The Lithuania Poland Russia Programme is co-financed by the European Union

Transkrypt

1 The Lithuania Poland Russia

2 SIZE OF GRANTS ELIGIBILITY: APPLICANTS GENERAL INFORMATION GEOGRAPHICAL ELIGIBILITY WHO MAY APPLY? The Lithuania Poland Russia ACTIONS COSTS TYPES OF PROJECTS APPLICATION PACK SUBMISSION, EVALUATION AND SELECTION OF APPLICATIONS

3 MINIMUM AND MAXIMUM SIZE OF GRANTS EUR EUR

4 SIZE OF GRANTS The Lithuania Poland Russia No grant may exceed 90%of the total eligible costs of the project. The balance must be financed from: the applicant's or partners' own resources

5 WYSOKOŚĆ DOFINANSOWANIA Dofinansowanie nie może przekroczyć 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Pozostała część musi być sfinansowana: ze środków własnych Wnioskodawcy lub Partnerów

6 ELIGIBILITY The Lithuania Poland Russia APPLICANTS AND THEIR PARTNERS ACTIONS COSTS KWALIFIKOWALNOŚĆ

7 The Lithuania Poland Russia GEOGRAPHICAL ELIGIBILITY Every projectmust be implemented in the programme area: core or coreand adjacent areas.

8 The Lithuania Poland Russia KWALIFIKOWALNOŚĆ GEOGRAFICZNA Każdy projekt musi być realizowany na obszarze objętym programem: Obszar główny (przygraniczny) lub Obszar przygraniczny i obszar przyległy

9 The Lithuania Poland Russia COOPERATION (CORE) AREA (OBSZAR GŁÓWNY, PRZYGRANICZNY, WSPÓŁPRACY) LITHUANIA POLAND (SUBREGIONS) RUSSIA Klaipėda Marijampolė Tauragė Gdańsk-Gdynia- Sopot Gdański Elbląski Olsztyński Ełcki Białostocko- Suwalski Kaliningrad Oblast (region)

10 ADJACENT AREA (OBSZAR PRZYLEGŁY) The Lithuania Poland Russia LITHUANIA Alytus Kaunas Telšiai Šiauliai POLAND (SUBREGIONS) Słupski Bydgoski Toruńsko-Włocławski Łomżyński Ciechanowsko-Płocki Ostrołęcko-Siedlecki

11 ELIGIBLE APPLICANTS WHO MAY APPLY(1)? APPLICANT MUST BE: The Lithuania Poland Russia LEGAL PERSON OR AN ENTITY WITHOUT LEGAL PERSONALITY (provided that their representatives have the capacityto undertakelegal obligationson theirbehalf) AND NON PROFIT MAKING, ACTING FOR PUBLIC PURPOSES AND FROM THE ELIGIBLE PROGRAMME AREA (place of registration)

12 KWALIFIKOWALNI WNIOSKODAWCY KTO MOŻE APLIKOWAĆ(1)? WNIOSKODAWCY: OSOBY PRAWNE LUB JEDNOSTKI NIEPOSIADAJĄCE OSOBOWOŚCI PRAWNEJ (Pod warunkiem, że ich przedstawiciele są uprawnieni do podejmowania zobowiązań prawnych w ich imieniu) ORAZ ORGANIZACJE TYPU NON PROFIT, DZIAŁAJACE DLA CELÓW PUBLICZNYCH ORAZ ZOBSZARU GŁÓWNEGO OBJĘTEGO PROGRAMEM (miejsce zarejestrowania)

13 ELIGIBLE APPLICANTS WHO MAY APPLY (2)? Applicant must be specific type of organisation such as: NGO PUBLIC SECTOR OPERATOR REGIONAL/ LOCAL AUTHORITY INTERNATIONAL (INTER-GOVERNMENTAL) ORGANISATION

14 WNIOSKODAWCY KTO MOŻE APLIKOWAĆ (2)? Wnioskodawca musi być określonego typu organizacją taką jak m.in.: NGO OPERATORZY SEKTORA PUBLICZNEGO REGIONALNE/ LOKALNE WŁADZE ORGANIZACJE MIĘDZYNARODOWE (MIEDZYRZĄDOWE)

15 The Lithuania Poland Russia COMPOSITION OF THE PARTNERSHIP LITHUANIA RUSSIA PARTNERSHIP

16 The Lithuania Poland Russia COMPOSITION OF THE PARTNERSHIP POLAND RUSSIA PARTNERSHIP

17 The Lithuania Poland Russia COMPOSITION OF THE PARTNERSHIP POLAND LITHUANIA RUSSIA PARTNERSHIP

18 ELIGIBILITY OF PARTNERSHIP (1) There may be 1 Partner in the project from any of the above countries; Partners must fulfill the eligibility criteria as applicable on the Applicant himself; KWALIFIKOWALNOŚĆ PARTNERSTWA(1) W projekcie może być 1 Partner z każdego z ww. krajów; Partnerzy muszą spełnić kryteria kwalifikowalności takie jak w przypadku Wnioskodawcy

19 PARTNERSHIP PARTNERSHIP STATEMENT Integral part of the Application Form Signedby allpartners beforetheapplicationissubmittedto JTS, Document prepared to acknowledge the responsibilities within the project. The Lithuania Poland Russia Any application not containing this document signed, stamped and dated will be rejected. PARTNERSHIP AGREEMENT Signed by all Partners after the project approval but before signing the Grant Contract Stipulatetherightsand dutiesof Partners (in linewithannexf to the Guidelines)

20 PARTNERSTWO OŚWIADCZENIE O PARTNERSTWIE Integralna część pakietu aplikacyjnego Musi być podpisane przez wszystkich Partnerów (w tym Wnioskodawcę)przed złożeniem dokumentacji aplikacyjnej do WST, Wnioski nie zawierające dołączonego OoP podpisanego, opieczętowanego i opatrzonego datą, zostaną odrzucone. UMOWA O PARTNERSTWIE Podpisana przez wszystkich Partnerów (w tym Wnioskodawcę) po zatwierdzeniu projektu ale przed podpisaniem umowy o dofinansowanie realizacji projektu. Określa prawa i obowiązki Partnerów (Annex F)

21 ELIGIBILITY OF PARTNERSHIP (2) Entities from the adjacent areas might participate only in projects in which at least 2 partners from different countries come from the core part of the Programme Area; In duly justified cases the partners may come from the outside programme area; Partners from the adjacent regions cannot be the Applicant of the projects.

22 KWALIFIKOWALNOŚĆ PARTNERSTWA (2) Podmioty z obszarów przyległych mogą uczestniczyć tylko w projektach, w których co najmniej 2 partnerów z różnych krajów pochodzi z obszarów przygranicznych (współpracy) objętych Programem; W szczególnie uzasadnionych przypadkach partnerzy mogą pochodzić spoza obszaru objętego Programem; Partnerzy z obszarów przyległych nie mogą być występować w roli Wnioskodawców.

23 APPLICANT S RESPONSIBILITIES (1) ONLY THE APPLICANT: SUBMITSthe project application SIGNSa grant contract with the JMA ASSUMESfull legal and financial RESPONSIBILITY for project implementation

24 OBOWIĄZKI WNIOSKODAWCY/ BENEFICJENTA (1) WYŁĄCZNIE WNIOSKODAWCA: SKŁADA dokumentację aplikacyjną PODPISUJEumowę o dofinansowanie realizacji projektuz WIZ PONOSI pełną ODPOWIEDZIALNOŚĆ prawną i finansową za realizację projektu

25 BENEFICIARY S RESPONSIBILITIES (2) Signing a Partnership Agreement; Ensuring the implementation of the entire project; Ensuring the monitoring and reporting about progress of the project; Ensuring that the expenditure presented by the partners is eligible; Transferring a part of the grant to the partners; Reimbursing the JMA for the amounts unduly paid for the project; Facilitating the audit trail by all relevant authorities, Keeping documents (as requested by Article 45 of Implementing Rules and the relevant provisions of PRAG)

26 OBOWIĄZKI BENEFICJENTA (2) Podpisuje Umowę o Partnerstwie; Zapewnia realizację całego projektu; Zapewnia monitorowanie i raportowanie postępów z realizacji projektu; Zapewnia kwalifikowalność wydatków poniesionych przez partnerów; Przekazuje środki(w odpowiedniej części) do partnerów; Dokonuje zwrotu do WIZ środków nienależnie wypłaconych w ramach projektu; Umożliwia, ułatwia przeprowadzenie audytu przez upoważnione instytucje; Przechowuje dokumentację projektową (as requested by Article 45 of Implementing Rules and the relevant provisions of PRAG)

27 PARTNER S RESPONSIBILITIES Ensuring the implementation of the part of the project under its responsibility, according to the partnership agreement; Cooperating with the Applicant in the implementation of the project, reporting and monitoring; Assuming responsibility in the event of any irregularity in its own declared expenditures; Facilitating of the audit trail by all relevant authorities, including keeping of documents, Signing a Partnership Agreement with the Applicant

28 OBOWIĄZKI PARTNERA Zapewnienie realizacji części projektu na swoją odpowiedzialność, zgodnie z umową o partnerstwie; Współpraca z Wnioskodawcą w zakresie realizacji projektu, sprawozdawczości i monitorowania; Przyjęcie odpowiedzialności w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w zakresie jego własnych wydatków; Ułatwienie przeprowadzenia audytu, przez wszystkie upoważnione instytucje, Przechowywanie dokumentacji Podpisanie umowy o partnerstwie z Wnioskodawcą

29 PARTNERSHIP The Lithuania Poland Russia Each project must fulfill at least two of the following criteria: the project has been JOINTLY PREPARED; the project will be JOINTLY IMPLEMENTED the project will have SHARED STAFF the project will be JOINTLY FINANCEDby at least two partners Priority will be given to the integrated projects that will fulfill all of them (all four)

30 PARTNERSTWO The Lithuania Poland Russia Każdy z projektów musi spełnić co najmniej dwaz poniżej wymienionych kryteriów: Projekt został wspólnie przygotowany; Projekt będzie wspólnie realizowany; Projekt będzie miał wspólny personel Projekt będzie wspólnie finansowany przez co najmniej dwóch partnerów Priorytetowo traktowane będą projekty zintegrowane, które spełniają wszystkie z ww. kryteriów.

31 The Lithuania Poland Russia ELIGIBILITY OF PROJECTS Durationof a project: 24 months Activitiesin the adjacent areas may not be higher than 20% of total ENPI funding. q Czas trwania projektu: 24 miesiące Działania na obszarach przyległych, nie mogą być wyższej wartości niż 20% środków przeznaczonych na CBC ENPI Programme Lithuania-Poland-Russia

32 INTEGRATED each partner carries out a part of the activities of the joint project (jointly prepared, implemented, financed and with joint staff) on its own territory TYPES OF PROJECTS SYMMETRICAL similar activities are carried out in parallel on both sides of the border SIMPLE with a crossborder effect, taking place mostly or exclusively on one side of the border but for the benefit of both partners

33 TYPY PROJEKTÓW ZINTEGROWANE każdy z partnerów realizuje część działań w zakresie wspólnego projektu (wspólnie przygotowane, realizowane i finansowane, wspólny personel) na swoim terytorium SYMETRYCZNE podobne działania są prowadzone równolegle po obu stronach granicy PROSTE z efektem transgranicznym, realizowane głównie lub wyłącznie po jednej stronie granicy, ale z korzyścią dla obu partnerów

34 Means: INVESTMENT PROJECT project which requires building permission The Lithuania Poland Russia or project with investment costs (works, supply) worth more than 30% of the total direct eligible costs (or worth at least 60000EUR). Must: Have a clear impact on both sides of the border; Be located in the cooperation (core) area of the Programme.

35 The Lithuania Poland Russia PROJEKT INWESTYCYJNY Oznacza: projekt, który wymaga pozwolenia na budowę; lub projekt, w którym występują koszty inwestycji (roboty budowlane, dostawy) o wartości powyżej 30% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowanych (lub wartości co najmniej EUR). Musi: mieć jasne, czytelne oddziaływanie po obu stronach granicy; realizacja inwestycji tylko na obszarach przygranicznych Programu (core area)

36 The Lithuania Poland Russia NUMBER OF APPLICATIONS AND GRANTS PER APPLICANT ILOŚĆ WNIOSKÓW I DOTACJI NA WNIOSKODAWCĘ Applicant 3 grantsawarded; Wnioskodawca 3 przyznane dofinansowania The Applicant may at the same time be partner in another project; Wnioskodawca może występować w tym samym czasie jako partner w innym projekcie; Partners may take part in more than one project. Partnerzy mogą wziąć udział w więcej niż jednym projekcie.

37 INELIGIBLE TYPES OF PROJECTS Concerned only or mainly with: The Lithuania Poland Russia individual sponsorships for participation in workshops, seminars, conferences, congresses; individual scholarships for studies or training courses; Already approved for financing from other sources, including other EU programmes. With the purpose or effect of producing a profit; With negative impact on environment or not respecting other EU horizontal policy rules

38 The Lithuania Poland Russia NIEKWALIFIKOWALNE TYPY PROJEKTÓW Skoncentrowane wyłącznie lub głownie na: indywidualnym sponsorowaniu udziału w warsztatach, seminariach, konferencjach, kongresach; indywidualne stypendia na studia lub szkolenia Zatwierdzone do finansowania z innych źródeł, w tym innych programów UE Których celem lub efektem jest wytworzenie zysku; Z negatywnym oddziaływaniem na środowisko lub nie przestrzegające pozostałych zasad horyzontalnych UE.

39 TYPES OF ACTIONS RODZAJE DZIAŁAŃ The Lithuania Poland Russia Regular editions of events are eligible only if innovative elements are included in the project s schedule. Regularne edycje eventów są kwalifikowalne wyłącznie, jeśli w planie projektu zakłada się elementy innowacyjne. Projects concerning scientific/research cooperation should focus on tangible results. Projekty dotyczące współpracy naukowej/ badawczej powinny koncentrować się na konkretnych wynikach.

40 PUBLIC PROCUREMENT PROCEDURES (1) PROCEDURY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (1) Polish and Lithuanian beneficiaries follow national public procurement law. Beneficjenci z Polski i Litwy zgodnie z krajowymi przepisami prawa zamówień publicznych. Russian beneficiaries follow PRAG requirements. Beneficjenci z Rosji instytucje publiczne zgodnie z prawem krajowym (pozostałe zgodnie z PRAG).

41 PUBLIC PROCUREENT PROCEDURES (2) PROCEDURY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (2) RULES OF ORIGIN/ REGUŁY POCHODZENIA a Member State of the European Państwo członkowskie Unii Europejskiej, lub Union, or a country that is a beneficiary of the ENPI, or Państwo które jest beneficjentem ENPI, lub a country that is a beneficiary of the Instrument for Pre- Accession Assistance, or Państwo, które jest beneficjentem instrumentu pomocy przedakcesyjnej lub a Member State of the European Economic Area Państwo członkowskie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

42 PUBLIC PROCURENT PROCEDURES (3) PROCEDURY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (3) Proof of origin for equipments and vehicles of a unit cost on purchase of more than EUR must be obtained. Należy uzyskać dowód pochodzenia wydatków poniesionych na zakup urządzeń i pojazdów o koszcie jednostkowym powyżej EUR

43 The Lithuania Poland Russia APPLICATION PACK AND CONTRACTING PROCEDURE APPLICATION PACK PROJECT SUBMISSION EVALUATION OF APPLICATION PROJECT APPROVAL GRANT CONTRACT SIGNING

44 The Lithuania Poland Russia APPLICATION PACK (1) WHAT TO SUBMIT? (for allprojects) Annex A -Application Form(Formularz aplikacyjny) Annex B -Budget(Budżet) Annex C -Logical framework(matryca logiczna)

45 The Lithuania Poland Russia APPLICATION PACK (2) -WHAT TO SUBMIT? (for all projects) AnnexA1 -Statutes or articles of association for the applicant/partners (documents in Lithuanian/ Polish/ Russian languages; in case the Applicant is a public body created by a law, a copy of the relevant legislative act must be provided) Załącznik A1 Statuty lub dokumenty założycielskiewnioskodawcy/ Partnerów (dokumenty w języku litewskim/ polskim/ rosyjskim odpowiednio); Gdy Wnioskodawca jest jednostką publiczną utworzoną na mocy aktu prawnego, należy przedstawić kopię właściwego aktu prawnego) AnnexA2 -Applicant s external audit report(in case the requested grant exceeds EUR; not applicable to international organisations nor to the public bodies/ authorities) Załącznik A2 Raport z audytu zewnętrznego Wnioskodawcy (jeśli wnioskowane dofinansowanie przekracza EUR); nie dotyczy organizacji międzynarodowych ani instytucji publicznych)

46 The Lithuania Poland Russia APPLICATION PACK (3) -WHAT TO SUBMIT? (for all projects) AnnexA3 -Copies of the profit and loss account and the balance sheetor other relevant fiscal documents for the last 3 years (if applicable), showing the financial standing of the applicant and every partner with financial contribution to the project; Załącznik 3 Kopie rachunku zysku i strat oraz bilansulub innych właściwych dokumentów księgowych za ostatnie 3 lata (jeśli dotyczy), wykazujące sytuację finansową Wnioskodawcy i każdego Partnera wnoszącego wkład finansowy do projektu; AnnexA4 -Applicant s declaration on ensuring the funds necessary to project implementation Załącznik A4 Oświadczenie Wnioskodawcyo zapewnieniu środków niezbędnych do realizacji projektu.

47 The Lithuania Poland Russia APPLICATION PACK (4) WHAT TO SUBMIT? (for all projects) Annex A5 - If applicable authorisation from the applicant that the person has the right to sign the Application Form (if the Application Form shall be signednotby theheadoftheorganisation).incaseofentity withoutlegal personality a written statement on having the capacity to undertake legal obligations (including signing the grant contract) issued by Supervisory Institution Załącznik A5 Jeśli dotyczy upoważnienie wydane przez Wnioskodawcę, stwierdzające, że dana osoba jest upoważniona do podpisania wniosku o dofinansowanie (jeśli wniosek nie jest podpisany przez osobę kierującą organizacją). W przypadku jednostek nie posiadających osobowości prawnej wymagane jest pisemne oświadczenie o zdolności podejmowania zobowiązań prawnych (w tym podpisania umowy o dofinansowanie) wydane przez Instytucję Nadzorującą.

48 APPLICATION PACK (5) WHAT TO SUBMIT? (for all projects) Annex A6- Register document applicable for the beneficiary/partners(for Polish partners the extract from Krajowy Rejestr Sądowy issued not earlier than 6 months before the submission of the AF; for Lithuanian and Russian partners a notarized copy of the Certificate of state registration of legal person issued by a relevant authority). Not applicable for public institutions/ authorities. Documents - in Lithuanian/ Polish/ Russian languages; Załącznik A6 Wyciąg z rejestru wymagany od Wnioskodawcy/ Partnera (w przypadku partnerów polskich - wyciąg z KRS, wydany nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie; w przypadku partnerów litewskich i rosyjskich: poświadczona notarialnie kopia Certyfikatu rejestracji urzędowej osoby prawnej wydana przez właściwe władze). Nie dotyczy instytucji publicznych. Dokumenty w językach narodowych. AnnexA7-DeclarationontheentitlementtotherecoveryofVAT; Załącznik A7 Oświadczenie o uprawnieniu do odzyskania VAT

49 DOCUMENTS ONLY FOR PROJECTS WITH INFRASTRUCTURAL ACTIVITIES (1) Annex A8 building permission: if available at the stage of project submission but not later than before signing the grant contract. If the applicant doesn t posses building permission at the stage of project submission a certification (notified copy) from the relevant authority that the request is under consideration. Expected date of the request endorsement should be also provided in the application form. If the project implementation does not require a building permission, a certification issued by the relevant institution should be annexed that the works component is not a subject of a building permission; Annex A8 pozwolenie na budowę: Jeśli jest dostępne- w chwili składanie wniosku, lecz nie później niż przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Jeśli Wnioskodawca nie posiada pozwolenia na budowę w chwili składania wniosku, należy załączyć dokument (kopia poświadczona notarialnie) wystawiony przez właściwą instytucję, ze wniosek podlega rozpatrzeniu. W formularzu należy również podać przewidywany termin zatwierdzenia wniosku. Jeśli realizacja projektu nie wymaga uzyskania pozwolenia na budowę, należy załączyć dokument wystawiony przez właściwą instytucję stwierdzający, że elementy projektu związane z pracami budowlanymi nie wymagają uzyskania pozwolenia na budowę; Annex A9 - Declaration of the Applicant/Partner on the right for the land/real estate disposal for the construction purposes; Załącznik A9 Oświadczenie Wnioskodawcy/ Partnera dotyczące posiadania prawa do dysponowania gruntem/ nieruchomością niezbędnymi dla celów budowlanych.

50 DOCUMENTS ONLY FOR PROJECTS WITH INFRASTRUCTURAL ACTIVITIES (2) Annex A10 - Feasibility study (if according to the national legislation it is required for obtaining the building permission in the set format) or Brief feasibility study. It shall be submitted in original language accompanied with brief English summary. (The translation into English should be with the following remark: TRUE TO THE ORIGINAL and be signed and stamped by the Applicant) Załącznik A10 Skrócone studium wykonalności lub Studium wykonalności (jeśli zgodnie z przepisami krajowymi jest wymagane do uzyskania pozwolenia na budowę, we właściwej formie). Należy złożyć w języku oryginału wraz z krótkim streszczeniem w języku angielskim(tłumaczenie na język angielski powinno być opatrzone dopiskiem: ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM, jak również zostać podpisane i opieczętowane przez Wnioskodawcę) Annex A11- Maps, project location sketches Załącznik A11 Mapy, diagramy lokalizacji projektu (przedstawiające lokalizację projektu) Annex A12 - Environmental impact assessment (if applicable according to the national law). If not applicable written statement issued by the relevant institution Załącznik A12 Ocena oddziaływania na środowisko (jeśli jest wymagana przepisami krajowymi). Jeśli nie dotyczy należy przedstawić pisemne oświadczenie wydane przez właściwą instytucję.

51 ADDITIONAL DOCUMENTS ATTACHED TO APPLICATION PACK Annex D - Grant Contract (Special Conditions) Attachments to the Grant Contract: Annex II -General Conditions Annex IV - Procurement procedures Annex V - Standard request for payment Annex VI - Narrative and financial report Annex VII - Terms of reference for an expenditure verification Annex VIII - Prefinancing guarantee form Annex E-Daily allowance rates (Per diem), available at: Annex F- Assumptions for the Partnership Agreement Annex G-Project Cycle Management Guidelines, available at:

52 The Lithuania Poland Russia RIGHT BEFORE PROJECT SUBMISSION DEAR APPLICANT, DO NOT FORGET TO CHECK THE CHECKLIST!

53 CHECK THE CHECKLIST (1) 1. THE CORRECT GRANT APPLICATION FORM HAS BEEN USED 2. THE DECLARATION BY THE APPLICANT HAS BEEN FILLED AND SIGNED CORECTLY 3. THE PARTNERSHIP STATEMENT HAS BEEN SIGNED BY ALL PARTNERS 4. THE PROPOSAL IS COMPLETE, FILLED OUT CORECTLYWITH ALL REQUESTED ANNEXES ENCLOSED 5. THE PROPOSAL IS TYPED AND IN ENGLISH 6. ONE ORIGINAL AND 2 COPIES ARE INCLUDED 7. THE BUDGET(ANNEX B) IS PRESENTED IN THE FORMAT REQUESTED, IS IN EUR AND IS ENCLOSED 8. THE LOGICAL FRAMEWORK HAS BEEN COMPLETED AND IS ENCLOSED 9. APPLICANT AND PARTNER (S) ARE ELIGIBLE 10. THE PROJECT IS IMPLEMENTED IN ELIGIBLE AREA 11. THE ACTIVITY IS ELIGIBLE UNDER THE PROGRAMME

54 CHECK THE CHECKLIST (2) 12. THE COSTS ARE ELIGIBLE AND PROPERLY CALCULATED 13. THE ADMINISTRATIVE COSTS DO NOT EXCEED 7% OF TOTAL DIRECT ELIGIBLE COSTS 14. THE CONTINGENCY RESERVE DOES NOT EXCEED 5% OF THE TOTAL DIRECT ELIGIBLE COSTS 15. DURATION OF THE PROJECT: 24 MONTHS EURO THE REQUESTED CONTIBUTION EURO 17. THE REQUESTED CONTIBUTION 90% OF TOTAL ELIGIBLE COSTS 18. THE APPLICANT S(AND PARTNERS ) CONTRIBUTION 10% OF TOTAL ELIGIBLE COSTS 19. NO OVERLAPPING OR DUPLICATION WITH OTHER AID PROGRAMMES

55 PROJECT SUBMISSION (1) WHERE AND HOW TO SEND THE APPLICATION The Applicant submits the full application form (Annex A) in English. Application- one original and two copies, each bound. The Checklist (Section IV of the AF) and the Declaration by the applicant (Section V) must be stapled separately and enclosed in the same envelope as the rest of the application. The outer envelope : the reference number and the title of the call for proposals, with the title and number of the priority, the full name and address of the applicant, and the words "Not to be opened before the opening session" and"proszę nie otwierać przed sesją otwarcia". Application - in a sealed envelope by registered mail, private courier service or by hand-delivery at the JTS address

56 SKŁADANIE WNIOSKÓW (1) GDZIE I W JAKI SPOSÓB PRZESŁAĆ DOKUMENTY APLIKACYJNE Wnioskodawca składa pełen formularz aplikacyjny (Annex A) w języku angielskim. Aplikacja jeden oryginał i dwie kopie, każda z nich trwale spięta. Checklista (Część IV AF) oraz Oświadczenie Wnioskodawcy (Część V) muszą być spięte oddzielnie i umieszczone w tej samej kopercie, co reszta aplikacji. Koperta zewnętrzna: numer referencyjny i tytuł zaproszenia do składania wniosków, z tytułem i numerem Priorytetu, pełna nazwa i adres Wnioskodawcy, zapis: "Not to be opened before the opening session" and "Proszę nie otwierać przed sesją otwarcia". Dokumenty aplikacyjne w zaklejonej kopercie należy przesłać lub dostarczyć osobiście na adres WST.

57 The Lithuania Poland Russia PROJECT SUBMISSION (2) - CLARIFICATION Clarifications will be requested: ifsomeofthecriteriaarenotfulfilled when information provided is unclear, thus preventing the JTS from conducting an objective assessment Clarifications must be sent within the deadline setoutbythejtsbut 14calendardayssincethe request was sent.

58 The Lithuania Poland Russia SKŁADANIE WNIOSKÓW (2) - WYJAŚNIANIE Wnioskodawca będzie mógł składać dodatkowe wyjaśnienia(uzupełnienia) do przedłożonego wniosku: jeżeli niektóre z kryteriów nie są spełnione gdy przedstawione informacje we wniosku są niejasne, co uniemożliwia WST przeprowadzenie obiektywnej oceny Wyjaśnienia należy przesyłać w terminie wskazanym przez WST, ale 14 dni kalendarzowych od przesłania prośby o wyjaśnienia.

59 PROJECT SUBMISSION (3) REJECTION IF: Any significant missing part in the grant application form will be found: (e.g. objectives, description/relevance of the action, cross border impact, methodology, partnership) Declaration by the applicant is not signed; Partnership statements are missing or are not signed (by all Partners and the Applicant); Not attached: Budgetoftheaction(AnnexB); Logical framework(annex C); Application sent via , fax or delivered to other addresses The deadline for submission has not been respected Hand-written applications

60 SKŁADANIE WNIOSKÓW(3) ODRZUCENIE, JEŚLI: Brak wypełnienia istotnych części wniosku: np. cele, opis projektu, wpływ transgraniczny, metodologia, partnerstwo; Oświadczenie Wnioskodawcy nie jest podpisane; Brak Oświadczeń o partnerstwie lub nie są podpisane (przez wszystkich Partnerów i Wnioskodawcę); Nie załączono: Budżetu projektu(annex B); Matrycy logicznej(annex C); Dokumentacja aplikacyjna przesłana em, faxem lub dostarczono pod inny adres; Wniosek złożono po wymaganym terminie; Aplikacje wypełnione odręcznie

61 The Lithuania Poland Russia DEADLINE FOR SUBMISSION OF APPLICATIONS TERMIN SKŁADANIA WNIOSKÓW 15 September 2010, 15:00 local time 15 września 2010r., czasu lokalnego

62 The Lithuania Poland Russia EVALUATION AND SELECTION OF APPLICATIONS OPENING SESSION (JTS) ADMINISTRATIVE CHECK AND VERIFICATION OF ELIGIBILITY (JTS) QUALITY EVALUATION (EVALUATION COMMITEE) APPROVAL BY JMC

63 The Lithuania Poland Russia OCENA WNIOSKÓW I WYBÓR PROJEKTÓW SESJA OTWARCIA (wst) OCENA ADMINISTRACYJNA I WERYFIKACJA KWALIFIKOWALNOŚCI (WST) OCENA JAKOŚCIOWA (KOMISJA OCENIAJĄCA) ZATWIERDZENIE PRZEZ WSPÓLNY KOMITET MONITORUJĄCY DECYZJA O PRZYZNANIU DOFINANSOWANIA

64 The Lithuania Poland Russia QUALITY EVALUATION The selection criteria to evaluate the applicants financial and operational capacity. Kryteria selekcyjne ocena zdolności finansowej i operacyjnej Wnioskodawcy The award criteria to evaluate the quality of the applications. Kryteria konkursowe ocena jakości dokumentów aplikacyjnych

65 SCORING Evaluationcriteriaare divided into sectionsand subsections. Sections: Financial and operational capacity Relevance Methodology Sustainability Budget and cost-effectiveness Partnership The Lithuania Poland Russia Each subsection-score between 1 and5: 1 = very poor; 2 = poor; 3 = adequate; 4 = good; 5 = very good. The minimum score an application has to achieve is 60 points.

66 PUNKTACJA Kryteria oceny są podzielone na rozdziały i podrozdziały. Rozdziały: Zdolność finansowa i operacyjna Znaczenie Metodologia Trwałość Budżet i efektywność kosztowa Partnerstwo The Lithuania Poland Russia Każdy podrozdział punktacja od1 do 5: 1 = bardzo słabo; 2 = słabo; 3 = odpowiednio; 4 = dobrze; 5 = bardzo dobrze. Minimalna punktacja, jaką wniosek powinien uzyskać, żeby mieć szansę na dofinansowanie to 60 pkt.

67 DECYZJA O PRZYZNANIU DOFINANSOWANIA RAPORT Z OCENY WNIOSKÓW LISTA RANKINGOWA DECYZJA LISTA REZERWOWA UMOWA O DOFINANSOWANIE (ANNEX E) KOMISJA OCENIAJĄCA KOMISJA OCENIAJĄCA WKM BENEFICIENT I WIZ

68 SUMMARY All projects must: Have a clear cross-border importance; Have a clear element of partnership, co-operation or joint activity across the border; Be of local/regional importance; The Lithuania Poland Russia Be submitted by applicants representing partnerships consisting of at least 1 partner from a EU Member State participating in the programmeand at least 1 partner from Kaliningrad Region of Russia.

69 PODSUMOWANIE The Lithuania Poland Russia Wszystkie projekty muszą: Mieć wyraźne znaczenie transgraniczne; Posiadać wyraźny element partnerstwa, współpracy lub wspólnej działalności transgranicznej; Posiadać znaczenie na poziomie lokalnym/ regionalnym; Być realizowane przez :co najmniej dwóch kwalifikowalnychpartnerówjednego z państwa UEuczestniczącego w Programie i jednego z Obwodu Kaliningradzkiego.

70 FURTHER INFORMATION address: The Lithuania Poland Russia Questions that may be relevant to other applicants, together with the answers, will be published on the internet at the JTS website:

71 DODATKOWE INFORMACJE The Lithuania Poland Russia Najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami będą zamieszczane na stronie WST:

72 The Lithuania Poland Russia THANK YOU VERY MUCH FOR YOUR ATTENTION DZIĘKUJĘ PAŃSTWU BARDZO ZA UWAGĘ Joint Technical Secretariat Cross-Border Cooperation Programme Lithuania-Poland-Russia Center of European Projects Warsaw, Poland tel