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania, co najmniej jeden raz w tygodniu kontroli pracy pracowników ochrony. Każda dokonana kontrola musi zostać odnotowana w Dzienniku służb. 9. W czasie realizacji usługi Wykonawca zobowiązany jest wykorzystywać istniejące systemy alarmowe, systemy kontroli dostępu, sygnalizacji pożaru, monitoringu i odpowiednio reagować na zagrożenia. 10. Wykonawca zobowiązany jest aktualizować na bieżąco wykaz pracowników, każdy nowy pracownik wyznaczony do realizacji usługi u Zamawiającego musi być odpowiednio wcześniej zgłoszony na piśmie, ze względu na obowiązującą procedurę dopuszczenia do przebywania w pomieszczeniach Zamawiającego. 11. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikom ochrony wymaganego umundurowania i wyposażenia sprzętowego oraz przestrzegania zasad zachowania określonych w niniejszym dokumencie. 12. Wszyscy pracownicy ochrony muszą być zatrudnieni na umowę o prac u Wykonawcy, zgodnie z ustawą Kodeks Pracy. 13. Wykonawca wyraża zgodę na przeprowadzenie audytu, obejmującego zakres jego działalności związanej z przedmiotem zamówienia, w tym możliwość zweryfikowania czy pracownicy świadczący usługi ochrony osób i mienia w obiektach Zamawiającego są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. 14. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca, w terminie 2 dni roboczych od daty wezwania, dostarczy Zamawiającemu do wglądu zanonimizowane (widoczne muszą pozostać: imię i nazwisko pracownika, forma zatrudnienia-umowa o pracę, wymiar czasu pracy) umowy o pracę wszystkich pracowników zatrudnionych w obiektach Zamawiającego. 15. Zamawiający wymaga, aby czynności pracowników ochrony wykonywane były pod kierownictwem koordynatora. V. Wymagania stawiane pracownikom Wykonawcy 8

9 1. Natychmiastowe reagowanie na zagrożenia. 2. Zatrzymywanie sprawców czynów mających znamiona wykroczeń lub przestępstw i przekazywanie ich policji. 3. Przeciwdziałanie naruszeniu porządku publicznego lub zagrożeniu powstałemu w czasie pełnienia służby oraz niezwłoczne zgłaszanie informacji o zaistniałych zdarzeniach do osób wyznaczonych przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą. 4. Niedopuszczenie do wnoszenia na teren chronionych pomieszczeń materiałów łatwopalnych i niebezpiecznych oraz materiałów i towarów przeznaczonych do sprzedaży przez akwizytorów. 5. Przeciwdziałanie próbom kradzieży i niszczenia mienia. 6. Codzienne kontrolowanie stanu zabezpieczenia wszystkich pomieszczeń w budynku, w tym piwnic. 7. Ewidencjonowanie przybyłych interesantów w Księdze Gości zgodnie z zasadami obowiązującymi u Zamawiającego. 8. Gospodarowanie kluczami do wszystkich pomieszczeń, zgodnie z zasadami ustalonymi przez Zamawiającego. 9. Wydawanie i przyjmowanie kluczy do pomieszczeń biurowych i innych, wymienionych w Rejestrze pobierania kluczy. 10. Pracownicy ochrony zobowiązani są do monitorowania obrazu z monitoringu wizyjnego i podejmowanie interwencji. 11. Ciągły kontakt z grupą interwencyjną - realizującą zadania ochronne, jako wsparcie w sytuacjach zagrożenia. 12. Pracownicy ochrony zobowiązani są do obsługi: a) systemów alarmowych (uzbrajanie, rozbrajanie, reagowanie na sygnał alarmowy) i zgłaszania uwag o nieprawidłowościach w ich funkcjonowaniu osobom wyznaczonym przez Zamawiającego b) systemu alarmowego pok. 106 w budynku C wg. instrukcji Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych. 13. Sprawowanie kontroli nad legalnością wynoszenia z budynku rzeczy będących własnością Zamawiającego z odpowiednią adnotacją w Rejestrze ewidencji wynoszonego sprzętu Zamawiającego. 9

10 14. Egzekwowanie przestrzegania przez pracowników i interesantów instrukcji ppoż. oraz zasad BHP. 15. Pracownik ochrony w sytuacji dostaw materiałów i urządzeń dla Zamawiającego zobowiązany jest do poinformowania wskazanych pracowników Zamawiającego o przybyciu dostawcy oraz wymagana jest jego obecność podczas wykonywania czynności opisanych w niniejszym punkcie (dotyczy budynków we Wrocławiu), a w przypadku posterunku nr 3 i 4 ma obowiązek powiadomić właściwego pracownika Zamawiającego lub sekretariat. 16. Podejmowanie działań w sytuacjach nadzwyczajnych, między innymi: intensywnych opadów, pożarów, klęsk żywiołowych, awarii urządzeń technicznych w celu minimalizacji ich skutków. 17. W okresie zimy, monitorowanie dachów z poziomu chodnika pod kątem zagrożenia osuwającego się śniegu lub sopli i powiadomienie o tym fakcie Zamawiającego. 18. Pracownicy ochrony zobowiązani są: a) znać numery telefonów, w szczególności policji, straży pożarnej, pogotowia ratunkowego, straży miejskiej, pogotowia gazowego, energetycznego, wodnokanalizacyjnego, grup interwencyjnych, kierownictwa Zamawiającego (w tym numery telefonów osób wyznaczonych przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą), b) znać zasady alarmowania i postępowania na wypadek pożaru lub innego zagrożenia bezpieczeństwa (instrukcja alarmowa czy inna zawarta w planie ochrony przekazana pracownikom ochrony) i zasad współpracy ze strażą pożarną, policją i innymi służbami, sporządzanie notatek z zaistniałych zdarzeń, znać instrukcje bezpieczeństwa chronionych obiektów, c) stosować się do zarządzeń, regulaminów i instrukcji obowiązujących w DOW NFZ (związanych ze świadczeniem usługi), d) natychmiast reagować na sygnał alarmu napadowego (w budynku przy ul. Dawida 2-6 we Wrocławiu, e) znać rozmieszczenie wyłączników: prądu, zaworów wodnych, zaworów gazu, dźwigów osobowych itp., znajdujących się w obiektach Zamawiającego (pisemne potwierdzenie każdego pracownika ochrony), 10

11 f) znać przepisy bhp i ppoż. obowiązujące na terenie chronionego obiektu (pisemne potwierdzenie każdego pracownika ochrony), g) znać rozmieszczenie dróg ewakuacyjnych, wyjść z obiektów, lokalizację sprzętu ppoż. itp. (pisemne potwierdzenie każdego pracownika ochrony), h) sprawować stały nadzór nad systemem sygnalizacji pożarowej, i) sprawować stały nadzór nad obrazem z kamer monitoringu, j) w przypadku stwierdzenia zagrożenia natychmiast powiadomić: - osoby wyznaczone przez Zamawiającego, - koordynatora pracowników ochrony, - odpowiednie służby (policję, straż miejską, straż pożarną, pogotowie ratunkowe, itd.). 19. Pracownicy ochrony zobowiązani są do szybkiego interweniowania w przypadku zablokowania się wind zainstalowanych w budynku i zawiadamianie: a) w budynku A przy ul. Joannitów 6 firmę serwisującą windę oraz pracowników Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, b) w budynku C przy ul. Dawida 2 firmę serwisującą windę oraz pracowników Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, c) w budynku Delegatury w Legnicy przy ul. Jana Pawła II nr 7 pracownika administracyjnego lub kierownika, d) w budynku Delegatury w Jeleniej Górze przy ul. Wolności 18 pracownika administracyjnego lub kierownika, 20. Pracownicy ochrony są zobowiązani do niezwłocznego powiadamiania osób upoważnionych ze strony Zamawiającego o: a) awarii i uszkodzeniach, nieprawidłowo funkcjonujących urządzeniach technicznych, b) naruszonych plombach, c) niewłaściwym zabezpieczeniu mienia przez pracowników Zamawiającego, d) naruszeniu porządku poza godzinami urzędowania Zamawiającego, e) zagrożeniu pożarowym, f) uszkodzeniach i zniszczeniach szyb, zamków itp., g) innych zdarzeniach powodujących sytuacje zagrożenia. 11

12 VI. Wymagana dokumentacja: 1. Dziennik służb. 2. Rejestr pobierania kluczy. 3. Książka ewidencji osób pracujących po godzinie 16 oraz w dni wolne od pracy (przepustki). 4. Księga gości. 5. Rejestr ewidencji wynoszonego sprzętu Zamawiającego. VII. Zasady ochrony obiektu i odpowiedzialności pracowników ochrony. 1. Zasady wypełniania rejestrów i ewidencji prowadzonych w recepcji ochrony. 1. Dziennik służb. - Należy wypełniać zgodnie z Zasadami prowadzenia dziennika służby. 2. Rejestr pobierania kluczy. - Należy wypełniać zgodnie z Zasadami wydawania kluczy do pomieszczeń. 3. Książka ewidencji osób pracujących po godzinie 16 oraz w dni wolne od pracy (przepustki). - Zgodnie z zasadami obowiązującymi u Zamawiającego 4. Księga gości. - Należy wypełniać zgodnie z Zasadami przyjmowania gości 5. Rejestr ewidencji wynoszonego sprzętu Zamawiającego. - Należy wypełniać zgodnie z zarządzeniem nr 137/ Zasady prowadzenia dziennika służby, w którym zapisywane są wszelkie spostrzeżenia pracowników ochrony, jeżeli firma świadcząca usługę ochrony fizycznej budynku nie posiada własnych regulacji. Pracownicy ochrony winni odnotowywać w dzienniku służb wszystkie zdarzenia zaistniałe w trakcie służby, w tym między innymi: 1. Informacje, dotyczące przekazania i objęcia służb., 2. Określenie daty i godziny oraz osób przekazujących/przyjmujących. 3. Informacje z przebiegu dokonanych obchodów. 4. Uwagi, spostrzeżenia, zaistniałe zdarzenia. 5. Opisanie stanu zabezpieczenia obiektu przed przejęciem służby i po jej zakończeniu. 12

13 3. Zasady wydawania kluczy do pomieszczeń Rejestr pobierania kluczy, w którym pracownicy ochrony winni odnotowywać zdarzenia związane z pobieraniem i ze zdawaniem kluczy przez pracowników Zamawiającego oraz firmy świadczącej usługi sprzątania po przekazaniu pisemnego wykazu osób upoważnionych do pobierania kluczy. Wydawanie kluczy możliwe jest jedynie osobom upoważnionym, zgodnie z wykazem osób upoważnionych lub na polecenie Naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych, Kierowników Delegatur w Jeleniej Górze i Legnicy. Brak zwrotu klucza do punktu ochrony pobranego przez pracownika Zamawiającego lub firmę sprzątającą powinien każdorazowo zostać odnotowany w dzienniku służb. Wydanie klucza zapasowego nastąpi po uzyskaniu zgody osób odpowiedzialnych ze strony Zamawiającego za ochronę. 4. Zasady przyjmowania gości (informowania pracowników o przyjęciu gościa, weryfikacji tożsamości gościa, wydawania identyfikatorów, rejestrowania godzin wejścia i wyjścia oraz celu wizyty) 1. W przypadku przybycia do budynku Zamawiającego osoby niebędącej pracownikiem Zamawiającego, pracownik ochrony jest zobowiązany do zatrzymania tej osoby przy stanowisku pracy pracownika ochrony i ustalenia celu przybycia tej osoby, 2. W przypadku, gdy przybyła osoba jest umówiona na spotkanie z pracownikiem lub pracownikami Zamawiającego, bądź też ma wykonywać inne czynności w pomieszczeniach Zamawiającego, pracownik ochrony jest zobowiązany do zawiadomienia o tym pracownika Zamawiającego, do którego osoba ta przybyła lub osoby wyznaczonej w umowie do kontaktów z Wykonawcą w przypadku gdy przybyła osoba ma wykonywać inne czynności, 3. Pracownik ochrony może wpuścić przybyłą osobę do budynku i pomieszczeń Zamawiającego wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej zgody pracownika Zamawiającego, do którego osoba ta przybyła lub w przypadku firm zewnętrznych świadczących na rzecz Zamawiającego dostawy, usługi lub roboty budowlane - osoby wyznaczonej w umowie do kontaktów z Wykonawcą. Jednak jeżeli sprawa wymaga wejścia interesanta do pomieszczeń biurowych w obiekcie Zamawiającego w celu załatwienia 13

14 sprawy, pracownik Zamawiającego schodzi po interesanta na portiernię i przejmuje dalszą kontrolę nad jego pobytem w obiekcie Zamawiającego. Po załatwieniu sprawy pracownik Zamawiającego osobiście przekazuje interesanta pracownikowi ochrony, który kontroluje dalszy jego pobyt, aż do opuszczenia przez niego obiektu, 4. Imię i nazwisko każdej osoby nie będącej pracownikiem DOW NFZ mającą zamiar wejścia do strefy administracyjnej i bezpieczeństwa pracownik ochrony powinien wpisać drukowanymi literami do Księgi Gości na podstawie dokumentu tożsamości oraz wyposażyć w identyfikator GOŚĆ. Osoba potwierdza wejście własnoręcznym czytelnym podpisem, 5. Osoby umówione z Dyrektorem Oddziału będą mogły wejść na podstawie imiennego wykazu pozostawionego na posterunku ochrony, 6. Postanowienia zasad przyjmowania gości nie mają zastosowania jedynie do załóg ratownictwa medycznego (pogotowia ratunkowego), straży pożarnej, policji, pogotowia gazowego, których niezwłoczne wejście do budynku i pomieszczeń Zamawiającego jest niezbędne i jest dokonywane w ramach prowadzonej przez te załogi akcji ratunkowej. 5. Zasady reakcji w przypadku naruszenia bezpieczeństwa fizycznego budynków 1. Natychmiastowe reagowanie na otrzymane sygnały o powstałych zagrożeniach. 2. Zatrzymywanie sprawców czynów mających znamiona wykroczeń lub przestępstw i przekazywanie ich policji. 3. Przeciwdziałanie naruszeniu porządku publicznego lub zagrożeniu powstałemu w czasie pełnienia służby oraz niezwłoczne zgłaszanie informacji o zaistniałych zdarzeniach do osób wyznaczonych przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą. 4. Niedopuszczenie do wnoszenia na teren chronionych pomieszczeń materiałów łatwopalnych i niebezpiecznych oraz materiałów i towarów przeznaczonych do sprzedaży przez akwizytorów. 6. Zakres i częstotliwość odbywanych obchodów obiektu 1. Codzienne kontrolowanie stanu zabezpieczenia wszystkich pomieszczeń w budynku, w tym piwnic, po zakończeniu godzin urzędowania. Należy sprawdzić m. in. 14

15 zamknięcie drzwi, okien oraz wyłączyć zbędne oświetlenie (w tym w toaletach), elektryczne urządzenia grzewcze lub chłodzące, zamknąć pokoje w przypadku, gdy są otwarte, każde uchybienie należy odnotować w Dzienniku służb. 2. Monitorowanie obrazu z monitoringu wizyjnego i podejmowanie interwencji dotyczy budynków we Wrocławiu przy ul. Joannitów 6 i Dawida 2-6, 3. Sprawdzenie budynków i terenów przyległych nie rzadziej niż co 2-3 godziny, a fakt dokonanego obchodu należy odnotować w książce służby, 4. Powyższe czynności należy wykonać zgodnie z planem ochrony. 7. Zasady komunikacji z organami zewnętrznymi (np.: grupa interwencyjna, Policja, Straż Pożarna, Pogotowie ratunkowe) W sytuacji zagrożenia Wykonawca powiadomi o nim natychmiast, wszelkimi dostępnymi środkami, stosowne organa, Pracownicy ochrony zobowiązani są: 1. znać numery telefonów, w szczególności policji, straży pożarnej, pogotowia ratunkowego, straży miejskiej, pogotowia gazowego, energetycznego, wodnokanalizacyjnego, grup interwencyjnych, kierownictwa Zamawiającego (w tym numery telefonów osób wyznaczonych przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą), 2. znać zasady alarmowania i postępowania na wypadek pożaru lub innego zagrożenia bezpieczeństwa (instrukcja alarmowa czy inna przekazana pracownikom ochrony) i zasad współpracy ze strażą pożarną, policją i innymi służbami, sporządzanie notatek z zaistniałych zdarzeń, znać instrukcje bezpieczeństwa chronionych obiektów, 3. stosować się do zarządzeń, regulaminów i instrukcji obowiązujących w DOW NFZ (związanych ze świadczeniem usługi), 8. Zasady komunikacji z wyznaczonymi pracownikami jednostki organizacyjnej DOW NFZ nadzorującymi realizację umowy z firmą świadczącą usługę ochrony fizycznej 1. W sytuacji zagrożenia Wykonawca powiadomi o nim natychmiast, wszelkimi dostępnymi środkami, stosowne organa oraz osoby wskazane przez Zamawiającego. 15

16 2. Zamawiający wyznacza do kontaktów z Wykonawcą niżej wymienione osoby: a) we Wrocławiu: a. - Maciej Strychuniec pracownik WAG DOW NFZ, tel.: 71/ , b. - Giovanni Roman - Naczelnik WAG DOW NFZ, tel.: 71/ , b) - Andrzej Jackowski Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych DOW, tel.: 71/ , c) - Piotr Majewski pracownik WI DOW NFZ, tel.: 71/ , d) - Filip Gorczyński pracownik WI DOW NFZ, tel.: 71/ , e) - Paweł Klauza Naczelnik WI DOW NFZ, tel.: 71/ , f) w Jeleniej Górze: a. - Dorota Gniewosz - Kierownik delegatury DOW NFZ tel.: 75/ , b. - Marcin Dobosz - pracownik WAG DOW NFZ tel.: 75/ , g) w Legnicy a. - Miłosz Tychanowicz - Kierownik delegatury DOW NFZ tel.: 76/ , h) - Rafał Kiciński - pracownik delegatury DOW NFZ tel.: 76/ Zasady wykorzystywania monitoringu wizyjnego Do zadań pracowników m. in. należy: 1. sprawować stały nadzór nad obrazem z kamer monitoringu, 2. obserwacja obrazu z kamer monitoringu i podejmowanie interwencji w przypadku zauważenia nieprawidłowości w środku obiektu oraz na terenie wokół budynków, w tym parkingu, poprzez fizyczną kontrolę i organizowanie ruchu pojazdów w obrębie chronionego obiektu. 16